{"id":1138,"date":"2017-12-12T22:35:55","date_gmt":"2017-12-12T21:35:55","guid":{"rendered":"http:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&#038;p=1138"},"modified":"2018-03-01T00:35:11","modified_gmt":"2018-02-28T23:35:11","slug":"gecombineerde-office-manager-executive-assistant-rol-voor-snelgroeiend-bedrijf-actief-in-private-equity-nieuw","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=1138","title":{"rendered":"Gecombineerde Office Manager &amp; Executive Assistant rol voor snelgroeiend bedrijf actief in private equity &#8211; JOB INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p>Onze klant is een snelgroeiende KMO actief in private equity.\u00a0 Ze zijn gelegen in het Louiza-gedeelte van Brussel. \u00a0Ze ervaren vandaag een significante groei en zijn daarom op zoek naar een getalenteerd individu om hun team te versterken en om dusdanig eersteklas ondersteuning te bieden aan een Partner en het office management in handen te nemen.<\/p>\n<p><strong><u>Jobomschrijving:<\/u><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Het geven van hoogstaande administratieve ondersteuning aan een top-level Executive (40% van de tijd)\n<ul>\n<li>Complex agendabeheer waaronder de co\u00f6rdinatie van diverse vergaderingen (inclusief last-minute veranderingen) met top-level Executives (bankiers, advocaten, bestuursleden, \u2026)<\/li>\n<li>Ondersteuning bieden aan de CFO betreffende financieel gerichte administratieve taken<\/li>\n<li>Organiseren en plannen van diverse videoconferenties en telefoongesprekken<\/li>\n<li>Voorbereiden van vergaderingen, ervoor zorgen dat de nodige documenten klaar zijn<\/li>\n<li>Opvolgen van vergaderingen (informatie verspreiden, actiepunten opvolgen, \u2026)<\/li>\n<li>Voorbereiden van onkostennota\u2019s in Excel<\/li>\n<li>Voorbereiden van documenten in MS Office (Word, Excel en PowerPoint), cre\u00ebren en nalezen van allerlei documenten en rapporten<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Optreden als de office manager van een kantoor met ongeveer 20 medewerkers (60% van de tijd)\n<ul>\n<li>De diensten van het kantoor onderhouden d.m.v. een effici\u00ebnte organisatie van de kantoorprocedures, het controleren van de correspondentie, het cre\u00ebren van een goed filing &amp; archiveringssysteem, het herbekijken en goedkeuren van aankoopprocedures<\/li>\n<li>Opvolgen en coachen van de Receptionist(e)<\/li>\n<li>Als verantwoordelijke persoon optreden bij de definitie van procedures voor het bewaren, beveiligen, doorgeven, terugvinden en vernietigen van dossiers en gegevens<\/li>\n<li>Een effici\u00ebnte werking van het kantoor verzekeren door het plannen &amp; implementeren van systemen, administratieve- &amp; aankoopprocedures en templates van documenten<\/li>\n<li>Richtlijnen opmaken en implementeren door standaarden &amp; procedures uit te werken, resultaten te gaan afwegen tegenover deze standaarden en door de nodige aanpassingen door te voeren<\/li>\n<li>Nauwe contacten onderhouden met HR betreffende het updaten van policies &amp; richtlijnen<\/li>\n<li>Nauw samenwerken met het IT departement betreffende al het kantoormateriaal<\/li>\n<li>Contracten beheren en prijzen onderhandelen met leveranciers, dienstverleners, enz.<\/li>\n<li>Algemene ondersteuning bieden aan bezoekers<\/li>\n<li>Medewerkers bijstaan met hun vragen betreffende office management gerelateerde zaken (bvb. bestellingen van kantoormateriaal, IT issues, organisatie van zakenreizen, \u2026)<\/li>\n<li>Contacten onderhouden met leveranciers betreffende het facility management, alsook met de schoonmaakploeg en de veiligheidsdienst van het gebouw<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><u>Profiel:<\/u><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>U heeft idealiter een Bachelor opleiding genoten in Office Management\/Management Assistant\/Secretariaat<\/li>\n<li>U bent vloeiend in het Engels en het Frans (spreken en schrijven). \u00a0Het Nederlands is een troef.<\/li>\n<li>U beschikt reeds over minimum 3-5 jaar werkervaring in een gelijkaardige rol en binnen een \u2018corporate\u2019 omgeving (juridische wereld, financi\u00eble sector, management consulting, \u2026)<\/li>\n<li>U heeft een zekere praktische ervaring opgebouwd in het gebruik van kantoormachines (printer, kopieermachine, fax, \u2026)<\/li>\n<li>U kan vlot werken met MS Office (vooral met Excel en Outlook)<\/li>\n<li>U bent erg georganiseerd (omgaan met verschillende deadline), stress resistent en discreet, aangezien u toegang zal hebben tot erg confidenti\u00eble en gevoelige data<\/li>\n<li>U bent een autodidact, proactief en u volt zich comfortabel in een vrij kleine en recente structuur met een start-up bedrijfscultuur.\u00a0 U bent veelzijdig en heeft veel gezond verstand.<\/li>\n<li>U weet hoe prioriteiten te stellen, u bent kwaliteitsgericht, punctueel, betrouwbaar en flexibel (ook betreffende werkuren, wanneer er iets dringends moet gebeuren)<\/li>\n<li>U heeft een goed zakelijk inzicht en u bent in staat om de specificiteit en gevoeligheden binnen de sector snel te detecteren<\/li>\n<li>U bent grondig, oplossingsgericht, in staat om zaken te anticiperen en u begrijpt de impact van uw acties op de resultaten van het team<\/li>\n<li>U heeft een goed voorkomen, u bent erg gericht op service &amp; kwaliteit.\u00a0 Daarnaast bent u zeer co\u00f6peratief, betrouwbaar en flexibel (ook qua uren, in geval er urgenties zijn)<\/li>\n<li>U beschikt over uitstekende mondelinge en geschreven communicatieve vaardigheden<\/li>\n<li>U heeft een creatieve geest, bent in staat om verbeteringen te suggereren en u neemt uw verantwoordelijkheid indien nodig<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><u>Aanbod:<\/u><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Een contract van onbepaalde duur<\/li>\n<li>Startdatum: ASAP!<\/li>\n<li>Uurrooster: 38u\/week<\/li>\n<li>Een competitief salaris met extra-legale voordelen (maaltijdcheques, groeps-en hospitalisatieverzekering, 26 vakantiedagen, discretionaire bonus)<\/li>\n<li>De mogelijkheid om in een boeiende en dynamische omgeving te werken, \u00a0binnen een bedrijf met een aangename\/menselijke grootte en een start-up bedrijfscultuur!<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Brussel","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-1138","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/1138","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1138"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}