Our client is an international association in the field of medical research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gathers +/- 30 staff and is located in Woluwe-Saint-Lambert. They are today looking for a diligent Corporate Partnerships Manager to work as part of their closely knit Philanthropy Team.

Purpose of the role

To cultivate and engage partnerships with businesses and foundations, in close cooperation with team members. To develop and execute other aspects of the philanthropic strategic plan.

Job description

• Participating in developing the global philanthropy strategy, especially as it relates to partnerships:
• analysing the market, the competition, potential businesses/foundations, etc., and sharing this with the team
• developing short and long-term engagement strategies, including related budgets
• Soliciting and maximising financial support from foundations and corporate sources in Belgium and at an international level
• cultivating existing corporate relationships, increasing engagement to the cause of the association
• proactively seeking, analysing, and initiating new proposals and engagement opportunities for businesses, based on corporate guidelines and interests
• cultivating relationships with existing and new foundations, increasing their engagement in the cause
• ensuring that all partnership and reporting requirements are established and fulfilled on time (e.g., contracts, budgets), as well as tracking and reporting on overall performance
• Collaborating closely with team members on specific areas:
• with the Philanthropy Events Manager, developing sponsorship packages for events (e.g., gala dinners, virtual or live sports, cultural, musical, corporate or other events, both national and international) and potentially organising and managing some events
• With the Philanthropy Communications Manager, developing the communication tools required for sponsorship and partnerships including cases for support, tailored newsletters, etc.
• With other team members and Ambassadors, helping cultivate relationships with potential major donors, including potential legacies
• Developing annual campaigns, contributing to awareness about them among actual and potential donors, especially corporate and foundation partners, and securing matching gifts to be offered during campaigns
• Following publicly available or other information that is relevant to planning in the philanthropy domain and sharing it within the philanthropy team as appropriate
• Supporting the philanthropy team by providing input on various subjects such as technical tools (website, CRM, fundraising platforms, filing, etc.), communications (social media messaging, annual report, specific campaigns, newsletters, etc.), debriefing of past events/activities and planning of new ones
• Regularly inputting development actions and donor information into CRM, and taking care of partnership-related administration, including filing

Profile

• Master’s degree
• A relevant professional experience of minimum 5 years in corporate relations, partnerships development and management, preferably in a non-profit/philanthropic environment
• Fluent written and spoken Dutch, English and French
• Experience in writing proposals and very good business/marketing/sales understanding to design attractive partnership programmes
• Knowledge of corporate fundraising techniques: information gathering, cultivation, solicitation, and stewardship strategies
• Strong interpersonal and networking skills, resulting in lasting and productive relationships
• An excellent team player, eager to work collaboratively in a small team
• Very good oral presentation skills (public speaking)
• Ability to combine excellent negotiating & convincing skills (capacity to develop appealing “sales pitches”) with a good degree of empathy, tact & diplomacy
• Integer person with strong business ethics
• Energetic, goal-oriented and resourceful personality

Offer

• A permanent and full-time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, Eco vouchers, health insurance, pension scheme, full reimbursement of public transport costs, cell phone, laptop, parking facilities, homeworking possibilities, 26 holidays/year
• Working hours: 38h/week, some flexibility will be required in order to attend punctual events in the evenings (but overtime will be recuperated)
• Location: the offices are located in Woluwe-Saint-Lambert (close to the Cora).
• A stimulating working environment and an organisation which genuinely makes a difference!
• The opportunity to contribute to innovative, practice-changing medical research!

 

Our client is an international association in the field of medical research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gather +/- 30 staff and is located in the heart of the city (easy access via public transport). They are today expanding and are looking for a diligent Communications Coordinator to work as part of their closely knit Communications Team.

PURPOSE OF THE ROLE

To provide support to the communications team, working closely with team members and assisting on a broad variety of communications-related tasks. 

JOB DESCRIPTION

• Working with Communications Managers to execute communications-related tasks in view of promoting virtual and in-person events and partnerships
• Cooperating with the teams active in networking and relationship building with the organisation’s member groups
• Communicating key messages to the scientific community
• Assisting in the use and management of social media platforms (Instagram, Facebook Twitter, Linked In, etc.) by drafting, scheduling, posting content, tracking and analysing analytics, developing ways to improve the organisation’s public visibility and increasing the number of followers and supporters
• Using the latest communications technologies
• Creating and/or managing a service provider to create and maintain the organisation’s graphics and materials, including info graphics, social media graphics, invitations, special campaigns, events signage, tax attestations, greeting cards, newsletters, brochures, factsheets, background briefs, PowerPoint presentations, templates and reports
• Managing the image/graphic acquisition and files for the staff to use
• Helping to upgrade and maintain the existing website using tools such as WordPress
• Supporting web content creation, posting and page design (in Dutch, English and French)
• Assisting in press and public relation campaigns, e.g. researching/drafting press releases, managing media lists and contact databases, conducting media monitoring using related tools
• Assisting in promoting and achieving a consistent style and messaging throughout internal and external communications
• Drafting and proofreading various documents (for publication, annual report, website and social media content)
• Acting as SPOC for designers, printers, translators and other service providers
• Assisting in a variety of administrative tasks using several tools, including CRM and fundraising platform
• Watching trends in new communications tools and learning/using them when needed to keep communications dynamic and relevant
• Participating in the organisation’s events

PROFILE

• You hold a Bachelor in Communications, Marketing or equivalent
• You have at least 2 years relevant experience and/or traineeships
• You are a “tech-savvy” and particularly at ease with digital communication in general and social media in particular
• You have outstanding spoken and written Dutch and English and a very good level of French
• You are very comfortable with a wide variety of technical and creative software packages and are eager to learn new ones (CRM, iRaiser, Adobe Creative Cloud, Hootsuite, Canva, Mailchimp, Cision, etc.)
• You are flexible, well organised and problem-solving oriented
• You operate well within a diverse team but you also are autonomous
• You have a strong sense of responsibility and ethics
• You have a real eye for detail,
• And, last but not least, you are a positive and enthusiastic individual who wants to contribute to the success of a key international player in the field of medical research

OFFER

• A permanent and full time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco vouchers (€ 250/year), health insurance, pension scheme, full reimbursement of transport costs, cell phone, laptop, 26 holiday days
• Working hours: 38h00/week, regular hours
• Location: the offices are located in the centre of Brussels and are very accessible by public transport (metro/tram)
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!

Notre client est un cabinet d’avocats international de grande réputation avec plus de 30 entités dans le monde entier. Ils prônent des valeurs d’excellence, une approche fondée sur la collaboration et sur le respect mutuel. Leur structure belge est située dans le centre ville de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun.  En pleine croissance, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour assister une équipe de d’avocats dans le département droit de la concurrence.

Objectif du poste

En tant qu’Assistant(e) de direction, vous jouez un rôle crucial dans le soutien organisationnel et administratif que vous vous apportez à l’équipe d’avocats, en leur permettant ainsi de se focaliser sur leurs missions juridiques. Une collègue plus expérimentée assurera votre formation au niveau des procédures internes, de tâches spécifiques et de la technologie utilisée. A l’issue de la période d’intégration, vous serez à même de gérer les tâches suivantes de façon autonome :

Description de fonction:

• gestion des agendas de l’équipe de façon proactive : planification des rendez-vous, des réunions, des appels et des visioconférences, réservation des salles de réunion, des restaurants, etc.
• organisation des voyages (transport et hébergement) en collaboration avec une agence de voyages interne
• gestion des boites mail, des contacts, gestion des mails entrants, en assurer le suivi
• préparation, gestion et classement de la correspondance et de documents juridiques et de rapports (Word et Excel)
• préparation et soumission des notes de frais des avocats pour remboursement
• vérification des feuilles d’heures en vue de la facturation
• gestion des factures, suivi avec le département comptable
• gestion des appels entrants, gestion et transmission des messages
• contacts téléphoniques réguliers avec des tiers de haut niveau (clients inclus)
• préparation de présentations PowerPoint pour différentes réunions et séminaires
• liaison avec le département marketing pour l’organisation d’événements clients et pour l’envoi de mailing

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Bachelor de type Office Management/ Langues
• Vous maîtrisez parfaitement (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit) l’allemand, le néerlandais et l’anglais. Une connaissance du français est un plus
• Vous avez acquis une première expérience dans un rôle et un environnement similaires (cabinet d’avocats, de conseil, etc.)
• Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec les outils informatiques en général, vous aimez découvrir et apprendre de nouveaux systèmes et bases de données
• Vous êtes très précis(e) et rigoureux(se), et avez le souci du détail
• Vous êtes très organisé(e) et capable d’établir des priorités
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et êtes doté(e) d’un bon sens commun
• Vous aimez le travail en équipe, possédez un bon relationnel et d’excellentes capacités de communication ainsi qu’une bonne dose de diplomatie
• Vous êtes positif(ve), flexible et mature.
• Vous êtes enfin très discrèt(e)

Offre:

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif et un package complet d’avantages extralégaux incluant chèques-repas, des assurances, le remboursement total des frais de transport, un accès à un espace gym, des jours de congés supplémentaires et plus encore !
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)
• Une équipe stable avec des collègues dévoués et soudés !

Notre client est un acteur reconnu du secteur de la haute finance. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste en chef pour travailler au sein d’une équipe de 4 personnes.

Objectif du poste

Gérer la réception et l’espace d’accueil, assurer qu’un service de premier ordre est offert aux clients internes et externes et s’assurer que le bureau fonctionne efficacement. Quand nécessaire, offrir un soutien administratif aux Secrétaires de direction des différents départements

Description de fonction

• S’assurer que la réception et l’espace d’accueil sont impeccables tout au long de la journée
• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Réserver et préparer les salles de réunion (ce-incluant les boissons et collations). Débarrasser les tables, remettre les salles en ordre à l’issue des réunions
• S’assurer quotidiennement que les imprimantes/fax sont équipés en papier, toner, etc. et que tout le matériel informatique fonctionne
• Participer aux commandes de fournitures de bureau et à la gestion du stock
• Gérer le courrier entrant et sortant (lettres, magazines, journaux, etc.), gérer les livraisons, les coursiers, etc.
• Participer à l’organisation d’événements internes
• Assister ponctuellement les Secrétaires de direction sur diverses tâches administratives (classement, archivage, préparation de documents sur MS Office)

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Excellent niveau de français et d’anglais, néerlandais opérationnel
• Une première dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services, « corporate » tels que conseil, finance ou cabinets d’avocats)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous savez gérer des informations confidentielles et, lors de communications téléphoniques, vous faites preuve d’enthousiasme, de professionnalisme, de tact, de bon sens et de persistance
• Vous pouvez interagir avec toutes sortes d’interlocuteurs ce-incluant des grands patrons, Administrateurs délégués, etc.
• Vous visez l’excellence et êtes orienté(e) client
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve), débrouillard(e) et orienté(e) solutions
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et êtes flexible (également au niveau des horaires)

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : la réception est ouverte de 8h00 à 19h00 donc les 4 Réceptionnistes s’organisent ensemble afin de couvrir cette tranche horaire, sachant que la semaine de travail est de 37h30
• Un salaire très compétitif assorti d’un package complet incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, etc.
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

 

Our client is a prestigious human-sized company in the private equity sector. Their elegant offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent Receptionist/Office Assistant who will be working as part of a team of 4.

Purpose of the role

To man the reception and the reception area, to ensure that a first class service is offered to all internal and external clients, to ensure the smooth running of the office, to provide ad hoc secretarial support to the various departments when needed

Job description:

• Making sure the reception and client area are constantly professional looking
• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately
• Booking and managing meeting rooms, ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided. Clearing the meeting rooms after each meeting
• Ensuring daily that printers/fax are loaded with paper and that all IT equipment is in order
• Participating in the order and management of office supplies and stock control
• Receiving, sorting, distributing and sending daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Assisting with the organisation of internal events
• Punctually assisting the Executive Assistants of the various departments: filing, archiving documents, assisting with the preparation of document using MS Office

Profile:

• You are fluent in French and English, with a working knowledge of Dutch
• You possess ideally a first experience in a similar role – preferably in a similar environment (corporate sector such as law firms, consulting, finance)
• You take pride in representing the company in a very professional way (smart and corporate presentation)
• You are able to maintain confidential information and you have the ability to field phone calls with enthusiasm, professionalism, tact, common sense and persistency
• You are able to interact appropriately with people of all levels including CEOs/VIPs
• You show an absolute drive towards meeting the highest professional standards to ensure client satisfaction
• You are organised and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are proactive, resourceful & solution oriented
• You are a good team player and you have a flexible attitude (also towards working hours)

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: the reception is open from 8.00 am until 7.00 pm so the 4 Receptionists work in shifts to cover this schedule. Some overtime will occasionally occur in the evening until 7.30 pm. The official working week is 37h30
• A very competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, etc.
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

Notre client est un acteur extrêmement réputé du secteur des services. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour former un binôme efficace avec l’ Assistante de Direction Générale Senior.

Objectifs du poste :

Au sein de la Direction Générale, travailler en tandem avec l’Assistante Senior et offrir un secrétariat de premier plan au Directeur Général

Description de poste:

• Gestion d’agenda dans Outlook
• Organisation de réunions et de voyages (principalement en Europe)
• Organisation de déjeuners d’affaire
• Gestion du planning du chauffeur
• Classer, scanner, photocopier des documents divers
• Préparation de dossiers
• Frappe de documents sous Word
• Gestion des appels entrants
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Avoir des contacts de tous niveaux à la fois internes et externes
• Contacts avec les autres départements de l’entreprise, envoi de documents

Profil:

• Bachelor de type Office Management ou Langues
• Excellent niveau de français et d’anglais (oral et écrit)
• Vous avez une excellente présentation
• Excellentes compétences sur MS Office
• Au moins 3 d’expérience professionnelle dans une fonction d’Assistant(e) et idéalement acquise dans le secteur des services aux entreprises (conseil en stratégie, cabinet d’avocats d’affaires)
• Précision, rigueur, dynamisme, grand sens de l’organisation, souci du détail
• Résistance au stress et fiabilité
• Résilience (l’agenda du DG change constamment, ce qui implique de fréquentes annulations suivies de réorganisations de réunions, de voyages, etc.)
• Très bon esprit d’équipe (la personne va travailler au sein d’une équipe de 2 Assistant(e)s, très bonnes capacités interpersonnelles et de communication
• Diplomatie et discrétion
• Flexibilité (le Secrétariat de la Direction Générale est ouvert de 8h30 à 19h00 donc les 2 Assistant(e)s doivent s’organiser de façon à assurer cette permanence horaire)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire très compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant des chèques repas, assurances hospitalisation et groupe, etc.
• Horaires : 37h30 à effectuer entre 8h30 et 19h00 (en tandem avec l’autre Assistante). Des dépassements horaires jusqu’à 19h30 sont à prévoir
• Localisation: la société est localisée au cœur de Bruxelles et est donc très facilement accessible en transport en commun
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel au sein de locaux magnifiques localisés dans le centre de Bruxelles!
• L’opportunité d’acquérir une vraie expérience en direction générale au sein d’une des plus prestigieuses sociétés de Bruxelles

Our client is a high profile, human-sized company in the service sector. Their offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to work alongside a Senior Executive Assistant.

Purpose of the job:

To form a team with a Senior Executive Assistant and to provide first class support to the General Director.

Job description:

• diary management (using Outlook)
• organising meetings and business trips (mostly in Europe)
• organising business lunches
• organising the planning of the chauffeur
• filing, scanning, copying various documents
• preparing various files
• typing documents using Word
• handling incoming phone calls
• handling the incoming and outgoing mail
• having all sorts of contacts, both internal and external
• liaising with the other departments, forwarding them documents

Profile:

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management or Languages
• Excellent level of French and English (spoken and written)
• You are perfectly presented (corporate presentation)
• You possess very good skills on MS Office
• You possess at least 3 years experience in a secretarial position, ideally acquired in professional services (management consulting, international law firms)
• You are extremely precise, rigorous, dynamic, organised, with a genuine eye for detail
• You are stress resistant and reliable
• You are resilient (the diary of the Director changes constantly and meetings need to be booked, cancelled, re-booked, etc.)
• You are a very good team player (as you will be working as part of team of 2 Assistants) and have good interpersonal and communication skills
• You also are very diplomatic and discrete
• You are flexible (the Secretariat is open between 8.30 am and 7.00 pm so the 2 Assistants have to organise themselves in order to ensure this time schedule)

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A very competitive salary  and benefits package including luncheon vouchers, a comprehensive health and group insurances, etc.
• Working hours: 37h30/week to be organised between 8.30 am and 7.00 pm together with the other Assistant. Some overtime, until 7.30 pm, will occur
• Location: the company is located in the heart of Brussels and is therefore very easily accessible by public transport
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the city centre of Brussels!
• This is the ideal opportunity for an ambitious individual seeking to gain experience as a high level Assistant in one of the most prestigious environments in Brussels!

Our client is a high-profile international law firm active in more than 30 countries. The pursuit of excellence, a collaborative approach and mutual respect & trust are key elements in their working environment.  Their Belgian offices are located in central Brussels and are therefore accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent Management/Personal assistant to assist a team of lawyers in their competition department.

Purpose of the role:

As a personal assistant you will provide vital organisational and administrative support to a team of lawyers allowing them to focus on their legal work.  A more senior colleague will train you on a variety of tasks, procedures and on the technology used.  After an integration period you will be expected to deal with the following tasks efficiently and independently:

Job description:

• Coordinating calendars and agendas in a proactive manner: planning appointments, meetings & (conference) calls; booking meeting rooms and restaurants, etc.
• Organising travels and accommodation in collaboration with internal travel agent
• Managing mailboxes and contacts, monitoring all incoming emails and ensuring a timely follow-up
• Preparing, processing and filing (electronically) correspondence, legal documents and reports (Word, Excel)
• Preparing and submitting the lawyers’ expense notes
• Reviewing the lawyers’ timesheets in preparation of billing (e-billing)
• Processing invoices, liaising with accounting department
• Handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• Having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• Preparing PowerPoint presentations for various meetings & seminars
• Liaising with the marketing department for the organisation of client events and the sending of mailings

Profile:

• The ideal candidate holds – at least – a bachelor’s (e.g. in Office Management, Languages, …)
• You are fluent (oral and written) in German, Dutch and English. Knowledge of French can be an asset.
• You have a first experience – ideally in a similar role (administrative support) and in a similar environment (law firm or the service sector in general)
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office, you enjoy learning and working with different databases and systems
• You are extremely precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills (contact with various stakeholders)
• You adopt a positive, flexible and mature attitude; you understand the importance of discretion

Offer:

• A full-time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, an insurance package, full reimbursement of public transport costs, sports facilities, extra-legal holidays and more!)
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the centre of Brussels!
• A stable team with very friendly and loyal colleagues!

 

 

Notre client est un leader mondial sur le marché de la bio analyse.  Ils fournissent des services d’analyse, de recherche et de conseil aux clients actifs dans différents secteurs (agroalimentaire, environnement, biologie médicale, etc.).   Ils ont un réseau international de laboratoires et de centres de compétences.   Dans le cadre de la pandémie de Covid-19, ils viennent de lancer un nouveau projet de testing pour lequel ils sont urgemment à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve)/réceptionniste.

Objectif du poste:

Accueillir les patients se présentant pour passer un test Covid-19, vérifier leurs documents justificatifs (formulaires de demande, cartes d’identité, ordonnances, etc.), faire le suivi administratif du processus de test.

Responsabilités et tâches principales:

• Gérer la réception: offrir un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs, répondre à leurs questions, leur donner des informations, faire preuve d’empathie de façon à ce que les patients se sentent détendus et en confiance
• Vérifier les documents des visiteurs et des patients; formulaires de demande de test, cartes d’identité, ordonnances, etc.
• Enregistrer les données médicales et personnelles de chaque patient dans Excel
• Effectuer les paiements (par terminal de paiement ou par application mobile), sauf pour les patients qui se sont préalablement acquittés du montant
• Travailler en étroite collaboration avec l’infirmière en charge d’effectuer les tests, s’assurer que la file des patients respecte les normes sanitaires et de sécurité (lavage des mains, distanciation sociale, entrées et sorties différentes, etc.)
• Faire le suivi administratif de ce processus: à la fin de chaque journée, envoyer le fichier patients Excel complété au département concerné, gérer les e-mails et appels téléphoniques entrants, classer et archiver les documents, vérifier que le stock de matériel médical et non médical est bien rempli, etc.
• Faire en sorte que l’espace de réception et d’attente soit toujours en parfait état

Profil requis:

• Vous êtes parfait bilingue français/néerlandais. Vous avez aussi idéalement une bonne connaissance professionnelle de l’anglais
• Vous justifiez d’une expérience similaire (réception, support administratif). Une formation ou expérience dans le secteur médical est un atout mais n’est pas essentielle
• Vous savez accueillir de façon chaleureuse et bienveillante et vous avez du doigté. Vous pouvez représenter la société de façon professionnelle auprès de tiers (élocution et présentation professionnelle)
• Vous maîtrisez la suite MS Office (Outlook, Word & Excel) et avez de très bonnes compétences administratives
• Vous savez gérer les informations personnelles et médicales de façon totalement confidentielle
• Vous êtes précis(e), minutieux(se), organisé(e) et doté(e) du sens du détail
• Vous êtes autonome, avez de la ressource et êtes orienté(e) solution
• Vous êtes flexible au niveau des horaires et de la localisation (votre lieu de travail changera quotidiennement)

Offre:

• Contrat: un CDD de 6 mois (qui pourra être renouvelé)
• Date de commencement: dès que possible!
• Horaires: un contrat à temps plein (38h/semaine) du lundi au vendredi. Les horaires quotidiens peuvent changer un peu d’un jour à l’autre
• Localisation: le siège social est localisé près de Courtrai mais le titulaire du poste travaillera sur différents sites partout en Belgique. Les candidat(e)s vivant dans la région de Izegem ou Courtrai pourront faire du co-voiturage avec d’autres collègues. Les candidats vivant ailleurs en Belgique (Bruxelles, Flandres occidentales, Brabant Flamand, etc.) devront avoir leur propre véhicule mais les frais de transport seront remboursés
• Un salaire compétitif
• Un poste avec beaucoup de contacts. La possibilité de faire partie d’un projet nouveau et exceptionnel et de participer ainsi à un effort collectif brûlant d’actualité!

Our client is a well-established and international company active in the biomedical sector.  They are a market leader in laboratory testing and services that they offer to clients active in different industries (agricultural, environmental, food, pharmaceutical, …).   In the context of a newly created COVID-19 test project, they are currently urgently looking for a motivated receptionist/administrative assistant.

Purpose of the role:

Welcoming people who are coming for a COVID-19 test, verifying relevant documents (application forms, ID cards, medical subscriptions, …), administrative follow-up of the process.

Most important tasks and responsibilities:

• Managing the reception: greeting and welcoming all visitors in a friendly & professional manner, answering their questions and giving information, showing empathy and compassion in order for patients to feel welcome and at ease
• Verifying the documents which visitors/patients bring with them: test application forms, ID cards, medical prescriptions, etc.
• Registering personal and medical data of each patient into the system (Excel)
• Processing payments (via a payment terminal or mobile app) unless the patients have already paid beforehand
• Collaborating closely with a nurse who will be administering the tests, ensuring an efficient queueing and rotation system with respect for the safety and hygiene rules (hand hygiene, social distancing, separate entry & exit path, …)
• Administrative follow-up of the process: sending the completed Excel-lists to the appropriate department internally at the end of each day, answering incoming e-mails and telephone calls, filing and archiving relevant documents, checking the stock of medical and other material, etc.
• Making sure the reception and waiting area are constantly professional looking

Profile requirements:

• You speak fluently Dutch and French. Ideally you also have a good working knowledge of English
• You already have proven experience in a similar role (reception, administrative support). Previous training or experience in the medical sector is a strong asset but not a necessity.
• You have strong capacities to welcome people in a warm, friendly and tactful way; as well as to represent the company in a professional way (professional presentation and elocution)
• You are computer literate (Outlook, Word, Excel) and you have strong administrative skills
• You know how to deal discretely with very confidential information (personal and medical documents)
• You are accurate, thorough and organised and you work with a lot of eye for detail
• You are autonomous, resourceful and solution oriented
• You are willing to show some flexibility regarding the working hours and the work location (you will not be working from the same location every day)

What we offer:

• Contract: a 6-month contract (might be extended afterwards)
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: a full-time contract (38h/week) from Monday to Friday. The exact working schedule can differ slightly from day to day.
• Location: the headquarters is located near Kortrijk/Courtrai but the job holder will work from different locations in Belgium. Candidates living in the region of Izegem or Kortrijk can drive together with a colleague to the different locations.   Candidates coming from other regions (Oost-Vlaanderen, Brussels, Vlaams-Brabant, …) will need to use own transportation but their travel costs will be reimbursed.
• A competitive salary
• A role with a lot of contacts. The possibility to be part of a new and quite exceptional project with clear relevance to society!