Notre client est un cabinet d’avocats international avec des bureaux à l’international. Pour leur bureau bruxellois (structure à taille humaine), ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Comptable pour travailler au sein d’une équipe de 3 personnes.

Objectif du poste :

• Participer activement aux missions et au fonctionnement du département Finance
• Veiller au respect des règles de conformité des opérations financières en ce qui concerne les obligations fiscales et de TVA
• Reporter au Manager Comptable, travailler étroitement avec les Associés du bureau de Bruxelles et avec l’unité transnationale Facturation & Recouvrement

Description de fonction :

Vos responsabilités incluent les éléments suivants (liste non exhaustive) :

• Soutien au département finance : s’assurer de la conformité des données comptables et de l’adhésion aux principes comptables et de contrôle de gestion
• Préparation de la déclaration TVA et suivi administratif (classement, etc.)
• Superviser les contrôles internes en matière de comptabilité clients, reçus pour liquidités, comptabilité générale, ce-incluant les réconciliations, les opérations bancaires en ligne, etc.
• Participer aux tâches financières qui incluent la comptabilité fournisseurs, la facturation, s’assurer que les règles de conformité avec les protocoles internes et avec ceux des clients sont respectés
• Superviser et veiller au contrôle interne et à l’audit en matière de validation de dépenses
• En collaboration avec les Associés du bureau de Bruxelles et avec le Manager Comptable, superviser l’inventaire et reporter régulièrement à l’unité transnationale Facturation et Recouvrement
• Participer à la préparation du budget annuel de dépenses et à celle du rapport mensuel d’analyse des écarts
• Responsable du suivi et du reporting des actifs immobilisés du bureau de Bruxelles (ce-incluant les réconciliations comptables et d’inventaire) ; superviser l’inventaire des biens mobiliers (matériel informatique, mobilier de bureau, équipements divers, etc.) ; s’assurer de la conformité avec les règles fixées par les autorités fiscales locales en matière de dépréciation et de perte sèche des avoirs immobilisés
• En collaboration avec les auditeurs externes, préparer les déclarations obligatoires (taxe professionnelle, formulaires fiscaux divers)

Qualifications – compétences techniques :

• Bachelor ou Master en Comptabilité
• Minimum 3 ans d’expérience en comptabilité, idéalement acquise dans un cabinet d’avocats international
• Anglais courant (oral et écrit), une bonne connaissance du néerlandais ou du français est un plus
• Connaissance approfondie de la comptabilité belge, de la législation autour de la TVA et bonne compréhension de la fiscalité
• La connaissance du logiciel Elite et/ou 3E, et de Chrome River Expense/Invoice est un réel avantage. Sinon, une connaissance d’un ERP tel que Oracle ou SAP est requis
• Connaissance de MS Office et en particulier de Outlook, Word et Excel (très bonnes connaissances requises sur ce dernier)

Personnalité :

• Capacité à travailler de façon très précise et rigoureuse (souci du détail)
• Capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
• Excellent relationnel et sens du service clients : capacité à communiquer avec des avocats seniors, avec les Associés, avec les fournisseurs et avec les tiers
• Capacité à gérer des informations très confidentielles et sensibles, discrétion à toute épreuve
• Excellentes compétences organisationnelles
• Capacité à travailler de façon indépendante mais également au sein d’une équipe
• Capacité à travailler sous pression et à gérer parfois des priorités conflictuelles
• Diplomatie, débrouillardise et attitude positive : capacité à s’adapter à différentes situations et à différentes personnalités

Offre :

• Contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement : à discuter
• Horaires : 37h30/semaine, 2 jours de télétravail/semaine (post-Covid)
• Salaire compétitif
• Avantages extra-légaux : tickets restaurant, Eco-chèques, assurance hospitalisation, remboursement des frais de transport, parking gratuit, etc.
• L’opportunité d’intégrer une équipe solide, professionnelle et chaleureuse !
• Un rôle dans lequel vous recevrez toutes la formation nécessaire au moment de la prise de fonction et où vous pourrez graduellement acquérir plus de responsabilités
• L’opportunité de travailler dans un environnement réellement international et multiculturel au sein duquel la diversité, l’inclusion et l’équilibre vie privée/vie professionnelle font partie des valeurs cardinales

 

 

 

Our client is a global law firm with offices worldwide.  For their human-sized office in Brussels they are currently recruiting an Accountant who will be working in a team of 3.

Purpose of the role:

• To ensure and reinforce the efficient operation of all aspects of the Finance function in the Brussels Office
• To ensure full compliance of the Belgian tax & VAT legislations for the Brussels Office financial operations
• To report to the Brussels Accounting Manager, to work closely with the Brussels Partners and with the Firmwide Billing & Collections Group

Tasks & responsibilities:

Your responsibilities include, but are not limited to the following:

• Assisting with the overall finance function within the firm’s Brussels Office; ensuring integrity of accounting data and adherence to accounting principles and controls
• Responsible for the preparation and filing of the monthly VAT return
• Overseeing internal controls regarding accounts payable, cash receipts, general ledger including bank reconciliations, electronic banking, etc.
• Assisting with the Brussels finance function which includes accounts payable, billing, ensuring compliance with internal billing and clients’ billing protocols, credit control, and client recovery positions.
• Overseeing and assisting with overall internal control and auditing of authorisation for expenditure
• In conjunction with Brussels Partners and the Accounting Manager routinely and actively monitoring inventory and report regularly to the Firmwide Billing and Collections Group
• Assisting with the preparation of the annual expense budget and the monthly expense variance report
• Responsible for the tracking and reporting of all Brussels Office fixed assets with reconciliations to general ledger and reconciliations to actual physical inventory; overseeing physical inventory of computer equipment, furniture and fixtures and leasehold improvements; ensuring compliance with local office taxing authority rules for fiscal depreciation and write-off of fixed assets
• Assisting with external tax advisors for the preparation of the professional tax return and the preparation and filing of tax forms

Profile:

Technical skills:

• Bachelor or Master degree in Accounting
• Fluency in English (oral and written), a good knowledge of Dutch or French is a plus
• Minimum 3 years of experience in accounting
• Previous working experience in an international law firm would obviously be a great plus
• In-depth knowledge of Belgian accounting processes, VAT legislation and good understanding of tax implications
• Knowledge of/or experience with Elite Enterprise and/or 3E is a strong asset and Chrome River Expense/Invoice. If not, knowledge of an ERP Software such as Oracle or SAP is a minimum
• Knowledge of Microsoft Office, in particular: Outlook, Word, advanced Excel skills

Soft skills:

• Ability to work with a lot of attention to detail & accuracy
• Ability to prioritise and multitask assignments
• Excellent interpersonal and customer service skills: ability to communicate with senior-level attorneys, partners, staff, suppliers and external parties
• Ability to handle confidential and sensitive information with the appropriate discretion
• Strong organisational skills
• Capacity to work work independently as well as part of a team
• Aptitude to cope and work effectively under pressure and with sometimes conflicting demands
• Diplomatic, resourceful and positive attitude; ability to adapt to different situations and personalities

Offer:

• Permanent contract
• Full-time
• Starting date: to be discussed
• Working hours: 37.5h/week, 2 homeworking days/week (post-corona)
• Competitive salary package, including luncheon vouchers, ecocheques, health insurance, reimbursement of transport costs (or a free parking), etc.
• Solid, professional and a really pleasant team to work in!
• The opportunity to work in a truly international and multicultural environment where diversity, inclusion and a good work/life balance are part of the core values.

Notre client est un groupe offrant un ensemble de services industriels aux entreprises, notamment au secteur de la construction. Ils emploient plusieurs milliers de personnes sur la Belgique, le Luxembourg et la France. Pour leurs bureaux de Wavre, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) Junior pour apporter un soutien à l’Assistante de Direction Senior.

Objectif du poste

En binôme avec l’Assistante de Direction Senior, planifier, organiser et anticiper les besoins afin de soutenir efficacement la Direction

Description de fonction

• Gérer l’organisation interne : gestion de la réception, des salles de réunion, gestion des fournisseurs
• Aider l’Assistante Senior dans la gestion de l’agenda, l’organisation de réunions et de déplacements
• Participer à la préparation de rapports de réunions (comités de direction, etc.)
• Réceptionner et traiter le courrier entrant et sortant
• Assurer la gestion administrative : suivi des dossiers, des contrats, classement, archivage, etc.
• Assurer le suivi des demandes internes et externes
• Assurer la préparation et le suivi de la facturation et des encaissements
• Et plus encore !

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management ou Langues
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez une connaissance professionnelle du néerlandais (B2 minimum)
• Vous maîtrisez MS Office
• Vous avez un bon relationnel et vous appréciez de travailler en binôme
• Vous avez le sens de l’écoute et avez à cœur d’offrir un haut niveau de service à vos clients internes
• Vous êtes un(e) organisateur(trice) né(e), êtes structuré(e) et avez le souci du détail
• Vous avez à la fois de bonnes capacités d’analyse et un esprit de synthèse
• Vous êtes multitâches et savez vous adapter à des priorités changeantes

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif et des avantages complémentaires
• Nombreuses formations internes qui vous permettront de vous développer
• Localisation : le poste est basé à Wavre
• Un poste dans un environnement à taille humaine, convivial et bienveillant !

 

Our client is a group which offers a wide range of services to the industrial sector and in particular to the construction sector. They employ several thousand professionals in Belgium, Luxembourg, and France. For their Belgian offices located in Wavre, they are today recruiting a Junior Management Assistant to work alongside the Senior Executive Assistant.

Purpose of the role

Together with the Senior Executive Assistant, to plan, organise and anticipate the needs of the Management team

Job description

• To manage the organisational aspects of the office: manning the reception, coordinating the booking of the meeting rooms, managing suppliers
• Supporting the Senior Executive Assistant in diary management, meeting arrangements and travel organisation
• Participating in the preparation of meeting reports (committee meetings, etc.)
• Managing incoming and outgoing mail
• Administration management: follow up of files, contracts, filing, archiving, etc.
• Handling internal and external queries
• Ensuring the preparation and follow up of invoicing and payments
• And much more!

Profile

• You ideally hold a bachelor’s degree in Office Management or Languages
• You have an excellent level of written and spoken French and a professional knowledge of Dutch (B2 minimum)
• You have an excellent knowledge of MS Office
• You have excellent interpersonal skills and you enjoy teaming up with another Assistant
• You have very good listening skills and are keen to offer an excellent level of service to your internal clients
• You are a born organiser, are well structured and pay attention to details
• You have strong analytical skills but you also can keep a good overview
• You can multitask and know how to adjust to changing priorities

Offer

• A full time and permanent contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with fringe benefits
• Access to numerous training opportunities in order to sustain your professional development
• Location: the position is based in Wavre
• An exciting role in a human sized company with a genuine family spirit!

 

 

Notre client est un groupe qui offre des services et des solutions pour l’ingénierie des process industriels. Bien qu’ils emploient plus de 14,000 personnes dans le monde, ils ont su garder un esprit familial et leurs équipes travaillent de façon soudée. Leurs bureaux de Bruxelles sont localisés à Schaerbeek et comptent 85 personnes. Suite à une évolution interne, ils sont à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour intégrer leur Service clients (équipe de 3 personnes).

Objectif du poste :

Gérer les commandes des clients (B2B). Gérer tout le processus, de la réception de la commande jusqu’à la livraison et la facturation.

Être la personne de contact pour les communications liées aux commandes et assurer l’interface avec plusieurs services en Belgique et à l’international (Commercial, Logistique, Comptabilité) de façon à assurer un niveau de service client optimal.

Description de fonction :

• Vérifier les informations clients liées aux commandes : vérifier qu’elles sont complètes, vérifier les prix, les termes contractuels, etc.
• Gérer l’encodage des commandes dans SAP
• Créer et faire le suivi des bons de commande
• Envoyer la confirmation de la commande au client
• Assurer un suivi en cas de problématiques liées à la commande (qu’elles soient techniques, commerciales, logistiques, administratives, financières, etc.)
• Vérifier l’heure et la date de livraison avec les départements internes, les entrepôts et les usines situées à l’international (France, Allemagne, Suisse)
• Assurer un bon niveau de communication avec les clients concernant l’état d’avancement de la commande
• Gérer les commandes et effectuer des modifications si nécessaire
• Gérer le retour des livraisons défectueuses/erronées, etc.
• Gérer les notes de crédit/débit liées aux commandes
• Transmettre aux clients les documents relatifs aux commandes (formulaires officiels, etc.)
• Garder à jour l’administratif du département commandes
• Comprendre et faire en sorte que les KPI, les objectives et directives du département soient respectés
• Apporter un soutien aux activités de l’entrepôt, effectuer le back up
• Apporter un soutien au département finance au niveau des impayés (résoudre les retards de paiement)

Profil:

• Vous avez une expérience similaire d’au moins 6 ans
• Vous avez une excellente connaissance du néerlandais et du français et une bonne connaissance de l’anglais ou de l’allemand
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et avec connaissez SAP ou un autre CRM
• Vous appréciez le fait de participer à une gestion des commandes fluide et efficace
• Vous êtes précis(e) et avez le souci du détail
• Vous pouvez aisément passer d’une tâche à l’autre et vous savez gérer le stress
• Vous avez de très bonnes qualités de communication et vous aimez avoir des contacts aussi bien locaux qu’à l’international (France, Suisse, Allemagne)
• Vous aimez participer à l’amélioration des procédures pour en améliorer l’efficacité
• Vous êtes orienté(e) clients et vous aimez solutionner les problèmes
• Vous savez travailler dans l’urgence
• Vous aimez faire partie d’une équipe mais appréciez de pouvoir faire preuve d’initiative
• Vous avez des qualités de leadership

Offre :

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet incluant des chèques repas (€ 8,00), des Eco-chèques, des assurances groupe et hospitalisation, possibilité de voiture de société ou d’un vélo électrique, un bonus discrétionnaire, le remboursement à 100% des frais de transport et 32 jours de congés annuels
• Horaires de travail : 40h00/semaine, 1 jour de télétravail/semaine
• Localisation : les bureaux sont basés à Schaerbeek et sont accessibles en transport en commun et en voiture. Place de parking à disposition
• L’opportunité de travailler dans un environnement à la fois très professionnel et humain, et qui promeut un bon équilibre vie privée-vie professionnelle !

Our client is a global provider of services and solutions for industrial process engineering. Although they employ over 14.000 employees worldwide, they have remained a family company which promotes a close-knit atmosphere between the teams. Their Brussels offices are located in Schaerbeek and gather 85 employees. Following an internal move, they are today looking to recruit a diligent individual for their Customer Service department (team of 3).

Purpose of the role:

Processing orders from customers (B2B). Managing the entire order flow, from receipt of the order from the customer to the delivery and invoicing of the customer.

Being the main customer interface for order-related communications and interacting with various (local and international) internal departments (Sales, Logistics, Accounting) in order to ensure the highest standard of customer service.

Job description:

• Verifying the customer order information: checking on completeness, prices, contract terms, etc.
• Handling the sales order entry (in SAP)
• Creating and following up purchase orders
• Sending the order confirmation to the customer
• Ensuring a follow up on order related issues: technical, commercial, logistical, administrative, financial, etc.
• Ensuring the order delivery time with internal departments, warehouses and plants abroad
• Maintaining the communication flow with customers on orders and status
• Monitoring of orders to ensure that necessary adjustments are taken care of
• Handling return shipment from customers
• Processing credit/debits relating to order processing
• Providing order related documentation (official transport forms.) to customers
• Keeping the administration within the order processing department up to date
• Understanding and ensuring that departmental KPIs, objectives and guidelines are followed
• Supporting and acting as back-up for the local warehouse activities
• Assisting finance in the resolution of payments issues by customers

Profile:

• You already have an experience of at least 6 years in a customer service role
• You have an excellent knowledge of Dutch and French and a working knowledge of English or German
• You are computer literate and have experience in working with SAP or with a similar CRM
• You enjoy making sure that the entire sales order process runs smoothly and is successful
• You are accurate and pay attention to details
• You can switch easily between the different assignments and you stay motivated under pressure
• You like to think about how things can be done even more efficiently and better
• You are customer oriented and you like solving problems
• You have a sense of urgency when handling issues
• You enjoy being part of a team but you also have the drive to work on your own initiative
• You ideally have team management skills.

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: asap!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco-vouchers, health and group insurances, possibility of a company car or electrical bike, a yearly bonus, 100% reimbursement of transport costs, 32 holiday days
• Working hours: 40h00/week, 1 day of homeworking day/week
• Location: the offices are located in Schaerbeek and are easily accessible by public transport and by car. Parking possibilities
• The opportunity to work in a professional and human environment, which promotes a good work-life balance!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour travailler au sein d’une équipe de +/- 10 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Au sein d’une équipe d’experts en transport, traduire (français/néerlandais et néerlandais/français) des documents techniques et réglementaires essentiels. Apporter également un support administratif complet et veiller au bon fonctionnement du département. La personne reportera au Manager du département (qui compte +/- 100 personnes en tout)

Description de fonction

Traduction (50% du temps)

• Réceptionner les documents à traduire via les experts de l’équipe
• Traduire divers types de documents du néerlandais vers le français et vice versa
• Traduire des documents de type court (notes de service) et plus conséquents (réglementations)
• Travailler en respectant des délais très précis (parfois une traduction doit être faite le même jour)
• Faire relire les documents traduits par un natif de langue de traduction
• Remettre le document final au donneur d’ordre (expert)

Tâches administratives

• Mise en forme (sous Word principalement) de documents rédigés par les experts
• Faire les adaptations de mise en forme nécessaires
• Mettre les dossiers des techniciens (+/- 100 personnes) à jour
• Assurer une traçabilité de tous les documents techniques et de sécurité
• Assurer que le volet administratif (mise à jour des dossiers des techniciens) soit conforme aux exigences réglementaires
• Tâches de comptabilité de base : vérifier les factures entrantes (en les comparant aux devis), les saisir dans le système, faire un suivi occasionnel du budget
• Mettre à jour la base de données contenant les informations sur les techniciens (nouveaux certificats, permis, etc.)
• A terme : être le back up du (de la) Gestionnaire documentaire de l’équipe (collègue direct(e))

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor pertinent (traduction, langues, office management, etc.)
• Vous maitrisez parfaitement le néerlandais et le français (oral et écrit)
• Vous avez une déjà une première expérience en tant qu’assistant(e) polyvalente, et idéalement acquise dans un environnement technique ou industriel
• Vous avez une très bonne maîtrise de MS office et surtout de Word et Excel
• Vous avez d’excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités (qui changent quotidiennement)
• Vous savez travailler dans l’urgence tout en restant serein(e), vous êtes flexible et vous vous adaptez rapidement au changement
• Vous avez une excellente communication, aimez les échanges, êtes plutôt extraverti(e) et savez nouer des liens avec vos collègues
• Vous êtes également autonome et réactif(ve)
• Vous êtes doté(e) d’un esprit critique constructif et savez être force de proposition

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : 38h00/semaine
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

Notre client est un cabinet RH de renommée internationale avec des bureaux dans le monde entier. Leur structure belge (+/- 20 personnes) est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui travaillera pour 1 ou 2 Consultants.

Objectif du poste

Vous êtes le bras droit du(des) consultant(s) ; vous coordonnez tous les aspects administratifs, organisationnels et logistiques de chaque projet ; vous optimisez les processus internes ; vous êtes un contact-clé pour les clients, les candidats et les membres du cabinet.

Description de poste :

Les responsabilités (liste non exhaustive) du poste incluent :

• Gestion de projet: superviser les processus de chaque projet et en faire un suivi étroit ; organiser toute la logistique (réunions, appels, entretiens et voyages) ; tenir l’équipe à jour concernant les informations émanant des clients et des candidats ; ajuster le planning si nécessaire, etc.
• Documentation des projets: créer, éditer et formater tous les documents destinés aux clients (par exemple : propositions commerciales, descriptions de fonction, rapport d’activité, etc.)
• Communication: gérer la communication avec les candidats et les clients, gérer les appels et courriels entrants et s’assurer qu’un suivi efficace est effectué
• Relationnel client & candidat: maintenir une excellente relation avec les équipes du cabinet, les clients, les prospects, les candidats, leur offrir un niveau de service irréprochable, être le lien entre l’équipe interne et le client mais également entre tous les départements de l’entreprise (l’équipe recherche, le département Information, les coordinateurs(trices), le département services partagés, etc.)
• Gestion des informations et aspects financiers: gérer certains aspects du processus de facturation (gestion des notes de frais, de la facturation clients, suivi des paiements dus) en collaboration avec les consultants et le département financier, mettre à jour et vérifier les informations contenues dans la base de données (ce-incluant l’encodage) ; collaborer avec le département des services partagés (au niveau de l’encodage de données, du suivi des certains aspects financiers du poste, etc.)
• Soutien au développement commercial: apporter un soutien aux consultants dans leurs activités de développement commercial (par exemple : planification, création de contenu, suivi des résultats obtenus, etc.), proactiverment identifier et développer les opportunités commerciales qui ont été identifiées
• Administration générale et support:  archiver les documents, travailler étroitement avec les coordinateurs(trices) dans le cadre de l’organisation d’événements, de réunions, de séminaires, assurer le back up de vos collègues

Profil :

• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit), avec un excellent niveau dans l’une des 2 langues nationales (néerlandais ou français) et une bonne connaissance de la 2ème
• Expérience minimum de 3-4 ans dans un rôle pertinent, idéalement acquise dans le secteur des services (par exemple dans un cabinet d’avocats ou de conseil, secteur financier/bancaire, cabinet d’audit, etc.)
• Maîtrise des outils informatiques classiques et notamment de MS Office (Word, Excel, PowerPoint. Vous aimez travailler avec des outils numériques de pointe
• Excellentes compétences administratives, professionnalisme hors pair, sens aigu de la satisfaction client
• Très bonnes capacités d’organisation, grande précision, rigueur et bonne gestion des priorités
• Proactivité, capacité à solutionner les problèmes et à effectuer plusieurs actions en mêmes temps
• Vous êtes toujours diplomate et vous savez gérer les informations confidentielles
• Vous êtes extrêmement professionnel(lle) dans vos échanges téléphoniques, vous avez un bon sens commun, de la persistance, et savez communiquer à tous les niveaux
• Vous aimez le travail en équipe et avez une approche collaborative envers vos collègues

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, Eco-chèques, assurance hospitalisation, assurance groupe, bonus, remboursement des frais de transport à 100%, possibilité de télétravail)
• Un environnement de travail dynamique, qualitatif et international
• Un secteur stimulant et en pleine évolution
• L’opportunité de travailler pour une équipe de professionnels qui encourage la proactivité et l’initiative

Our client is a high-profile international Executive Search Firm with subsidiaries worldwide. Their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent Project Coordinator/Executive Assistant to work for 1 or 2 Consultants.

Purpose of the role:

You act as a true right hand to the Consultant(s); you coordinate all administrative, organisational & logistical aspects of each project; you help streamlining & optimising internal processes; you are a key contact for clients, candidates and firm members.

Job description:

Responsibilities for the role include, but are not limited to:

• Project management: overseeing the process for each project/assignment and keeping every step of the process on track; scheduling all business related meetings/calls/interviews/travels; informing the team of critical updates related to the client expectations or candidate pipeline; adjusting the project plan if needed, etc.
• Project documentation: creating, editing and formatting all client-facing documents (e.g. proposals, specifications, status reports, …) to ensure all information is accurate and meets the client’s and the consultant’s expectations; assisting with the creation of candidate reports, etc.
• Project communication: managing communication with candidates and clients; monitoring incoming emails & phone calls and ensuring a timely follow-up
• Relationship building & management: maintaining excellent relationships with firm members, clients, prospects and candidates in order to achieve the highest level of customer service; acting as the “glue” between the internal team & the client as well as between all internal departments (Researchers, Knowledge, Office Coordinators, Shared Services, …)
• Information management & Financials: managing some aspects of the billing process (expense report processing, client invoicing, tracking of receivables) in collaboration with consultants and Finance Department; updating and reviewing database information (including some data entry); partnering with shared services, where required, on data entry and financial elements of the role; etc.
• Business Development: supporting the consultants in their business development activities (e.g. planning, content creation, tracking of outcomes, …); proactively identifying, developing & supporting business opportunities
• General administrative & office support: archiving relevant documents, working closely with the office coordinators for the organisation of internal events/meetings/seminars, backing up colleagues if and when needed, etc.

Profile:

• Perfect knowledge of English (oral and written with excellent drafting and editing skills) and fluency in at least 1 of the 2 national languages (Dutch or French) with a good working knowledge of the 2^nd national language.
• You have minimum 3-4 years of relevant working experience, previous experience in the service sector (e.g. legal, consultancy, financial services, Big 4, …)
• You are computer literate; you have an excellent proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint); you enjoy working with state-of-the-art systems and databases
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are well organised, accurate and rigorous
• You are proactive & solution oriented and you are able to juggle multiple priorities
• You are always diplomatic and you are able to treat confidential information appropriately
• You are able to handle phone contacts with professionalism, common sense & persistency and you feel comfortable communicating at all levels
• You enjoy being part of a smaller team and you are willing to assist other team members

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, Ecocheques, health insurance, group insurance, bonus & 100% reimbursement of public transport costs, benefits in kind, possibilities to work from home )
• International, fast-paced and high-quality working environment
• Fascinating and constantly evolving sector
• The opportunity to work with a team of top professionals who really value a proactive attitude and a good sense of initiative!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Gestionnaire Grands comptes pour rejoindre leur équipe de vente. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 300 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Suivre un portefeuille d’entreprises pour les marchés belge et français, chargement des contrats dans le CRM, participation à l’exécution du plan d’action, suivi avec les distributeurs des produits

Description de fonction

• Organisation et participation aux visites clients
• Négociation des contrats « corporate » avec les grands comptes (sociétés du BEL 20 et du CAC 40)
• Négociation avec les « Travel Managers » des grands comptes
• Gestion du suivi relationnel (informer les clients, répondre à leurs questions, etc.)
• S’assurer que les contrats sont correctement chargés dans le CRM
• Création du reporting des clients et mise à jour du CRM
• Suivi et analyse des résultats de vente, proposition d’actions correctives
• Participation à l’exécution du plan d’action commerciale
• Participation aux événements liés à la formation du personnel des distributeurs et en partenariat avec eux
• Participation aux événements sponsorisés par la société
• Participation à l’organisation de voyages d’étude à destination des acteurs de vente
• Participation à différents événements externes destinés à promouvoir la société
• Soutien aux distributeurs (B2B) en terme d’information commerciale et technique, d’animation et de stimulation de la force de vente des agences de voyage afin de stimuler les ventes

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou Master pertinent
• Vous maîtrisez parfaitement le français (C1/C2 – oral et écrit) et avez un très bon niveau de néerlandais et d’anglais (B2/C1)
• Vous justifiez d’une première expérience similaire réussie de +/- 5 ans
• Une connaissance du secteur du tourisme de type agence de voyage est un plus
• Vous avez d’excellentes capacités de communication vous êtes naturellement à l’aise dans la relation à l’autre et avez un sens aigu de l’écoute
• Vous avez de bonnes compétences en négociation commerciale, notamment avec des interlocuteurs de haut niveau
• Vous êtes assertif(ve) et êtes doté(e) d’un certain charisme et d’une bonne dose d’énergie
• Vous êtes à l’aise à l’oral et capable de donner des présentations en public dans les 3 langues
• Vous êtes orienté(e) résultats et tenez à contribuer au succès financier de l’entreprise

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, des jours de congés annuels supplémentaires, un bonus annuel
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !