Notre client est un groupe international très réputé. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour travailler au sein d’une équipe de 2 personnes dont le rôle est d’assister le Comité de direction. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

En collaboration avec une autre Assistante de direction, vous serez en charge d’assurer un secrétariat de haut niveau pour le Comité de direction (10 Directeurs).

Job description

• Vous gérez l’ensemble des tâches logistiques et organisationnelles des Directeurs et Directrices afin de les soulager de toutes les problématiques administratives
• Vous gérez les agendas et organisez voyages et réunions, vous anticipez les incompatibilités et incohérences des agendas
• Vous gérez le courrier entrant et faites en sorte qu’il soit traité dans les délais impartis
• Vous gérez le courrier sortant dans les délais impartis
• Vous gérez les appels entrants et y répondez directement le cas échéant
• Vous organisez régulièrement des réunions et événements et prenez en charge la logistique qui y est associée
• Vous gérez les dépenses effectuées via les cartes de crédit et en assurez le suivi
• Vous réservez voyages et hôtels et centralisez les coûts
• Vous préparez les notes de frais (sous Excel) et effectuez les réconciliations (grâce aux reçus) afin de préparer la comptabilité mensuelle
• Quand nécessaire, vous contrôlez et approuvez les dépenses de certains départements et vous pouvez être la personne de contact pour les petites dépenses de plusieurs services
• Vous centralisez, répertoriez et éditez les autorisations de voyages des VIP
• Vous justifiez et répertoriez les déplacements des Directeurs et Directrices expatrié(e)s afin de respecter les règles des législations belge et française
• Vous enregistrez les plaintes clients adressées à la Direction Générale et vous vous assurez de l’envoi de la réponse afin de contribuer à la satisfaction des clients
• Vous répertoriez le planning d’astreinte des Directeurs et Directrices et vous enregistrez les changements éventuels
• Vous travaillez en binôme avec une autre Assistante de direction

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Secrétariat/Office Management/Langues
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit), avez un très bon niveau d’anglais et un niveau opérationnel en néerlandais
• Vous justifiez d’une expérience réussie de +/- 5 ans dans une fonction similaire (Assistanat de direction d’une équipe)
• Vous avez une très bonne connaissance de MS Office (Word, Excel)
• Vous êtes très organisé(e) et multitâche
• Vous avez une très bonne résistance au stress et restez calme sous la pression
• Vous pouvez communiquer et interagir à tous les niveaux
• Vous avez le sens du service client
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, ce qui est essentiel pour bien fonctionner avec une collègue directe. Néanmoins, vous savez également faire preuve d’autonomie
• Vous êtes positif(ve) et aimez travailler dans un environnement collaboratif
• Vous avez un bon niveau de dynamisme et savez être force de proposition

Our client is a well-established and renowned international group.  They are currently recruiting a diligent Executive Assistant to work as part of a team of 2 and whose role will be to assist the Board of Directors. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Purpose of the role

Together with 1 other Executive Assistant you will be in charge of providing first class secretarial support to the Board of Directors (10 Executives).

Job description

• You handle all the logistics and organisational tasks of the Directors in order to relieve them from administrative issues
• You manage their diaries and organise meetings and business trips, you anticipate possible issues and incompatibilities between the diaries
• You handle and manage the incoming mail and ensure that appropriate answers are given within a correct timeframe
• You handle outgoing mail and ensure that it is sent on time
• You handle and screen incoming calls and provide an answer whenever possible
• You regularly organise meetings and events and take care of the logistics of these events
• You manage the credit card expenses and ensure a follow up of the costs
• You book hotels and transports and centralise the costs
• You prepare the expense notes (in Excel) and reconcile the amounts against the receipts received, in order to prepare the monthly accounting
• You control and approve a department’s invoices when needed, you can be asked to be the contact person for the small expenditures of various departments
• You gather, list and edit VIP travel authorisations
• You account for and list the business trips of the Directors per compliance with the French and Belgian legislations
• You prepare the Directors’ on call schedules and register changes when they occur
• You team up with another Executive Assistant

Profile

• You ideally hold a Bachelor in Secretarial Studies/Office Management/Languages
• You are a fluent in French (spoken and written), you have a very good knowledge of English and an operational knowledge of Dutch
• You already have +/- 5 years’ experience in a similar role (Executive Assistant to a team)
• You have a very good knowledge of MS Office (Word, Excel)
• You are well organised and can multitask
• You are stress resistant and stay calm under pressure
• You can communicate and interact at all levels and are service and customer minded
• You have a genuinely good team spirit, as you will be working as part of a team of 2. However, you can work autonomously as well
• You are a positive individual who enjoys working in a collaborative way
• You have a good level of dynamism and dare to make relevant suggestions
• You are extremely discrete as you will have access to very confidential information

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent and full-time employment contract
• Working hours: 38h00/week
• A competitive salary with luncheon vouchers (€8,00/day), 100% reimbursement of transport costs, Eco cheques, health and group insurances, numerous benefits in kind, a discretionary bonus, additional holiday days
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

Notre client est une société réputée dans le secteur des services financiers. Leurs équipes d’experts sont basées à Bruxelles, Londres, Luxembourg, Milan Hambourg, Hong Kong et New York. Leur siège belge est localisé dans le centre de Bruxelles où ils emploient environ 40 personnes. En tant que spécialistes de leur secteur, ils proposent des services juridiques et financiers de très haut niveau à leurs clients. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour le bureau.

Objectif du poste :

Apporter un soutien administratif aux cadres de l’entreprise, coordonner les agendas et les réunions, gérer la réception, faire en sorte que le bureau fonctionne de façon optimale.

Description de fonction :

• Accueillir clients et visiteurs
• Gérer les salles de réunion (réservation, équipement, collations, etc.)
• Gérer les e-mails et les appels entrants et sortants, gérer le courrier entrant et sortant
• Réceptionner les commandes, faire le suivi avec les services de livraison
• Faire le suivi avec les fournisseurs, commander du matériel et des fournitures de bureau
• Organiser les appels et les réunions de l’équipe
• Apporter un soutien administratif et logistique aux membres seniors de l’équipe : gestion de leurs agendas, confirmation de réunions, organisation et coordination de réunions
• Support administratif général : classer, scanner, photocopier toutes sortes de documents, mise à jour de base de données et autres systèmes, préparer et éditer des documents/rapports/présentations, encodage de données, vérifier la qualité des documents produits, etc.
• Gérer les demandes ad-hoc de l’équipe
• Collaborer avec des collègues des autres bureaux

Profil :

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Management, Office Management, Langues, etc.
• Vous possédez au moins une première expérience (minimum 2-3 ans) acquise dans un rôle administratif (cela peut avoir été au cours d’un stage ou d’un job étudiant)
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais ou le français (oral et écrit) et avez un très bon niveau dans la 2^ème langue nationale. Vous avez également un excellent niveau d’anglais (oral et écrit)
• Vous maitrisez les outils informatiques (suite Office, Adobe) et vous avez idéalement déjà travaillé avec plusieurs CRM et outils en ligne
• Vous avez de très bonnes compétences interpersonnelles et de communication
• Vous êtes doué(e) d’une grande faculté d’écoute et avez un sens du service développé
• Vous êtes rigoureux(euse) et précis(e) et avez le sens du détail
• Vous êtes résilient(e) et capable de vous adapter au changement
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solution et doté(e) de bon sens
• Vous vous sentez à l’aise au sein d’une petite structure où votre côté « caméléon » sera essentiel

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif avec un package complet d’avantages extralégaux tels que des tickets restaurant, des assurances hospitalisation et groupe, un bonus annuel, un GSM, un PC, la possibilité de télétravail après la période d’intégration, etc.
• Horaires : 38h00/semaine
• Localisation : la société est localisée dans le centre-ville de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun
• L’opportunité de rejoindre une équipe réellement multiculturelle et dynamique
• Une société où règne un esprit familial et qui vous permettra de vous développer professionnellement

 

 

Our client is a high-quality and well-established company active in financial services.   Their team of experts is based in Brussels, London, Luxembourg, Milan, Hamburg, Hong Kong and New York.   Their Belgian HQ is located in the centre of Brussels and they count +/- 40 employees.  As an acknowledged specialist in their field, they propose financial and legal services to their clients with the aim to offer them a premium service. They are today recruiting a diligent Administrative/Office Assistant.

Purpose of the role

Offer administrative support to senior team members, coordinate meetings and agendas, manage the reception, ensure the smooth running of the Brussels office.

Job description:

• Welcoming clients and visitors
• Taking care of the meeting rooms (booking, equipment & supplies, …)
• Handling incoming calls & emails, taking care of incoming & outgoing mail
• Receiving deliveries, liaising with delivery services
• Liaising with suppliers, ordering new office supplies & equipment
• Organising calls and meetings for the team
• Offering administrative and logistical support to senior team members: agenda management, confirmation of appointments, organisation and coordination of meetings
• General administrative support: copying/filing/scanning of documents, updating systems and databases, preparing and editing documents/reports/presentations, data input, handling quality checks of documents, etc.
• Handling ad-hoc requests of the team in Brussels
• Collaborating with team members across various offices

Profile:

• You ideally hold a Bachelor in Office Management, Languages, etc. or you are equivalent by experience
• You ideally have a first experience of 2-3 years in an administrative position (but we are also willing to consider candidates who have only done relevant traineeships and/or student jobs)
• You have an excellent knowledge of French or Dutch with a very good level of the second national language. You also have a good level in English
• You are computer literate: you have a good knowledge of Outlook Word, Excel, PowerPoint, Adobe, … you ideally have worked already with various on-line tools & CRM systems.
• You have a strong communication skills, you enjoy interacting with different stakeholders
• You have outstanding listening skills and a strong sense of service
• You are rigorous & precise and you work with a genuine eye for detail
• You are resilient and able to adjust to changing circumstances
• You are proactive and solution oriented, you always apply common sense
• You are comfortable working in a small structure where being an all-rounder with very good multi-tasking skills is essential

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• An attractive salary and a very complete benefits package including group and health insurances, luncheon vouchers, bonus system, mobile phone, PC, some home working possibilities after the integration period, etc.
• Working hours: 38h/week
• Location: centre of Brussels (easy access by train if you come from outside of Brussels)
• The opportunity to join a dynamic & truly multicultural team of top professionals!
• Company where you will feel immediately part of the family and where you will have the possibility to further develop yourself!

Our client is a high-quality and well-established company active in financial services.   Their team of experts is based in Brussels, London, Luxembourg, Milan, Hamburg, Hong Kong and New York.   Their Belgian HQ is located in the centre of Brussels and they count +/- 40 employees.  As an acknowledged specialist in their field, they propose financial and legal services to their clients with the aim to offer them a premium service. They are today recruiting a diligent individual to join them as Client Case Officer/Back-Office Assistant.

Purpose of the role

To manage client files, to perform calculations in Excel, to be the linchpin between clients and internal experts. Together with 2 colleagues, to manage the back-office administration of files while maintaining an ongoing and closely knit client relationship.

Job description:

• Following up on client files
• Gathering the necessary data, documents and information from clients
• Structuring and managing client data in Excel
• Performing (complex) calculations in Excel
• Collaborating closely with financial and legal experts based in the Brussels office and with team members across various offices
• Handing the administrative follow up of the ongoing files
• Liaising with clients regarding their file, handling their requests, answering their questions, keeping them informed about the different steps of the process (mainly via email)
• Archiving relevant documents, updating client data

Profile:

• You ideally hold a Bachelor in Management, Office Management, Languages, etc.
• You have already acquired a first experience (minimum 2-3 years) in a back-office role, ideally in the finance/banking/insurance sector. Previous experience in the legal sector can also be a plus.
• You have an excellent knowledge of Dutch (spoken and written) with a very good level of French and English.
• You are computer literate, you have a very good knowledge of Outlook Word, Excel (!) and various on-line/internet tools.
• You have an analytical mind, you enjoy working with numbers and you are able to apply common sense
• You are rigorous & precise and you work with a genuine eye for detail
• Thanks to your excellent organisational skills, you know how to establish priorities and work efficiently towards deadlines
• You are resilient and able to adjust to changing circumstances
• You have a good emotional intelligence, outstanding listening skills and a strong sense of service
• You are proactive, tenacious and you are keen to achieve your set targets
• You are autonomous but also team minded
• You are comfortable working in a small structure where being an all-rounder with very good multi-tasking skills is essential

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• An attractive salary and a very complete benefits package including group and health insurances, luncheon vouchers, bonus system, mobile phone, PC, home working possibilities, etc.
• Working hours: 38h/week, possibility to work from home during 2 days/week
• Location: centre of Brussels (easy access by train if you come from outside of Brussels)
• The opportunity to join a dynamic & truly multicultural team of top professionals!
• Company where you will feel immediately part of the family and where you will have the possibility to further develop yourself!

 

 

 

Notre client est une société réputée dans le secteur des services financiers. Leurs équipes d’experts sont basées à Bruxelles, Londres, Luxembourg, Milan Hambourg, Hong Kong et New York. Leur siège belge est localisé dans le contre de Bruxelles où ils emploient environ 40 personnes. En tant que spécialistes de leur secteur, ils proposent des services juridiques et financiers de très haut niveau à leurs clients. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Gestionnaire back office.

Objectif du poste:

Gérer les dossiers des clients, effectuer des calculs sur Excel, être le point de contact entre clients et experts internes. Avec 2 autres collègues, gérer l’administration du back office tout en maintenant une relation de proximité avec les clients.

Description de fonction:

• Faire le suivi des dossiers clients
• Réunir les données nécessaires, les documents et les informations des clients
• Structurer et gérer les données clients dans Excel
• Réaliser des calculs (complexes) dans Excel
• Collaborer étroitement avec les experts juridiques et financiers basés à Bruxelles et avec des collègues d’autres bureaux
• Gérer le suivi administratif des dossiers en cours
• Être en contact avec les clients concernant leur dossier, gérer leurs requêtes, répondre à leurs questions, les tenir informés des différentes étapes de la procédure (principalement via e-mail)
• Archiver les documents pertinents, mettre à jour les données des clients

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Management, Office Management, Langues, etc.
• Vous possédez au moins une première expérience (minimum 2-3 ans) acquise dans un rôle de back office, idéalement dans le secteur financier/bancaire. Une expérience dans le secteur juridique est aussi un plus
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais (oral et écrit) et avez un très bon niveau en français et en anglais
• Vous maitrisez les outils informatiques et avez une très bonne connaissance de Outlook, Word, Excel (!) et d’internet en général
• Vous avez un esprit analytique, êtes doté(e) de bon sens et vous aimez travaillez avec des chiffres
• Vous êtes rigoureux(euse) et précis(e) et avez le sens du détail
• Grâce à vos excellentes capacités organisationnelles, vous savez établir les priorités et respecter les délais
• Vous êtes résilient(e) et capable de vous adapter au changement
• Vous êtes doté(e) d’intelligence émotionnelle, avez une très bonne écoute et le sens du service
• Vous êtes proactif(ve), tenace et vous atteignez les objectifs fixés
• Vous êtes autonome mais vous aimez également travailler au sein d’une équipe
• Vous vous sentez à l’aise au sein d’une petite structure où votre côté « caméléon » sera essentiel

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif avec un package complet d’avantages extralégaux tels que des tickets restaurant, des assurances hospitalisation et groupe, un bonus annuel, un GSM, un PC, la possibilité de télétravail, etc.
• Horaires : 38h00/semaine, possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours/semaine
• Localisation: la société est localisée dans le centre-ville de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun
• L’opportunité de rejoindre une équipe réellement multiculturelle et dynamique
• Une société où règne un esprit familial et qui vous permettra de vous développer professionnellement

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Chargé(e) de recrutement et de formation pour rejoindre le département Ressources Humaines. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 140 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.  Il s’agit d’une création de poste.

Missions principales du poste

• Assurer la gestion opérationnelle, le suivi et l’exécution de l’ensemble du processus de recrutement
• Assurer un soutien dans la définition et la mise en pratique de la politique de formation et de développement
• Contribuer au développement d’une expérience de prise de fonction des nouveaux collaborateurs qui corresponde aux valeurs de l’entreprise
• Reporter à la HR Business Partner et travailler au sein d’une équipe de 3-4 personnes

Description de fonction

Recrutement

• Mettre en œuvre les processus de recrutement
• Mettre en place une stratégie afin d’attirer de bons profils pour les postes à pourvoir
• Identifier les besoins du business et proposer une stratégie de recrutement efficace
• Rédiger, traduire et publier des annonces de recrutement sur les canaux appropriés
• Faire le screening des CVs entrants et les entretiens avec les candidats sélectionnés
• Mettre à jour le reporting sur la progression de la sélection sur les recrutements en cours
• Assurer le suivi des coûts de recrutement en fonction du budget disponible
• Assurer le suivi avec les agences et cabinets de recrutement : offre de collaboration, facturation, etc.

Formation

• Apporter un soutien à l’implantation du plan de formation linguistique du personnel
• Suivre et mettre en œuvre le plan de formation
• Réaliser et suivre le calendrier de formations en collaboration avec les partenaires internes et externes
• Assurer la gestion opérationnelle en matière de développement en collaboration avec les partenaires externes : organisation des formations (invitations, salles, catering), suivi de la facturation, signature des bons de commande, etc.
• Assurer le reporting des demandes de formations et celui des résultats obtenus
• Réaliser et faire le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec les formations

Suivi de la prise de fonction

• Assurer le suivi administratif des candidat(e)s sélectionné(e)s
• Communiquer toutes les informations nécessaires à l’embauche des candidat(e)s sélectionné(e)s au pôles HR
• Mettre en pratique le processus d’intégration depuis l’embauche jusqu’à l’arrivée effective de la nouvelle recrue en collaboration avec les acteurs impliqués
• Mettre en pratique la politique d’on-boarding
• Contribuer à la réflexion autour de la mise en place et de l’amélioration du processus d’on-boarding

Profil

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou Master pertinent en Ressources Humaines, Droit, Management, etc.
• Vous justifiez de minimum 3 à 5 ans d’expérience réussie en recrutement
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais et le français (C1 minimum à l’oral et à l’écrit) et avez une connaissance professionnelle de l’anglais (B2 minimum)
• Vous maîtrisez MS office
• Vous êtes passionné(e) par l’humain
• Vous possédez des très bonnes capacités d’analyse, une très bonne logique et du bon sens
• Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et créatif(ve)
• Vous êtes un(e) excellent(e) communicateur(trice) et travailler dans un esprit de collaboration
• Vous êtes orienté(e) clients et aimez offrir un service de qualité
• Vous êtes autonome mais le travail en équipe est clé pour vous
• Vous êtes flexible et vous arrivez à vous adapter à un environnement en constante évolution

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant, Eco-chèques, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, plusieurs jours de congés annuels supplémentaires
• Localisation : la société est localisée dans le centre-ville de Bruxelles et est donc très facilement accessible en train, métro, bus et tram
• Horaires : 38h00/semaine, télétravail possible (au moins 3 jours/semaine)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the travel industry.  They are currently recruiting a diligent HR Staffing Officer to join their HR department. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 140 people. This is a newly created position.

Objectives of the role

• Ensuring the operational management, follow up and execution of the recruitment process
• Ensuring a support in the conception and implementation of the training and development policy
• Contributing to the development of a successful onboarding experience for the new recruits, in line with the company values
• Reporting to the HR Business Partner and being part of a team of 3-4

Job description

Recruitment

• Implementing the company recruitment processes
• Implementing a strategy with a view to attract suitable profiles for the open vacancies
• Identifying the business needs and proposing an efficient recruitment strategy
• Writing, translating and publishing recruitment adverts on suitable channels
• Screening CVs, interviewing selected candidates
• Updating the reporting (recruitment and selection progress report)
• Ensuring the follow up of the recruitment costs according to the available budget
• Ensuring the follow up with interim agencies and recruitment firms: collaboration proposals, invoicing, etc.

Training

• Providing a support to the implementation of the language training programmes
• Following up and implementing the training plan
• Creating and following up the training schedule, together with internal and external partners
• Ensuring the operational management of the career development policy, in partnership with external partners: organising the training sessions (invitations, training rooms, catering, etc.), following up the invoicing, signing purchase orders, etc.
• Ensuring the reporting on training requests and results obtained
• Preparing and doing the follow up of the satisfaction surveys linked to the training sessions

Follow up of the on-boarding

• Ensuring the administrative follow up of selected candidates
• Communicating all the selected candidate information to HR
• Implementing the induction process from the hiring until the effective arriving of the new recruit, in collaboration with stakeholders
• Implementing the onboarding policy
• Contributing to the brainstorming around the implementation and improvement of the onboarding process

Profile

• You hold a relevant Bachelor or Master in HR, Law, Business Management, etc.
• You possess at least 3 to 5 years’ experience in recruitment
• You are perfectly fluent in Dutch and French (C1 minimum – spoken and written) and have a working knowledge of English (B2 minimum)
• You are proficient on MS Office
• You are a people’s person
• You are analytical, logical and you apply common sense
• You are organised, proactive and can think outside the box
• You have excellent communications skills and you value collaboration
• You are client minded and seek to offer a high level of service
• You are autonomous but value teamwork
• You are flexible and able to adjust to an ever-changing work environment 

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent and full-time contract
• A competitive salary with a comprehensive benefits package including luncheon vouchers, eco-vouchers, group and health insurances, numerous benefits in kind, extra holiday days
• Location: the company is located in the centre of Brussels and is therefore very easily accessible by public transport
• Hours: the working hours are 38 hours/week, homeworking possibility (at least 3 days/week)
• A truly international and multicultural working environment, in a fast-developing company!

Our client is a global law firm with offices worldwide.  For their human-sized office in Brussels they are currently recruiting a talented Business Development and Marketing Manager.

Purpose of the job :

You will be joining an enthusiastic team of BD & Marketing professionals located in different offices in Europe and in the US.  You will develop and implement a Marketing and Business Development strategy for the Brussels office; you will be supporting the Brussels’ lawyers on various Marketing & BD initiatives and activities, on reporting & research tasks and on key client activity.   You will report to the European BD & Marketing Manager based in London and to the Chief Marketing Officer based in Washington.   In Brussels, you will work closely together with a Marketing Assistant.

Job description:

General

• In consultation with Marketing Department Representatives from the London and the DC offices develop and implement marketing and business development strategy and individual targeted initiatives to support the lawyers in the Brussels office
• Assist the Brussels lawyers with pitches, speeches, webinars and seminars, research, PR, meetings, and other activities connected with business development
• Foster a marketing and business development culture in the Brussels office

Document management and correspondence

• Preparing RFP responses, client pitch materials & client presentations
• Drafting, distributing and following-up on press releases
• Producing electronic and/or print communications and projects; such as emails, newsletters, brochures and related documents and presentations
• Mass mailings of targeted newsletters, invitations, and following-up on correspondence
• Liaising with other offices of the firm to produce marketing materials
• Designing and modifying marketing materials using Word, PowerPoint and InDesign
• Developing and maintaining the Brussels Style Guide; copy-edit all marketing communications and documents for print and/or electronic publication

Web development and maintenance

• Development and maintenance of Intranet + website content, including announcements
• Updating of attorney bios, and modifications as necessary
• Drafting new attorney announcements and bios
• Coordinating internal & firm-wide announcements for non-attorney new joiners
• Coordinating updates to marketing databases (alumni, proposal, Experience Manager, etc.)
• Advising on and coordinating social media initiatives within the Brussels office and in conjunction with other offices

Research, planning and intelligence

• Conducting market and client research; presenting quarterly reports on competing firms in Brussels market
• Working with Business Development Managers to synthesise intelligence from market research, attorney activities and marketing department news to identify opportunities
• Monitoring media for office coverage and coordinating website/Intranet announcements
• Identifying conference opportunities; maintaining public calendar of events for Brussels office
• Assisting Accounting with managing the Marketing Budget to inform planning for marketing activities
• Assisting with the implementation of strategic marketing and BD plans

Internal meetings and presentations

• Organising, leading and participating in regular Brussels marketing lunch meetings
• Participating in regular project-related meetings in Brussels and departmental meetings with other offices
• Presenting marketing status reports to attorneys and supervisor

Legal directories

• Managing office relationships with legal directories
• Drafting directory submissions related to Brussels-based practices and assisting with preparation of non-Brussels submissions that are connected to the Brussels lawyers. Finalising and delivering office submissions to legal directories and coordinating interviews & follow-up actions.

Events and training

• Assisting with the planning and execution of events; including conferences, webinars and
• Searching for and listing useful conferences.
• Assisting with all preparatory and follow-up activities and correspondence
• Coordinating marketing-related training opportunities for attorneys and staff

Please note that this list of responsibilities is non exhaustive and that you may be asked to complete other duties as required.

Profile:

• Relevant Bachelor or Master Degree (e.g. Business Management, Marketing, …)
• Excellent command of English (oral & written), knowledge of French and/or Dutch can be an asset
• Excellent written, editing and verbal communication skills
• Minimum 5-7 years of experience in Business Development/Marketing, preferably in a professional services/partnership environment (legal, management consulting, Big 4, …)
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Able to act as an ambassador by being professional in outlook, attitude and appearance
• Ability to work to short requests and project deadlines in a non-directive environment, prioritising tasks where appropriate and ensuring complete ‘follow through’ on operational issues
• Methodical approach to work with a strong focus on accuracy; flexible, detail oriented and quality focused
• A willingness to learn, be adaptable and comfortable with changing priorities
• Can demonstrate initiative and the ability to be proactive, anticipating needs
• Able to exhibit a positive attitude, interact effectively at all levels and establish effective working relationships across regional & practices lines; good team player
• Able to think strategically and to demonstrate strong project management skills
• Trustworthy with sensitive and confidential information, able to exercise tact and diplomacy in an organisational setting

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Ecocheques, health insurance, group insurance, 100% reimbursement of transport costs or a free parking spot, 2 homeworking days/week
• A really varied & challenging role for someone who is passionate about Marketing and Business Development
• A truly international and diverse working environment with a very open company culture

 

 

Our client is a high profile, human-sized organisation (7staff) providing expert advice and consulting in the field of regulations for companies operating on the EU market. Their members include influential Academics and universities, regulation authorities and private companies. Their offices are located close to the Bois de la Cambre/Ter Kameren and are therefore accessible by public transport. They are today recruiting an Administrative Assistant to support their teams of experts/consultants. This is a newly created role.

Job description:

Project Administration (50%-60% of the role)

• Assisting in the daily administrative tasks of the digital, energy and mobility teams
• Diary management, organising project meetings
• Handling the coordination with the project participants (staff and academics from various universities in Europe) and stakeholders
• Preparing, editing and filing project documents, contracts, etc.

Event organising (40%-50% of the role)

• Assisting in the organisation of high-profile private and public events
• Participating the organisation of online, hybrid and physical events
• Liaising with participants and speakers
• Supporting with the registration process
• Completing events logistics such as coordinating the catering, room booking and travel arrangements (especially for the Keynote Speaker and VIP participants)

Database management (10% of the role)

• Supporting internal and external communication work
• Maintaining a clean and updated stakeholder database: inputting new members, updating addresses and contacts details, etc.
• Liaising with the Secretariat and Academic staff for the updating of the database

Profile:

• The ideal candidate holds a relevant bachelor (Office Management, Languages, Communication, etc.)
•  You are perfectly fluent In English orally and in writing (C1 minimum). A knowledge of another EU language is an asset
• You have+/- 2-3 years’ experience in a similar role
• You master the MS Office suite, visio-conference systems and have experience working with a CRM
• You have very good communication and interpersonal skills and a proven ability to deal with a wide variety of stakeholders, often at senior level
• You have a strong eye for detail and very good organisational and time management skills
• You are dynamic, structured, flexible, reliable and stress resistant
• You are a team player who enjoys working as part of a small team
• You can work independently as well as cross functionally

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: A.S.A.P.
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€7,00), health insurance (after 6 months), 20 holiday days
• Working hours: 38h00/week
•  A unique opportunity in a quality oriented and intellectually stimulating environment in very nice offices!