Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe et comptent +/-30 employés.  Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Juriste expérimenté(e) pour leur département juridique (4 personnes).

Objectif du poste

Collaborer avec une équipe transversale composée de juristes, de responsables en protection des données, de conseillers médicaux, de l’Administrateur Délégué, etc. Gérer, au quotidien, les procédures contractuelles liées aux essais cliniques d’une façon efficace et dans le respect des délais.

Description de fonction:

• Préparer, réviser, négocier et finaliser tous types de documents contractuels liés à la recherche sur le cancer, ce-incluant les accords de confidentialité, les lettres d’intention, les protocoles d’études cliniques (par exemple, avec les laboratoires pharmaceutiques, les associations membres, les partenaires extérieurs et autres tiers impliqués dans les processus, les hôpitaux, les fournisseurs, etc.), les accords cadres, les accords de service, les applications à l’octroi de subsides et bourses de recherches, etc.
• Travailler en collaboration avec le reste de l’équipe de façon à coordonner efficacement les aspects juridiques des études cliniques (lancement des études, amendements, clôture des études)
• Conseiller les autres départements sur des sujets tels que les dimensions juridiques et éthiques des recherches en cours (consentement éclairé des patients, gouvernance, etc.)
• Conseiller les autres départements sur d’autres sujets liés à l’association (assurances, statuts, etc.)
• Conseiller, si nécessaire, les équipes sur les modalités des activités de levées de fonds

Profil:

• Vous êtes titulaire d’un Master en Droit
• Vous avez entre 4 et 6 ans d’expérience réussie comme juriste dans la recherche clinique ou dans le secteur médical
• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais et le français (oral et écrit)
• Vous pouvez évoluer efficacement dans un environnement multiculturel
• Vous aimez travaillez en équipe mais également de façon autonome
• Vous avez une grande éthique professionnelle et le sens des responsabilités
• Vous avez de grandes aptitudes organisationnelles et de gestion des priorités, avec la capacité de garder en permanence à l’esprit les objectifs à court et long terme
• Vous avez le souci du détail et de la précision
• Vous êtes multitâches, capable de résoudre des problèmes divers dans un environnement dynamique et parfois stressant
• Vous pouvez travailler de façon proactive, anticiper et faire un suivi efficace des dossiers
• Vous avez beaucoup d’intégrité, de professionnalisme et faites preuve d’une confidentialité et d’une discrétion à toute épreuve
• Enfin, vous êtes dotée d’une personnalité positive et agréable

Offre:

• Un contrat de durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra légaux
• Horaires: 38h00/semaine, horaires réguliers (télétravail possible)
• Localisation: les bureaux sont localisés à Woluwe et sont accessibles en transport en commun (bus/tram) et en voiture (parking)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence!

 

Our client is an international non-profit research organisation which represents a large global network of academic groups dedicated to cancer research. They design, conduct and facilitate international clinical trials in partnership with 50+ research groups around the world. Their Brussels HQ gathers +/- 30 staff and is located in Woluwe.  They are today looking to recruit an experienced Legal Counsel to work in the Legal Department (+/- 4 people).

Purpose of the role

To collaborate with an extended team (legal advisors, Data Protection Officer, project managers, medical advisors, CEO, etc.) in managing the day-to-day contracts process in an efficient and timely manner.

Job description:

• Drafting, reviewing, negotiating and finalising all types of agreements related to cancer research including, without limitation, confidentiality agreements, letters of intent, clinical study agreements (e.g., with pharmaceutical companies, association members and partners, individual hospitals, vendors), consortium agreements, service agreements, grant agreements, as well as other related documents
• Working and liaising with team members to facilitate the coordination of the legal aspects of various study activities (e.g., start-up, amendment, termination)
• Advising on any legal and ethical issues related to the research being developed or conducted (e.g., informed consent, governance, etc.)
• Advising on a variety of other legal matters related to the running of the organisation (e.g., insurance, statutes, etc.)
• Advising on legal matters related to fundraising activities, when necessary

Profile:

• You hold a Master’s in Law
• You have 5 to 6 years of experience working as a legal advisor/legal counsel in clinical research or in the medical sector (experience in drafting all sorts of agreements + ideally also experience with the coordination of all legal aspects related to clinical studies)
• Fluent written and spoken English & French, other languages are an asset
• Ability to work effectively in a multicultural environment
• Ability to work in a team, but also independently
• Strong sense of responsibility and ethics
• Excellent organisational and time-management skills, not losing sight of both short- and long-term objectives
• You are detail-oriented and precise
• You are able to multi-task and problem-solve in a busy and sometimes stressful environment
• You can work proactively, anticipate needs and follow things through
• You have a high level of integrity and professionalism, are able to maintain confidentiality and discretion at all times
• You are a positive individual with an engaging personality
• A genuine interested in scientific topics and in non-profit activities

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and benefits package
• Working hours: 38h00/week, regular hours with homeworking possibilities
• Location: the offices are located in Woluwe-Saint-Lambert
• The opportunity to work in a stimulating international environment, and for an organisation which genuinely makes a difference!
• Very professional and nice team to work in!

 

 

 

Notre client est un groupe familial belge actif dans le secteur industriel. Ils sont présents à l’international et leur siège social est localisé à Ixelles (150 personnes au siège, 15,000 dans le monde). Ils sont aujourd’hui à la recherche de plusieurs Assistant(e)s afin d’apporter un soutien de tout premier ordre à 4 membres du comité exécutif. Chaque Assistant(e) aura la charge d’un Directeur.

Description de fonction :

• Gérer une variété très large de tâches administratives : gérer un agenda très complexe avec nombre de RV à l’étranger, organisation de réunions, de visioconférences et d’appels, organisation d’itinéraires de voyages complexes
• Gérer la communication avec un professionnalisme optimal : ceci inclut la gestion des appels entrants, la réponse aux e-mails, le maintien de la boite mail en ordre, les contacts réguliers avec le management, le comité de direction et les équipes
• Informer le directeur quant à l’évolution de son agenda et de ses RV, assurer le suivi des actions dans le respect de délais impartis
• Préparer plusieurs types de réunion, s’assurer que tous les documents nécessaires sont prêts ; préparer la correspondance confidentielle
• Planifier, coordonner et s’assurer que le planning est correctement suivi ; garder le directeur informé de ses RV et obligations, faire le suivi en conséquence. Veillez à l’optimisation du temps. Anticiper de façon à résoudre de possibles conflits d’agenda et autres problématiques
• Être une(e) Ambassadeur(drice), la personne qui « contrôle » l’accès au directeur, qui le représente auprès de ses interlocuteurs
• Établir les priorités en cas de conflits ; faire preuve de proactivité dans le suivi des projets
• Vérifier et corriger différents types de documents (orthographe, grammaire, présentation, style)

Profil :

• Solide expérience dans l’assistanat de direction de haut niveau, de préférence acquise dans un environnement international et multiculturel
• Anglais courant (C1 minimum)
• Connaissance de Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams
• Excellentes capacités d’organisation et d’anticipation, capacité à gérer des priorités multiples
• Intégrité, discrétion, capacité à gérer des informations extrêmement sensibles et confidentielles
• Sens aigu de la communication (orale et écrite) en anglais, capacité à interagir avec des interlocuteurs de tout niveau
• Proactivité, créativité, capacité à être force de proposition, à suggérer des améliorations et des solutions aux problèmes qui peuvent survenir
• Capacité à représenter professionnellement la société auprès de tiers
• Capacité à anticiper les besoins du directeur et à apporter des solutions aux problématiques qui peuvent survenir

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire très compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant des chèques repas, des assurances groupe et hospitalisation, un ordinateur portable, GSM, etc.
• Horaires : 40h00/semaine, un mix de travail en présentiel et en distanciel
• Congé : 32 jours/an
• Localisation : la société est localisée à Ixelles et est très accessible en transports en commun. Parking à disposition
• L’opportunité de travailler dans un environnement corporate très qualitatif et dans de très beaux locaux

 

Our client is a family-owned Belgian industrial group. They are present globally and their headquarters are located in Ixelles/Elsene (150 staff Brussels, 15,000 worldwide). They are currently recruiting several Executive Assistants to provide a high-level support to 4 board members. Each Assistant with be devoted to the support of one Director.

Job description:

• Completing a broad variety of administrative tasks: managing an active agenda of (international) appointments, scheduling meetings, organizing numerous video conferences and calls, managing complex travel itineraries…
• Coordinating executive communications in a highly professional and warm manner, including taking calls, responding to e-mails, keeping Inbox manageable, and interfacing with senior leadership, board members and staff
• Proactively keeping the executive informed of agenda commitments, ensuring follow-up on action points within agreed deadlines
• Preparing various types of meetings making sure all necessary documents and other preparations are ready; preparing and composing confidential correspondence
• Planning, coordinating and ensuring that schedule is followed and respected; keeping the executive well informed of upcoming commitments and responsibilities, following up appropriately. Endeavouring to make sure that time is used as effectively as possible. Anticipating and proactively resolving potential scheduling or other conflicts
• Acting as “ambassador”, « gatekeeper » and « gateway », creating win-win situations for direct access to the executive, by demonstrating executive image, credibility, caring and trust
• Prioritizing conflicting needs effectively; handling matters proactively, and following-through on projects, often within tight deadlines
• Checking documents (language, grammar, presentation, layout)

Profile:

• Significant experience and passion in supporting C-level Executives, including experience within international and multi-cultural environments
• Fluent English (at least C1)
• Knowledge of Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams
• Excellent organizational skills with an ability to think proactively and manage multiple priorities
• High level of integrity, trustworthy, able to handle highly confidential and sensitive information
• Outstanding verbal and written communication skills in English, able to interact with people at all levels
• Proactive, take ownership and have a creative mindset with an ability to suggest improvements and solutions to problems
• Capacity to professionally represent the company towards third parts
• Ability to anticipate the needs of the boss and to troubleshoot when needed

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A very competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, comprehensive health and group insurances, laptop, cell phone, etc.
• Working hours: 40h00/week, mixing on site and remote work
• Holidays: 32 holiday days/year
• Location: the company is located in Ixelles/Elsene and is therefore very easily accessible by public transport. Parking is provided as well
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in Brussels!

Notre client est une fédération internationale dans le secteur financier dont le rôle est de représenter et de soutenir ses membres ainsi que de promouvoir leurs missions auprès des politiques et des institutions européennes. Leurs bureaux localisés près de Arts-Loi emploient +/- 10 personnes. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistante afin d’apporter un soutien à leur équipe. Il s’agit d’une création de pose.

Objectif du poste

Apporter un soutien à l’équipe au niveau des activités « marcom », des événements internes et externes et de l’organisation des réunions, en Belgique et ailleurs en Europe. Le(a) candidat(e) retenu(e) s’occupera également de la gestion quotidienne de l’agenda du Secrétaire général et de ses déplacements, ainsi que de ceux de l’équipe.

Description de poste

 Agenda et déplacements (30% du temps maximum)

• Gérer l’agenda du Secrétaire Général
• Organiser ses déplacements, ses hébergements, ce incluant les itinéraires de voyage, les demandes de visas, etc. aussi bien en Europe que dans le monde entier

 Événementiel

• Apporter un soutien au niveau logistique pour les réunions internes et externes : préparation des salles de réunion, de la réservation des équipements techniques requis, de la préparation des documents, de leur impression, de la réservation des repas/traiteurs, de la préparation des badges, etc.
• Assister lors des événements se déroulant en Belgique ou à l’étranger
• Participer à ces événements
• Accompagner le secrétaire général durant ses déplacements, l’assister sur place

Assistanat en communication

• En collaboration avec un autre Assistant en Communication, apporter un soutien dans la gestion du site internet de la fédération et des plateformes en ligne utilisées, participer au développement des produits de la fédération (publications, présentations, vidéos, matériel promotionnel) et contribuer à la correction et à relecture des contenus, intervenir dans la relation avec les fournisseurs (imprimeurs, agences web, photographes, réalisateurs)
• Apporter un soutien dans la coordination et la production de la newsletter et de la communication ciblée
• Aider à développer l’image et la visibilité de la fédération, assurer sa présence en tant que marque, apporter un soutien à la stratégie marketing et aux activités de lobby de façon à attirer de nouveaux membres et de nouveaux partenaires, apporter un soutien dans la promotion des événements de la fédération et travailler avec les partenaires concernées par les événements

Profil :

• Excellente communication orale et écrite en anglais (C2) et en français (C1)
• Très bonnes compétences informatiques (MS Office, CRM, gestion de site web, réseaux sociaux)
• Au moins 3 ans d’expérience similaire acquise dans un environnement proche
• Aisance dans un environnement international et multiculturel
• Bonnes compétences en communication, souci du détail, fiabilité
• Capacité à prendre des initiatives et à trouver des solutions aux problèmes qui se présentent à vous
• Capacité à travailler sous pression, à gérer des priorités conflictuelles, et à garder en permanence professionnalisme et sens du service
• Dynamisme, débrouillardise et flexibilité sont essentielles (petite équipe)
• Excellent esprit d’équipe, sens de la collaboration développé
• Partage des valeurs et des objectifs de l’Union Européenne

Offre :

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat à durée indéterminée
• Un contrat à temps plein (37h30/semaine) ou à 80% (+/- 30h00/semaine)
• Télétravail : 2 jours/semaine
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant tickets restaurant (€8,00), assurance groupe, plan de pension, assurance DKV complète (incluant assurances dentaire et ambulatoire), Iphone, +/- 30 jours de congés
• Une fonction motivante dans une fédération internationale influante et reconnue
• L’opportunité de travailler et de se développer dans un environnement international
• Une équipe dynamique et bienveillante
• Pour cette équipe, l’esprit d’initiative et la volonté de contribuer aux missions de la fédération sont essentielles et les responsabilités de l’Assistant(e) pourront se développer au cours du temps

Our client is an international federation in the financial sector representing the interests of its members towards the EU institutions. Their human-sized and multinational office (+/- 10 people) is located in the Arts-Loi area and is currently looking to recruit a diligent Assistant on a permanent contract basis. This is a newly created position.

Purpose of the role

To support colleagues in communication and marketing activities, as well as internal and external meeting and event organisation, both in Belgium and within Europe. The successful candidate will also support in the day-to-day management of the Secretary General’s calendar and travel arrangements, as well as travel arrangements for the team.

Job Description

Travel & Calendar Management (max 30% of the time)

• Manage the diary of Secretary General
• Arrange travel and accommodation for Secretary General and other colleagues, including travel itineraries, visa applications, etc. in Europe and beyond

Event Organisation

• Support in the logistical preparations for internal/external meetings: meeting room and technical equipment reservation, document preparation and printing; organisation of catering; preparation of badges etc.
• Onsite assistance with the above at events both in Belgium and, potentially, elsewhere in Europe
• Attend the events in Belgium and abroad
• Accompany the Secretary General on his business trip and to support him during the time of the trip

Communication assistance

• In collaboration with another Communications Assistant, support in the management of federation website, and associated on-line platforms, support in development of the products (publications, presentations, videos, promotional material) and contribute to their editing and proofreading as necessary, support in relationship with suppliers (print and web design agencies, photographers, filmmakers)
• Support in the coordination and production of newsletters and outreach communications
• Support in raising the profile of the organisation and ensuring strong brand presence; support in the marketing and outreach strategy to contribute to attracting new members and partners; support in ensuring promotion of the federation events and work with relevant event stakeholders

Profile:

• Excellent written and verbal communication skills in both English (C2) and French (C1)
• IT mindedness (MS Office, website management, CRM, social media)
• At least 3 years’ relevant work experience in a similar position and environment
• Cultural sensitivity and international mindedness
• Good general communication skills, attention to detail and reliability are essential
• Ability to take the initiative and find solutions to problems as they arise
• Ability to work under pressure, manage competing priorities, maintain a professional approach and genuine service mindedness
• Dynamism, hands on mentality and flexibility are essential (small team)
• Team mindedness and cooperative attitude
• A commitment to the values and goals of the European Union

Offer:

• Starting date: A.S.A.P.
• A permanent contract
• Full time (37h30/week) or 80% (+/- 30h00/week)
• Homeworking schedule: 2 days/week
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers (€8,00), group insurance, pensions plan, DKV (including ambulatory and dental insurance), reimbursement of public transport (€40,00/month), IPhone, +/- 30 holiday days (full time basis)
• A motivating and challenging role within an influential international trade association
• Opportunities to work and develop in an international environment
• The opportunity to join a dynamic and friendly team
• In this small team, the sense of initiative and the willingness to contribute are key, and responsibilities could evolve over time

Nous recherchons urgemment un(e) Assistant(e) de direction pour l’un de nos clients localisé dans le centre de Bruxelles.

Objectif du poste: en tandem avec une collègue, coordonner l’agenda et les très nombreuses activités d’une personnalité majeure de la politique et diplomatie belge

Tâches et responsabilités principales:

• Gestion d’un agenda très complexe: planifier et confirmer les rendez-vous de façon proactive, garder en tête les échéances importantes, proposer certaines dates pour les événements à venir, etc.
• Organisation de déplacements
• Préparation et organisation de réunions internes et externes
• Préparation des dossiers nécessaires pour ces réunions
• Coordination des événements internes et externes en collaboration avec une collègue ainsi qu’avec d’autres départements
• Suivi des e-mails (les classer selon les priorités, en gérer certains directement, vérifier avec le Conseiller du Directeur à quelles invitations répondre, etc.)
• Gérer les appels entrants et traiter la correspondance
• Préparation de courriers (en réponse aux nombreuses invitations officielles reçues)
• Classement de tous les documents (classement manuel et électronique)
• Préparation ponctuelle de traductions
• Accueil des visiteurs (personnalités du monde politiques et des affaires) être la personne de contact pour des interlocuteurs internes et externes

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est bilingue français/néerlandais : l’un des 2 langues nationales doit être parfaitement maîtrisée à l’oral comme à l’écrit et la 2^ème doit être opérationnelle, au moins à l’oral. Une bonne maîtrise de l’anglais est également requise
• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc. mais les candidat(e)s non diplômé(e)s mais pouvant justifier d’une expérience équivalente sont aussi les bienvenus
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistanat, secrétariat, office management, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et en particulier MS Office (notamment Word et Outlook), CRM, base de données, etc.
• Qualités essentielles:
  • discrétion, savoir vivre, bonne éducation
  • très bonnes capacités de communication
  • précision et souci du détail
  • anticipation et réflexion
  • proactivité, capacité à anticiper les problèmes et à proposer des solutions
  • autonomie mais aussi très bon esprit d’équipe (collaboration étroite et quotidienne avec 1 collègue), capacité à interagir à tous niveaux
  • souplesse, flexibilité et débrouillardise
  • calme et posé(e), ouvert(e) à la critique constructive
  • intérêt sincère pour les tâches administratives

Offre et aspects pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Les bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très facilement accessibles en transport en commun (Gare Centrale)
• Un salaire selon vos compétences et votre expérience, avantages extralégaux tels que tickets restaurant, assurance groupe et remboursement des frais de transport
• Horaires: 38 heures/semaine, télétravail à hauteur de 2 jours/semaine
• Un travail avec beaucoup d’organisation et contacts de haut niveau
• Un environnement très stable, agréable et très respectueux

Our client is an international federation operating in the field of sustainable development. Their main mission is to offer a wide scope of services to their members, ranging from monitoring EU legislation developments to enhancing the exchange of best practice through the organisation of workshops and conferences. They are located in the city centre of Brussels and count +/- 100 staff.

They are today looking to recruit a Membership Development Manager.

Purpose of the job

• “Hunting” new members (85% of the role): to implement a strategic plan to acquire and retain members and create cross sell, upsell and new business opportunities. To increase the strategic member base
• To work alongside and report to the Head of Membership on strategy (15% of the role)

Main responsibilities will be:

• Developing the new membership recruitment strategy in Europe agreed with the Head of Membership
• Evaluating and measuring the progress on the business plan
• Analysing the market structure, main actors, evolution, business development initiatives and providing progress reports on activities to target
• Elaborating the business development action plan considering the region’s business development targets, monitoring it and reporting on the results
• Creating good relationships with potential members, members, and strategic members (including the attendance to trade fairs, conferences and exhibitions) and acting as one of the main contact points for all Europe
• Taking a role in the stewardship of the database to closely monitor members activities
• Relating to colleagues inside the team according to the company values and with care to ensure its sustainable performance. This mainly consists in volunteering guidance, co-operation, and support to colleagues, ensuring mutual development and well-being in the department
• Responsible to define and execute the business plan of the federation’s (market segmentation, growth approach, partnership, etc.)
• Responsible for the acquisition of members and development of the business activities by selling membership services
• Monitoring members, market, and competitor activity, and identifying new business opportunities in existing and new markets
• Ensuring a high-level handover to the federation’s staff whilst keeping a strong relationship with new members
• Supporting/coordinating with marketing unit the preparation and execution of mass marketing campaigns with robust segmentation to attract leads using traditional and digital mediums
• Establishing event-based triggers and monitoring engagement rates across nurturing campaigns
• Collaborating with different units across the federation to leverage activities/programs to ensure acquisition content is fresh and relevant
• Involving and supporting for membership renewals on relevant and needed cases
• Forecasting and pipelining by accurately recording all business opportunities generated
• Contributing to development of policy, pricing and processes for new membership, products and services and internal systems requirements
• Generating regular client insights from perspective of potential members to improve customer experience and the development of new products and service
• Ensuring retention by creating, coordinating and follow-up engagement focused activities.

The ideal candidate should have the following profile:

• A Bachelor/Master in a relevant field (such as Commercial Sciences, Economics, Marketing)
• Fluent English and French (spoken and written). A third language is an asset
• At least 3 to 5 years’ relevant international service sales experience in a B2B environment (designing and implementing a business development strategy)
• Proven track record in sales, negotiation skills, good understanding of sales and marketing tools
• Experience working to and exceeding targets
• Stakeholder management skills and commercial awareness
• Ability to perfume under some pressure
• Interpersonal skills, teamwork, and collaboration skills
• Problem solving skills
• Persistent and patient
• Good negotiation skills
• Strong communication skills
• Self-starter attitude
• Able to interact in a multi-cultural environment
• Excellent interpersonal and presentation skills
• Computer literate

Offer:

• Starting date: ASAP
• A permanent, full time contract
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers (€ 8,00), health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs, homeworking possibilities (at least 2 days/week)
• Location: the company is located in the city centre of Brussels and is reachable by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast-changing organisation and a truly multicultural environment
• The opportunity to work in an environment that truly makes a difference (sustainable development)

Notre client est un groupe qui offre des services et des solutions pour l’ingénierie des process industriels. Bien qu’ils emploient plus de 14,000 personnes dans le monde, ils ont su garder un esprit familial et leurs équipes travaillent de façon soudée. Leurs bureaux de Bruxelles sont localisés à Schaerbeek et comptent 85 personnes. Suite à une évolution interne, ils sont à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour intégrer leur Service clients (équipe de 3 personnes).

Objectif du poste :

Gérer les commandes des clients (B2B). Gérer tout le processus, de la réception de la commande jusqu’à la livraison et la facturation.

Être la personne de contact pour les communications liées aux commandes et assurer l’interface avec plusieurs services en Belgique et à l’international (Commercial, Logistique, Comptabilité) de façon à assurer un niveau de service client optimal.

Description de fonction :

• Vérifier les informations clients liées aux commandes : vérifier qu’elles sont complètes, vérifier les prix, les termes contractuels, etc.
• Gérer l’encodage des commandes dans SAP
• Créer et faire le suivi des bons de commande
• Envoyer la confirmation de la commande au client
• Assurer un suivi en cas de problématiques liées à la commande (qu’elles soient techniques, commerciales, logistiques, administratives, financières, etc.)
• Vérifier l’heure et la date de livraison avec les départements internes, les entrepôts et les usines situées à l’international (France, Allemagne, Suisse)
• Assurer un bon niveau de communication avec les clients concernant l’état d’avancement de la commande
• Gérer les commandes et effectuer des modifications si nécessaire
• Gérer le retour des livraisons défectueuses/erronées, etc.
• Gérer les notes de crédit/débit liées aux commandes
• Transmettre aux clients les documents relatifs aux commandes (formulaires officiels, etc.)
• Garder à jour l’administratif du département commandes
• Comprendre et faire en sorte que les KPI, les objectives et directives du département soient respectés
• Apporter un soutien aux activités de l’entrepôt, effectuer le back up
• Apporter un soutien au département finance au niveau des impayés (résoudre les retards de paiement)

Profil :

• Vous avez une expérience similaire de +/- 5 ans
• Vous avez une excellente connaissance du néerlandais et du français et une bonne connaissance de l’anglais ou de l’allemand
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et avec connaissez SAP ou un autre CRM
• Vous appréciez le fait de participer à une gestion des commandes fluide et efficace
• Vous êtes précis(e) et avez le souci du détail
• Vous pouvez aisément passer d’une tâche à l’autre et vous savez gérer le stress
• Vous avez de très bonnes qualités de communication et vous aimez avoir des contacts aussi bien locaux qu’à l’international (France, Suisse, Allemagne)
• Vous aimez participer à l’amélioration des procédures pour en améliorer l’efficacité
• Vous êtes orienté(e) clients et vous aimez solutionner les problèmes
• Vous savez travailler dans l’urgence
• Vous aimez faire partie d’une équipe mais appréciez de pouvoir faire preuve d’initiative
• Vous avez des qualités de leadership

Offre :

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet incluant des chèques repas (€ 8,00), des Eco-chèques, des assurances groupe et hospitalisation, possibilité de voiture de société ou d’un vélo électrique, un bonus discrétionnaire, le remboursement à 100% des frais de transport et 32 jours de congés annuels
• Horaires de travail : 40h00/semaine, 1 jour de télétravail/semaine
• Localisation : les bureaux sont basés à Schaerbeek et sont accessibles en transport en commun et en voiture. Place de parking à disposition
• L’opportunité de travailler dans un environnement à la fois très professionnel et humain, et qui promeut un bon équilibre vie privée-vie professionnelle !

Our client is a global provider of services and solutions for industrial process engineering. Although they employ over 14.000 employees worldwide, they have remained a family company which promotes a close-knit atmosphere between the teams. Their Brussels offices are located in Schaerbeek and gather 85 employees. Following an internal move, they are today looking to recruit a diligent individual for their Customer Service department (team of 3).

Purpose of the role:

Processing orders from customers (B2B). Managing the entire order flow, from receipt of the order from the customer to the delivery and invoicing of the customer.

Being the main customer interface for order-related communications and interacting with various (local and international) internal departments (Sales, Logistics, Accounting) in order to ensure the highest standard of customer service.

Job description:

• Verifying the customer order information: checking on completeness, prices, contract terms, etc.
• Handling the sales order entry (in SAP)
• Creating and following up purchase orders
• Sending the order confirmation to the customer
• Ensuring a follow up on order related issues: technical, commercial, logistical, administrative, financial, etc.
• Ensuring the order delivery time with internal departments, warehouses and plants abroad
• Maintaining the communication flow with customers on orders and status
• Monitoring of orders to ensure that necessary adjustments are taken care of
• Handling return shipment from customers
• Processing credit/debits relating to order processing
• Providing order related documentation (official transport forms.) to customers
• Keeping the administration within the order processing department up to date
• Understanding and ensuring that departmental KPIs, objectives and guidelines are followed
• Supporting and acting as back-up for the local warehouse activities
• Assisting finance in the resolution of payments issues by customers

Profile:

• You already have an experience of +/- 5 years in a customer service role
• You have an excellent knowledge of Dutch and French and a working knowledge of English or German
• You are computer literate and have experience in working with SAP or with a similar CRM
• You enjoy making sure that the entire sales order process runs smoothly and is successful
• You are accurate and pay attention to details
• You can switch easily between the different assignments and you stay motivated under pressure
• You like to think about how things can be done even more efficiently and better
• You are customer oriented and you like solving problems
• You have a sense of urgency when handling issues
• You enjoy being part of a team but you also have the drive to work on your own initiative
• You ideally have team management skills.

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: asap!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco-vouchers, health and group insurances, possibility of a company car or electrical bike, a yearly bonus, 100% reimbursement of transport costs, 32 holiday days
• Working hours: 40h00/week, 1 day of homeworking day/week
• Location: the offices are located in Schaerbeek and are easily accessible by public transport and by car. Parking possibilities
• The opportunity to work in a professional and human environment, which promotes a good work-life balance!