Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a diligent Legal Counsel to join their team (6 staff). Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Purpose of the role

To enforce the contractual policy of the company through the handling of various contractual documents; to manage the database of the Legal department; to provide legal support to the various services; to provide support to the Head of Legal in the managing of the brands portfolio and domain names; to provide support to the legal department in regards to legal watch; to provide support to the Customer Service department regarding the handling of customer complaints; to provide support regarding the budget management of the legal department.

 Job description

• To assist in the protection of the company’s interests, including initiating legal procedures
• To assist on litigation
• To assist in the validation of the legal strategy as put forward by external consulting partners
• To daily manage the brands portfolio and domain names of the company
• To participate in the implementation of a sales strategy together with the Sales and/or IT departments
• To follow up the new regulations, which have an impact on the legal work
• To ensure the legal watch in the field of transport
• To handle the legal files sent by the Customer Service department
• To assist in the writing of replies to customer complaints
• To follow up the budget of the legal department together with the finance and/or accounting departments
• To provide in-depth legal advice to the various departments of the company
• To create advisory notes on various topics for the departments of the company and, when needed, to organise training sessions for the staff
• To upload data into Navision
• To follow up the development of the in-house software together with the other departments
• To manage the software as Administrator
• To contact the external helpdesk and the IT department for the correction of bugs

 Profile

• You hold a Masters degree in Belgian or French Law
• You already possess 3 to 5 years of experience in a similar role
• You possess an excellent knowledge of French and have an advanced level of English
• You are analytical
• You are structured and rigorous
• You are organised and know how to manage priorities
• You are autonomous, yet you enjoy being part of a team
• You possess very good communication skills
• You are committed, positive and enthusiastic

Offer

• Starting date: A.S.A.P.!
• A full time, permanent contract
• A competitive salary and complete benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco cheques (€250,00), health and group insurances, benefits in kind (free travel vouchers), 37 holiday days
• Working schedule: 38 hours/day
• A truly international and multicultural working environment in a fast developing company!

 

Société :

Notre client est une petite société qui offre à ses clients (des entreprises internationales), une gamme de services RH très stratégiques. Il font partie d’un réseau présent dans 14 pays et leur offre de services inclut: recrutement de cadres dirigeants, coaching en entreprise, formation des équipes et conseil en management. Ce sont des acteurs reconnus dans leur secteur et ils se distinguent dans leur capacité à apporter de la valeur ajoutée et à construire des relations pérennes avec leurs clients. Leurs bureaux belge et français travaillent étroitement ensemble. La société est actuellement en pleine croissance.

Objectif du poste :

Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Coordinateur(trice) qui sera chargé(e) de veiller au bon fonctionnement des bureaux belge et français et qui assistera les Associés dans leurs activités quotidiennes. Cette personne sera également chargée d’assurer que leur réseau d’experts offre un service client de grande qualité. La fonction est basée à Bruxelles  (les bureaux sont près d’une gare) mais la personne pourra travailler partiellement de son domicile (jusqu’à 4 jours/semaine).

Description de fonction:

Assistanat de direction et office management

• Offrir un secrétariat de direction de premier plan aux Associés
• Gestion d’agenda, organisation de réunions et de voyages
• Organisation de visioconférences, téléconférences et réunions en ligne
• Gestion des notes de frais, mise à jour de listes de contacts, etc.
• Préparation de documents tels que des rapports et des présentations
• Traduction de documents
• Gestion des e-mails et des appels téléphoniques
• Gestion quotidienne du bureau (office management, commandes, etc.)

Tâches administratives et comptables

• Préparation, envoi et enregistrement des factures clients
• Suivi des paiements des clients, envoi de rappels si nécessaire
• Vérification et enregistrement des factures fournisseurs
• Gestions de notes de frais mensuelles et trimestrielles
• Scanning et préparation des documents pour le Comptable
• Préparation des documents fiscaux et financiers pour les 3 entités légales (sociétés de droits belge et français)
• Gestion des virements bancaires et des paiements pour les 3 entités juridiques

Gestion de projet

• Préparer des propositions de collaboration pour les clients, préparer et faire un suivi des soumissions, enregistrer les nouveaux clients dans le système, faire en sorte que tous les documents pertinents soient complétés et signés (contrats, conventions de service, attestations,  …)
• Etre en contact avec les clients et les Experts basés en Belgique et en France (et dans d’autres pays), leur offrir un soutien logistique et organisationnel (confirmation de RV, réservation de salles de réunion, préparation et envoi de documents, etc.)
• Organisation d’événements nationaux et internationaux tels que des déjeuners d’affaires, des réunions externes, des activités d’équipes, des assemblées générales, etc.
• Etre le point de contact pour l’organisation des sessions de coaching et des formations (gestion des lieux d’accueil, préparation du matériel de formation, commandes auprès des traiteurs, contacts avec les participants, etc.)
• Gestion de projets : gérer les projets annuels nationaux et internationaux (mise en œuvre et suivi au niveau logistique et administratif)

Support marketing  & vente

• Gestion de la partie blog du site internet de l’entreprise et des médias sociaux (contenus sur Twitter, LinkedIn et Facebook), en collaboration avec un consultant marketing
• Préparation et envoi des newsletters électroniques via MailChimp
• Traductions d’articles
• Gestion des annonces sur le site internet de l’entreprise et sur des sites externes
• Mise à jour de bases de données
• Suivi du retour des clients (enquêtes de satisfaction)

Profil:

• Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Vous avez une connaissance opérationnelle du néerlandais
• Vous avez 4 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire (Assistanat de direction et/ou Office Manager)
• Une expérience dans le secteur des services (à l’international) est essentielle. Une expérience acquise dans une petite structure et/ou dans une équipe virtuelle est un atout important
• Vous êtes autonome et très organisé(e) (planification de votre travail, gestion des multiples priorités, création et amélioration de procédures, etc.)
• Vous êtes proactif(ve) et savez résoudre les problèmes, vous abordez les difficultés de façon créative
• Vous avez le sens du service, êtes polyvalent(e) et vous apprenez vite
• Vous êtes impliqué(e), débrouillard(e), doté(e) de beaucoup de ressources et vous savez travailler sans supervision
• Vous savez communiquer à tous les niveaux et notamment avec des équipes managériales
• Vous savez travailler dans un environnement où vous n’aurez pas de collègues directs car les Associés voyagent constamment, vous laissant seul(e) au quotidien

Offre:

• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Pratiques de travail flexibles: vous travaillerez du bureau (localisé près de la Gare Centrale) un jour/semaine, et vous pourrez travailler depuis votre domicile le reste de la semaine
• L’opportunité d’intégrer une entreprise en plein développement, à taille humaine et conduite par des Directeurs inspirants!

Company:

Our client is a small, yet exclusive company specialised in strategic HR services.  They are part of a global network with offices in 14 countries and they offer to their clients various services including: Leadership Consulting, Executive Coaching, Leadership Development Training and Executive Search. They are known and respected for building great customer relationships and adding outstanding value.  Their Belgian & French offices work very closely together.  The company is due to expand in the coming months/year.

Purpose of the role:

They are currently looking to recruit a diligent Office Manager & Business Support Assistant who will be in charge of the smooth running of the Belgian and French office and who will support the Partners in their daily activities.  The Office & Business Support Manager will also ensure that a (virtual) network of Experts can deliver client work at the highest professional standards.  The position will be based in Brussels (offices located next to the central railway station) but offers a lot of flexibility (home working possible – up to 4 days/week).

Job description:

Executive Assistant duties & Office Management

• offering first class administrative support to the Partners
• diary management, organising meeting and business trips
• setting-up calls/videoconferences/online meetings
• managing the expenses, updating contacts’ lists, etc.
• preparing business-related documents, reports and presentations
• translating documents
• screening e-mails and phone calls
• ensuring the smooth running of the office (ordering office material, liaising with suppliers, …)

Financial administration and accounting-related duties

• preparing, sending and registering client invoices
• following-up on client payments, sending reminders if necessary
• checking & registering suppliers’ invoices
• monthly/quarterly processing of expense notes
• scanning and preparing the necessary documents for the Accountant
• preparing  tax-related & financial documents for the 3 legal entities (French and Belgian companies)
• handling the 3 companies’ payment transfers, cash management, etc.

Project support

• preparing proposals for clients, preparing and following-up on tenders, registering new clients in the system, making sure all necessary documents are signed (contracts, agreements, etc.)
• liaising with clients and Experts based in Belgium and France (& other countries), offering them organisational & logistical support (confirming appointments, booking meeting rooms, preparing & sending documents, …)
• organising national and international events such as business lunches, off-site meetings, Development Centres, team events, General Assemblies, etc.
• being the main contact for the organisation of coaching sessions and the coordination the training courses (venue management, preparing training material, organising catering, liaising with the participants, etc.)
• in-house project management: managing yearly a number of domestic & international projects (implementation & follow-up from an organisational & administrative point of view)

Marketing & sales support

• managing the blog part of the company’s website and the social media (content posting on Twitter, LinkedIn and Facebook) in collaboration with a marketing consultant
• writing and sending monthly e-newsletters using MailChimp
• translating articles
• managing advertisements on company website + external websites
• updating databases
• following-up on customers’ satisfaction

Profile:

• You are fluent in English, French and Dutch
• You have 4 years of professional experience in an Executive Assistant or Office/Business Support Assistant role
• Experience in the (international) service sector is essential. Experience working in a smaller structure and/or within a virtual office structure can be a strong asset.
• You are autonomous and extremely organised (planning own work, juggling multiple priorities, creating/improving work procedures, etc.)
• You are proactive and you have strong problem solving skills – you are able to think outside the box
• You are genuinely service minded and versatile, you are a quick learner
• You are a committed and resourceful self starter and can work with limited supervision
• You can communicate at all levels including Board level
• You are comfortable working in an environment where you will have no direct colleagues as the Partners travel constantly and you will be often alone in the office

Offer:

• A permanent and full-time employment contract
• Starting date: ASAP
• A competitive salary
• Flexible work practices: you are expected to be in the office (next to Gare Centrale/Centraal Station) during at least 1 day/week and you are allowed to work from home during the rest of the week.
• The opportunity to work in a fast-growing, international, human-sized company with inspirational leaders!

Notre client est une jeune société en plein essor active dans le secteur de l’organisation d’événements et d’activités (pour ses membres). Les activités se déroulent principalement en Belgique et comprennent des activités touristiques, culturelles ou sportives. Ils organisent également plusieurs voyages par an, principalement en Europe. Leurs membres sont essentiellement francophones et néerlandophones. Ils connaissent actuellement une forte croissance. Aujourd’hui ils sont à la recherche d’un(e) nouvel(le) Responsable de centre pour la région bruxelloise.

Description de fonction:

Prospection de nouveaux membres (50-60%)

• Participer activement à l’acquisition de nouveaux membres
• Faire le suivi des prospects (par téléphone et e-mail)
• Gestion de la base de données des membres sur Excel
• Faire le suivi des campagnes marketing sur Facebook
• Faire le suivi des diverses actions marketing
• Organisation et animation de 2 sessions d’information par mois destinées aux prospects, en assurer le suivi, convertir les prospects en nouveaux membres

Organisation d’événements et d’activités (20%)

• Organiser les événements et les activités des membres (plusieurs/mois)
• Etre en contact avec les partenaires (musées, conférenciers, centres sportifs, etc.)
• Confirmation des listes de participants aux partenaires
• Coordonner le travail des bénévoles pendant les événements, les coacher
• Animation, participation aux événements (région bruxelloise), encadrement des membres durant les activités

Communication externe (20%)

• Mise à jour du site internet
• Animation et gestion de la page Facebook
• Participation à la rédaction du magazine de la société (3 publications/an)
• Gestion du projet final avec le graphiste
• Gestion des annonceurs

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est idéalement titulaire d’un Master et peut justifier d’une expérience probante dans ce même type de fonction
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit)
• Vous maîtrisez MS Office (Word et Excel)
• Vous êtes très à l’aise avec le fait d’avoir des objectifs chiffrés à atteindre
• Vous avez des qualités de leadership et vous aimez vous exprimer en public
• Vous êtes à la fois très rigoureux(se) et doté(e) d’une personnalité très ouverte et communicative
• Vous êtes flexible (notamment au niveau des horaires)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire très compétitif assorti d’un ordinateur portable et d’un GSM. Possibilité de voiture de société et possibilité de télétravail
• Horaires de travail: la semaine de travail est de 38h00 mais des heures supplémentaires quotidiennes sont à prévoir.
• Localisation : la société est localisée à Uccle et est desservie par les transports en commun

 

Notre client est une jeune société en plein essor active dans le secteur de l’organisation d’événements et d’activités (pour ses membres). Les activités se déroulent principalement en Belgique et comprennent des activités touristiques, culturelles ou sportives. Ils organisent également plusieurs voyages par an, principalement en Europe. Leurs membres sont essentiellement francophones et néerlandophones. Ils connaissent actuellement une forte croissance et ont donc besoin de renforcer leur équipe qui compte pour l’instant 6 personnes. Ainsi, ils sont à la recherche d’un(e) Secrétaire polyvalent(e).

Description de fonction:

• Faire le suivi des inscriptions des membres aux différentes activités (environ 20 000 transactions/an) : vérifier que l’inscription a été éffectuée correctement en ligne et vérifier que le paiement a été fait
• Faire le suivi des annulations
• Vérifier le nombre de participants aux activités (2 activités/semaine)
• Rassembler ces différentes informations dans des fichiers Excel
• Communiquer les informations aux responsables de zône
• Relancer les participants quelques jours avant l’événement
• Assurer un service aux membres : gérer les appels entrants, répondre à leurs questions (comment devenir membre? Comment s’inscrire?) , les informer, etc.
• Préparation de correspondance en français et en néerlandais : courrier général, courrier de bienvenue pour les nouveaux membres, courrier accompagnant le magazine du club, etc.
• Commande, suivi et envoi des cartes de membres
• Etre en contact avec les responsables de zône, par e-mail et par téléphone

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est idéalement titulaire d’un Bachelor en Secrétariat/Office Management ou en Langues
• Vous êtes parfaitement bilingue français/néerlandais (oral et écrit)
• Vous disposez d’une première expérience dans une fonction similaire (administrative et financière)
• Vous maîtrisez MS Office (Word et Excel)
• Vous êtes très à l’aise avec les chiffres
• Vous apprenez vite et avez un esprit « start up »
• Vous êtes très organisé(e), orienté(e) qualité et avez le sens du service clients
• Vous avez des très bonnes capacités de communication car vous aurez de nombreux contacts internes et externes
• Vous êtes flexible (notamment au niveau des horaires)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire très compétitif assorti d’un ordinateur portable et d’un GSM. Possibilité de voiture de société
• Horaires de travail: la semaine de travail est de 38h00 mais des heures supplémentaires quotidiennes sont à prévoir. La journée de travail sera de 8h30 à 18h00 (avec récupération)
• Localisation : la société est localisée à Uccle et est desservie par les transports en commun

 

 

Notre client est un cabinet RH de renommée internationale avec des bureaux dans le monde entier. Leur structure belge (+/- 20 personnes) est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont actuellement à la recherche  d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui travaillera pour 1 Consultant.

Description de poste:

• gestion d’agenda
• coordination de voyages, réservations d’hôtels, préparation d’itinéraires de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• organisation logistique de rendez-vous avec des clients (voyages, hôtels, salles de conférences, vidéoconférences, etc.)
• préparation de contrats, de rapports d’activité, de cahiers des charges, etc.
• gestion des emails entrants, gestion du suivi
• préparation de lettres et d’emails
• préparation de présentations PowerPoint pour divers séminaires et réunions
• gestion et mise à jour de base de données
• coordination et suivi des factures afférentes aux projets en cours
• gestion des appels entrants, filtrage des appels, prise de messages
• contacts téléphoniques réguliers avec des interlocuteurs de haut niveau (dont des clients)
• travaux occasionnels de recherche (sur de nouveaux clients, leurs secteurs d’activité, etc.)
• suivi actif de tous les projets en cours
• classement de tous les documents inhérents à chaque projet

Profil:

• Maîtrise parfaite de l’anglais et du néerlandais, avec un opérationnel en français
• Expérience minimum de 5 ans dans un rôle d’Assistant(e) de direction, idéalement acquise dans le secteur des services (par exemple dans un cabinet d’avocats ou de conseil)
• Maîtrise des outils informatiques classiques et notamment de Word. Une bonne connaissance de PowerPoint est un atout.
• Excellentes compétences administratives, professionnalisme hors pair, sens aigu de la satisfaction client
• Très bonnes capacités d’organisation, grande précision, rigueur et bonne gestion des priorités
• Proactivité, capacité à solutionner les problèmes et à effectuer plusieurs actions en mêmes temps
• Vous êtes toujours diplomate et vous savez gérer les informations confidentielles
• Vous êtes extrêmement professionnel(lle) dans vos échanges téléphoniques, vous avez un bon sens commun, de la persistance, et savez communiquer à tous les niveaux
• Vous aimez le travail en équipe et savez gérer le stress

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance hospitalisation, assurance groupe, bonus, remboursement des frais de transport à 100%, possibilité de travailler de la maison pendant 1 jour/semaine)
• Un environnement de travail dynamique et international où règne un très bon esprit d’équipe!
• L’opportunité de travailler pour un patron qui recherche un(e) collaborateur(trice) proactif(ve) qui n’hésite pas à prendre des initiatives!

Our client is an international leader in the real estate sector.   Their Belgian offices (+/- 100 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Receptionist who will be working from 2pm until 6pm (= 20h/week).   Candidates interested in working more hours per week, are also welcome to apply, the company can also offer 30h/week and then the schedule would be 12:00-6pm.

Job description:

• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately
• Booking meting rooms and ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided
• Liaising with contractors to taking care of small office repairs and make sure meeting rooms & offices are well kept
• Serving as the point person for maintenance, mailing, supplies, equipment, bills, and office facilities
• Managing office supplies in an efficient and cost-effective manner
• Receiving, sorting and distributing daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Organising travel for the staff, liaising with the travel agency
• Assisting with the organisation of staff events (annual dinner, Christmas dinner, etc.)
• Helping with the organisation of the annual vaccination and eye testing in collaboration with HR
• Ensuring archives are handled effectively
• Making sure the reception and client area are constantly professional looking

Profile:

• You are fluent in Dutch, English and French
• You possess ideally 2-5 years of experience in a similar role – preferably in a similar environment (service sector)
• You are able to represent the company in a professional way (smart presentation)
• You are able to maintain confidential information and you have the ability to answer phone calls with enthusiasm, professionalism, tact, common sense and persistency
• You show an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are organised and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are proactive & solution oriented
• You are a good team player and you have a flexible attitude

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: it is a part-time position where you have to work during 5 days/week. Ideally 20h/week: working every day from 2pm until 6pm.  Working 30h/week: every day from 12:00 until 6pm is also possible.
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very dynamic working environment with room for initiative
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

Notre client est un groupe international leader dans le secteur de l’immobilier de bureau. Ils sont présents dans plus de 60 pays et ont +/- 100 employés en Belgique. Leurs bureaux bruxellois sont localisés dans le centre ville et sont donc très facilement accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) commercial(e) pour travailler auprès de 4 Managers commerciaux.

Objectif du poste

Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement de l’équipe. Vous assistez le département au niveau des tâches administratives et vous gérez les contacts quotidiens avec les clients.

Description de fonction

• Vous gérez les appels entrants, répondez aux questions journalières, prenez des messages et transmettez les appels
• Vous gérez l’agenda de l’équipe
• Vous préparez les rendez-vous clients internes et externes, accueillez les visiteurs, réservez des moyens de transport quand nécessaire, effectuez des réservations auprès de restaurants et gérez les déplacements de l’équipe en collaboration avec le Responsable Voyages
• Vous préparez la correspondance, ce-incluant des mailings clients, publicités, etc.
• Vous préparez des présentations PowerPoint, des rapports et des fiches sur les biens
• Vous mettez à jour et gérez les bases de données internes
• Vous coordonnez les supports marketing avec le département Marketing
• Vous créez et gérez les informations stockées sur SharePoint en interne
• Vous gérez et mettez à jour les matrices internes
• Vous traduisez des documents vers l’anglais, le néerlandais et le français
• Vous préparez les notes de frais
• Vous êtes le back up de la réceptionniste si nécessaire
• Vous prenez en charge d’autres projets administratifs en fonction des demandes de l’équipe

Profil                                                           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat, Langues, Marketing ou Communication
• Vous justifiez de minimum 5 ans d’expérience dans un rôle de support, idéalement acquise dans un département commercial
• Vous avez d’excellentes compétences orales et écrites en néerlandais, anglais et français
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, êtes proactif(ve) et avez pour but ultime la satisfaction de vos clients internes et externes
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et savez prendre des initiatives
• Vous aimez travailler à un rythme soutenu
• Vous êtes positif(ve) et amical(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra légaux: tickets restaurant, assurances hospitalisation et groupe, bonus discrétionnaire et 6 jours de congés supplémentaires/an
• Accès: la société est localisée dans le centre ville de Bruxelles et est très facilement accessible en train et en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et stimulant où vous aurez l’occasion de vous développer, et cela dans un environnement de travail très agréable!

Our client is a leader in international real estate services.  They are present in more than 60 countries and in Belgium they employ +/- 100 people.  Their Brussels office is very centrally located and therefore easily reachable by train and metro. They are today looking to recruit a diligent Commercial Assistant who will be supporting a team of 4 Sales Managers.

Purpose of the job

As a Commercial Assistant , you are of vital importance to the optimal functioning of the team.  You will assist the department in all administrative tasks and you will also be in daily contact with clients.

Job description

• You will take care of incoming phone calls including responding to routine questions, taking messages and redirecting callers
• You will organise the team’s agenda
• You will prepare internal and external client meetings including welcoming external visitors, arranging for transportation when necessary, making restaurant reservations, taking care of travel arrangements together with the company’s Travel Coordinator
• You will prepare correspondence when required, including client mailings, teasers, …
• You will prepare PowerPoint presentations & reports including Property sheets
• You will update and manage internal databases
• You will coordinate marketing support with the Marketing Department
• You will create and manage internal Sharepoints
• You will manage and update internal templates
• You will translate documents into English, Dutch and French
• You will prepare expense reports
• You will take care of reception back-up when required
• You will perform any other assigned administrative projects as requested by the team.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Languages, Marketing, Communication or in any related field
• You have minimum 5 years of experience in a support role, ideally in a Commercial Department
• You have excellent verbal and written skills in Dutch, English and French
• You have a very good command of the MS Office package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy learning new software/applications
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a service-oriented and proactive attitude which leads to a high client satisfaction internally and externally
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You enjoy working in a fast-past environment
• You have a positive and friendly personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, a discretionary bonus  and 6 extra holidays
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by train and metro
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you can have interesting learning opportunities and enjoy a very positive working atmosphere!

Our client is a high-profile international firm active in executive search/HR.   They have subsidiaries worldwide and their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels (very accessible by public transport). They are currently recruiting a diligent assistant to work for 1 Consultant.

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• coordinating logistics for client meetings (travel, hotel, conference rooms, videoconferences, etc.)
• drawing up client proposals, progress reports, project specifications, etc.
• monitoring incoming emails and ensuring a timely follow-up
• drafting letters and emails
• preparing PowerPoint presentations for various meetings & seminars
• updating and reviewing database information
• coordinating and following-up on invoices per assignment/project
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some research work (new clients, industry news, etc.)
• proactively following-up on all projects/assignments
• filing relevant documents after each project

Profile:

• Fluency in Dutch and English  with an operational level in French
• You have minimum 5 years of experience in a role of Management/Executive Assistant, ideally in the service sector (e.g. legal, consultancy, …)
• You are computer literate and possess advanced skills in word processing (Microsoft Word). A good knowledge of PowerPoint can be a strong asset.
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are well organised, precise & rigorous and you are able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you like juggling multiple activities
• You are always diplomatic and you are able to treat confidential information appropriately
• You are able to handle phone calls with professionalism, common sense & persistency and you are able to communicate at all levels
• You want to be part of a team and you stress resistant

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, bonus & 100% reimbursement of public transport costs, possibility to work from home during 1 day/week)
• International and dynamic working environment with a very good team spirit!
• The opportunity to work for a boss who really enjoys working with a proactive right-hand who doesn’t hesitate to take initiatives!