Our client is a human-sized firm (+/- 20 staff) of management consultants. They are located in the Louise area in Brussels. They are today looking to recruit a diligent Accountant to work alongside the CFO.

Job Description:

• Creation of suppliers in the software (Adfinity)
• Controlling the invoices and associated documents before booking them in the system
• Handling an average 100 purchase invoices/month
• Scanning invoices for approbation, getting approval from the decision makers, follow up of the approval
• Booking purchase invoices
• Controlling original receipts of expenses, following up their approval
• Booking expenses in Excel
• Preparation of the monthly consolidation of the various legal entities
• Creation of the general accounts in the software
• Following up fixed asset, numeration, following up the inventory list
• Following up depreciation files
• Calculating and booking monthly depreciations
• Calculating and booking monthly accruals and reversal expenses/income
• Handling monthly VAT declarations
• Preparing annual accounts
• Handling annual VAT customer listing
• Handling annual 281.50 sheets
• Recovering of foreign VAT
• Booking salary-related invoices
• Booking statements
• Handling end of the month reconciliations
• Preparing sales invoices
• Booking sales invoices
• Preparing payments
• Sending files of payments to the bank
• Booking financial statements
• Creating project sheets in the software
• Handling weekly project trackers using advanced functionalities of Excel (pivot tables, Vlook up, etc.)
• Monthly reconciliation of project trackers
• Monthly treasury report
• Monthly project cost report per vendor
• Handling the accountancy for the management companies: ensuring that documents are sent to the fiduciary company, ensuring that the fiduciary company performs the requested tasks on the set date
• Preparing sales invoices for management companies

Profile:

• You hold a Bachelor in Accounting
• You have at least 3-5 years of experience acquired in a similar role
• You are fluent in French with an operational level of English
• You have an excellent knowledge of Excel, including of the advanced functionalities (pivot tables, macros, Vlook ups, etc.)
• You have an operational knowledge of an accounting software such as Adfinity or BOB
• You are extremely rigorous, accurate and reliable
• You have a strong eye for detail
• You are resourceful and dynamic with very good communication skills
• You are positive and team minded

Offer:

• A permanent, full time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with fringe benefits including luncheon vouchers, Eco cheques, group and health insurances, 26 holiday days (the working week is 38h00), a discretionary bonus
• Location: the company is located in the Louise area and is therefore reachable by public transport
• The opportunity to work in a dynamic, human-sized company with a flat hierarchy and a start up business culture!

Our client is a fast-growing and innovative company specialised in project development within the real estate sector. Their offices (+/- 10 people) are located in 1180 Brussels close to a train station.  They are currently looking for an experienced Accountant to be in charge of all the accounting/bookkeeping. This is a newly created position.

Purpose of the role

You will be working as part of a team of 4 (CFO, Financial Controller & Accounting Assistant). You will be in charge of importing all the accounting, which is currently outsourced to an accountancy firm. You will monitor this important transition phase and will eventually become responsible for all the accounting of the company. This period of hand over will last between 3 to 6 months. At the end, you will be fully autonomous and responsible for the accounting of the +/- 20 legal entities of the company.

Job description

• Managing the accounting of all the companies of the group, including its subsidiaries
• Approving invoices, encoding them in the system, handling payments and confirming entries (digital scanning via Exact Online)
• Bookkeeping, VAT returns, company and individual tax declarations (together with the social secretariat)
• Preparation of month/term/year end closing, closing of accounts, accounts entries and all tax documents (reports of General Assemblies, specific tax sheets such as 281.50, etc.)
• Preparing P&L
• Coordinating the configuration of suppliers and clients in Exact Online in order to ease the issue of sales invoices and purchase payments
• Ensuring that suppliers and clients invoices are paid on time, handling banking reconciliations so that the cash flow can be properly monitored
• Preparing the documents necessary to the reporting, to the requests of Drawing Rights and to equity requests
• Liaising with the external Auditor, preparing the necessary documents requested, answering his questions, ensuring that the internal control processes are met and are regularly improved
• Participating in the procedures linked to the creation of new legal entities: registering the companies at the BCE, to the VAT authority and to the social secretariat, opening of new bank accounts, liaising with the notary (e.g. registering rights, financial warranty, etc.), initiating the Codabox and configuring the new companies in Exact Online
• Ensuring that all the documents are ready for the yearly audit (financing contracts, financial advances, sales deals, interest calculation, etc.)
• Monitoring and complying with the accounting and tax obligations. Enhancing the management of the companies for which you handle the accounting
• Supervising the administrative, banking and accounting procedures, in order to ensure that the financial department is fully operational and that the departmental projects smoothly run through (together with the Accounting Assistant)
• Being the SPOC for accounting issues/questions
• Handling the controls by the VAT authority
• Proactively advising the CFO for all accounting and tax matters or changes that could have an impact on the functioning of the companies (e.g. anticipating advanced payments)
• Ensuring inter-company invoicing on a monthly basis and according to on-going projects
• Preparing sales invoices together with the Financial Controller, supervising the sending of sales invoices, the follow up of payments and the reminders
• Together with the Financial Controller, ensuring the monitoring and the management of credit due dates (extension or reimbursement), needs of banking drawings, needs of capital, transfer of cash between accounts, calculation of interests, depreciations. Ensuring that these elements are properly registered in the accounting system
• Participating in the improvement of tools currently in use, making suggestions to improve the efficiency of the accounting procedure in order to ensure the quality of the reporting

Profile

The ideal candidate has the following profile:

• Bachelor in Accounting, a relevant Master’s degree is a plus
• Perfectly fluent in French (written and spoken) with a passive knowledge of Dutch
• A diploma of Chartered Accountant is an asset
• Minimum 7 years experience in an Accountancy firm or in a similar role within an SME, which operates at national and international level
• Knowledge of Exact Online or of a similar system
• Knowledge of Lyanthe is an asset
• Very good knowledge of accounting and tax rules
• IT Literate, especially on Excel
• You are autonomous, rigorous and proactive
• You like the exchange of know how, you like to communicate, share best practice and have a good team spirit
• You are tenacious, a true all rounder, have good organisational skills and know how to prioritise
• You are motivated, stress resistant and run the extra mile
• You are involved, enjoy taking initiatives and making suggestions in order to improve your way of working
• You are eager to learn and develop your knowledge in accounting, tax, law, etc.
• You possess some knowledge in the field of property development, ideally of its accounting specificities and you are keen to develop your knowledge of the sector

Offer

• A full-time and permanent contract
• A freelance status is possible
• Ideal starting date: ASAP!
• Working hours: 38h/week
• Attractive salary and benefits package
• Location: 1180 Brussels (Uccle/Ukkel), accessible by car, train, tram or bus
• A dynamic and stimulating working environment where entrepreneurship and initiative is encouraged!

Notre client est une société spécialisée dans le développement de projets immobiliers de grande taille. Ils connaissent actuellement une croissance rapide grâce à une approche innovante du secteur. Leurs bureaux sont localisés à Uccle, près d’une gare et comptent 10 personnes. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Comptable expérimenté(e) pour reprendre toute la comptabilité (création de poste).

Objectif du poste

Vous travaillerez au sein d’une équipe de 4 personnes comprenant le CFO, un contrôleur de gestion et une Assistante comptable. En tant que Comptable Senior, vous participerez à la phase de transition entre la comptabilité actuellement externalisée et son internalisation. Vous deviendrez progressivement responsable de la tenue de la comptabilité. Cette transition se fera dans un délai de 3 à 6 mois avant de gérer l’ensemble des sociétés de manière entièrement autonome (+/- 20 sociétés).

Description de fonction

• Gestion comptable complète et de manière autonome de l’ensemble des sociétés du groupe, de ses filiales ou des sociétés dont le groupe assure la gestion
• Approbation des factures, encodage, paiements et validation des entrées comptables (scanning digital Exact Online)
• Tenue comptable, déclarations TVA, calculs d’impôt des sociétés et des personnes physiques (coordination avec le secrétariat social)
• Préparation des clôtures mensuelle/trimestrielle/annuelle et des comptes annuels, des écritures de fin d’année, ainsi que des liasses fiscales et documents fiscaux nécessaires (BNB, PV d’AG, Rapport de Gestion, fiches fiscales 281.50, etc.)
• Préparation des bilans comptables internes propres sur base régulière et communication des informations nécessaires au contrôle de gestion
• Coordonnez le paramétrage des fournisseurs et clients dans Exact Online pour faciliter l’émission des factures de vente et les mises en paiement des achats
• Assurer le respect des échéances de paiement client/fournisseur, procéder aux réconciliations bancaires (pointage, lettrage) afin de pouvoir communiquer une vue précise des besoins de trésorerie au département finance
• Préparation des documents nécessaires au reporting, ainsi qu’aux demandes de tirage crédit ou de fonds propres
• Coordonner l’auditeur externe, en fournissant les documents et réponses nécessaires et participer à l’application, au respect et à l’amélioration des processus de contrôle interne
• Participer aux procédures à réaliser dans le cadre de création de sociétés : enregistrement des sociétés à la BCE, à la TVA et au secrétariat social, ouverture de compte bancaire, démarche avec le notaire (e.g. droit d’enregistrement, garantie marchand de bien), activation des Codabox et paramétrage des sociétés dans Exact Online
• Veiller à avoir les documents nécessaires pour l’audit annuel (contrat de financement, convention d’avance de fonds, actes de vente, calcul intérêts, etc.)
• Piloter et respecter les obligations comptables et fiscales à réaliser et optimiser, dans le respect des règles comptables et fiscales, la gestion des sociétés dont vous assurez la comptabilité
• Superviser les démarches administratives, bancaires et comptables pour le bon fonctionnement du département financier et le bon déroulement des projets (en collaboration avec l’Assistante comptable)
• Etre le point de référence pour les questions comptables
• Assurer les éventuels contrôles TVA
• Conseiller, de manière proactive, le directeur financier pour toutes les notions comptables et fiscales ou changements éventuels pouvant impacter l’organisation des sociétés (e.g. anticipation des versements anticipés) ;
• Assurer les refacturations nécessaires, sur base mensuelle, vis-à-vis des différentes sociétés de projets
• Participer à l’établissement des factures de vente en collaboration avec le contrôleur de gestion et superviser le mailing des factures de vente, le suivi des paiements et les relances éventuelles
• En partenariat avec le contrôle de gestion, assurer le monitoring et la gestion des échéances crédit (prorogation/remboursement), des besoins en tirages bancaires, en fonds propres, des besoins de transfert entre comptes, le calcul des intérêts, des amortissements et leur bonne comptabilisation
• Participer à l’amélioration des outils actuellement utilisés et proposer des idées pour améliorer l’efficacité du fonctionnement de la comptabilité dans une perspective de reporting analytique de qualité

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Bachelier en comptabilité, un Master pertinent est un plus
• Parfaite maîtrise du français écrit et oral, connaissance passive du néerlandais
• Avoir un titre IEC ou IPCF est un atout
• Expérience de minimum 7 ans dans une fiduciaire ou une fonction similaire au sein d’une PME, au niveau national et international
• Maîtrise du logiciel comptable Exact Online ou équivalent
• La maîtrise du logiciel Lyanthe est un atout
• Excellente connaissance des normes comptables et fiscales
• Maîtrise des outils informatiques et en particulier d’Excel
• Vous êtes autonome, rigoureux/se et proactif/ve
• Vous aimez partager vos connaissances, communiquer, transmettre les bonnes pratiques et avez un bon esprit d’équipe
• Vous faites preuve de ténacité, de polyvalence et avez un bon sens de l’organisation pour mener différentes tâches en parallèle en définissant les priorités
• Vous êtes motivé/e, résistant/e à la pression et n’avez pas peur de l’effort
• Impliqué/e dans votre travail, vous aimez pouvoir amener des propositions et prendre des initiatives en vue d’améliorer les tâches dans lesquelles vous êtes actif/ve
• Vous aimez apprendre, avez de la curiosité pour développer vos connaissances comptables, fiscales, sociales et juridiques par rapport aux évolutions constantes
• Vous avez une connaissance du monde de l’immobilier, idéalement de ses pratiques comptables et une envie de développer ces connaissances et compétences sectorielles

Offre

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Une collaboration sous un statut d’indépendant(e) est possible
• Date de commencement : dès que possible
• Horaires de travail : 38h00/semaine
• Un salaire compétitif  assorti d’un package attractif
• Localisation: Uccle, accessible en train, bus, tram ou voiture
• Un environnement de travail très humain, offrant des possibilités d’utiliser son initiative

Our client is a fast-growing and innovative company specialised in project development within the real estate sector.  Their offices (+/- 10 people) are located in 1180 Brussels close to a train station.  They are currently looking for a diligent assistant who will be responsible for the office management and who will assist the 2 managing directors and the finance department in their daily activities.

Job description

Finance & legal support and general administrative duties (60% of the role)

• Handling incoming & outgoing mail and e-mails
• Registering accounting-related documents in the internal system (scanning invoices, bank statements, VAT
• Filing (on paper & electronically) of relevant legal & financial documents
• Following-up on the approval process of invoices & payments
• Preparing payments (suppliers’ invoices, VAT payments,  salaries, …)
• Preparing sales and intercompany invoices
• Handling the payroll administration and the administration related to the extra-legal benefits (for 3 employees) in collaboration with the social secretariat
• Following-up on subside files (following the correct administrative procedure, liaising with  administrative institutions, …)
• Handling insurances: liaising with the broker, following-up on expiration dates, preparing and sending documents, …
• Following-up on contracts and addenda : checking expiration dates, handling renewals, etc.

Office management & support to the managing directors  (20% of the role)

• Welcoming visitors, handling incoming calls, agenda and travel management
• Ordering office & kitchen supplies for the office & the meeting rooms, managing the smooth functioning of the office environment (e.g. changing cartridges, making sure office material & equipment is quickly repaired in case of technical issues, etc.), liaising with suppliers, etc.
• General administrative duties (updating contact lists, sending registered letters, filing documents, …)
• Organising small events such as a staff party, office drinks, a banquet, etc.

Support to the Operations Department (20% of the role)

• Preparing files and liaising with the notaries to send or obtain certain documents, e.g. property acts, provisional sales agreements, soil certificates, environmental permits, etc.
• Property/rental management: preparing contracts, liaising with the syndic, handling indexations of rent,  calculating charges, sending reminders if necessary, etc.
• Liaising with the buyers
• Scanning & copying documents, handling translations, sending mailings

Other tasks (occasionally)

• Preparing presentations
• Conducting market research
• Managing the external communication for the company: communications and advertisements on LinkedIn & other social media, updating the company’s website, managing the advertisements on Immoweb, etc.
• Assisting with digitalisation projects: identifying possible new digital tools and analysing their added value, working out a implementation strategy, improving the efficiency of existing tools, etc.

Profile

The ideal candidate has the following profile :

• Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Accounting, Languages, …
• Excellent level in French, operational level in Dutch and English
• Approximately 5 years of experience in a similar role, ideally within a smaller company
• Experience within real estate or property development can be a real asset
• Analytical and figure-minded person, previous experience within a finance or accounting department can be an asset
• Computer literate (Word, Excel, …), you will be working with Apple/Mac in this role.  Experience working with financial/accounting software (Exact, AFAS, SAP, Oracle, …) can be an asset.
• Strong communication skills (oral + written)
• Organised and efficient, able to set clear priorities
• Resourceful, service-minded and “can do”- attitude
• Dynamic and curious person, not afraid to ask questions, to take initiatives ad suggest improvements of existing procedures
• Good team spirit, motivated to work in a smaller team

Offer

• A full-time and permanent contract
• Ideal starting date : September 2019
• Working hours : 38h/week
• Attractive salary and benefits package
• Location : 1180 Brussels (Uccle), accessible by car, train, tram or bus
• A dynamic and stimulating working environment where entrepreneurship and initiative is encouraged!

Notre client est un groupe international de distribution de matériel technique pour des saunas et des spa et sauna. Ils travaillent exclusivement avec des revendeurs (B2B). Leur bureau de Diegem (siège social et stock) est responsable pour le Benelux et compte 15 employés. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui sera responsable de l’inventaire et qui sera à l’intersection des clients et des fournisseurs.

Description de fonction:

• Vérifier le stock chaque semaine, en faire le suivi et anticiper les surplus et les ruptures de stock
• Déterminer le budget d’achat de façon hebdomadaire et mensuelle
• Vérifier, compléter et confirmer les commandes (avec bons de commandes)
• Evaluer régulièrement les relations commerciales avec les fournisseurs (volumes d’achat, objectifs par produit et par gamme de produit, qualité de la marchandise)
• Organiser et planifier les commandes, les confirmer
• Encoder les commandes dans le système: bons de commandes, code fournisseur, quantité, références produits, prix, etc.
• Vérifier les dates de livraison et les factures fournisseurs
• Etre en contact téléphonique et par e-mail avec les fournisseurs: résoudre les problèmes résultant des écarts entre le prix d’achat et le prix facturé, faire le suivi avec les fournisseurs en cas de marchandise endommagée, en cas de retard de livraison, etc.
• Faire le suivi avec des fournisseurs localisés sur plusieurs continents
• Travailler principalement sur les fonctions avancées d’Excel telles que les V et HLook ups, les filtres, les tableaux croisés dynamiques, etc.
• Travailler sur des systèmes informatiques internes, extraire des données afin d’analyser les commandes, les prix (coûts planifiés/coûts réels), les fournisseurs et optimiser les procédures
• Participer à la préparation de la brochure annuelle, rassembler tous les nouveaux prix des produits, rassembler les références de tous les produits, vérifier les références, transférer ces informations au Directeur Général et dans le délai imparti

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelier pertinent tel que Logistique, Comptabilité, etc.
• Vous avez 4 à 6 ans d’expérience dans une fonction similaire, c’est à dire, dans un rôle impliquant une utilisation intensive d’Excel, la gestion des achats, le procurement et le fait de travailler étroitement avec des fournisseurs dans un environnement B2B
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, à l’écrit comme à l’oral. Le néerlandais est un plus
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment Excel
• Vous avez un bon sens de l’écoute, grâce auquel vous apprenez vite
• Vois êtes très à l’aise avec les chiffres et avez le souci du détail
• Vous êtes extrêmement précis(e) et vous vérifiez tout ce que vous faites plusieurs fois afin d’être sûr(e) que vous offrez un service irréprochable
• Vous avez d’excellentes capacités de communication et savez construire des relations pérennes avec vos partenaires internes et externes (fournisseurs, collègues, etc.)
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et travailler de façon collaborative
• Vous êtes réellement polyvalent(e) et avez de vraies ressources
• Vous êtes flexible (déplacements occasionnels en Europe)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Horaires de travail: 38h00/semaine: 8h30-12h30 et 13h30-17h30 (du lundi au jeudi) et jusque 15h30 le vendredi
• Congés: 20 jours/an, bureau fermé entre Noël et le jour de l’an
• Localisation: les bureaux sont localisés dans un parc industriel à Diegem. Parking. Bus De Lijn à proximité. A 1km de la station de train la plus proche

 

 

Our client is an international group, distributing a wide range of technical equipment and tools for saunas and hot tubs. They exclusively work with wholesalers (B2B). Their Diegem office (headquarters and stock) is responsible for the Benelux market and counts 15 employees. They are currently looking to recruit a diligent Regional Inventory Manager, whose role is at the crossroads of suppliers and clients.

Job description:

• To check the stock on a weekly basis, to follow up stock level and anticipate both excess of stock and out of stock situations
• To determine the purchase budget (weekly and monthly basis)
• To check, complete and confirm orders (use of PO numbers)
• To regularly assess sales relations with suppliers (volume of sales, objectives per product and product range, quality of supplies)
• To organise and plan orders, to confirm orders
• To encode orders in the system: PO, supplier codes, quantity, product references, prices, etc.)
• To check delivery dates and suppliers invoice
• To liaise with suppliers by phone or e-mails: to solve issues arising from discrepancies between price at order stage and price on invoice, liaising with suppliers if delivered goods are damaged, in case of late delivery, etc.
• To liaise with suppliers based in several continents
• To mostly work on Excel, using the advanced functionalities such as V and HLook ups, filters, pivot tables etc.
• To work on the internal IT system, extracting data in order to analyse orders, prices (forecasted costs Vs. invoices), suppliers and optimise the processes
• To participate in the preparation of the yearly brochure: to gather all the new price for the next year from suppliers, to gather the references of all the products, to check all the references, to transfer valid information to the CEO, within a specific time frame, in view of the brochure preparation

Profile:

• You ideally hold a relevant Bachelor such as Logistics, Accounting, etc.
• You have 4 to 6 years experience in a similar role, i.e. in a role involving extensive use of Excel, handling purchases or procurement and closely working with suppliers in a B2B environment
• You are fluent in English and French (written and spoken), Dutch is a plus
• You are IT minded and are very proficient on Excel
• You have good listening skills, which allow you to learn fast
• You are genuinely figure and detail oriented
• You are extremely accurate and you spontaneously double check everything in order to deliver faultless work
• You have very good communication skills and can build good relationships with your external and internal partners (suppliers, colleagues, etc.)
• You are team minded and have a collaborative approach
• You are a true all rounder and are resourceful
• You are flexible (occasional travelling in Europe)

Offer:

• A permanent and full time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and benefits package
• Working hours: 38h00/week: 8.30 am-12.30 pm and 1.30 pm-5.30 pm (Monday to Thursday) and until 3.30 pm on Fridays
• Holidays: 20 days/year + office closed between Christmas & New Year
• Location: the offices are located in an industrial park in Diegem, parking provided, De Lijn buses nearby, 1 km from nearest train station

 

Notre client est un cabinet d’avocats international, de taille humaine, situé dans le centre ville de Bruxelles et donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour assister 1 associé et 1 avocat.

Description de fonction:

• gestion des agendas
• organisations des voyages (transport et hébergement), préparation des documents de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• préparation de courriers à l’attention des clients
• gestion des e-mails entrants et des réponses à y apporter
• tâches de réception : accueil des clients et des visiteurs, gestion des livraisons
• formatage de toutes sortes de documents juridiques
• préparation de lettres et de documents légaux
• gestion des feuilles d’heures, des notes de frais et de la facturation
• gestion d’appels entrants, filtrage des appels et prise de messages
• passation de commandes (lunchs, traiteurs, etc.)
• contacts téléphoniques réguliers avec des tiers de haut niveau (clients inclus)
• tâches d’office management : commande de fournitures de bureau, liaison avec les fournisseurs, etc.
• tâches administratives variées telles que classement, scanning, photocopies, etc.

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Baccalauréat en Office Management ou en Langues
• Vous êtes bilingue anglais/allemand (à l’oral tant à l’écrit). Une connaissance du français et/ou du néerlandais est un atout
• Vous avez acquis 2-5 ans d’expérience dans un rôle et un environnement similaires
• Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec les outils informatiques en général
• Vous êtes très précis(e) et rigoureux(se), et avez le souci du détail
• Vous êtes très organisé(e) et capable d’établir des priorités
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et êtes doté(e) d’un bon sens commun
• Vous aimez le travail en équipe, possédez un bon relationnel et d’excellentes capacités de communication ainsi qu’une bonne dose de diplomatie
• Enfin vous êtes flexible et très discrèt(e)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif et un package complet d’avantages extralégaux
• Un environnement de travail positif & international et une équipe très agréable !

 

Our client is a small, international law firm located in central Brussels and therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to assist 1 Partner and 1  lawyer.

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• preparing client letters
• monitoring incoming emails and ensuring a timely follow-up
• some reception duties: welcoming clients and visitors, handling deliveries
• formatting all sorts of legal documents
• drafting letters and legal documents
• coordinating time sheets, expense notes and billing
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• ordering lunches
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some office management duties: ordering new office supplies, liaising with suppliers, etc.
• varied administrative duties including filing, scanning, photocopying, etc.

Profile:

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management or Languages
• You have a fluent level in German and English (both oral and written). Knowledge of French and/or Dutch can be an asset.
• You possess 2-5 years of experience in a similar role and ideally in a similar environment
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office
• You are extremely precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You are flexible and extremely discrete

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International working environment, very nice team to work in!

Leur bureau belge (+/- 20 personnes) est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour un temps partiel.

Description de fonction

• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Réserver et préparer les salles de réunion (ce-incluant les équipements informatiques et audiovisuels nécessaires)
• Passer les commandes auprès du traiteur, coordonner les livraisons
• Commander les rafraîchissements/snacks pour les salles de réunion et pour le bureau en général
• Commander les taxis et coursiers
• Gérer le courrier entrant et sortant (lettres, magasines, journaux, etc.), gérer les livraisons, les coursiers, etc.
• S’assurer que le bureau fonctionne correctement et gérer donc l’approvisionnement des fontaines à eau, vérifier que les imprimantes sont en état de marche, changer l’encre, etc.
• Mettre à jour la liste téléphonique interne
• Prendre en charge d’autres tâches administratives telles que photocopies, classement,  assemblage de documents, fax entrants et sortants, enregistrer des informations et des documents dans la base de données, etc.
• Participer à l’organisation d’événements  clients ou du personnel
• S’assurer que la réception et l’espace client sont impeccables tout au long de la journée

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Trilingue néerlandais, anglais et français
• Idéalement 2-5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous savez gérer des informations confidentielles et, lors de communications téléphoniques, vous faites preuve d’enthousiasme, de professionnalisme, de tact, de bon sens et de persistance
• Vous êtes orienté(e) client, rigoureux(se) et très professionnel(le)
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et êtes flexible

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : il s’agit d’un temps partiel (27h/semaine).  Horaire idéal : le lundi et le mercredi de 7h30 à 12h30, le mardi et le jeudi de 14h à 18h30 et le vendredi de 7h30 à 16h.
• Un salaire compétitif  assorti d’un package complet
• Un environnement de travail très professionnel et dynamique, offrant la possibilité à ses collaborateurs(trices) de faire preuve d’initiative
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

Notre client est un acteur reconnu du secteur du conseil. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et sont donc très accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) efficace pour travailler, en binôme avec une autre personne, pour une équipe de 7 Managers, au sein du département Investissements.

Description de fonction:

• gestion de l’agenda de l’équipe (dans Outlook)
• organisation de réunions et de voyages (principalement en Europe)
• organisation de plusieurs conseils d’administration/an, préparer les documents nécessaires
• gestion du courrier entrant et sortant
• gestion des e-mails
• préparation de lettres
• préparation des notes de frais
• gestion des appels entrants, prise de message, filtrage
• préparation de présentations PowerPoint pour des réunions internes
• recherche d’informations sur différents sujets
• préparation de documents sur MS Office
• contacts téléphoniques fréquents avec des partenaires extérieurs de haut niveau
• tâches administratives diverses telles que classement, photocopies, etc.
• travailler en binôme avec une autre Assistante, partager les informations ave elle, être le back up l’un(e) de l’autre

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Bachelor en Office Management ou en Langues
• Vous êtes parfaitement bilingue français/anglais (oral et écrit)
• Vous avez au moins 3-4 ans d’expérience dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• Vous êtes extrêmement précis(e), organisé(e), rigoureux(se) avec un sens aigu du détail
• Vous avez un très bon esprit d’équipe (travail en binôme avec une autre Assistante), un très bon relationnel, d’excellentes capacités de communication et un sens de la diplomatie
• Vous êtes flexible (notamment au niveau des horaires) et extrêmement discret(ète)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée et à plein temps
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire très compétitif et un package d’avantage extra-légaux complet incluant : des chèques repas (€8,00), une assurance groupe et hospitalisation (incluant les soins ambulatoires et dentaires), un plan de pension, le remboursement intégral des frais de transport, la prise en charge des frais de connexion internet au domicile, un bonus annuel discrétionnaire, 23 jours de congés annuels
• Horaires de travail: la semaine de travail est de 37h30 mais des heures supplémentaires occasionnelles sont à prévoir. Par ailleurs, le département a besoin d’un support administratif quotidien de 8h30 à 18h30 donc les 2 Assistantes s’organisent entre elles afin de couvrir cette plage horaire
• Localisation : la société est localisée en plein centre ville et est donc très facilement accessible en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel au sein de locaux magnifiques localisés dans le centre de Bruxelles !