Office Manager

Notre client est un « shared service centre » pour un acteur majeur dans le secteur de la distribution. Leurs bureaux, à taille humaine, rassemblent +/- 35 personnes et est localisé près de la station Trône (1000 Bruxelles). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Office Manager

Objectif du poste :

En tant qu’Office Manager, votre rôle sera d’assister le Directeur Général au niveau de la gestion de son agenda et de ses contacts ; il s’agira aussi de gérer l’administration des Ressources Humaines, de veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau et de s’attacher à créer un environnement de travail optimal pour les équipes.

Description de fonction :

• Assister le Directeur Général : gestion de son agenda, filtrage de ses appels téléphoniques et gestion de ses e-mails
• Gestion de la partie administrative des Ressources Humaines :
  • Enregistrer les congés, absences, maladies, etc. dans l’interface du secrétariat social
  • Apporter un soutien aux processus de recrutement : préparer les annonces, être le point de contact pour les agences, etc.
  • Préparation de l’arrivée/départs des collaborateurs (leur partager informations nécessaires, transmission des informations au secrétariat social à l’arrivée et au départ, s’assurer qu’ils obtiennent tous les équipements nécessaires à leur arrivée et qu’ils les restituent à leur départ)
  • Gestion de la flotte de véhicules de société (+/- 7 voitures)
• Gestion des contrats des fournisseurs et des partenaires externes (sociétés d’assurance, etc.)
• Achats de fournitures de bureaux, gestion du stock
• Gestion des factures entrantes, les inclure dans le processus comptable
• Gestion du bâtiment : être en contact avec le Building Manager, s’assurer que les locaux soient parfaitement opérationnels, s’assurer que les réparations nécessaires soient faites, répondre à toutes les questions des équipes en ce qui concerne les locaux
• Préparation de documents et de présentations, prise de note durant les réunions (1 à 2 fois/mois), mise à jour des listes de mailing, etc.
• Coordination et organisation de réunions & d’évènements formels et informels (séminaires, fêtes de fin d’année, ateliers, etc.)
• Gestion de toute la communication interne : mesures sanitaires anti-Covid, grèves des transports, conditions météo extrêmes, jours de fermeture des bureaux, travaux de voiries et sommet européens ayant un impact sur l’accessibilité des bureaux, etc.
• Assistance au niveau de l’organisation des voyages et d’autres tâches administratives pour l’équipe
• Et plus encore !

Profil

• Vous avez déjà au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistant(e) d’équipe, de bureau, office manager, assistant(e) de direction)
• Vous êtes parfaitement bilingue en français (écrit et oral) et vous avez une connaissance professionnelle de l’anglais
• Vous maîtrisez MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et vous êtes à l’aise sur d’autres outils IT et bases de données
• Vous êtes organisé(e) et possédez de très bonnes compétences administratives et organisationnelles
• Vous êtes proactif(ve), êtes une personne de terrain, et êtes orienté(e) service et solution
• Vous avez une excellente capacité à gérer votre temps, à établir les priorités et à travailler de façon structurée. Vous pouvez vous adapter à des circonstances changeantes
• Vous êtes multitâches et pouvez travailler avec très peu de supervision. Vous restez calme et concentré(e) lorsque vous êtes confronté(e) à des délais serrés et/ou à des priorités divergentes
• Vous êtes créatif(ve), avez de la ressource et vous appréciez le fait de pouvoir apprendre en continu et d’être force de proposition
• Vous avez un excellent esprit d’équipe, et appréciez le fait de travailler au sein d’une équipe internationale et très diverse

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif et un package complet incluant des chèques repas, des Eco-chèques, une assurance groupe et hospitalisation, un GSM, un bonus discrétionnaire, 30 jours de congés annuels, 1 jour de télétravail/semaine
• Localisation : les bureaux sont localisés à 1000 Bruxelles (Trône) et sont accessibles en métro, tram ou bus
• Un poste plein de défi qui vous offrira la possibilité de contribuer au succès de la société et au bien-être de ses équipes !