Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Conseiller(ère) Clientèle pour rejoindre leur équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 30 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Vous êtes le point de contact pour une clientèle internationale: vous gérez leurs requêtes/questions/plaintes et faites en sorte de lui fournir des réponses/solutions appropriées. Vous gérez des requêtes émanant de différents média (téléphone, e-mail, fax, lettres) en appliquant les standards qualité de l’entreprise
• Vous assurez un service rapide et efficace aux clients
• Vous faites en sortes que les dossiers soient gérés dans les délais
• Vous répondez efficacement à toutes les requêtes telles que demandes d’information ou plaintes et offrez une réponse adéquate
• Mise à jour de la base de données, ce-incluant le détail des plaintes et des solutions apportées
• Vous vous assurez que le service offert est conforme à la certification ISO
• Gestion du contentieux
• Gestion de services annexes tels que la réservation de salles, de taxis, etc., dans le temps imparti
• Participation à différents groupes de travail et dans des projets cross-départementaux qui impactent le Service Clients

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français, néerlandais et l’anglais
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de +/- 1 an dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous maîtrisez MS Office, un CRM et idéalement un outil de phoning
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites: vous êtes doté(e) d’une excellente élocution et avez des très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous êtes calme et résistant(e) au stress, vous êtes à l’aise dans vos échanges avec les clients
• Vous savez travailler de façon autonome, savez gérer les priorités mais vous avez également un excellent esprit d’équipe
• Vous êtes positif(ve) et constructif(ve), vous aimez apprendre et vous développer professionnellement
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (la semaine, parfois 7h30-15h30, et d’autres fois 12h30-20h30) et durant les week-ends (en moyenne 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 39 jours de congés annuels)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Collaborateur(trice) chargé(e) d’assurer la défense des intérêts du client au sein  d’une équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 30 personnes. Il s’agit d’une création de poste. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Tout au long du voyage du client, vous suivez son parcours, les difficultés rencontrées et vous gérez les éventuelles prises en charge
• Vous êtes en charge de la veille des réseaux sociaux et des médias
• Vous gérez la communication client sur le site internet, les applications, l’envoi de sms, etc.
• Vous êtes le relai de la voix des clients lors des prises de décisions du Superviseur
• Vous êtes le point de contact entre le département et le service clientèle pour l’échange d’information qui sera diffusé sur les réseaux sociaux, le chat et le téléphone
• Vous êtes le point de contact avec les équipes sur le terrain afin de prendre le pouls de la situation et des difficultés en station
• Vous gérez les réclamations, les demandes de compensations et demandes d’informations des clients par téléphone, e-mail et courrier
• Vous interagissez en temps réel avec les clients via le chat
• Vous êtes chargé(e) du suivi administratif de différents produits
• Vous transmettez les demandes particulières aux services concernés
• Vous participez à la gestion des réseaux sociaux en animant et modérant les comptes Twitter, Facebook, etc. Vous créez du contenu et gérez les interactions avec les clients
• Vous êtes basé(e) dans le service des opérations (4 jours/semaine) et dans le service clients (1 jour/semaine)

Profil

• Vous êtes trilingue français/néerlandais/anglais
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de +/- 1 an dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites: vous êtes doté(e) d’une excellente élocution et avez des très bonnes capacités rédactionnelles (notamment sur les réseaux sociaux)
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous avez la capacité de vous mettre à la place du client et à anticiper ses besoins
• Vous êtes dynamique, flexible et résistant(e) au stress (urgences soudaines, changements de priorités)
• Vous avez une personnalité positive, ouverte, enthousiaste et motivée
• Bien qu’autonome, vous avez un excellent esprit d’équipe
• Vous avez un esprit analytique, de la rigueur et êtes organisé(e)
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (horaires décalés et travail 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaires décalés et le week-end, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 37 jours de congés annuels
• Horaires : travail en « shift » : 6h00-14h00 et 14h00-22h00, ainsi que 2 week-end/mois
• Accès : la société est située à proximité d’une des gares principales de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Notre client est un grand nom du secteur de l’immobilier. Leur bureau belge (+/- 100 personnes) est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour un temps partiel. Pour travailler de 14h00 à 18h00 (20h00/semaine). Les candidat(e)s intéressé(e)s de travailler plus seront également considéré(e)s pour la fonction car la société peut proposer jusqu’à un 30h00/semaine . Dans ce cas,  l’horaire de travail serait de 12h00 à 18h00.

Description de fonction

• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Réserver et préparer les salles de réunion (ce-incluant les équipements informatiques et audiovisuels nécessaires, ainsi que les boissons et collations)
• Etre le point de contact pour la maintenance, les commandes de fournitures, le courrier, les factures et la gestion du bureau
• Gérer les commandes de fournitures de bureau de manière efficace et dans le respect du budget
• Gérer le courrier entrant et sortant (lettres, magasines, journaux, etc.), gérer les livraisons, les coursiers, etc.
• Organiser les voyages pour le personnel, faire le suivi avec l’agence de voyage
• Participer à l’organisation d’événements internes (dîner annuel, repas de Noël, etc.)
• Participer à l’organisation des visites médicales en collaboration avec les RH
• S’assurer de la bonne gestion des archives
• S’assurer que la réception et l’espace d’accueil sont impeccables tout au long de la journée

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Trilingue néerlandais, anglais et français
• Idéalement 2-5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous savez gérer des informations confidentielles et, lors de communications téléphoniques, vous faites preuve d’enthousiasme, de professionnalisme, de tact, de bon sens et de persistance
• Vous êtes orienté(e) client, rigoureux(se) et très professionnel(le)
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et êtes flexible

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : il s’agit d’un temps partiel réparti sur 5 jours. Idéalement 20h00/semaine, tous les jours de 14h00 à 18h00. Ou bien 30h00/semaine : tous les jours de 12h00 à 18h00
• Un salaire compétitif  assorti d’un package complet
• Un environnement de travail très professionnel et dynamique, offrant la possibilité à ses collaborateurs(trices) de faire preuve d’initiative
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour travailler au sein d’une équipe de 3 personnes dont le rôle est d’assister le Comité de direction. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

En collaboration avec une autre Assistante et avec l’Office Manager, vous serez en charge d’assurer un secrétariat de haut niveau pour le Comité de direction (10 Directeurs).

Job description

• Vous gérez l’ensemble des tâches logistiques et organisationnelles de 3/4 Directeurs afin de les soulager de toutes les problématiques administratives
• Vous gérez les agendas et organisez voyages et réunions
• Vous gérez les boites mails et prenez en charge certaines tâches qui y sont associées
• Vous gérez le courrier entrant et faites en sorte qu’il soit traité dans les délais impartis
• Vous gérez le courrier sortant dans les délais impartis
• Vous gérez les appels entrants et y répondez directement le cas échéant
• Vous organisez régulièrement des réunions et événements et prenez en charge la logistique qui y est associée
• Vous gérez les dépenses effectuées via les cartes de crédit et en assurez le suivi
• Vous réservez voyages et hôtels et centralisez les coûts
• Vous préparez les notes de frais et effectuez les réconciliations (grâce aux reçus) afin de préparer leur comptabilité mensuelle
• Quand nécessaire, vous contrôlez et approuvez les dépenses de certains départements et vous pouvez être la personne de contact pour les petites dépenses de plusieurs services
• Vous centralisez, répertoriez et éditez les autorisations de voyages des VIP
• Vous justifiez et répertoriez les déplacements des Directeurs afin de respecter les règles des législations belge et française
• Vous gérez plusieurs tâches administratives: plannings d’astreinte des Directeurs, plaintes des clients, suivi des budgets, etc.
• Vous êtes le back up de l’autre Assistante et de l’Office Manager

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Secrétariat/Office Management/Langues
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais et le français. Une connaissance professionnelle de l’anglais est un plus
• Vous justifiez d’une expérience réussie de 2 à 8 ans dans une fonction similaire (Assistanat de direction d’une équipe)
• Vous avez une très bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Vous êtes très organisé(e) et multitâche
• Vous avez une très bonne résistance au stress et restez calme sous la pression
• Vous pouvez communiquer et interagir à tous les niveaux
• Vous avez le sens du service client
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, ce qui est essentiel pour bien fonctionner avec 2 collègues directes. Néanmoins, vous savez également faire preuve d’autonomie
• Vous êtes positif(ve) et aimez travailler dans un environnement collaboratif
• Vous avez un bon niveau de dynamisme
• Vous êtes extrêmement discret(ète), car vous aurez accès à des informations très confidentielles

Offre

• Date de commencement: dès que possible!
• Un contrat à durée déterminée de 6 mois, en vue d’un poste fixe
• Horaires de travail: 38h00/semaine, de 8h30 à 18h00
• Un salaire compétitif, des tickets restaurant (€8,00/jour), le remboursement intégral des frais de transport, des éco-chèques et 37 jours de congés annuels. Si la personne est confirmée en CDI, alors les avantages suivants s’ajouteront: assurances groupe et hospitalisation, nombreux avantages en nature, un bonus discrétionnaire
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement!

Our client is a well-established, international company active in the travel industry.  They are currently recruiting a diligent Executive Assistant to work as part of a team of 3 and whose role will be to assist the Board of Directors. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Purpose of the role

Together with 1 other Assistant and the Office Manager, you will be in charge of providing first class secretarial support to the Board of Directors (10 Executives).

Job description

• You handle all the logistics and organisational tasks of 3/4 Directors in order to relieve them from administrative issues
• You manage their diaries and organise meetings and business trips
• You handle their mail box and proactively take care of certain issues/tasks
• You handle and manage the incoming mail and ensure that appropriate answers are given within a correct timeframe
• You handle outgoing mail and ensure that it is sent on time
• You handle and screen incoming calls and provide an answer whenever possible
• You regularly organise meetings and events and take care of the logistics of these events
• You manage the credit card expenses and ensure a follow up of the costs
• You book hotels and transports and centralise the costs
• You prepare the expense notes and reconcile the amounts against the receipts received, in order to prepare the monthly accounting
• You control and approve a department’s invoices when needed, you can be asked to be the contact person for the small expenditures of various departments
• You gather, list and edit VIP travel authorisations
• You account for and list the business trips of the Directors per compliance with the French and Belgian legislations
• You handle various administrative duties: Directors’ on call schedules, customer complaints, budget follow up, etc.
• You act as the back up of the other Assistant and of the Office Manager

Profile

• You ideally hold a Bachelor in Secretarial Studies/Office Management/Languages
• You are a fluent in Dutch and French. A business knowledge of English is an asset
• You already have 2 to 8 years experience in a similar role (Executive Assistant to a team)
• You have a very good knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• You are well organised and can multitask
• You are stress resistant and stay calm under pressure
• You can communicate and interact at all level and are service and customer minded
• You have a genuinely good team spirit, as you will be working as part of a team of 3. However you can work autonomously as well
• You are a positive individual who enjoys working in a collaborative way
• You have a good level of dynamism
• You are extremely discrete as you will have access to very confidential information

Offer

• Starting date: ASAP!
• A fixed term contract of 6 months, with the possibility of becoming permanent
• Working hours: 38h00/week, from 8.30 am until 6.00 pm
• A competitive salary with luncheon vouchers (€8,00/day), 100% reimbursement of transport costs, Eco chèques and 37 holiday days/year. When the position becomes permanent, the following fringe benefits will also apply: health and group insurances, numerous benefits in kind, a discretionary bonus
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry.  They are currently recruiting a diligent Customer Relations Officer to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 30 people).  Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• being the focal point of contact for customers in different countries: you reply promptly to their queries via phone/email/fax/letter in accordance to the company’s commercial politics & ethical/quality standards
• ensuring that an efficient and prompt service is offered to clients
• ensuring that files are handled in a timely manner
• responding efficiently to all queries such as information requests, complaints, and providing them an appropriate solution
• contact management and updating the database with the details of the complaints and the solutions offered
• ensuring that the service offered complies with the ISO certification
• handling the litigation files
• managing the booking of additional services such as taxi reservations, booking of meeting rooms, etc. within the specified timeframe
• participating in various working groups and in cross-department projects impacting the Customer Service department

Profile

• You are perfectly fluent in French, Dutch and English
• You hold a relevant Bachelor and have a first relevant experience of +/-1 year (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You are PC literate with a good knowledge of MS Office 2010, CRM and a phoning tool
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You are calm and stress resistant, you feel at ease when talking with customers
• You have the ability to work autonomously and to manage priorities but you are also genuinely team spirited
• You have a positive and dynamic work attitude, with good analytical abilities
• You are flexible in terms of working hours: working in shifts (7.30am-3.30pm and 12.30pm-8.30pm) and working during weekends (on average during 2 weekends/month) is not a problem for you

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shits/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 39 holidays
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company which is constantly evolving and within a fascinating sector!

 

Our client is a well-established, international company active in the travel industry.  They are currently recruiting a diligent Customer Care Officer to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 30 people). This is a newly created position. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• Throughout the journey of the client, you ensure a diligent customer service, following up the situation and anticipating the client’s needs
• You monitor the social media
• You manage the client communication on the website, on apps, via text messages, etc.
• You advocate the client’s interests towards the Supervisor
• You are the point of contact between the department and the customer service concerning the exchange of information on social media, via the chat and on the telephone
• You liaise with the on-site teams in order to gauge the pulse of the situation in the stations
• You manage complaints, reimbursement and information requests from clients by phone, e-mail and snail mail
• You interact live with clients via the chat
• You are in charge of the administrative follow up of several products
• You escalate requests to the appropriate department
• You manage the social media account, you facilitate and monitor the exchanges. You create some content and manage the interactions with the clients
• You are based in the operational centre (4 days/week) and in the customer service department (1 day/week)

Profile

• You are fluent in French, Dutch and English
• You have a first relevant experience of +/-1 year (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills (appropriate for social media communication)
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You can anticipate your clients’ needs
• You are dynamic and stress resistant (handling sudden emergencies, changing priorities)
• You have a positive attitude, an open mind-set, you are enthusiastic and motivated
• You are autonomous yet also genuinely team spirited
• You are analytical, rigorous and organised
• You are flexible in terms of working hours as you will be working in shifts and during weekends (on average during 2 weekends/month)

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shits/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 37 holiday days
• Working hours: shift work, 6.00 am-2.00 pm and 2.00 pm-10.00 pm and 2 week-ends/month
• Location: the offices are located close to a Brussels train station and are therefore very accessible by public transport
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

Notre client, une organisation dans le secteur non marchand localisée au cœur de Bruxelles, est à la recherche  d’un(e) Office Manager qui aura des responsabilités dans principalement 2 domaines: la comptabilité/finance et les ressources humaines.

Objectif du poste :

Il s’agit d’un rôle-clé dans la structure. Vous serez le bras droit du Directeur et vous travaillerez étroitement avec le Comptable ainsi que l’équipe RH (2 personnes). Vous assumerez des responsabilités dans 2 domaines importants: la comptabilité/finance et les ressources humaines. D’autre part, vous serez en charge de dossiers et projets spécifiques (par ex: suivi des contrats avec les fournisseurs-clés, les dossiers d’assurance, l’implantation de nouveaux outils IT, de la réglementation RGPD, etc.).

Description de fonction:

Comptabilité/Finance:

• Suivre la comptabilité journalière en collaboration avec le comptable (via le logiciel BOB)
• Préparer le budget annuel de la structure en collaboration avec le directeur
• Suivre mensuellement la trésorerie (entrées/sorties) et l’état du budget annuel
• Vérifier, approuver et exécuter, chaque semaine, via Isabel, les paiements (des fournisseurs, des notes de frais, des honoraires des partenaires lors d’activités conjointes)
• Vérifier et payer les salaires, le pécule de vacances, les cotisations patronales, les cotisations de sécurité sociale, etc. (en collaboration avec l’équipe RH)
• Gérer le cash et la caisse pour les besoins des différents départements
• Gérer plusieurs comptes en banque et être le point de contact des partenaires financiers
• Gérer les cartes de crédit
• Gérer les avances versées aux employés dans le cadre de voyages liés à différents projets
• Gérér les signatures des paiements via Isabel
• Gérer les salaires et les simulations de coûts liés à de nouveaux recrutements (dans Excel)

Ressources humaines:

• Représenter la société au comité d’hygiène et de sécurité des conditions de travail
• En collaboration avec l’équipe RH: vérifier et faire le suivi de diverses déclarations et formalités administratives (DMFA, BELGOTAX, ONSS, impôts sur les sociétés, plan de pension, etc.)
• Gérer les droits des utilisateurs pour les bases de données en ligne et pour les applications utilisées pour les activités sus mentionnées
• Suivre les changements et évolutions au niveau de la législation sociale (via des newsletters, des formations, etc.) qui sont applicables à l’organisation
• Initier les changements dans le cadre d’évolutions en matière de droit du travail et de législation sociale
• Préparer les plans de développement de carrière, les listes de promotion, les ajustements salariaux, etc.
• Faire le suivi du planning de congés des employés
• Gérer la question du bien être au travail en collaboration avec l’équipe RH et avec le Conseiller en matière d’hygiène et de sécurité
• Répondre aux questions des employés en matière RH (salaires et avantages extralégaux, congés, bien être au travail, développement de carrière, possibilités de formations, etc.)

Dossiers et projets spécifiques:

• Etre la personne de contact pour tous les dossiers d’assurance
• Etre la personne de contact pour les fournisseurs de tickets restaurant et de bons cadeaux
• Gérer le plan de pension, suivi des cotisations et ouvertures de droit
• Gérer les abonnements téléphoniques (lignes fixes et GSM) : faire le suivi des appels et données mobiles, gérer les cartes SIM et les packs de données fournis par l’opérateur, ajuster les abonnements pour les employés en déplacements à l’étranger pendant la durée de leur absence
• Gérer les contacts avec la SNCB, la STIB, les TEC, De Lijn, concernant les abonnements des employés (plans de remboursement des frais de transport)
• En collaboration avec de Directeur, préparer et suivre différents projets tels que l’achat de nouveaux logiciels, les processus de digitalisation avec les départements RH ou comptabilité, les ajustements en matière de réglementation RGPD, etc.
• Et plus encore !

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Un Master en Economie, Gestion ou Finance (avec une option RH idéalement)
• Minimum 10 ans dans des rôles en Finance/Comptabilité et/ou RH. Une expérience en tant qu’Office Manager ou Coordinateur dans le secteur non marchand est également la bienvenue
• Maîtrise parfaite du néerlandais (oral et écrit) et un très bon niveau de français
• Une connaissance de la législation sociale et du droit du travail est un atout, tout comme une connaissance de base des principes de comptabilité générale
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel (très bon niveau requis!) et Outlook, connaissance des applications et bases de données en ligne, une familiarité avec BOB software et Isabel est un plus
• Très bon relationnel et capacités de communication, capacité à représenter la société auprès de tiers
• Vous êtes amical(e) et empathique et êtes doté(e) de très bonnes capacités pour conseiller et écouter
• Vous êtes précis(e), ponctuel(le), et très organisé(e)
• Vous êtes analytique et êtes à l’aise avec les chiffres
• Vous êtes autonome, méthodique, vous savez gérer vos tâches en fonction des échéances, vous endossez la responsabilité de vos actions
• Vous êtes discret(ète), doué(e) de diplomatie et capable de gérer des informations sensibles et confidentielles
• Vous êtes respectueux(se), calme et doté(e) d’un bon self contrôle mais vous savez également faire preuve de persuasion et de ténacité quand nécessaire
• Vous êtes positif(ve), proactif(ve) et vous êtes capable de proposer des solutions créatives et constructives
• Vous êtes intègre et fiable
• Vous appréciez de travailler en équipe et vous souhaitez entamer une longue collaboration avec votre prochain employeur

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible !
• Un salaire cohérent avec ceux pratiqués dans le secteur non marchand, des tickets restaurant, une assurance groupe, le remboursement des frais de transport
• La société est très accessible en transport en commun et les bureaux très agréables
• Un environnement de travail respectueux, une société qui offre la sécurité de l’emploi et un bon équilibre entre vies privée et professionnelle

For one of our clients, a non-profit organisation located in the city centre of Brussels, we are currently recruiting a diligent Office Manager who will have responsibilities in 3 main areas: budget management & financial administration, HR  and contract management.

Purpose of the role:

This is a key role within the organisation.   You will be the right hand of the Director and u will be collaborating closely with the Accountant and with the HR team (2 people).  You will be involved in budget management, financial  and  HR Administration.   Additionally, you will also follow up on specific files and projects (e.g. contracts with key suppliers, insurance files, implementation of new IT tools, GDPR, …)

Job description:

Accounting/Finance:

• Following up on the daily accounting process in collaboration with the accountant (via BOB software)
• Preparing the yearly budget for the organisation in collaboration with the Director
• Monthly follow up of the revenue/expenditure and the status of the yearly budget
• Checking, approving and executing payments (suppliers’ invoices, expense notes, fees for organisations/partners related to joined activities) on a weekly basis via Isabel
• Final check and payment of salaries, holiday pay, company tax, social security charges, etc. (in collaboration with HR team)
• Managing centrally the cash for the petty cash needed in different departments
• Managing the several bank accounts and acting as the single point of contact for the different banks
• Managing the credit cards
• Handling the advance payments to employees travelling abroad for specific projects
• Managing the Isabel-signature for online payments, as well as the certificate itself
• Handling salary and cost simulations in case of new recruitments (in Excel)

HR-related responsibilities:

• Representing the company in the Health & Safety Committee
• In collaboration with the HR team: checking and following up on all sorts of declarations and administrative formalities (DMFA, BELGOTAX, social security, company tax, pension plan, …)
• Managing the user rights for the online databases and applications used for the above mentioned activities
• Actively following up on the changes in social legislation and labour law (via newsletters, trainings, etc.)
• Steering changes in the organisation’s work rules/labour regulations
• Preparing career development plans, lists for promotions, salary grid adjustments, etc.
• Following up on the holiday planning
• Following up on employees’ well-being at work in collaboration with the HR team and with the Health & Safety Advisor
• Answering questions of employees on specific topics (salary & extra-legal benefits, holidays, well-being at work, career planning, training possibilities, etc.)

Managing specific files and projects:

• Main contact person for all insurance files
• Main contact person for the supplier of the luncheon and gift vouchers
• Managing the pension fund, following up on pension entitlements
• Managing the telecommunication subscriptions (landlines, mobile phones, …): monitoring call & data usage, managing SIM-cards and all the different data packages offered by the telecom provider, making temporary adjustments in the mobile phone contracts for employees travelling abroad)
• Handling all contacts with SNCB, STIB, TEC, De Lijn with regards to employees’ subscriptions (third-party payer scheme)
• Preparing and following up on specific projects (in collaboration with the Director), e.g. purchasing of new software, digitalisation processes within the HR or Accounting Department, GDPR adjustments, etc.
• And much more!

The ideal candidate has the following profile:

• Ideally a Master’s Degree in Economy, Management or Finance (if possible with option HR)
• Minimum 10 years of relevant experience in roles where a certain expertise was built in the field of Finance/Accounting and HR. Experience as an Office Manager or Financial/Administrative Coordinator within a non-profit organisation is also relevant.
• Fluency in Dutch (oral and written) with a very good level in French
• Some knowledge of Belgian social legislation and labour law is an asset for this role, as well as knowledge of some basic accounting principles
• IT literate: experienced Word, Excel (very good level!) and Outlook user, knowledge of various online applications and databases, familiarity with BOB Software and Isabel is a plus
• Strong communication and interpersonal skills, capable of representing the company towards third parties
• Friendly & compassionate with very good listening and counselling skills
• Precise, punctual and highly organised with a good focus
• Analytical and figure minded
• Autonomous & methodical, you can operate well within an agreed framework, you respect deadlines and you are accountable & responsible
• Discrete and diplomatic, able to handle very sensitive and confidential information
• Respectful, calm and poised but you can also be convincing and persevering when needed
• Positive & proactive, able to come up with creative & constructive solutions
• Integer & reliable
• You enjoy working in team and you wish to make a long-term commitment with your next employer

Offer:

• An open ended employment contract
• Starting date: asap
• A salary in line with the non-for-profit-sector, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• The company is very accessible by public transport and the offices are very pleasant
• A very respectful work environment, a company that offers job security and a good work/life balance!

Our client is a small, international membership association (5 people) active in the internet industry.  They are located in the centre of Brussels and their offices are therefore very accessible by public transport. They are currently looking to recruit a Senior Project Manager.

Job description:

• Shaping and leading large cross-community projects: promoting new & innovative ideas, getting the necessary funding from members, working out a project plan, coordinating activities with different experts amongst the members, 8etc.
• Managing and supporting collaborative research projects
• Following trends in the industry and beyond: being the in-house futurologist of the association
• Setting up community training programs both online and offline
• Organising and running training sessions on the internet ecosystem for policy makers as well as the wider public
• Engaging in outreach activities and stakeholder relations in close coordination with the association’s Policy and Communication Teams
• Supporting the group of Chairs and Vice-Chairs of the association’s six Working Groups and facilitating their annual Brussels meeting
• And much more!

Profile:

• Master’s Degree, preferably in Business Administration, International Relations or a tech-related subject
• Perfectly fluency in English (spoken and written), any other EU language is a plus
• At least 15 years of working experience, of which ideally 10 years in a membership-based organisation
• Project management experience in a multicultural environment
• Experience with project management tools
• Familiarity with EU funding programs
• Very good interpersonal/communication skills, strong networking capabilities
• Excellent organisational/planning skills, diplomatic and service minded
• You feel comfortable operating within a small structure and working with virtual teams for several projects

Offer:

• A permanent and full-time contract
• A salary in line with your skills and experience and a comprehensive benefits package (including individual performance-related bonus, company result-based bonus and full insurance package)
• Flexible work practices
• The opportunity to work in a truly international environment within a fascinating and fast-changing sector!
• Starting date: as soon as possible