Our client is a human-sized (20 staff) think tank located in Brussels (Trône/Arts-Loi area), dedicated to sustainable development. They act as an expert consultative body for the European Institutions, policymakers in EU Member States and neighbouring countries, the scientific community as well as private sector stakeholders and the civil society. Their team is a multi-national and dynamic group of dedicated individuals, focusing on a results-oriented and analytical work culture in a trustful and open-minded atmosphere. Their hierarchical structure is flat with a focus on collaboration between the teams and the individuals. They are currently looking for a highly motivated and dynamic Operations & Finance Manager.

PURPOSE OF THE ROLE

You will be responsible for providing high quality financial and operations management including accounting, financial reporting, auditing, budget development and management, internal controls, legal compliance and payroll, and supervision of administration and processes, The position is therefore a mix of strategic and operational responsibilities. The position has the potential to evolve into a management position for all administrative matters of the organisation. It will be based in Brussels, reporting to the Executive Director.

JOB DESCRIPTION

Financial Planning and Analysis, Budgeting, Forecasting & Cash flow

– Comprehensive financial and administrative management of funding awarded by a variety of funders, including foundations, governmental institutions, multilateral organisations and private sector funders. Specific tasks include budget preparation for funding applications, controlling and preparation of financial reports to funders in compliance with funders’ financial regulations

– Project management related to budget, time allocation, costs allocation; performing the monitoring of projects regarding resources and expenditures

– Monitoring income and expenditure flow, cash flow and future trends

– Preparation, management and implementation of the operating budget, including:

o Preparation of annual budget and quarterly budget revision, including presentation of financial analysis on specific projects/programmes and indicators

o Monitoring actual spent against budget on a monthly basis and reporting to the Board of Directors on a quarterly basis

– Ensuring consistence of financial flows with approved budgets and internal guidelines and policies

• Strategic financial planning and monitoring
• Identification and review of financial risks, development of mitigation strategies
• Ensuring compliance of the organisation’s financial management and procedures with Belgian and European regulation and standards

Supervision of Accounting, General Ledger, Administration and Operations

– Supervising the day to day financial procedures and bookkeeping activities including payroll, payments to suppliers, staff expenses, subscriptions and other invoicing related to sales

– Working closely with the Certified Accountant to support appropriate financial returns (e.g. VAT) to the Belgian authorities and to ensure accuracy on the annual accounts

– Responsible for the preparation of annual audit and any governmental/donor audits, being the primary contact point

– Provide support to the HR management for financial issues

– In collaboration with the HR and Office Manager, supporting preparation of contracts with third parties

– Reviewing grant agreements, identifying and resolving compliance issues related to donor requirements

Operations management

–  Advising the team on various matters including administration, legal

–  Improving core internal processes and driving excellence in the management of Grants

– Teaming up with the Executive Director and the HR & Office Manager, participating in strategic decision making processes related to the organisation and its activities

REQUIRED QUALIFICATIONS

– Advanced university degree in Commerce, Business Administration, Financial Management, or Accounting and/or:

– 5-10 years of relevant experience in finance management (preferably with a special focus in analytical accounting and/or auditing, and preferably with an international not-for-profit organisation)

– 2-3 years relevant experience in management/team supervision

– Proven experience with the reporting linked to EU funds (e.g. Horizon 2020)

– Demonstrated skills in the development of finance and accounting policies, procedures and systems, preferably with an international not-for-profit organisation

– Experience with accounting software

SKILLS & COMPETENCIES

– Excellent command of written and spoken English. A working knowledge of French and/or Dutch is desirable. German is a plus

– Demonstrated leadership skills

–  Strong planning, administrative, analytical and organizational skills

–  High level of professionalism and attention to detail

– Ability to communicate effectively with a wide range of partners, including Board of Directors, staff, project partners, funders, service providers and auditors

– Advanced Excel skill (Vlookup, pivot tables, filters, etc.)

– Experience in dealing with Belgian (and ideally German) HR and payroll procedures is an advantage

– Willingness to work in a small, multicultural team and to be a pro-active and constructive team player

– Easy-going personality with very good adaptation skills and stress-resilience (stress is due to numerous deadlines to meet)

–  Ability to multitask

– A proactive attitude to solving problems and potential conflicts

– Self-motivated and ability to work independently

– Patient yet persistent personality

OFFER

–  A full time and permanent employment contract

–  Starting date: as soon as possible!

–  A salary in line with the non-for-profit sector

– A comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health and group insurances, homeworking possibilities

– Working hours & holidays: 38h00/week, 25 holiday days and extra days off between Christmas & New Year

– Location: the offices are located in the Trône/Arts Loi area and are therefore very easily accessible by public transport

– The opportunity to work in a dynamic, human-sized and friendly environment with a motivated, enthusiastic and multinational team.

Notre client est une société à taille humaine (+/- 20 employés) du secteur de la haute finance. Ils sont localisés dans le quartier Louise à Bruxelles. Etant actuellement en plein développement,  ils sont à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction afin de renforcer leur équipe et afin d’apporter un soutien à leur Directeur Général ainsi qu’à 2 Associés.

Description de fonction:

• Offrir un assistanat à 3 Directeurs de haut niveau
• Via Outlook, gestion très complexe des agendas, anticiper les changements fréquents et problématiques diverses
• Organisation de très nombreux déplacements, principalement en Europe
• Organisation de télé et viso conférences (avec Bruxelles, l’Europe et les Etats-Unis)
• Gestion mensuelle des notes de frais de l’équipe
• Gestion des appels entrants, des e-mails et des courriers
• Préparation et ajustement de documents sur MS Office (Excel, PowerPoint et Word)
• Préparation de rapports et de présentations
• Organisation d’événements internes
• Occasionnellement, prendre en charge d’autres tâches de support administratif

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat ou Langues
• Vous possédez au moins 3 ans d’expérience similaire et acquise dans un environnement « corporate » (conseil, juridique ou finance/bancaire)
• Votre maîtrisez parfaitement le français et vous avez un anglais courant. Toute autre langue européenne est un plus
• Vous avez d’excellentes compétences écrites et orales dans les 2 langues.

• Vous maîtrisez MS Office
• Vous êtes très organisé(e) et avez le souci du détail
• Vous avez un esprit agile et créatif et avez la capacité de faire des suggestions pertinentes (pour améliorer/changer une procédure par exemple)
• Vous pouvez gérer des projets et des événements de façon autonome
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et êtes doté(e) d’une personnalité collaborative car vous travaillerez au sein d’une équipe de 5 Assistantes de Direction

• Vous aimez apprendre, savez entendre les « feedback » constructifs et cherchez à vous développer
• Vous êtes autonome, proactif(ve), flexible, de confiance et vous aimez travailler dans un environnement « corporate »
• Vous aimez travailler à un rythme soutenu, savez établir des priorités et rester calme lorsque vous êtes sous pression (échéances à respecter, charge de travail lourde, travail dans l’urgence, etc.)
• Vous êtes orienté(e) solution, êtes plein(e) de ressources et aimez prendre des initiatives

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux comprenant tickets restaurant (€8,00/jour), eco chèques (€250/an), assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de congés, place de parking

• Horaires de travail: 39h00/semaine

• L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique, à taille humaine, dotée d’une hiérarchie plate et d’une mentalité de start up !

 

Our client is a human-sized firm (+/- 20 staff) in the asset management sector. They are located in the Louise area in Brussels. They are today experiencing a significant growth and are looking to recruit a diligent individual to reinforce their team and to work for the Managing Director and 2 VPs.

Job Description:

• Providing full administrative and logistical support to a group of busy Executives
• Managing complex and changing agendas, anticipating any issues before they occur
• Arranging extensive travel (flights, hotel bookings etc.)
• Organising calls and meetings (local ones and in cities across Europe and the US)
• Completing team’s expenses on a monthly basis
• Dealing with inbound calls, emails and letters
• Preparing and adapting documents using Microsoft Office (Excel, PowerPoint and Word)
• Preparing reports and presentations
• Leading on the organisation of internal events
• Undertaking other support-related tasks as needed from time to time

Profile:

• You ideally hold a Bachelor degree in Office Management, Secretariat or Languages
• You have at least 3 years of experience in a similar role and in the corporate sector (legal, consulting, banking/finance, etc.)
• You have a perfect command of French and are fluent in English (other European languages are a plus)
• You have excellent written and verbal communication skills in both languages
• You are proficient in Microsoft Office
• You are highly organized with strong attention to detail
• You have a creative mind with an ability to suggest improvements and take ownership of projects and events
• You are a great team player and collaborative colleague as you will working as part of a team of six Executive Assistants
• You like to learn new things and are open to feedback and further skillset development
• You are an autonomous, proactive, flexible co-worker who is trustworthy and enjoys working in a corporate environment
• You enjoy working in fast-paced sector, are able to prioritize tasks depending on their urgency and remain calm under pressure and at peak times when the workload rises
• You are solution-oriented, a self-starter and like to take initiative

Offer:

• A permanent, full time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with fringe benefits including luncheon vouchers (€8,00/day), eco chèques (€ 250/year), group and health insurances, 26 holiday days, parking spot
• Working hours: 39h00/week
• The opportunity to work in a dynamic, human-sized company with a flat hierarchy and a start up business culture!

Our client is a leader in the field of corporate real estate. They offer a wide range of services in Belgium and Luxembourg. They are today recruiting a talented Assistant for their Brussels office (+/- 100 people).

Purpose of the role

To provide an administrative and logistical support to the Commercial and Investment Department in collaboration with an Executive Assistant.

Job description

• You are responsible for the administrative follow-up of all contracts and the filing (on paper & electronically) of all related documents.
• You organise meetings and you help preparing events, you also handle the associated logistics.
• You manage and follow up on the incoming and outgoing correspondence and are responsible for the writing of letters, minutes, reports and presentations. You punctually translate documents (D/F/E).
• You manage incoming calls and take correct messages in order to facilitate an easy communication and sharing of information within the teams and with different external interlocutors (experts, real estate agents, lawyers, existing or potential tenants, …).
• You update the commercial data and the investment projects in the internal tools.
• For specific projets you help with the preparation of the file (copies, structure, presentations, management of datarooms).
• You create order forms and you register them in the internal system.
• You are the back-up of the Executive Assistant with regards to personal assistant tasks for the real estate managers.

Profile                                                           

• You hold a Bachelor in Office Management, Management Assistant, Languages, etc.
• You ideally possess a first experience in a similar
• You are bilingual French/Dutch with a good level of English
• You have an excellent knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy discovering new IT software
• You are conscientious, detail and goal oriented
• You are customer minded, proactive, and can make relevant suggestions when needed
• You are highly organised, can multitask and know how to prioritise
• You enjoy working as part of a team but also autonomously and you can take initiatives
• You are positive and friendly in your communication with your colleagues

Offer

• A permanent contract
• Starting date: A.S.A.P.
• A competitive salary
• Fringe benefits: luncheon vouchers, Eco-cheques, health and group insurances, bonus, 100% reimbursement of transport costs, 20 holiday days + 8 extra days, other benefits
• Location: the company is easily accessible by metro
• The opportunity to work in a positive, dynamic and stimulating environment where you will have the opportunity to grow!

Notre client est un acteur de référence dans le secteur de l’immobilier de bureau. Ils offrent un large éventail de services en Belgique et au Luxembourg. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) pour leur bureau à Bruxelles (+/- 100 personnes).

Objectif du poste

En coordination avec une Executive Assistant, vous assurez un soutien administratif et logistique aux départements Commercial et Investissement.

Description de fonction

• Vous assurez la gestion administrative des contrats et le classement papier & électronique des documents administratifs et contractuels.
• Vous organisez des réunions, aidez à la préparation des évènements et veillez à la logistique de ces derniers.
• Vous gérez et suivez la correspondance entrante et sortante et assurez notamment la rédaction de courriers, comptes-rendus, rapports et présentations. Vous assurez ponctuellement la traduction de documents (FR-NL-ANG).
• Vous répondez au téléphone et prenez les messages adéquats afin d’assurer une bonne communication/partage d’informations au sein des équipes et avec les différents types d’intervenants extérieurs (experts, agents immobiliers, avocats, locataires existants ou potentiels, etc.).
• Vous assurez la mise à jour des données commerciales et des projets d’investissement dans les outils utilisés.
• Lors de projets spéciaux, vous collaborez au montage des dossiers (copies, structure, présentations, gestion des datarooms).
• Vous créez des bons de commande et les encodez dans le système interne.
• Vous assurez le rôle de back-up de l’Executive Assistant dans des missions d’assistante personnelle des responsables immobiliers.

Profil                                                            

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Management Assistant, Langues, etc. ou l’équivalent
• Vous justifiez idéalement d’une première expérience concluante dans un rôle similaire
• Vous êtes bilingue néerlandais/français avec une bonne connaissance de l’anglais
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, vous êtes proactif(ve) et vous n’hésitez pas à proposer des pistes d’amélioration
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et vous savez prendre des initiatives
• Vous êtes positif(ve) et cordial(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra-légaux: tickets restaurant, ecochèques, assurances hospitalisation et groupe, une prime, remboursement à 100% des frais de transport public, 20 jours de congés légaux + 8 jours extra-légaux + d’autres avantages.
• Accès: la société est facilement accessible en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et stimulant où vous aurez l’occasion de vous développer, et cela dans un environnement de travail très agréable!

 

 

 

Notre client est un acteur de référence dans le secteur de l’immobilier de bureau. Ils offrent un large éventail de services en Belgique et au Luxembourg. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) de projet pour leur bureau à Bruxelles.

Objectif du poste

Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement du département responsable des projets immobiliers. Vous assurez de manière autonome le support et le suivi administratif liés aux missions du département et vous assistez les Project Managers et le Directeur du département dans leurs activités quotidiennes.

Description de fonction

• Vous êtes le bras droit du Directeur Projets: vous gérez son agenda et vous organisez les réunions d’équipe, vous l’assistez avec la préparation de différents rapports et présentations pour le Comité Exécutif, vous aidez à faire circuler des informations-clés parmi l’équipe.
• Vous organisez les réunions et leur logistique, vous préparez les supports de présentations et vous participez à la gestion du planning des activités du département et des agendas individuels de certains membres de l’équipe.
• Vous offrez un soutien quotidien aux différents Project Managers en assurant le suivi des procédures internes et la mise à jour des checklists et des dossiers relatifs à chaque projet.
• Pour chaque projet, vous assurez un suivi administratif des différents étapes (retroplanning): réception du projet externe, gestion des appels d’offres, recherche de documents, élaboration de contrats, commande du matériel, ISO certification, etc.
• Vous participez au processus de commandes de travaux depuis l’assistance à la réalisation des appels d’offres jusqu’à l’émission des bons de commandes et à l’aide à la rédaction de contrats.
• Vous assurez la rédaction et tenue de différents inventaires (notamment matériaux et mobilier) présents sur les chantiers.
• Vous assurez les communications téléphoniques, les prises de rendez-vous et le suivi des messages pour différents types d’intervenants extérieurs.
• Vous assurez le scanning et les copies des documents officiels ainsi que le classement des dossiers du département.
• Vous gérez et suivez la correspondance entrante et sortante et assurez notamment la rédaction de courriers, comptes-rendus, rapports et présentations. Vous assurez ponctuellement la traduction de documents (FR-NL/NL-FR).
• Vous facilitez la bonne communication/partage d’informations au sein de l’équipe et avec les autres départements de la société.

Profil                                                            

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Management Assistant, Langues, … ou l’équivalent
• Vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience concluante dans un rôle similaire, idéalement acquise dans le monde de l’immobilier ou de la construction
• Vous êtes bilingue néerlandais/français avec une bonne connaissance de l’anglais
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, vous êtes proactif(ve) et vous n’hésitez pas à proposer des pistes d’amélioration
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et vous savez prendre des initiatives
• Vous êtes positif(ve) et cordial(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra-légaux: tickets restaurant, ecochèques, assurances hospitalisation et groupe, une prime, remboursement à 100% des frais de transport public, 20 jours de congés légaux + 8 jours extra-légaux + d’autres avantages.
• Accès: la société est facilement accessible en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et stimulant où vous aurez l’occasion de vous développer, et cela dans un environnement de travail très agréable!

 

Our client is a leader in the field of corporate real estate They offer a wide range of services to their Belgian and Luxemburgish clients. They are today recruiting a Project Assistant for their Brussels office.

Purpose of the role

This role is crucial when it comes to ensuring the smooth running of the department in charge of real estate projects. You will provide administrative support linked to the department’s missions and you will assist Project Managers and the Director of the department in their daily activities.

Job description

• You are the right arm of the Project Director: you manage his diary, organise team meetings, assist with the preparation of various reports and presentations for the Executive Committee and help to share key information with the team
• You organise meetings and handle the associated logistics, you prepare presentations and participate in the management of the department’s activity planning and of the diaries of some team members
• You provide a daily support to the Project Managers by ensuring the follow up of internal procedures and the update of checklists and files associated to each project
• For each project, you ensure an administrative follow up of the various steps (retro planning): treatment of the external project, managing calls for proposals, researching documents, ordering material/equipment, ISO certification, etc.
• You participate in the planning of renovation/building work (participation in the calls for proposals, launch of purchase orders, writing of contracts, etc.)
• You ensure that various on-site inventories (especially concerning equipment and furniture) are taking place and you do the write ups
• You handle phone communications, meeting organisation and follow up of messages for third parts
• You scan and copy official documents and file the closed projects
• You manage and follow the incoming and outgoing correspondence and are responsible for the writing of letters, minutes, reports and presentations. You punctually translate documents (D/F and F/D)
• You ensure an easy communication and sharing of information within the team and with the other departments of the company

Profile                                                           

• You ideally hold a Bachelor in Office Management, Management Assistant, Languages, etc.
• You possess 3 to 5 years relevant experience in a similar role and ideally acquired in the real estate or construction industries
• You are bilingual French/Dutch with an operational level of English
• You have an excellent knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy discovering new IT software
• You are conscientious, detail and goal oriented
• You are customer minded, proactive, and can make relevant suggestions when needed
• You are highly organised, can multitask and know how to prioritise
• You enjoy working as part of a team but also autonomously and you can take initiatives
• You are positive and friendly in your communication with your colleagues

Offer

• A permanent contract
• Starting date: A.S.A.P.
• A competitive salary
• Fringe benefits: luncheon vouchers, Eco-cheques, health and group insurances, bonus, 100% reimbursement of transport costs, 20 holiday days + 8 extra days, other benefits
• Location: the company is easily accessible by metro
• The opportunity to work in a positive, dynamic and stimulating environment where you will have the opportunity to grow!

Notre client est l’un des principaux chasseurs de têtes. Ils possèdent plusieurs bureaux dans le monde et notamment en Europe et en Asie. Leur bureau belge, responsable de la région Benelux, est localisé à Ixelles et compte 12 personnes. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour épauler une équipe de Consultants/Managers.

 Description de fonction

• Accueil des candidat(e)s
• Gestion des appels et des e-mails entrants, classement, copie de divers documents
• Soutien administratif aux Consultants: préparation de documents tels que des offres commerciales, des descriptions de fonctions, des rapports candidat(e), des prises de références, etc.
• Préparation de présentations PowerPoint, traduction de documents, gestions des e-mailing (ex. cartes de voeux)
• Gestion des agendas très chargés des Consultants
• Organisation de réunions et de voyages en Belgique et à l’étranger, pour les candidat(e)s et les consultants
• Gestion de la base de données (cartes de visite, encodage des CVs, mise à jour des données, etc.)
• Organisation de déjeuners d’affaire
• Et plus encore!

Profil

• Bachelor en Management Assistant/Office Management ou Langues, ou équivalent en expérience
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction d’Assistant(e) acquise dans un environnement international similaire (service, conseil, juridique)
• Anglais/Français/Néerlandais courants (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit)
• Maîtrise de MS Office et d’internet. Aisance avec l’IT en général
• Excellentes capacités de communication, esprit d’équipe, très bon relationnel
• Sens de l’organisation, bonne structure mentale, débrouillardise, capacité à déterminer les priorités, bonne gestion du stress
• Sens du service et flexibilité
• Discrétion
• Bonne présentation (environnement “corporate”)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Un contrat à plein temps
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, plan de pension
• Localisation: Ixelles, accessible en transports en commun
• Horaires : 40h00/semaine (20 + 12 jours de congés annuels)
• L’opportunité de travailler dans un environnement international et au sein d’une petite équipe soudée!

 

 

 

 

Our client isa top-level Executive Search firm. It currently has several offices across Europe and Asia. The Brussels office is located in Ixelles/Elsene and covers the Benelux region. Its dynamic team counts 12 people. They are currently looking for a Management Assistant to support several Consultants/Managers.

 Job Description

• Welcoming clients and candidates
• Handling incoming phone calls and e-mails, filing, copying documents
• Providing administrative support to the consultants: typing various documents (client offers, job descriptions, confidential reports, references)
• Preparing PowerPoint presentations, translating documents, dealing with mailings (i.e. Xmas cards), etc.
• Managing the very busy diaries of the Consultants
• Organizing meetings and making business travel arrangements in Belgium and abroad for candidates and consultants alike
• Managing the database (business cards, encoding new CVs, updating records, etc.)
• Organizing business lunches
• And more!

Profile

• Bachelor degree (or equivalent by experience) in Management Assistant/Office Management or Languages
• A minimum of 3 years experience in an Assistant position in a customer-driven, corporate and international environment
• Fluent in English/Dutch/French (both written and spoken)
• Proficient in Microsoft Office applications and familiar with the Internet. IT minded
• Excellent communication skills, team spirit and very good interpersonal skills
• Well organized, structured, hands-on and able to set priorities, stress resistant
• Service minded, resourceful and flexible
• Sense of confidentiality
• Good business presentation

Offer

• A permanent contract
• A full time contract
• Starting date: A.S.A.P
• A competitive salary with a benefits package including luncheon vouchers, group insurance, pension plan, health insurance
• Location: Ixelles/Elsene, accessible by public transport
• Hours: 40h00/week (with 20 + 12 holiday days/year)
• The opportunity to work in an international environment and in a small, closely-knitted and dynamic team

 

 

 

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Gestionnaire documentaire pour rejoindre leur équipe. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Au sein du département Opérations, vous serez en charge de l’interface avec votre homologue du département Sécurité et gérerez la documentation officielle.

Description de fonction

• Vous planifiez, réalisez et formalisez les revues documentaires
• Vous pilotez et participez à la rédaction et aux modifications des documents (procédures, directives)
• Vous assurez la validation des documents émis (bouclage des signataires)
• Vous maintenez à jour l’archivage de l’ensemble des documents
• Vous assurez la diffusion officielle de la documentation en interne et en externe
• Vous veillez à la mise à disposition permanente de la documentation via le serveur informatique
• Vous accompagnez la mise en application de certains documents (en interne et auprès des prestataires)
• Vous vous assurez de la bonne gestion de la liste des documents de maintenance, du recensement et maintien à jour des cahiers des charges, de la gestion des versions et des échéances de révision
• Vous vous assurez de la tenue à jour des dessins techniques
• Vous maintenez à jour la base de données des e-mails officiels (envoyés et reçus)
• Vous participez à leur rédaction ainsi qu’à celle des notes internes

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor pertinent
• Vous avez acquis une expérience adéquate d’environ 5 ans et idéalement dans un environnement industriel
• Vous avez un excellent niveau de français, un bon niveau d’anglais et le néerlandais est un plus
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel)
• Vous êtes doté(e) d’un esprit rigoureux et créatif
• Vous avez d’excellentes capacités de communication
• Vous aimez travailler en équipe et avez le sens du service clients

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant (€8,00/jour), éco chèques (€ 250/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature (billets gratuits), 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : 38h00/semaine
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement!