Assistant(e) du département Service

Notre client est un groupe qui offre des services et des solutions pour l’ingénierie des processus industriels. Bien qu’ils emploient plus de 14.000 personnes dans le monde, ils ont su garder un esprit familial et leurs équipes travaillent de façon soudée. Leurs bureaux de Bruxelles sont localisés à Evere et comptent 85 personnes. Ils sont à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour intégrer leur département Service (équipe de +/- 30 personnes).

Objectif du poste :

En tant qu’Assistant(e) du département Service, vous apportez un soutien administratif et logistique au département Service et à leurs clients. Vous offrez un service de très haut niveau afin d’assurer une satisfaction client optimale (que ce soient les clients internes ou externes). Vous travaillez étroitement avec une Assistante commerciale, avec les coordinateurs du département Service, avec les Ingénieurs, les techniciens et le Responsable d’atelier

Description de fonction :

• Vérifier les rapports de maintenance et d’inspection préparés par les ingénieurs à l’issue de leurs interventions techniques chez les clients (vérifier que les rapports ne contiennent pas d’anomalies au niveau des informations techniques ou des prix indiqués, etc.), envoyer les rapports vérifiés aux clients et les archiver à l’issue de la procédure
• Vérifier et approuver les certificats techniques (par exemple, les certificats de calibration), les envoyer aux clients et les archiver ensuite
• Concernant les projets de plus grande envergure, gérer les résumés des rapports
• En cas de coûts supplémentaires devant être ajoutés aux factures clients, être en contact avec le service de terrain, l’Assistante commerciale et l’atelier
• Gérer les équipements de mesure et les standards de calibration
• Faire le suivi des échéances de re-calibration, des informations envoyées aux laboratoires, vérifier les certificats reçus, vérifier le statut et la localisation de la procédure en cours afin d’éviter les disruptions de service
• Gérer les applications de « Mobile Time Accounting » (résolution des problématiques)
• Créer et mettre à jour les rapports et KPIs
• Tâches administratives générales : gestion des e-mails (qui arrivent dans la boîte mail du département), gestion des appels téléphoniques, requête d’information auprès des clients, leur envoyer les documents pertinents, etc.
• Etre le back up de collègues quand nécessaire (Assistante commerciale ou collègues du service « terrain »)

Profil :

• Vous avez une première expérience dans un département service clients, SAV, commercial ou finance. Une expérience précédente dans un bureau d’étude est aussi pertinente
• Vous avez une excellente connaissance du néerlandais et du français et une bonne connaissance de l’anglais
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et connaissez SAP ou un autre CRM
• Vous aimez veiller au bon fonctionnement du processus « Service »
• Vous êtes précis(e) et avez le souci du détail
• Vous êtes analytique et à l’aise avec les chiffres, un intérêt pour les sujets scientifiques est un plus
• Vous pouvez aisément passer d’une tâche à l’autre et vous savez rester motivé(e) même lorsque vous êtes soumis(e) au stress
• Vous aimez participer à l’amélioration des procédures pour en augmenter l’efficacité
• Vous êtes orienté(e) clients et vous aimez solutionner les problèmes
• Vous savez travailler dans l’urgence
• Vous aimez faire partie d’une équipe mais appréciez de pouvoir faire preuve d’initiative

Offre :

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet incluant des chèques repas (€ 8,00), des Eco-chèques, des assurances groupe et hospitalisation, possibilité de leasing de voiture/vélo électrique avantageux, un bonus discrétionnaire, le remboursement à 100% des frais de transport et 32 jours de congés annuels
• Horaires de travail : 40h00/semaine, 1 jour de télétravail/semaine
• Localisation : les bureaux sont basés à Evere et sont accessibles en transport en commun et en voiture. Place de parking à disposition
• L’opportunité de travailler dans un environnement à la fois très professionnel et humain, et qui promeut un bon équilibre vie privée-vie professionnelle !