Our client is a well-established and international company active in the biomedical sector.  They are a market leader in laboratory testing and services that they offer to clients active in different industries (agricultural, environmental, food, pharmaceutical, …).   In the context of a newly created COVID-19 test project, they are currently urgently looking for a motivated receptionist/administrative assistant.

Purpose of the role:

Welcoming people who are coming for a COVID-19 test, verifying relevant documents (application forms, ID cards, medical subscriptions, …), administrative follow-up of the process.

Most important tasks and responsibilities:

• Managing the reception: greeting and welcoming all visitors in a friendly & professional manner, answering their questions and giving information, showing empathy and compassion in order for patients to feel welcome and at ease
• Verifying the documents which visitors/patients bring with them: test application forms, ID cards, medical prescriptions, etc.
• Registering personal and medical data of each patient into the system (Excel)
• Processing payments (via a payment terminal or mobile app) unless the patients have already paid beforehand
• Collaborating closely with a nurse who will be administering the tests, ensuring an efficient queueing and rotation system with respect for the safety and hygiene rules (hand hygiene, social distancing, separate entry & exit path, …)
• Administrative follow-up of the process: sending the completed Excel-lists to the appropriate department internally at the end of each day, answering incoming e-mails and telephone calls, filing and archiving relevant documents, checking the stock of medical and other material, etc.
• Making sure the reception and waiting area are constantly professional looking

Profile requirements:

• You speak fluently Dutch and French. Ideally you also have a good working knowledge of English
• You already have proven experience in a similar role (reception, administrative support). Previous training or experience in the medical sector is a strong asset but not a necessity.
• You have strong capacities to welcome people in a warm, friendly and tactful way; as well as to represent the company in a professional way (professional presentation and elocution)
• You are computer literate (Outlook, Word, Excel) and you have strong administrative skills
• You know how to deal discretely with very confidential information (personal and medical documents)
• You are accurate, thorough and organised and you work with a lot of eye for detail
• You are autonomous, resourceful and solution oriented
• You are willing to show some flexibility regarding the working hours and the work location (you will not be working from the same location every day)

What we offer:

• Contract: a 6-month contract (might be extended afterwards)
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: a full-time contract (38h/week) from Monday to Friday. The exact working schedule can differ slightly from day to day.
• Location: the headquarters is located near Kortrijk/Courtrai but the job holder will work from different locations in Belgium. Candidates living in the region of Izegem or Kortrijk can drive together with a colleague to the different locations.   Candidates coming from other regions (Oost-Vlaanderen, Brussels, Vlaams-Brabant, …) will need to use own transportation but their travel costs will be reimbursed.
• A competitive salary
• A role with a lot of contacts. The possibility to be part of a new and quite exceptional project with clear relevance to society!

Notre client est une fédération internationale dans le domaine du développement durable. Leur mission principale est d’offrir un éventail très large de services à leurs membres, allant de la veille juridique à favoriser l’échange de savoir faire entre eux à travers l’organisation de séminaires et de conférences. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et comptent environ 70-80 employés.

Dans le cadre d’une transformation interne dont le but est de développer une méthodologie d’excellence dans la gestion de projets et de portefeuilles d’activités, il a été décidé de créer un nouveau poste, celui de Manager PMO.

Objectifs du poste

• Faire en sorte que l’organisation gagne en maturité dans la gestion des projets et des portefeuilles d’activités
• Mettre en œuvre une nouvelle méthodologie pour tous les projets de la fédération, que ce soit des événements, des formations, des études, des activités de lobby et de communication
• Former et coacher tous les Responsables de projets et les Chefs de départements sur la nouvelle méthodologie, être la personne de référence pour toutes les questions PMO
• Reporter directement au Secrétaire Général et siéger au Comité Stratégique Projets

Vos responsabilités principales seront

• A l’issue de la phase d’audit des pratiques existantes, améliorer le processus de gestion de projets, conseiller dans l’identification des outils de gestion de projets et développer un cadre de gouvernance d’entreprise
• Accélérer la professionnalisation de la gestion des projets au sein de la fédération
• Etre la personne de référence pour toutes les questions relatives à la gestion de projets
• Bâtir et entretenir un système de vue d’ensemble de tous les projets internes et externes
• Concevoir et vérifier les outils de reporting, les tableaux de bord, les ressources, les échéances de chaque projet
• Etre le(a) tuteur(trice) des Responsables de projets et donner des formations aux équipes
• Mettre en œuvre les mécanismes de gestion de projets et faciliter les processus de décision liés à la sélection et à l’établissement de priorités entre les projets. Ceci doit être fait en tenant compte des ressources disponibles, de la gestion des compétences et de la gestion du changement
• Organiser des phases de bilan et mettre en œuvre des analyses des projets après leur mise en place
• Pour les projets internes, faire en sorte que la coordination du projet se fasse de façon fluide entre les différents départements, en particulier au niveau des départements techniques (IT, finance, etc.)
• Faire possiblement office de responsable de projet pour certains projets internes
• S’assurer, en coordination avec le Directeur Senior Stratégie, que le Comité Stratégie Projets reçoive les éléments-clés afin qu’il puisse décider quels projets lancer et quels projets arrêter (notamment en ce qui concerne les ressources et compétences disponibles)

Le(a) candidat(e) idéal(e) devrait avoir le profil suivant

• Master en Economie, Sciences Commerciales, Ingénieur(e) Commercial(e), Ingénieur(e) Civil(e), Informatique, etc.
• Au moins 5 ans dans un rôle de PMO, auxquelles s’ajoutent plusieurs années d’expérience dans une fonction opérationnelle de Responsable Projets ou Programme
• Anglais courant (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit)
• Connaissance et expérience de la gestion de projets, des portefeuilles d’activités et de la gouvernance d’entreprise
• Expérience réussie dans une entreprise de taille moyenne à large ou dans un environnement de type start up
• Connaissance des outils informatiques de gestion de projets, une certification PMI est vivement souhaitée (Prince 2 ou équivalent)
• Grande aisance digitale, avec une très bonne compréhension des processus IT
• L’expérience en gestion du changement est un plus
• Très bonnes capacités d’écoute, aptitude à formuler des messages clairs, adaptés à vos interlocuteurs
• Vous avez de l’assurance, de l’empathie, vous savez convaincre et faire preuve de diplomatie
• Vous êtes toujours en quête de pistes d’amélioration
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et savez stimuler la coopération entre les individus

Offre

• Date de commencement: dès que possible
• Un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif assorti de nombreux avantages extra-légaux: tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, remboursement intégral des frais de transport, bonus discrétionnaire, régime de télétravail
• Localisation : la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun
• L’opportunité de travailler au sein d’une structure dynamique et dans un domaine réellement multiculturel
• L’opportunité de travailler dans un domaine qui œuvre pour le bien général (développement durable)

Our client is an international federation operating in the field of sustainable development. Their main mission is to offer a wide scope of services to their members, ranging from monitoring EU legislation developments to enhancing the exchange of best practices through the organisation of workshops and conferences. They are located in the city centre of Brussels and count +/- 70 staff.

As part of an internal transformation aiming at bringing a new state of the art methodology for project and portfolio management, they are creating a new position and therefore recruiting a Project Management Office Manager.

Purpose of the role

• To increase maturity in project and portfolio management
• To implement a new methodology for all the organisation’s projects; being events, training activities, studies, advocacy and communication
• To train and coach internally all Project Leaders and Heads of Department on the new methodology, acting as reference for all PMO related questions
• To directly report to the Secretary General and to be a member of the Strategic Project Board

Main responsibilities

• After the necessary audit phase of existing practices, improve the current Project Management Process, provide guidance for the identification of project management tools and develop a governance framework
• Accelerate the professionalisation of project management across the organisation
• Act as referencefor all project management related questions
• Build and maintain an overview of all internal & external projects
• Set up and monitor reporting process tools, dashboard on status, resources, timing of each project
• Act as a mentor for the project managers and provide regular training session to develop the staff
• Ensure the implementation and respect of project management processes and facilitate decision makingrelated to the prioritisation and selection of projects, with due consideration for available resources, capacity management and change management
• Organise gate reviews and implement post implementation analysis for major projects
• Ensure, for internal projects, that coordination is fluent between the different departments, particularly the support departments (IT, finance, etc.) and the other departments
• Possibly act as a Project Manager for some internal projects
• Inform the Strategic Project Board on project progress
• Ensure, in coordination with the Senior Director Strategy, that the Strategic Project Board is given the key elements to take the decision to launch and end projects, in particular in the light of the capacity and resources available

 The ideal candidate should have the following profile

• Master’s degree (Applied Economics, Commercial Engineering, Civil Engineering, ICT, etc.)
• At least 5 years of practical experience in a PMO role in addition to several years of experience in an operational Project and/or Programme Manager role
• Excellent fluency in English (written and spoken)
• Overall knowledge & experience in Project & Portfolio Management and Corporate Governance
• Demonstrated successful experience in medium-size/large company and/or in start-up environment
• Knowledge of IT Project Management Tools, PMI certification would be an asset (Prince 2 or equivalent)
• Digital native, with a good understanding of IT processes
• Experience in change management is a plus
• Excellent listening skills and capacity to formulate clear messages that are tailored to your audience
• Assertive, self assured, empathetic, convincing with very good diplomatic skills
• Continuously looking for improvements
• Team player, talented in making people work together

Offer

• Starting date: ASAP
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs, homeworking possibilities
• Location: the company is located in the city centre of Brussels and is therefore reachable by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast-moving organisation and a truly multicultural environment
• Possibility to create a role from scratch and act as a real change manager!
• The opportunity to work in an environment that truly makes a difference (sustainable development)!

Notre client est une société à taille humaine et en croissance rapide en collaboration avec une institution financière renommée. Ils opèrent dans le secteur financier et technique. Ils offrent des produits et des services liés à la validation des paiements par carte. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun. Dans le cadre de leur croissance, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) conseiller(ère) clientèle/gestionnaire des opérations pour rejoindre leur équipe de 10.

Objectif du poste:

Effectuer des tâches complexes de support client en étroite collaboration avec des départements internes & des partenaires externes, assurer qu’un service optimum leur est offert à tout moment, participer à plusieurs projets, faire un reporting auprès du Comex.

Description de fonction:

• Analyser et compléter les nouveaux contrats clients
• Gérer l’acceptation des risques clients, ce-incluant l’analyse des risques de crédit, la vérification de la conformité, la recherche de données (par exemple: recherche des entités légales du client sur le Moniteur belge, vérification de leur situation financière, de leurs types d’activités, etc.)
• Gestion de la re-certification des risques clients (dans le cas d’un changement d’activité du client, etc.)
• Gestion des modifications du dossier client: mise à jour et changement des contrats (nouvelles informations, fermeture du compte client, fin de la relation client, suivi des impayés, changement de forme juridique du client, etc.)
• Exécuter des dossiers clients complexes (par exemple, des sociétés avec de multiples entités juridiques ou opérationnelles)
• Gérer plaintes et incidents tels que des problèmes techniques survenant pendant une transaction
• Offrir un service client impeccable: gérer les appels entrants des clients, comprendre leurs problématiques, offrir un soutien de première ligne, escalader l’appel si la problématique est trop technique, les conseiller, etc.
• Participer à plusieurs projets, à leur suivi et réalisation, en collaboration étroite avec l’équipe en charge et les fournisseurs externes
• Participer à la mise en place, description et documentation de nouvelles tâches pour le “back office”, gérer la documentation relative aux tâches de “back office” actuelles
• Contrôler les activités (via l’utilisation des KPIs) et faire un reporting au Comex
• Controller et faire le suivi de la facturation et du budget
• Eventuellement aider à coacher les collègues juniors et les nouvelles recrues

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou équivalent par expérience
• Vous possédez au moins 3-5 ans d’expérience acquise dans un rôle similaire (service client/poste en “back office” et idéalement dans le secteur financier)
• Vous maîtrisez parfaitement le français ou le néerlandais et avez une connaissance opérationnelle de la 2ème langue. Un niveau opérationnel en anglais est un plus
• La connaissance du secteur de l’acceptation des paiements est un atout
• La connaissance ou l’expérience de l’évaluation des risques clients et de leur qualification est un avantage
• Vous avez un esprit vif, analytique et curieux
• Vous avez de très bonnes capacités de communication et pouvez interagir facilement avec vos collègues et avec des tiers (fournisseurs et clients)
• Vous avez le sens du service, vos très bonnes capacités d’écoute vous permettent de comprendre les problématiques de vos clients et de leur proposer des solutions adaptées et efficaces
• Vous avez une affinité avec des concepts financiers et techniques complexes
• Vous avez le souci du détail, êtes méticuleux(se) et méthodique
• Vous êtes efficace et focalisé(e) sur l’obtention de résultats
• Vous êtes autonome mais vous aimez également travailler au sein d’une petite équipe et avez une approche collaborative
• Vous apprenez vite et aimez développer vos connaissances et vos compétences
• Vous savez faire preuve de flexibilité, de pragmatisme, et l’honnêteté et l’intégrité sont des valeurs importantes à vos yeux

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif avec un package complet d’avantages extralégaux tels que des tickets restaurant, des éco chèques, des assurances hospitalisation et groupe, 32 jours de congés annuels (40h00 de travail/semaine), des frais mensuels nets, un bonus, la possibilité de télétravail (jusqu’à 40% du temps), etc.
• Localisation: la société est localisée dans le centre ville de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun
• L’opportunité de rejoindre une société à taille humaine, en plein développement, dotée d’une hiérarchie plate, d’une culture d’entreprise de type start up dans un secteur d’avenir!

Mots-clé : acquisition, KYC, services de paiements pour commerçants, évaluation des risques, finance, support client, service client, back-office, administration, sales support

 

Our client is a human-sized and fast-growing scale-up in the fintech sector backed by one of the major banks.  They offer products and services relating to the acceptance of card payments.  Their offices are located in central Brussels and are very easily accessible by public transport. As part of their fast growth, they are today looking to recruit a diligent Client Relations & Operations Specialist to work as part of a team of 10.

Purpose of the role:

Executing complex operational and client support tasks in close collaboration with internal departments and external partners, ensuring a top-range service level at all times, participating in various projects, reporting to management.

Job Description:

• Screening and completing new client contracts
• Handling client risk acceptance, including credit risk analysis, compliance checks, data investigation (e.g. legal entities via the “Moniteur belge/Belgisch Staatsblad”, financial situation, type of business/activities, … )
• Handling client risk recertification (in case of change in the clients’ activities, management, etc.)
• Handling client file modifications: updating and changing existing contracts (new functionalities, close client relation, close account, bad debts, company legal form, etc.)
• Implementing complex client files (e.g. companies with multiple legal/ operational entities)
• Managing complaints and incidents, such as technical issues while processing payments
• Providing customer and sales support: handling incoming calls from clients, understanding their issues, providing 1^st line support, escalating issues when too technical, advising clients, etc.
• Participating in various projects, in their follow up and their implementation, in close cooperation with the project team and external suppliers
• Participating in the set-up, description and documentation of new back office tasks, maintaining the documentation for existing tasks
• Monitoring the activity (against KPIs) and reporting to the Management
• Controlling and following up on invoicing and budget
• Contributing to the coaching of junior colleagues and newcomers

Profile:

• You ideally hold a relevant Bachelor or you are equivalent by experience
• You have at least 3-5 years of experience acquired in a similar role (customer support/back-office role in a B2B environment) ideally within the financial sector
• You are fluent in French or Dutch with a working knowledge of the other language.  An operational level of English is a plus.
• Knowledge of acquiring activity is a strong asset
• Knowledge of/experience with client risk evaluation and qualification is an advantage
• You have a very analytical, agile and inquisitive mind
• You have strong communications skills and can easily interact with colleagues and third parts (suppliers and clients)
• You are client & service oriented, your very good listening skills allow you to understand the issues of your customers and to come up with efficient solutions
• You have an affinity with more complex technical and financial concepts
• You are detail oriented, meticulous, and methodical
• You are efficient with a good focus on the results to be obtained
• You are autonomous but you also enjoy working as part of a small team, you have a collaborative approach
• You are a fast learner and enjoy developing your knowledge and skills
• You adopt a flexible and “can-do” attitude, honesty & integrity are important values to you

Offer:

• A permanent, full-time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with a very complete benefits package, including luncheon vouchers Eco cheques, group and health insurances, 32 holiday days (40h-workweek), a monthly net allowance, bonus, homeworking possibilities (up to 40% of the time), …
• Location: the company is located in the city centre and is therefore easily reachable by public transport
• The opportunity to join a vibrant, human-sized company with a flat hierarchy and a start-up business culture within a very promising sector!

 

Keywords: acquiring, KYC, merchant payment services, risk evaluation, finance, client support, sales support, customer service, B2B, account management, back office, administration

Notre client est une fédération internationale dans le domaine du développement durable. Leur mission principale est d’offrir un éventail très large de services à leurs membres, allant de la veille juridique à favoriser l’échange de savoir faire entre eux à travers l’organisation de séminaires et de conférences. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et comptent environ 70-80 employés.

Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Manager du développement commercial :

Objectifs du poste:

• Développer et implanter une stratégie commerciale en vue d’attirer de nouveaux membres et de fidéliser les membres existants
• Superviser une équipe de 3 personnes
• Travailler sous la responsabilité du Directeur Senior Marketing & Membres

Vos responsabilités principales seront:

Concevoir la stratégie de développement commercial:

• Analyser la structure du marché, les acteurs principaux, l’évolution et les tendances
• Travailler en collaboration avec les départements spécialisés et les antennes régionales réparties dans le monde entier
• Implanter une stratégie et des actions de rétention des membres, évaluer leur impact, proposer de nouvelles actions
• Mettre en place de nouveaux processus en vue d’atteindre les objectifs commerciaux (nombre de nouveaux membres)
• Prendre part activement à l’optimisation du CRM (structure et gestion) afin d’évaluer précisément les activités et besoins des membres
• Coordonner les stratégies régionales de développement commercial et soutenir les actions des antennes régionales, ce incluant les activités de rétention
• Organiser un coaching personnalisé des équipes régionales au niveau du développement et de l’acquisition de nouveaux membres, les soutenir au travers de visites régulières
• Soutenir et superviser la gestion des grands comptes, la facturation des membres et la collecte des honoraires, ces 3 tâches étant de la responsabilité du Manager Commercial (membre de l’équipe)
• Faire le suivi des résultats et préparer le reporting des activités de développement commercial, mettre en place les actions correctives

Implanter le plan d’action commercial (recrutement de nouveaux membres):

• Contacter pro activement les prospects ciblés dans le plan d’action, gérer ces contacts en collaboration avec les Managers, transformer ces prospects en nouveaux membres
• S’assurer que le processus de gestion des membres est suivi correctement par toutes les parties impliquées
• Sensibiliser les différents acteurs de l’organisation à l’importance du développement commercial
• Faire le suivi des actions et le reporting activités/objectifs
• Instaurer et développer de bonnes relations avec les nouveaux membres et être l’une des personnes de contact principales pour tous les membres (partage des responsabilités avec les responsables grands comptes)
• Participer à des salons, conférences et manifestations diverses à l’international

 Gestion d ‘équipe (3 personnes)

• Soutenir, coacher, encourager et motiver les membres de l’équipe
• Partager un feedback régulier et constructif avec eux afin de les aider à améliorer leur performance
• Créer les conditions d’un réel épanouissement professionnel en favorisant l’autonomie, un sentiment d’appartenance et l’utilisation de la créativité des membres de l’équipe
• Identifier et promouvoir les axes de développement professionnel de chacun
• Fixer des objectifs individuel et collectif, en s’appuyant sur les talents de chacun et en les mettant au service du département
• Conduire des entretiens d’évaluation de performance et de progrès
• Gérer le budget du département

Le(a) candidat(e) idéal(e) devrait avoir le profil suivant:

• Bachelor ou Master dans un domaine pertinent tel que (Sciences Commerciales, Economie, Marketing)
• 5 à 10 ans d’expérience en gestion d’équipe dans un environnement B2B avec une forte composante commerciale (une expérience du développement commercial dans une fédération de membres est un plus)
• Anglais courant (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Toute autre langue est un plus, notamment le français
• Bonne connaissance des outils marketing et commerciaux tels que les CRM
• Réelle motivation à comprendre la complexité des problématiques liées au développement durable
• Très bonnes capacités de présentation, de négociation, très bon relationnel
• Très bonne capacité à réfléchir de façon stratégique
• Sens commercial développé, être orienté(e) résultats
• Capacité à interagir avec tous types d’interlocuteurs, aussi bien internes qu’externes
• Capacité à gérer une équipe, personnalité accessible, dotée d’un bon mix de patience et de persistance
• Capacité à fixer des limites et à communiquer de façon diplomate et ferme quand nécessaire
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel, sensibilité aux autres cultures
• Capacité à voyager de façon régulière à l’international (environ 2 fois/mois)

Offre

• Date de commencement: dès que possible
• Un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif assorti de nombreux avantages extra-légaux: tickets restaurant (€7,00), assurances groupe et hospitalisation, remboursement intégral des frais de transport, possibilité de télétravail
• Localisation : la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun
• L’opportunité de travailler au sein d’une structure dynamique et dans un domaine réellement multiculturel
• L’opportunité de travailler dans un domaine qui œuvre pour le bien général (développement durable)

Our client is an international federation operating in the field of sustainable development. Their main mission is to offer a wide scope of services to their members, ranging from monitoring EU legislation developments to enhancing the exchange of best practices through the organisation of workshops and conferences. They are located in the city centre of Brussels and count +/- 70 staff.

They are today looking to recruit a Head of Membership Development.

Purpose of the role

• To develop and implement a sales strategy designed to attract new members and retain existing ones
• To lead a team of 3 people
• To report to the Senior Director

Main responsibilities will be

To define the global membership Development strategy:

• To analyse the market structure, main actors, evolution and trend
• To work in close collaboration with specialised department and regional offices worldwide
• To implement membership retention strategies and actions, to monitor the impact of the actions undertaken, to make suggestions on new actions
• To put new processes in place in order to help reach the membership development targets
• To take an active role in the optimisation of the CRM structure and management in order to closely monitor member activities and needs
• To coordinate the regional membership development strategy and supporting actions elaborated by regional offices including retention activities
• To organise personalised coaching of regional teams on membership development practices, supported by occasional office visits
• To support and supervise Key account management, membership invoicing and fee collecting, all being handled by the Membership Manager (team member)
• To monitor and report on the membership development results and to put corrective actions in place

To implement the member recruitment plan:

• To actively take contact with potential members highlighted into action plan, to manage contacts in close relationship with the Managers, to transform those contacts into new members
• To ensure that member management processes are followed by all concerned people
• To motivate the whole organisation on the importance of such membership development plan
• To monitor and communicate progress reports on activity to target
• To create and keep up good relationships with strategic members and act as one of the main contact points for all Members (split of responsibilities between key account managers)
• To have an active physical presence in fairs and events worldwide

To lead the Membership team (3 staff)

• To support, coach, encourage and engage team members
• To provide them with necessary and constructive feedback, in order to help them improve their performance
• To create the conditions for fulfilment at work by promoting autonomy, a sense of belonging and the use of creativity of team members
• To identify and promote professional growth opportunities for the team members
• To set departmental and individual goals by recognising talents and putting them at the service of the department
• To conduct routine evaluations of progress and performance
• To manage the budget of the unit

The ideal candidate should have the following profile

• A Bachelor/Master in a relevant field (such as Commercial Sciences, Economics, Marketing)
• 5 to 10 years experience in a team leadership role in B2B (membership sales experience is a plus), where strong sales capacities were demonstrated
• Fluent English (spoken and written). Any additional language is a plus (especially French)
• Good understanding of sales and marketing tools such as CRMs
• Strong motivation to understand the complexity of sustainable development issues
• Good negotiation, interpersonal and presentation skills
• Strong strategic analysis capacities
• Commercially and result oriented
• Ability to liaise with various partners internally and externally
• Genuine team leadership skills, approachable personality with a good mix of patience and persistence
• Ability to set boundaries and to communicate diplomatically but firmly as well when needed
• Able to interact in a multi-cultural environment with a strong cultural sensitivity
• Available for regular travel worldwide (on average 2 business trips/month)

Offer

• Starting date: ASAP
• A permanent, full time contract
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs, homeworking possibilities
• Location: the company is located in the city centre of Brussels and is therefore reachable by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast moving organisation and a truly multicultural environment
• The opportunity to work in an environment that truly makes a difference (sustainable development)!

Notre client est spécialisé dans la coordination et la gestion de projets scientifiques multidisciplinaires dont le but est de soutenir les acteurs politiques et économiques du secteur. Ils interviennent en tant qu’organisme consultatif auprès d’autorités de régulation, d’acteurs politiques et économiques, d’ONG, etc. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Manager administratif(ve), finance et des opérations.

OBJECTIF DU POSTE

Vous serez en charge de la gestion financière de la structure (comptabilité en collaboration avec un comptable externe, gestion du budget, reporting), gestion des contrats (suivi des fonds européens, reporting financier, conformité juridique) et administration RH (gestion du personnel, des contrats, préparation de la paie, etc.). Vous serez également impliqué(e) dans les tâches d’office management et vos contribuerez à l’optimisation et à la rationalisation des procédures administratives de la société.

DESCRIPTION DE FONCTION

Comptabilité et administration financière

• Gérer les procédures financières quotidiennes ainsi que la comptabilité : gérer les factures, effectuer les paiements aux fournisseurs, gérer les notes de frais des employés, les contacts avec la banque, etc.
• Mettre à jour le système comptable interne
• Travailler étroitement avec le comptable externe concernant les taxes et prélèvements légaux (TVA, etc.) envers les autorités belges et en vue d’assurer l’exactitude des comptes
• Etre responsable de la préparation de l’audit annuel et des audits liés aux subsides reçus, être le point de contacts des donateurs

Gestion du budget

• Préparer le budget lié aux dossiers de subsides, contrôler et préparer les rapports financiers en conformité avec les exigences des fonds et donateurs
• Gérer les projets au niveau du budget, de la répartition horaire des ressources sur les différents projets, de la répartition des coûts, faire le suivi des projets au niveau des dépenses et des ressources
• Gestion des flux financiers entrants et sortants, suivi de la trésorerie
• Préparer, gérer et implanter le budget opérationnel, ce-incluant:
  • Préparer le budget annuel, réviser le budget trimestriel, présenter les analyses financières de certains programmes et projets
  • Faire mensuellement le suivi des dépenses réelles par rapport au budget, faire un reporting mensuel et trimestriel auprès du Directeur Général et de l’équipe de direction
• Assurer que les flux financiers sont en adéquation avec les budgets et avec les procédures internes

Gestion des contrats

• Préparer, gérer, et faire le suivi des contrats avec des partenaires et des sous-traitants européens concernant les différents projets
• Revoir les accords de subsides, identifier et résoudre les problématiques de conformité en lien avec les exigences de organismes de subsides
• Améliorer les procédures internes principales et viser l’excellence dans la gestion des subsides

Administration RH & gestion des opérations

• Préparer la paie en collaboration avec le secrétariat social
• Etre impliqué(e) dans le recrutement de nouveaux employés (au niveau financier) et préparer les contrats de travail
• Améliorer et développer de nouvelles procédures (par ex: procédure au niveau de la réservation des voyages, soumission des feuilles d’heures, etc.), identifier de nouveaux outils informatiques plus performants (par ex: logiciel de comptabilité, nouvelle base de données)

PROFIL

• Bachelor ou Master en Administration des entreprises, Management, Finance, Comptabilité, Gestion, etc.
• Minimum 5 ans d’expérience en finance et gestion, comptabilité, gestion des contrats, idéalement acquise au sein d’une organisation similaire (organisme de recherche, consultance scientifique, association européenne, think tank, association professionnelle de secteur, lobby, etc.)
• Expérience dans la gestion financière de fonds publics et de subsides (par ex: Horizon 2020) est un atout-
• Connaissance parfaite du néerlandais et de l’anglais (oral et écrit). Toute autre langue européenne est un atout (français, espagnol, italien, etc.)
• Bonne connaissance de MS Office (connaissance avancée d’Excel), connaissance de logiciels de gestion de l’information et de logiciels de comptabilité
• Capacité à communiquer efficacement avec un large éventail de partenaires tels que le management, les équipes, les partenaires de projets, les fonds de subsides, les sous-traitants
• Très bonnes capacités organisationnelles, analytiques et administratives (beaucoup d’échéances impératives à respecter)
• Professionnalisme accru et souci du détail
• Très bonnes capacités de coordination et de gestion de projet
• Désir de travailler dans une petite équipe multiculturelle et d’être un co-équipier proactif et constructif
• Personnalité flexible et souple, avec de très bonnes capacités d’adaptation

OFFRE

• Un contrat de travail à plein temps et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif avec des avantages extra-légaux tels que des chèques repas, une assurance hospitalisation et 30 jours de congés annuels
• Date de commencement: dès que possible
• Société localisée à Bruxelles, télétravail possible pendant 1-2 jours/semaine
• L’opportunité de rejoindre une petite équipe dynamique et bienveillante et de travailler avec des collègues impliqués, professionnels et de plusieurs nationalités

Mots-clés : gestion de budget, finances, comptabilité, gestion des contrats, bourses, subsides, fond européen, reporting financier, RH, accounting, administration, gestion de projet, office management, administration, recherche, scientifique, développement durable

Our client specialises in the coordination and management of multidisciplinary science projects in support of policy makers and industry players.   They act as an expert consultative body for various stakeholders (regulatory organisations, policymakers, industry and NGOs).  They are currently recruiting an Office and Administration Manager for their small Brussels office.

PURPOSE OF THE ROLE

You will be in charge of the financial management (accounting in collaboration with external accountant, budget management, …), contracts management (follow up on EU funding, financial & activity reporting, legal compliance) and HR Administration (personnel contracts, preparation of payroll, …).  You will also be involved in the day-to-day office management and contribute to the optimisation & rationalisation of company policies and administrative procedures.

JOB DESCRIPTION

Accounting and financial administration

• Handling the day-to-day financial procedures and bookkeeping activities including processing invoices, payments to suppliers, staff expenses, bank statements, …
• Updating the internal accounting system
• Working closely with external accountant to support appropriate financial returns (e.g. VAT) to the Belgian authorities and to ensure accuracy on the annual accounts
• Responsible for the preparation of annual audit (in collaboration with external accountant) and any governmental/donor audits, being the primary contact point

Budget Management

• Budget preparation for funding applications, controlling and preparation of financial reports to funders in compliance with funders’ financial regulations
• Project management related to budget, time allocation, costs allocation; performing the monitoring of projects regarding resources and expenditures
• Monitoring income and expenditure flow, cash flow and future trends
• Preparation, management and implementation of the operating budget, including:
  • Preparation of annual budget and quarterly budget revision, including presentation of financial analysis on specific projects/programmes and indicators
  • Monitoring actual spent against budget on a monthly basis and monthly/quarterly reporting to the managing director and management team
• Ensuring consistence of financial flows with approved budgets and internal guidelines and policies

Contracts Management

• Preparing, managing and following up on contracts with EU, partners and subcontractors for different projects and service contracts
• Reviewing grant agreements, identifying and resolving compliance issues related to donor requirements
• Improving core internal processes and driving excellence in the management of grants

HR Administration & Office Management

• Preparing payroll in collaboration with social secretariat
• Being involved in the recruitment of new staff (from a budget/financial point of view) and the preparation of personnel contracts
• Improving and developing new company procedures (e.g. travel and expense policy, submission of timesheets, …), identifying more performing IT tools and databases for the organisation (e.g. accounting software), etc.

PROFILE

• Bachelor or Master Degree in Commerce, Business Administration, Financial Management, Accounting or in another relevant field
• Minimum 5 years of experience in financial administration & budget management, accounting, contracts management, office administration; ideally acquired within a similar organisation (research body, scientific consultancy, EU association, think tank, trade association, lobby group, …)
• Experience with the financial management of public funding, grants & subsidies (e.g. EU Horizon 2020) can be a strong asset
• Perfect knowledge of Dutch and English (oral and written). Other EU languages are an asset (French, Spanish, Italian, …).
• Good knowledge of MS Office (advanced Excel skills), online information management systems and accounting software
• Ability to communicate effectively with a wide range of partners, including members of the management team, staff, project partners, funders, service providers
• Strong planning, administrative, analytical and organisational skills (numerous deadlines to meet)
• High level of professionalism and attention to detail
• Willingness and ability to work in a small, multicultural team and to be a proactive and constructive team player
• Easy-going and flexible personality (small team) with very good adaptation skills

OFFER

• Permanent and full-time contract
• Competitive salary & extra-legal benefits package including: luncheon vouchers, health insurance, bonus system, 30 holidays
• Starting date: asap
• Company is located in Brussels, possibility to work from home during 1-2 days/week
• The opportunity to enter a small but growing organisation; to work with a dedicated, friendly and multinational team in a sector which genuinely makes a difference (environmental protection & sustainable development).

Keywords: budget management, finances, accounting, contracts management, grants, EU funding, financial reporting, HR, project management, office management, administration, support, research, scientific, sustainability

Notre client est une société à taille humaine et en croissance rapide en collaboration avec une institution financière renommée. Ils opèrent dans le secteur financier et technique. Ils offrent des produits et des services liés à la validation des paiements par carte. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transport en commun. Dans le cadre de leur croissance, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) attaché(e) commercial(e)/agent(e) des opérations pour rejoindre leur équipe de 10.

Objectif du poste:

Exécuter des tâches opérationnelles ainsi que du support client et vente, en collaborations avec les départements internes et des partenaires externes.  Offrir un excellent service après vente aux clients et un support administratif au département.

Description de fonction:

• Analyser et compléter les nouveaux contrats clients
• Gestion des modifications du dossier client: mise à jour et changement des contrats (nouvelles informations, fermeture du compte client, fin de la relation client, suivi des impayés, changement de forme juridique du client, etc.)
• Exécuter des dossiers clients complexes (par exemple, des sociétés avec de multiples entités juridiques ou opérationnelles)
• Gérer plaintes et incidents tels que des problèmes techniques survenant pendant une transaction
• Offrir un service client impeccable: gérer les appels entrants des clients, comprendre leurs problématiques, offrir un soutien de première ligne, escalader l’appel si la problématique est trop technique, les conseiller, etc.
• Gérer l’acceptation des risques clients, ce-incluant l’analyse des risques de crédit, la vérification de la conformité, la recherche de données (par exemple: recherche des entités légales du client sur le Moniteur belge, vérification de leur situation financière, de leurs types d’activités, etc.

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou équivalent par expérience
• Vous possédez au moins 3 ans d’expérience acquise dans un rôle similaire (service client/poste en “back office” et idéalement dans le secteur financier)
• Vous maîtrisez parfaitement le français ou le néerlandais et avez une connaissance opérationnelle de la 2ème langue. Un niveau opérationnel en anglais est un plus
• La connaissance du secteur de l’acceptation des paiements est un atout
• Vous avez une affinité avec des concepts financiers et techniques complexes
• La connaissance ou l’expérience de l’évaluation des risques clients et de leur qualification est un avantage
• Vous avez un esprit vif, analytique et curieux
• Vous avez de très bonnes capacités de communication et pouvez interagir facilement avec vos collègues et avec des tiers (fournisseurs et clients)
• Vous avez le sens du service, vos très bonnes capacités d’écoute vous permettent de comprendre les problématiques de vos clients et de leur proposer des solutions adaptées et efficaces
• Vous avez le souci du détail, êtes méticuleux(se) et méthodique
• Vous êtes efficace et focalisé(e) sur l’obtention de résultats
• Vous êtes autonome mais vous aimez également travailler au sein d’une petite équipe et avez une approche collaborative
• Vous apprenez vite et aimez développer vos connaissances et vos compétences
• Vous savez faire preuve de flexibilité, de pragmatisme, et l’honnêteté et l’intégrité sont des valeurs importantes à vos yeux

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif avec un package complet d’avantages extralégaux tels que des tickets restaurant, des éco chèques, des assurances hospitalisation et groupe, 32 jours de congés annuels (40h00 de travail/semaine), des frais mensuels nets, un bonus, la possibilité de télétravail (jusqu’à 40% du temps), etc.
• Localisation: la société est localisée dans le centre ville de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun
• L’opportunité de rejoindre une société à taille humaine, en plein développement, dotée d’une hiérarchie plate, d’une culture d’entreprise de type start up dans un secteur d’avenir!

Mots-clé : acquisition, KYC, services de paiements pour commerçants, évaluation des risques, finance, support client, service client, back-office, administration, opérations, middle office, sales support