Our client is an international association in the field of cancer research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office gather +/- 30 staff and is located in the heart of the city (easy access via public transport). They are today looking to recruit a diligent Executive Assistant to their CEO.

Job description:

• Keeps the CEO and other members of the senior management team organised by assisting with email follow-up and filing
• Manages the CEO’s calendar and serves as “gatekeeper”; reminds the CEO of events on the calendar and takes the initiative to make sure she is prepared with the right documents and information; ensures that all the necessary travel arrangements are made
• Determines matters of top priority and handles them accordingly
• Helps organise travel & accommodation for employees to various international meetings and conferences
• Maintains calendars or other databases, as needed
• Organises teleconferences, webex and other meetings organised at the HQ or with partners
• Liaises with a variety of partners both inside and outside of the organisation on a variety of matters
• Provides administrative support for activities related to the Executive Board or members, including collection of administrative documents, scheduling of meetings, preparation of meeting materials, circulation of agendas, the maintenance of participation statistics, and filing
• Helps prepare/update slides and other documentation
• Provides coordination and administrative services to events as needed (e.g., preparation of invitations, contact lists, publicity, liaison with invitees and venue, and general administrative support)
• Manages agendas’ correspondence, agendas, and related documents
• Assists in the completion of various forms, notices and other communications, which may require posting and/or publication
• Additional duties as needed to address business or staffing needs and changing business practices as defined by the CEO
• To punctually, yet regularly, provide support to the Deputy CEO and Scientific Director (+/- 20% of the time in total)

Profile:

• You ideally hold a relevant Bachelor (Secretariat, Office Management, Languages, etc.)
• You have already gained at least 5 years experience in a similar role and at a similar level
• You are a born Assistant in the sense that you thrive in making the life of your boss easier
• You are perfectly fluent in English (both written and spoken). Any other language is a plus
• You are proficient in Windows, including MS Word, Excel and PowerPoint
• You have strong interpersonal skills and the ability to build positive relationships with stakeholders, including staff, executive board members and external partners
• You are detail-oriented, highly organised with excellent time-management skills, not losing sight of both short- and long-term objectives
• You are able to multi-task and problem-solve in a busy environment
• You can work independently, acting proactively, anticipating needs, prioritising and following through
• You have a high level of integrity, sense of responsibility and professionalism, able to maintain confidentiality and discretion at all times

Offer:

• A permanent and full time contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance (fully paid by the employer), group insurance, reimbursement of transport costs, home internet connection, cell phone, laptop, 28 holiday days
• Working hours: 38h00/week, regular hours, some flexibility will be required
• Location: the offices are located in the centre of Brussels and are very accessible by public transport (metro/tram)
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!

Notre client est un cabinet d’avocats international réputé avec des entités dans le monde entier. Leur structure belge, de taille humaine, est située dans le quartier Louise de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) Assistant(e)/Secrétaire juridique pour renforcer leur équipe de professionnels de premier plan.

Objectif du poste

L’équipe de Bruxelles s’agrandit et est donc à la recherche d’une personne supplémentaire. L’assistant(e) apportera un soutien à une équipe d’avocats (incluant 1 Associé). La personne s’occupera de la gestion des agendas, de l’organisation des voyages, de la gestion des feuilles d’heures et de la facturation, des soumissions, de la préparation des documents, du classement, etc.

Description de poste

• Coordination des agendas et des invitations via Outlook
• Assistance dans le suivi des dossiers et de l’ouverture des dossiers clients
• Facturation et assistance comptable : suivi des factures d’honoraires et enregistrement, préparation des factures clients (formatage, sauvegarde, impressions et coordination avec l’équipe de facturation), suivi des factures clients déjà envoyées
• Enregistrement et émission des feuilles d’heures lorsque les avocats sont en déplacement
• Réservations d’hôtel et organisation des voyages, préparation des notes de frais, suivi des coûts de roaming (fournir des comptes rendus réguliers)
• Assistance au niveau des inscriptions à des conférences et autres événements, gestion des mises à jour des agendas
• Gestion des demandes de visas
• Gestion des dossiers de soumissions (formatage et impression des documents, photocopies, assemblage des documents selon l’ordre préétabli, scan des documents, organisation du transport par coursier), archivage électronique et papier des soumissions
• Impression, formatage (présentation générale, table des matières), scan des documents
• Classement des documents (papier et électronique), archivage
• Gestion des commandes auprès des traiteurs, réservations auprès de restaurants, commandes de taxis
• Organisation des appels en téléconférence et vidéoconférence
• Encodage et mise à jour des contacts dans la base de données
• Assistance dans l’organisation de réunions et dans la préparation de séminaires (liste des participants, encodage des informations dans un dossier électronique, formatage des présentations PowerPoint)
• Collaboration étroite avec les réceptionnistes et autres assistants(es) juridiques afin d’assurer un partage optimal des informations au sein de l’équipe, assurer un relai en cas de l’absence de collègues

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais et le néerlandais.  Le français est un atout pour la fonction.
• Vous avez entre 2 et 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans un environnement similaire (p.ex. cabinet d’avocats ou de conseil, Big 4, Institutions européennes)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Vous avez une présentation soignée et professionnelle, une très bonne élocution ainsi qu’un réel savoir vivre
• Vous avez de bonnes compétences relationnelles, un réel sens du service client et savez communiquer à tous les niveaux (avocats, clients, collègues, fournisseurs et visiteurs)
• Vous êtes très organisé(e), ponctuel(lle), capable de gérer les priorités, êtes multitâches et avez le souci du détail
• Vous avez de la ressource, êtes doté(e) d’un caractère positif, savez vous adapter à des situations changeantes et à des personnalités différentes et vous faites preuve de bon sens
• Vous avez le sens de la confidentialité et êtes très discret(ète)
• Vous êtes stable, doué(e) de diplomatie et avez le sens de l ‘écoute
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous savez travailler au sein d’une petite équipe

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Horaires de travail : 9h00-17h30 ou 9h30-18h00
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€ 8/jour), une assurance hospitalisation, le remboursement intégral des frais de transport, 23 jours de congés annuels
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• Un poste diversifié au sein d’une équipe soudée où règne une très bonne ambiance, notamment entre les Avocats et les équipes de support
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team is looking for a talented Assistant/Legal Secretary who will reflect their high-quality service and level of professionalism.

Purpose of the job

The Brussels team has grown and, therefore, there is a need for additional administrative support.  The Assistant/Legal Secretary will support a team of lawyers (including 1 Partner) in their daily activities.   He/she will offer assistance with agenda management, hotel & travel arrangements, conflict checks, timesheets & billing, submissions, document formatting, filing, etc.

Job description:

• Coordinating agendas and invites (Outlook)
• Assistance with conflicts checks, new clients and matters openings
• Billing & accounting assistance: keeping track of fees to record; preparing client invoices (formatting, saving, printing in coordination with billing team); keeping track of recorded client invoices
• Recording and releasing timesheets when lawyers are travelling
• Making hotel and travel arrangements, preparing travel expense notes, monitoring the roaming costs ( and giving regular updates)
• Assistance with conference and events registrations, handling respective agenda updates
• Managing visa applications
• Handling submissions (printout and formatting of documents, photocopies, assembling in folders in a specific order, scanning of documents, organising the couriers) and archiving electronic / paper submissions
• Printing, formatting (layout and table of contents), scanning documents
• Filing documents (paper and electronic), archiving
• Handling catering orders, booking restaurants, ordering taxis
• Assistance with conference calls and video conferences arrangements
• Encoding and updating contacts in the firm’s database
• Assistance with meeting and seminar preparations (list of participants, storing the details in an electronic folder, formatting PowerPoint presentations)
• Working closely with the Receptionists/Office Assistants and Assistant/Legal Secretaries, ensuring an efficient transfer and communication within the team, providing cover in case of absence

Profile:

• Excellent command of English and Dutch with some knowledge of French
• 2 to 5 years of administrative experience, preferably in an international Law Firm, Consulting Firm, Big 4/Financial Services Firm, EU institution or organisation
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent presentation, professional appearance and polite attitude, good elocution
• Excellent interpersonal and customer service skills to communicate with senior level Attorneys, Clients, Staff, suppliers and others visitors
• Highly organised & punctual, able to set priorities and multitask assignments, excellent attention to detail
• Resourceful and positive attitude, ability to adapt to different situations and personalities and apply common sense
• Respect for confidentiality and discretion
• Stable and diplomatic personality, good listener
• Ability to be proactive & solution oriented
• Ability to work efficiently in a small team

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 9am-5.30pm or 9.30am-6pm
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth.
• A varied position within a closely-knit team where a very good atmosphere prevails, especially between the lawyers and the support departments
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice and offices in the centre of Brussels!

 

Our client is a leading global provider of HR solutions    Their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Receptionist.

Job description:

• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately
• Booking conference rooms and ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided
• Preparing the meeting rooms (including IT/audio-visual equipment, setting up Skype/ Facetime/video conference meetings if necessary)
• Ordering and coordinating lunches & catering
• Ordering kitchen supplies for the office & the meeting rooms
• Ordering taxis and express courier
• Receiving, sorting and distributing daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Manage smooth functioning of office environment (e.g. changing water tanks, filling copier, changing cartridges, etc.)
• Updating internal telephone list
• Performing other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, collating, faxing, etc.
• Assisting with the organisation of clients or staff events
• Making sure the reception and client area are constantly professional looking

Profile:

• You are fluent in Dutch, English and French
• You possess ideally 2-5 years of experience in a similar role – preferably in a similar environment (service sector)
• You are able to represent the company in a professional way (smart presentation)
• You are able to maintain confidential information and you have the ability to field phone calls with enthusiasm, professionalism, tact, common sense and persistency
• You show an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are organised and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are proactive & solution oriented
• You are a good team player and you have a flexible attitude

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: it is a part-time position (60% up to 80%). A possible working schedule could be: Monday & Tuesday morning, Wednesday & Thursday afternoon and Friday all day.  Some variations to this schedule are possible.
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very dynamic working environment with room for initiative
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

 

Notre client est un grand nom du secteur du conseil en ressources humaines. Leur bureau belge (+/- 20 personnes) est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour un temps partiel.

Description de fonction

• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Réserver et préparer les salles de réunion (ce-incluant les équipements informatiques et audiovisuels nécessaires)
• Passer les commandes auprès du traiteur, coordonner les livraisons
• Commander les rafraîchissements/snacks pour les salles de réunion et pour le bureau en général
• Commander les taxis et coursiers
• Gérer le courrier entrant et sortant (lettres, magasines, journaux, etc.), gérer les livraisons, les coursiers, etc.
• S’assurer que le bureau fonctionne correctement et gérer donc l’approvisionnement des fontaines à eau, vérifier que les imprimantes sont en état de marche, changer l’encre, etc.
• Mettre à jour la liste téléphonique interne
• Prendre en charge d’autres tâches administratives telles que photocopies, classement,  assemblage de documents, fax entrants et sortants, etc.
• Participer à l’organisation d’événements  clients ou du personnel
• S’assurer que la réception et l’espace client sont impeccables tout au long de la journée

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Trilingue néerlandais, anglais et français
• Idéalement 2-5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous savez gérer des informations confidentielles et, lors de communications téléphoniques, vous faites preuve d’enthousiasme, de professionnalisme, de tact, de bon sens et de persistance
• Vous êtes orienté(e) client, rigoureux(se) et très professionnel(le)
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et vous avez le souci du détail
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et êtes flexible

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : il s’agit d’un temps partiel (60% jusqu’à 80%). Un horaire possible serait : lundi et mardi matin, mercredi et jeudi après-midi et toute la journée le vendredi.
• Un salaire compétitif  assorti d’un package complet
• Un environnement de travail très professionnel et dynamique, offrant la possibilité à ses collaborateurs(trices) de faire preuve d’initiative
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

 

Notre client est une société de renommée internationale qui offrent des services de recherche de cadres dirigeants.   Ils ont des bureaux dans le monde entier. Leur structure belge (+/- 25 personnes) est située dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont actuellement à la recherche  d’un(e) nouveau(elle) assistant(e) qui travaillera pour 1 Consultant(e).

Description de poste:

• gestion d’agenda
• coordination de voyages, réservations d’hôtels, préparation d’itinéraires de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• organisation logistique de rendez-vous avec des clients (voyages, hôtels, salles de conférences, vidéoconférences, etc.)
• préparation de contrats, de rapports candidats, de rapports d’activité, de cahiers des charges, etc.
• gestion des emails entrants, gestion du suivi
• préparation de lettres et d’emails
• préparation de présentations PowerPoint pour divers séminaires et réunions
• gestion et mise à jour de base de données
• coordination et suivi des factures afférentes aux projets en cours
• gestion des appels entrants, filtrage des appels, prise de messages
• contacts téléphoniques réguliers avec des interlocuteurs de haut niveau (dont des clients)
• travaux occasionnels de recherche (sur de nouveaux clients, leurs secteurs d’activité, etc.)
• suivi actif de tous les projets en cours
• classement de tous les documents inhérents à chaque projet

Profil:

• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit), avec un excellent niveau en néerlandais ou en français (idéalement un excellent niveau dans les 2 langues nationales).
• Expérience minimum de 5-7 ans dans un rôle d’Assistant(e) de direction, idéalement acquise dans le secteur des services (par exemple dans un cabinet d’avocats ou de conseil)
• Maîtrise des outils informatiques classiques et notamment de Word. Une bonne connaissance de PowerPoint est un atout.
• Excellentes compétences administratives, professionnalisme hors pair, sens aigu de la satisfaction client
• Très bonnes capacités d’organisation, grande précision, rigueur et bonne gestion des priorités
• Proactivité, capacité à solutionner les problèmes et à effectuer plusieurs actions en mêmes temps
• Vous êtes toujours diplomate et vous savez gérer les informations confidentielles
• Vous êtes extrêmement professionnel(lle) dans vos échanges téléphoniques, vous avez un bon sens commun, de la persistance, et savez communiquer à tous les niveaux
• Vous aimez le travail en équipe et savez gérer le stress

Offre:

• Un contrat de 6 mois suivi d’un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance hospitalisation, assurance groupe, bonus, remboursement des frais de transport à 100%, possibilité de travailler de la maison pendant 1 jour/semaine)
• Un environnement de travail dynamique et international où règne un très bon esprit d’équipe!
• L’opportunité de travailler pour un patron qui recherche un(e) collaborateur(trice) proactif(ve) qui n’hésite pas à prendre des initiatives!

Our client is a high-profile and international company offering Executive Search Services.  They have subsidiaries worldwide. Their Belgian offices (+/- 20 people) are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent Executive Assistant to work for 1 Consultant.

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• coordinating logistics for client meetings (travel, hotel, conference rooms, videoconferences, etc.)
• drawing up candidate reports, client proposals, progress reports, project specifications, etc.
• monitoring incoming emails and ensuring a timely follow-up
• drafting letters and emails
• preparing PowerPoint presentations for various meetings & seminars
• updating and reviewing database information
• coordinating and following-up on invoices per assignment/project
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some research work (new clients, industry news, etc.)
• proactively following-up on all projects/assignments
• filing relevant documents after each project

Profile:

• Perfect knowledge of English (oral and written) and fluency in at least 1 of the 2 national languages (Dutch or French).
• You have minimum 5-7 years of experience in a role of Management/Executive Assistant, ideally in the service sector (e.g. legal, consultancy, …)
• You are computer literate and possess advanced skills in word processing (Microsoft Word). A good knowledge of PowerPoint can be a strong asset.
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are well organised, precise & rigorous and you are able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you like juggling multiple activities
• You are always diplomatic and you are able to treat confidential information appropriately
• You are able to handle phone calls with professionalism, common sense & persistency and you are able to communicate at all levels
• You want to be part of a team and you stress resistant

Offer:

• A 6-month contract followed by a permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, bonus & 100% reimbursement of public transport costs, possibility to work from home during 1 day/week)
• International and dynamic working environment with a very good team spirit!
• The opportunity to work for a boss who really enjoys working with a proactive right-hand who doesn’t hesitate to take initiatives!

Notre client est un acteur historique et respecté du monde de la haute finance à Bruxelles. Leurs bureaux sont localisés dans le centre ville et sont donc très accessibles en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) RH qui reportera à la DRH. Il s’agit d’un contrat à durée déterminée de 3 à 6 mois.

Description de fonction

• Etre responsable pour l’administration des dossiers du personnel, s’assurer qu’ils sont en permanence bien à jour

• Résoudre les problèmes liés à l’administration du personnel et collaborer avec le secrétariat social à ce sujet
• Mettre à jour et gérer les bases de données internes
• Recrutement: créer et mettre à jour les descriptions de poste dans le système interne, enregistrer les CV, organiser les rendez-vous avec les candidats, etc.
• Préparer les livrets d’accueil pour les nouveaux employés
• Gérer toute l’administration du personnel liée aux entrées et sorties du personnel et aux transferts internes
• Finance: vérifier et assigner toutes les factures du département RH, aider la DRH à collecter les données financières en vue du reporting interne
• Répondre aux questions des employés, préparer les documents et lettres RH
• Tâches et projets ad-hoc: mettre à jour les organigrammes, organiser les sessions de formation, etc.

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor
• Vous avez 2-4 ans d’expérience réussie dans le domaine de la gestion du personnel et/ou de l’administration en général
• Vous maitrisez parfaitement le français et l’anglais (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Une bonne connaissance du néerlandais est un atout important
• Vous travaillez en profondeur, avec le souci du détail et avec le but d’atteindre les objectifs fixés
• Vous avez un certain esprit critique et de la curiosité
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation qui vous permettent d’être multitâche et d’établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe mais êtes également capable de fonctionner de façon autonome et de prendre des initiatives
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité et êtes très discret(ète)
• Et par dessus tout, vous avez une personnalité ouverte et positive!

Offre

• Un contrat à durée déterminée de 3 à 6 mois
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant des tickets restaurant et le remboursement intégral des frais de transport
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible par métro ou train
• L’opportunité de travailler dans un environnement international et dans une ambiance positive!

 

 

 

 

 

Our client is an investment company located in the centre of Brussels (easy access with public transport). They are today looking to recruit a diligent HR Assistant who will be reporting to the HR Director.  The position is temporary (3-6 months).

Job description

• Being responsible for the administration of the personnel files, ensuring that all employee records are up to date
• Solving and pursuing problems connected to personnel administration and liaising with the social secretariat when needed
• Updating and managing internal databases
• Recruitment: creating/updating job descriptions in system, registering CVs, organising interviews with candidates, etc.
• Preparing on-boarding packs for newcomers
• Handling the HR administration related to new joiners, leavers, internal transfers
• Finance: checking and inputting all HR-related invoices, helping the HR Director to collate financial data for internal reporting
• Answering questions of employees, preparing HR-related letters and documents
• Ad-hoc tasks & projects: updating organisational charts, organising training sessions, etc.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree
• You have 2-4 years of experience in the field of HR or Office Administration in general
• You have excellent written and verbal skills in English and French. A good working knowledge of Dutch is a very strong asset.
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a critical and curious mind
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• Above all, you have a positive and friendly personality

Offer

• A contract of limited duration
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits include luncheon vouchers and the full reimbursement of public transport costs
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by train and metro
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you can have interesting learning opportunities and enjoy a very positive working atmosphere!

SOCIETE

Notre client est un cabinet d’avocats international présent dans plus de 40 pays en Amérique, Europe, Moyen Orient, Afrique et Pacifique. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) Responsable du recrutement pour la Belgique (+/- 220 personnes) et le Luxembourg (+/- 35 personnes).

OBJECTIF DU POSTE

La personne sera chargée de faciliter un processus de recrutement efficace pour les candidats et les clients et sera le point de contact pour les bureaux belge et luxembourgeois. Elle sera en charge du recrutement des avocats et du personnel de support et travaillera en collaboration avec les partenaires RH en Belgique, au Luxembourg et au Royaume Uni. En utilisant des outils et des méthodes de recrutement performants, elle s’assurera que les postes sont pourvus dans les délais impartis tout en respectant les budgets alloués. Le poste sera basé à Bruxelles et impliquera de fréquents déplacements à Londres et au Luxembourg.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

• Gérer un portefeuille de postes ouverts sur la Belgique et le Luxembourg
• Travailler en collaboration étroite avec les partenaires RH et les Managers afin d’identifier les besoins
• Développer et mettre à jour une base de données de candidats
• Gérer et développer des relations avec les parties concernées par les recrutements et avec les fournisseurs
• Prendre les descriptions de fonction auprès des Managers et décider avec eux d’une stratégie de recrutement
• Utiliser son expertise afin de d’envisager la meilleure stratégie et les meilleurs canaux pour identifier les talents, élaborer le processus de sélection, le plan d’action, l’échéancier, l’implication des acteurs-clés, et prendre en compte les contraintes budgétaires dans la procédure
• S’assurer que les autorisations de recrutement ont été obtenues avant de lancer la recherche
• Evaluer la validité et la cohérence des descriptions de fonction avant d’entamer chaque processus
• Travailler avec des partenaires extérieurs présélectionnés mais utiliser également l’approche directe afin de fournir un modèle efficace et un bon rapport qualité prix
• Explorer les différentes sources de recrutement et décider comment les utiliser: base de données de talents internes et externes, recommandations de membres du personnel, approche directe, réseaux sociaux, annonces, agences et cabinets de recrutement, chasseurs de tête
• Créer des annonces ainsi que d’autres outils marketing qui promeuvent la société tout en attirant de nouveaux talents
• Travailler avec les Managers, les aider à développer leurs compétences de recruteurs, à utiliser les outils et autres matériels en place et à suivre des processus de recrutement qualitatifs
• Lancer les procédures de recrutement et gérer les processus du début à la fin, ce-incluant la gestion des candidatures reçues, la préparation de sélections pour les Managers, la conduite des entretiens de recrutement, soit avec le Manager ou séparément, gérer les tests et les évaluations, coordonner les entretiens en collaboration avec l’équipe administrative
• Echanger avec les Managers au moment de la prise de décision et de l’offre, faire les offres aux candidats et gérer les aspects de négociation salariale
• Rester en contact avec les nouvelles recrues pendant leur période d’intégration
• Participer aux projets de l’équipe de recrutement (ex: promotion d’un nouveau site de recrutement ou de nouveaux outils)

COMPETENCES ET PERSONNALITE

• Excellent niveau oral et écrit en anglais, français et néerlandais
• Très bonne expérience (minimum 4-5 ans) dans un rôle de Recruteur(euse) interne dans lequel vous avez géré des processus de recrutement de A à Z
• Une bonne connaissance du milieu juridique est fortement souhaitée
• Très bon sens de l’organisation, orienté(e) résultats, capacité à gérer un volume de travail important à un rythme soutenu
• Très bonne élocution, crédibilité, confiance dans sa capacité à gérer les recrutements et les relations avec acteurs-clés
• Capacité à convaincre et à construire des relations avec de nombreux interlocuteurs
• Professionnalisme, sens des responsabilités
• Très bonne connaissance et expérience des différentes méthodes et techniques d’identification de talents
• Proactivité et enthousiasme
• Flexibilité, adaptabilité au changement
• Très bon esprit d’équipe, approchable

OFFRE

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Un environnement international, exigeant mais également gratifiant
• Déplacements fréquents à Londres et au Luxembourg (1 semaine/mois)