Our client is an international association in the field of cancer research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gather +/- 30 staff and is located in the heart of the city (easy access via public transport). In order to cover for a maternity leave, they are today looking to recruit an experienced Legal Advisor to work in the Legal Department (4 staff).

Purpose of the role

 To collaborate with an extended team (legal advisors, Data Protection Officer, project managers, medical advisors, CEO, etc.) in managing the day-to-day contracts process in an efficient and timely manner.

Job description:

• Drafting, reviewing, negotiating and finalising all types of agreements related to cancer research including, without limitation, confidentiality agreements, letters of intent, clinical study agreements (e.g., with pharmaceutical companies, association members and partners, individual hospitals, vendors), consortium agreements, service agreements, grant agreements, as well as other related documents
• Working and liaising with team members to facilitate the coordination of the legal aspects of various study activities (e.g., start-up, amendment, termination)
• Advising on any legal and ethical issues related to the research being developed or conducted (e.g., informed consent, governance, etc.)
• Advising on a variety of other legal matters related to the running of the organisation (e.g., insurance, statutes, etc.)
• Advising on legal matters related to fundraising activities, when necessary

Profile:

• You hold a Master’s in Law
• You have 4 to 6 years experience in contracts law ideally acquired in a law firm as Lawyer/Barrister
• An experience in the field of clinical research or in the medical sector is a strong asset
• Fluent written and spoken English; Other languages are an asset
• Ability to work effectively in a multicultural environment
• Ability to work in a team, but also independently
• Strong sense of responsibilityand ethics
• Excellent organisationaland time-management skills,not losing sight of both short- and long-term objectives
• You are detail-oriented and precise
• You are able to multi-task and problem-solve in a busy and sometimes stressful environment
• You can work proactively, anticipate needs and follow things through
• You have a high level of integrity and professionalism, are able to maintain confidentiality and discretion at all times
• You are a positive individual with an engaging personality

Offer:

• A 1 year full time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and benefits package
• Working hours: 38h00/week, regular hours
• Location: the offices are located in the centre of Brussels and are very accessible by public transport (metro/tram)
• The opportunity to work in a stimulating international environment, and for an organisation which genuinely makes a difference!

Notre client est une société d’investissement à taille humaine localisée dans le centre de Bruxelles. Ils sont à la recherche d’un(e) Assistant(e) expérimenté(e) qui aura un rôle varié incluant l’assistanat pour le Directeur ainsi que l’assistanat financier de l’Expert comptable.

Description de fonction:

Assistanat de direction (50% du temps) :

• Apporter un soutien administratif de premier plan au Directeur
• Gestion de son agenda
• Organisation et préparation de réunions
• Organisation des déplacements (réservation des vols, demandes de visas, réservation des hôtels, etc.)
• Gestion des notes de frais
• Préparation de documents en utilisant les logiciels usuels (Word, Excel & PowerPoint)
• Tâches administratives variées (gestion de la correspondance, des appels entrants, accueil des visiteurs, mise à jour de listes de contacts, scanning et classement de documents, etc.)
• Projets divers (travaux de recherche, etc.)
• Tâches de secrétariat privé telles que la coordination des activités et des voyages privés du Directeur, etc.

Tâches financières (40% du temps) :

• Préparation des notes de frais
• Suivi des factures et des paiements
• Récolter toutes sortes de données financières et les communiquer à l’Expert comptable
• Participation à la préparation de rapports financiers
• Mise à jour d’informations financières dans des documents Excel, scanner et archiver des documents financiers, etc.

Tâches d’office management (10% du temps)

Le bureau n’emploie que 3 personnes et l’Assistant(e) est en charge de son bon fonctionnement

• Gestion des commandes de fournitures de bureau
•  Etre la personne de contact pour les fournisseurs

Profil:

• Vous maîtrisez parfaitement le français (avec d’excellentes compétences à l’écrit et vous avez un très bon niveau d’anglais
• Vous avez au minimum 5-7 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire idéalement acquise dans les services (conseil, finance, juridique)
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Vous êtes autonome, dynamique, proactif(ve) et savez résoudre les problèmes
• Vous avez le sens du service, une excellente présentation (environnement “corporate”), êtes polyvalent(e) et de nature coopérative
• Vous savez gérer les priorités et êtes orienté(e) qualité, vous êtes ponctuel(le), fiable et flexible
• Vous appréciez le fait de travailler dans une petite structure où vous serez occasionnellement seul(e) au bureau

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif

Notre client est un cabinet RH de renommée internationale avec des bureaux dans le monde entier. Leur structure belge (+/- 25 personnes) est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont actuellement à la recherche  d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) qui travaillera pour 2 Consultants.

Description de poste:

• gestion d’agenda
• coordination de voyages, réservations d’hôtels, préparation d’itinéraires de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• organisation logistique de rendez-vous avec des clients (voyages, hôtels, salles de conférences, vidéoconférences, etc.)
• préparation de contrats, de rapports d’activité, de cahiers des charges, etc.
• gestion des emails entrants, gestion du suivi
• préparation de lettres et d’emails
• préparation de présentations PowerPoint pour divers séminaires et réunions
• gestion et mise à jour de base de données
• coordination et suivi des factures afférentes aux projets en cours
• gestion des appels entrants, filtrage des appels, prise de messages
• contacts téléphoniques réguliers avec des interlocuteurs de haut niveau (dont des clients)
• travaux occasionnels de recherche (sur de nouveaux clients, leurs secteurs d’activité, etc.)
• suivi actif de tous les projets en cours
• classement de tous les documents inhérents à chaque projet

Profil:

• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit), avec un excellent niveau en néerlandais ou en français (idéalement un excellent niveau dans les 2 langues nationales).
• Expérience minimum de 5-7 ans dans un rôle d’Assistant(e) de direction, idéalement acquise dans le secteur des services (par exemple dans un cabinet d’avocats ou de conseil)
• Maîtrise des outils informatiques classiques et notamment de Word. Une bonne connaissance de PowerPoint est un atout.
• Excellentes compétences administratives, professionnalisme hors pair, sens aigu de la satisfaction client
• Très bonnes capacités d’organisation, grande précision, rigueur et bonne gestion des priorités
• Proactivité, capacité à solutionner les problèmes et à effectuer plusieurs actions en mêmes temps
• Vous êtes toujours diplomate et vous savez gérer les informations confidentielles
• Vous êtes extrêmement professionnel(lle) dans vos échanges téléphoniques, vous avez un bon sens commun, de la persistance, et savez communiquer à tous les niveaux
• Vous aimez le travail en équipe et savez gérer le stress

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance hospitalisation, assurance groupe, bonus, remboursement des frais de transport à 100%, possibilité de travailler de la maison pendant 1 jour/semaine)
• Un environnement de travail dynamique et international où règne un très bon esprit d’équipe!
• L’opportunité de travailler pour un patron qui recherche un(e) collaborateur(trice) proactif(ve) qui n’hésite pas à prendre des initiatives!

Our client is a high-profile international HR Consultancy with subsidiaries worldwide. Their Belgian offices (+/- 25 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to work for 2 Consultants.

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• coordinating logistics for client meetings (travel, hotel, conference rooms, videoconferences, etc.)
• drawing up client proposals, progress reports, project specifications, etc.
• monitoring incoming emails and ensuring a timely follow-up
• drafting letters and emails
• preparing PowerPoint presentations for various meetings & seminars
• updating and reviewing database information
• coordinating and following-up on invoices per assignment/project
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some research work (new clients, industry news, etc.)
• proactively following-up on all projects/assignments
• filing relevant documents after each project

Profile:

• Perfect knowledge of English (oral and written) and fluency in at least 1 of the 2 national languages (Dutch or French).
• You have minimum 5-7 years of experience in a role of Management/Executive Assistant, ideally in the service sector (e.g. legal, consultancy, …)
• You are computer literate and possess advanced skills in word processing (Microsoft Word). A good knowledge of PowerPoint can be a strong asset.
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are well organised, precise & rigorous and you are able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you like juggling multiple activities
• You are always diplomatic and you are able to treat confidential information appropriately
• You are able to handle phone calls with professionalism, common sense & persistency and you are able to communicate at all levels
• You want to be part of a team and you stress resistant

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, bonus & 100% reimbursement of public transport costs, possibility to work from home during 1 day/week)
• International and dynamic working environment with a very good team spirit!
• The opportunity to work for a boss who really enjoys working with a proactive right-hand who doesn’t hesitate to take initiatives!

SUMMARY OF THE ROLE

Assisting the Managing Partner and 2 Associates in an international law firm in the city centre of Brussels (easy access with public transport).  Providing high-quality secretarial services, managing agendas and travels, handling incoming mail/telephone calls, arranging meetings and modifying documents. Working languages in the department are English and French.  It is a busy role and department so an accurate way of working, a good communication and a positive & proactive attitude are really important.

JOB DESCRIPTION

• Managing agendas
• Making travel arrangements
• Arranging meetings, both internal and external, and managing & coordinating appointment diaries, ensuring Partner is well prepared for meetings
• Liaising with Marketing department for appropriate up-to-date material
• Typing and handling the layout of all sorts of letters and documents
• Adjusting legal, client-related documents
• Organising seminars and presentations if applicable
• Keeping contact lists up to date
• Taking telephone messages, monitoring calls when appropriate
• Dealing with incoming email, faxes and post
• Maintaining filing system, creating new files and archiving old files
• Welcoming and looking after visitors
• Providing updates on the progress of a variety of matters
• Carrying out background research and presenting findings into subjects the Partner & Associates are dealing with
• Assisting other assistants within the department
• Time Recording: inputting timesheets when applicable
• Preparing invoices and following-up on client payments
• Any other task requested by the attorneys

PROFILE

• Fluency in English (oral and written), very good knowledge of French
• Minimum 3-5 years of experience in a role as Management Assistant. Previous experience in the legal sector or within professional services in general, can be a strong asset.
• Strong administrative and IT skills (Ms Office, databases, accurate typing, internet research)
• A professional attitude and able to liaise with people at all levels
• Ability to work autonomously & manage projects but a constructive team attitude is also essential
• An accurate, punctual and organised person with a good sense of initiative
• Cheerful, dynamic and cooperative personality

OFFER

• Permanent contract
• Starting date: asap
• Salary: depending on level of experience
• Benefits: luncheon vouchers, DKV, group insurance, reimbursement of public transport or a parking spot
• Working hours: 9am-5.30pm (occasional overtime)
• Very stable and international working environment, positive and dynamic working atmosphere

Our client is a small investment firm located in the centre of Brussels.  They are looking to recruit an experienced Assistant who will be in charge of a mix role: he/she will be acting as a Personal Assistant for the CEO and will be assisting the chartered Accountant with some financial duties.

Job Description:

Personal Assistant tasks (50% of the time):

• Providing high-level administrative support to a top-level Executive
• Diary management
• Organising and preparing meetings
• Travel arrangements (flights, Visas, hotel bookings, etc.)
• Preparing expense reports
• Preparing documents using MS Office (Word, Excel & PowerPoint)
• General administrative duties (handling correspondence & telephone calls, welcoming visitors, updating contact lists, scanning and filing documents, etc.)
• Ad-hoc projects (e.g. research work)
• Private secretarial duties (coordinating private meetings & travel, etc.)

Financial tasks (40% of the time):

• Preparing expense reports
• Following-up on invoices and payments
• Researching financial information
• Collecting all sorts of financial information and sending it to the chartered accountant
• Helping out with the preparation of financial reports
• Updating Excel sheets with financial information, scanning and archiving relevant financial documents, etc.

Office management tasks (10% of the time):

The office is very small (3 people) and the assistant is the only support person in the office.  Therefore, he/she will also be in charge of the office management:

• Ordering office supplies
• Being the point of contact for all suppliers

Profile:

• You are perfectly fluent in French (with excellent writing skills) and you have a very good level in English.
• You already have at least 5-7 years of experience acquired in a Management/Personal Assistant role
• Experience in the service sector (consulting, finance, legal) can be a strong asset
• You are figure and IT minded (Word, Excel, Outlook)
• You are autonomous, dynamic, proactive and a genuine problem solver
• You are genuinely service minded, have an excellent corporate presentation, are versatile with a good sense of cooperation
• You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable and flexible
• You enjoy working in a small structure where you will be all alone in the office from time to time

Offer:

• A permanent employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary

Notre client est un acteur reconnu du secteur du tourisme. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable paye & rémunération pour rejoindre le département Ressources Humaines. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 140 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Rassembler, analyser, traiter et transmettre des informations et éléments variables de rémunération relatifs au personnel afin d’assurer le paiement correct des salaires.
• Recueillir, encoder et traiter les éléments nécessaires au calcul de la paie (absences, roulements, heures supplémentaires, astreintes, etc.).
• Calculer les éléments de rémunération spécifiques liés à l’exercice des fonctions
• Être le point de contact principal pour les personnels concernant les questions liées à leur rémunération.
• Exécuter des simulations de salaire pour des candidats en collaboration avec les maisons mères.
• Avoir une vision globale de l’environnement SI de l’outil de paie (flux entrants/sortants).
• Définir les tests à effectuer pour vérifier le bon fonctionnement de l’outil et les mettre en œuvre.
• Maîtriser le paramétrage et l’utilisation du logiciel de paie et le faire évoluer en fonction des nouveaux besoins.
• Mettre en place une collaboration pérenne avec les services de paie des maison-mères afin d’assurer un échange optimal des informations nécessaires au traitement des données de paie.
• Remonter les éventuels dysfonctionnements de l’outil de paie/erreurs de calcul aux partenaires du projet et collaborer de manière intensive avec les créateurs de l’outil.
• Revoir régulièrement les process utilisés afin d’optimiser les processus et les méthodes de travail.
• Créer et suivre les engagements dans le système comptable selon les directives de la comptabilité.
• Communiquer aux fournisseurs/partenaires internes les informations nécessaires à la facturation des prestations validées.
• Suivre mensuellement les dépenses et réceptionner les dépenses le cas échéant dans le système comptable.
• Valider les factures en attente de paiement dans le système comptable.
• Répondre aux questions des prestataires sur le paiement de leur facture en collaboration avec la comptabilité.
• Fournir à la comptabilité le détail par centre de coût de toutes les factures liées à la masse salariale et autres sujets RH.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un Bachelier pertinent et justifiez de minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et avez une très bonne connaissance du néerlandais.
• Vous avez une connaissance approfondie de MS Office et êtes à l’aise dans l’apprentissage de nouveaux outils informatiques.
• Vous avec l’esprit analytique et une facilité à travailler avec les chiffres.
• Vous êtes organisé(e), méthodique, précis(e) et rigoureux(se).
• Vous êtes autonome mais savez également travailler en équipe.
• Vous êtes un(e) bon(ne) communicateur(trice).
• Vous êtes orienté(e) clients internes et avez un grand sens de la confidentialité.
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions.

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant, Eco-chèques, assurance groupe et hospitalisation, remboursement intégral des frais de transport (transports en commun), nombreux avantages en nature, 37 jours de congés annuels (semaine de 38h00)
• Localisation : la société est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry. They are currently recruiting a diligent Payroll & Compensation Officer to join their HR department. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 140 people.

 Job description

• To gather, analyse, handle and forward remuneration data in order to ensure the correct payment of salaries
• To gather, encode and handle the necessary data for the calculation of payroll (leave of absence, sick leave, overtime, shift work, on call days, etc.)
• To calculate the remuneration according to the jobs’ specificities
• To be the main point of contact for the staff regarding salary questions and issues
• Doing salary simulations for would-be employees, in collaboration with the head offices in France and in Belgium
• To have a global vision of the payroll software
• To design specific tests in order to check that the payroll software operates correctly
• To master the use of the payroll software and to upgrade it so that it meets new requirements
• To develop a successful collaboration with the payroll departments of the head offices in France and in Belgium, in order to ensure an efficient exchange of information for payroll purposes
• To escalate possible dysfunctions of the payroll software and to closely work with the software designers in order to solve the issues
• To regularly assess the processes in order to improve them
• To create and follow hires in the accounting system according to the guidelines of the accounting department
• To share the invoicing data with third parts and suppliers
• To follow up the monthly expenses and, when necessary, to handle expenses in the accounting system
• To approve invoices in order to validate the payment in the accounting system
• Together with the accounting department, to answer queries from suppliers regarding the payment status of their invoices
• To provide the accounting department with the detail of all the HR-related invoices, overhead per overhead

Profile

• You hold a relevant Bachelor and possess at least 3 years experience in a similar role
• You are perfectly fluent in French and have an excellent knowledge of Dutch
• You have an extensive knowledge of MS Office and are at ease when it comes to learning new IT tools
• You are analytical and figure minded
• You are organised, methodical, precise and rigorous
• You are autonomous but can also operate in a team
• You have very good communications skills
• You are client minded and are very discrete
• You are proactive and solution minded 

Offer

• Starting date: ASAP!
• A permanent and full time contract
• A competitive salary with a comprehensive benefits package including luncheon vouchers, eco-chèques, group and health insurances, the full reimbursement of transport costs (public transport), numerous benefits in kind, 37 holiday days (the working week is 38h00)
• Location: the company is located in the centre of Brussels and is therefore very easily accessible by public transport
• A truly international and multicultural working environment, in a fast developing company!

 

 

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouvelle personne pour renforcer leur département Opérations. Le poste est très opérationnel et la personne sera basée sur le site, parmi les passagers et les membres d’équipage (et non pas dans un bureau).

Description de fonction

• S’assurer que les équipages sont près pour chaque véhicule
• Contacter les personnels de réserve quand nécessaire
• Réserver des hôtels pour les conducteurs quand nécessaire
• Faire des suggestions concernant le travail en shift des équipes
• Informer le superviseur en cas de retard
• Etre la personne de contact des Stewards et répondre à leurs questions sur les voyages
• Partager toutes les informations avec les conducteurs afin qu’ils puissent prévenir les passagers des retards et problèmes divers
• Etre la personne de contact pour tous les personnels (sur la plateforme, personnel à bord et conducteurs) et communiquer avec eux par sms
• Télécharger les dernières informations trafic sur le site de la société
• Assister les équipes dans le contrôle des billets
• Mettre à jour les systèmes d’information internes
• S’assurer que la procédure est correctement suivie concernant les passagers VIP, les personnes à mobilité réduite et les groupes
• Réserver des hôtels et des taxis pour les passagers quand nécessaire
• Mettre en œuvre la bonne procédure en cas d’incident ou de problème
• Etre en contact avec les homologues d’autres sociétés de transport partenaires
• Participer à divers groupes de travail concernant les événements commerciaux, afin de partager son savoir faire
• Participer à divers groupes de travail concernant le développement d’outils informatiques afin d’améliorer les informations aux passagers

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français et le néerlandais. Vous avez idéalement une bonne connaissance de l’allemand et de l’anglais.
• Vous êtes titulaire d’un Bachelor
• Vous avez déjà une première expérience acquise dans un service clients
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orale et une bonne vision globale
• Vous avez le sens du service clients et êtes orienté(e) solution
• Vous être très organisé(e) et autonome
• Vous avez de la ressource
• Vous êtes flexible en terme d’horaires de travail car le poste implique un fonctionnement en “shifts” : 6h00-14h00 ou 14h00-20h00, et le travail certains week-ends (1 fois/mois en moyenne)

Offre

• Date de commencement : dès que possible!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés et les week-ends, tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature (billets gratuits), un bonus annuel, 50 jours de congés/an
• Horaires de travail : 40h00/semaine, en « shift », comme indiqué ci-dessus
• Localisation : centre ville de Bruxelles, très facilement accessible en transports en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international transport company.  They are currently recruiting a diligent individual to join their Operations department. This is a very operational role, meaning that the person will be based on-site, amongst passengers and drivers (and not in an office).

Job description

• Ensuring that crews are ready for each vehicle
• Calling upon back up Drivers when needed
• Booking accommodations for the Drivers when needed
• Making suggestions concerning the shifts of staff
• Informing the Supervisor in case of delays
• Being the contact person of the Stewards and answering their queries regarding their journey
• Dispatching all relevant information to the Drivers so that they can inform passengers on delays, issues, etc.
• Being the contact person for all personnel (platform, on board and drivers), liaising with them via sms
• Uploading latest traffic information on the company website
• Assisting colleagues in ticket control
• Updating internal information systems
• Ensuring that the procedure is correctly followed regarding VIPs, groups or disabled passengers
• Booking hotels and taxis for passengers when needed
• Initiating the correct procedure in case of incident/issue
• Liaising with partners from other transport firms
• Participating in various working groups concerning sales events with the aim to share expertise and know how
• Participating in various working groups concerning the development of IT tools for improving passenger information

Profile

• You are fluent in French & Dutch. You also ideally have a working knowledge of German and English.
• You hold a Bachelor
• You ideally have a fist experience in customer service
• You have very good communication skills, with a global vision
• You are service minded and solution oriented
• You are well organised and autonomous
• You are hands on
• You are flexible regarding your work schedule as the position involves shift work: 6.00 am-2.00 pm and 2.00 pm-10.00 pm. The position also involves working during week-ends (1 week-end/month)

Offer

• Starting date: ASAP!
• A full time, permanent contract
• A competitive salary including monthly bonus (for shift work and work during week-ends), luncheon vouchers (€8,00), ecochèques (€250,00), health and group insurance, benefits in kind, yearly bonus, 50 holiday days
• Working schedule: 40h00/week, in shifts (as described above)
• Location: Brussels city centre, very easily accessible by public transport
• A truly international and multicultural working environment in a fast developing company!