Notre client est un family office qui offre un service financier, juridique et fiscal mais également une expertise dans la gestion de biens mobiliers et immobiliers pour le compte de plusieurs fortunes privées. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles (quartier Louise). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) pour épauler l’un des chefs de famille, un entrepreneur de premier plan, siégeant aux conseils d’administration de plusieurs groupes aussi bien belges qu’internationaux.

Objectif du poste

Assister cet entrepreneur dans ses activités quotidiennes, aussi bien privées que professionnelles ; gérer l’administratif des différentes sociétés qu’il dirige, où au sein desquelles il siège ; coordonner ses déplacements privés et professionnels ; gestion d’agenda et organisation de réunions ; nombreux contacts internes et externes

Description de fonction

• Gestion d’agenda, organisation de réunions : organisation de rendez-vous professionnels et privés (médecin, banque, déjeuner privés, etc.), préparation des documents nécessaires pour ces rendez-vous
• Organisation de déplacements complexes en collaboration avec une agence de voyage
• S’assurer de la validité des papiers d’identité et passeports
• Gestion de nombreuses tâches administratives pour le compte des sociétés du directeur ainsi que pour celles dans lesquelles il détient un mandat
• Gestion du courrier et des courriels entrants, en assurer le suivi, envoi des courriels au destinataire
• Vérification des factures entrantes, envoi des factures au comptable externe, s’assurer qu’elles sont acquittées dans les délais
• Création et mises à jour de fichiers Excel (trésorerie, flux financiers, investissements, etc.)
• Être le premier contact pour les banques ; préparation et mise à jour de formulaires et documents, renvoi des documents dûment signés, suivi des délais et dates butoirs
• Payroll : envoi des informations au secrétariat social, s’assurer que les salaires des employés (3/4 personnes) sont versés à temps, envoi des documents de paye aux employés
• Scan, classement et archivage les documents
• Organisation d’événements privés (contacts avec les invités, organisation de voyages, réservations de restaurants, de salles, d’hôtels, coordination des aspects logistiques, etc.)
• Liaison avec des partenaires internes et externes (collègues, membres des familles dirigeantes, employés, membres des comités de direction, etc.)

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) détient un Bachelier pertinent (office management, langues, gestion, droit, communication, etc.)
• Vous êtes maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez un excellent niveau d’anglais ainsi qu’un niveau de néerlandais opérationnel. Une connaissance de l’espagnol est un plus
• Vous avez acquis une première expérience similaire de minimum 5 ans, idéalement dans un environnement corporate et dans le secteur financier
• Vous avez de bonnes compétences en informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.), de très bonnes compétences administratives ainsi qu’une réelle aisance avec les chiffres
• Présentation impeccable, courtoisie, et attitude positive
• Grand sens du service et volonté d’apporter un réel soutien
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux, diplomatie, beaucoup de discrétion
• Grand sens de l’organisation, capacité à établir des priorités
• Débrouillardise, créativité et proactivité
• Il s’agit d’une petite structure donc flexibilité et capacité à s’ajuster sont des qualités importantes

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement : dès que possible
• Salaire compétitif
• Localisation : les bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles (quartier Louise) et sont donc très accessibles en transport en commun. Possibilité de parking
• Horaires de travail : horaires réguliers du lundi au vendredi, le régime horaire précis et les possibilités de télétravail sont à discuter
• L’opportunité de faire partie d’une petite équipe bienveillante et de travailler dans un environnement de très haut niveau !

 

 

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour travailler au sein d’une équipe de +/- 10 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Au sein d’une équipe d’experts en transport, assurer le traitement des avis de sécurité journaliers et hebdomadaires et les diffuser auprès des techniciens concernés. Assurer le contrôle des événements liés à la sécurité du réseau par la ligne hiérarchique. Reporter directement au Manager du département (+/- 100 personnes en tout)

 Description de fonction

• Rechercher et collecter les avis journaliers et hebdomadaires liés à la sécurité et aux événements se produisant sur le réseau (dans diverses bases de données internes)
• Réceptionner et compiler les avis
• Les traduire du néerlandais vers le français et vice versa
• Diffuser ces avis aux techniciens concernés
• S’assurer de la bonne réception des avis par les techniciens
• Compléter et enregistrer les informations reçues sur le serveur
• Archiver l’ensemble des avis reçus et faire le bouclage quotidien
• Suivre la procédure en vigueur à la ligne et avec la plus grande rigueur (enjeux de sécurité)
• Être en contact constant avec les experts de l’équipe et avec le référent sécurité du service
• A terme : être le back up du (de la) Assistant(e) de l’équipe (collègue direct(e))

 Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études secondaires
• Vous maitrisez parfaitement le français et avez un niveau opérationnel en néerlandais (B2)
• Vous êtes extrêmement à l’aise sur les outils informatiques et avez une bonne capacité d’apprentissage à ce niveau-là (MS office, utilisation de base de données diverses)
• Vous possédez déjà une première expérience dans un rôle de support administratif et dans un domaine pertinent (par exemple : secteur réglementaire, juridique, contrôle qualité, certification, secteur industriel où de nombreuses procédures doivent être respectées, etc.)
• Vous êtes d’une rigueur et d’une fiabilité à toute épreuve car votre poste touche au domaine de la sécurité des voyageurs (contrôles aléatoires par le Manager plusieurs fois/an)
• Vous avez le sens de l’organisation et des priorités
• Vous êtes réactif(ve) et avez le sens des responsabilités
• Vous êtes un bon communicant et aimez le contact
• Vous avez un esprit investigateur et êtes capable d’avoir une bonne vue d’ensemble

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : 38h00/semaine
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour travailler au sein d’une équipe de +/- 10 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Au sein d’une équipe d’experts en transport, assurer le traitement des avis de sécurité journaliers et hebdomadaires et les diffuser auprès des techniciens concernés. Assurer le contrôle des événements liés à la sécurité du réseau par la ligne hiérarchique. Reporter directement au Manager du département (+/- 100 personnes en tout)

 Description de fonction

• Rechercher et collecter les avis journaliers et hebdomadaires liés à la sécurité et aux événements se produisant sur le réseau (dans diverses bases de données internes)
• Réceptionner et compiler les avis
• Les traduire du néerlandais vers le français et vice versa
• Diffuser ces avis aux techniciens concernés
• S’assurer de la bonne réception des avis par les techniciens
• Compléter et enregistrer les informations reçues sur le serveur
• Archiver l’ensemble des avis reçus et faire le bouclage quotidien
• Suivre la procédure en vigueur à la ligne et avec la plus grande rigueur (enjeux de sécurité)
• Être en contact constant avec les experts de l’équipe et avec le référent sécurité du service
• A terme : être le back up du (de la) Assistant(e) de l’équipe (collègue direct(e))

 Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études secondaires
• Vous maitrisez parfaitement le français et avez un niveau opérationnel en néerlandais (B2)
• Vous êtes extrêmement à l’aise sur les outils informatiques et avez une bonne capacité d’apprentissage à ce niveau-là (MS office, utilisation de base de données diverses)
• Vous possédez déjà une première expérience dans un rôle de support administratif et dans un domaine pertinent (par exemple : secteur réglementaire, juridique, contrôle qualité, certification, secteur industriel où de nombreuses procédures doivent être respectées, etc.)
• Vous êtes d’une rigueur et d’une fiabilité à toute épreuve car votre poste touche au domaine de la sécurité des voyageurs (contrôles aléatoires par le Manager plusieurs fois/an)
• Vous avez le sens de l’organisation et des priorités
• Vous êtes réactif(ve) et avez le sens des responsabilités
• Vous êtes un bon communicant et aimez le contact
• Vous avez un esprit investigateur et êtes capable d’avoir une bonne vue d’ensemble

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : 38h00/semaine
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Conseiller(ère) Clientèle pour rejoindre leur équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 50 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Vous êtes le point de contact pour une clientèle internationale : vous gérez les appels reçus par téléphone et faites en sorte de fournir aux clients (B2C) des réponses/solutions appropriées
• Vous gérez des requêtes émanant des clients en appliquant les standards qualité de l’entreprise
• Vous gérez la vente et l’après-vente des services aux clients
• Vous répondez efficacement à toutes les requêtes telles que demandes d’information ou plaintes et offrez une réponse adéquate
• Vous répondez ponctuellement aux requêtes reçues via d’autres médias (courriel, réseaux sociaux)
• Vous faites en sortes que les dossiers soient gérés dans les délais

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français et le néerlandais, et vous avez un niveau intermédiaire en anglais ou allemand
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de +/- 1 an dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous maîtrisez MS Office, un CRM et idéalement un outil de phoning
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et de bonnes compétences écrites
• Vous êtes naturellement à l’aise au téléphone
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous êtes calme et résistant(e) au stress, vous êtes à l’aise dans vos échanges avec les clients
• Vous savez travailler de façon autonome, savez gérer les priorités mais vous avez également un excellent esprit d’équipe
• Vous êtes positif(ve) et constructif(ve), vous aimez apprendre et vous développer professionnellement
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” de 8h00 (entre 7h30 et 22h30) et durant les week-ends (minimum 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Contrat : un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaires décalés, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 37 jours de congés annuels
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

 

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry.  They are currently recruiting a diligent Customer Relations Officer to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 50 people).  Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Job description

• being the focal point of contact for international customers (B2C): you reply promptly to their queries via phone in accordance with the company’s commercial politics & ethical/quality standards
• ensuring sales and after-sales service
• ensuring that an efficient and prompt service is offered to clients
• ensuring that files are handled in a timely manner
• responding efficiently to all queries such as information requests, complaints, and providing them an appropriate solution
• punctually handling requests received via other media (e-mail, social media, etc.)
• ensuring that files are handled in a timely manner

Profile

• You are fluent in 2 of the following languages (French, English, Dutch, German) and have an intermediate knowledge of a 3^rd one
• You have a first relevant experience of +/-1 year (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You are PC literate with a good knowledge of MS Office, CRM and a phoning tool
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have good writing skills
• You genuinely enjoy phone communication
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You are calm and stress resistant, you feel at ease when talking with customers
• You have the ability to work autonomously and to manage priorities but you are also genuinely team spirited
• You have a positive and dynamic work attitude, with good analytical abilities
• You are flexible in terms of working hours: working in shifts of 8 hours (between 7.30 am and 10.30 pm) and working during weekends (on average during 2 weekends/month) is not a problem for you

Offer

• Starting date: asap!
• Contract: a permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shifts/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 37 holidays
• Work organisation: possibility of homeworking several days/week
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company which is constantly evolving and within a fascinating sector!

Notre client est un leader européen du secteur du matériel pour sanitaires ainsi que dans les technologies d’installation. Ils ont une forte présence dans la plupart des pays européens et en Belgique ils emploient environ 60 personnes. Leurs bureaux belges se situent près de Bruxelles (aux environs de Meise). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Coordinateur(trice) service client pour travailler au sein d’un département de +/- 8 personnes

Objectif du poste

Vous travaillerez avec l’équipe marketing pour le développement et l’implantation d’actions commerciales afin d’attirer de nouveaux clients et de fidéliser les clients existants ; vous ferez le suivi de clients (potentiels) dans le CRM ; vous développerez des relations commerciales et vous participerez activement aux résultats de l’entreprise. Vous aurez également des contacts directs avec les clients dans le showroom

Description de fonction

Support commercial et marketing

• Apporter un soutien à l’équipe marketing (approcher de nouveaux clients, les inciter à acheter de nouveaux produits)
• Effectuer les remboursements et faire le suivi des différents programmes de fidélité
• S’assurer que les nouveaux clients et les clients existants reçoivent les informations correctes au niveau des produits, des processus, des promotions, etc.

Visite du showroom

• Planifier et organiser les visites du showroom pour certains clients (visites individuelles ou par petits groupes)
• Montrer à ces clients les différents produits et installations, leur donner des informations générales

Suivi des clients dans le CRM

• Contacter les partenaires internes et externes pour s’assurer que les informations du CRM sont correctes et à jour
• Ajouter les informations manquantes, corriger les erreurs, enregistrer les promotions, les actions commerciales et les campagnes commerciales
• Gérer et mettre à jour les différentes listes de clients

Support à la formation

• Apporter un soutien au Manager Formation au niveau de la planification, de l’organisation et du suivi des formations techniques
• Vérifier la disponibilité des salles de réunion, gérer les réservations et envoyer les confirmations
• A l’issue de chaque formation, s’assurer que tout est enregistré correctement (preuve de participation, remboursements, etc.)

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive et pourra évoluer au fil du temps. Il s’agit d’une création de poste, ainsi les responsabilités pourront évoluer en fonction des besoins de l’entreprise, mais aussi en fonction des compétences et des préférences de la personne. Il règne, au sein de ce département, une atmosphère positive et dynamique, dans laquelle chacun est valorisé et soutenu.

Profil

• Vous avez une attitude positive, le sens du service et êtes orienté(e) clients
• Vous avez idéalement un bachelor
• Vous avez idéalement une expérience dans un service clients ou vente interne, ou, à minima, une expérience qui vous a permis d’avoir de nombreux contacts clients
• Vous avez un excellent niveau de néerlandais (oral et écrit). Vous maîtrisez également l’anglais et le français. Une bonne connaissance de l’allemand est un plus
• Vous pouvez communiquer et interagir avec tout type d’interlocuteurs, vous avez de l’empathie et savez adapter votre style de communication en fonction du contexte
• Vous maitrisez MS Office et aimez vous familiariser avec de nouveaux logiciels. Une connaissance de SAP ou d’un autre CRM serait un avantage
• Vous êtes créatif(ve) et savez réfléchir d’une façon originale afin de trouver les bonnes solutions aux problèmes qui se présentent à vous
• Vous aimez travailler en équipe mais vous êtes également autonome et savez prendre des initiatives

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : à discuter
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux : tickets restaurant, assurances hospitalisation et groupe, GSM, ordinateur portable, horaires flexibles, 1 jour de télétravail/semaine, 32 jours de congé
• L’opportunité de travailler dans une société stable et saine, dans une atmosphère positive et au sein d’une entreprise qui offre la possibilité de développer ses compétences
• Il s’agit d’une création de poste qui offre de nombreuses responsabilités aussi diverses qu’intéressantes

RESUME DU POSTE

Assister une équipe d’avocats d’un cabinet d’avocats localisé dans le centre de Bruxelles (très accessible en transports en commun). Effectuer tout leur secrétariat dans un souci d’excellence : gestion de leurs agendas, de leurs déplacements, gestions des appels et des courriels, organiser les réunions et modifier les documents juridiques. Les langues de travail du département sont l’anglais et le français. Il s’agit d’un département où l’activité est intense, donc des qualités de précision, une bonne communication et une attitude proactive sont primordiaux.

DESCRIPTION DE POSTE

• Gestion d’agendas
• Organisation de voyages
• Organisation de réunions internes et externes, gestion et coordination des rendez-vous, s’assurer que les avocats aient tous les documents nécessaires pour leurs réunions
• Frappe et mise en page de toutes sortes de documents (conclusions, lettres, etc.)
• Ajustement de documents juridiques
• Organisation de séminaires et de présentations quand nécessaire
• Mise à jour de listes de contacts
• Prise de messages téléphoniques, transmission des messages, gestion des appels quand nécessaire
• Gestion des courriels entrants et du courrier
• Gestion du système de classement, création de nouveaux dossiers et archivage des anciens
• Accueillir et prendre soin des visiteurs
• Liaison avec le département Marketing concernant les outils promotionnels à disposition (brochures, etc.)
• Faire un état des lieux des tâches et projets en cours auprès des avocats
• Saisir les feuilles d’heures des avocats dans le système, préparer les factures et faire le suivi des paiements des clients
• Travailler en étroite collaboration avec les autres Assistant(e)s du département et assurer leur back up quand cela est nécessaire
• … et toutes autres tâches assignées par les avocats

PROFIL

• Anglais courant (à l’oral et à l’écrit), très bonne connaissance du français.
• Une première expérience dans un rôle d’Assistant(e) de direction. Une expérience préalable dans le secteur juridique ou dans le secteur du conseil est un réel avantage
• Excellentes compétences administratives et informatiques (MS Office, bases de données, CRM, services du « cloud »)
• Professionnalisme et capacité à interagir à tous niveaux
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer des projets et à travailler harmonieusement au sein d’une équipe
• Précision, ponctualité, organisation et sens de l’initiative
• Flexibilité, débrouillardise et résilience
• Personnalité positive, dynamique et coopérative

OFFRE

• Contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : le plus rapidement possible
• Salaire selon expérience
• Bénéfices : tickets restaurant (8,00€/jour), DKV, assurance groupe, remboursement total des frais de transport, possibilité de télétravail.
• Horaires : 9h00-17h30 (dépassements occasionnels).
• Entreprise très stable, environnement international, atmosphère de travail positive
• Une société pleinement engagée (à la fois au niveau éthique et financier) dans la promotion du développement durable, de la responsabilité sociale, de la diversité et de l’inclusion

SUMMARY OF THE ROLE

Assisting a team of lawyers (in an international law firm in the city centre of Brussels (easy access with public transport).  Providing high-quality administrative services, managing agendas and travels, handling incoming mail/telephone calls, arranging meetings and modifying documents. Working languages in the department are English and French.  It is a busy role and department so an accurate way of working, a good communication and a positive & proactive attitude are really important.

JOB DESCRIPTION

• Managing agendas
• Making travel arrangements
• Arranging meetings, both internal and external, and managing & coordinating appointment diaries, ensuring fee earners are well prepared for meetings
• Handling the layout of legal documents and letters
• Adjusting legal, client-related documents
• Organising seminars and presentations if applicable
• Keeping contact lists up to date
• Taking telephone messages, monitoring calls when appropriate
• Dealing with incoming emails and post
• Maintaining filing system, creating new files and archiving old files
• Welcoming and looking after visitors
• Liaising with Marketing department for appropriate up-to-date material
• Providing updates on the progress of a variety of matters
• Billing: inputting timesheets when applicable, preparing invoices and following-up on client payments
• Working in close collaboration with other assistants in the same department, backing up colleagues in other departments if and when necessary
• Any other task requested by the attorneys

PROFILE

• Fluency in English (oral and written), very good knowledge of French.
• Minimum 3 years of experience in a role as Management/Team Assistant. Previous experience in the legal sector or within professional services in general, is a strong asset.
• Strong administrative and IT skills (MS Office, CRM systems, online tools & databases/cloud services)
• A professional attitude and able to liaise with people at all levels
• Ability to work autonomously and manage projects with a constructive & cooperative team attitude
• An accurate, punctual and organised person with a good sense of initiative
• Flexible, resourceful and resilient
• Cheerful, dynamic and cooperative personality

OFFER

• Contract: permanent contract
• Starting date: asap
• Salary: depending on level of experience
• Benefits: luncheon vouchers (€8/day), DKV, group insurance, 100% reimbursement of public transport costs, home working possibilities
• Working hours: 9am-5.30pm with occasional overtime
• Stable and well-established company, truly international working environment, positive and dynamic working atmosphere!
• Company commits to and invests actively in Environmental Sustainability, Corporate Social Responsibility and Diversity & Inclusion

 

Our client is an international association in the field of medical research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels HQ gathers +/- 30 staff and is located in Woluwe.  They are today expanding and are looking for a diligent Communications Manager to work as part of their closely knit Communications Team.

Purpose of the role

To provide leadership with regard to the association’s communications and public relations needs; in collaboration with the other Communications Managers helping to formulate the association’s communications strategy and developing related content.

Job description:

• Working closely together with the whole Communications Team and other departments on specific projects (e.g. website, social media, Annual Report, journal, newsletters, press campaigns, etc.)
• Contributing to the development of the annual communications strategy in line with the overall vision, mission and objectives of the association; raising awareness about the association’s clinical trials and research programmes; optimising interactions and synergies with the communications units of the association’s members
• Watching trends in communication tools (tech-savvy) and implementing new ones in order to develop the association’s digital communication tools
• Using the latest communication technologies to make creative graphics, podcasts, videos, social media graphics, brochures, PowerPoint templates, etc. Working with Photoshop & InDesign, among others.
• Contributing to the development and updating of the association’s website and social media; participating in content creation, posting and page design (English, Dutch, French) while taking into account SEO/SEA & analytics
• Creating, writing, editing and proofreading various materials in a variety of styles; including scientifically accurate lay language, tailored to different audiences: web content, clinical trial descriptions, annual reports, brochures, press releases, and other documents (including also templates and slide presentations)
• Planning, preparing or supervising the preparation and dissemination of electronic and print newsletters and Annual Report; amongst other publications (flyers, trial descriptions, booth material, etc.)
• Helping to maintain the contacts database for mailings
• Participating in press and public relations campaigns and events, e.g. researches / drafting press releases, managing media lists and contact databases, conducting media monitoring using related tools, …
• Contributing to the promotion and achievement of a consistent style and message across internal and external communications
• Liaising with scientific and other units in the HQ to develop attractive and compelling communication materials
• Coordinating and overseeing the work of freelancers or vendors in connection with specific projects
• Performing a variety of general and specific administrative functions as well as other duties as assigned

Profile:

• You hold a Bachelor’s or Master’s degree in Communications, Marketing, Public Relations
• You have at least 3-5 years of professional experience in a position as Communications Manager or Communications Coordinator
• You have outstanding spoken and written skills in English, as well as a fluent level in Dutch or French
• You are a “tech-savvy” and particularly at ease with digital communication tools (social media platforms, media monitoring, websites, emailing, …)
• You are very comfortable with a wide variety of technical and creative software packages and are eager to learn new ones (CRM, iRaiser, Adobe Creative Cloud, Hootsuite, Canva, Mailchimp, Cision, InDesign, Photoshop, etc.)
• You are interested in scientific topics as well as in non-profit activities
• You are well organised and problem-solving oriented
• You have strong multitasking skills and you are able to re-prioritise if and when needed
• You are resourceful and creative, able to think out of the box
• You operate well within a diverse team, you have a flexible and consensual approach
• You have a strong sense of responsibility and ethics
• And, last but not least, you are a positive and enthusiastic individual who is eager to contribute to the success of a key international player in the field of medical research

Offer:

• Contract: a fixed-term contract of 1 year (full time), possibility to receive a permanent contract after 1 year
• Starting date: as soon as possible!
• Salary & benefits: a competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco vouchers (€ 250/year), health insurance, pension scheme, full reimbursement of transport costs, mobile phone, telework allowance, 26 holiday days
• Working hours: 38h00/week with homeworking possibilities (several days/week)
• Location: the offices are located in Woluwe and are accessible by public transport (metro/tram/bus) or by car (parking spots available)
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!

Our client is a European market leader in the field of sanitary equipment and installation technology.  They have a strong local presence in most of the European countries and in Belgium they employ +/- 60 people.  Their Belgian offices are located very close to Brussels (in the Meise area).  They are today looking to recruit a diligent Sales & Customer Relations Coordinator to work in their Customer Service/Inside Sales Department (+/- 8 people).

Purpose of the role:

As a Sales & Customer Relations Coordinator you will work alongside your marketing colleagues for the development and implementation of commercial actions to attract the attention of new and existing customers; you will follow-up on (potential) clients in the CRM system; you will build and maintain commercial relations with customers and you will contribute actively to the company’s turnover. You will also have face-to-face contacts with customers in our showroom.  Finally, you will support our Training Manager with the preparation and organisation of in-house trainings.

Job description:

Marketing/sales support

• You will support your marketing colleagues with the teasing/approaching of (potential) clients with the aim to attract/increase their interest in the various products of the company
• You will process cashbacks and you will follow-up on the different commercial loyalty programmes
• You will make sure that new and existing customers receive the correct information regarding products, process, promotions, etc.
• You will process new leads in the CRM system

Showroom visits

• You will plan and organise showroom visits for certain customers (1-1 and/or in small groups)
• You will show these customers the different products and installations in the showroom and give them some general information

Customer follow-up in the CRM system

• You will liaise with external and internal stakeholders to ensure that the information in the CRM system is correct and updated at all times
• You will add missing pieces of information; correct mistakes; register promotions, commercial actions and specific campaigns
• You will manage and update the different client lists

Training support

• You will support the Training & Education Manager with the planning, organisation and follow-up of technical trainings
• You will check the availabilities of the meeting rooms, handle the reservations and send out the necessary confirmations
• After each training you will make sure everything is correctly registered and processed (participation certificates, processing reimbursement, …)

This list of tasks is non-exhaustive and can evolve over time. It is a creation of a role within the company and, therefore, the tasks & responsibilities can be adjusted to the needs of the department/company, but, also to the competences/preferences of the newly recruited person.   Within the inside sales/customer service department (8 people) there is a very positive, dynamic and collaborative atmosphere where everyone is willing to lend a helping hand if and when necessary.

Profile:

• Do you have a positive mindset? Are you service minded and client oriented?   That is already a good start!
• It would be great if you would have a Bachelor degree
• Previous experience in an inside sales or customer service department is definitely a big plus. But, we are also open to receiving applications from candidates who have different types of working experience – as long as you have had jobs with aa lot of client contacts!
• You speak and write fluently in Dutch. You also have a good working knowledge of French and English.  Some knowledge of German can also be a plus but is not a necessity.
• You can communicate and interact smoothly with internal and external stakeholders, you have a lot of empathy and you can adjust your communication style to the context
• You have no problems working with MS Office and you enjoy getting familiar with new software/applications. A good knowledge of SAP or another CRM system would be a major advantage in this position.
• You are very service minded; you are able to think outside-the-box and to come up with creative solutions
• You enjoy working in team but you are also able to work autonomously and take initiatives

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: to be discussed
• A competitive salary
• Fringe benefits include luncheon vouchers, health insurance, group insurance, laptop, mobile phone, flexitime, 1 homeworking day/week, 32 holidays
• The opportunity to work in a stable and high-quality company which offers interesting learning opportunities and where you can work in a very positive atmosphere!
• This is a creation of a role with very diverse and challenging responsibilities. Are you are interested to know more, then do not hesitate to send us your application!  We will be more than happy to answer additional questions.