Our client is an international federation operating in the field of sustainable development. Their main mission is to offer a wide scope of services to their members, ranging from monitoring EU legislation developments to enhancing the exchange of best practice through the organisation of workshops and conferences. They are located in the city centre of Brussels and count +/- 130 staff.

They are today looking to recruit a diligent HR Manager. This is a newly created position

Purpose of the job

• The HR Manager will support the team of the People Management Department (4 staff) in talent management, recruitment, HR matters and specific HR projects.

• The HR manager will report to the Senior Manager and to the Senior Director of the People Management Department

The main responsibilities will be: 

Learning & Development (70% of the role)

• Being responsible for the development and implementation of the Learning and Development policy and as such developing talent management programmes
• Identifying the training needs of team members
• Ensuring their deliveries of training programmes: liaising with external suppliers, coordinating the logistics of the training sessions

• Ensuring the understanding and execution of HR programmes (performance management, competence management, recognition, integration, and development)
• Supporting managers in the annual HR cycle (performance review, competence management, salary & bonus review, talent review, succession planning, workforce planning…) and ensuring that all deliverables arrive on time and in accordance with the HR framework

Selection & Recruitment (15%)

• Actively participating in the recruitment process and deployment of the appropriate strategies/actions
• Being in charge of selection, recruitment & onboarding process
• Liaising with external recruitment partners, briefing them, coordinating the interviews

HR management & projects (15%):

• Collaborating on projects, within the People Management department (i.e.: including HR KPI’s management, staff engagement survey)
• Contributing to the continuous evolution of the HR policy and HR processes & tools
• Acting as one Point of contact for all colleagues on different issues like training, evaluation, social rights, etc.
• Acting as an HR Project Manager

The ideal candidate should have the following profile:

• A Master’s degree in a relevant field (Human Resources, Organizational Psychology, Business Management, Law, etc.)
• At least 3 to 5 years of experience in HR/recruitment /Learning & Development Management
• Knowledge of Belgium social legislation
• Proactive, dynamic, creative, professional, and flexible
• Positive mindset and comfortable in a changing environment
• Fluency in English (C2) and very good French (B2/C1), spoken and written
• Accurate and organised
• Acts as a trustee and keep everything confidential
• Works well in a team as well as independently
• Good at managing processes
• Passionate by people management, willing to endorse responsibilities and to bring their own touch in the company
• Integrity

Offer:

• Starting date: ASAP
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers (€ 8,00), health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs
• Homeworking schedule: up to 3 days of homeworking/week
• Working week: 40h00/week, 32 holidays days (+ additional days)
• Location: the company is located in the city centre of Brussels and is reachable by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast-changing organisation and a truly multicultural environment
• The opportunity to work in an environment that truly makes a difference (sustainable development)

Notre client est un leader européen du secteur du matériel pour sanitaires ainsi que dans les technologies d’installation. Ils ont une forte présence dans la plupart des pays européens et en Belgique ils emploient environ 60 personnes. Leurs bureaux belges se situent près de Bruxelles (aux environs de Meise). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistante pour le Directeur Général.

Objectif du poste

Votre rôle est fondamental pour le bon fonctionnement de la société. Vous êtes le bras droit du DG à qui vous offrez un soutien organisationnel, administratif et logistique. Vous assistez également le reste de l’équipe de direction afin d’assurer un échange d’informations fluide et un fonctionnement optimal de toutes les parties impliquées

Description de fonction

• Gérer l’agenda du Directeur Général, planifier et organiser des réunions internes et externes, coordonner les voyages
• Offrir un support administratif journalier au DG : gérer les emails entrants, préparer documents et présentations, effectuer des traductions, gérer les notes de frais, etc.
• Coordonner le reporting mensuel : récupérer les informations, documents et rapports auprès des personnes concernées
• Filtrer les appels entrants, les emails et requêtes diverses adressées au DG, être la personne de contact pour tous les reports directs du DG ainsi que pour les autres collègues
• Faire le suivi des dossiers confidentiels (par exemple, les dossiers juridiques)
• Organiser et participer aux comités de direction, en effectuer la prise de notes, faire le suivi des actions à mettre en œuvre et veiller au respect des échéances
• Proposer un soutien administratif et organisationnel à d’autres membres du comité de direction : par exemple, aider dans le planning et l’organisation des réunions du département Ventes & Marketing et dans l’organisation d’autres réunions récurrentes, organiser des voyages, assurer un échange d’informations efficace et fluide
• Assister dans la préparation et le suivi des documents d’audit, des contrats annuels, etc.
• Organiser des événements tels que la fête de Noël, de Saint Nicolas, des teams building, fêtes d’anniversaire, sessions d’information pour les équipes, etc.
• Apporter un peu de soutien au niveau financier et juridique (suivi du processus d’approbation des factures, être la personne de contact pour les avocats externes et pour le suivi administratif des dossiers juridiques, etc.)
• Réaliser toute autre tâche ou projet administratif demandé par le DG

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un bachelier en secrétariat, office management, marketing, communication, langues, etc.
• Vous avez minimum 5 ans d’expérience dans un rôle d’Assistant(e) de direction. Une expérience dans le secteur de la construction, des équipements sanitaires ou dans un environnement technique est un atout
• Vous avez un excellent niveau en néerlandais, français et anglais (oral et écrit). La société a son siège social en Suisse, donc une connaissance opérationnelle de l’allemand est un plus
• Vous maitrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aimez vous familiariser avec de nouveaux logiciels & programmes
• Vous êtes très discret(ète) et vous savez gérer des informations sensibles et confidentielles
• Vous pouvez communiquer et interagir avec tout type d’interlocuteurs
• Vous avez une attitude positive, un esprit pratique et êtes orienté(e) solutions
• Vous êtes précis(e), doté(e) du sens du détail et garder toujours à l’esprit l’objectif à atteindre
• Vous avez le sens du service, et une proactivité qui garantit la satisfaction de vos clients internes et externes
• Vous avez un grand sens de l’organisation, ce qui vous permet d’être multitâches et d’établir les priorités efficacement
• Vous aimez travailler en équipe mais vous êtes également autonome et savez prendre des initiatives

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux : tickets restaurant, écochèques, assurances hospitalisation et groupe, GSM, ordinateur portable, système de bonus, autres bénéfices (leasing vélo)
• Horaires : 40h00/semaine (8h00/jour, pause déjeuner de 30 mn minimum), horaires flexibles, télétravail (1 jour/semaine)
• L’opportunité de travailler dans une société stable et saine, dotée d’une excellente réputation, à la hiérarchie plate, à l’atmosphère chaleureuse, tout comme le DG et son équipe !

Our client is a European market leader in the field of sanitary equipment and installation technology.  They have a strong local presence in most of the European countries and in Belgium they employ +/- 60 people.  Their Belgian offices are located in Meise.  They are today looking to recruit a diligent Management Assistant to work for their Managing  Director.

Purpose of the job

As a Management Assistant, you are of vital importance to the optimal functioning of the  company.  You are the right hand of the Managing Director whom you will offering organisational, administrative and logistical support.  You will also offer some administrative support to the rest of the Management Team in order  to enhance the exchange of information and the efficiency of the day-to-day functioning of all parties involved.

Job description

• Managing the agenda of the Managing Director, planning and organising internal & external meetings, coordinating travels
• Offering day-to-day administrative support to the MD: screening and processing emails, preparing documents and presentations, translating documents, processing expense notes, etc.
• Coordinating the monthly reporting; collecting information, documents & reports from all parties involved
• Acting as a gatekeeper/gateway, filtering incoming calls/emails/requests, being the contact person for all direct reports of the MD and for other colleagues within the group
• Following up on confidential files (e.g. legal files)
• Organising and attending Management Team meetings, taking minutes, following up on action points & upcoming deadlines
• Offering some administrative & organisational support to other members of the Management Team, e.g. assisting with the planning and organisation of Sales & Marketing meetings & other recurrent meetings, organising travels, ensuring a smooth & efficient exchange of information
• Assisting with the preparation and follow-up of audit documents, yearly contracts, etc.
• Organising events such as Christmas & Sinterklaas/Saint Nicolas parties, team buildings, anniversary celebrations, staff information sessions, etc.
• Some financial and legal support (e.g. following-up on the approval process of invoices, first contact with external lawyers & administrative follow-up of the legal files, etc.)
• Performing any other assigned administrative/organisational project as requested by MD

Profile             

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Languages, Marketing, Communication or in any related field
• You have minimum 5 years of experience in a Management Assistant role. Experience within the sanitary/construction sector or within a technical environment can be an asset.
• You have excellent verbal & written skills in Dutch, French and English. The company has an HQ in Switzerland so an operational level in German is a plus.
• You have a very good command of the MS Office package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy learning new software/applications.
• You are very discrete and you know how to deal with very sensitive and confidential information
• You are able to communicate clearly and efficiently at all levels
• You have a positive and hands-on attitude, you are solution oriented
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a service-oriented and proactive attitude which leads to a high client satisfaction internally and externally
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in a team but you are also able to work very autonomously and to take initiatives

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits include luncheon vouchers, Eco cheques, insurance package, laptop, mobile phone, bonus system. Other benefits possible (e.g. a bike leasing programme).
• Working hours: 40hweek (working 8h/day with a minimum 30min break at lunch time) , flexible working hours, working from home during 1 day/week
• The opportunity to work in a stable company with an excellent reputation, non-hierarchical & jovial atmosphere, very nice boss & team!

 

Notre client est un family office qui offre un service financier, juridique et fiscal mais également une expertise dans la gestion de biens mobiliers et immobiliers pour le compte de plusieurs fortunes privées. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles (quartier Louise). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) pour épauler l’un des chefs de famille, un entrepreneur de premier plan, siégeant aux conseils d’administration de plusieurs groupes aussi bien belges qu’internationaux.

Objectif du poste

Assister cet entrepreneur dans ses activités quotidiennes, aussi bien privées que professionnelles ; gérer l’administratif des différentes sociétés qu’il dirige, où au sein desquelles il siège ; coordonner ses déplacements privés et professionnels ; gestion d’agenda et organisation de réunions ; nombreux contacts internes et externes

Description de fonction

• Gestion d’agenda, organisation de réunions : organisation de rendez-vous professionnels et privés (médecin, banque, déjeuner privés, etc.), préparation des documents nécessaires pour ces rendez-vous
• Organisation de déplacements complexes en collaboration avec une agence de voyage
• S’assurer de la validité des papiers d’identité et passeports
• Gestion de nombreuses tâches administratives pour le compte des sociétés du directeur ainsi que pour celles dans lesquelles il détient un mandat
• Gestion du courrier et des courriels entrants, en assurer le suivi, envoi des courriels au destinataire
• Vérification des factures entrantes, envoi des factures au comptable externe, s’assurer qu’elles sont acquittées dans les délais
• Création et mises à jour de fichiers Excel (trésorerie, flux financiers, investissements, etc.)
• Être le premier contact pour les banques ; préparation et mise à jour de formulaires et documents, renvoi des documents dûment signés, suivi des délais et dates butoirs
• Payroll : envoi des informations au secrétariat social, s’assurer que les salaires des employés (3/4 personnes) sont versés à temps, envoi des documents de paye aux employés
• Scan, classement et archivage les documents
• Organisation d’événements privés (contacts avec les invités, organisation de voyages, réservations de restaurants, de salles, d’hôtels, coordination des aspects logistiques, etc.)
• Liaison avec des partenaires internes et externes (collègues, membres des familles dirigeantes, employés, membres des comités de direction, etc.)

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) détient un Bachelier pertinent (office management, langues, gestion, droit, communication, etc.)
• Vous êtes maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez un excellent niveau d’anglais ainsi qu’un niveau de néerlandais opérationnel. Une connaissance de l’espagnol est un plus
• Vous avez acquis une première expérience similaire de minimum 5 ans, idéalement dans un environnement corporate et dans le secteur financier
• Vous avez de bonnes compétences en informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.), de très bonnes compétences administratives ainsi qu’une réelle aisance avec les chiffres
• Présentation impeccable, courtoisie, et attitude positive
• Grand sens du service et volonté d’apporter un réel soutien
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux, diplomatie, beaucoup de discrétion
• Grand sens de l’organisation, capacité à établir des priorités
• Débrouillardise, créativité et proactivité
• Il s’agit d’une petite structure donc flexibilité et capacité à s’ajuster sont des qualités importantes

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement : dès que possible
• Salaire compétitif
• Localisation : les bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles (quartier Louise) et sont donc très accessibles en transport en commun. Possibilité de parking
• Horaires de travail : horaires réguliers du lundi au vendredi, le régime horaire précis et les possibilités de télétravail sont à discuter
• L’opportunité de faire partie d’une petite équipe bienveillante et de travailler dans un environnement de très haut niveau !

 

 

 

 

Our client is an international association in the field of medical research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gathers +/- 40 staff and is located in Woluwe-Saint-Lambert. They are today looking for a diligent Clinical Trials Budget Manager to work as part of their closely knit Finance Team (3 people).

Purpose of the role:

To manage the budget activities of the association related to the various clinical trials, research programmes and grants, including related reporting.

Job description:

• Preparing and participating in the negotiation and follow-up of clinical research budgets, together with project teams
• Being responsible for the grants’ budget preparation and related financial reporting
• Administering allocated clinical research funds in accordance with the budget, agreed upon milestones and approved procedures
• Participating in the negotiation of the financial aspects of contracts developed for collaborations and clinical trials
• Proposing and helping to develop needed systems such as new templates (budget, reporting), Standard Operating Procedures (SOPs), policies, etc.
• Devising ways to improve the efficiency of the finance department in consultation with other team members (Accountant, Finance & HR Director)
• Acting as a main financial contact for study/project partners and sponsors (members, pharmaceutical companies, foundations, etc.)

Profile:

• You hold at least a Bachelor‘s degree in finance
• You have at least 3 years of experience in managing budgets for clinical trials
• You are fluent in English (spoken & written), other languages are a plus
• You have an excellent knowledge of Excel (Vlook up, Hlook up, Index Match, filters, pivot tables, etc.)
• You have the ability to work effectively in multicultural teams, as well as independently
• You are highly organised with good time management skills to support multiple projects concurrently and meet strict deadlines
• You have an excellent capacity for analysing data and numbers, with a particular to budget management
• You pay attention to detail, are genuinely figure minded and have an analytical approach
• You are attention positive, enthusiastic and energetic, with a hands-on approach
• You have a strong sense of responsibility and ethics and you are very reliable

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: asap
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco-chèqyes (€250/year), health insurance (fully paid by the employer), group insurance, full reimbursement of transport costs, home internet connection, mobile phone, laptop, 26 holiday days (+1 additional day with every 5 years of seniority), flexible work practices
• Location: the offices are located in Woluwe-Saint-Lambert. Although they are accessible by public transport, they are more easily reachable with a personal vehicle (parking space available)
• Homeworking possibilities (several days/week)
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!
• The opportunity to contribute to innovative, practice-changing medical research!

 

Notre client est un cabinet d’avocats international, de taille humaine, situé dans le centre-ville de Bruxelles et donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour assister 1 ou 2 avocats.

Description de fonction :

• Être le point de contact pour les interlocuteurs internes et externes : gérer leurs appels et la correspondance
• Gestion des agendas (Outlook) et organisation des réunions et rendez-vous, filtrer les personnes souhaitant entrer en contact avec le(s) Manager(s)
• Organisations des voyages (transport et hébergement), préparation des documents de voyage
• Organisation d’événements et de conférences
• Rappeler au(x) Manager(s) les tâches et échéances importantes
• Frappe de document, compilation et préparation de rapports, de présentations et de correspondance (e-mails, lettres, etc.)
• Retranscrire à partir d’un dictaphone
• Relecture de documents techniques et d’autres textes juridiques complexes, principalement en allemand
• Gestion de bases de données (CRM) et de systèmes de classement/archivage
• Implanter et mettre à jour les procédures et les systèmes administratifs
• Contact avec les équipes, les fournisseurs et les clients
• Rassembler et classer les notes de frais
• Tâches administratives ad hoc variées afin d’apporter un soutien à toute l’équipe de Bruxelles, par exemple, accueillir des visiteurs, commander les lunchs, scanner des documents, etc.

Profil :

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Baccalauréat en Office Management ou en Langues
• Vous avez un excellent niveau d’allemand (à l’oral et à l’écrit), ainsi qu’un très bon niveau d’anglais (oral et écrit également). Une connaissance opérationnelle du français et/ou du néerlandais est un atout réel
• Vous avez idéalement acquis 2-5 ans d’expérience dans un rôle et un environnement similaires
• Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec les outils informatiques en général
• Vous êtes très précis(e) et rigoureux(se), et avez le souci du détail
• Vous êtes très organisé(e) et capable d’établir des priorités
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et êtes doté(e) d’un bon sens commun
• Vous aimez le travail en équipe, possédez un bon relationnel et d’excellentes capacités de communication ainsi qu’une bonne dose de diplomatie
• Vous êtes flexible et appréciez de travailler au sein d’une petite équipe

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif et un package complet d’avantages extralégaux
• Un programme de formation complet pendant la phase de prise de fonction
• Possibilité de télétravail : 1 à 2 jours/semaine
• Congés : 32 jours/an
• Un environnement de travail positif & international et une équipe très agréable !

 

Notre client est un acteur historique et respecté dans le monde de l’investissement à Bruxelles. Les maîtres-mots de leur culture d’entreprise sont discrétion, respect, intégrité et esprit d’équipe.  Leur département investissement comprend +/- 15 personnes et est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour travailler en collaboration avec une collègue. Leur bureau compte +/- 50 personnes et est localisé dans le centre-ville de Bruxelles.

Description de poste :

• Offrir un soutien administratif et logistique à l’équipe des Investment Managers
• Gestion des agendas: préparation et organisation de nombreuses réunions internes et externes
• Organisation de voyages nationaux & internationaux post-Covid (billets, hôtels, taxis, itinéraires, etc.)
• Organisation et coordination d’événements et gérer des projets ad hoc
• Gestion de contacts : mise à jour (dans le CRM) des coordonnées des contacts (adresses, numéros de téléphone, etc.), saisir les informations liées aux investissements potentiels
• Regroupement, compilation et distribution de toute information pertinente auprès de l’équipe (procès-verbaux des réunions internes, rapports, etc.). Assurer un suivi efficace des « dealflows »
• Être en contact régulier avec les autres Assistantes du groupe

Merci de noter que cette liste de responsabilités n’est en aucun cas exhaustive et que d’autres tâches pourraient incomber à la nouvelle recrue selon les besoins du département et de la société en général.

Profil recherché:

• Vous avez une excellente connaissance orale et écrite de l’anglais. Une bonne connaissance du français et/ou du néerlandais est un plus
• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou d’un Master de type Secrétariat/Office Management ou Langues
• Vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 4 ans dans un rôle similaire. Une expérience acquise dans un environnement similaire est un atout important (private equity, secteur financier, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques (MS Office, SharePoint, SalesForce ou autre CRM, bases de données, internet, etc.). Vous appréciez de pouvoir développer vos compétences dans ce domaine
• Vous avez de très bonnes compétences interpersonnelles et vous êtes motivé(e), professionnel(le) et intègre
• Vous savez échanger avec courtoisie et diplomatie et vous comprenez l’importance de la discrétion et de la confidentialité dans votre travail
• Vous êtes une personne précise, rigoureuse, et méthodique & vous faites un suivi proactif de chaque tâche/projet
• Vous anticipez les deadlines et planifiez votre travail en conséquence
• Vous êtes capable de vous adapter selon les priorités et circonstances qui changent rapidement
• Vous êtes doté(e) d’un excellent esprit d’équipe et d’un grand sens de la collaboration, vous travaillerez en étroite collaboration avec une autre Assistante du département

Offre & aspects pratiques:

• Poste à pourvoir : le plu rapidement possible
• Contrat temporaire (6 mois)
• Salaire compétitif
• Accessibilité : société située au centre de Bruxelles et à proximité de tous les moyens de transport
• Horaires: 38h/semaine

Our client is a financial holding with offices in Brussels, Luxembourg and Singapore.  They support strong ethical values such as respect, integrity, discretion and team spirit. Their investment team consists of +/- 15 people and is currently looking to recruit a talented Management Assistant who will be working alongside another Assistant. Their Brussels office (+/- 50 people) is located in the city centre.

Role description:

• Offering administrative and logistical support to a team of Investment Managers;
• Agenda management: preparing and organising various internal and external meetings
• Coordinating national and international business travel (tickets, hotels, taxis, itineraries…);
• Supporting the organisation and coordination of events and ad-hoc projects if and when necessary;
• Contact management: keeping a CRM system up to date with contact details and input on investment opportunities;
• Collecting, compiling and distributing relevant information within the team (minutes of meetings, reports…) and ensuring a proactive follow-up of dealflow;
• Act as an interface with other assistants within the group.

Please note that this list of responsibilities is non exhaustive and that you may be asked to take on additional tasks, depending on the workload and in order to cater for the needs of the team and of the company.

Profile:

• You have an excellent knowledge (oral and written) of English. Good command of French and/or Dutch is a plus.
• You hold a relevant bachelor’s or master’s degree (Office Management, Languages, …)
• You have at least 4 years of proven experience in a similar role. An experience in a similar environment is a significant plus (private equity, financial services, consulting, …)
• You are computer literate (MS Office, SharePoint, Teams, SalesForce or other CRMs, databases, internet…). You enjoy learning and working with new IT tools.
• You have excellent interpersonal skills, high motivation, and integrity.
• You can communicate with courtesy and diplomacy; you understand the importance of discretion & confidentiality in a business environment
• You anticipate deadlines and you plan your work accordingly
• You can adjust easily to changing priorities and circumstances
• You have a strong team spirit and a genuine sense of collaboration as you will be working closely together with another assistant in the department

Offer & practicalities:

• Starting date: asap
• Temporary contract (6 months)
• Competitive salary
• Access: the company is located in the centre of Brussels and is therefore easily accessible by public transport
• Hours: 38/week

 

Our client is a scale up medical technology firm headquartered in Wavre. They specialize in high tech medical devices for surgery applications. They have a global activity but remain a human-sized operation with +/- 40 staff in Belgium. They are currently looking to recruit a diligent Assistant who will support a team of 6 scientists.

Purpose of the role

Reporting to the VP Clinical and Regulatory Affairs, the Administrative Assistant will provide administrative support to the Clinical and Regulatory department, ensure the integrity of specified data in the Clinical department, and liaise with external parties and other departments in the company.

Job description

• Assist the clinical team in the preparation, handling, distribution, filing, and archiving of clinical documentation and reports according to the standard operating procedures
• Check the Trial Master File for applicable trials and create the printed binder with essential trial documents
• Assist with periodic review of study files for accuracy and completeness
• Ensure clinical data is correctly stored in the company’s data warehouse
• Assist Clinical team with preparation, handling and distribution of clinical trial supplies and updating of inventory tracking system
• Support clinical and regulatory team with different tasks like scanning, storing of training documents, final contracts, logs, etc.
• Act as a central contact for the clinical team for designated project communications, correspondence, and associated documentation
• Support in drafting and tracking contracts
• Perform an overall housekeeping and inventory to ensure all necessary trial documents are properly stored
• Assist in making travel arrangements for investigators, study coordinators, clinical and regulatory staff
• Ensure trial and patient insurance is properly in place
• Coordinate and follow up payments to sites and Service Providers
• Create Purchase Orders for Clinical and Regulatory activities
• Check suppliers’ invoices versus contract commitments to ensure correct services are received and billed
• Other clinical and regulatory activities as directed by VP Clinical and Regulatory Affairs

Profile

• You have at least 3 years’ experience in administrative support within an international environment
• You ideally have a previous experience in a clinical department support role
• You are fluent in English, written and spoken (at least C1 level). You also have an operational knowledge of French (B2 minimum)
• You have effective time management and organizational skills
• You are an excellent communicator and can interact with C-level Executives
• You are well structured and to the point
• You are team spirited
• You are flexible and can juggle several tasks at the same time

Offer

• A full‐time permanent position
• Starting date: A.S.A.P.
• Competitive salary and benefits package including: luncheon vouchers (€8,00), eco-vouchers (€250/year), health insurance (including dental), pension plan, teleworking allowance
• Working hours & holidays: 39h00/week, 26 holiday days/year
• Location: The position is based in Wavre (Belgium) with possibility to work from home a couple of days per week (after 3 months in the role). The offices are reachable with public transport but their access is easier with a private vehicle (free parking)
• Headed by a solid management team, you will be part of a highly skilled (engineers, scientists) capable and dynamic team of innovative leaders with proven tracks records in the pharmaceutical and medical device industries.
• This is an agile start‐up company culture focused on values of entrepreneurship, engagement, integrity, passion, and excellence

 

 

 

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe et comptent +/-40 employés. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable du budget qui reportera au Directeur Financier et RH.

Objectif du poste

Gérer les activités budgétaires de l’association en lien avec les différentes études cliniques, programmes de recherche et bourses. Préparer les rapports financiers qui s’y rapportent.

Description de fonction :

• En collaboration avec les équipes en charge des projets, préparer et participer à la négociation et au suivi des budgets liés aux essais cliniques
• Être la personne responsable pour la préparation des budgets liés aux bourses et subsides ainsi que pour le reporting financier
• Administrer les fonds alloués aux études cliniques selon le budget établi, les étapes-clefs identifiées et les procédures en place
• Participer à la négociation des aspects financiers des contrats avec les partenaires (pour les essais cliniques)
• Proposer et aider à développer les systèmes nécessaires tels que de nouveaux documents-type (pour le budget, le reporting, les procédures internes, etc.)
• Imaginer des moyens pour améliorer l’efficacité du département financier, en partenariat avec les autres membres de l’équipe
• Être la personne de contact principale du département financier pour les partenaires externes et les sponsors (membres de l’association, sociétés pharmaceutiques, fondations, etc.)

Profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bachelier en finance
• Vous avez une expérience réussie d’au moins 3 ans dans la gestion des budgets pour des essais cliniques
• Une expérience dans le secteur de la recherche clinique est donc demandée
• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais (oral et écrit). La connaissance d’une 2^ème langue est un plus
• Vous avez une excellente maîtrise d’Excel et notamment des fonctions avancées du logiciel (Vlookup, Hlookup, Index Match, filtres, tableaux croisés dynamiques, macros, etc.)
• Vous pouvez travailler à la fois de façon autonome et au sein d’une équipe multiculturelle
• Vous avez un grand sens de l’organisation ainsi qu’une bonne capacité à gérer votre temps et vos priorités, qualités qui vous seront précieuses dans la gestion de projets multiples assortis de délais à respecter
• Vous êtes doté(e) d’un excellent esprit d’analyse financière et budgétaire
• Vous avez le souci du détail, être réellement à l’aise avec les chiffres et être doté(e) de pragmatisme
• Vous avez un grand sens des responsabilités, avez beaucoup d’éthique et être très fiable

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra légaux incluant chèques repas (€8,00), Eco-chèques (€ 250,00/an), assurance hospitalisation (intégralement payée par l’employeur), assurance groupe, remboursement partiel des frais de transport, GSM, ordinateur portable, 26 jours de congés annuels, horaires flexibles, etc.
• Les bureaux sont localisés à Woluwe Saint Lambert (près du Cora).  Bien qu’ils soient accessibles en bus, leur accès est néanmoins plus aisé avec un véhicule personnel (place de parking prévue)
• Télétravail possible à hauteur de plusieurs jours/semaine
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence !