Notre client est une société de recherche. Leur bureau bruxellois rassemble environ 40 employés et est localisé à Woluwe. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Office Manager.

Objectif du poste :

En tant qu’Office Manager, votre rôle est de veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau et de contribuer à un environnement de travail agréable et bienveillant. Vos responsabilités principales seront : gestion des fournisseurs, du stock, maintenance du bâtiment, accueil des nouvelles recrues, coordination des réunions et événements, communication interne, administration des RH et support administratif et logistique du bureau en général. Vous serez également impliqué(e) dans des projets visant à l’amélioration des processus et de la vie du bureau. Dans ce poste, vous reporterez au Manager RH et vous travaillerez étroitement avec l’assistante du bureau.

Description de fonction :

• Négociation des contrats et des prix avec les fournisseurs, assurances et prestataire de service
• Commande de fournitures de bureau et gestion du stock
• Vérification des factures entrantes des fournisseurs, gestion comptable de ces factures
• Liaison avec l’équipe IT : les commandes de matériel informatique pour les nouveaux employés, le retour des équipements des anciens employés, le remplacement du matériel endommagé, la gestion du stock IT et son inventaire
• Gestion du bâtiment et des bureaux : liaison avec le responsable du bâtiment, maintenance des bureaux, gestion des réparations et des projets de rénovation
• Création, communication et mise à jour des procédures internes (parking, téléphonie, protection des données, règlement du travail, etc.)
• Gestion du parking, ce-incluant l’acquisition de cartes de riverain pour les employés
• Mise à jour des listes de mailing internes, coordination de l’archivage
• Gestion de toutes les demandes liées à l’office management
• Coordination et organisation d’événements formels et informels tels que des fêtes, célébrations, ateliers et réunions (incluant les commandes auprès des traiteurs)
• Gestion de toute la communication interne : mesures sanitaires anti-Covid, grèves des transports, conditions météo extrêmes, jours de fermeture des bureaux, travaux de voiries et sommet européens ayant un impact sur l’accessibilité des bureaux, etc.
• Support au Manager RH concernant tous les aspects logistiques et administratifs de la prise de poste des nouvelles recrues (commande de fournitures de bureau, de badges, coordination de leur installation au niveau IT, abonnement GSM, préparation de l’induction) ; support similaire lors du départ d’un employé
• Autres taches RH : mettre les postes à pourvoir en ligne (sur le site de la société et sur des sites d’offres d’emploi), mise à jour des informations liées à la protection des données, mise à jour des bases de données internes et externes, création et mise à jour des dossiers des employés (versions papier et électronique), etc.
• Support au Manager RH au niveau de différents projets RH et d’office management : transition vers un environnement « flex desk », mise en oeuvre d’actions liées au développement durable
• Faire office de responsable prévention et sécurité : organisation de la visite annuelle de Mensura, préparation du plan prévention et sécurité avec Mensura
• Assistance au niveau de l’organisation des voyages et d’autres tâches administratives pour l’équipe
• Travailler étroitement avec l’assistante d’équipe, être son back-up
• Et plus encore !

Profil

• Vous avez déjà 1-3 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistant(e) d’équipe, de bureau, office manager, assistant(e) de direction)
• Vous êtes parfaitement bilingue en français et en anglais (écrit et oral). D’autres langues sont des atouts (néerlandais, allemand, espagnol)
• Vous maîtrisez MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et vous êtes à l’aise sur d’autres outils IT et bases de données
• Vous êtes organisé(e) et possédez de très bonnes compétences administratives et organisationnelles
• Vous êtes proactif(ve), êtes une personne de terrain, et êtes orienté(e) service et solution
• Vous avez une excellente capacité à gérer votre temps, à établir les priorités et à travailler de façon structurée. Vous pouvez vous adapter à des circonstances changeantes
• Vous êtes multitâches et pouvez travailler avec très peu de supervision. Vous restez calme et concentré(e) lorsque vous êtes confronté(e) à des délais serrés et/ou à des priorités divergentes
• Vous êtes créatif(ve), avez de la ressource et vous appréciez le fait de pouvoir apprendre en continu et d’être force de proposition
• Vous avez un excellent esprit d’équipe, et appréciez le fait de travailler au sein d’une équipe internationale et très diverse
• Vous êtes à l’aise avec les outils de communication virtuelle tels que Teams, Zoom, etc.

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif et un package complet incluant des chèques repas, des frais forfaitaires mensuels, une assurance hospitalisation, un GSM, le remboursement intégral des frais de transport ; un bonus discrétionnaire
• Localisation : les bureaux sont localisés à Woluwe et sont accessibles en métro, tram ou bus
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et multiculturel et pour une organisation qui œuvre pour le bien général !
• La société est disposée à accueillir une personne avec peu d’expérience et à l’accompagner dans son développement (grâce à du coaching, des formations, etc.). Si vous avez des doutes concernant certains points du profil et/ou du poste, n’hésitez pas à postuler ou à nous contacter afin que nous en parlions ensemble!

 

Our client is an international research organisation.   Their Brussels office gathers +/- 40 staff and is located in Woluwe.  They are today looking to recruit a diligent Office Manager.

Purpose of the role:

As an Office Manager, your role is to ensure the smooth running of the office on a day-to-day basis.   Your main responsibilities will include: vendor & stock management, building maintenance, welcoming of newcomers, meeting & event coordination, internal communication, HR administration and general administrative & logistical support for the office.   You will also be involved in several office improvement and process optimisation projects. In this role, you will be reporting to the HR Manager and working closely together with the Office Assistant.

Job description:

• managing contract and price negotiations with office vendors, insurances and service providers
• ordering new office supplies and managing stocks
• checking incoming invoices related to the office suppliers and processing for accounting purposes
• liaising with the firm’s HQ to order IT equipment for newcomers, ensuring equipment is returned upon exit, replacing damaged equipment, managing the IT stock & inventory
• building & office maintenance: liaising with the building manager, maintaining the office condition and arranging necessary repairs, handling office refurbishment projects
• creating, communicating and updating various office policies and guidelines (parking, phone usage, data protection, flexible work practices, etc.)
• managing the office parking including street parking cards for staff
• updating internal mailing lists, coordinating the office archiving
• addressing all queries regarding office management issues
• coordinating & organising formal and informal events such as parties, celebrations, workshops and meetings (including catering)
• responsible for all office-related communication (e.g. Covid safety guidelines & updates, transport strikes, extreme weather, office closing days, road works/EU summits impacting the office accessibility, etc.)
• assisting the HR Manager in all the logistical & administrative aspects of the onboarding process for new hires (ordering stationery, name tags, coordinating the IT set- up, organising mobile phone subscription with telecom provider, preparing onboarding plan); assisting with similar administrative & logistical aspects when employees leave the company
• other HR-related tasks: posting jobs on internal and external website, updating information in line with the data protection policy, updating internal & external databases with employee information, creating & updating employee files (on paper & electronically), etc.
• supporting the HR Manager in various HR and office improvement projects, e.g. the transition to a flex desk environment, the implementation of sustainable development goals for the office,
• acting as a health & Safety Officer: organising yearly visit of Mensura, preparing yearly H&S plan in collaboration with Mensura
• assisting with travel arrangements & other administrative tasks for the team
• working closely and acting as a back-up the Office Assistant who is in charge of reception
• and much more!

Profile

• You have already gained 1-3 years of experience in a similar role (Office Assistant, Office Coordinator or Manager, Management Assistant)
• You are perfectly fluent in English and French (both written and spoken). Other languages (Dutch, German, Spanish) are an asset.
• You are proficient in MS Office (Outlook, Word, Excel and PowerPoint) and you feel comfortable working with other IT tools & databases
• You have strong organisational, administrative and interpersonal skills
• You have a proactive & hands-on attitude and you are very service & solution oriented
• You possess excellent time-management skills which allow you to efficiently structure and prioritise your work, you can adjust easily to changing circumstances
• You have the ability to multitask and to work with minimum day-to-day supervision, you stay calm and cool headed when confronted with multiple priorities and/or strict deadlines
• You are a creative & resourceful person keen on continuously learning and able to suggest improvements /optimisations
• You are an excellent team player, eager to work collaboratively in an international and diverse team
• You are comfortable working with virtual communications tools such as Teams, Zoom, Google Meet, …

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: asap!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, monthly net allowance, health insurance, mobile phone, 100% reimbursement of public transport costs, discretionary bonus
• Location: the offices are located in Woluwe and are accessible by metro, tram or bus
• Flexibility in terms of working hours
• The opportunity to work in a stimulating & multicultural environment and for an organisation, which genuinely makes a difference in the world!
• Company is willing to invest in candidates who are not very experienced but willing to learn (they will offer training, coaching, …).   In case you have doubts about certain points in the job description, feel free to apply so we can contact you and have a discussion about these points.

 

Our client is a start-up family office whose purpose is to manage the assets of its owners Their offices are located in the city centre of Brussels and are therefore very accessible by public transport. Their small and easy-going yet highly professional team is looking for a shiny and diligent individual to set up the administration side of things.

Purpose of the role

This is a recently created role. The Office Assistant is the only person of the organisation in charge of the administrative support. This includes handling the reception, providing secretarial support to the 2 Investment Managers, handling office management responsibilities including payroll administration, some accounting, ordering office supplies, etc.

Job description

• Manning the reception, making sure the reception area is always spotless (reception lounge, etc.)
• Preparing the meeting room, checking what meetings are taking place every day, ordering lunches for meetings, bringing them to the rooms, tidying up the rooms after the meeting
• Welcoming visitors, handling their requests, assisting them
• Handling incoming mail, liaising with courier and express delivery companies, handling outgoing mail
• Responsible for office management duties: handling office and kitchen supplies, ordering furniture, IT equipment, etc.
• Liaising with suppliers, developing contractual agreements with suppliers and vendors
• Providing secretarial support to the 2 Investment Managers: diary management, meeting organisation and travel arrangement
• Payroll administration together with the social secretariat
• Some accounting duties, issuing invoices, handling incoming invoices, and preparing them for payment, preparing and updating Excel spreadsheets
• And more!

Profile

• The ideal candidate holds a relevant bachelor (Office management, Languages, etc.)
• You have an excellent level of French (spoken and written) and a working knowledge of English
• A first similar experience of 2-3 years is required, ideally acquired in the corporate sector and in a Finance department
• Good IT skills (MS Office and especially on Excel) and figure-mindedness
• Corporate presentation, courteous, discrete with a positive attitude
• Resourceful, autonomous, with the ability to start a project from scratch
• Ability to interact at all levels, diplomatic skills, an extreme discretion is paramount
• Very good interpersonal skills, smiling and dedicated
• Self-starter: this is a start-up so the person will need resourcefulness and creativity in order to participate to the development of the structure
• A doer who aims at delivering a spotless service
• Quality minded, as this is a very high-level environment where it is crucial to aim at providing an outstanding support to the Investment Managers and third parts

Offer

• A permanent and part-time contract: the position could be a 50% or a 3/5th
• Starting date: A.S.A.P.
• Competitive salary and fringe benefits (luncheon vouchers, health insurance, pension plan)
• Location: the offices are located in central Brussels and are therefore very easily accessible by public transport
• The opportunity to be part of the creation of a company and to work in a truly very high-level environment!

 

 

 

 

Notre client est une start-up dont l’objet social est la gestion d’une fortune privée. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Les 2 Gestionnaires de fonds, qui sont tous les deux à la fois très courtois et professionnels, sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) collaborateur(trice) afin de mettre en place et de gérer toute la partie administrative de la société.

Objectif du poste

Il s’agit d’un poste récemment créé. L’Assistant(e) est la seule personne en charge du soutien administratif aux 2 Gestionnaires et à la structure en général. Ceci inclut : gérer la réception, prendre en charge le secrétariat des 2 Gestionnaires, gérer l’office management, s’occuper de la paie avec le secrétariat social, effectuer des tâches au niveau de la comptabilité, commander les fournitures de bureau, etc.

Description de fonction

• Gestion de la réception, s’assurer que l’espace d’accueil est toujours impeccable (y compris les salles de réunion)
• Accueil des visiteurs, répondre à leurs requêtes
• Préparation des salles de réunion
• Commande de plateaux-repas pour les réunions, installation dans les salles, rangement à l’issue des réunions
• Gestion du courrier entrant, contacts avec les coursiers et sociétés de courrier express telles que DHL, gestion du courrier sortant
• Tâches d’office management : gestion des fournitures de bureau et de l’approvisionnement du bureau (boissons, snacks, etc.), gestion de la partie IT
• Être en contact avec les fournisseurs, développer les relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires externes
• Assurer le secrétariat des 2 Gestionnaires : gestion des agendas, organisation de réunions, préparation de voyages, etc.
• Gestion de la paie avec le secrétariat social
• Gérer des tâches de comptabilité : préparer les factures clients, gérer les factures fournisseurs, les préparer en vue du paiement, préparer et mettre à jour des fichiers Excel
• Et plus encore !

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) détient un Bachelier pertinent (office management, langues, etc.)
• Vous êtes maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez un anglais opérationnel
• Vous avez acquis une première expérience similaire d’environ 2-3 ans, idéalement dans un environnement corporate et dans un département financier
• Vous avez de bonnes compétences en informatiques (MS Office et surtout sur Excel), vous êtes très à l’aise avec les chiffres
• Présentation impeccable, très bonne élocution et attitude positive
• Débrouillardise, autonomie, capacité à lancer un projet
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux, diplomatie, beaucoup de discrétion
• Excellent relationnel, souriant(e) et impliqué(e)
• Autonomie, créativité, débrouillardise et mentalité start-up
• Capacité à mener ses missions à bien, personne d’action qui cherche à offrir un service de très haut niveau aux 2 Gestionnaires et partenaires extérieurs
• Orienté(e) qualité : il s’agit d’un environnement de très haut niveau dans lequel il est crucial de viser l’excellence

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à temps partiel : le poste peut être un mi-temps (50%) ou un 3/5ème
• Date de commencement : dès que possible
• Salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance hospitalisation et plan de pension)
• Localisation : les bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun
• L’opportunité de prendre part à la création d’une toute nouvelle structure et de travailler dans un environnement de très haut niveau !

 

 

 

Notre client est un acteur reconnu du secteur du conseil. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) efficace pour travailler, en équipe avec 2 autres Assistantes, pour une équipe de +/- 15 Managers, au sein du département Investissements.

Description de fonction :

• gestion complexe et chronophage des agendas de l’équipe (dans Outlook)
• organisation de nombreuses réunions et de nombreux voyages (principalement en Europe)
• organisation de plusieurs conseils d’administration/an, préparer les documents nécessaires
• gestion du courrier entrant et sortant
• gestion des e-mails
• préparation de lettres
• préparation des notes de frais
• gestion des appels entrants, prise de message, filtrage
• préparation de présentations PowerPoint pour des réunions internes
• recherche d’informations sur différents sujets
• préparation de documents sur MS Office
• contacts téléphoniques fréquents avec des partenaires extérieurs de haut niveau
• tâches administratives diverses telles que classement, photocopies, etc.
• travailler en équipe avec 2 autres Assistantes, partager les informations avec elles, être le back up les unes des autres

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Bachelor en Office Management ou en Langues, Communication, …
• Vous êtes parfaitement bilingue français/anglais (oral et écrit)
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans une fonction et dans un environnement similaire
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• Vous êtes extrêmement précis(e), organisé(e), rigoureux(se) avec un sens aigu du détail
• Vous avez un très bon esprit d’équipe (travail en binôme avec une autre Assistante), un très bon relationnel, d’excellentes capacités de communication et un sens de la diplomatie
• Vous êtes flexible (notamment au niveau des horaires) et extrêmement discret(ète)
• Vous avez un très bon niveau d’énergie, de la proactivité et appréciez de travailler dans un environnement où tout va très vite

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire très compétitif et un package d’avantage extra-légaux complet incluant : des chèques repas (€8,00), une assurance groupe et hospitalisation (incluant les soins ambulatoires et dentaires), un plan de pension, le remboursement intégral des frais de transport, un bonus annuel discrétionnaire, 23 jours de congés annuels
• Horaires de travail : la semaine de travail est de 37h30 mais des heures supplémentaires occasionnelles en soirée sont à prévoir
• Localisation : la société est localisée en plein centre-ville et est donc très facilement accessible en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel au sein de locaux magnifiques localisés dans le centre de Bruxelles et dans une équipe soudée et bienveillante !

Our client is a high profile, human-sized company in the consulting sector. Their offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to work as part of their Investment Department and to assist, together with 2 other Assistants, a team of +/- 15 Executives.

Job description:

• complex and time-consuming diary management (using Outlook)
• organising numerous meetings and business trips (mostly in Europe)
• organising several Committee Meetings/year, preparing board packs for meetings
• handling the incoming and outgoing mail
• handling e-mails
• drafting letters
• preparing expense reports
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• preparing complex PowerPoint presentations for various strategic meetings
• researching information on various topics
• drafting documents using MS Office
• having regular phone contacts with high-profile external partners
• varied administrative duties including filing, photocopying, etc.
• teaming up with 2 other Assistants, sharing information with them, backing up each other

Profile

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management or Languages
• You are perfectly fluent in English & French (written & spoken)
• You possess at least 3 years’ experience in a similar role and in a similar environment
• You are extremely precise, rigorous, organised, with a genuine eye for detail
• You are computer literate and possess very good skills in MS Office (Word, Outlook, Excel and PowerPoint)
• You are a good team player (as you will be teaming up with other Assistants) and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You are flexible in terms of working hours as overtime will occur
• You are extremely discrete
• You are energetic, proactive and enjoy working in a fast-paced environment

Offer

• A full time & permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A very competitive salary and very comprehensive benefits package including: luncheon vouchers (€8,00), health insurance (including ambulatory and dental), group insurance, pension plan, full reimbursement of transport costs, a yearly discretionary bonus, 23 holiday days
• Working hours: the working week is 37h30 but some overtime will occasionally occur in the evening
• Location: the company is centrally located and is therefore easily accessible by public transport
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the city centre of Brussels and in a closely-knit and kind team of professionals!

 

 

 

RESUME DU POSTE

Assister une équipe d’avocats d’un cabinet d’avocats localisé dans le centre de Bruxelles (très accessible en transports en commun). Effectuer tout leur secrétariat dans un souci d’excellence : gestion de leurs agendas, de leurs déplacements, gestions des appels et des courriels, organiser les réunions et modifier les documents juridiques. Les langues de travail du département sont l’anglais et le français. Il s’agit d’un département où l’activité est intense, donc des qualités de précision, une bonne communication et une attitude proactive sont primordiaux.

DESCRIPTION DE POSTE

• Gestion d’agendas
• Organisation de voyages
• Organisation de réunions internes et externes, gestion et coordination des rendez-vous, s’assurer que les avocats aient tous les documents nécessaires pour leurs réunions
• Frappe et mise en page de toutes sortes de documents (conclusions, lettres, etc.)
• Ajustement de documents juridiques
• Organisation de séminaires et de présentations quand nécessaire
• Mise à jour de listes de contacts
• Prise de messages téléphoniques, transmission des messages, gestion des appels quand nécessaire
• Gestion des courriels entrants et du courrier
• Gestion du système de classement, création de nouveaux dossiers et archivage des anciens
• Accueillir et prendre soin des visiteurs
• Liaison avec le département Marketing concernant les outils promotionnels à disposition (brochures, etc.)
• Faire un état des lieux des tâches et projets en cours auprès des avocats
• Saisir les feuilles d’heures des avocats dans le système, préparer les factures et faire le suivi des paiements des clients
• Travailler en étroite collaboration avec les autres Assistant(e)s du département et assurer leur back up quand cela est nécessaire
• … et toutes autres tâches assignées par les avocats

PROFIL

• Anglais courant (à l’oral et à l’écrit), très bonne connaissance du français. L’allemand et le néerlandais sont des atouts.
• Une première expérience dans un rôle d’Assistant(e) de direction. Une expérience préalable dans le secteur juridique ou dans le secteur du conseil est un réel avantage
• Excellentes compétences administratives et informatiques (MS Office, bases de données, CRM, services du « cloud »)
• Professionnalisme et capacité à interagir à tous niveaux
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer des projets et à travailler harmonieusement au sein d’une équipe
• Précision, ponctualité, organisation et sens de l’initiative
• Flexibilité, débrouillardise et résilience
• Personnalité positive, dynamique et coopérative

OFFRE

• Contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : le plus rapidement possible
• Salaire selon expérience
• Bénéfices : tickets restaurant (8,00€/jour), DKV, assurance groupe, remboursement total des frais de transport public, possibilité de télétravail.
• Horaires : 9h00-17h30 (dépassements occasionnels). Actuellement, la majorité de l’équipe vient au bureau 2 jours/semaine et est en télétravail le reste du temps
• Entreprise très stable, environnement international, atmosphère de travail positive

SUMMARY OF THE ROLE

Assisting a team of lawyers in an international law firm in the city centre of Brussels (easy access with public transport).  Providing high-quality administrative services, managing agendas and travels, handling incoming mail/telephone calls, arranging meetings and modifying documents. Working languages in the department are English and French.  It is a busy role and department so an accurate way of working, a good communication and a positive & proactive attitude are really important.

JOB DESCRIPTION

• Managing agendas
• Making travel arrangements
• Arranging meetings, both internal and external, and managing & coordinating appointment diaries, ensuring fee earners are well prepared for meetings
• Handling the layout of legal documents and letters
• Adjusting legal, client-related documents
• Organising seminars and presentations if applicable
• Keeping contact lists up to date
• Taking telephone messages, monitoring calls when appropriate
• Dealing with incoming emails and post
• Maintaining filing system, creating new files and archiving old files
• Welcoming and looking after visitors
• Liaising with Marketing department for appropriate up-to-date material
• Providing updates on the progress of a variety of matters
• Billing: inputting timesheets when applicable, preparing invoices and following-up on client payments
• Working in close collaboration with other assistants in the same department, backing up colleagues in other departments if and when necessary
• Any other task requested by the attorneys

PROFILE

• Fluency in English (oral and written), very good knowledge of French. German and Dutch are a plus.
• A first experience in a role as Management Assistant. Previous experience in the legal sector or within professional services in general, is a strong asset.
• Strong administrative and IT skills (MS Office, CRM systems, online tools & databases/cloud services)
• A professional attitude and able to liaise with people at all levels
• Ability to work autonomously and manage projects with a constructive & cooperative team attitude
• An accurate, punctual and organised person with a good sense of initiative
• Flexible, resourceful and resilient
• Cheerful, dynamic and cooperative personality

OFFER

• Contract: permanent contract
• Starting date: asap
• Salary: depending on level of experience
• Benefits: luncheon vouchers (€8/day), DKV, group insurance, 100% reimbursement of public transport costs, home working possibilities
• Working hours: 9am-5.30pm with occasional overtime, currently most of the staff is coming to the office 2 days a week (working from home during the rest of the week)
• Stable and well-established company, truly international working environment, positive and dynamic working atmosphere!

Notre client est un groupe offrant un ensemble de services industriels aux entreprises, notamment au secteur de la construction. Ils emploient plusieurs milliers de personnes sur la Belgique, le Luxembourg et la France. Pour l’une de leurs entités belges, dont l’activité principale est l’intervention sur des sites sinistrés (incendies, inondations, etc.), ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e). Leurs bureaux se trouvent à Audergehm et sont très facilement accessibles en tram et/ou métro.

Objectif du poste

Vous serez directement rattaché(e) aux chefs de projets et ferez partie d’une équipe bienveillante et dynamique. Vous occupez une position centrale dans le suivi de la gestion des sinistres, assurant la bonne communication entre les chefs de projet, les clients et les sociétés d’assurance.

Description de fonction

• Créer, compléter et vérifier les dossiers clients (dans l’ERP, ODOO)
• Etablir le cahier des charges avec le client, comprendre leurs besoins, préparer les devis
• Répondre aux appels entrants et les transférer aux différents services
• Gestion administrative des ouvriers et de leur planning d’intervention sur les sites sinistrés (incendies, inondations, etc.)
• Envoi et classement de documents-clés
• Echanger quotidiennement, aussi bien oralement que par écrit, avec les différentes parties (chefs de projet, clients, sociétés d’assurance)
• Etablir les bons de commande pour les sous-traitants (experts, etc.) et contrôler les factures entrantes correspondant à leurs prestations

Profil

• Vous êtes titulaire, au moins, d’un diplôme d’études secondaires
• Vous avez un excellent niveau de néerlandais et de français (oral et écrit – dans les 2 langues)
• Vous avez déjà une première expérience similaire (assistanat administratif, assistanat commercial, assistanat d’équipe, etc.) acquise dans un environnement très dynamique
• Vous êtes très à l’aise sur Excel (connaissance des tableaux croisés dynamiques) et avez idéalement une connaissance d’un CRM/ERP
• Vous êtes débrouillard(e), doté(e) de bon sens, réactif(ve), et êtes orienté(e) solutions
• Vous êtes curieux(se) et impliqué(e)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication et êtes d’une nature plutôt extravertie
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, êtes résistant(e) au stress et flexible

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire et des avantages extralégaux incluant : une assurance hospitalisation, un GSM de société, des éco-chèques (€ 250/an), 20 jours de congés légaux
• Horaires de travail : 38h00/semaine, dépassements horaires occasionnels
• Localisation : la société est localisée à Auderghem et est accessible en transports en commun (tram, métro)
• La possibilité de rejoindre un groupe leader dans son marché qui promeut des valeurs fortes telles que la bienveillance et une réelle politique d’évolution interne

 

 

Notre client est un groupe offrant un ensemble de services industriels aux entreprises, notamment au secteur de la construction. Ils emploient plusieurs milliers de personnes sur la Belgique, le Luxembourg et la France. Pour leurs activités belges, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e). Leurs bureaux se trouvent à Evere et sont accessibles en bus ou en voiture (parking possible).

Objectif du poste

Vous serez directement rattaché(e) aux chefs de projets et ferez partie d’une équipe dynamique. Vous occupez une position centrale, assurant la bonne communication entre les chefs de projet et le client.

Description de fonction

• Créer, compléter et vérifier les dossiers clients (dans l’ERP, ODOO)
• Etablir le cahier des charges avec le client, comprendre leurs besoins, préparer les devis
• Répondre aux appels entrants et les transférer aux différents services
• Gestion administrative des ouvriers
• Envoi et classement de documents-clés
• Echanger quotidiennement, aussi bien oralement que par écrit, avec les différentes parties (chefs de projet, clients)
• Etablir les bons de commande pour les sous-traitants et contrôler les factures entrantes correspondant à leurs prestations

Profil

• Vous êtes titulaire, au moins, d’un diplôme d’études secondaires
• Vous avez un excellent niveau de néerlandais et de français (oral et écrit – dans les 2 langues)
• Vous avez déjà une première expérience similaire (assistanat administratif, assistanat commercial, assistanat d’équipe, etc.)
• Vous êtes très à l’aise sur Excel (connaissance des tableaux croisés dynamiques) et avez idéalement une connaissance d’un CRM/ERP
• Vous êtes débrouillard(e), doté(e) de bon sens, réactif(ve), et êtes orienté(e) solutions
• Vous êtes curieux(se) et impliqué(e)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication et êtes d’une nature plutôt extravertie
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, êtes résistant(e) au stress et flexible

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Un salaire et des avantages extralégaux incluant : une assurance hospitalisation, un GSM de société, des éco-chèques (€ 250/an), 20 jours de congés légaux
• Horaires de travail : 38h00/semaine, dépassements horaires occasionnels
• Localisation : la société est localisée à Evere et est accessible en bus. Possibilité de parking pour les personnes venant en voiture
• La possibilité de rejoindre un groupe leader dans son marché qui promeut des valeurs fortes telles que la bienveillance et une réelle politique d’évolution interne