Our client is a company specialised in the distribution and installation of IT equipment.  Their clients are large national and international companies mainly based in Flanders and Brussels.   To support the growth of the company and to better deal with a need for digitalisation of certain processes, they are currently recruiting a talented Office/Business Support Manager for their Zaventem office (+/- 20 people).

Purpose of the role:

This is a newly created position aimed at coordinating the activities of the admin/inside sales team and optimising internal processes. You will be the linchpin between the management, the sales team and the admin team.   Daily responsibilities will include: managing a variation of administrative & organisational tasks related to the planning and follow-up of client projects, HR administration, office management, billing & reporting. You will also be Key User of the ERP-system.

Job description:

• Following-up on orders and client projects in collaboration with the sales team and the warehouse manager, optimising and adjusting procedures if and when needed
• HR administration: managing absences, holiday planning, preparation of payroll in collaboration with social secretariat, point of contact for questions related to social legislation, etc.
• Car fleet management: ordering new vehicles, following-up on maintenance/accidents/ fines, liaising with external parties, etc.
• Office management: purchasing new material & equipment, managing contracts with the suppliers, etc.
• Coordinating the billing process (automated billing system), being involved in the company’s accounting (in collaboration with an external expert)
• Preparing (financial) reports for management
• Acting as a Key user for the ERP-system: ensuring quality of data, advising/training other users, liaising with external provider regarding new implementations or technical adjustments, optimising internal processes, etc.
• Ad-hoc projects, e.g. research work on specific costs or regulations, implementation of new tools and procedures, launch of a new product/service, etc.

 Profile:

• Minimum 4-5 years of relevant experience in office management, insides sales, client service/back office, … – ideally acquired in a small company
• A relevant Bachelor’s Degree
• Advanced level in Dutch, English and French (oral + written)
• IT literate (Word, Excel, Outlook, virtual communication tools, …).
• You already worked with 1 or several ERP systems and you are particularly comfortable with them (e.g. able to identify possible issues and/or opportunities to expand the scope of usage).
• You are mature, organised and you are able to set clear priorities
• You communicate with a lot of enthusiasm & conviction
• You are able to develop and implement new initiatives while motivating and steering the team
• Previous experience with coaching/leading a small team is definitely a plus for this role
• You are very solution & client oriented, you always strive for service excellence
• You are analytical, figure minded and you work with a lot of eye for detail
• You have a proactive & flexible attitude, you can adjust easily to changing circumstances
• You enjoy working in a smaller team and you have a hands-on attitude

Offer:

• A full-time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• Company is located in Zaventem
• Competitive salary package
• You will be part of a really nice and informal team and a fast-moving sector
• This is a new position within the company which is also in full expansion so you will be able to create your own role and the responsibilities will evolve over time!

 

 

Notre client est un acteur reconnu du secteur du tourisme. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Talent Development Coordinator pour rejoindre le département Ressources Humaines. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 140 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Missions principales du poste

• Développer les compétences des collaborateurs(trices)
• Développer l’ Employer branding  afin de promouvoir l’attractivité de la société, la performance, l’engagement, la satisfaction des collaborateurs(trices) et la rétention des talents
• Travailler au sein de l’équipe Staffing (1 Manager et 2 Officers) du département RH dont la mission inclut le recrutement, la formation, l’engagement et de développement des compétences

Description de fonction

Sur la gestion des compétences

• Participer à la mise en place d’un nouveau système de gestion des compétences
• Assurer la mise en place et le suivi de l’outil interne
• Proposer une approche de gestion des talents dans le but de fidéliser et de valoriser les collaborateurs(trices)
• Accompagner les Managers dans l’identification des talents et dans leur gestion de carrière afin de stimuler la rétention et l’engagement
• Analyser et optimiser le processus existant de gestion de performance
• Piloter et optimiser le processus par le biais d’une plateforme digitale
• Rassembler et analyser les informations émanant des entretiens annuels des collaborateurs (trices)
• Formuler des propositions concernant le développement de ces mêmes collaborateurs(trices) et leur développement de carrière
• Proposer une politique de mobilité interne motivante afin d’attirer, de fidéliser et de développer les collaborateurs(trices)
• Participer à la mise en œuvre des plans d’actions annuels

Sur l’organisation interne et les descriptions de fonction

• Assurer une cohérence de l’organisation des départements et la répartition des missions au sein de l’entreprise
• Gérer l’exactitude et la mise à jour de l’outil recensant les descriptions de fonction au sein de l’entreprise
• Analyser les descriptions de fonction et en assurer un contenu de qualité conforme aux directives internes et servir de soutien au Management pour la rédaction des contenus et l’utilisation de l’outil
• Accompagner les départements lors de réflexions autour de l’organisation de leurs équipes

Sur l’Employer branding

• Participer au développement de l’employer branding
• Contribuer au développement d’une expérience candidat(e) optimale afin de rendre la société encore plus attractive
• Faciliter l’arrivée, l’intégration et le développement des nouveaux(elles) collaborateurs(trices)
• En collaboration avec les collègues RH, proposer une approche autour de la marque employeur et un plan d’actions associé
• Mettre en œuvre le plan d’actions proposé et préparer un reporting sur les bénéfices engrangés

Profil

• Vous êtes titulaire d’un Master pertinent et justifiez de minimum 5 ans d’expérience dans les RH et au moins 2 ans dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit) et avez une connaissance professionnelle du néerlandais
• Vous êtes un(e) digital native qui possède une connaissance approfondie de MS Office et qui se familiarise très facilement avec de nouveaux outils et logiciels
• Vous êtes passionné(e) par l’humain
• Vous possédez des très bonnes capacités d’analyse, une très bonne logique et un très bon esprit de synthèse
• Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et osez sortir des sentiers battus
• Vous êtes un(e) excellent(e) communicateur(trice) et savez convaincre vos interlocuteurs
• Vous êtes à la recherche constante d’amélioration et, dans ce contexte, savez être force de proposition
• Vous êtes autonome mais le travail en équipe est clé pour vous
• Vous êtes flexible et vous arrivez à vous adapter à un environnement en constante évolution
• Vous êtes orienté(e) client

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant, Eco-chèques, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, plusieurs jours de congés annuels supplémentaires
• Localisation : la société est localisée dans le centre-ville de Bruxelles et est donc très facilement accessible en train, métro, bus et tram
• Horaires : 38h00/semaine
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

 

 

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry.  They are currently recruiting a diligent People Development & Performance Coordinator to join their HR department. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 140 people.

Objectives of the role

• Developing the skills and competences of the staff
• Developing the Employer branding in order to enhance the attractivity of the company, the performance, the engagement, the staff satisfaction and retention
• Working within the HR Staffing team (1 Manager, 2 Officers) whose missions encompass recruitment, training, engagement, and competences development

Job description

Management of competences

• Participating in the set-up of a new competence management system
• Ensuring the set-up and the follow-up of an internal tool
• Suggesting a new way to manage talents in order to develop the retention and to empower the staff
• Assisting Managers in identifying talents and in career management in order to stimulate engagement and retention
• Analysing and maximizing the existing performance management process
• Steering and maximizing the process through a digital platform
• Gathering and analysing the information gathered from the yearly appraisals of the staff
• Making proposals concerning staff development and career development actions
• Suggesting a motivating internal staff mobility policy in order to attract, develop and retain talent
• Participating in the implementation of yearly action plans

Internal organisation & job descriptions

• Ensuring that the organisation of the departments and the split of missions amongst them is consistent
• Ensuring that the tool which gathers all the job descriptions is accurate and regularly updated
• Analysing job descriptions and ensuring that their content is both qualitative and in line with internal guidelines. Supporting the management regarding content writing and the use of the internal tool
• Supporting the departments during brainstorming sessions on the topic of team organisations

Employer branding

• Participating in the development of the employer branding
• Participating in the development of an optimum candidate experience, which in turn enhances the attractivity of the company
• Facilitating the arrival, integration, and development of new recruits
• Together with the HR team, offering a new approach regarding the employer branding strategy and action plan
• Implementing the action plan and reporting on the results and benefits

Profile

• You hold a relevant Master and possess at least 5 years’ experience in an HR role and 2 years in a similar role
• You are perfectly fluent in French (spoken and written) and have a working knowledge of Dutch
• You are a digital native, you have an extensive knowledge of MS Office and are at ease when it comes to learning new IT tools
• You are a people’s person
• You are analytical, logical and have the ability to see the big picture
• You are organised, proactive and can think outside the box
• You have excellent communications and convincing skills
• You constantly search for improvements and you know how to make relevant suggestions
• You are autonomous but value teamwork
• You are flexible and able to adjust to an ever-changing work environment
• You are client minded

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent and full-time contract
• A competitive salary with a comprehensive benefits package including luncheon vouchers, eco-vouchers, group and health insurances, numerous benefits in kind, extra holiday days
• Location: the company is located in the centre of Brussels and is therefore very easily accessible by public transport
• Hours: the working hours a
• A truly international and multicultural working environment, in a fast developing company!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Collaborateur(trice) au sein du Centre Opérationnel qui compte +/- 30 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Assurer l’équipement des véhicules en équipage dans le respect de la législation sociale
• Vérifier le planning des équipages, gérer les problématiques de compatibilité et de journées de service, trouver des solutions en cas de désistement de dernière minute
• Déclencher le personnel de réserve en accord avec le Superviseur
• Gérer l’acheminement des personnels et veillez à leur bien-être (réservation d’hébergement de dernière minute, etc.)
• Être force de proposition dans l’optimisation du système de réservation de personnels sur les différents trajets
• Être le point de contact des personnels navigants concernant les informations de retard et d’avarie et les transmettre au Superviseur
• Communiquer avec les personnels navigants via tous les moyens (sms, etc.)
• Diffuser les informations du Centre opérationnel concernant les retards, avaries, etc. au personnel navigant afin qu’ils puissent informer les voyageurs
• Alimenter et mettre à jour les informations liées aux perturbations sur le site de l’entreprise
• Assister le personnel navigant lors de difficultés dans les contrôles des titres de transport
• Veillez au respect des procédures concernant les voyageurs à besoins spécifiques (voyageurs à mobilité réduite, VIP, groupes, etc.)
• Assurer la prise en charge (réservation de taxis, d’hôtels, etc.) des voyageurs en rupture de correspondance
• Déclencher des procédures d’avitaillement de secours en cas de situation perturbée
• Envisager d’autres solutions de transport pour certains voyageurs en cas de situation perturbée
• Participer à certains groupes de travail afin de partager ses compétences terrain
• Participer à différents groupes de travail concernant le développement des outils informatiques dédiés à l’information voyageurs

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelier ou équivalent par expérience
• Vous maitrisez parfaitement le français et avez un niveau opérationnel en néerlandais et allemand
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de +/- 2 ans, idéalement acquise dans le secteur des transports
• Vous avez une expérience du service clients (clients internes et/ou externes)
• Vous êtes réactif(ve) et savez travailler dans l’urgence (gestion de crise)
• Vous avez de la ressource, de la créativité ainsi qu’une bonne capacité d’analyse
• Vous êtes organisé(e) et autonome tout en ayant un très bon esprit d’équipe
• Vous avez une excellente communication (nombreux contacts internes)
• Vous avez une personnalité positive, ouverte, enthousiaste et motivée
• Bien qu’autonome, vous avez aussi un excellent esprit d’équipe
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (horaires décalés et travail 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaires décalés et le week-end, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 37 jours de congés annuels
• Horaires : travail en « shift » : 6h00-14h00 et 14h00-22h00, ainsi que 2 week-end/mois
• Accès : la société est située en centre-ville et est donc très accessible en transport en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a new collaborator to join their multilingual & multicultural teams in Brussels.  Their offices are located in the centre of Brussels (very easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• Ensuring the staffing of vehicles in compliance with the social legislation
• Checking the planning of crews, handling issues in terms of timing or overlap, finding solutions in case of last-minute crew cancellation
• Contacting on call crew with the approval of Supervisor
• Ensuring the transport of crews and guaranteeing their well-being (booking last minute accommodation for them, etc.)
• Making relevant suggestions in view of enhancing the staff booking procedures on the various itineraries
• Being the SPOC of crews regarding delays, damages in the itinerary and sharing the information with the Supervisor
• Liaising with the crew by sms, phone, etc.
• Informing the Operational Centre on delays, damages, etc. and informing back the crew so that they can share the information with the passengers
• Updating the website with relevant information concerning delays, etc.
• Supporting the crew regarding issues they encounter when controlling travel tickets
• Ensuring that procedures are properly followed when it comes to passengers with special needs (disabled passengers, VIPs, groups, etc.)
• Ensuring that passengers who missed their correspondence are properly looked after (booking taxis, hotel rooms for them, etc.)
• Launching emergency supply procedures in case of disruption in the traffic
• Considering alternative travel possibilities for passengers in case of disruption
• Participating in some working groups in order to share field expertise
• Participating in some working groups concerning the development of IT tools dedicated to passenger information

Profile

• You ideally hold a Bachelor or equivalent in experience
• You have an excellent level of French and a working knowledge of Dutch and German
• You have a first relevant experience of +/-2 years ideally acquired in the transport sector and in a customer service role
• You are proactive and know how to work under stress (crisis management)
• You are resourceful, creative and analytical
• You are organised, autonomous yet also genuinely team spirited
• You have strong communication skills (numerous internal contacts)
• You have a positive attitude, an open mind-set, you are enthusiastic and motivated
• You are flexible in terms of working hours as you will be working in shifts and during weekends (on average during 2 weekends/month)

Offer

• Starting date: as soon as possible
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shifts/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 37 holiday days
• Working hours: shift work, 6.00 am-2.00 pm and 2.00 pm-10.00 pm and 2 weekends/month
• Location: the offices are located in the city centre of Brussels and are therefore very accessible by public transport
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

 

Notre client est un cabinet RH de renommée internationale avec des bureaux dans le monde entier. Leur structure belge (+/- 20 personnes) est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont actuellement à la recherche  d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui travaillera pour 1-2 Consultants.

Description de poste:

• gestion d’agenda
• coordination de voyages, réservations d’hôtels, préparation d’itinéraires de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• organisation logistique de rendez-vous avec des clients (voyages, hôtels, salles de conférences, vidéoconférences, etc.)
• préparation de contrats, de rapports d’activité, de cahiers des charges, etc.
• gestion des emails entrants, gestion du suivi
• préparation de présentations PowerPoint pour divers séminaires et réunions
• gestion et mise à jour de base de données
• coordination et suivi des factures afférentes aux projets en cours
• gestion des appels entrants, filtrage des appels, prise de messages
• contacts téléphoniques réguliers avec des interlocuteurs de haut niveau (dont des clients)
• travaux occasionnels de recherche (sur de nouveaux clients, leurs secteurs d’activité, etc.)
• suivi actif de tous les projets en cours
• classement de tous les documents inhérents à chaque projet

Profil:

• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit), avec un excellent niveau en néerlandais ou en français (idéalement un excellent niveau dans les 2 langues nationales).
• Expérience minimum de 3-4 ans dans un rôle d’Assistant(e) de direction, idéalement acquise dans le secteur des services (par exemple dans un cabinet d’avocats ou de conseil)
• Maîtrise des outils informatiques classiques et notamment de Word. Une bonne connaissance de PowerPoint est un atout.
• Excellentes compétences administratives, professionnalisme hors pair, sens aigu de la satisfaction client
• Très bonnes capacités d’organisation, grande précision, rigueur et bonne gestion des priorités
• Proactivité, capacité à solutionner les problèmes et à effectuer plusieurs actions en mêmes temps
• Vous êtes toujours diplomate et vous savez gérer les informations confidentiellesµ
• Vous êtes extrêmement professionnel(lle) dans vos échanges téléphoniques, vous avez un bon sens commun, de la persistance, et savez communiquer à tous les niveaux
• Vous aimez le travail en équipe et savez gérer le stress

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance hospitalisation, assurance groupe, bonus, remboursement des frais de transport à 100%, possibilité de travailler de la maison)
• Un environnement de travail dynamique et international où règne un très bon esprit d’équipe!
• L’opportunité de travailler pour une équipe qui recherche un(e) collaborateur(trice) proactif(ve) qui n’hésite pas à prendre des initiatives!

Our client is a high-profile international Executive Search Firm with subsidiaries worldwide. Their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent assistant to work for 1 or 2 Consultants.

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• coordinating logistics for client meetings (travel, hotel, conference rooms, videoconferences, etc.)
• drawing up client proposals, progress reports, project specifications, etc.
• monitoring incoming emails & phone calls and ensuring a timely follow-up
• preparing PowerPoint presentations for various meetings & seminars
• updating and reviewing database information
• coordinating and following-up on invoices per assignment/project
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some research work (new clients, industry news, etc.)
• proactively following-up on all projects/assignments
• filing relevant documents after each assignment

Profile:

• Perfect knowledge of English (oral and written) and fluency in at least 1 of the 2 national languages (Dutch or French).
• You have minimum 3-4 years of experience in a role of Management/Executive Assistant, ideally in the service sector (e.g. legal, consultancy, …)
• You are computer literate and possess advanced skills in word processing (Microsoft Word). A good knowledge of PowerPoint can be a strong asset.
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are well organised, precise & rigorous and you are able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you like juggling multiple activities
• You are always diplomatic and you are able to treat confidential information appropriately
• You are able to handle phone calls with professionalism, common sense & persistency and you are able to communicate at all levels
• You enjoy being part of a smaller team and you are stress resistant

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, bonus & 100% reimbursement of public transport costs, possibilities to work from home )
• International and dynamic working environment with a very good team spirit!
• The opportunity to work with a team of top professionals who really appreciate a proactive attitude and a good sense of initiative!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Chargé de programme marketing pour leur équipe (6 personnes). Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Au sein du département Marketing clients, participer à la mise en œuvre de la stratégie marketing et des actions concrètes en vue de récompenser les clients et de les fidéliser. Vous êtes l’utilisateur-clé du programme informatique de type CMS dédié à ces actions (enregistrement des clients VIP, des actions dont ils sont la cible, etc.). Vous gérez les projets visant à récompenser la de la loyauté en collaboration avec d’autres départements.

 Description de fonction

• Vous êtes en charge du programme de fidélisation des clients et êtes garant(e) de la compréhension et de l’attractivité du rpogramme pour les clients existants ou prospects
• Vous pilotez le plan d’animation du programme : identifier et mettre en place les offres qui permettent un niveau d’adhésion élevé au programme en ayant comme objectif principal la satisfaction des clients
• Ce faisant, vous contribuer activement à la réalisation du chiffre d’affaires de la société
• Vous êtes l’utilisateur-clés du programme informatique/CMS, qui est un outil indispensable à la réussite de la fonction, vous êtes la personne de contact du prestataire IT
• Vous vous assurez que le programme IT dédié aux actions récompensant la fidélité des clients fonctionne en permanence et vous informez le prestataire IT en cas de souci ou bug technique, en vues de la résolution expresse du problème
• Vous êtes responsable de la maintenance et des mises à jour du contenu des pages web et de l’ensemble des points de contact clients relatifs au programme
• Vous organisez des événements et des actions spécifiques pour les clients VIP et voyageurs fréquents, vous participez à ces événements
• Vous coordonnez les actions et vous êtes en contact avec les autres départements afin de garantir une expérience client optimum
• Vous participez dans la préparation du reporting mensuel (préparation des items liés à votre domaine de responsabilités)

Profil

• Vous disposez d’un Master pertinent (Marketing, Communication, école de commerce, etc.)
• Vous avez déjà une première expérience pertinente
• Vous avez une excellente maîtrise du français (écrite et orale) ainsi qu’un excellent niveau en anglais.
• Vous avez un profil digital et êtes ouvert(e) aux nouvelles technologies et aux innovations. La connaissance d’un programme de fidélisation de type CMS est un atout
• Vous avez des compétences développées et gestion de projet et communication. Vous avez un très bon relationnel
• Vous avez un très bon esprit d’équipe
• Vous avez le sens des responsabilités
• Vous avez une bonne vision globale de vos misions et de la façon dont elles s’inscrivent dans la stratégie de l’entreprise. Vous savez travailler de façon transverse avec d’autres départements
• Vous avez une très bonne écoute, et savez traduire des besoins en actions concrètes
• Vous êtes dotée d’une personnalité ouverte et positive

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : 38h00/semaine, télétravail (1 à 2 jours/semaine), horaires flexibles, quelques dépassements sont à prévoir (mais récupérables)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a diligent Customer Marketing Loyalty Officer to join their team (6 staff). Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Purpose of the role

Within the Customer Marketing department, you participate in the implementation of the marketing strategy and in the delivery of concrete actions aiming at building and rewarding customer loyalty. You are the key user of an IT programme/CMS in charge of registering key customers and incentives/actions targeted at them. You manage loyalty-related projects in collaboration with other departments.

Job description

• You are in charge of the loyalty programme and ensure that it is understandable and attractive for VIP clients/frequent travellers
• You monitor the actions related to the programme
• You identify and implement specific offers and actions, thus ensuring a high client satisfaction
• By doing so, you contribute to the development of the fee income of the company
• You are the main user of the IT loyalty programme, which is instrumental for the performance of the role, you are the SPOC of the IT provider
• You ensure that the IT loyalty programme operates at all times and you report any bugs/issues to your contact person at the service provider, with the aim of resolving the issue asap.
• You are responsible for the maintenance and the content updates of the website, related to the loyalty programme and actions
• You organise events and specific actions for the VIP clients and frequent travellers, you attend these events
• You coordinate actions and you liaise with other departments of the company in order to ensure an optimum customer experience
• You participate in the reporting of the department (preparation of items related to your field and area of responsibility)

Profile

• You hold a relevant Masters’ degree (Marketing, Communication, Business school, etc.)
• You already possess a first relevant experience
• You possess an excellent knowledge of French (spoken and written) and have an advanced level of English
• You are a digital native and are comfortable with new technologies and innovation in general. An experience of working with IT loyalty programmes or CMS is a strong asset
• You have strong project management, communication, and interpersonal skills
• You are genuinely team minded
• You take ownership
• You have the ability to see the big picture and to operate at the crossroad of several departments
• You have very good listening skills and can translate needs into concrete actions
• You are open minded with a positive attitude

Offer

• Starting date: A.S.A.P.!
• A full time, permanent contract
• A competitive salary and complete benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco cheques (€250,00), health and group insurances, benefits in kind (free travel vouchers), 37 holiday days
• Working schedule: 38 hours/day, possibility of homeworking (1 to 2 days/week), flexitime, some occasional overtime (will be recuperated)
• A truly international and multicultural working environment in a fast-developing company!

 

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche clinique contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe Saint Lambert (accessibles en bus mais plus facilement avec un véhicule personnel). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Coordinateur(trice) du bureau.

Description de fonction:

 Réception

• Accueil des visiteurs
• Gestion du courrier entrant et sortant, distribution du courrier, gestion du courrier express
• Gestion des livraisons (de fournitures de bureau, etc.)
• Collaboration avec 2 autres Assistantes en vue d’assurer une couverture horaire optimale de la réception ainsi que les back-up nécessaires

 Coordination du bureau

• Gestion et mise à jour de documents internes tels que des directives internes, manuels de procédures administratives, procédures de sécurité, de formations, etc.
• Gestion administrative des membres selon les procédures
• Gestion de toutes les demandes liées à l’office management
• Gestion de l’état général du bureau : veiller au suivi des réparations, de l’entretien, etc.
• Suivi du budget et des factures liés au fonctionnement du bureau
• Gestion des contrats et des négociations avec les fournisseurs et prestataires de service (assurances, etc.)
• Être en contact avec les prestataires liés à la gestion et l’entretien du bâtiment (sociétés de nettoyage, de sécurité, etc.)
• Coordination des activités internes et externes telles que des conférences, réunions, cocktails, etc.
• Gestion de la communication interne concernant des informations importantes ayant un impact sur la société ou sur l’équipe (conditions météo extrêmes, travaux, manifestations, grèves, congés, journée sans voiture, etc.)
• Soutien aux RH au niveau des aspects logistiques des prises de fonction de nouveaux(elles) collaborateurs(trices) : commande de fournitures, de mobilier, de lignes téléphoniques, de GSM, installation de l’IT, etc.). Offrir un soutien similaire lors du départ d’un(e) employé(e)
• Soutien au niveau d’autres tâches assignées par la Senior Manager RH et par sa collaboratrice

Profil:

• Vous avez déjà 2 ans d’expérience dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais oral et écrit). Le néerlandais est un plus
• Vous maîtrisez les outils informatiques courants (Word, Excel et PowerPoint) et vous être à l’aise avec d’autres outils IT tels que des bases de données
• De l’expérience en coordination de projets est un atout important pour justifier de très bonnes capacités de planification et de coordination
• Vous avez des très bonnes capacités organisationnelles et de très bonnes qualités interpersonnelles
• Vous êtes multitâches et savez travailler de façon autonome
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et vous aimez travailler dans un environnement collaboratif et international
• Vous êtes très à l’aise dans l’utilisation d’outils de communication modernes tels que Zoom, Teams, etc.

Offre:

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: septembre 2021
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extra légaux: tickets restaurant (€8,00), Eco-chèques (€250/an), assurance hospitalisation (payée à 100% par l’employeur), assurance groupe, abonnement GSM
• Horaires: 38h00/semaine, horaires réguliers (9h00-17h00)
• Congés : 26 jours/an
• Localisation: les bureaux sont localisés à Woluwe Saint Lambert (près du Cora).  Bien qu’ils soient accessibles en bus, leur accès est néanmoins plus aisé avec un véhicule personnel (place de parking prévue)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence!