Onze klant is een toonaangevend advocatenkantoor in België. Met meer dan 200 advocaten en business professionals, geven zij hun klanten juridisch advies van topkwaliteit. Hun kantoor in Brussel is in het bruisende hart van de stad gelegen en is zeer toegankelijk met het openbaar vervoer (trein/metro/tram/bus). Ze zijn momenteel op zoek naar een getalenteerde Client Administrator die hun Corporate & Finance departement zal vervoegen.
Doel van de rol
Als Client Administrator ben je verantwoordelijk voor het verwerken van de vereiste compliance, facturatie gerelateerde en administratieve taken met betrekking tot de klantendossiers. Je speelt een centrale rol tussen de business, de klanten en de interne departementen. Je coördineert de uitwisseling van informatie en documentatie gerelateerd aan de juridische zaken tussen alle betrokken partijen.
Jobomschrijving:
- Beheren van de verschillende stappen in de procedures bij het openen en afsluiten van klantendossiers: van conflict checking en billing tot het kwalitatief archiveren van de klantendossiers bij de afsluiting
- Opening van een nieuw(e) dossiers/case: bij de aanvang van het klantendossier, optreden als contactpersoon tussen de klant/de advocaten/het Risk & Compliance departement om er zo voor te zorgen dat alle activiteiten & stappen in het proces gelinkt aan risk & compliance & KYC correct en tijdig worden uitgevoerd; zorgen voor een vlotte uitwisseling van informatie & documentatie; assisteren met het voorbereiden van engagement letters; enz.
- Dossierbeheer/client management: alle data gelinkt aan klanten en dossiers bijhouden en updaten in het practice management systeem; rapporteren over de vooruitgang van dossiers naar interne stakeholders toe maar ook naar de klant; archiveren van relevante stukken wanneer een dossier wordt afgesloten
- Billing & boekhoudkundige ondersteuning: voorbereiden en beheren van het facturatieproces in samenwerking met de advocaten en de medewerkers van het financieel departement; opvolgen van de te registreren honoraria; voorbereiden van klantenfacturen (formatteren, opslaan in juiste folders en systemen, uitprinten in samenwerking met het billing team); opvolgen van nog niet betaalde facturen in samenwerking met het financieel departement; enz.
- Een topdienstverlening aanbieden een klanten en interne stakeholders binnen het kantoor in Brussel maar ook in de BeNeLux
- Samenwerken en efficiënt communiceren met interne en externe partijen, zoals: klanten, advocaten, finance & compliance collega’s, assistenten van de Corporate & Finance practice group, enz.
- Dit is een creatie van een functie/departement dus het takenpakket kan evolueren over de tijd. Eens je alle taken, activiteiten en procedures onder de knie hebt, zal het zeker geapprecieerd worden indien je komt met ideeën of initiatieven om de efficiëntie van bepaalde processen te verhogen en/of om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren!
- Je zal nauw samenwerken met een andere Client Administrator – een heel fijne collega; jullie zullen elkaars back-up zijn tijdens vakanties/afwezigheden.
Profiel:
- Een uitstekend niveau in het Nederlands, Frans ent Engels
- Idealiter een relevant Bachelor’s Diploma
- Idealiter minimum 2-5 jaar ervaring in een back-office/financieel-administratieve rol, in de financiële of bank sector of in professional services/consulting. Kennis van & ervaring met compliance procedures/KYC/… is een absolute plus.
- Ervaring met/goede kennis van MS Office, verschillende databases & CRM systemen, …
- Uitstekende relationele en customer service vaardigheden om zo op een professionele en efficiënte manier te kunnen communiceren en samenwerken met senior level advocaten, partners, klanten & interne medewerkers
- Zeer georganiseerd en punctueel persoon, in staat om vlot en efficiënt prioriteiten te stellen en te jongleren met verschillende taken & deadlines, oog voor detail
- Vindingrijk, oplossingsgerichte & positieve attitude, in staat om zich vlot aan te passen aan verschillende persoonlijkheden en wisselende omstandigheden, goede portie common sense
- Discreet iemand die weet hoe om te gaan met zeer gevoelige en confidentiële informatie
- Betrouwbaar, in staat om snel nieuwe dingen op te pikken en autonoom te werken
- Vlot in de omgang, proactief en doortastend waar nodig, werkt ook graag samen met diverse teams
Aanbod:
- Een contract van onbepaalde duur
- Startdatum: zo snel mogelijk!
- Een competitief salaris- en extralegaal voordelenpakket
- Mogelijkheden om van thuis te werken gedurende 2 dagen/week
- High-standard & fast-paced omgeving met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling
- Dit is een creatie van een functie/departement: je zal geleidelijk kunnen groeien in de rol en, na een opleidings- en inwerkperiode, zeer autonoom kunnen werken, je zal ook de mogelijkheid krijgen om met nieuwe ideeën en suggesties te komen!
- De mogelijkheid om in een zeer kwalitatieve corporate omgeving te werken in prachtige kantoren in het centrum van Brussel (zeer makkelijk bereikbaar met trein/metro/tram/bus)
- Heel aangenaam, dynamisch team om in te werken!
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar elke@care4youconsult.com