Our client is a human-sized and fast-growing scale-up in the fintech sector backed by one of the major banks.  They offer products and services relating to the acceptance of card payments.  Their offices are located in central Brussels and are very easily accessible by public transport. As part of their fast growth, they are today looking to recruit a diligent Sales Support & Operations Officer to work as part of a team of 10.

Purpose of the role:

Executing operational tasks as well as client & sales support tasks in close collaboration with internal departments & external partners, ensuring an excellent after-sales service to the clients, offering general administrative support to the department.

Job Description:

Your daily tasks and responsibilities will include:

• Screening and completing new client contracts
• Handling client file modifications in the internal systems: updating and changing existing contracts (new functionalities, close client relation, close account, bad debts, company legal form, etc.)
• Managing complaints and incidents, such as technical issues while processing payments
• Providing customer and sales support: handling incoming calls from clients, understanding their issues, providing 1^st line support, escalating issues when too technical, advising clients, etc.
• Handling administrative procedures related to client risk acceptance, including credit risk analysis, compliance checks, data investigation (e.g. legal entities via the “Moniteur belge/Belgisch Staatsblad”, financial situation, type of business/activities, … )
• And more!

Profile:

• You ideally hold a relevant Bachelor or you are equivalent by experience
• You have at least 3 years of experience acquired in a similar role (customer support/back-office role in a B2B environment) ideally within the financial sector
• You are fluent in French or Dutch with a working knowledge of the other language.  An operational level of English is a plus.
• Knowledge of acquiring activity is a strong asset
• Knowledge of/experience with client risk evaluation and qualification is an advantage
• You have an affinity with more complex technical and financial concepts
• You have a very analytical, agile and inquisitive mind
• You have strong communications skills and can easily interact with colleagues and third parts (suppliers and clients)
• You are client & service oriented, your very good listening skills allow you to understand the issues of your customers and to come up with efficient solutions
• You are detail oriented, meticulous, and methodical
• You are efficient with a good focus on the results to be obtained
• You are autonomous but you also enjoy working as part of a small team, you have a collaborative approach
• You are a fast learner and enjoy developing your knowledge and skills
• You adopt a flexible and “can-do” attitude, honesty & integrity are important values to you

Offer:

• A permanent, full-time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with a very complete benefits package, including luncheon vouchers Eco cheques, group and health insurances, 32 holiday days (40h-workweek), a monthly net allowance, bonus, homeworking possibilities (up to 40% of the time), …
• Location: the company is located in the city centre and is therefore easily reachable by public transport
• The opportunity to join a vibrant, human-sized company with a flat hierarchy and a start-up business culture within a very promising sector!

Keywords: acquiring, KYC, merchant payment services, risk evaluation, finance, client support, sales support, customer service, B2B, account management, back office, middle office, operations, administration

Notre client est spécialisé dans la coordination et la gestion de projets scientifiques multidisciplinaires dont le but est de soutenir les acteurs politiques et économiques du secteur. Ils interviennent en tant qu’organisme consultatif auprès d’autorités de régulation, d’acteurs politiques et économiques, d’ONG, etc. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Manager Finance & Contrats pour leur petit bureau bruxellois localisé dans le centre ville.

OBJECTIF DU POSTE

Vous serez en charge de la gestion financière de la structure (comptabilité, gestion du budget, contrôle de gestion, reporting), gestion des contrats (suivi des fonds européens, reporting financier, conformité juridique) et administration RH (gestion du personnel, des contrats, préparation de la paie, etc.)

DESCRIPTION DE FONCTION

Gestion financière

• Gérer les procédures financières quotidiennes ainsi que la comptabilité: gérer les factures, effectuer les paiements aux fournisseurs, gérer les notes de frais des employés, les contacts avec la banque, etc.
• Travailler étroitement avec le comptable externe concernant les taxes et prélèvements légaux (TVA, etc.) envers les autorités belges et en vue d’assurer l’exactitude des comptes
• Etre responsable de la préparation de l’audit annuel et des audits liés aux subsides reçus, être le point de contacts des donateurs

Gestion du budget

• Préparer le budget lié aux dossiers de subsides, contrôler et préparer les rapports financiers en conformité avec les exigences des fonds et donateurs
• Gérer les projets au niveau du budget, de la répartition horaire des ressources sur les différents projets, de la répartition des coûts, faire le suivi des projets au niveau des dépenses et des ressources
• Gestion des flux financiers entrants et sortants, suivi de la trésorerie
• Préparer, gérer et implanter le budget opérationnel, ce-incluant:
  • Préparer le budget annuel, réviser le budget trimestriel, présenter les analyses financières de certains programmes et projets
  • Faire mensuellement le suivi des dépenses réelles par rapport au budget, faire un reporting mensuel et trimestriel auprès du Directeur Général et de l’équipe de direction
• Assurer que les flux financiers sont en adéquation avec les budgets et avec les procédures internes
• Préparer la planification financière et en faire le suivi
• Identifier et analyser les risques financiers, développer des stratégies en vue d’optimiser l’analyse des risques
• Assurer la conformité de la société avec les autorités de contrôle belges et européennes en matière de gestion financière
• Gestion financière et reporting des activités de la société au niveau des projets régionaux, nationaux et européens

Gestion des contrats

• Préparer, gérer, et faire le suivi des contrats avec des partenaires et des sous-traitants européens concernant les différents projets
• Revoir les accords de subsides, identifier et résoudre les problématiques de conformité en lien avec les exigences de organismes de subsides
• Améliorer les procédures internes principales et viser l’excellence dans la gestion des subsides

Administration RH & gestion des opérations

• Préparer la paie en collaboration avec le secrétariat social
• Etre impliqué(e) dans le recrutement de nouveaux employés (au niveau financier) et préparer les contrats de travail
• Améliorer et développer de nouvelles procédures (par ex: procédure au niveau de la réservation des voyages, soumission des feuilles d’heures, etc.), identifier de nouveaux outils informatiques plus performants (par ex: logiciel de comptabilité, nouvelle base de données)
• En partenariat avec le Directeur Général, le Directeur de la recherche et la Responsable Communication & Opérations, participer à des réunions et décisions stratégiques liées à la société, ses activités et ses développements futurs

PROFIL

• Bachelor ou Master en Administration des entreprises, Management, Finance, Comptabilité, Gestion, etc.
• Minimum 5 à 7 ans d’expérience en finance et gestion, comptabilité, gestion des contrats, idéalement acquise au sein d’une organisation similaire (organisme de recherche, consultance scientifique, association européenne, think tank, association professionnelle de secteur, lobby, etc.)
• Expérience dans la gestion financière de fonds publics et de subsides (par ex: Horizon 2020)
• Connaissance parfaite du néerlandais et de l’anglais (oral et écrit). Toute autre langue européenne est un atout (français, espagnol, italien, etc.)
• Bonne connaissance de MS Office (connaissance avancée d’Excel), connaissance de logiciels de gestion de l’information et de logiciels de comptabilité
• Capacité à communiquer efficacement avec un large éventail de partenaires tels que le management, les équipes, les partenaires de projets, les fonds de subsides, les sous-traitants
• Très bonnes capacités organisationnelles, analytiques et administratives (beaucoup d’échéances impératives à respecter)
• Professionnalisme accru et souci du détail
• Très bonnes capacités de coordination et de gestion de projet
• Désir de travailler dans une petite équipe multiculturelle et d’être un co-équipier proactif et constructif
• Personnalité flexible et souple, avec de très bonnes capacités d’adaptation

OFFRE

• Un contrat de travail à plein temps et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif avec des avantages extra-légaux tels que des chèques repas, une assurance hospitalisation et 30 jours de congés annuels
• Date de commencement: dès que possible
• L’opportunité de rejoindre une petite équipe dynamique et bienveillante et de travailler avec des collègues impliqués, professionnels et de plusieurs nationalités

Our client specialises in the coordination and management of multidisciplinary science projects in support of policy makers and industry players.   They act as an expert consultative body for various stakeholders (regulatory organisations, policymakers, industry and NGOs).  They are currently recruiting a Finance & Contracts Manager for their small Brussels office which is centrally located.

PURPOSE OF THE ROLE

You will be in charge of the financial management (accounting, budget management, financial control, reporting), contracts management (follow up on EU funding, financial & activity reporting, legal compliance) and HR Administration (personnel contracts, preparation of payroll, …).  You will also be involved in the operations management, such as the optimisation & rationalisation of company policies and administrative procedures.

JOB DESCRIPTION

Financial Management

• Handling the day to day financial procedures and bookkeeping activities including processing invoices, payments to suppliers, staff expenses, bank statements, …
• Updating the internal accounting system
• Working closely with external accountant to support appropriate financial returns (e.g. VAT) to the Belgian authorities and to ensure accuracy on the annual accounts
• Responsible for the preparation of annual audit and any governmental/donor audits, being the primary contact point

Budget Management

• Budget preparation for funding applications, controlling and preparation of financial reports to funders in compliance with funders’ financial regulations
• Project management related to budget, time allocation, costs allocation; performing the monitoring of projects regarding resources and expenditures
• Monitoring income and expenditure flow, cash flow and future trends
• Preparation, management and implementation of the operating budget, including:
  • Preparation of annual budget and quarterly budget revision, including presentation of financial analysis on specific projects/programmes and indicators
  • Monitoring actual spent against budget on a monthly basis and monthly/quarterly reporting to the managing director and management team
• Ensuring consistence of financial flows with approved budgets and internal guidelines and policies
• Strategic financial planning and monitoring
• Identification and review of financial risks, development of optimisation strategies
• Ensuring compliance of the organisation’s financial management and procedures with Belgian and European regulation and standards
• Financial management and reporting on the company’s activities in European, national and regional projects

Contracts Management

• Preparing, managing and following up on contracts with EU, partners and subcontractors for different projects and service contracts
• Reviewing grant agreements, identifying and resolving compliance issues related to donor requirements
• Improving core internal processes and driving excellence in the management of grants

HR Administration & Operations Management

• Preparing payroll in collaboration with social secretariat
• Being involved in the recruitment of new staff (from a financial point of view) and the preparation of personnel contracts
• Improving and developing new company procedures (e.g. travel policy, submission of timesheets, …), identifying more performing IT tools and databases for the organisation (e.g. accounting software), etc.
• Teaming up with the Managing Director, the Research Director and the Communications & Operations Manager, participating in strategic decision-making processes related to the organisation and its activities and future development

PROFILE

• Bachelor or Master Degree in Commerce, Business Administration, Financial Management, Accounting, …
• Minimum 5-7 years of experience in finance & budget management, accounting, contracts management; ideally within a similar organisation (research body, scientific consultancy, EU association, think tank, trade association, lobby group, …)
• Experience with the financial management of public funding, grants & subsidies (e.g. EU Horizon 2020)
• Perfect knowledge of Dutch and English (oral and written). Other EU languages are an asset (French, Spanish, Italian, …).
• Good knowledge of MS Office (advanced Excel skills), online information management systems and accounting software
• Ability to communicate effectively with a wide range of partners, including members of the Management Team, staff, project partners, funders, service providers
• Strong planning, administrative, analytical and organisational skills (numerous deadlines to meet)
• High level of professionalism and attention to detail
• Strong coordination and project management skills
• Willingness to work in a small, multicultural team and to be a proactive and constructive team player
• Easy-going and flexible personality (small team) with very good adaptation skills

OFFER

• Permanent and full-time contract
• Competitive salary & extra-legal benefits package including: luncheon vouchers, health insurance, bonus system, 30 holidays
• Starting date: asap
• The opportunity to enter a small but growing organisation; to work with a dedicated, friendly and multinational team in a sector which genuinely makes a difference (environmental protection & sustainable development).

Keywords: budget management, finances, accounting, contracts management, grants, EU funding, financial reporting, project management, consortium agreements, research, scientific, non for profit, sustainability

Our client is a prestigious human-sized company in the private equity sector. Their elegant offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent Head Receptionist/Office Assistant who will be working as part of a team of 3.

Purpose of the role

To man the reception and the reception area, to ensure that a first class service is offered to all internal and external clients, to ensure the smooth running of the office, to lead the receptionist team, to provide ad hoc secretarial support to the various departments when needed

Job description:

• Making sure the reception and client area are constantly professional looking
• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately
• Booking and managing meeting rooms, ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided. Clearing the meeting rooms after each meeting
• Ensuring daily that printers/fax are loaded with paper and that all IT equipment is in order
• Participating in the order and management of office supplies and stock control
• Receiving, sorting, distributing and sending daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Assisting with the organisation of internal events
• Punctually assisting the Executive Assistants of the various departments: filing, archiving documents, assisting with the preparation of document using MS Office

Profile:

• You are fluent in French, with a working knowledge of English. Dutch is a plus
• You possess ideally 5 years of experience in a similar role – preferably in a similar environment (corporate sector such as law firms, consulting, finance)
• You take pride in representing the company in a very professional way (smart and corporate presentation)
• You are able to maintain confidential information and you have the ability to field phone calls with enthusiasm, professionalism, tact, common sense and persistency
• You are able to interact appropriately with people of all levels including CEOs/VIPs
• You show an absolute drive towards meeting the highest professional standards to ensure client satisfaction
• You are organised and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are proactive, resourceful & solution oriented
• You are a good team player, a good leader and you have a flexible attitude (also towards working hours)

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: the reception is open from 8.00 am until 7.00 pm so the 3 Receptionists work in shifts to cover this schedule. Some overtime will occasionally occur in the evening until 7.30 pm. The official working week is 37h30
• A very competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, etc.
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

 

 

Notre client est un leader mondial du secteur des services aux entreprises. Leur mission principale est d’offrir leur expertise à des organisations internationales. Leur bureau belge, localisé à Zaventem, est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) junior pour une équipe de Managers et de Directeurs.

Objectif du poste

Apporter un soutien administratif de premier ordre à une équipe de cadres dirigeants

Description de fonction

• Gérer les agendas des directeurs: organiser les rendez-vous et appels clients, les visioconférences et les réunions internes
• Réserver les salles de réunion, les restaurants, etc.
• Organiser les voyages: réserver les vols, billets de train, les hôtels, préparer les itinéraires
• Gérer les notes de frais des Managers
• Préparer et relire des documents MS Office
• Gérer le courrier et les emails entrants
• Traduire des documents dans les 3 langues (néerlandais, français et anglais)
• Participer à l’organisation d’événements internes et externes: repérage des lieux, préparation des listes de participants, réservation des menus, traiteurs, etc.
• Etc.

Expérience et Formation requises

• Un Bachelor pertinent (Office Management, Langues, etc.) est un must
• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais (oral et écrit). Vous avez une excellente connaissance du français et du néerlandais
• Vous avez déjà une première expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans les services aux entreprises (cabinet d’avocats, conseil, audit, etc.)
• Une bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint & Outlook) est requise
• Vous avez du savoir vivre et de très bonnes capacités de communication
• Vous êtes précis(e) et êtes orienté(e) qualité
• Vous êtes proactif(ve) et êtes doté(e) d’un très bon esprit d’équipe
• Vous êtes discret(ète) et savez échanger avec beaucoup de diplomatie
• Vous êtes flexible dans le sens où vous pouvez vous ajuster facilement à des priorités changeantes
• Vous avez une personnalité agréable, équilibrée, positive, ce qui vous permet de bien gérer le stress
• Vous avez un grand sens du service clients

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extra légaux tels que chèques repas, assurances groupe et hospitalisation
• Localisation: les bureaux sont localisés à Zaventem et sont accessibles en transports en commun
• L’opportunité de travailler dans un environnement stable et innovant qui offre de réelles possibilités de développement personnel

 

Our client is a world leader in the field of professional services. They thrive on offering expert advice to global organisations worldwide. Their Zaventem office is currently looking to recruit a Junior Assistant to provide support to a team of Managers & Directors.

Scope of the role:

To play a key role in the daily organisation and administrative support of a team of busy Executives.

Job description:

• Managing the Executives’ diaries: this will include scheduling calls and client meetings, videoconferences and internal meetings
• Booking meeting rooms and restaurants, etc.
• Organising travel arrangements (booking flights, trains, hotels) and itineraries
• Processing expense notes
• Preparing and editing documents on MS Office
• Handling incoming mail and emails
• Translating documents in the 3 languages (Dutch, French and English)
• Participating in the organisation of internal and external events: identifying venues, preparing participants’ lists, liaising with the caterers, etc.
• Etc.

Experience and Qualifications Required for the Position:

• A relevant Bachelor (Office Management, Languages, etc.) is a must
• You are perfectly fluent in English (spoken and written).  You have a very good knowledge of both national languages (Dutch and French).
• You have a relevant first experience in a similar position, ideally within the professional services sector
• Very good command of MS applications (Word, Excel, PowerPoint & Outlook)
• You are well mannered with very good communications skills
• You are accurate and quality minded
• You are proactive and have a very good team spirit
• You are discrete and have diplomatic skills
• You are flexible in the sense that you can easily adjust to changing priorities
• You have a pleasant, well-rounded and mature personality with a positive attitude, a good level of stress-resistance and a demonstrated client-orientation

Offer:

• A full time and permanent contract
• Starting date: A.S.A.P.!
• A competitive salary with a good package including luncheon vouchers, group and health insurance
• Location: the offices are located in Zaventem and are accessible by public transport
• The opportunity to work in a stable and innovative environment, which offers genuine opportunities of self development

Notre client est un acteur reconnu du secteur de la haute finance. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste en chef pour travailler au sein d’une équipe de 3 personnes.

Objectif du poste

Gérer la réception et l’espace d’accueil, assurer qu’un service de premier ordre est offert aux clients internes et externes, s’assurer que le bureau fonctionne efficacement, superviser l’équipe de réception. Quand nécessaire, offrir un soutien administratif aux Secrétaires de direction des différents départements

Description de fonction

• S’assurer que la réception et l’espace d’accueil sont impeccables tout au long de la journée
• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Réserver et préparer les salles de réunion (ce-incluant les boissons et collations). Débarrasser les tables, remettre les salles en ordre à l’issue des réunions
• S’assurer quotidiennement que les imprimantes/fax sont équipés en papier, toner, etc. et que tout le matériel informatique fonctionne
• Participer aux commandes de fournitures de bureau et à la gestion du stock
• Gérer le courrier entrant et sortant (lettres, magazines, journaux, etc.), gérer les livraisons, les coursiers, etc.
• Participer à l’organisation d’événements internes
• Assister ponctuellement les Secrétaires de direction sur diverses tâches administratives (classement, archivage, préparation de documents sur MS Office)

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Excellent niveau de français, anglais opérationnel. Le néerlandais est un plus
• 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services, « corporate » tels que conseil, finance ou cabinets d’avocats)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous savez gérer des informations confidentielles et, lors de communications téléphoniques, vous faites preuve d’enthousiasme, de professionnalisme, de tact, de bon sens et de persistance
• Vous pouvez interagir avec toutes sortes d’interlocuteurs ce-incluant des grands patrons, Administrateurs délégués, etc.
• Vous visez l’excellence et êtes orienté(e) client
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve), débrouillard(e) et orienté(e) solutions
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, des qualités managériales et êtes flexible (également au niveau des horaires)

Offre

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : la réception est ouverte de 8h00 à 19h00 donc les 3 Réceptionnistes s’organisent ensemble afin de couvrir cette tranche horaire, sachant que la semaine de travail est de 37h30
• Un salaire très compétitif assorti d’un package complet incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, etc.
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

 

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team is looking for a talented Assistant/Legal Secretary who will reflect their high-quality service and level of professionalism.

Purpose of the job

The Brussels team has grown and, therefore, there is a need for additional administrative support.  The Assistant/Legal Secretary will support a team of lawyers (including 1 Partner) in their daily activities.   He/she will offer assistance with agenda management, hotel & travel arrangements, conflict checks, timesheets & billing, submissions, document formatting, filing, etc.

Job description:

• Coordinating agendas and invites (Outlook)
• Assistance with conflicts checks, new clients and matters openings
• Billing & accounting assistance: keeping track of fees to record; preparing client invoices (formatting, saving, printing in coordination with billing team); keeping track of recorded client invoices
• Recording and releasing timesheets when lawyers are travelling
• Making hotel and travel arrangements, preparing travel expense notes, monitoring the roaming costs ( and giving regular updates)
• Assistance with conference and events registrations, handling respective agenda updates
• Managing visa applications
• Handling submissions (printout and formatting of documents, photocopies, assembling in folders in a specific order, scanning of documents, organising the couriers) and archiving electronic / paper submissions
• Printing, formatting (layout and table of contents), scanning documents
• Filing documents (paper and electronic), archiving
• Handling catering orders, booking restaurants, ordering taxis
• Assistance with conference calls and video conferences arrangements
• Encoding and updating contacts in the firm’s database
• Assistance with meeting and seminar preparations (list of participants, storing the details in an electronic folder, formatting PowerPoint presentations)
• Working closely with the Receptionists/Office Assistants and Assistant/Legal Secretaries, ensuring an efficient transfer and communication within the team, providing cover in case of absence

Profile:

• Excellent command of English and Dutch with a good working knowledge of French
• 2 to 5 years of administrative experience, preferably in an international Law Firm, Consulting Firm, Big 4/Financial Services Firm, EU institution or organisation
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent presentation, professional appearance and polite attitude, good elocution
• Excellent interpersonal and customer service skills to communicate with senior level Attorneys, Clients, Staff, suppliers and others visitors
• Highly organised & punctual, able to set priorities and multitask assignments, excellent attention to detail
• Resourceful and positive attitude, ability to adapt to different situations and personalities and apply common sense
• Respect for confidentiality and discretion
• Stable and diplomatic personality, good listener
• Ability to be proactive & solution oriented
• Ability to work efficiently in a small team

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 9am-5.30pm or 9.30am-6pm
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth.
• A varied position within a closely-knit team where a very good atmosphere prevails, especially between the lawyers and the support departments
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice and offices in the centre of Brussels!

 

Notre client est un cabinet d’avocats international réputé avec des entités dans le monde entier. Leur structure belge, de taille humaine, est située dans le quartier Louise de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) Assistant(e)/Secrétaire juridique pour renforcer leur équipe de professionnels de premier plan.

Objectif du poste

L’équipe de Bruxelles s’agrandit et est donc à la recherche d’une personne supplémentaire. L’assistant(e) apportera un soutien à une équipe d’avocats (incluant 1 Associé). La personne s’occupera de la gestion des agendas, de l’organisation des voyages, de la gestion des feuilles d’heures et de la facturation, des soumissions, de la préparation des documents, du classement, etc.

Description de poste

• Coordination des agendas et des invitations via Outlook
• Assistance dans le suivi des dossiers et de l’ouverture des dossiers clients
• Facturation et assistance comptable : suivi des factures d’honoraires et enregistrement, préparation des factures clients (formatage, sauvegarde, impressions et coordination avec l’équipe de facturation), suivi des factures clients déjà envoyées
• Enregistrement et émission des feuilles d’heures lorsque les avocats sont en déplacement
• Réservations d’hôtel et organisation des voyages, préparation des notes de frais, suivi des coûts de roaming (fournir des comptes rendus réguliers)
• Assistance au niveau des inscriptions à des conférences et autres événements, gestion des mises à jour des agendas
• Gestion des demandes de visas
• Gestion des dossiers de soumissions (formatage et impression des documents, photocopies, assemblage des documents selon l’ordre préétabli, scan des documents, organisation du transport par coursier), archivage électronique et papier des soumissions
• Impression, formatage (présentation générale, table des matières), scan des documents
• Classement des documents (papier et électronique), archivage
• Gestion des commandes auprès des traiteurs, réservations auprès de restaurants, commandes de taxis
• Organisation des appels en téléconférence et vidéoconférence
• Encodage et mise à jour des contacts dans la base de données
• Assistance dans l’organisation de réunions et dans la préparation de séminaires (liste des participants, encodage des informations dans un dossier électronique, formatage des présentations PowerPoint)
• Collaboration étroite avec les réceptionnistes et autres assistants(es) juridiques afin d’assurer un partage optimal des informations au sein de l’équipe, assurer un relai en cas de l’absence de collègues

Profil

• Vous maîtrisez très bien l’anglais et le néerlandais, vous avez un bon niveau en français
• Vous avez entre 2 et 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans un environnement similaire (p.ex. cabinet d’avocats ou de conseil, Big 4, Institutions européennes)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Vous avez une présentation soignée et professionnelle, une très bonne élocution ainsi qu’un réel savoir vivre
• Vous avez de bonnes compétences relationnelles, un réel sens du service client et savez communiquer à tous les niveaux (avocats, clients, collègues, fournisseurs et visiteurs)
• Vous êtes très organisé(e), ponctuel(lle), capable de gérer les priorités, êtes multitâches et avez le souci du détail
• Vous avez de la ressource, êtes doté(e) d’un caractère positif, savez vous adapter à des situations changeantes et à des personnalités différentes et vous faites preuve de bon sens
• Vous avez le sens de la confidentialité et êtes très discret(ète)
• Vous êtes stable, doué(e) de diplomatie et avez le sens de l ‘écoute
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous savez travailler au sein d’une petite équipe

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Horaires de travail : 9h00-17h30 ou 9h30-18h00
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€ 8/jour), une assurance hospitalisation, le remboursement intégral des frais de transport, 23 jours de congés annuels
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• Un poste diversifié au sein d’une équipe soudée où règne une très bonne ambiance, notamment entre les Avocats et les équipes de support
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Notre client est un think tank à taille humaine (20 personnes), localisé à Bruxelles dans le quartier Trône/Arts-Loi. Leurs locaux sont donc très facilement accessibles en transports en commun. Leur mission est de rendre des avis consultatifs en matière de développement durable. Ils agissent ainsi en tant qu’experts auprès des institutions européennes, des décideurs institutionnels des Etats membres et des Etats associés, de la communauté scientifique, du secteur privé afférent et de la société civile. Leur équipe internationale est composée d’individus dynamiques, impliqués et soucieux d’apporter des solutions aux problématiques environnementales actuelles. Leur culture d’entreprise se caractérise par une approche analytique, par une hiérarchie horizontale, par un environnement de travail bienveillant et par une confiance réciproque entre collègues. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable Finance.

OBJECTIF DU POSTE

Vous serez en charge de toute la gestion opérationnelle et financière de la structure, ce-incluant la comptabilité, le reporting financier, l’audit, la gestion budgétaire, le contrôle de gestion, la conformité réglementaire, la paye et la supervision administrative et opérationnelle des activités. Le poste est donc un mélange de responsabilités opérationnelles et stratégiques. Il offre des possibilités d’évolution, à moyen terme, vers un rôle de management. Le poste est basé à Bruxelles et la personne reportera au Directeur Exécutif.

DESCRIPTION DE FONCTION

Planning financier, analyse financière, budget, prévisions financières et trésorerie

– Gérer les aspects financiers et administratifs complets des fonds alloués par différentes fondations et différents programmes tels que des fondations privées, des subsides gouvernementaux et européens, des dons d’entreprises et de groupes du secteur privé. Les tâches principales incluent la préparation budgétaire en vue de la soumission de dossiers de demandes de fonds, le contrôle de gestion et la préparation de reporting réguliers envers les donateurs, en accord avec leurs règles financières.

– Gérer les projets en lien avec le budget, la répartition du temps des Experts entre les différents projets et la répartition des coûts selon les mêmes modalités

– Faire le suivi des projets au niveau de des ressources et des dépenses

– Faire le suivi des revenus et des coûts, de la trésorerie et des tendances futures

– Préparer, gérer et implanter le budget opérationnel, ce-incluant:

o La préparation du budget annuel et la révision du budget trimestriel, ce-incluant la préparation de l’analyse financière de certains projets/programmes et des indicateurs

o Faire mensuellement le suivi des dépenses réelles par rapport au budget; faire un reporting trimestriel pour le Comité de direction

– S’assurer de l’homogénéité des flux financiers vis à vis des budgets alloués, des consignes et des politiques internes

• Planification stratégique financière et suivi
• Identification et révision des risques financiers, développement de stratégies afin de limiter les risques
• S’assurer de la conformité avec les normes belges et européennes des procédures de la société en matière de gestion financière

Supervision de la comptabilité (livre comptable, administration et opérations)

– Superviser les procédures financières quotidiennes ainsi que la comptabilité journalière, ce-incluant la paye, le paiement des fournisseurs, les notes de frais des équipes, les souscriptions et les autres facturations liées aux ventes

– Travailler étroitement avec l’Expert Comptable et l’aider au niveau des différentes déclarations fiscales (exemple: la TVA), et s’assurer que les comptes annuels sont corrects

– Etre responsable de la préparation de l’audit annuel et de celui des donateurs, être la personne de contact de ces derniers

– Assurer un soutien au Manager RH en ce qui concerne les questions financières

– En collaboration avec la Responsable RH/Office Manager, assister dans la préparation de contrats avec des tiers

– vérifier les conventions de subventions, identifier et résoudre les problématiques de conformité par rapport aux exigences des donateurs

Gestion des opérations

– Conseiller les équipes concernant les procédures administratives ou juridiques

– Améliorer les procédures internes et optimiser la gestion des bourses et donations

– Travailler étroitement avec le Directeur Exécutif et l’Office Manager/HR Manager, participer aux prises de décisions concernant les opérations et les activités de la structure

QUALIFICATIONS REQUISES

– Un Master en Commerce, Gestion, Finance ou Comptabilité

– 5 à 10 ans d’expérience probante en gestion financière, et notamment en comptabilité analytique et/ou audit, et de préférence acquise dans le secteur non marchand

– 2 à 3 ans d’expérience en gestion de (petite) équipe

– Une expérience dans le reporting spécifique aux subventions européennes (exemple: Horizon 2020)

– Des compétences avérées dans le développement de politiques, de procédures et de systèmes financiers et comptables, de préférence acquises dans le secteur non marchand

– Une expérience avec un logiciel comptable

PROFIL

– Excellent niveau oral et écrit en anglais. Français et/ou néerlandais opérationnel. L’allemand est un plus

– Sens aigu de l’organisation, compétences administratives et analytiques développées

– Professionnalisme et souci du détail

– Capacité à communiquer avec tous types d’interlocuteurs (Comité de direction, collègues, partenaires externes, fondations, fournisseurs et auditeurs)

– Maîtrise des fonctionnalités avancées d’Excel

– L’expérience du système de paye belge (et idéalement allemand) est un avantage

– Souhait de travailler au sein d’une petite structure internationale

– Personnalité agréable, proactive et collaborative

– Très bonnes capacités d’adaptation et de résistance au stress (dues aux nombreuses deadlines)

– Personnalité multitâche

– Attitude proactive dans la résolution de problèmes et de conflits

– Débrouillardise et capacité à travailler de façon autonome

– Personnalité à la fois patiente et persévérante

OFFRE  

– Un contrat à temps plein et à durée Indéterminée

– Date de commencement: dès que possible!

– Un salaire en ligne avec ceux du secteur non marchand

–  Un package d’avantages extra légaux incluant des tickets restaurant (€ 8,00), des assurances groupe et hospitalisation, des possibilités de télétravail

– Horaires: 38h00/semaine, 25 jours de congés annuels, des jours de congé offerts pendant Noël et le Jour de l’An

– Localisation: les bureaux sont localisés dans le quartier Trône/Arts-Loi et sont donc très accessibles en transport en commun

– L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et bienveillant, et au sein d’une équipe multinationale, motivée et enthousiaste!