Our client is a small, international membership association (5 people) active in the internet industry.  They are located in the centre of Brussels and their offices are therefore very accessible by public transport. They are currently looking to recruit a Senior Project Manager.

Job description:

• Shaping and leading large cross-community projects: promoting new & innovative ideas, getting the necessary funding from members, working out a project plan, coordinating activities with different experts amongst the members, 8etc.
• Managing and supporting collaborative research projects
• Following trends in the industry and beyond: being the in-house futurologist of the association
• Setting up community training programs both online and offline
• Organising and running training sessions on the internet ecosystem for policy makers as well as the wider public
• Engaging in outreach activities and stakeholder relations in close coordination with the association’s Policy and Communication Teams
• Supporting the group of Chairs and Vice-Chairs of the association’s six Working Groups and facilitating their annual Brussels meeting
• And much more!

Profile:

• Master’s Degree, preferably in Business Administration, International Relations or a tech-related subject
• Perfectly fluency in English (spoken and written), any other EU language is a plus
• At least 15 years of working experience, of which ideally 10 years in a membership-based organisation
• Project management experience in a multicultural environment
• Experience with project management tools
• Familiarity with EU funding programs
• Very good interpersonal/communication skills, strong networking capabilities
• Excellent organisational/planning skills, diplomatic and service minded
• You feel comfortable operating within a small structure and working with virtual teams for several projects

Offer:

• A permanent and full-time contract
• A salary in line with your skills and experience and a comprehensive benefits package (including individual performance-related bonus, company result-based bonus and full insurance package)
• Flexible work practices
• The opportunity to work in a truly international environment within a fascinating and fast-changing sector!
• Starting date: as soon as possible

 

Pour l’un de nos clients, localisé dans le nord ouest de Bruxelles capitale, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste: en collaboration avec 2 collègues, coordonner les agendas très chargés de 2 Directeurs.

Tâches et responsabilités principales:

• Gestion des agendas : planifier et confirmer les rendez-vous, vérifier les échéances à respecter, suggérer de façon proactive des dates possibles de rendez-vous, réserver certaines dates importantes, etc.
• Préparation et organisation de réunions internes et externes
• Coordonner l’organisation d’événements internes et externes en collaboration avec les 2 collègues
• Suivi des e-mails (les classer selon les priorités, en gérer certains directement, etc.)
• Gérer les appels entrants et assurer le suivi
• Préparation et suivi de dossiers sensibles
• Gestion de la correspondance
• Classement de tous les documents (classement manuel et électronique)
• Préparation occasionnelle de traductions (français/néerlandais)
• Accueil des visiteurs, être la personne de contact pour des interlocuteurs internes et externes

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) a un excellent niveau de néerlandais (oral et écrit) avec une bonne connaissance du français et un niveau opérationnel en anglais
• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc. mais les candidat(e)s non diplômé(e)s et pouvant justifier d’une expérience équivalente sont aussi invité(e)s à postuler
• Vous avez au moins 3-5 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistanat, secrétariat, office management, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et en particulier MS Office (notamment Word, Excel et Outlook)
• Qualités essentielles: discrétion, savoir vivre, bonne éducation, très bonnes capacités de communication, précision et souci du détail,  anticipation, capacité à proposer des solutions de façon proactive, bon sens, autonomie mais aussi très bon esprit d’équipe (collaboration étroite et quotidienne avec 2 collègues), souplesse, ouverture à la critique et flexibilité quant aux horaires (heures supplémentaires occasionnelles, back up de collègues durant les congés et absences), stabilité et désir sincère de s’engager sur le long terme

Offre et aspects pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible !
• Un salaire qui dépendra du niveau d’expérience, avantages extralégaux tels que tickets restaurant, assurance groupe et remboursement des frais de transport
• Horaires: 38 heures/semaine
• Les bureaux ne sont pas facilement accessibles en transport en commun donc vous possédez idéalement votre propre moyen de locomotion
• Le cadre de travail est très agréable et les bureaux magnifiques!

We are urgently seeking to recruit a Management Assistant for 1 of our clients situated in the northwest of Brussels Capital Region.

Purpose of the role:  in collaboration with 2 colleagues coordinating the very busy schedules and activities/programmes of 2 Top Executives.

Your tasks & responsibilities will include:

• Complex agenda management: planning & confirming appointments, keeping an eye on upcoming deadlines, proactively suggesting some dates already for certain meetings/activities which need to be scheduled in the next month(s), …)
• Preparing and organising van internal and external meetings
• Coordinating internal and external events in close collaboration with your 2 colleagues
• Email management (screening, anticipating things, indicating priorities)
• Processing and following-up on incoming telephone calls and emails
• Preparing confidential files
• Handling correspondence
• Archiving and filing all relevant documents (on paper + electronically)
• Handling translations (occasionally)
• Welcoming visitors, liaising with internal and external parties

Profile:

• The ideal candidate has an excellent level in Dutch (oral + written), with a good knowledge of French and an operational level in English.
• Ideally a Bachelor’s Degree (office management, languages, …), but, candidates who are equivalent by experience, are more than welcome to apply for the position.
• You have at least 3-5 years of experience in a similar role (administration, management assistant, office management, …)
• You are computer literate (MS Office, especially good knowledge of Word, Excel and Outlook)
• You are polite, articulate, discrete & respectful and you possess strong interpersonal skills
• You work very accurately with a lot of care & order; you pay attention to the presentation of your work and to the smallest details
• You think before you act, you have a proactive attitude, you are capable of foreseeing problems and suggesting alternative solutions
• You can work independently but you also function well within a team (in this role you will be working together with 2 colleagues)
• You are flexible in terms of working hours (occasional overtime) and in terms of the back-up system when colleagues are absent
• You are open to constructive criticism
• You are looking to make a long-term commitment with your next employer

Offer & practicalities:

• A permanent contract
• Starting date: ASAP!
• A salary that will depend on the level of experience, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• Working hours: 38h/week
• Company is not easily accessible with public transport so ideally you have a personal vehicle
• Very nice and respectful working environment, spectacular offices!

For one of our clients, a non-profit organisation located in the city centre of Brussels, we are currently recruiting a diligent Finance & HR Coordinator.

Purpose of the role:

This is a key role within the organisation.   U will be the right hand of the Director and u will be collaborating closely with the Accountant and with the HR team (2 people).  Your will have responsibilities in 2 important areas: Accounting/Finance & HR.   Additionally, you will also follow up on specific files and projects (e.g. contracts with key suppliers, insurance files, implementation of new IT tools, GDPR, …)

Job description:

Accounting/Finance:

• Following up on the daily accounting process in collaboration with the accountant (via BOB software)
• Preparing the yearly budget for the organisation in collaboration with the Director
• Monthly follow up of the revenue/expenditure and the status of the yearly budget
• Checking, approving and executing payments (suppliers’ invoices, expense notes, fees for organisations/partners related to joined activities) on a weekly basis via Isabel
• Final check and payment of salaries, holiday pay, company tax, social security charges, etc. (in collaboration with HR team)
• Managing centrally the cash for the petty cash needed in different departments
• Managing the several bank accounts and acting as the single point of contact for the different banks
• Managing the credit cards
• Handling the advance payments to employees travelling abroad for specific projects
• Managing the Isabel-signature for online payments, as well as the certificate itself
• Handling salary and cost simulations in case of new recruitments (in Excel)

HR-related responsibilities:

• Representing the company in the Health & Safety Committee
• In collaboration with the HR team: checking and following up on all sorts of declarations and administrative formalities (DMFA, BELGOTAX, social security, company tax, pension plan, …)
• Managing the user rights for the online databases and applications used for the above mentioned activities
• Actively following up on the changes in social legislation and labour law (via newsletters, trainings, etc.)
• Steering changes in the organisation’s work rules/labour regulations
• Preparing career development plans, lists for promotions, salary grid adjustments, etc.
• Following up on the holiday planning
• Following up on employees’ well-being at work in collaboration with the HR team and with the Health & Safety Advisor
• Answering questions of employees on specific topics (salary & extra-legal benefits, holidays, well-being at work, career planning, training possibilities, etc.)

Managing specific files and projects:

• Main contact person for all insurance files
• Main contact person for the supplier of the luncheon and gift vouchers
• Managing the pension fund, following up on pension entitlements
• Managing the telecommunication subscriptions (landlines, mobile phones, …): monitoring call & data usage, managing SIM-cards and all the different data packages offered by the telecom provider, making temporary adjustments in the mobile phone contracts for employees travelling abroad)
• Handling all contacts with SNCB, STIB, TEC, De Lijn with regards to employees’ subscriptions (third-party payer scheme)
• Preparing and following up on specific projects (in collaboration with the Director), e.g. purchasing of new software, digitalisation processes within the HR or Accounting Department, GDPR adjustments, etc.
• And much more!

The ideal candidate has the following profile:

• Ideally a Master’s Degree in Economy, Management or Finance (if possible with option HR)
• Minimum 10 years of relevant experience in roles where a certain expertise was built in the field of Finance/Accounting and HR. Experience as an Office Manager or Financial/Administrative Coordinator in any type of sector (not necessarily within non-profit) can be interesting also.
• Fluency in Dutch (oral and written) with a very good level in French
• Some knowledge of Belgian social legislation and labour law is an asset for this role, as well as knowledge of some basic accounting principles
• IT literate: experienced Word, Excel (very good level!) and Outlook user, knowledge of various online applications and databases, familiarity with BOB Software and Isabel is a plus
• Strong communication and interpersonal skills, capable of representing the company towards third parties
• Friendly & compassionate with very good listening and counselling skills
• Precise, punctual and highly organised with a good focus
• Analytical and figure minded
• Autonomous & methodical, you can operate well within an agreed framework, you respect deadlines and you are accountable & responsible
• Discrete and diplomatic, able to handle very sensitive and confidential information
• Respectful, calm and poised but you can also be convincing and persevering when needed
• Positive & proactive, able to come up with creative & constructive solutions
• Integer & reliable
• You enjoy working in team and you wish to make a long-term commitment with your next employer

Offer:

• An open ended employment contract
• Starting date: November/December 2019
• A salary in line with the non-for-profit-sector, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• The company is very accessible by public transport and the offices are very pleasant
• A very respectful work environment, a company that offers job security and a good work/life balance!

Notre client, une organisation dans le secteur non marchand localisée au coeur de Bruxelles, est à la recherche  d’un(e) Coordinateur(trice) Finance et RH.

Objectif du poste:

Il s’agit d’un rôle-clé dans la structure. Vous serez le bras droit du Directeur et vous travaillerez étroitement avec le Comptable ainsi que l’équipe RH (2 personnes). Vous assumerez des responsabilités dans 2 domaines importants: la comptabilité/finance et les ressources humaines. D’autre part, vous serez en charge de dossiers et projets spécifiques (par ex: suivi des contrats avec les fournisseurs-clés, les dossiers d’assurance, l’implantation de nouveaux outils IT, de la réglementation RGPD, etc.).

Description de fonction:

Comptabilité/Finance:

• Suivre la comptabilité journalière en collaboration avec le comptable (via le logiciel BOB)
• Préparer le budget annuel de la structure en collaboration avec le directeur
• Suivre mensuellement la trésorerie (entrées/sorties) et l’état du budget annuel
• Vérifier, approuver et exécuter, chaque semaine, via Isabel, les paiements (des fournisseurs, des notes de frais, des honoraires des partenaires lors d’activités conjointes)
• Vérifier et payer les salaires, le pécule de vacances, les cotisations patronales, les cotisations de sécurité sociale, etc. (en collaboration avec l’équipe RH)
• Gérer le cash et la caisse pour les besoins des différents départements
• Gérer plusieurs comptes en banque et être le point de contact des partenaires financiers
• Gérer les cartes de crédit
• Gérer les avances versées aux employés dans le cadre de voyages liés à différents projets
• Gérér les signatures des paiements via Isabel
• Gérer les salaires et les simulations de coûts liés à de nouveaux recrutements (dans Excel)

Ressources humaines:

• Représenter la société au comité d’hygiène et de sécurité des conditions de travail
• En collaboration avec l’équipe RH: vérifier et faire le suivi de diverses déclarations et formalités administratives (DMFA, BELGOTAX, ONSS, impôts sur les sociétés, plan de pension, etc.)
• Gérer les droits des utilisateurs pour les bases de données en ligne et pour les applications utilisées pour les activités sus mentionnées
• Suivre les changements et évolutions au niveau de la législation sociale (via des newsletters, des formations, etc.) qui sont applicables à l’organisation
• Initier les changements dans le cadre d’évolutions en matière de droit du travail et de législation sociale
• Préparer les plans de développement de carrière, les listes de promotion, les ajustements salariaux, etc.
• Faire le suivi du planning de congés des employés
• Gérer la question du bien être au travail en collaboration avec l’équipe RH et avec le Conseiller en matière d’hygiène et de sécurité
• Répondre aux questions des employés en matière RH (salaires et avantages extralégaux, congés, bien être au travail, développement de carrière, possibilités de formations, etc.)

Dossiers et projets spécifiques:

• Etre la personne de contact pour tous les dossiers d’assurance
• Etre la personne de contact pour les fournisseurs de tickets restaurant et de bons cadeaux
• Gérer le plan de pension, suivi des cotisations et ouvertures de droit
• Gérer les abonnements téléphoniques (lignes fixes et GSM) : faire le suivi des appels et données mobiles, gérer les cartes SIM et les packs de données fournis par l’opérateur, ajuster les abonnements pour les employés en déplacements à l’étranger pendant la durée de leur absence
• Gérer les contacts avec la SNCB, la STIB, les TEC, De Lijn, concernant les abonnements des employés (plans de remboursement des frais de transport)
• En collaboration avec de Directeur, préparer et suivre différents projets tels que l’achat de nouveaux logiciels, les processus de digitalisation avec les départements RH ou comptabilité, les ajustements en matière de réglementation RGPD, etc.
• Et plus encore !

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Idéalement un Master en Economie, Gestion ou Finance (avec une option RH idéalement)
• Minimum 10 ans dans des rôles en Finance/Comptabilité et/ou RH. Une expérience en tant qu’Office Manager ou Coordinateur (dans n’importe quel secteur) est également la bienvenue
• Maîtrise parfaite du néerlandais (oral et écrit) et un très bon niveau de français
• Une connaissance de la législation sociale et du droit du travail est un atout, tout comme une connaissance de base des principes de comptabilité générale
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel (très bon niveau requis!) et Outlook, connaissance des applications et bases de données en ligne, une familiarité avec BOB software et Isabel est un plus
• Très bon relationnel et capacités de communication, capacité à représenter la société auprès de tiers
• Vous êtes amical(e) et empathique et êtes doté(e) de très bonnes capacités pour conseiller et écouter
• Vous êtes précis(e), ponctuel(le), et très organisé(e)
• Vous êtes analytique et êtes à l’aise avec les chiffres
• Vous êtes autonome, méthodique, vous savez gérer vos tâches en fonction des échéances, vous endossez la responsabilité de vos actions
• Vous êtes discret(ète), doué(e) de diplomatie et capable de gérer des informations sensibles et confidentielles
• Vous êtes respectueux(se), calme et doté(e) d’un bon self contrôle mais vous savez également faire preuve de persuasion et de ténacité quand nécessaire
• Vous êtes positif(ve), proactif(ve) et vous êtes capable de proposer des solutions créatives et constructives
• Vous êtes intègre et fiable
• Vous appréciez de travailler en équipe et vous souhaitez entamer une longue collaboration avec votre prochain employeur

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: novembre/décembre 2019
• Un salaire cohérent avec ceux pratiqués dans le secteur non marchand, des tickets restaurant, une assurance groupe, le remboursement des frais de transport
• La société est très accessible en transport en commun et les bureaux très agréables
• Un environnement de travail respectueux, une société qui offre la sécurité de l’emploi et un bon équilibre entre vies privée et professionnelle

Notre client est un leader européen du secteur du matériel de construction. Ils ont une forte présence dans la plupart des pays européens et en Belgique ils emploient environ 60 personnes. Leurs bureaux belges se situent près de Bruxelles (aux environs de Meise). Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) assistant(e) commercial(e) dont le rôle sera d’offrir un support administratif au département commercial.

Objectif du poste

En tant qu’assistant(e) commercial(e), vous assurerez un rôle essentiel en ce qui concerne le fonctionnement du département commercial. Accompagné(e) de 2 collègues, vous apporterez un soutien quotidien au Directeur Commercial et à quelques Managers. Vous préparerez les offres clients, en assurerez le suivi et serez en contact quotidien avec les clients.

Description de fonction

• Gérer les appels entrants: répondre aux questions générales, prendre les messages et rediriger les appels vers les personnes appropriées
• Préparer et envoyer des offres aux B2B clients (en accord avec les données techniques communiquées par les Sales Managers)
• Faire le suivi des offres, répondre aux questions des clients, s’assurer que les documents associés sont signés, etc.
• Mettre à jour les listes de prix
• Mettre à jour et gérer les bases de données internes
• Préparer divers documents, présentations et rapports
• Organiser et préparer des réunions internes, faire le suivi des décisions
• Organiser des formations sur les produits avec les clients (invitations, listes de participants, agenda, faire le planning des formateurs/ingénieurs, commander les plateaux-repas, etc.)
• Gérer les demandes ad-hoc du Directeur (organiser une réunion, rechercher des informations, préparer des rapports, etc.)
• Effectuer d’autres tâches administratives en fonction des besoins de l’équipe commerciale

Profil           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat, Langues, Marketing, Communication, etc.
• Vous avez au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de support, idéalement acquise dans un département commercial ou vente. Une expérience dans le secteur de la construction ou dans un bureau d’études serait un atout
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orales et écrites en néerlandais, français et anglais. La société a son siège social en Allemagne donc un niveau opérationnel en allemand est un plus
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, Outlook) et vous aimez découvrir de nouvelles applications et de nouveaux logiciels. Une bonne connaissance de SAP est un plus.
• Vous travaillez de façon consciencieuse, avez le souci du détail et êtes orienté(e) résultats
• Vous avez le sens du service clients, êtes proactif(ve), qualités qui conduisent à une satisfaction optimale des clients internes et externes
• Vous avez de très bonnes compétences organisationnelles qui vous permettent d’être multitâches et d’établir les priorités
• Vous appréciez de travailler au sein d’une équipe mais vous êtes également capable de travailler de façon autonome et de prendre des initiatives
• Vous avez une personnalité positive et dynamique

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: à discuter
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux: tickets restaurant, assurances hospitalisation et groupe, GSM, ordinateur portable, horaires flexibles
• L’opportunité de travailler dans une société stable et saine, dans une atmosphère positive et au sein d’une entreprise qui offre la possibilité de développer ses compétences

 

Our client is a European market leader in the field of construction materials.  They have a strong local presence in most of the European countries and in Belgium they employ +/- 60 people.  Their Belgian office is located very close to Brussels (in the Meise area).  They are today looking to recruit a diligent Commercial Assistant who will offer administrative support to the Sales Department.

Purpose of the job

As a Commercial Assistant, you are of vital importance to the optimal functioning of the Sales Department.  Together with 2 colleagues, you will support the Sales Director and the Sales Managers in their daily activities.    You will prepare and follow-up on client offers and be in daily contact with the clients.

Job description

• Taking care of incoming phone calls including responding to routine questions, taking messages and redirecting callers
• Preparing and sending offers to B2B clients (based upon the technical specifications provided by the Sales Managers)
• Following up on the offers, answering questions of clients, making sure relevant documents are signed, etc.
• Updating price list
• Updating and managing internal databases
• Preparing all sorts of documents, presentations and reports
• Organising and preparing internal meetings, following up on action points
• Organising product-related trainings with clients (invitations, attendance list, agenda, planning of the trainers/engineers, training material, catering, …)
• Handling ad-hoc requests for the Sales Director (e.g. scheduling a meeting, researching information, preparing specific reports, etc.)
• Performing any other assigned administrative projects as requested by the sales team

Profile         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Languages, Marketing, Communication or in any related field
• You have minimum 3-5 years of experience in a support role, ideally in a Commercial/Sales Department. Experience within the construction sector or at an engineering consultancy would be an asset.
• You have excellent verbal & written skills in Dutch, French and English. The company has an HQ in Germany so an operational level in German is a plus.
• You have a very good command of the MS Office package (Word, Excel, Outlook) and you enjoy learning new software/applications. A good knowledge of SAP is a strong asset.
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a service-oriented and proactive attitude which leads to a high client satisfaction internally and externally
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but you are also able to work autonomously and take initiatives
• You have a positive and dynamic personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: to be discussed
• A competitive salary
• Fringe benefits include luncheon vouchers, health insurance, group insurance, laptop, mobile phone, flexitime
• The opportunity to work in a stable and high-quality company which offers interesting learning opportunities and where you can work in a very positive atmosphere!

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team (40 staff) is currently looking for a talented Business Development & Marketing Coordinator.

Purpose of the job :

You will be joining an enthusiastic team of business development & marketing professionals located in different offices in Europe.  You will be supporting the Brussels office in various coordination and reporting tasks and on key client activity.   You will also be working closely together with other members of the marketing team to support various firm-wide global initiatives.

Job description:

• Assisting the Country Managing Partner with various requests and interests, analysis of the relevance of the proposals
• Assisting with the preparation of legal directory and awards submissions (i.e. tracking deadlines, preparing submission templates, formatting submissions, maintaining spreadsheets to the track progress)
• Assisting with proposals & pitches (for the Brussels team but also for regional teams, including contributing to  multi-regional & global proposals)
• Gathering, assembling and managing the content for pitches and other marketing materials, including maintaining experience lists for the different practices
• Coordinating, where appropriate, the trophies, awards, recognition plaques
• Preparing draft texts of internal announcements (client alerts, major instructions, client victories)
• Coordinating and contributing to the writing and publication of articles by the Brussels team lawyers in relevant press, journals or social media channels
• Drafting and updating marketing materials, including web content and other collateral, to support various marketing initiatives (deal and case lists, biographies, awards/rankings, newsletters and client alerts)
• Working closely with the events team to plan, execute and follow up on internal and external events
• Tracking event opportunities in the market for fee earner networking and sponsorship, while managing any event potential sponsorship undertaken
• Assisting during in-house client seminars and trainings; arranging lawyers’ attendance and participations at relevant conferences
• Acting as an Information Officer (in collaboration with a colleague in Brussels): producing daily digests of business news, maintaining the library, organising online subscriptions, performing legal & business research work, keeping Brussels lawyers up to date on legal/policy/cases/market/key client developments, etc.
• Other possible projects: diversity & inclusion initiatives, GDPR aspects for marketing, etc.

Profile:

• Relevant Bachelor or Master Degree (e.g. Business Management, Marketing, …)
• Excellent command of English (oral & written), knowledge of French and/or Dutch can be an asset
• Excellent written, editing and verbal communication skills
• Minimum 5 years of experience in Business Development/Marketing, preferably in a professional services/partnership environment (legal, management consulting, Big 4, …)
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Able to act as an ambassador by being professional in outlook, attitude and appearance
• Ability to work to short requests and project deadlines in a non-directive environment, prioritising tasks where appropriate and ensuring complete ‘follow through’ on operational issues
• Methodical approach to work with a strong focus on accuracy; flexible, detail oriented and quality focused
• A willingness to learn, be adaptable and comfortable with changing priorities
• Can demonstrate initiative and the ability to be proactive, anticipating needs
• Able to exhibit a positive attitude, interact effectively at all levels and establish effective working relationships across regional & practices lines; good team player
• Trustworthy with sensitive and confidential information
• Able to exercise tact and diplomacy in an organisational setting

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 9am-5.30pm or 9.30am-6pm with occasional overtime
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• Varied & challenging role within an international and dynamic working environment where there is room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate & very international environment in the centre of Brussels!

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team (40 staff) is currently looking for a talented Business Development & Marketing Coordinator.

Purpose of the job :

You will be joining an enthusiastic team of business development & marketing professionals located in different offices in Europe.  You will be supporting the Brussels office in various coordination and reporting tasks and on key client activity.   You will also be working closely together with other members of the marketing team to support various firm-wide global initiatives.

Job description:

• Assisting the Country Managing Partner with various requests and interests, analysis of the relevance of the proposals
• Assisting with the preparation of legal directory and awards submissions (i.e. tracking deadlines, preparing submission templates, formatting submissions, maintaining spreadsheets to the track progress)
• Assisting with proposals & pitches (for the Brussels team but also for regional teams, including contributing to  multi-regional & global proposals)
• Gathering, assembling and managing the content for pitches and other marketing materials, including maintaining experience lists for the different practices
• Coordinating, where appropriate, the trophies, awards, recognition plaques
• Preparing draft texts of internal announcements (client alerts, major instructions, client victories)
• Coordinating and contributing to the writing and publication of articles by the Brussels team lawyers in relevant press, journals or social media channels
• Drafting and updating marketing materials, including web content and other collateral, to support various marketing initiatives (deal and case lists, biographies, awards/rankings, newsletters and client alerts)
• Working closely with the events team to plan, execute and follow up on internal and external events
• Tracking event opportunities in the market for fee earner networking and sponsorship, while managing any event potential sponsorship undertaken
• Assisting during in-house client seminars and trainings; arranging lawyers’ attendance and participations at relevant conferences
• Acting as an Information Officer (in collaboration with a colleague in Brussels): producing daily digests of business news, maintaining the library, organising online subscriptions, performing legal & business research work, keeping Brussels lawyers up to date on legal/policy/cases/market/key client developments, etc.
• Other possible projects: diversity & inclusion initiatives, GDPR aspects for marketing, etc.

Profile:

• Relevant Bachelor or Master Degree (e.g. Business Management, Marketing, …)
• Excellent command of English (oral & written), knowledge of French and/or Dutch can be an asset
• Excellent written, editing and verbal communication skills
• Minimum 5 years of experience in Business Development/Marketing, preferably in a professional services/partnership environment (legal, management consulting, Big 4, …)
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Able to act as an ambassador by being professional in outlook, attitude and appearance
• Ability to work to short requests and project deadlines in a non-directive environment, prioritising tasks where appropriate and ensuring complete ‘follow through’ on operational issues
• Methodical approach to work with a strong focus on accuracy; flexible, detail oriented and quality focused
• A willingness to learn, be adaptable and comfortable with changing priorities
• Can demonstrate initiative and the ability to be proactive, anticipating needs
• Able to exhibit a positive attitude, interact effectively at all levels and establish effective working relationships across regional & practices lines; good team player
• Trustworthy with sensitive and confidential information
• Able to exercise tact and diplomacy in an organisational setting

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 9am-5.30pm or 9.30am-6pm with occasional overtime
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• Varied & challenging role within an international and dynamic working environment where there is room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate & very international environment in the centre of Brussels!

Notre client est une société à taille humaine (+/- 20 employés) du secteur du conseil en stratégie. Ils sont localisés dans le quartier Louise à Bruxelles. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Comptable pour travailler auprès de leur CFO.

Description de fonction:

• Création des fournisseurs dans le logiciel comptable (Adfinity)
• Contrôler les factures et documents associés avant de les enregistrer
• Gérer environ 100 factures d’achats/mois
• Scanner les factures pour approbation, obtenir l’approbation des donneurs d’ordre, faire le suivi des approbations
• Enregistrer les factures d’achat
• Contrôler les reçus des notes de frais, faire le suivi des approbations
• Enregistrer les notes de frais dans Excel
• Préparer les consolidations mensuelles des différentes entités légales
• Créer les comptes fournisseurs dans le logiciel
• Faire le suivi des actifs, de la numération, faire le suivi de la liste d’inventaire
• Faire le suivi des dossiers d’amortissement
• Calculer et enregistrer les amortissements mensuels
• Calculer et enregistrer les provisions mensuelles et les inversions de revenus et de notes de frais
• Gérer les déclarations mensuelles de TVA
• Préparer les comptes annuels
• Gérer les listings de TVA clients
• Gérer les fiches annuelles 281.50
• Récupérer la TVA étrangère
• Enregistrer les factures liées à la gestion des salaires
• Enregistrer les relevés de comptes
• Gérer les réconciliations mensuelles
• Préparer les factures de vente
• Enregistrer les factures de vente
• Préparer les paiements
• Envoyer les listes de paiements à la banque
• Créer les fiches projets dans le logiciel
• Gérer l’état des lieux hebdomadaire des projets en utilisant les fonctions avancées d’Excel telles que les tableaux croisés dynamiques, les Vlook up, etc.
• Faire les réconciliations mensuelles de ces états des lieux
• Faire le suivi mensuel de la trésorerie
• Gérer les comptabilités des sociétés de management associées : s’assurer que les documents sont envoyés à la fiduciaire, que cette fiduciaire effectue les tâches qui lui sont confiées, et ce, dans les délais impartis
• Préparer les factures de ventes pour les sociétés associées

Profil:

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor en Comptabilité
• Vous avez au minimum 3-5 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez le français et avez une connaissance opérationnelle de l’anglais
• Vous avez une excellente connaissance d’Excel, ce-incluant les fonctions avancées du logiciel (tableaux croisés dynamiques, Vlook up, etc.)
• Vous avez une connaissance opérationnelle d’un logiciel comptable tel que Adfinity ou BOB
• Vous êtes extrêmement rigoureux(se), précis(e) et fiable
• Vous avez le souci du détail
• Vous avez de la ressource, êtes dynamique, avec de très bonnes capacités de communication
• Vous êtes positif(ve) et doté(e) d’un très bon esprit d’équipe

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux comprenant tickets restaurant, Eco-chèques, assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de congés (la semaine légale de travail est 38h00/semaine), un bonus discrétionnaire
• L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique, à taille humaine, dotée d’une hiérarchie plate et d’une mentalité de start up !