Onze klant is een jong en innovatief consulting bedrijf gespecialiseerd in risk management en actuariële diensten. Zij maken deel uit van een internationaal netwerk met kantoren in verschillende landen. Ze staan vooral bekend omwille van hun multidisciplinaire en op maat gemaakte oplossingen en de toegevoegde waarde van de verschillende diensten die zij aanbieden. Het Belgische team (10-15 personen) is klein maar snelgroeiend en heeft kantoren in de Zaventem-Diegem regio. Ze zijn momenteel dringend op zoek naar een deeltijdse Office/Business Support Manager.
Doel van de rol binnen de organisatie:
Het gaat hier om een creatie van een functie. De Office/Business Support Manager zal verantwoordelijk zijn voor het vlot verloop van de administratieve en logistieke processen binnen het kantoor in Zaventem en zal eveneens het team ondersteunen in zijn dagelijkse activiteiten. De nieuwe persoon zal er eveneens voor zorgen dat een (virtueel) netwerk van experten diensten aan klanten kan afleveren aan de hoogst mogelijk professionele standaarden. De functie zal in het kantoor in Zaventem/Diegem gebaseerd zijn maar biedt enorm veel flexibiliteit qua werkuren en -organisatie. Er kan deeltijds gewerkt worden in deze functie en je wordt maar 1 dag per week op kantoor verwacht (rest van de tijd mag er van thuis worden gewerkt).
Jobomschrijving:
Administratieve ondersteuning
- administratieve ondersteuning van topkwaliteit bieden aan beide Partners en het ganse team
- agenda management, organisatie van allerhande vergaderingen en zakenreizen
- opzetten van calls, videoconferenties, virtuele meetings via Zoom/Teams/WebEx
- updaten van contacten, mailing lijsten, enz.
- documenten, rapporten en presentaties voorbereiden
- e-mails en telefoontjes en opvolgen
Office & facility management
- erop toezien dat alles vlot verloopt in het kantoor (bestellen van kantoormateriaal, herstellingen van materiaal opvolgen, contacten onderhouden met de leveranciers, …)
- contracten met leveranciers onderhandelen en opvolgen
- contacten onderhouden met de building/facility manager
- ondersteuning bieden met betrekking tot het beheer van het wagenpark samen met de collega’s van het hoofdkantoor in Nederland
HR, financiële administratie en boekhouding
- voorbereiden, uitsturen en registreren van klantenfacturen
- opvolgen van de betalingen, reminders sturen indien nodig
- nakijken en registeren van leveranciersfacturen
- verwerken van onkostennota’s
- scannen en voorbereiden van de nodige documenten voor de externe boekhouder
- bijhouden van aan-/afwezigheden en vakantiedagen, de nodige details doorgeven aan het sociaal secretariaat ter voorbereiding van de maandelijkse salarisverwerking
- helpen met de onboarding van nieuwkomers (op administratief/logistiek vlak)
Marketing en sales support
- de website van het bedrijf updaten, alsook het beheren van bepaalde communicaties en publicaties op externe websites en op sociale media (e.g. content posting op LinkedIn)
- jobadvertenties beheren op de eigen website + externe sites
- beheren en updaten van databases, versturen van mailings/newsletters/…
- voorbereiden/updaten van presentaties en ander marketing materiaal
Deze lijst van taken en verantwoordelijkheden is niet exhaustief en kan variëren in de tijd (in functie van de workload, de noden van het team en de verdere ontwikkeling van de organisatie).
Profiel:
- Je spreekt en schijft vloeiend in het Nederlands en het Engels. Een goede kennis van het Frans is eveneens een zeer sterke troef.
- Je beschikt over een relevant Bachelor of Master diploma
- Je beschikt reeds over een eerste ervaring (bvb. 2-4 jaar) in een business support rol, idealiter binnen de dienstensector. Wij staan ook open voor gemotiveerde self-starters die nog hun eerste stappen moeten zetten in het bedrijfsleven.
- Voorgaande ervaring in een kleine structuur en/of binnen een virtuele omgeving (met dynamische kantoren + medewerkers die veel van thuis uit werken) kan een belangrijke troef zijn.
- Je kan zelfstandig werken en beschikt over zeer sterke organisationele vaardigheden (eigen werk plannen, jongleren met verschillende prioriteiten, werkprocedures creëren en/of verbeteren, …)
- Je bent proactief en oplossingsgericht, je bent in staat om “outside the box” te denken
- Je bent erg klant- en servicegericht, daarnaast ben je ook veelzijdig en pik je snel nieuwe dingen op
- Je bent erg toegewijd en vindingrijk, je vindt snel je weg binnen een nieuwe omgeving en kan met minimale supervisie werken
- Je kan vlot communiceren op alle niveaus, inclusief board level
- Je werkt graag in een virtuele office setting (slechts 1 dag per week op kantoor)
Aanbod:
- Een deeltijds (50-75%) contract van onbepaalde duur
- Uurrooster: nader te bepalen
- Startdatum: zo snel mogelijk
- Een competitief salarispakket
- Flexibele werkorganisatie: je wordt verwacht om slechts 1x/week aanwezig te zijn in het kantoor in Zaventem/Diegem
- De mogelijkheid om te werken in een snelgroeiend, internationaal bedrijf met een heel jong en gemotiveerd team!
- Job met heel veel variatie & autonomie en heel veel mogelijkheden om bij te leren en nieuwe competenties te ontwikkelen!
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar elke@care4youconsult.com