Notre client est un think tank à taille humaine (+/- 10 employés et un réseau de 25 experts travaillant au sein d’universités réputées). Il propose des analyses et des recommandations de politique en matière de régulation européenne (secteurs technologique, énergétique, télécom, média et mobilité). Ses 50+ membres proviennent d’organisations internationales, d’autorités de régulation et d’universités européennes, américaines et chinoises. Leurs bureaux se trouvent près du Bois de la Cambre et est donc accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) Responsable de la Communication.

Objectif du poste

Concevoir et implanter une stratégie de communication efficace afin d’augmenter la visibilité du think tank et donc de maximiser son impact en Europe et au-delà. Gérer une petite équipe en charge de l’organisation d’événements. Reporter au Directeur Général.

Description de fonction

• Développer et gérer tout le contenu, format, la stratégie à mettre en œuvre et les activités afin d’assurer un impact maximal des programmes en cours, rapports et évènements
• Développer, gérer et implanter la stratégie de communication, ce-incluant de nombreuses activités en ligne et en présentiel
• Assurer que ces activités soient organisées à un rythme soutenu, incluant des événements en ligne et hybrides, une présence sur les réseaux sociaux, des relations avec les médias, etc.
• Gérer la communication corporate afin de positionner la société en tant que think tank de référence dans son domaine
• Renforcer et développer des relations à long terme avec des rédactions et des journalistes (travaillant pour des médias locaux, nationaux et internationaux) organiser des entretiens avec eux et le management ou les experts, préparer des communiqués de presse, des blogs, des éditoriaux, etc.
• Gérer toutes les activités de communication liées au lancement des projets de recherche et des activités
  • Impliquer les experts et les collègues afin de définir les objectifs et les messages-clé
  • Superviser la préparation des événements au cours desquels les travaux de recherche sont présentés
  • Préparer les messages-clé et superviser la préparation des outils de communication (texte pour le site internet, communiqués de presse, infographie, vidéos, contenu pour les réseaux sociaux)
  • Réaliser des campagnes au cours desquelles vous conseillez les équipes concernant l’utilisation des outils de communication tout en les impliquant dans les actions concrètes
• Coacher une petite équipe, vérifier la qualité de ce qu’elle produit au niveau du contenu et aussi en ce qui concerne les outils utilisés (site internet, réseaux sociaux, événements, communication interne)
• Développer un contenu digital innovant sur différents média (en ligne et réseaux sociaux)
• Gérer la production de tout le matériel de communication ce-incluant des rapports, compte-rendu, briefings, blogs, vidéos, newsletters, rapports annuels, etc.
• Superviser le développement, la promotion et la réalisation d’événements VIP avec des Commissaires européens, des députés européens, des chefs d’entreprise, des membres de comités de direction, etc.
• Gérer et développer l’identité corporate de la société, s’assurer que l’image de la marque est constante dans tous les outils de communications utilisés. Établir des standards en la matière, de façon à assurer la cohérence des messages envers les tiers
• Vérifier et revoir régulièrement le processus de communication en fonction de l’évolution du contexte autour de think tank

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou Master pertinent (Communication, Langue, etc.)
• Vous avez 5 à 10 ans d’expérience réussie dans un rôle similaire, c’est-à-dire un rôle dans lequel vous avez défini et conduit une stratégie de communication ainsi que des programmes de communication et de préférence dans un environnement proche (association européenne, ONG, think tank, lobby, etc.)
• Vous avez une expérience significative dans les relations presse et avez un carnet d’adresse de journalistes pertinents
• Vous avez de l’expérience dans la gestion d’équipe
• Vous avez un excellent niveau d’anglais oral et écrit (C2) et un niveau opérationnel en français
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment la communication en ligne
• Vous pouvez comprendre des sujets économiques ou juridiques complexes, identifier les messages-clé et les traduire en une communication efficace
• Vous êtes créatif(ve)
• Vous avez un excellent relationnel et savez interagir à tous les niveaux
• Vous avez de grandes qualités de communication et êtes concis(e) dans votre communication orale et écrite
• Vous êtes rigoureux(se), avez le souci du détail, êtes exigeant envers vous-même et envers votre équipe
• Vous êtes dynamique et débrouillard(e), positif, doté(e) d’un esprit d’entrepreneur, ambitieux(se), orienté(e) solutions et résultats et résilient(e)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Un contrat à temps plein
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€7,00), une assurance hospitalisation, 20 jours de congés/an
• Horaires : 38h00/semaine
• Organisation du travail : le poste s’effectue en présentiel. Possibilité de télétravail à hauteur de 1 jour/semaine
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel et intellectuellement stimulant au sein de très beaux locaux !

Our client is a leading global Executive Search Firm.    Their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Receptionist/Administrative Assistant.

Job description:

Your tasks and responsibilities will include:

• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing to a meeting room and announcing them appropriately
• Booking conference rooms and ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided
• Preparing the meeting rooms (including IT/audio-visual equipment, setting up Skype/ Facetime/video conference meetings if necessary)
• Ordering and coordinating lunches & catering
• Ordering kitchen supplies for the office & the meeting rooms
• Ordering taxis and express courier
• Receiving, sorting and distributing daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Manage smooth functioning of office environment (e.g. changing water tanks, filling copier, changing cartridges, etc.)
• Updating internal telephone list
• Performing other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, collating, faxing, etc.
• Making sure the reception and client area are constantly professional looking
• Supporting the projects teams by creating and updating candidates and client profiles in the CRM/Database
• Supporting/backing up the Personal Assistants on administrative tasks (agenda management, meeting and travel arrangements) – if and when necessary
• Answering applicants by email
• Offering support with the sending of mailings and the follow-up of invitations for marketing events
• Assisting with the organisation of client or staff events

Profile:

• You are fluent in Dutch, English and French
• You possess ideally already 1-4 years of experience (or more) in a similar role – preferably in a similar environment (service sector)
• You are able to represent the company in a professional way, you can communicate & interact effectively with different stakeholders (candidates, clients, suppliers, internal staff)
• You are able to maintain confidential information and you have the ability to field phone calls with enthusiasm, professionalism, tact, common sense and persistency
• You show an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are organised and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are proactive & solution oriented
• You are a good team player and you have a flexible attitude

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• Possibility to evolve over time towards an Executive Assistant/Project Coordinator role !
• International and very dynamic working environment with room for initiative
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

 

 

 

Our client is an internationally known though, human-sized think tank (+/- 10 staff in the secretariat plus 25 networked, senior academics) providing original analyses and policy recommendations on the regulation of the tech, media, telecom, energy and mobility sectors. Its 50+ prestigious membership list includes global corporations, regulation authorities and universities from Europe, the US and China. Its offices are located close to the Bois de la Cambre/Ter Kameren and are therefore easily accessible by public transport. The organisation is experiencing a significant growth a diligent Executive Assistant to team up with the Executive Assistant/PA to the General Director. This is a newly created position!

Purpose of the role

The Executive Assistant works alongside the Executive Assistant/PA to the General Director and assists her in her daily tasks and responsibilities. He/She reports to the Executive Assistant/PA to the General Director.

Job description:

• Handling, analysing, and dispatching the incoming mail
• Handling incoming phone calls, welcoming visitors in the office
• Handling incoming contracts, submitting them for signature by the General Director
• Following up the file associated to each contract (follow up by e-mail, phone, etc.)
• Handling invoicing duties: preparing the outgoing invoices (using Word), inputting them into an Excel spread sheet
• Checking and updating the cash flow situation in Excel
• Managing the diary of the General Director (using Outlook)
• Organising meetings and business trips (mostly in Europe)
• Providing support to the other Managers when needed
• Participating in the organisation of weekly events taking place in Brussels: sending invitations, preparing lists of participants, etc.
• Liaising with high profile partners (Keynote speakers such as EU Commissioners or influential political or business figures)
• Performing facilities and office management duties: liaising with the landlord, ordering office supplies, liaising with IT/telecom companies

Profile:

• The ideal candidate has 5-10 years’ experience in an Executive Assistant role
• You have an excellent level of English (spoken and written) as it is the working language and have a working knowledge of French
• You possess very good skills on MS Office
• You have an excellent business presentation and can represent the organisation in front of third parts
• You have excellent communication and interpersonal skills and can operate in a rather formal environment
• You are extremely precise, rigorous, organised, with a genuine eye for detail
• You are stress resistant and reliable
• You are a very good team player (as you will be working with and report to the Executive Assistant/PA to the General Director)
• You also are very diplomatic and discrete
• You are flexible and a genuine all rounder
• You thrive on offering a first-class service to your internal clients (and primarily to the General Director)

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€7,00), health insurance, 20 holiday days
• Working hours: 38 hours/week
• Working schedule: the person will be based in the office, possibility of 1 day of homeworking/week
• The opportunity to work in a quality oriented and intellectually stimulating environment in very nice offices!
• This is a newly created position and as such its content could develop in time

 

Notre client est un think tank à taille humaine (+/- 10 employés et un réseau de 25 experts travaillant au sein d’universités réputées). Il propose des analyses et des recommandations de politique en matière de régulation européenne (secteurs technologique, énergétique, télécom, média et mobilité). Ses 50+ membres proviennent d’organisations internationales, d’autorités de régulation et d’universités européennes, américaines et chinoises. Leurs bureaux se trouvent près du Bois de la Cambre et est donc accessible en transports en commun. Ils connaissent actuellement une croissance importante et sont à la recherche d’un(e) nouveau(elle) assistant(e) de direction pour épauler l’Assistante de direction/Assistante personnelle du Directeur Général.

Objectif du poste

L’Assistant(e) de direction travaille en binôme avec l’Assistante de direction/Assistante personnelle du Directeur Général et l’assiste au niveau de ses tâches quotidiennes. Elle/Il reporte à l’Assistante de direction/Assistante personnelle du Directeur Général.

Description de fonction :

• Réceptionner, traiter et distribuer le courrier
• Gérer les appels téléphoniques entrants, accueillir les visiteurs
• Gérer les contrats entrants, les soumettre pour signature auprès du Directeur Général
• Faire le suivi du dossier associé à chaque contrat (suivi par e-mail, téléphone, etc.)
• Gérer la facturation : préparer les factures (dans Word), les encoder dans un tableur Excel
• Vérifier et faire le suivi de la trésorerie dans Excel
• Gérer l’agenda du Directeur Général (via Outlook)
• Organiser ses réunions et voyages (principalement en Europe)
• Apporter un soutien administratif aux autres Managers
• Participer à l’organisation de réunions hebdomadaires à Bruxelles : envoyer les invitations, préparer la liste des participants, etc.
• Communiquer avec des interlocuteurs de très haut niveau (des Commissaires européens, des personnalités importantes venant de la politique ou du monde des affaires, etc.)
• Effectuer des tâches d’office management et de gestion du bâtiment (contact avec les fournisseurs, commandes de fournitures de bureau, contacts avec la copropriété, avec la société de maintenance informatique, avec la société de téléphonie, etc.)

Profil :

• Le(a) candidat(e) idéal(e) a 5 à 10 ans d’expérience réussie en tant qu’Assistant(e) de direction
• Vous avez un excellent niveau d’anglais oral et écrit (car c’est la langue de travail) ainsi qu’un très bon niveau de français
• Vous maîtrisez MS Office
• Vous avez une excellente présentation, une très bonne élocution et du savoir vivre
• Vous avez de très bonnes capacités de communication, un très bon relationnel et êtes à l’aise dans un environnement assez formel
• Vous faites preuve de beaucoup de précision, de rigueur, d’organisation avec un vrai souci du détail
• Vous savez résister au stress et êtes très fiable
• Vous êtes doté(e) d’un très bon esprit d’équipe (travail en binôme et report vers l’Assistante personnelle du DG)
• Vous avez beaucoup de diplomatie et de discrétion
• Vous êtes flexible et multitâches
• Vous êtes soucieux(se) d’offrir un service de grande qualité à vos clients internes et en particulier au Directeur Général

Offre : 

• Un contrat à durée indéterminée
• Un contrat à temps plein
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€7,00), une assurance hospitalisation, 20 jours de congés/an
• Horaires : 38h00/semaine
• Organisation du travail : le poste s’effectue en présentiel. Possibilité de télétravail à hauteur de 1 jour/semaine
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel et intellectuellement stimulant au sein de très beaux locaux !
• Il s’agit d’une création de poste ce qui signifie que le contenu pourra évoluer dans le temps

Notre client est un think tank à taille humaine (+/- 10 employés et un réseau de 25 experts travaillant au sein d’universités réputées). Il propose des analyses et des recommandations en matière de politique européenne (secteurs technologique, énergétique, télécom, média et mobilité). Ses 50+ membres proviennent d’organisations internationales, d’autorités de régulation et d’universités européennes, américaines et chinoises. Leurs bureaux se trouvent à Ixelles et sont donc accessibles en transports en commun. Ils connaissent actuellement une croissance importante et sont à la recherche d’un(e) Responsable Finance, RH & Administration pour renforcer leur équipe. Il s’agit d’une création de fonction pour un(e) Manager polyvalent(e), dynamique et orienté(e) résultat !

Objectif du poste

Visant à soutenir les objectifs stratégiques et opérationnels du think tank, les attributions du/de la responsable HR, Finance & Administration consisteront en ordre principal à développer, à mettre en œuvre et à régulièrement adapter quand c’est nécessaire, les politiques, processus et actions concrètes liés à la gestion des ressources humaines, aux finances et à l’administration du think tank.  Ce cadre supérieur opèrera en accord avec le Directeur Général, auquel il/elle rapportera. Il/elle bénéficiera évidemment d’une marge de manœuvre à la mesure de ses responsabilités et de la confiance dont il/elle sera investie.

Axes de responsabilités principaux 

• RH : gérer l’administration du personnel, être la personne de contact pour tout ce qui concerne les RH, améliorer les procédures, en créer de nouvelles si nécessaire de façon à toujours être en ordre au niveau de le législation sociale (cette démarche visera aussi à contribuer au développement d’une culture RH), superviser le cycle de vie de l’employé(e) (ce incluant, les évaluations, les formations, le développement de carrière, etc.)
• Finance : préparation du budget annuel, création et implantation de mécanismes de contrôle des coûts
• Administration : superviser toutes les activités administratives, améliorer et développer les processus internes, gérer les relations avec les équipes des membres et avec les fournisseurs, coordination générale des activités et programmes de l’organisation

Ce think tank est une petite structure et ce poste comprend un grand nombre de tâches opérationnelles et demandes ad hoc, il est donc essentiel de pouvoir faire preuve de flexibilité et d’esprit pratique.

Description de fonction :

Activités RH

• Rédiger les descriptions de fonction/fiches de poste
• Définir les stratégies en matière de recrutement et en gérer les processus (le cas échéant avec des partenaires externes)
• Être la personne de contact pour les équipes pour tout ce qui concerne les RH, répondre à leurs questions
• Gérer l’administration du personnel (ex : effectuer le payroll en collaboration avec le secrétariat social, préparation des contrats de travail, etc.)
• Développer des procédures d’évaluation, de formation et de développement des carrières
• Développer une culture RH : par exemple, proposer des activités pour les équipes (repas, sorties, etc.), développer des procédures afin d’être en conformité avec les exigences juridiques (hygiène et sécurité du lieu de travail, règlement du travail, politique de télétravail, etc.)

Responsabilités administratives

• Gérer les contrats de collaboration entrants émanant de membres potentiels
• Préparer les contrats
• Clarifier certains points juridiques avec des cabinets d’avocats
• Gérer et développer des procédures administratives générales, s’assurer qu’elles sont correctement respectées par les équipes

Responsabilités financières

• Assister le Directeur Général dans la préparation du budget annuel
• Analyser les coûts, proposer des mesures de réduction de coûts quand cela est possible
• Préparer les documents comptables pour le Comptable externe (en collaboration avec les Assistant(e)s de Direction)
• Négocier avec les fournisseurs, rationaliser/améliorer les procédures d’achat

Profil :

• La personne idéale a environ 10 ans d’expérience réussie dans un rôle similaire (Office Manager, Responsable des Opérations, Responsable de l’Administration, etc.) et dans un environnement proche (think tank, cabinet de lobbying, cabinet de conseil en affaires publiques, association professionnelle de petite taille ou de taille moyenne)
• Vous êtes titulaire dun bachelier pertinent (gestion, finance, droit)
• Vous avez un excellent niveau d’anglais et de français (oral et écrit)
• Vous avez de très bonnes compétences sur MS Office (Word, Excel & Outlook)
• Vous avez une très bonne communication et de réelles qualités de contact
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez le souci du détail
• Vous savez être force de proposition et savez faire des suggestions pertinentes afin d’améliorer les processus existants et de créer de nouvelles procédures lorsque c’est nécessaire
• Vous êtes multitâches et êtes doté(e) d’un bon esprit pratique
• Vous savez convaincre et êtes orienté(e) solution
• Vous travaillez dur, vous aimez vous fixer et atteindre vos objectifs et par là-même contribuer au développement de la structure

 Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Ce poste est également ouvert à une personne sous statut d’indépendant/freelance
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif et un package d’avantages extra-légaux
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel et intellectuellement stimulant au sein de très beaux locaux !
• Il s’agit d’une création de poste ce qui signifie que le contenu pourra évoluer dans le temps

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe-Saint-Lambert et comptent +/-40 employés., Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour le département Philanthropie (4 personnes). Il s’agit d’une création de poste !

Objectif du poste

Apporter un soutien aux membres de l’équipe Philanthropie, gérer les tâches administratives et de logistique au travers d’un large éventail d’activités telles que des événements, réunions et contacts divers (VIP, partenaires et sympathisants). Contribuer au développement d’un environnement de travail bienveillant et sain. Assurer une organisation efficace et performante, un suivi logistique rigoureux, ce qui contribue à améliorer la qualité et l’évolution des activités de collecte de fonds.

Description de fonction :

• Gérer la logistique autour des activités internes telles que des réunions
• Assister la Manager Philanthropie & Événements au niveau de la logistique (mailing, invitations, recherche de salles, équipement requis, traiteur, cadeaux pour les participants, etc.)
• Apporter un soutien administratif aux autres membres de l’équipe selon leurs besoins
• Faire le suivi avec les fournisseurs, les partenaires et les ambassadeurs de l’association
• Aider à la gestion du CRM et d’autres base de données et/ou outils en ligne
• Gérer le webshop, iRaiser (ou des outils similaires), faire le suivi des activités financières (entrées/sorties)
• Accueillir et guider les visiteurs, en duo avec la Coordinatrice du bureau
• Gérer le retour de courriers et effectuer les corrections nécessaires (mise à jour des adresses, corrections des fautes de frappes, etc. dans le CRM), s’occuper de tout type de correspondance et en faire le suivi (courrier classique, mailing, coursiers, etc.)
• Veiller à renouveler les abonnements et souscriptions
• Participer à des réunions internes avec l’équipe, et externes avec les sponsors, ambassadeurs, etc.
• Gérer les demandes ad hoc émanant de l’équipe

Profil :

• Vous maitrisez parfaitement, soit le français, soit le néerlandais, soit l’anglais et avez une connaissance opérationnelle des 2 autres langues
• Vous avez au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente
• Vos compétences IT sont très développées (MS office, Mailchimp, CRM, Zoom, Teams, softphones) et vous apprenez facilement de nouveaux systèmes
• Vous êtes extrêmement organisé(e) et avez le souci du détail
• Vous avez idéalement un intérêt et/ou une expérience dans une organisation caritative
• Vous savez établir des priorités, êtes multitâches, savez anticiper et respecter les délais
• Vous avez un excellent esprit d’équipe, aimez travailler au sein d’une équipe internationale dans laquelle règne un esprit de collaboration
• Vous travaillez de façon autonome et avec un minimum de supervision
• Vous appréciez de travailler dans le secteur non marchand et vous partagez les valeurs associées à ce secteur (ouverture d’esprit, forte éthique)
• Vous possédez un permis B

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extra légaux : tickets restaurant (€8,00), assurance hospitalisation (payée à 100% par l’employeur), assurance groupe, remboursement intégral des frais de transport, abonnement GSM, ordinateur portable, place de parking, télétravail, 26 jours de congés annuels
• Horaires : 38h00/semaine, horaires réguliers, des dépassements horaires ponctuels sont à prévoir (lors d’événements) mais seront récupérés
• Localisation : les bureaux sont localisés à Woluwe-Saint-Lambert (près du Cora). Bien qu’ils soient accessibles en transport en commun, il est plus aisé de les rejoindre avec un véhicule personnel (place de parking)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence !
• L’opportunité de travailler au sein d’une structure qui fait avancer la recherche grâce à des pratiques innovantes
• Il s’agit d’une création de fonction donc le contenu du poste pourra évoluer avec le temps !

Our client is an international association in the field of medical research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gathers +/- 40 staff and is located in Woluwe-Saint-Lambert. They are today looking for a diligent Administrator to work as part of their closely knit Philanthropy Team (4 people). This is a newly created position!

Purpose of the role

To support the Philanthropy Team and to handle their administrative and logistical tasks across a wide variety of activities, including meetings, events and contacts with VIPs, partners and supporters. To contribute to a pleasant and safe working environment, ensuring high levels of organizational effectiveness and efficiency, proactively ensuring proper and timely administrative and logistical follow up, thus improving the quality and evolution of the organisation’s overall fundraising activity.

Job description

• Managing logistics for in-house activities such as meetings
• Assisting the Philanthropy Events Manager with events logistics (mailing lists, invitations, venue search, on-site equipment, catering, goodie bags, …)
• Providing administrative support for other philanthropy team members as needed
• Liaising with the association’s suppliers, partners, sponsors and ambassadors
• Helping managing the CRM and other databases and IT tools used
• Managing the webshop, iRaiser (or similar tools), and following-up on banking activity
• Welcoming and guiding visitors in collaboration with the company’s Office Coordinator/Receptionist
• Managing returned postal mail and related issues (e.g. in CRM updates change of address, spelling corrections, etc.), taking care of and tracks of all types of mail (postal, mailing, courier, shipping)
• Keeping the department’s professional memberships and subscriptions updates
• Participating in internal meetings with the team and in external meetings with sponsors, ambassadors, etc.
• Managing ad-hoc requests from the team

Profile

• You are fluent in either French, Dutch or English and have an operational knowledge of the other 2 languages
• You have at least 5 years of relevant experience
• You are IT savvy and easily find your way around various tools (MS Office, Mailchimp, CRM, Zoom, Teams, softphones, etc.)
• You have strong organizational skills and a real eye for detail
• You ideally have a genuine interest and./or volunteer experience in the charitable sector
• You are able to prioritise, to multitask, to anticipate and to meet deadlines
• You are an excellent team player, are eager to work in a collaborative, international and diverse team
• You are also able to work independently with minimal supervision
• You value the fact of working for the not for profit sector and you share the values associated to this field (open mindedness, strong ethics
• You own a clean driving licence

Offer

• Contract: a permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• Salary & benefits: a competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, Eco vouchers, health insurance, pension scheme, full reimbursement of public transport costs, cell phone, laptop, parking facilities, homeworking possibilities, 26 holidays/year
• Working hours: 38h/week, some flexibility will be required in order to attend punctual events in the evenings (but overtime will be recuperated)
• Location: the offices are located in Woluwe-Saint-Lambert (close to the Cora). Although they are accessible by public transport, they are more easily reachable with a personal vehicle (parking space available)
• A stimulating working environment and an organisation which genuinely makes a difference!
• The opportunity to contribute to innovative, practice-changing medical research!
• This is a newly created role and as such its content could develop in time

 

Notre client est un courtier en assurance à haute valeur ajoutée. En tant que spécialiste du secteur, ils offrent des solutions sur mesure avec le souci permanent de la satisfaction client. Leurs activités s’adressent principalement aux entreprises et ils sont notamment actifs dans les domaines suivants : incendie, auto, RC, Cyber Risques, Tous risques chantiers, D&O, Accidents du travail et Transport.  Ayant démarré leurs activités il y a 4 ans, ils ont déjà une équipe de 6 personnes et sont toujours en croissance. Ainsi, dans le cadre d’une création de poste, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui les rejoindra en tant que Team Manager. Leurs bureaux sont localisés à Kraainem.

Objectif du poste :

Gérer le quotidien de la structure ; coacher et soutenir l’équipe et notamment les 2 gestionnaires de dossier ; répondre à leurs questions et leur offrir votre expertise en matière d’assurances ; effectuer des tâches opérationnelles telles que le suivi de dossiers clients

Description de fonction :

 Supervision & coaching de l’équipe de Gestionnaires

• Organiser le département administratif afin que les dossiers clients, les sinistres et la gestion du courrier entrant soient en permanence à jour
• Mettre en place des procédures et contrôler leur application par l’équipe
• Coacher et soutenir les collaborateurs et collaboratrices dans leurs tâches
• Participer à la formation des collaborateurs et collaboratrices

Partie opérationnelle

• Être en contact avec les clients (B2B) afin de gérer les problèmes plus pointus et servir de relais aux Commerciaux
• Faire le suivi de dossiers clients complexes et escalader les problématiques sensibles au Management

Office Management

• Gérer l’administration RH : préparation des salaires en collaboration avec le secrétariat social
• Comptabilité : suivi des encaissements, tenue de l‘échéancier, classement du courrier comptable et des factures, préparation des dossiers comptables de clôtures trimestrielles

Profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor en Assurances ou éventuellement en droit
• Vous avez une expérience significative (5 à 10 ans) dans une compagnie d’assurance ou chez un courtier
• Vous maitrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez idéalement une bonne assez connaissance du néerlandais
• Vous maîtrisez les outils informatiques et avez idéalement une connaissance de Brio
• Vous avez une expérience dans la gestion d’équipe et êtes un leader reconnu
• Vous êtes à l’écoute et dotée d’empathie, de pédagogie et de fermeté quand nécessaire
• Vous aimez concevoir et implanter des procédures visant à améliorer la productivité et la qualité du service offert aux clients
• Vous êtes structuré(e), précis(e) et capable de garder une bonne vision générale des dossiers en cours et des besoins de la structure
• Vous êtes polyvalent(e) et flexible (au niveau des tâches), ce qui est essentiel dans une petite structure et dans le cadre d’une création de poste (le contenu sera probablement amené à évoluer avec le temps)

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra légaux : assurances groupe et hospitalisation, chèques repas (€6,50), Eco chèques (€ 250/an), GSM, 25 jours de congés annuels
• Horaires : 37h30/semaine. Possibilité de commencer entre 7h30 et 9h00 et de terminer entre 15h30 et 17h00
• Localisation : les bureaux sont localisés à Kraainem et sont accessibles en voiture, en métro, tram et bus. Facilités de parking
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation en pleine expansion !
• Il s’agit d’une création de poste, ce qui permettra à la future recrue de faire évoluer le rôle selon ses compétences et ses aspirations

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe et comptent +/-40 employés. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) HR Manager expérimenté(e).

Objectif du poste

 Développer et implanter une stratégie RH, accompagnée de ses procédures et processus ; superviser et gérer les activités du département RH ; coacher l’équipe du département. Vous travaillerez au sein d’une équipe de 4 personnes et vous reporterez au Directeur financier.

 Description de fonction :

Stratégie RH

• Développer une stratégie RH ainsi que des politiques et procédures nécessaires, en consultation avec le management
• Développer et implanter un planning d’acquisition et de développement des ressources et des talents
• Développer les indicateurs et dessiner les contours des processus RH qui aident l’organisation à atteindre ses objectifs
• Être en contact et reporter au Directeur financier, à la Secrétaire générale et à son adjointe

Gestion de l’équipe RH

• Être la principale source d’expertise RH au sein de l’organisation
• Gérer, former et coacher l’équipe RH (Manager Recrutement & Formation, Assistant(e) Payroll et Administration, Coordinatrice du bureau)
• S’assurer que l’équipe RH travaille de façon harmonisée et efficace

Activités RH, administration et conformité

• Superviser toutes les activités RH, en gérer certaines directement : évaluations, recrutements, prises de poste, gestion des performances, payroll, politique salariale, formation et développement des compétences, etc. S’assurer que toutes les activités et toutes les procédures sont conformes aux exigences légales
• Initiez et conduire les pratiques et les objectifs RH dans le but de développer une culture centrée sur l’humain et dotée d’une forte éthique mettant l’accent sur l’impartialité, la responsabilisation, la productivité et la réalisation des objectifs
• En partenariat avec le management, coordonner l’implantation des services, politiques et programmes centrés sur les besoins des collaborateurs et des collaboratrices
• Lorsque cela est nécessaire, et pour obtenir un éclairage juridique sur des problématiques et projets RH sensibles, être en contact avec des cabinets d’avocats
• Faire office de HR Business Partner pour les différents Managers : être à l’écoute de leurs besoins et les conseiller au niveau de problématiques RH qu’ils peuvent rencontrer

Profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou d’un Master
• Vous avez déjà une expérience réussie de +/- 10 ans acquise dans un rôle similaire (HR Business Partner, Manager RH, etc.)
• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais et le français (oral et écrit). La connaissance du néerlandais est un plus
• Vous avez une excellente connaissance de la législation sociale belge
• Vous maîtrisez MS Office, êtes familier(ère) avec les systèmes RH informatiques (HRIS) et avec un logiciel de paye
• Vous avez une expérience et une bonne connaissance des règles, méthodologies et procédures liées à la gestion RH
• Vous avez une personnalité intègre, un grand sens des responsabilités et un professionnalisme exemplaire
• Vous savez travailler de façon précise, discrète et efficace, notamment lorsqu’il s’agit de gérer un grand volume d’informations et de documents RH très confidentiels
• Vous avez un esprit d’équipe, le sens du contact et un esprit analytique
• Vous aimez les échanges avec les autres, savez interagir à tous les niveaux et vous avez de très bonnes capacités de communication
• Vous avez la capacité et la flexibilité nécessaires pour vous adapter à un environnement multiculturel où se côtoient des personnes venant d’horizons très différents (aussi bien linguistiques, culturels qu’au niveau de leurs formations)

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée de 38h00/semaine (horaires flexibles et possibilité de télétravail)
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra légaux incluant chèques repas (€8,00), Eco-chèques (€ 250,00/an), assurance hospitalisation (intégralement payée par l’employeur), assurance groupe, remboursement partiel des frais de transport, GSM, ordinateur portable, 26 jours de congés annuels, horaires flexibles, etc.
• Les bureaux sont localisés à Woluwe Saint Lambert (près du Cora).  Bien qu’ils soient accessibles en bus, leur accès est néanmoins plus aisé avec un véhicule personnel (place de parking prévue)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence !

Our client is an international association in the field of cancer research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gathers +/- 40 staff and is located in Woluwe. They are today looking to recruit an experienced HR Manager.

 Purpose of the role:

Developing and implementing an HR strategy, policies & procedures; overseeing & managing daily HR activities; mentoring the HR team.  You will be working as part of a team of 4 and you will be reporting to the Finance Director.

Job description: 

HR Strategic Planning

• Developing an HR strategy, policies and procedures in consultation with the organisation’s management
• Developing and implementing resource planning
• Developing and streamlining all HR processes and metrics which support the achievement of the organisation’s objectives
• Liaising with and reporting to Finance Director, CEO and Deputy CEO

HR Team Management

• Acting as primary source of HR knowledge & expertise within the organisation
• Managing, training and mentoring the HR team (Recruitment & Training Manager, Payroll & Data Administration Assistant, Office Coordinator)
• Ensuring that the HR team is working in a harmonised, efficient and consistent manner

HR activities, administration and compliance

• Overseeing all and managing some of the daily HR activities: assessments, recruitment, onboarding, performance management, payroll operations, compensation & benefits, training & development, etc. Making sure all activities & procedures are compliant with the HR legal requirements.
• Initiating and leading HR practices and objectives which will provide an employee-oriented, high-quality culture and with an emphasis on fairness, empowerment, productivity and goal attainment
• Coordinating the implementation of people-related services, policies and programmes in consultation with the organisation’s management
• If and when needed, liaising with external legal counsel on specific HR issues and projects which require legal interpretation
• Acting as an HR Business Partner for the Line Managers: listening to their needs and advising them on specific HR issues

Profile requirements:

• Relevant Bachelor or Master Degree
• You have already gained +/- 10 years of experience in a similar role (e.g. HR Business Partner, HR Manager, …)
• You are perfectly fluent in English and French (written and spoken). Knowledge of Dutch can be an asset.
• You have a strong knowledge of Belgian social legislation
• Proficiency in MS Office, familiarity with Human Resources Information Systems (HRIS) and payroll software
• Experience with and good knowledge of methodologies, regulations and procedures related to HR Management
• You operate with a high level of integrity, sense of responsibility and professionalism
• You know how to process accurately, discretely and efficiently a high volume of sensitive and confidential HR related documents and correspondence
• You are a team player; you combine strong people skills with an analytical mindset
• You genuinely enjoy interacting with people at all levels in the organisation; you have very good verbal and written communication skills
• Capability and flexibility to adapt yourself in a multicultural environment and to respect differences between people from diverse backgrounds (linguistically, culturally, education wise, etc.)

Offer:

• A permanent contract
• A full-time contract, 38h/week with flexible working hours and homeworking possibilities
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco-chèqyes (€250/year), health insurance (fully paid by the employer), group insurance, partial reimbursement of transport costs, cell phone, laptop, 26 holiday days, flexible work practices, etc.
• Location: the offices are located in Woluwe (close to the Cora). Although they are accessible by bus, they are more easily reachable with a personal vehicle (parking space)
• The opportunity to work in a very stimulating environment and to join a people-oriented organisation which genuinely makes a difference in the world!