{"id":1568,"date":"2019-12-04T23:10:27","date_gmt":"2019-12-04T22:10:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/?post_type=job_listing&#038;p=1568"},"modified":"2020-04-01T00:40:27","modified_gmt":"2020-03-31T23:40:27","slug":"office-business-support-manager-nieuw","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=1568","title":{"rendered":"Office Manager\/Business Support Assistant &#8211; JOB INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p><strong>Bedrijf:<\/strong><\/p>\n<p>Onze klant is een klein maar exclusief bedrijf gespecialiseerd in strategische HR diensten (3 personen in Belgi\u00eb). \u00a0\u00a0Zij maken deel uit van een internationaal netwerk met kantoren in 14 landen en ze bieden hun klanten een brede waaier van diensten aan: Leadership Consulting, Executive Coaching, Leadership Development Training and Executive Search. Ze zijn gekend en worden gewaardeerd voor hun excellente klantenrelaties en voor de uitzonderlijke toegevoegde waarde die ze cre\u00ebren in hun dienstverlening. \u00a0Hun Franse en Belgische kantoren werken zeer nauw samen.\u00a0 Het bedrijf zal in de komende maanden en het komende jaar verder blijven groeien.<\/p>\n<p><strong>Doel van de rol:<\/strong><\/p>\n<p>Ze zijn momenteel op zoek naar een getalenteerde Office Manager\/Business Support Assistant die verantwoordelijk zal zijn voor de vlotte organisatie binnen het Franse en het Belgische kantoor en die eveneens de Partners zal ondersteunen in hun dagelijkse activiteiten.\u00a0 De Office &amp; Business Support Manager zal er ook voor zorgen dat het (virtuele) netwerk van experten waarmee wordt samengewerkt, een top dienstverlening kan aanbieden aan de klanten.\u00a0 De job is gebaseerd in Brussel (kantoren net naast het centraal station gelegen) maar er wordt een grote flexibiliteit geboden (er kan tot 4 dagen per week van thuis gewerkt worden).<\/p>\n<p><strong>Jobomschrijving:<\/strong><\/p>\n<p><u>Executive Assistant taken &amp; Office Management<\/u><\/p>\n<ul>\n<li>administratieve ondersteuning van topkwaliteit bieden aan beide Partners<\/li>\n<li>agenda management, organisatie van allerhande vergaderingen en zakenreizen<\/li>\n<li>opzetten van calls\/videoconferences\/online meetings<\/li>\n<li>onkostennota\u2019s beheren, contacten bijhouden, enz.<\/li>\n<li>documenten (brieven, rapporten, presentaties, &#8230;) voorbereiden in MS Office<\/li>\n<li>vertalingen maken<\/li>\n<li>e-mails en telefoontjes en opvolgen<\/li>\n<li>office management taken zoals het bestellen van kantoormateriaal, contacten met de leveranciers onderhouden, enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Financi\u00eble administratie en boekhouding<\/u><\/p>\n<ul>\n<li>voorbereiden, uitsturen en registreren van klantenfacturen<\/li>\n<li>opvolgen van betalingen, herinneringen sturen<\/li>\n<li>nakijken en registreren van leveranciersfacturen<\/li>\n<li>het voorbereiden en scannen van de nodige documenten voor de externe Boekhouders<\/li>\n<li>het voorbereiden van fiscale en financi\u00eble documenten voor de verschillende juridische entiteiten (2 Franse entiteiten en\u00a0 1 Belgische)<\/li>\n<li>betalingen en bankrekeninguittreksels opvolgen<\/li>\n<li>bankrekeningen beheren, cash management, enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Projectondersteuning<\/u><\/p>\n<ul>\n<li>nieuwe samenwerkingsvoorstellen voorbereiden voor klanten, aanbestedingen voorbereiden en opvolgen, nieuwe klanten aanmaken in het systeem, \u00a0erop toezien dat de nodige documenten zijn aangemaakt en goedgekeurd\/getekend (contracten, addenda, attesten, etc.)<\/li>\n<li>contacten onderhouden met klanten en experten in Belgi\u00eb &amp; Frankrijk (en andere landen) hen organisatorische en logistieke ondersteuning bieden (afspraken bevestigen, vergaderzalen reserveren, voorbereiden en uitsturen van documenten, \u2026)<\/li>\n<li>nationale en internationale evenementen organiseren zoals zakenlunches, off-site meetings, Development Centers, team events, opleidingen, Algemene Vergaderingen, enz.<\/li>\n<li>als belangrijkste contactpersoon optreden voor de organisatie van coaching sessies en de co\u00f6rdinatie van opleidingen (locatie zoeken en vastleggen, training materiaal voorbereiden, catering organiseren, contacten onderhouden met de deelnemers, enz.)<\/li>\n<li>in-house project management: jaarlijks een aantal binnenlandse en internationale projecten beheren (implementatie &amp; opvolging vanuit een logistiek-organisatorisch en administratief perspectief)<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Marketing en sales support<\/u><\/p>\n<ul>\n<li>de blogs op de website van het bedrijf beheren, alsook de communicaties en publicaties op de sociale media (content posting op Twitter, LinkedIn en Facebook)<\/li>\n<li>maandelijkse nieuwsbrieven helpen samenstellen en versturen naar klanten\/prospecten (via MailChimp)<\/li>\n<li>vertalingen maken van artikels<\/li>\n<li>advertenties beheren op de eigen website + externe sites<\/li>\n<li>beheren en updaten van databases<\/li>\n<li>opvolgen van de klantentevredenheid<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><u>Profiel:<\/u><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>U spreekt en schijft vloeiend in het Engels en Frans.\u00a0 U beschikt minimum over een operationeel niveau in het Nederlands.<\/li>\n<li>U beschikt over 4 jaar aan professionele ervaring als Executive Assistant of Office\/Business Support Manager<\/li>\n<li>Voorgaande ervaring in de dienstensector is essentieel. \u00a0Ervaring in een kleine structuur en\/of binnen een internationale &amp; virtuele omgeving (met dynamische kantoren + medewerkers die veel van thuis uit werken) kan een belangrijke troef zijn.<\/li>\n<li>U kan zelfstandig werken en beschikt over zeer sterke organisatorische vaardigheden (eigen werk plannen, jongleren met verschillende prioriteiten, werkprocedures cre\u00ebren en\/of verbeteren, \u2026)<\/li>\n<li>U bent proactief en oplossingsgericht, u bent in staat om \u201coutside the box\u201d te denken<\/li>\n<li>U bent erg klant- en servicegericht, daarnaast bent u ook veelzijdig en pikt u snel nieuwe dingen op<\/li>\n<li>U bent erg toegewijd en vindingrijk, u vindt snel uw weg binnen een nieuwe omgeving en kan met minimale supervisie werken<\/li>\n<li>U kan vlot communiceren op alle niveaus, inclusief board-level<\/li>\n<li>U voelt zich comfortabel om te werken in een omgeving zonder directe collega\u2019s en waar u ook vaak alleen zal zijn vermits de Partners constant reizen en\/of extern zijn<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><u>Aanbod:<\/u><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Een voltijds contract van onbepaalde duur<\/li>\n<li>Startdatum: zo snel mogelijk<\/li>\n<li>Een competitief salaris &amp;\u00a0 laptop, smartphone, gratis internetverbinding<\/li>\n<li>Flexibele werkregeling: u wordt verwacht om slechts 1x\/week aanwezig te zijn in het kantoor in Brussel (vlakbij het Centraal Station), de rest van de week mag u van thuis uit werken<\/li>\n<li>De mogelijkheid om te werken in een snelgroeiend, internationaal bedrijf met inspirerende waarden en gepassioneerde managers!<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Brussel","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-1568","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/1568","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1568"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}