{"id":1455,"date":"2019-06-17T08:30:20","date_gmt":"2019-06-17T07:30:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/?post_type=job_listing&#038;p=1455"},"modified":"2019-08-11T18:19:26","modified_gmt":"2019-08-11T17:19:26","slug":"assistente-office-manager-voor-innovatief-bedrijf","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=1455","title":{"rendered":"Assistent(e)\/Office Manager voor innovatief bedrijf &#8211; JOB INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p>Onze klant is een innovatief consulting bedrijf actief in diverse domeinen zoals de farmaceutische, chemische &amp; industri\u00eble sector, de voedingssector, aeronautica, ruimtevaart en defensie. Hun 200 medewerkers zijn gespreid over 8 kantoren in Europa, Azi\u00eb en de VS. \u00a0Voor hun kantoor in Brussel (12 medewerkers) zijn ze momenteel op zoek naar een getalenteerde Assistent(e)\/Office Manager.<\/p>\n<p><strong>Doel van de rol<\/strong><\/p>\n<p>Zorgen dat het kantoor op administratief &amp; organisational-praktisch vlak goed draait. \u00a0Je bent verantwoordelijk voor: het facilities &amp; office management, de payroll en HR-administratie en de opvolging van de boekhouding.\u00a0 Daarnaast bied je ook ondersteuning bij het uitrollen van bepaalde projecten en bij de organisatie van enkele evenementen.\u00a0 Tot slot ondersteun je de CEO en de consultants en assisteer je hen met allerhande administratieve taken.<\/p>\n<p><strong>Job description<\/strong><\/p>\n<p><em><u>Office &amp; Facilities management<\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Contacten onderhouden met leveranciers en derde partijen zoals het poetsbedrijf, de beheerder van het gebouw, de verzekeringsmakelaar, de NMBS, de MIVB, Proximus, enz.<\/li>\n<li>Keuken- en kantoorbenodigdheden bestellen voor het hele kantoor<\/li>\n<li>De receptie beheren: inkomende telefoontjes behandelen, bezoekers verwelkomen, enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><u>HR-\/personeelsadministration &amp; payroll<\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Het rekruteringsproces van de Consultants op administratief en organisationeel vlak in goede banen leiden: advertenties cre\u00ebren en on-line plaatsen, inkomende CVs behandelen in samenspraak met de CEO, interviews organiseren, negatieve antwoorden sturen, enz.<\/li>\n<li>Campus rekrutering opvolgen: contacten met scholen\/universiteiten onderhouden, inschrijvingen voor job fairs opvolgen, enz.<\/li>\n<li>Co\u00f6rdineren van de organisatie van 2-wekelijkse collectieve interviewsessies: de kandidaten verwelkomen (5 \u00e0 10 per sessie), de procedure uitleggen, de praktische details doorgeven aan de interviewers, enz.<\/li>\n<li>De administratieve on-boarding en off-boarding van werknemers opvolgen (Dimona aangiftes, registratie\/opzegging m.b.t. hospitalisatie- en groepsverzekering, enz.)<\/li>\n<li>Payrollbeheer in samenwerking met het sociaal secretariaat (Group S): de prestaties en andere loongerelateerde data invoeren in het system, maaltijdcheques bestellen, enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><u>Evenementen <\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Organisatie van maandelijkse company events<\/li>\n<li>Organisatie van sociale evenementen (3 x\/jaar)<\/li>\n<li>Organisatie van team building activiteiten<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><u>Opvolging boekhouding<\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Verwerken van leveranciersfacturen: de facturen ontvangen en nakijkeb, ze doorsturen naar het hoofdkantoor in Parijs voor betaling<\/li>\n<li>Voorbereiden van klantenfacturen<\/li>\n<li>Voorbereiden van de P&amp;L-account in samenwerking met de CEO gebruikmakend van Excel en een intern ERP systeem<\/li>\n<li>Contacten onderhouden met de bedrijfsrevisor en met de Financieel Directeur die in Parijs gevestigd is<\/li>\n<li>Occasioneel de slechte betalers contacteren en opvolgen<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><u>Administratieve taken<\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Organiseren van wekelijkse zakenreizen voor de CEO, meestal naar Parijs en\/of Amsterdam<\/li>\n<li>Het ERP-systeem bijhouden en updaten (bvb. klantengegevens aanpassen)<\/li>\n<li>Onkostennota\u2019s van de CEO en van de Consultants verwerken<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><u>Projectopvolging<\/u><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Projecten op administratief vlak opvolgen<\/li>\n<li>Gegevens betreffende het project invoeren in het ERP-systeem<\/li>\n<li>Afgesloten projecten archiveren<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Profiel<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Je hebt een relevante Bachelor opleiding genoten (Office Management, Boekhouding, Personeelsbeheer, Talen, enz.)<\/li>\n<li>Je bent vloeiend in het Engels en het Frans (gesproken en geschreven)<\/li>\n<li>Je hebt reeds een eerste ervaring in een administratief-ondersteunende functie<\/li>\n<li>Je kan vlot met een PC werken (vooral met MS Office \u2013 Word &amp; Excel \u2013 eventueel ook met bepaalde boekhoudkundige software pakketten of met ERP-systemen)<\/li>\n<li>Je hebt een dynamische en positieve ingesteldheid, een \u201cmake-it-happen\u201d attitude<\/li>\n<li>Je bent resultaats- en oplossingsgericht en werkt met veel oog voor detail<\/li>\n<li>Je houdt ervan om in een multicultureel team te werken en je hebt sterke communicatieve vaardigheden<\/li>\n<li>Je kan autonoom werken en hebt een sterke zin voor verantwoordelijkheid<\/li>\n<li>Je kan je vlot aanpassen aan veranderende omstandigheden<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>AANBOD<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><u>Contract<\/u>: een voltijds contract van onbepaalde duur (kan eventueel ook een 4\/5e zijn)<\/li>\n<li><u>Startdatum<\/u>: zo snel mogelijk<\/li>\n<li><u>Salaris<\/u>: een competitief salaris met extra-legale voordelen zoals: maaltijdchecques (7\u20ac), hospitalisatieverzekering (DKV), groepsverzekering, terugbetaling kosten openbaar vervoer<\/li>\n<li><u>Bereikbaarheid<\/u>: het bedrijf is in het centrum van Brussel gelegen en is bijgevolg heel vlot bereikbaar met het openbaar vervoer<\/li>\n<li><u>Werkuren<\/u>: 38u\/week, regelmatige werktijden<\/li>\n<li><u>Vakantie<\/u>: 25 dagen per jaar<\/li>\n<li>Een boeiende en zeer gevarieerde functie in een dynamische, snel veranderende en internationale omgeving!<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Brussel","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-1455","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/1455","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1455"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}