{"id":1251,"date":"2018-08-21T22:01:18","date_gmt":"2018-08-21T21:01:18","guid":{"rendered":"http:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&#038;p=1251"},"modified":"2019-01-01T00:36:13","modified_gmt":"2018-12-31T23:36:13","slug":"management-assistantlegal-secretary-nieuw","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=1251","title":{"rendered":"Management Assistant\/Legal Secretary &#8211; JOB INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p>Onze klant is een internationaal advocatenkantoor met verschillende kantoren wereldwijd. Het kantoor in Brussel is gelegen in het centrum van de stad en daarom heel vlot bereikbaar met het openbaar vervoer (in de buurt van de Louizalaan). Hun middelgroot en sympathiek team is op zoek naar een getalenteerde Management Assistant\/Legal Secretary die de sterke kwaliteit van hun dienstverlening en de hoge graad aan professionalisme binnen de onderneming zal reflecteren.<\/p>\n<p><u>Doel van de rol:<\/u><\/p>\n<p>Het team in Brussel is gegroeid en daarom is er een nood aan bijkomende administratieve ondersteuning.\u00a0 De Management Assistant\/Legal Secretary zal een team van advocaten (inclusief 1 of 2 Partners) ondersteunen in hun dagelijkse activiteiten.\u00a0\u00a0 Hij\/zij zal ondersteuning bieden met agenda management, reservaties van hotel &amp; reizen, het nagaan van conflict checks, de opvolging van timesheets &amp; facturatie, het indienen van voorstellen, het formatteren van documenten, klassement, enz.<\/p>\n<p><u>Jobomschrijving<\/u>:<\/p>\n<ul>\n<li>Co\u00f6rdineren van agenda\u2019s en uitnodigingen (Outlook)<\/li>\n<li>Assisteren bij conflicts checks voor nieuwe klanten en bij de opening van nieuwe zaken<\/li>\n<li>Facturatie &amp; boekhouding: opvolgen van de fees die moeten geregistreerd worden, voorbereiden van klantenfacturen (formatteren, opslaan, printen in samenwerking met het billing team in Parijs); opvolgen van de geregistreerde klantenfacturen<\/li>\n<li>Registreren en vrijgeven van timesheets wanneer de advocaten reizen<\/li>\n<li>Hotel- en reisreservaties maken, onkostennota\u2019s verwerken, roaming kosten monitoren (en regelmatige updates geven)<\/li>\n<li>Assistentie bieden bij de registratie voor conferenties en evenementen, de respectievelijke agenda updates doorvoeren<\/li>\n<li>Aanvragen voor reisvisa opvolgen<\/li>\n<li>Assisteren bij de offici\u00eble indiening van voorstellen (printen en formatteren van documenten, kopies maken, relevante stukken in een specifieke volgorde bewaren in elektronische folders, scannen van documenten, verzending via koerierdiensten organiseren) en het archiveren van elektronische en papieren versies van de indieningsvoorstellen<\/li>\n<li>Printen, formatteren (layout en inhoudstafel) en scannen van documenten<\/li>\n<li>Opslaan en archiveren van juridische documenten (papier en elektronisch)<\/li>\n<li>Beheren van catering aanvragen, restaurants en taxi\u2019s reserveren<\/li>\n<li>Assistentie bieden bij het opzetten van conference calls en video conferences<\/li>\n<li>Encoderen en updaten van contacten in de database van het bedrijf<\/li>\n<li>Assistentie bieden bij de voorbereiding van meetings en seminaries (deelnemerslijsten, de details opslaan in een elektronische folder, formatteren van PowerPoint presentaties)<\/li>\n<li>Nauw samenwerken met de Receptionistes\/Office Assistants en met de andere Management Assistants\/Legal Secretaries, ervoor zorgen dat er een effici\u00ebnte transfer en communicatie gebeurt binnen het team, inspringen voor de collega\u2019s bij afwezigheid<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Profiel<\/u>:<\/p>\n<ul>\n<li>Uitstekende kennis van het Engels en het Frans of Nederlands (maar idealiter perfect drietalig Nederlands-Frans-Engels<\/li>\n<li>2 tot 5 jaar administratieve ervaring, idealiter in een internationaal advocatenkantoor, in een management consultancy, bij een Big 4 of andere financi\u00eble dienstverlener, binnen een EU instituut of organisatie, \u2026<\/li>\n<li>Zeer goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)<\/li>\n<li>Een professionele presentatie, beleefd, goede manieren<\/li>\n<li>Team player maar je kan eveneens zeer zelfstandig werken<\/li>\n<li>Je beschikt over sterke sociale en communicatieve vaardigheden (je kan vlot omgaan met senior-level advocaten, klanten, management, leveranciers, bezoekers) en je bent altijd zeer diplomatisch<\/li>\n<li>Je hebt een stabiele en vrolijke persoonlijkheid<\/li>\n<li>Je weet hoe om te gaan met extreem confidenti\u00eble informatie, je bent steeds zeer discreet<\/li>\n<li>Je werkt met veel oog voor detail, je hebt een positieve en proactieve houding<\/li>\n<li>Je kan vlot prioriteiten stellen en meerdere taken tegelijk afwerken, je kan beheerst en effici\u00ebnt werken onder druk<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Aanbod<\/u>:<\/p>\n<ul>\n<li>Een contract van onbepaalde duur<\/li>\n<li>Startdatum: zo snel mogelijk!<\/li>\n<li>Werkuren: 9u-17u30 of 9u30-18u<\/li>\n<li>Een competitief salaris en volledig voordelenpakket, inclusief maaltijdcheques (\u20ac8,00), hospitalisatieverzekering, 100% terugbetaling van de kosten van het openbaar vervoer, 23 vakantiedagen<\/li>\n<li>Internationale en dynamische werkomgeving met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling!<\/li>\n<li>Een gevarieerde functie binnen een hecht team waar de nadruk ligt op een positieve werksfeer, ook tussen de advocaten en de ondersteunende diensten<\/li>\n<li>De mogelijkheid om te werken binnen een kwaliteitsvolle omgeving, een professionele omgeving en zeer mooie kantoren gelegen in het centrum van Brussel!<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Brussel","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-1251","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/1251","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1251"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}