Our client is an international association in the field of cancer research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gathers +/- 30 staff and is located in Woluwe Saint Lambert (accessible by bus but easier access by car). They are today looking to recruit a diligent Office Coordinator/Receptionist.

Job description:

Reception

• welcoming and guiding visitors
• taking care of the mail, mail distribution
• reception of packaging and mailing for the team (courier, shipping, snail-mail)
• teaming up with 2 other colleagues to ensure coverage on opening hours and back-up during absences

Office Coordination

• managing and updating office coordination documents like policies and guidelines, staff manual, alarm manual, tutorials, etc.
• managing the professional memberships according to our internal procedure
• addressing all queries regarding office management issues
• maintaining the office condition and arranging necessary repairs, running necessary errands
• managing the Office Coordination budget and invoicing
• managing contract and price negotiations with office vendors, insurance and service providers
• liaising with facility management vendors, including cleaning and security services
• coordinating in-house or off-site activities, like parties, celebrations, conferences and meetings
• responsible for internal communication on important national/global news, public health matters, public holidays, any other special events in Belgium (like protests, extreme weather, strikes, car-free day, etc.)
• assisting HR in all the logistical aspects of the onboarding process for new hires (ordering stationery, name tags, coordinating the IT set- up, organising mobile phone subscription with telecom provider); assisting with similar administrative & logistical aspects when employees leave the company
• may assist with other tasks as instructed by the Senior HR Manager and HR Administrative Officer

Profile

• You have already gained at least 2 years’ experience in a similar role and at a similar level
• You are perfectly fluent in English and French (both written and spoken). Dutch is an asset
• You are proficient in MS Office (Word, Excel and PowerPoint) and you feel comfortable working with other IT tools & databases
• Project coordination training and/or experience is a strong asset for excellent planning and coordination abilities
• You have strong organisational and interpersonal skills
• You have the ability to multitask and to work with minimum day-to-day supervision
• You are an excellent team player, eager to work collaboratively in an international and diverse team
• You are comfortable working with communications tools such as Teams, Zoom, soft phones

Offer:

• A permanent and full-time contract
• Starting date: September 2021
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco vouchers (€ 250/year), health insurance (fully paid by the employer), group insurance, mobile phone
• Working hours: 38h00/week, regular hours (9.00 am-5.00 pm)
• Holidays: 26 holiday days/year
• Location: the offices are located in Woluwe Saint Lambert, close to the Cora. They are accessible by bus but more easily accessible by car (parking facilities)
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!

Notre client est un acteur historique et respecté dans le monde de l’investissement à Bruxelles. Les maîtres-mots de leur culture d’entreprise sont discrétion, respect, intégrité et esprit d’équipe.  Leur département investissement comprend +/- 15 personnes et est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour travailler en collaboration avec une collègue. Leur bureau compte +/- 45 personnes et est localisé dans le centre-ville de Bruxelles.

Description de poste :

• Offrir un soutien administratif et logistique à l’équipe des Investment Managers
• Gestion des agendas: préparation et organisation de nombreuses réunions internes et externes
• Organisation de voyages nationaux & internationaux post-Covid (billets, hôtels, taxis, itinéraires, etc.)
• Organisation et coordination d’événements et gérer des projets ad hoc
• Gestion de contacts : mise à jour (dans le CRM) des coordonnées des contacts (adresses, numéros de téléphone, etc.), saisir les informations liées aux investissements potentiels
• Regroupement, compilation et distribution de toute information pertinente auprès de l’équipe (procès-verbaux des réunions internes, rapports, etc.). Assurer un suivi efficace des « dealflows »
• Être en contact régulier avec les autres Assistantes du groupe

Merci de noter que cette liste de responsabilités n’est en aucun cas exhaustive et que d’autres tâches pourraient incomber à la nouvelle recrue selon les besoins du département et de la société en général.

Profil recherché:

• Vous avez une excellente connaissance orale et écrite de l’anglais. Une bonne connaissance du français et du néerlandais est un plus
• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou d’un Master de type Secrétariat/Office Management ou Langues
• Vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 4 ans dans un rôle similaire. Une expérience acquise dans un environnement similaire est un atout important (private equity, secteur financier, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques (MS Office, SharePoint, SalesForce ou autre CRM, bases de données, internet, etc.). Vous appréciez de pouvoir développer vos compétences dans ce domaine
• Vous avez de très bonnes compétences interpersonnelles et vous êtes motivé(e), professionnel(le) et intègre
• Vous savez échanger avec courtoisie et diplomatie et vous comprenez l’importance de la discrétion et de la confidentialité dans votre travail
• Vous êtes une personne précise, rigoureuse, et méthodique & vous faites un suivi proactif de chaque tâche/projet
• Vous anticipez les deadlines et planifiez votre travail en conséquence
• Vous êtes capable de vous adapter selon les priorités et circonstances qui changent rapidement
• Vous êtes doté(e) d’un excellent esprit d’équipe et d’un grand sens de la collaboration, vous travaillerez en étroite collaboration avec une autre Assistante du département

Offre & aspects pratiques:

• Poste à pourvoir : à discuter
• Contrat à durée indéterminée
• Salaire compétitif
• Avantages extra-légaux compétitifs
• Accessibilité : société située au centre de Bruxelles et à proximité de tous les moyens de transport
• Horaires: 38h/semaine

Our client is a financial holding with offices in Brussels, Luxembourg and Singapore.  They support strong ethical values such as respect, integrity, discretion and team spirit. Their investment team consists of +/- 15 people and is currently looking to recruit a talented Management Assistant who will be working alongside another Assistant. Their Brussels office (+/- 45 people) is located in the city centre.

Role description:

• Offering administrative and logistical support to a team of Investment Managers;
• Agenda management: preparing and organising various internal and external meetings
• Coordinating (post-Covid) national and international business travel (tickets, hotels, taxis, itineraries…);
• Organising & coordinating events and taking on ad-hoc projects if and when necessary;
• Contact management: keeping a CRM system up to date with contact details and input on investment opportunities;
• Collecting, compiling and distributing relevant information within the team (minutes of meetings, reports…) and ensuring a proactive follow-up of dealflow;
• Act as an interface with other assistants within the group.

Please note that this list of responsibilities is non exhaustive and that you may be asked to take on additional tasks, depending on the workload and in order to cater for the needs of the team and of the company.

Profile:

• You have an excellent knowledge (oral and written) of English. Good command of French and Dutch is a plus.
• You hold a relevant bachelor’s or master’s degree (Office Management, Languages, …)
• You have at least 4 years of proven experience in a similar role. An experience in a similar environment is a significant plus (private equity, financial services, consulting, …)
• You are computer literate (MS Office, SharePoint, Teams, SalesForce or other CRMs, databases, internet…). You enjoy learning and working with new IT tools.
• You have excellent interpersonal skills, high motivation, and integrity.
• You can communicate with courtesy and diplomacy; you understand the importance of discretion & confidentiality in a business environment
• You anticipate deadlines and you plan your work accordingly
• You can adjust easily to changing priorities and circumstances
• You have a strong team spirit and a genuine sense of collaboration as you will be working closely together with another assistant in the department

Offer & practicalities:

• Starting date: to be discussed
• Permanent contract
• Competitive salary & benefits package
• Access: the company is located in the centre of Brussels and is therefore easily accessible by public transport
• Hours: 38/week

 

Notre client est une start-up dont l’objet social est la gestion d’une fortune privée. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Les 2 Gestionnaires de fonds, qui sont tous les deux à la fois très courtois et professionnels, sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) collaborateur(trice) afin de mettre en place et de gérer toute la partie administrative de la société.

Objectif du poste

Il s’agit d’une création de poste. L’Assistant(e) sera la seule personne en charge du soutien administratif aux 2 Gestionnaires et à la structure en général. Ceci inclut : gérer de la réception, prendre en charge le secrétariat des 2 Gestionnaires, gérer l’office management, s’occuper de la paie avec le secrétariat social, effectuer des tâches de base au niveau de la comptabilité, commander les fournitures de bureau, etc.

Description de fonction

• Gestion de la réception, s’assurer que l’espace d’accueil est toujours impeccable (y compris les salles de réunion)
• Accueil des visiteurs, répondre à leurs requêtes
• Gestion des appels entrants, prise de messages
• Préparation des salles de réunion, vérifier le planning journalier
• Commande de plateaux-repas pour les réunions, installation dans les salles, rangement à l’issue des réunions
• Gestion du courrier entrant, contacts avec les coursiers et sociétés de courrier express telles que DHL, gestion du courrier sortant
• Tâches d’office management : gestion des fournitures de bureau et de l’approvisionnement du bureau (boissons, snacks, etc.), gestion de la partie IT
• Être en contact avec les fournisseurs, développer les relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires externes
• Assurer le secrétariat des 2 Gestionnaires : gestion des agendas, organisation de réunions, préparation de voyages, etc.
• Gestion de la paie avec le secrétariat social
• Gérer des tâches de base de comptabilité : préparer les factures clients, gérer les factures fournisseurs, les préparer en vue du paiement
• Et plus encore !

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) détient un Bachelier pertinent (office management, langues, etc.)
• Vous êtes bilingue français/anglais avec d’excellentes compétences à l’écrit dans les 2 langues
• Vous avez acquis une première expérience similaire d’environ 2-3 ans, idéalement dans un environnement corporate
• Vous avez de bonnes compétences en informatiques (MS Office)
• Présentation impeccable, très bonne élocution et attitude positive
• Grand sens du service à la fois envers les clients externes et internes
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux, diplomatie, beaucoup de discrétion
• Excellent relationnel, souriant(e) et impliqué(e)
• Autonomie, créativité, débrouillardise et mentalité start-up
• Capacité à mener ses missions à bien, personne d’action qui cherche à offrir un service de très haut niveau aux 2 Gestionnaires et partenaires extérieurs
• Orienté(e) qualité : il s’agit d’un environnement de très haut niveau dans lequel il est crucial de viser l’excellence

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible
• Salaire compétitif
• Localisation : les bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun
• L’opportunité de prendre part à la création d’une toute nouvelle structure et de travailler dans un environnement de très haut niveau !

Our client is a start-up family office whose purpose is to manage the assets of its owners Their offices are located in the city centre of Brussels and are therefore very accessible by public transport. Their small and easy-going yet highly professional team is looking for a shiny and diligent individual to set up the administration side of things.

Purpose of the role

This is a newly created role. The Office Assistant will be the first and only person of the organisation in charge of the administrative support. This includes handling the reception, providing secretarial support to the 2 Investment Managers, handling office management responsibilities including payroll administration, basic accounting, ordering office supplies, etc.

Job description

• Manning the reception, making sure the reception area is always spotless (reception lounge, etc.)
• Preparing the meeting room, checking what meetings are taking place every day, ordering lunches for meetings, bringing them to the rooms, tidying up the rooms after the meeting
• Welcoming visitors, handling their requests, assisting them
• Handling incoming phone calls, taking messages
• Handling incoming mail, liaising with courier and express delivery companies, handling outgoing mail
• Responsible for office management duties: handling office and kitchen supplies, ordering furniture, IT equipment, etc.
• Liaising with suppliers, developing contractual agreements with suppliers and vendors
• Providing secretarial support to the 2 Investment Managers: diary management, meeting organisation and travel arrangement
• Payroll administration together with the social secretariat
• Basic accounting duties, issuing invoices, handling incoming invoices, and preparing them for payment
• And more!

Profile

• The ideal candidate holds a relevant bachelor (Office management, Languages, etc.)
• You are bilingual French/English with very good writing skills in both languages
• A first similar experience of 2-3 years is required, ideally acquired in the corporate sector
• Good IT skills (MS Office)
• Corporate presentation, courteous, discrete with a positive attitude
• Genuinely customer minded and desire to be helpful and to offer a top-of the-range service to internal and external clients
• Ability to interact at all levels, diplomatic skills, an extreme discretion is paramount
• Very good interpersonal skills, smiling and dedicated
• Self-starter: this is a start-up so the person will need resourcefulness and creativity in order to participate to the development of the structure
• A doer who aims at delivering a spotless service
• Quality minded, as this is a very high-level environment where it is crucial to aim at providing an outstanding support to the Investment Managers and third parts

Offer

• A permanent and full-time contract
• Starting date: A.S.A.P.
• Competitive salary
• Location: the offices are located in central Brussels and are therefore very easily accessible by public transport
• The opportunity to be part of the creation of a company and to work in a truly very high-level environment!

Notre client est une société à taille humaine (+/- 20 employés), spécialisée dans le secteur de la haute finance. Ils ont à cœur d’investir dans un petit nombre d’entreprises afin de participer étroitement à leur développement sur le long terme. Afin d’atteindre cet objectif, ils construisent des partenariats ambitieux et fructueux avec les équipes dirigeantes de ces entreprises. Ils sont localisés dans le quartier Louise de Bruxelles. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Comptable désirant de contribuer à la réalisation de leurs projets.

Objectif du poste

Gérer toutes les tâches classiques de comptabilité, gérer le suivi en matière de salaire, préparer le reporting financier et être graduellement impliqué dans des projets plus globaux. Reporter auprès de la Directrice financière.

Description de fonction :

Comptabilité générale

• Mettre à jour les tableaux comptables
• Gérer la comptabilité des avoirs
• Faire le suivi comptable des mouvements bancaires et réconciliation des processus d’achat et de vente
• Gérer le processus de provisions et de quitus
• Gestion de la dimension analytique de la comptabilité (projets, nature des coûts)

Comptabilité fournisseurs

• Création des dossiers des fournisseurs dans le système (Adfinity)
• Faire correspondre les factures avec les commandes
• Contrôle des factures, vérifier qu’elles sont conformes aux obligations légales
• Scanning des factures en vue de l’archivage, de leur approbation et de leur enregistrement comptable
• Interagir avec l’équipe afin d’obtenir l’approbation des factures
• Contrôle des notes de frais (vérifier les pièces justificatives et la fiscalité à appliquer)

• Gérer les formulaires annuels 281.50
• Gérer les obligations de reporting concernant la TVA et le processus de récupération de TVA (prestations et achats effectués à l’étranger)
• Faire un reporting financier régulier auprès de la Banque Nationale de Belgique

Comptabilité clients

• Collecte de données afin d’établir les factures clients
• Enregistrement des factures
• Suivi des paiements

Administration des salaires

• Gestion des factures en provenance du secrétariat social
• Réconciliation des factures avec les instructions comptables
• Vérification des instructions comptables afin de détecter des erreurs
• S’assurer que les données traitées par le secrétariat social correspondent aux livres de comptes annuels (réconciliation des comptes avec le fichier 325.10)

Reporting financier

• Préparation des comptes annuels statutaires de toutes les sociétés
• Préparation des relevés mensuels statutaires des sociétés, de leur analyse et partage de ces données avec la Directrice Financière et le comité de direction
• Préparation des relevés mensuels consolidés des sociétés et de leur analyse et partage de ces données avec la Directrice Financière et le comité de direction
• Tous les 2 mois, préparation d’un rapport rassemblant les coûts des différents projets, répartition par projet et par fournisseur, analyse des écarts par rapport au budget
• Préparation des relevés de trésorerie, avec une approche à priori et à posteriori

Soutien ad-hoc aux membres de l’équipe et sociétés de gestion

• S’assurer que tous les documents sont envoyés aux fiduciaires dans les délais
• S’assurer que les fiduciaires s’acquittent de leurs missions dans les délais
• Préparer les factures clients pour les comités de direction

Profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bachelier en Comptabilité
• Vous avez au minimum 3-5 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire
• Vous possédez idéalement une expérience dans une holding financière ou dans une société internationale dans les services aux entreprises
• Vous maîtrisez le français et avez un excellent niveau d’anglais
• Vous avez une excellente connaissance d’Excel, ce-incluant les fonctions avancées du logiciel (tableaux croisés dynamiques, Vlook up, etc.)
• Vous avez une connaissance opérationnelle d’un logiciel comptable tel que Adfinity ou BOB
• Vous êtes extrêmement rigoureux(se), précis(e) et avez le souci du détail
• Vous êtes très fiable et savez respecter les délais (environnement où tout va très vite)
• Vous avez un bon esprit pratique et aimez vraiment les tâches opérationnelles, mais vous êtes également capable d’effectuer un reporting complexe et de garder une bonne vue d’ensemble
• Vous avez de la ressource et être proactif(ve)
• Vous êtes positif(ve) et doté(e) d’un très bon esprit d’équipe (fréquentes interactions avec tout le bureau de Bruxelles)

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux comprenant tickets restaurant, Eco-chèques, assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de congés (la semaine légale de travail est 38h00/semaine), etc.
• Localisation : la société est localisée dans le quartier Louise et est donc accessible en transports en commun
• L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique, à taille humaine, dotée d’une hiérarchie plate et d’une culture stimulante !

Our client is a human-sized firm (+/- 20 staff) in the asset management sector. They thrive on investing into a small number of businesses in order to fully engage with them and participate in their long-term development. To achieve this goal, they build ambitious and successful partnerships with the management teams of these organisations. They are located in the Louise area in Brussels. They are today looking to recruit a diligent Accountant who is seeking to onboard their exciting venture.

 Purpose of the role:

To handle daily accounting routine tasks, to handle salary-related follow up, to prepare financial reporting and to gradually be involved in company-wide projects. Reporting to the CFO.

Job Description:

General accounting

• Maintenance of the chart of accounts
• Accounting of fixed assets
• Accounting of bank movements and reconciliation to the purchase and sales processes
• Accrual and accrual-reversal process
• Maintenance of the analytical dimension of the accounting (projects, nature of costs)

Accounts payables

• Full creation of suppliers in the software (Adfinity)
• Matching of the invoices to the ordered items
• Control of the invoices for compliance with legal obligations
• Scanning of the invoices for archiving, approval and accounting
• Interaction with the team to get the approval of the invoices
• Controlling of expense note (completeness of the supporting document, potential tax treatment)

• Scanning of the expense notes/invoices for archiving, approval and accounting
• Handling annual 281.50 sheets
• Handling monthly VAT reporting obligations and the process of foreign VAT recovery
• Providing regular payment reporting to the National Bank of Belgium

Accounts receivables

• Gathering the data to establish sales invoices
• Booking the invoices
• Following up on the payments

Salary administration

• Handling the invoices received from the social secretariat
• Reconciling the invoices to the accounting instructions received
• Reviewing the accounting instructions received to detect errors
• Ensuring that the data processed by the social secretariat reconciles with the books on a yearly basis (reconciliation of the books to statement 325.10).

Financial Reporting

• Establishment of annual accounts on a statutory basis for all companies
• Preparation of the Monthly statutory statement of the companies, along with their analytical review for sharing with the CFO and the highest level of management
• Preparation of the Monthly consolidated statement of the companies, inclusive of an analytical review, for sharing with the CFO and the highest level of management
• Preparation of a bi-monthly report tracking the various project costs, split by project and by vendor, alongside a variance analysis to budget
• Preparation of cash-flow statements with an ex-post and an ex-ante approach

Ad-hoc support of management companies of the members of the team

• Ensuring that all the documents are sent in time to the fiduciaries
• Ensuring that the fiduciaries have done their tasks on time
• Preparing sales invoices for Management Committees

Profile:

• You hold a Bachelor in Accounting
• You have at least 3-5 years of experience acquired in a similar role
• You ideally have experience in a financial holding or in an international corporate services company
• You are fluent in French with an excellent level of English
• You have an excellent knowledge of Excel, including of the advanced functionalities (pivot tables, macros, Vlook ups, etc.)
• You have an operational knowledge of an accounting software such as Adfinity or BOB
• You are extremely rigorous, precise with a strong eye for detail
• You are reliable and know how to meet deadlines, as this is a very fast paced environment
• You are hands on and enjoy operational tasks while being able to handle a complex reporting and to see the big picture
• You are resourceful and proactive
• You are positive and team minded as you will be interacting closely with the whole Brussels team

Offer:

• A permanent, full time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with fringe benefits including luncheon vouchers, Eco cheques, group and health insurances, 26 holiday days (the working week is 38h00), etc.
• Location: the company is located in the Louise area and is therefore reachable by public transport
• The opportunity to work in a fast paced, human-sized company with a flat hierarchy and a stimulating business culture!

 

Notre client est un courtier en assurance à haute valeur ajoutée. En tant que spécialiste du secteur, ils offrent des solutions sur mesure avec le souci permanent de la satisfaction client. Leurs activités s’adressent principalement aux entreprises et ils sont notamment dans les domaines suivants : incendie, auto, RC, Cyber Risques, Tous risques chantiers, D&O, Accidents du travail et Transport.  Ayant démarré leurs activités il y a 3 ans, ils sont encore en situation de start up mais ils ont déjà une équipe de 6 personnes et ambitionnent une croissance rapide dans les mois et années qui viennent. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’une nouveau(elle) collaborateur(trice) qui les rejoindra en tant que Gestionnaire Client.

Objectif du poste :

Etre le lien entre les demandes des clients et les sociétés d’assurance. En tandem avec une autre Gestionnaire Client, assurer le back office au niveau du suivi administratif des dossiers tout en entretenant une relation client étroite. 

Description de fonction :

• Faire le suivi des dossiers clients : collecte de tous les documents nécessaires, envoi de contrats, demandes de signature, envoi d’attestations de couverture, gestion du suivi de la facturation, archivage de documents, mise à jour des données du client
• Préparer les inventaires pour les clients (résumé des polices d’assurance en cours)
• Ouvrir les dossiers de sinistres et en assurer le suivi avec le courtier (sinistres automobiles, etc.)
• Faire le suivi administratif de tous les dossiers en cours, faire le suivi des mises à jour des polices
• Gérer le suivi des mises à jour des polices d’assurance
• Préparer des présentations conjointement avec le courtier
• Gérer les demandes des clients, répondre à leurs questions, leur offrir ponctuellement un conseil personnalisé en fonction du type de sinistre ou de question
• Gérer les contacts avec les sociétés d’assurance, mettre tout en œuvre afin d’assurer une administration efficace et rapide des dossiers
• Être en contact très régulier avec les clients dans le cadre de leurs dossiers, aussi bien par téléphone que par e-mail
• Être à l’écoute du marché afin d’identifier les besoins des clients en nouvelles couvertures et remonter les informations aux courtiers
• Autres : prendre les RV des courtiers avec les clients, participer à certains RV

Profil :

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor de type Office management, Langues, Gestion, etc.
• Vous avez déjà une première expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans le secteur des assurances
• Vous maitrisez parfaitement le français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). le néerlandais et l’anglais sont des plus
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel et PowerPoint). Une connaissance de Brio est un plus
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et doté(e) d’un bon esprit logique
• Vous travaillez de façon efficace, précise et structurée
• Doué(e) d’intelligence émotionnelle, vous possédez aussi des qualités d’écoute et d’empathie et avez un grand sens du service client
• Vous savez faire preuve de proactivité et de ténacité et vous mettez tout en œuvre afin de mener à bien vos missions
• Vous travaillez bien de façon autonome et vous êtes également doté(e) d’un très bon esprit d’équipe
• Vous êtes à l’aise au sein d’une petite structure où la polyvalence et la capacité de mener de front plusieurs missions sont cruciales
• Grâce à votre réel intérêt pour le secteur, vous savez établir les priorités et vous adapter au gré des urgences du jour

Offre :

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra légaux : assurances groupe et hospitalisation, chèques repas, Eco chèques (€ 250/an)
• Horaires : 37h30/semaine. Possibilité de commencer entre 7h30 et 9h00 et de terminer entre 15h30 et 17h00
• Localisation : les bureaux sont localisés à Kraainem et sont accessibles en voiture, en tram et en bus. Facilités de parking
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation en pleine expansion !

 

 

Our client is a high-quality insurance broker. As an acknowledged specialist in their field, they propose tailor made solution to their clients with the aim to offer them a premium service. Their services are primarily designed for businesses and cover the following fields: fire insurance, car insurance, third party liability insurance, cyber risk insurance, multiple risk insurance, senior management liability insurance, work accident insurance and transport insurance. Their business was launched 3 years ago and while the company is still in a start-up phase, they already count 6 employees and they have ambitious growth plans for the months and years to come. They are today recruiting a diligent individual to join them as Client Case Officer.

Purpose of the role:

To be the linchpin between clients and insurance companies. Together with another Client Case Officer, to manage the back-office administration of files while maintaining an ongoing and closely knit client relationship.

Job description:

• Following up client files: gathering all the necessary documents, sending contracts, ensuring the official signing of contracts, sending proof of insurance, managing the follow up of the invoicing, archiving documents, updating client data
• Preparing inventories for clients (summary of on-going insurance policies)
• Opening up damage files and ensuring their follow up with the broker in charge (car accidents, etc.)
• Handing the administrative follow up of all on going files, doing the follow up of policies’ updates
• Managing the follow up of the insurance policies updates
• Preparing presentations together with the brokers
• Managing client requests, answering their questions, punctually offering them a tailor-made counselling for specific damage cases
• Liaising with insurance companies, ensuring a diligent and efficient administrative handling of cases
• Regularly liaising with clients concerning their files, whether by phone or e-mail
• Monitoring the insurance market in order to identify new policies which could interest existing clients, sharing these findings with the brokers
• Additional tasks: booking appointments for the brokers with clients, attending some client meetings

Profile:

• You ideally hold a Bachelor in Insurance, Office Management, Management, etc.
• You have already acquired a first experience in a similar role and ideally in the insurance sector
• You have an excellent knowledge of French (spoken and written). Dutch and English are a plus
• You are computer literate on MS Office (Word, Excel & PowerPoint). A knowledge of Brio is a plus
• You are figure-minded with a logical mind
• You are efficient, structured and precise
• You have a good emotional intelligence, very good listening skills, genuine empathy and a strong sense of service
• You are proactive, tenacious and you are keen to achieve your set targets
• You are autonomous but also team minded
• You are comfortable working in a small structure where being an all-rounder with very good multitasking skills is essential
• Thanks to your genuine interest for the insurance sector, you know how to establish priorities and can smoothly adjust to changing circumstances

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and benefits package including group and health insurances, luncheon vouchers and eco cheques (€250/year)
• Working hours: 37h30/week. The schedule is flexible as starting time is between 7.30 am and 9.00 am and finishing time between 3.30 pm and 5.00 pm
• Location: the offices are located in Kraainem and are very easily accessible by car, tram and bus. Parking facilities nearby
• The opportunity to work in a stimulating environment, and for a growing organisation!

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche clinique. Ils coordonnent des études dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe-Saint-Lambert et comptent +/-30 employés. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable Philanthropie et Partenariats.

Objectif du poste

En étroite collaboration avec l’équipe, développer les partenariats avec des entreprises et des fondations et soutenir leur implication dans les activités de notre client. Développer et mettre en oeuvre d’autres aspects du plan stratégique de philanthropie.

Job description

• Participation au développement de la stratégie globale de philanthropie, notamment en lien avec les partenariats:
• Analyse du marché, de la concurrence, des entreprises et fondations à approcher, etc. et partager ces informations avec l’équipe
• Développement de stratégie à court et long terme visant à encourager l’implication des partenaires. Planifier les budgets en conséquence
• Solliciter et maximiser le soutien financier des fondations et sociétés du secteur privé en Belgique et à l’international
• Développer les relations existantes avec les partenaires dans le but d’encourager leur investissement dans leurs activités
• Proactivement chercher, analyser et initier de nouveaux partenariats avec des entreprises, en fonction de leurs centres d’intérêts et lignes directrices
• S’assurer que toutes les demandes de reporting et de partenariats sont réalisées dans les délais (par exemple les contrats, les soumissions de budgets, etc.), ainsi que les reporting sur les résultats obtenus
• Collaborer étroitement avec l’équipe dans des domaines précis:
• Avec la Responsable des Evénements: développer des offres de sponsoring pour des événements tels que des dîners de gala, des événements sportifs, musicaux ou culturels, au niveau national et international, organiser des événements de façon ponctuelle
• Avec la Responsable Communication: développer les outils marketing nécessaires pour le sponsoring et les partenariats, tels que des newsletters
• En partenariat avec les autres membres de l’équipe et les Ambassadeurs, participer au développement des relations avec des donateurs (notamment concernant des legs potentiels dans le cadre d’une succession)
• Concevoir des campagnes de marketing/vente annuelles (telles que des tombolas), en faire la promotion auprès de donateurs existants et potentiels, en particulier auprès de entreprises et des fondations, et préparer des lots à offrir dans le cadre de ces tombolas
• Prendre connaissances des informations pertinentes dans le domaine de la philanthropie afin de planifier les actions et partager ces informations avec l’équipe
• Soutenir l’équipe Philanthropie dans la participation à différents sujets tels que le numérique (site web, CRM, plateformes de levée de fonds, classement, etc.), la communication (réseaux sociaux, rapport annuel, campagnes et tombolas, newsletters, etc.), débriefer après les événements et planifier les prochains
• Saisir dans le CRM les informations sur les donateurs et les actions entreprises, gérer l’administration liée aux partenariats, ce-incluant le classement

Profil

• Niveau Master
• Une expérience professionnelle pertinente de minimum 5 ans dans les relations “corporate”, le développement de partenariats, de préférence dans le secteur non marchand (mécénat, philanthropie, etc.)
• Parfaite maîtrise, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, du néerlandais, du français et de l’anglais
• Expérience dans la rédaction de propositions de partenariats et très bonne compréhension des stratégies marketing/vente pour concevoir des programmes de partenariat attractifs
• Connaissance des techniques de levée de fonds: collecte d’information, développement du projet, entretien des relations avec les donateurs
• Compétences interpersonnelles et de networking développées, capacité à créer des relations productives et durables
• Excellent esprit d’équipe, capacité à travailler au sein d’une équipe soudée
• Très bonnes capacités à s’exprimer en public
• Fortes compétences en négociation
• Capacité à développer des argumentaires de vente attrayants et convaincants, en faisant preuve d’empathie, de tact et de diplomatie
• Personnalité énergique, orientée-résultat et pleine de ressources

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extra légaux: tickets restaurant (€8,00), assurance hospitalisation, assurance groupe, remboursement intégral des frais de transport, GSM, ordinateur portable, place de parking, 26 jours de congés annuels
• Horaires: 38h00/semaine, des dépassements horaires ponctuels sont à prévoir lors des événements (mais seront récupérés)
• Localisation: les bureaux sont localisés à Woluwe-Saint-Lambert (à proximité du Cora)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence!
• L’opportunité de travailler pour un secteur innovant dans le domaine de la recherche médicale!