{"id":1137,"date":"2017-12-04T13:54:26","date_gmt":"2017-12-04T12:54:26","guid":{"rendered":"http:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/?post_type=job_listing&p=1137"},"modified":"2018-05-17T11:07:23","modified_gmt":"2018-05-17T10:07:23","slug":"office-managerassistante-de-direction-pour-societe-de-capital-investissement-en-pleine-croissance-nouveau","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/?post_type=job_listing&p=1137","title":{"rendered":"Office Manager\/Assistant(e) de direction pour soci\u00e9t\u00e9 de capital investissement en pleine croissance – POSTE POURVU!"},"content":{"rendered":"

Notre client est une soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 taille humaine (+\/- 20 employ\u00e9s) du secteur de la haute finance. Ils sont localis\u00e9s dans le quartier Louise \u00e0 Bruxelles. Etant actuellement en plein d\u00e9veloppement, ils sont \u00e0 la recherche d\u2019un(e) Office Manager afin de renforcer leur \u00e9quipe et afin d\u2019apporter un soutien \u00e0 leur bureau.<\/p>\n

\u00a0<\/u><\/strong>Description de fonction:<\/u><\/strong><\/h2>\n

Assistanat de direction (40% du poste)\u00a0:<\/u><\/p>\n

    \n
  • Apporter un soutien administratif de premier plan \u00e0 un Directeur et \u00e0 son \u00e9quipe<\/li>\n<\/ul>\n
      \n
    • Gestion d\u2019agendas tr\u00e8s complexes et changeants, organisation de nombreuses r\u00e9unions avec des partenaires de haut niveau (banquiers, avocats, membres de comit\u00e9s de direction, etc.), annulations\/r\u00e9organisations de derni\u00e8re minute<\/li>\n
    • Soutien au CFO (t\u00e2ches d\u2019assistanat financier)<\/li>\n
    • Organisation et pr\u00e9paration de nombreuses t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rences et rendez-vous t\u00e9l\u00e9phoniques<\/li>\n
    • Pr\u00e9paration de r\u00e9unions, s\u2019assurer que tous les documents n\u00e9cessaires sont pr\u00eats<\/li>\n
    • Suivi des r\u00e9unions (diss\u00e9mination des informations, suivi des plans d\u2019action, etc.)<\/li>\n
    • Pr\u00e9paration des notes de frais sous Excel<\/li>\n
    • Pr\u00e9paration de documents sous MS Office (Word, Excel & PowerPoint), pr\u00e9paration et relecture de documents<\/li>\n<\/ul>\n

      Office management (60% du poste)<\/u><\/p>\n

        \n
      • Gestion quotidienne du bureau, suivi des processus et proc\u00e9dures existantes, contr\u00f4ler la correspondance; concevoir un syst\u00e8me de classement; v\u00e9rifier et approuver toutes les commandes<\/li>\n
      • Supervision de la R\u00e9ceptionniste<\/li>\n
      • Etre la personne en charge de la d\u00e9finition de nouvelles proc\u00e9dures en vue de conserver, prot\u00e9ger, retrouver, transf\u00e9rer et g\u00e9rer les dossiers et documents<\/li>\n
      • Assurer un fonctionnement efficace du bureau en planifiant et implantant des syst\u00e8mes internes telles que les proc\u00e9dures d\u2019achat<\/li>\n
      • Concevoir et \u00e9tablir les proc\u00e9dures standard; \u00e9valuer les r\u00e9sultats par rapports aux objectifs fix\u00e9s et faire les ajustements n\u00e9cessaires<\/li>\n
      • Collaborer avec les RH afin d\u2019\u00eatre \u00e0 jour au niveau des \u00e9l\u00e9ments de gestion du personnel<\/li>\n
      • Coordonner les actions avec le service IT concernant l\u2019\u00e9quipement informatique<\/li>\n
      • G\u00e9rer les contrats et n\u00e9gocier avec les fournisseurs (contrats de maintenance, contrats d\u2019achats, etc.)<\/li>\n
      • Apporter un soutien aux visiteurs<\/li>\n
      • R\u00e9pondre aux questions des employ\u00e9(e)s concernant les probl\u00e9matiques d\u2019office management (par exemple, les fournitures de bureau, l\u2019informatique, les voyages, etc.)<\/li>\n
      • Etre en contact avec les prestataires de service concernant le bureau tels que la soci\u00e9t\u00e9 de nettoyage, les traiteurs et la s\u00e9curit\u00e9\u00a0<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n

        Profil:<\/u><\/strong><\/h2>\n
          \n
        • Vous \u00eates id\u00e9alement titulaire d\u2019un Bachelor en Office Management\/Secr\u00e9tariat\/Langues<\/li>\n
        • Vous \u00eates parfaitement bilingue anglais\/fran\u00e7ais (aussi bien \u00e0 l\u2019oral qu\u2019\u00e0 l\u2019\u00e9crit)<\/li>\n<\/ul>\n
            \n
          • Vous avez au minimum 3-5 ans d\u2019exp\u00e9rience r\u00e9ussie dans une fonction similaire acquise dans le conseil en management, la haute finance ou le juridique<\/li>\n
          • Vous avez de l\u2019exp\u00e9rience dans la gestion des \u00e9quipements IT (fax, imprimantes, etc.)<\/li>\n
          • Vous ma\u00eetrisez MS office (Excel et Outlook en particulier). Une connaissance d\u2019outils tels que Email Scheduler ou Boomerang est un plus<\/li>\n<\/ul>\n
              \n
            • Vous avez de tr\u00e8s bonnes comp\u00e9tences en planification et organisation (nombreuses \u00e9ch\u00e9ances \u00e0 respecter), vous \u00eates r\u00e9sistant(e) au stress et tr\u00e8s discret(\u00e8te), car vous aurez acc\u00e8s \u00e0 des informations confidentielles et sensibles<\/li>\n
            • Vous \u00eates d\u00e9brouillard(e), proactif(ve), \u00e0 l\u2019aise dans une petite structure dot\u00e9e d\u2019un esprit de \u201cstart up\u201d. Vous \u00eates dou\u00e9(e) de bon sens et plein(e) de ressources<\/li>\n
            • Vous avez une bonne connaissance g\u00e9n\u00e9rale du monde des affaires et pouvez rapidement comprendre les enjeux importants pour l\u2019entreprise et le secteur<\/li>\n
            • Vous \u00eates rigoureux(se), vous anticipez les probl\u00e8mes, \u00eates orient\u00e9(e) solution, \u00eates attentif(ve) aux cons\u00e9quences de vos actes et r\u00e9fl\u00e9chissez en profondeur avant d\u2019agir<\/li>\n
            • Vous avez une tr\u00e8s bonne pr\u00e9sentation, le sens du service client, un tr\u00e8s bon esprit d\u2019\u00e9quipe et le sens de la coop\u00e9ration (il y a 4 autres Assistantes dans l\u2019entreprise)<\/li>\n
            • Vous savez \u00e9tablir les priorit\u00e9s, \u00eates orient\u00e9(e) qualit\u00e9, ponctuel(le), fiable, de confiance et flexible (\u00e9galement au niveau des horaires, lorsqu\u2019un \u00e9v\u00e9nement urgent survient)<\/li>\n
            • Vous avez de tr\u00e8s bonnes capacit\u00e9s de communication orales et \u00e9crites<\/li>\n
            • Vous \u00eates cr\u00e9atif(ve), avez la capacit\u00e9 de faire des suggestions d\u2019am\u00e9lioration et vous savez prendre des projets en charge<\/li>\n<\/ul>\n

              Offre:<\/u><\/strong><\/h2>\n
                \n
              • Un contrat \u00e0 dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e<\/li>\n
              • Date de commencement: d\u00e8s que possible!<\/li>\n
              • Un salaire comp\u00e9titif assorti d\u2019un package d\u2019avantages extra-l\u00e9gaux comprenant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de cong\u00e9s (la semaine l\u00e9gale de travail est 38h00\/semaine), un bonus discr\u00e9tionnaire<\/li>\n
              • L\u2019opportunit\u00e9 de travailler dans une entreprise dynamique, \u00e0 taille humaine, dot\u00e9e d\u2019une hi\u00e9rarchie plate et d\u2019une mentalit\u00e9 de start up\u00a0!<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Bruxelles","_application":"agnes@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-1137","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/1137","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1137"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}