{"id":65750,"date":"2020-10-20T09:22:04","date_gmt":"2020-10-20T08:22:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/?post_type=job_listing&#038;p=65750"},"modified":"2021-02-01T00:38:21","modified_gmt":"2021-01-31T23:38:21","slug":"office-administratieve-en-financiele-manager","status":"expired","type":"job_listing","link":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/?post_type=job_listing&p=65750","title":{"rendered":"Office en Administratieve Manager &#8211; JOB INGEVULD!"},"content":{"rendered":"<p>Onze klant is gespecialiseerd in de co\u00f6rdinatie en het beheer van multidisciplinaire wetenschappelijke projecten op Europees en internationaal niveau, ze verlenen advies aan de industrie, aan beleidsmakers, NGO\u2019s en regelgevende instanties.\u00a0 In het kader van hun gestage groei de afgelopen jaren zijn ze momenteel op zoek naar een Office en Administratieve Manager voor hun kleine kantoor in Brussel.<\/p>\n<p><strong>DOEL VAN DE ROL<\/strong><\/p>\n<p>Je bent verantwoordelijk voor het financieel beheer van de organisatie (dagelijkse boekhouding in samenwerking met een extern kantoor, budgetbeheer, financi\u00eble rapportering), het project- en contractbeheer (opvolgen van EU-financiering, financi\u00eble &amp; activiteitenrapportering, naleving wettelijke richtlijnen) en de HR administratie (arbeidscontracten, voorbereiding payroll, &#8230;).\u00a0 Je zal ook betrokken worden bij het dagelijkse office management en het optimaliseren van bepaalde administratieve procedures.<\/p>\n<p><strong>JOBOMSCHRIJVING<\/strong><\/p>\n<p><strong>Boekhouding en financi\u00eble administratie<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>De dagelijkse financi\u00eble procedures en boekhoudkundige verrichtingen beheren in samenwerking met een externe boekhouder: het inboeken van de aan-en verkoopfacturen &amp; andere financi\u00eble verrichtingen, het verwerken van onkostennota\u2019s, het bijhouden van de rekeningen en de cashflow, het betalen van leveranciers, enz.<\/li>\n<li>Bijhouden van financi\u00eble masterdata in het boekhoudsysteem<\/li>\n<li>Nauw samenwerken met de externe boekhouder ter voorbereiding van financi\u00eble aangiftes (bv.. BTW) bij de Belgische autoriteiten en om correcte jaarafsluitingen te verzekeren<\/li>\n<li>Voorbereiden van de jaarlijkse audit (in samenwerking met de externe boekhouder) en eventuele andere audits van overheden\/financiers, fungeren als eerste aanspreekpunt<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Budgetbeheer<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Voorbereiding van budgetten voor subsidieaanvragen<\/li>\n<li>Projectbeheer: gedurende de looptijd van de verschillende projecten ondersteuning bieden bij een optimale benutting van het projectbudget (inclusief nagaan of uitgaven voldoen aan de contractvoorwaarden en de financieringsregels) en een optimale allocatie van tijd en kosten; monitoren van de uitgaven en de gebruikte middelen (bv. tijdsregistratie consultants opvolgen)<\/li>\n<li>Voorbereiden en opvolgen van financi\u00eble rapporten voor financiers, inclusief de rapportering van kosten, facturen of schuldvorderingen\u00a0opmaken, bewijsstukken verzamelen (vb. facturen, toelichting bij\u00a0uitgaven, loonstaten, tijdsregistratie, \u2026)<\/li>\n<li>Opvolgen van inkomsten en uitgaven, cash flow en toekomstige trends<\/li>\n<li>Voorbereiding, beheer en implementatie van het algemene, operationele budget voor de organisatie, inclusief:\n<ul>\n<li>Voorbereiding van het jaarlijkse budget en periodieke herziening van het budget, inclusief een financi\u00eble analyse van de specifieke projecten\/programma\u2019s en indicatoren<\/li>\n<li>Monitoren van uitgaven versus budget op maandelijkse basis en maandelijkse\/periodieke rapportering aan de directeur &amp; het management team<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Consistentie in de financi\u00eble verrichtingen verzekeren, rekening houdend met de goedgekeurde budgetten en conform met de interne richtlijnen en het algemene bedrijfsbeleid<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Contractbeheer<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Voorbereiden, beheren en opvolgen van de contracten met de EU, met partners en onderaannemers voor de verschillende projecten; alsook contracten voor bepaalde dienstverlenende activiteiten<\/li>\n<li>Nakijken van subsidieovereenkomsten, identificeren en oplossen van problemen gerelateerd aan de naleving van de contractvoorwaarden en richtlijnen van de financierende instanties<\/li>\n<li>Verbeteren van interne kernprocessen en streven naar topkwaliteit in het beheren van de subsidiedossiers<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>HR administratie &amp; Operations Management<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Payroll voorbereiden in samenwerking met sociaal secretariaat<\/li>\n<li>Betrokkenheid bij nieuwe aanwervingen (vanuit een financieel oogpunt) en de voorbereiding van arbeidscontracten<\/li>\n<li>Verbeteren en ontwikkelen van nieuwe procedures (vb. reis- en expense policy, tijdsregistratieprocedure, &#8230;), identificeren van meer performante IT tools en databases voor de organisatie (vb. accounting software), enz.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>PROFIEL<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Bachelor of Master in Economie, Handelswetenschappen, Boekhouding, Financieel Management of een ander relevant domein<\/li>\n<li>Minimum 5 jaar ervaring in financi\u00eble administratie, budgetbeheer, boekhouding, contractbeheer, office management; ideaal binnen een gelijkaardige organisatie (onderzoeksinstelling, wetenschappelijk adviesbureau, EU-beroepsvereniging, denktank, lobby groep, &#8230;)<\/li>\n<li>Ervaring met het financieel en contractueel beheer van publieke financiering &amp; EU subsidies (bv. EU Horizon 2020) kan een sterke troef betekenen<\/li>\n<li>Perfecte kennis van het Nederlands en het Engels (gesproken en geschreven). Andere Europese talen kunnen een plus zijn (Frans, Spaans, Italiaans, &#8230;).<\/li>\n<li>Goede kennis van MS Office (zeer goede kennis van Excel), online informatiebeheersystemen en boekhoudpakketten<\/li>\n<li>In staat om effici\u00ebnt te communiceren met verschillende interne en externe partijen, inclusief leden van het management team, collega\u2019s, projectpartners, financiers, allerhande, leveranciers, enz.<\/li>\n<li>Sterke planmatige, administratieve, analytische en organisatorische vaardigheden (gezien de multipele en soms verschuivende prioriteiten en de vaak zeer strikte deadlines)<\/li>\n<li>Hoge graad van professionalisme en accuraatheid, oog voor detail<\/li>\n<li>Bereidheid en capaciteit om in een klein &amp; multicultureel team te werken met een proactieve, constructieve\/oplossingsgerichte houding<\/li>\n<li>Aangename en flexibele persoonlijkheid, in staat om je aan te passen aan de context en aan veranderingen<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>AANBOD<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Een vast en voltijds contract<\/li>\n<li>Een competitief salaris en extra-legaal voordelenpakket, inclusief: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, bonussysteem, 30 vakantiedagen, \u2026<\/li>\n<li>Startdatum: zo snel mogelijk<\/li>\n<li>Locatie: Brussel, thuiswerken mogelijk gedurende 1 \u2013 2 dagen\/week<\/li>\n<li>De mogelijkheid om deel uit te maken van een kleine maar groeiende organisatie; om te werken met een vriendelijk, gepassioneerd en multicultureel team in een sector die echt een verschil maakt (bescherming van het milieu, duurzame ecologische systemen).<\/li>\n<\/ul>\n<p><u>Keywords<\/u>: <em>boekhouding, financieel beheer, financi\u00eble administratie, budgetopvolging, contractbeheer, Europese subsidies, financi\u00eble rapportering, HR, wetenschappelijk onderzoek, projecten, budget management, finance, accounting, contracts management, grants, EU funding, financial support and reporting, project management, office management, research, scientific, sustainability, &#8230;<\/em><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"template":"","meta":{"_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","_promoted":"","_job_location":"Brussel","_application":"elke@care4youconsult.com","_company_name":"","_company_website":"","_company_tagline":"","_company_twitter":"","_company_video":"","_filled":0,"_featured":0,"_remote_position":0,"_job_salary":"","_job_salary_currency":"","_job_salary_unit":""},"class_list":{"0":"post-65750","1":"job_listing","2":"type-job_listing","3":"status-expired","5":"entry"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings\/65750","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/job-listings"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/job_listing"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.care4youconsult.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=65750"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}