Our client is a group which offers a wide range of services to the industrial sector and in particular to the construction sector. They employ several thousand professionals in Belgium, Luxembourg, and France. For their Belgian entities, they are today recruiting a Payroll Officer. The person will be partially be based in the offices in Liège (3 days/week) but will travel regularly to their activity sites located in Charleroi, Wavre and Libramont (2 days/week).

Purpose of the role

Within the Payroll team, to be the contact person for social legislation and payroll related queries for blue collar and white-collar workers of the various sites. To prepare the payroll (mainly blue collar, minority of white collar) in partnership with the social secretariat.

Job description

• To gather the payroll data/info (days worked, holidays, etc.)
• To input these data using the online Partena tool, in order to ensure that the payroll calculation is correct
• To check that all the data are correct and correctly inputted in the system before launching the payroll
• To answer questions from the staff regarding their pay slip
• To perform corrective actions when needed
• To be the contact person for social legislation related questions and issues
• To manage personnel documents from A to Z: follow up of official documents, calculating holiday pay and holiday entitlement, managing personal data, processing contractual changes (mutations, change in work schedule, etc.), drafting various letters, calculating extra-legal benefits, costs, updating the communication towards employees, etc.
• Together with the recruitment team, managing the administrative side of the recruitment of blue collar and white-collar workers (preparing employment contracts, Dimona declaration, etc.)
• Escalating to the Manager specific requests and issues (whether administrative, operational, or technical)

Profile

• You ideally hold a bachelor’s in Human Resources or Law
• You have an outstanding level of written and spoken French
• You have at least 3 to 5 years of payroll experience
• You have a good general knowledge of social legislation
• You already have some experience with a payroll software
• You have experience working with several “Commissions paritaires “: CP 111, CP 121, CP 124 and CP 200
• You are rigorous, meticulous and know how to meet tight deadlines
• You have strong integrity and sense of confidentiality
• You have excellent communications skills (regular contacts with the staff)
• You are client oriented and understand that your role is to provide a top-level service to your internal clients (the staff)
• You have a good level of emotional intelligence, genuine empathy and know how to adapt and adjust your communication to various stakeholders
• You don’t have an issue with repetitive tasks
• You are eager to offer an excellent level of service which does not leave any room for mistakes
• You enjoy teamwork but also are autonomous
• You are flexible and enjoy working from various sites in Belgium (Wavre, Liège, Charleroi, Libramont)

Offer

• A full time and permanent contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary
• Fringe benefits including a company car, a fuel card, a monthly net allowance, a health insurance, 20 holiday days
• Prerequisite for the role: a full and clean driver’s licence
• Working hours: the working week is 38h00, occasional overtime will occur
• Location : the job holder will work in the Liège offices 3 days/week and will work from the activity sites located in Charleroi, Wavre and Libramont the other 2 days

Notre client est un groupe offrant un ensemble de services industriels aux entreprises, notamment au secteur de la construction. Ils emploient plusieurs milliers de personnes sur la Belgique, le Luxembourg et la France. Pour leurs activités belges, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Payroll Officer. La personne sera basée partiellement dans leurs bureaux de Liège (3 jours/semaine) et le reste du temps sur les sites d’activités localisés à Charleroi, Wavre et Libramont (2 jours/semaine).

Objectif du poste

Au sein de l’équipe Payroll, être la personne de contact pour les ouvriers et les employés des différents sites pour les questions liées à la paie et à la législation sociale. Préparer le payroll (principalement ouvriers et minoritairement employés) des différents sites, en partenariat avec le secrétariat social.

Description de fonction

• Collecter les éléments variables de la paie (prestations, congés, etc.)
• Encoder les prestations dans l’interface Partena afin d’assurer une rémunération correcte des salariés (ouvriers et employés)
• Vérifier que les informations sont correctes et correctement encodées avant de lancer la paie
• Répondre aux questions des salariés concernant leurs fiches de paie
• Effectuer les actions correctives en cas d’erreurs
• Plus généralement, être la personne de contact pour les questions de législation sociale
• Gérer les documents administratifs de A à Z : suivi des documents sociaux, calcul du pécule et des droits aux congés, gestion des données personnelles, traitement des modifications contractuelles (mutations, changement de régime de travail, etc.), rédaction de courriers divers, calcul d’avantages complémentaires, calcul des frais, mise à jour de la communication envers les employés, etc.
• En collaboration avec la cellule recrutement, participer au processus de recrutement des ouvriers et des employés dans son volet administratif (préparation des contrats de travail, de déclaration Dimona, etc.)
• Faire remonter les demandes et les difficultés administratives, opérationnelles, et les problèmes techniques à la Manager

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Ressources Humaines ou Droit
• Vous maîtrisez parfaitement le français oral et écrit
• Vous possédez au moins 3 à 5 ans d’expérience dans la paie
• Vous avez une bonne connaissance générale en législation sociale belge
• Vous avez de l’expérience avec un logiciel de paie
• Vous avez de l’expérience avec plusieurs, parmi les commissions paritaires suivantes : CP111, CP 121, CP 124 et CP 200
• Vous êtes rigoureux(se), méticuleux(se), précis(e) et savez impérativement respecter les délais
• Vous êtes intègre et avez le sens de la confidentialité
• Vous êtes doté(e) de très bonnes capacités de communication (contacts quotidiens avec les employés et les ouvriers)
• Vous êtes orienté(e) clients et concevez votre rôle comme étant au service des ouvriers et des employés
• Vous êtes doté(e) d’une bonne intelligence émotionnelle, d’empathie et vous savez vous adapter et adapter votre communication à vos interlocuteurs
• Vous êtes également très à l’aise avec les tâches répétitives et administratives
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité qui ne laisse pas de place à l’erreur
• Vous aimez travailler en équipe mais êtes très autonome
• Vous êtes flexible et aimez vous déplacer presque quotidiennement et travailler sur différents sites (Wavre, Liège, Charleroi, Libramont)

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant: une voiture de société, une carte essence, une indemnité mensuelle nette, une assurance hospitalisation, 20 jours de congés légaux
• Prérequis côté candidat(e) : un permis B valable
• Horaires de travail : la semaine de travail est de 38h00/semaine, quelques dépassements horaires sont à prévoir en période de paie
• Localisation: la personne sera basée à Liège 3 jours/semaine mais aura des déplacements sur les sites de Charleroi, Wavre et Libramont (2 jours/semaine)

Notre client est un acteur extrêmement réputé du secteur des services. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour former un binôme efficace avec l’ Assistante de Direction Générale Senior.

Objectifs du poste :

Au sein de la Direction Générale, travailler en tandem avec l’Assistante Senior et offrir un secrétariat de premier plan au Directeur Général

Description de poste:

• Gestion d’agenda dans Outlook
• Organisation de réunions et de voyages (principalement en Europe)
• Organisation de déjeuners d’affaire
• Gestion du planning du chauffeur
• Classer, scanner, photocopier des documents divers
• Préparation de dossiers
• Frappe de documents sous Word
• Gestion des appels entrants
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Avoir des contacts de tous niveaux à la fois internes et externes
• Contacts avec les autres départements de l’entreprise, envoi de documents

Profil:

• Bachelor de type Office Management ou Langues
• Excellent niveau de français et d’anglais (oral et écrit)
• Vous avez une excellente présentation
• Excellentes compétences sur MS Office
• Au moins 3 d’expérience professionnelle dans une fonction d’Assistant(e) et idéalement acquise dans le secteur des services aux entreprises (conseil en stratégie, cabinet d’avocats d’affaires)
• Précision, rigueur, dynamisme, grand sens de l’organisation, souci du détail
• Résistance au stress et fiabilité
• Résilience (l’agenda du DG change constamment, ce qui implique de fréquentes annulations suivies de réorganisations de réunions, de voyages, etc.)
• Très bon esprit d’équipe (la personne va travailler au sein d’une équipe de 2 Assistant(e)s, très bonnes capacités interpersonnelles et de communication
• Diplomatie et discrétion
• Flexibilité (le Secrétariat de la Direction Générale est ouvert de 8h30 à 19h00 donc les 2 Assistant(e)s doivent s’organiser de façon à assurer cette permanence horaire)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire très compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant des chèques repas, assurances hospitalisation et groupe, etc.
• Horaires : 37h30 à effectuer entre 8h30 et 19h00 (en tandem avec l’autre Assistante). Des dépassements horaires jusqu’à 19h30 sont à prévoir
• Localisation: la société est localisée au cœur de Bruxelles et est donc très facilement accessible en transport en commun
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel au sein de locaux magnifiques localisés dans le centre de Bruxelles!
• L’opportunité d’acquérir une vraie expérience en direction générale au sein d’une des plus prestigieuses sociétés de Bruxelles

Our client is a high profile, human-sized company in the service sector. Their offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to work alongside a Senior Executive Assistant.

Purpose of the job:

To form a team with a Senior Executive Assistant and to provide first-class support to the General Manager.

Job description:

• diary management (using Outlook)
• organising meetings and business trips (mostly in Europe)
• organising business lunches
• organising the planning of the chauffeur
• filing, scanning, copying various documents
• preparing various files
• typing documents using Word
• handling incoming phone calls
• handling the incoming and outgoing mail
• having all sorts of contacts, both internal and external
• liaising with the other departments, forwarding them documents

Profile:

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management or Languages
• Excellent level of French and English (spoken and written)
• You are perfectly presented (corporate presentation)
• You possess very good skills on MS Office
• You possess at least 3 years experience in an administrative/support position, ideally acquired in professional services (management consulting, international law firms)
• You are extremely precise, rigorous, dynamic, organised, with a genuine eye for detail
• You are stress resistant and reliable
• You are resilient (the diary of the Director changes constantly and meetings need to be booked, cancelled, re-booked, etc.)
• You are a very good team player (as you will be working as part of team of 2 Assistants) and have good interpersonal and communication skills
• You also are very diplomatic and discrete
• You are flexible (the Secretariat is open between 8.30 am and 7.00 pm so the 2 Assistants have to organise themselves in order to ensure this time schedule)

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A very competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, a comprehensive health and group insurances, etc.
• Working hours: 37h30/week to be organised between 8.30 am and 7.00 pm together with the other Assistant. Some overtime, until 7.30 pm, might occur
• Location: the company is located in the heart of Brussels and is therefore very easily accessible by public transport
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the city centre of Brussels!
• This is the ideal opportunity for an ambitious individual seeking to gain experience as a high-level Assistant in one of the most prestigious environments in Brussels!

Our client is a privately-owned company and a world leader in its sector.  With their innovative products and approach, they have been serving clients for over 100 years in more than 60 countries across Europe, the Middle East and Africa.  For their headquarters in Zaventem, they are currently recruiting a diligent Management Assistant to reinforce their support team (3 people).

Job description:

In your role as Management Assistant you will be working alongside 2 other assistants and offer administrative and organisational support to several members of the management team (CFO, COO, VPs, …).  Your responsibilities will include:

• proactive management of complex diaries
• coordination of international travels (including visa applications, multi-mode arrangements, detailed travel itineraries and travel expenses)
• organisation of management meetings and events in various locations across Europe (including full logistics)
• organisation of conference calls/videoconferences
• preparation of presentations, including data collection and integration
• general office administration: screening telephone calls, following-up on emails, filing relevant documents, preparing meeting rooms, preparing and following-up on purchase orders & invoices, scanning/photocopying/binding documents, etc.
• liaising with high-profile internal & external parties (members of top management, clients, vendors, …)
• backing-up the other Management/Executive Assistants
• supporting other members of the Management Team if and when needed

Profile:

• The ideal candidate holds – at least – a Bachelor’s Degree in Office Management, Languages, Business Administration …
• You have excellent oral and written skills in English. Any other European language would be an asset (German, French, Dutch, Eastern European languages, …)
• You possess a first experience in a similar role in an international corporate environment
• You have experience working for multiple top-level senior executives
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office & other software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP)
• You are precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set clear priorities
• You are a strong problem solver with a can-do mindset looking for continuous improvement
• You are proactive and you easily take ownership over your work, you are able to complete tasks with limited input/supervision
• You are able to communicate and work well with stakeholders at all levels in the organisation
• You are a team player but you are also able to work autonomously

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: full-time contract, 38.5h/week
• A very competitive salary and comprehensive benefits package (luncheon vouchers, health and group insurance, travel allowance, 20 + 6 holidays)
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• Location: offices are situated in Zaventem so ideally you are able to commute to the offices by own car

 

 

 

Notre client est un groupe international leader dans son secteur. Ils fabriquent et distribuent des produits innovants depuis plus de 100 ans, répondant ainsi aux attentes de leurs clients répartis dans plus de 60 pays en Europe, au Moyen Orient et en Afrique. Pour leur siège social, localisé à Zaventem, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Description de poste:

Au sein d’une équipe d’Assistantes, vous apporterez un soutien administratif à l’équipe de direction (directeur financier, directeur des opérations, 2 vice-présidents, etc.) et les assisterez dans leurs activités quotidiennes:

• Gestion proactive des agendas très complexes et changeants
• Organisation de voyages et d’itinéraires partout dans le monde, ce-incluant les demandes de 2 visa et la préparation des notes de frais
• Oganisation de réunions et d’événements en Europe, responsabilité de toute la logistique
• Préparation de présentations, incluant la collecte de données et l’intégration de ces données dans les présentations
• Organisation de téléconférences et de vidéoconférences
• Tâches administratives diverses : gestion des appels entrants, suivi des e-mails, classement des documents, préparation des salles de réunion, préparation & suivi de bons de commande & factures, photocopies, scanning, reliage de documents, etc.
• Contacts avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau (membres de l’équipe de direction, clients, partenaires extérieurs, etc.)
• Etre le « back up » d’autres Assistantes
• Assister d’autres membres du comité de direction le cas échéant

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire – au moins – d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc.
• Anglais courant aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Une autre langue européenne (allemand, français, néerlandais ou une langue d’Europe de l’Est) est un plus
• Une première expérience similaire (assistanat d’une équipe) acquise dans un environnement international et « corporate »
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP)
• Vous êtes précis(e) et rigoureux(se), avec le souci du détail
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation et savez établir les bonnes priorités
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solution et vous savez prendre les choses en main
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et avez un très bon relationnel, une bonne communication et de la diplomatie
• Vous êtes flexible (dépassements horaires occasionnels) et aimez apprendre et évoluer dans vos fonctions

Offre:

• Un contrat à temps (38,5 h/semaine) plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extra-légaux (tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation indemnité de déplacement domicile/travail, 20 + 6 jours de congés annuels)
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et international offrant la possibilité d’utiliser son initiative et de se développer
• Localisation : les bureaux étant situés à Zaventem et étant mal desservis par les transports en commun, il est préférable de disposer d’un véhicule personnel

 

 

 

 

Notre client est une fédération internationale dans le domaine du développement durable. Leur mission principale est d’offrir un éventail très large de services à leurs membres, tels que la veille juridique ou encore favoriser l’échange de savoir-faire entre eux à travers l’organisation de séminaires et de conférences. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et comptent environ 70-80 employés.

Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable des Affaires Administratives :

Objectifs du poste 

• Superviser toutes les tâches administratives qui facilitent les opérations des 15 bureaux régionaux localisés dans le monde entier
• S’assurer du bon fonctionnement de ces bureaux en y coordonnant les RH, la finance, le partage d’informations, les aspects liés à a conformité juridique en collaboration avec les Responsables locaux et avec les départements RH, finance et juridique du siège à Bruxelles
• Faire remonter en interne les problématiques éventuelles et faire en sorte que la communication entre le siège et les bureaux soit transparente
• Travailler étroitement avec 3 Directeurs Généraux et le Secrétaire Général (et leur reporter)
• Coacher et encadrer l’Assistante du département

Vos responsabilités principales seront

• Coordonner l’administration financière du département et superviser l’administration financière des bureaux régionaux, en collaboration avec les Responsables locaux
• Gérer les factures entrantes et sortantes, faire le suivi des paiements
• Faire en sorte que toutes les informations soient compilées et validées dans le temps imparti par les Responsables régionaux et que tout le processus se fasse en conformité avec les procédures, règles et politiques de la société
• Sous la supervision du Comité de Direction et en accord avec la politique de gouvernance de l’entreprise, gérer l’administration générale du département dans le respect de toutes les règles et règlements
• Être la personne de contact entre les Responsables locaux et les départements RH, finance et juridique du siège à Bruxelles afin d’assurer une gestion fluide de tous les aspects RH des bureaux régionaux (contrats, descriptions de fonction, coûts du travail, recrutement, formations, développement, etc.)
• Coacher et superviser l’Assistante du département basée à Bruxelles
• En collaboration avec un avocat externe, avec le Directeur financier et avec le bureau du Secrétaire Général, coordonner les aspects des bureaux régionaux liés à la conformité (analyse et vérification des structures légales, des contrats, des régimes de taxation, etc.)
• Faciliter la communication et coordonner le partage d’informations à l’interne comme à l’externe : apporter un soutien dans la gestion de la charge de travail et des procédures statutaires, dans l’organisation des voyages, dans la préparation des documents, etc.
• Apporter aux membres des équipes (à Bruxelles et dans les bureaux), du leadership, du soutien, des conseils en vue d’assurer leur développement et leur bien-être en conformité avec les valeurs RISE de l’entreprise. Être responsable de la mise en œuvre des politiques et procédures de la société
• Coordonner les évaluations annuelles en collaboration avec les Responsables régionaux, s’assurer que les procédures sont bien suivies et respectées et dans le respect des délais. Apporter un soutien dans le développement et l’implantation de processus RH clairs et inclusifs
• Participer à la mise en oeuvre de la stratégie RH qui est fondée sur la promotion de l’autonomie, de l’engagement des employé(e)s, de la coopération, du sentiment d’appartenance, de la créativité, de l’ouverture et de l’acceptation de la critique constructive. Identifier et promouvoir les opportunités de développement des employés

Le(a) candidat(e) idéal(e) devrait avoir le profil suivant 

• Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent tel que (Finance, Droit, Sciences Commerciales, RH, Relations Internationales, etc.)
• Au moins 10 ans d’expérience professionnelle, dont 5 ans dans un rôle similaire (office management ; coordination administrative comprenant des responsabilités au niveau RH, juridique et financier ; assistanat de direction de haut niveau avec de la gestion de projet, etc.)
• Une expérience réussie dans un environnement international et multiculturel est cruciale, de même qu’une réelle ouverture culturelle (les 15 bureaux régionaux sont localisés sur les 5 continents)
• Excellent niveau d’anglais (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Excellent niveau dans l’une des 3 langues suivantes : français, allemand ou espagnol
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à gérer des problématiques de façon autonome mais aussi en équipe, capacité à trouver des solutions
• Maturité, capacité à convaincre, sens des responsabilités, sens de l’initiative, capacité à représenter la société et à prendre des décisions dans des délais serrés
• Compétences développées en gestion de projets, être orienté(e) procédures
• Esprit de coopération, capacité à travailler avec des équipes virtuelles, à être multitâches, sens du détail et capacité à établir des priorités
• Désir de contribuer, avec agilité, au travail d’une équipe dynamique et complexe

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif assorti de nombreux avantages extra-légaux : tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, remboursement intégral des frais de transport, possibilité de télétravail (au moins 2 jours/semaine), bonus discrétionnaire
• Localisation : la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun
• L’opportunité de travailler au sein d’une structure en plein changement et dans un environnement réellement multiculturel
• L’opportunité de travailler dans un domaine qui œuvre pour le bien général (développement durable)

Our client is an international federation operating in the field of sustainable development. Their main mission is to offer a wide scope of services to their members, ranging from monitoring EU legislation developments to enhancing the exchange of best practices through the organisation of workshops and conferences. They are located in the city centre of Brussels and count +/- 70 staff.

They are today looking to recruit an Office Manager for the global growth department:

Purpose of the role

• To oversee the administrative activities that facilitate the operations of the 15 satellite offices worldwide
• To ensure the smooth running of these offices by coordinating HR, finances, compliance, information in collaboration with local Heads of Office, and HR, Finance and Legal Departments in the Brussels HQ
• To escalate issues internally and ensure smooth and transparent communication between the headquarters in Brussels and the satellite offices
• To work closely and report to 3 Regional Directors and to the Secretary General
• To coach and lead the department Assistant

Main responsibilities will be

• Coordinating the financial administration of the department and overseeing the financial administration and budget of the satellite offices together with each Head of Office
• Processing outgoing and incoming invoices and payments
• Ensuring that all information is validated and gathered on time by all Heads of and that the whole process complies with company regulations, rules and policies
• Managing the general administration of the department in compliance with Bylaws, internal rules, under the supervision of the Executive Board and the company governance and policies
• Being the SPOC between the local Heads of Offices and the HR department in Brussels in order to ensure the smooth management of all HR aspects in satellite offices (contracts, job descriptions, labour costs, recruitments, trainings, and development, etc.)
• Coaching and supervising the department Assistant based in Brussels
• In collaboration with an external Lawyer, the Finance Director and the Secretary General office, coordinating compliance aspects of the regional offices (review of current structures, contracts, legal shapes of structures, tax-related issues, etc.).
• Facilitating communication and coordinating information sharing with internal and external stakeholders: providing support in workflow management and statutory procedures, travel arrangements, document formatting, etc.
• Providing team members in Brussels and in the satellite offices with guidance, leadership and support, ensuring their development and well-being in compliance with the company RISE values. Being responsible for ensuring the enforcement of corporate policies and procedures
• Coordinating the yearly appraisals in collaboration with the regional Heads of Office, ensuring that processes are correctly followed and within the right timeframe. Assisting in developing and implementing clear, and inclusive HR processes
• Participating in the implementation of an HR strategy based on the promotion of autonomy, employee engagement, cooperation, belonging, creativity, openness and the acceptance of constructive criticism. Identifying and promoting professional growth opportunities for the staff

The ideal candidate should have the following profile

• A University degree in a relevant field (such as Finance, Law, Business Administration, HR, International Relations, etc.)
• At least 10 years’ experience including 5 years in a similar role (Office Management; Administrative coordination involving HR, Legal and Financial responsibilities; high level Executive Assistant experience with project management responsibilities, etc.)
• An experience in a multinational and multicultural is crucial and so is cultural sensitivity (the 15 satellite offices are located on the 5 continents)
• Excellent oral and written communication in English. An excellent level of either French, Spanish or German is also required
• Proficiency in MS Office (Word Excel, PowerPoint)
• Ability to engage and tackle problems autonomously and in a team, as well as problem-solving skills
• Maturity, convincing skills, sense of responsibilities, initiative, representation skills, decision-making abilities within tight deadlines
• Project management skills, process orientedness
• Cooperative spirit, at ease working daily with virtual teams, multitasking skills, eye for detail and ability to prioritise
• Keen to contribute in a flexible way to a dynamic yet complex team

Offer

• Starting date: ASAP
• A permanent, full time contract
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs, homeworking (at least 2 days/week), discretionary bonus
• Location: the company is located in the city centre of Brussels and is therefore reachable by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast-changing organisation and a truly multicultural environment
• The opportunity to work in an environment that truly makes a difference (sustainable development)

Pour l’un de nos clients, localisé dans le nord-ouest de Bruxelles capitale, nous sommes à la recherche d’un(e) Office Manager/Assistant(e) Personnel(le).

Objectif du poste :

En étroite collaboration avec une équipe de 5 personnes, prévoir, planifier, organiser, mettre en œuvre, contrôler et optimiser l’ensemble des moyens personnels, budgétaires, matériels et administratifs afin d’assurer le bon fonctionnement de cette résidence privée. Répondre aux souhaits et aux besoins des membres de la famille ; veiller au bien-être et à la sécurité du personnel et des lieux de travail, dans le respect de la législation sociale ; gestion des propriétés, suivi budgétaire, gestion des relations avec l’ensemble des intervenants extérieurs, contribuer au développement d’une équipe soudée, enthousiaste & loyale.

Tâches et responsabilités principales :

• Gestion d’un agenda très chargé :
  • Planifier et organiser des rendez-vous professionnels et privés (par exemple, coiffeur, rendez-vous médicaux, cours de sport, …)
  • Coordination des aspects logistiques & pratiques avec du personnel interne et externe (chauffeurs, service de sécurité, fournisseurs, hôtels, restaurants, intervenants, visiteurs, …)
  • Valider les dates et certains aspects organisationnels avec les membres de la famille, donner régulièrement un état de l’avancement du projet
  • Diffuser des informations importantes auprès de l’équipe
  • Suivi des réunions/rendez-vous, faire des changements de dernière minute quand nécessaire
• Planifier les horaires du personnel de maison (cuisinier/cuisinière, jardinier, femmes de chambre, …)
• Gérer les demandes de congé et les absences pour le personnel de maison
• Vérifier les heures prestées à la fin du mois, encoder les informations dans un logiciel interne pour que le calcul des salaires soit effectué correctement
• Gérer le planning des chauffeurs
• Gestion des achats : gestion de contacts avec les fournisseurs, prospection et analyse d’offres, conclusion des contrats, placement et suivi de commandes, analyse & validation des factures reçues
• Gestion des comptes bancaires (contact avec la banque, commander de nouvelles cartes, faire des demandes pour des devises étrangères si nécessaire, …)
• Gestion et contrôle des inventaires (meubles, œuvres d’art, …), suivi et mise à jour
• Gestion et suivi des contacts avec l’Italie où la famille a également une propriété : contact avec les personnes concernées sur place, assurer le bon fonctionnement et la continuité des services (entretien, gardiennage, conservation,..), résoudre les problèmes techniques (électricité, plomberie, système de sécurité, piscine,…), gestion de projets de décoration, suivi de travaux de rénovation le cas échéant, suivi de location (contact avec l’agence immobilière, les locataires, …), etc.
• Tâches administratives quotidiennes : gestion de la correspondance, classement de documents pertinents (classement manuel et électronique), suivi des courriels, rédaction des notes de service, etc.
• Dans ce poste vous êtes le bras droit du Directeur des Opérations ; vous assurer le suivi de certains dossiers en son absence et vous collaborez sur des dossiers & projets plus complexes. Par exemple : la gestion de travaux de rénovation et d’adaptation des maisons, gestion des coûts/suivi du budget annuel, l’organisation d’événements, la gestion du parc automobile, etc.

Merci de noter que cette liste de responsabilités n’est en aucun cas exhaustive et que d’autres tâches pourraient incomber à la nouvelle recrue selon les besoins de la société et dans un souci de partage du travail avec les autres membres de l’équipe.

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) a un excellent niveau de français (oral et écrit) avec une bonne connaissance de l’Italien (oral et écrit) et idéalement aussi un niveau opérationnel en néerlandais.
• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou un Master mais les candidat(e)s non diplômé(e)s et pouvant justifier d’une expérience équivalente sont aussi invité(e)s à postuler
• Vous avez au moins 5-10 ans d’expérience dans un rôle similaire (office management, assistanat privé, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et en particulier MS Office (notamment Word, Excel et Outlook)
• Qualités essentielles: discrétion, savoir vivre, bonne éducation, très bonnes capacités de communication, précision et souci du détail, anticipation, capacité à proposer des solutions de façon proactive, bon sens, autonomie mais aussi très bon esprit d’équipe (collaboration étroite et quotidienne avec 4-5 collègues), souplesse, ouverture à la critique et flexibilité quant aux horaires (heures supplémentaires occasionnelles, back up de collègues durant les congés et absences), stabilité et désir sincère de s’engager sur le long terme.

Offre et aspects pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: à discuter (idéalement : 1^er septembre) !
• Un salaire qui dépendra du niveau d’expérience, avantages extralégaux.
• Horaires: 38 heures/semaine
• Les bureaux ne sont pas facilement accessibles en transport en commun donc vous possédez idéalement votre propre moyen de locomotion
• Le cadre de travail est vraiment très agréable et les bureaux magnifiques!

 

 

Notre client est une société spécialisée dans la distribution et l’installation de matériel informatique. Leurs clients sont des groupes nationaux et internationaux principalement basés en Flandre et à Bruxelles. Afin de soutenir leur croissance et de mieux gérer la digitalisation de leurs processus, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e)  Responsable opérationnel(le) pour leur bureau de Zaventem (+/- 20 personnes).

Objectif du poste :

Il s’agit d’une création de fonction. L’objectif est de coordonner les activités de l’équipe administrative/vente et d’optimiser les processus internes. Vous serez le point de contact entre la direction, l’équipe de vente et l’équipe administrative. Vos responsabilités incluent : gérer les tâches administratives et organisationnelles liées au planning et suivi des projets clients, l’administration des RH, l’office management, la facturation et le reporting. Vous serez également un(e) utilisateur(trice) clé de l’ERP de la société.

Description de fonction:

• Suivi des commandes et des projets clients en collaboration avec l’équipe commerciale, le responsable de l’entrepôt, optimisation et ajustement des procédures si et quand cela est nécessaire
• Administration des RH : gérer les absences, le planning de vacances, préparer la paie en collaboration avec le secrétariat social, être le point de contact pour les questions liées à la législation sociale, etc.
• Gestion de la flotte automobile : commander de nouveaux véhicules, suivi des véhicules au niveau des réparations, accidents, amendes, être ne contacts avec des tiers, etc.
• Office management : achat de nouveau matériel, équipement, gestion des contrats avec les fournisseurs, etc.
• Coordonner l’achat et la réception des biens entrants en collaboration avec l’équipe commerciale et le responsable de l’entrepôt
• Faire coïncider les livraisons avec les commandes, faire le suivi des commandes dans l’ERP
• Planifier les commandes des clients
• Avec l’équipe administrative, analyser le flux de commandes et optimiser le processus interne si nécessaire
• Gérer la facturation, être impliqué(e) au niveau de la comptabilité (en collaboration avec un expert externe)
• Être l’utilisateur-clé du système ERP : s’assurer de la qualité des données introduites dans le système, conseiller/former de nouveaux utilisateurs(trices), optimiser les processus internes, etc.
• Projets ad-hoc : travaux de recherche sur des coûts ou régulations spécifiques, implantation de nouveaux outils, lancement de nouveaux produits/services, etc.

Profil:

• Minimum 4-5 ans d’expérience pertinente en office management, vente interne, service client/back office, office management, idéalement acquise dans une petite structure
• Un Bachelier pertinent
• Excellent niveau de néerlandais, d’anglais et de français (oral et écrit)
• Très bonnes compétences sur MS Office (Word, Excel, Outlook, outils de communication virtuels, etc.)
• Vous avez déjà de l’expérience d’un ou plusieurs ERP et vous êtes particulièrement à l’aise dans leur utilisation (par exemple vous savez identifier des problématiques et/ou des opportunités afin d’en optimiser l’utilisation)
• Vous êtes mature, organisé(e) et savez établir des priorités
• Vous communiquez avec beaucoup d’enthousiasme et de conviction
• Vous êtes capable de développer et d’implanter de nouvelles initiatives tout en motivant et pilotant l’équipe
• Une expérience dans la gestion d’une petite équipe est un réel plus pour le poste
• Vous êtes orienté(e) client et solutions, vous ambitionnez d’offrir un service de qualité
• Vous êtes analytique, êtes à l’aise avec les chiffres et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve) et flexible, vous vous ajustez facilement selon les circonstances
• Vous aimez travailler au sein d’une petite équipe et vous êtes une personne de terrain

Offre:

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Localisation: la société est située à Zaventem
• Salaire compétitif
• Vous travaillerez au sein d’une petite équipe informelle dans un secteur très dynamique
• Il s’agit d’une création de poste dans une société en plein développement, donc vous pourrez développer votre rôle au fur et à mesure