{"id":147347,"date":"2021-11-16T23:30:55","date_gmt":"2021-11-16T22:30:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/?post_type=job_listing&#038;p=147347"},"modified":"2022-02-01T00:22:20","modified_gmt":"2022-01-31T23:22:20","slug":"office-manager-voor-internationale-organisatie","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=147347","title":{"rendered":"Office Manager (beperkte ervaring vereist) &#8211; FUNCTIE INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p>Onze klant is een internationaal onderzoeksbureau. \u00a0\u00a0De Belgische tak van het bedrijf is in Woluwe gelegen en het kantoor telt ongeveer 40 medewerkers.\u00a0 Ze zijn momenteel op zoek naar een getalenteerde Office Manager.<\/p>\n<p><strong>Doel van de rol:<\/strong><\/p>\n<p>Als Office Manager, heb je een allround ondersteunende functie binnen de organisatie waarbij je zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse administratieve processen. \u00a0\u00a0Je verantwoordelijkheden omvatten: leveranciersbeheer &amp; stock management, building &amp; facility management, onboarding van nieuwkomers, meeting &amp; event co\u00f6rdinatie, interne communicatie, HR-administratie en algemene administratieve &amp; logistieke ondersteuning voor het ganse kantoor.\u00a0 Je zal ook betrokken worden in bepaalde projecten gelinkt aan de optimalisatie van de werkomgeving en de verbetering van bedrijfsprocessen. \u00a0\u00a0In deze rol zal je rapporteren aan de HR Manager en zal je nauw samenwerken met de Office Assistant.<\/p>\n<p><strong>Jobomschrijving:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Beheren van de contracten en prijsonderhandelingen met leveranciers, verzekeringen en allerhande dienstverleners<\/li>\n<li>Bestellen van nieuw kantoormateriaal en het beheren van de stock<\/li>\n<li>Nakijken van inkomende facturen gelinkt aan het bestelde bureaumateriaal en verwerken van de facturen voor boekhoudkundige doeleinden<\/li>\n<li>SPOC voor het IT-team in het hoofdkantoor, bestellen van IT-materiaal voor nieuwkomers, zorgen voor vervanging van oud of defect materiaal, stock bijhouden, enz.<\/li>\n<li>Facility management: contacten onderhouden met de beheerder van het gebouw, zorgen dat het kantoor steeds in een goede staat verkeert, de noodzakelijke onderhouden en herstellingen laten uitvoeren, renovatieprojecten opvolgen, enz.<\/li>\n<li>Cre\u00ebren, communiceren en updaten van allerhande office policies en richtlijnen (parking, priv\u00e9gebruik GSM, bescherming persoonlijke data, flexibele werkpraktijken, enz.)<\/li>\n<li>De parking van het kantoor beheren, inclusief de parkeerkaarten die toelaten gratis te parkeren in omliggende straten<\/li>\n<li>Bijhouden en updaten van interne mailing lijsten, co\u00f6rdineren van de archieven van het kantoor (voornamelijk elektronisch)<\/li>\n<li>Als contactpersoon optreden voor alle office &amp; facility management gerelateerde vragen<\/li>\n<li>Co\u00f6rdineren &amp; organiseren van zowel formele als informele evenementen, zoals o.a. feestjes, vieringen, workshops, conferenties en meetings (inclusief catering)<\/li>\n<li>Opstellen en uitsturen van alle kantoor gerelateerde communicaties (bvb. Covid safety richtlijnen &amp; updates, stakingen van het openbaar vervoer, wegenwerken of Europese Top ontmoetingen die de bereikbaarheid van het kantoor bemoeilijken, extreme weersomstandigheden, offici\u00eble feest- en sluitingsdagen van het kantoor, enz.)<\/li>\n<li>Bijstaan van de HR Manager met alle logistieke &amp; administratieve aspecten in het onboarding proces van nieuw aangeworven medewerkers (bestellen van kantoormateriaal, naamplaatjes, co\u00f6rdineren van de IT set- up, organiseren van het GSM\/smartphone abonnement, voorbereiding van het onboarding plan); gelijkaardige administratieve en logistieke aspecten opvolgen wanneer medewerkers het bedrijf verlaten<\/li>\n<li>Andere HR-gerelateerde taken: posten van jobs\/advertenties op interne en externe websites; updaten van informatie gerelateerd aan de bescherming van persoonsgegevens (GDPR); gegevens van werknemers aanpassen en updaten in interne &amp; externe databases; cre\u00ebren &amp; updaten van personeelsdossiers (op papier &amp; electronisch); enz.<\/li>\n<li>Nauw samenwerken met de HR Manager voor de uitwerking en realisatie van verschillende projecten, bvb. de transitie naar een flex desk omgeving, de implementatie van <em>sustainable development goals<\/em> voor het kantoor, gezelliger en meer ergonomisch maken van de werkplek, enz.<\/li>\n<li>Als Preventieadviseur optreden voor het kantoor in Brussel: de jaarlijkse bezoeken van Mensura organiseren en opvolgen, globaal preventieplan &amp; jaarlijks actieplan bijhouden en updaten, enz.<\/li>\n<li>Assisteren met de organisatie van zakenreizen en andere ad-hoc administratieve taken voor het team<\/li>\n<li>Nauw samenwerken met de Office Assistant, haar back-up zijn indien nodig<\/li>\n<li>En nog zo veel meer!<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Profiel<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Je hebt reeds 1-3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie (Office Assistant, Office Co\u00f6rdinator of Manager, Management Assistant)<\/li>\n<li>Je hebt een vloeiend niveau in het Engels en Frans (zowel geschreven als gesproken). Andere talen (Nederlands, Duits, Spaans) zijn een pluspunt.<\/li>\n<li>Je kan vlot werken met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint), daarnaast kan je ook effici\u00ebnt werken met andere IT tools &amp; databases (inclusief cloud systemen)<\/li>\n<li>Je beschikt over sterk ontwikkelde organisationele, administratieve en interpersoonlijke vaardigheden<\/li>\n<li>Je bent proactief en praktisch ingesteld (common sense)<\/li>\n<li>Je denkt steeds oplossingsgericht en probeert op deze manier een excellente service te bieden aan je interne klanten<\/li>\n<li>Je beschikt over sterke time management vaardigheden, hierdoor ben je in staat om op een effici\u00ebnte manier prioriteiten te stellen, je kan je ook vlot aanpassen aan veranderende omstandigheden<\/li>\n<li>Je bent in staat om autonoom te werken met minimale supervisie, je blijft steeds rustig en beheerst wanneer je geconfronteerd wordt met multipele prioriteiten en\/of strikte deadlines<\/li>\n<li>Je bent een creatief en veelzijdig person, je houdt ervan om constant bij te leren en je bent in staat om verbeteringen in de werkprocessen te suggereren<\/li>\n<li>Je bent een echte team player, het motiveert je om intensief samen te werken binnen een zeer internationaal en divers team<\/li>\n<li>Je kan vlot werken met virtuele communicatiesoftware zoals Teams, Zoom, Google Meet, enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Aanbod:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Een voltijds contract van onbepaalde duur<\/li>\n<li>Startdatum: zo snel mogelijk!<\/li>\n<li>Een competitief salaris en extralegaal voordelenpakket, inclusief maaltijdcheques, maandelijkse netto vergoeding, hospitalisatieverzekering, smartphone, 100% terugbetaling kosten openbaar vervoer, discretionaire bonus<\/li>\n<li>Locatie: de kantoren zijn gelegen in Woluwe en zijn vlot bereikbaar via metro, tram of bus<\/li>\n<li>De mogelijkheid om in een stimulerende &amp; multiculturele omgeving te werken en voor een organisatie die echt een verschil maakt in de wereld!<\/li>\n<li>Bedrijf is bereid te investeren in leergierige kandidaten die nog niet zo veel ervaring hebben (opleiding, coaching, &#8230;).\u00a0 Indien er twijfels zijn over bepaalde punten in de job- of profielomschrijving, solliciteer gerust zodat we telefonisch contact kunnen opnemen om deze zaken samen te overlopen!<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Woluwe","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-147347","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/147347","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=147347"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}