COMPANY

Our client is an international law firm active in more than 40 countries throughout the Americas, Europe, the Middle East, Africa and Asia Pacific.   They are currently hiring a Recruitment Manager for Belgium (+-220 people) and Luxembourg (+/- 35 people).

PURPOSE OF THE ROLE

The Recruitment Manager will be responsible for facilitating a best in class recruitment experience for candidates and internal clients, and will be the primary recruitment contact for the Belgium and Luxembourg office.  The job holder will manage a portfolio of fee earner and business services-related vacancies and will partner with local business and HR stakeholders in Belgium, Luxembourg and the UK using best practice recruitment tools and techniques to ensure the vacancies are filled on a timely basis with the right candidate and to budget.  The role will be based in Brussels, with frequent regular travel to London and Luxembourg.

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Managing a portfolio of vacancies (fee earners and business service professionals) for Belgium and Luxembourg
• Working closely with HR stakeholders and Hiring Manager to identify hiring needs
• Developing and maintaining candidate talent pools and pipelines
• Managing and maintaining relationships with internal stakeholder and suppliers
• Taking a recruitment brief with the Hiring Manager and consulting to agree a recruitment plan
• Using expertise to agree best practice sourcing methods and channels, selection process methods and selection plan, timescales, involvement of key stakeholders in the process, and incorporate any budgetary constraints
• Ensuring that all necessary approvals to recruit are obtained
• Testing validity and consistency of job descriptions at start of each recruitment process
• Working with preferred recruitment suppliers and direct attraction channels to deliver a cost-effective and efficient streamlined model
• Exploring and deciding how to utilise sourcing strategies including internal and external talent pools, employee referral scheme, internet and direct sourcing channels, recruitment advertising, agencies, and executive search firms
• Creating recruitment advertising materials and other recruitment marketing collateral to represent the company brand, and attract key talent
• Working with Hiring Managers to upskill them to use interview toolkits and other materials to ensure compliant and best in class recruitment processes
• Raising the vacancy and managing the recruitment campaign from end to end, including screening applications and creating shortlists for the Hiring Manager, interviewing candidates, either with the Hiring Manager or separately as required, managing testing and assessments, and overseeing all interview co-ordination, supported by the recruitment administration team
• Consulting with Hiring Managers on final decisions on offers, extending offers to candidates and carrying out all required negotiations
• Liaising with candidates throughout pre-employment on-boarding period
• Participating on Recruitment team projects (e.g. the promotion of a new recruitment website/tool)

SKILLS AND ATTRIBUTES

• Highly advanced written and spoken English, French and Dutch are essential
• Strong experience (min 4-5 years) in an In-House Recruitment role managing vacancies end to end
• Someone with working knowledge of the Legal sector is highly desirable
• Highly organised and result oriented, able to manage a high workload and work well at pace
• Articulate, with credibility and confidence to take charge of managing vacancies and stakeholders
• Strong influencer, good at building rapport with a wide range of stakeholders
• High level of professionalism and personal accountability
• Knowledgeable and experienced in a range of selection techniques and sourcing methods
• Proactive and enthusiastic
• Flexible and adaptable to change
• Approachable team player

OFFER

• Permanent, full-time contract
• Starting date: asap!
• Competitive salary package depending on experience
• An international, challenging & rewarding working environment
• Regular travel to the UK and Luxembourg (up to 1 week every month)

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Collaborateur(trice) chargé(e) d’assurer la défense des intérêts du client au sein  d’une équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 30 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Tout au long du voyage du client, vous suivez son parcours, les difficultés rencontrées et vous gérez les éventuelles prises en charge
• Vous êtes en charge de la veille des réseaux sociaux et des médias
• Vous gérez la communication client sur le site internet, les applications, l’envoi de sms, etc.
• Vous êtes le relai de la voix des clients lors des prises de décisions du Superviseur
• Vous êtes le point de contact entre le département et le service clientèle pour l’échange d’information qui sera diffusé sur les réseaux sociaux, le chat et le téléphone
• Vous êtes le point de contact avec les équipes sur le terrain afin de prendre le pouls de la situation et des difficultés en station
• Vous gérez les réclamations, les demandes de compensations et demandes d’informations des clients par téléphone, e-mail et courrier
• Vous interagissez en temps réel avec les clients via le chat
• Vous êtes chargé(e) du suivi administratif de différents produits
• Vous transmettez les demandes particulières aux services concernés
• Vous participez à la gestion des réseaux sociaux en animant et modérant les comptes Twitter, Facebook, etc. Vous créez du contenu et gérez les interactions avec les clients
• Vous êtes basé(e) dans le service des opérations (4 jours/semaine) et dans le service clients (1 jour/semaine)

Profil

• Vous possédez parfaitement 3 des 4 langues suivantes : français, néerlandais, allemand, anglais
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de +/- 1 an dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites: vous êtes doté(e) d’une excellente élocution et avez des très bonnes capacités rédactionnelles (notamment sur les réseaux sociaux)
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous avez la capacité de vous mettre à la place du client et à anticiper ses besoins
• Vous êtes dynamique, flexible et résistant(e) au stress (urgences soudaines, changements de priorités)
• Vous avez une personnalité positive, ouverte, enthousiaste et motivée
• Bien qu’autonome, vous avez un excellent esprit d’équipe
• Vous avez un esprit analytique, de la rigueur et êtes organisé(e)
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (horaires décalés et travail 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : Fin 2018!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaires décalés et le week-end, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 37 jours de congés annuels
• Horaires : travail en « shift » : 6h00-14h00 et 14h00-22h00, ainsi que 2 week-end/mois
• Accès : la société est située à proximité d’une des gares principales de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the travel industry.  They are currently recruiting a diligent Customer Care Officer to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 30 people).  Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• Throughout the journey of the client, you ensure a diligent customer service, following up the situation and anticipating the client’s needs
• You monitor the social media
• You manage the client communication on the website, on apps, via text messages, etc.
• You advocate the client’s interests towards the Supervisor
• You are the point of contact between the department and the customer service concerning the exchange of information on social media, via the chat and on the telephone
• You liaise with the on-site teams in order to gauge the pulse of the situation in the stations
• You manage complaints, reimbursement and information requests from clients by phone, e-mail and snail mail
• You interact live with clients via the chat
• You are in charge of the administrative follow up of several products
• You escalate requests to the appropriate department
• You manage the social media account, you facilitate and monitor the exchanges. You create some content and manage the interactions with the clients
• You are based in the operational centre (4 days/week) and in the customer service department (1 day/week)

Profile

• You are perfectly fluent in 3 of the 4 following languages: French, Dutch, German, English
• You have a first relevant experience of +/-1 year (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills (appropriate for social media communication)
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You can anticipate your clients’ needs
• You are dynamic and stress resistant (handling sudden emergencies, changing priorities)
• You have a positive attitude, an open mind-set, you are enthusiastic and motivated
• You are autonomous yet also genuinely team spirited
• You are analytical, rigorous and organised
• You are flexible in terms of working hours as you will be working in shifts and during weekends (on average during 2 weekends/month)

Offer

• Starting date: end 2018!
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shits/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 37 holiday days
• Working hours: shift work, 6.00 am-2.00 pm and 2.00 pm-10.00 pm and 2 week-ends/month
• Location: the offices are located close to a Brussels train station and are therefore very accessible by public transport
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

Notre client est un cabinet d’avocats international réputé avec des entités dans le monde entier. Leur structure belge, de taille humaine, est située dans le quartier Louise de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) Assistant(e)/Secrétaire juridique pour renforcer leur équipe de professionnels de premier plan.

Objectif du poste

L’équipe de Bruxelles s’agrandit et est donc à la recherche d’une personne supplémentaire. L’assistant(e) apportera un soutien à une équipe d’avocats (incluant des Associés). La personne s’occupera de la gestion des agendas, de l’organisation des voyages, de la gestion des feuilles d’heures et de la facturation, des soumissions, de la préparation des documents, du classement, etc.

Description de poste

• Coordination des agendas et des invitations via Outlook
• Assistance dans le suivi des dossiers et de l’ouverture des dossiers clients
• Facturation et assistance comptable : suivi des factures d’honoraires et enregistrement, préparation des factures clients (formatage, sauvegarde, impressions et coordination avec l’équipe de facturation), suivi des factures clients déjà envoyées
• Enregistrement et émission des feuilles d’heures lorsque les avocats sont en déplacement
• Réservations d’hôtel et organisation des voyages, préparation des notes de frais, suivi des coûts de roaming (fournir des comptes rendus réguliers)
• Assistance au niveau des inscriptions à des conférences et autres événements, gestion des mises à jour des agendas
• Gestion des demandes de visas
• Gestion des dossiers de soumissions (formatage et impression des documents, photocopies, assemblage des documents selon l’ordre préétabli, scan des documents, organisation du transport par coursier), archivage électronique et papier des soumissions
• Impression, formatage (présentation générale, table des matières), scan des documents
• Classement des documents (papier et électronique), archivage
• Gestion des commandes auprès des traiteurs, réservations auprès de restaurants, commandes de taxis
• Organisation des appels en téléconférence et vidéoconférence
• Encodage et mise à jour des contacts dans la base de données
• Assistance dans l’organisation de réunions et dans la préparation de séminaires (liste des participants, encodage des informations dans un dossier électronique, formatage des présentations PowerPoint)
• Collaboration étroite avec les réceptionnistes et autres assistants(es) juridiques afin d’assurer un partage optimal des informations au sein de l’équipe, assurer un relai en cas de l’absence de collègues

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais (oral et écrit) et le français et/ou le néerlandais. Les candidats(tes) trilingues seront retenus en priorité
• Vous avez entre 2 et 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans un environnement similaire (p.ex. cabinet d’avocats ou de conseil, Big 4, Institutions européennes)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Vous avez une présentation soignée et professionnelle, une très bonne élocution ainsi qu’un réel savoir vivre
• Vous avez de bonnes compétences relationnelles, un réel sens du service client et savez communiquer à tous les niveaux (avocats, clients, collègues, fournisseurs et visiteurs)
• Vous êtes très organisé(e), ponctuel(lle), capable de gérer les priorités, êtes multitâches et avez le souci du détail
• Vous avez de la ressource, êtes doté(e) d’un caractère positif, savez vous adapter à des situations changeantes et à des personnalités différentes et vous faites preuve de bon sens
• Vous avez le sens de la confidentialité et êtes très discret(ète)
• Vous êtes stable, doué(e) de diplomatie et avez le sens de l ‘écoute
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Vous savez travailler au sein d’une petite équipe

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Horaires de travail : 9h00-17h30 ou 9h30-18h00
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€ 8/jour), une assurance hospitalisation, le remboursement intégral des frais de transport, 23 jours de congés annuels
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• Un poste diversifié au sein d’une équipe soudée où règne une très bonne ambiance, notamment entre les Avocats et les équipes de support
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team is looking for a talented Assistant/Legal Secretary who will reflect their high-quality service and level of professionalism.

Purpose of the job

The Brussels team has grown and, therefore, there is a need for additional administrative support.  The Assistant/Legal Secretary will support a team of lawyers (including 1 or 2 Partners) in their daily activities.   He/she will offer assistance with agenda management, hotel & travel arrangements, conflict checks, timesheets & billing, submissions, document formatting, filing, etc.

Job description:

• Coordinating agendas and invites (Outlook)
• Assistance with conflicts checks, new clients and matters openings
• Billing & accounting assistance: keeping track of fees to record; preparing client invoices (formatting, saving, printing in coordination with billing team); keeping track of recorded client invoices
• Recording and releasing timesheets when lawyers are travelling
• Making hotel and travel arrangements, preparing travel expense notes, monitoring the roaming costs ( and giving regular updates)
• Assistance with conference and events registrations, handling respective agenda updates
• Managing visa applications
• Handling submissions (printout and formatting of documents, photocopies, assembling in folders in a specific order, scanning of documents, organising the couriers) and archiving electronic / paper submissions
• Printing, formatting (layout and table of contents), scanning documents
• Filing documents (paper and electronic), archiving
• Handling catering orders, booking restaurants, ordering taxis
• Assistance with conference calls and video conferences arrangements
• Encoding and updating contacts in the firm’s database
• Assistance with meeting and seminar preparations (list of participants, storing the details in an electronic folder, formatting PowerPoint presentations)
• Working closely with the Receptionists/Office Assistants and Assistant/Legal Secretaries, ensuring an efficient transfer and communication within the team, providing cover in case of absence

Profile:

• Excellent command of English and French or Dutch (but ideally perfectly trilingual Dutch-French-English
• 2 to 5 years of administrative experience, preferably in an international Law Firm, Consulting Firm, Big 4/Financial Services Firm, EU institution or organisation
• Very good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent presentation, professional appearance and polite attitude, good elocution
• Excellent interpersonal and customer service skills to communicate with senior level Attorneys, Clients, Staff, suppliers and others visitors
• Highly organised & punctual, able to set priorities and multitask assignments, excellent attention to detail
• Resourceful and positive attitude, ability to adapt to different situations and personalities and apply common sense
• Respect for confidentiality and discretion
• Stable and diplomatic personality, good listener
• Ability to be proactive & solution oriented
• Ability to work efficiently in a small team

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 9am-5.30pm or 9.30am-6pm
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth.
• A varied position within a closely-knit team where a very good atmosphere prevails, especially between the lawyers and the support departments
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice and offices in the centre of Brussels!

 

Pour l’un de nos clients, localisé dans le centre de Bruxelles, nous sommes actuellement à la recherche d’un Responsable Communication & Réseaux sociaux pour rejoindre leur département Communication (5 personnes).

Objectif du poste: 

En collaboration avec le Directeur de la Communication, élaborer la stratégie de communication externe, mettre en oeuvre le plan de communication et gérer tous les aspects liés aux événements et projets. En tant que Responsable des réseaux sociaux, gérer les différents comptes, préparer des articles et publications et gérer le site web.

Description de fonction :

• En collaboration avec le Directeur de la Communication, définir la stratégie de communication
• Convertir la stratégie en un plan d’action concret, le mettre en oeuvre, en faire le suivi (hebdomadaire, mensuel, trimestriel) et effectuer les ajustements nécessaires
• Faire le suivi de toute la communication générale ainsi que celle spécifique aux projets et événements divers
• Gérer les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, You Tube, Flickr): créer et promouvoir les publications, contrôler tous les textes publiés par les différents utilisateurs des comptes, s’assurer que leur conduite en ligne est conforme à l’éthique de l’entreprise
• Produire des articles et des publications
• Modifier/Supprimer les images, photos et vidéos publiées
• Gérer le site web et concevoir de nouveaux outils de communication
• Préparer la stratégie de communication autour de grands événements et participer à son implantation
• Apporter de nouvelles idées à l’équipe
• Et plus encore!

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Bachelor ou Master en Communication/Marketing/etc., et idéalement avec une spécialisation en design multimédia ou technologie multimédia
• Une expérience stable de 3-5 ans minimum au sein d’un département communication et dans une fonction axée sur le digital et les réseaux sociaux
• Une connaissance approfondie de MS Office et idéalement une bonne connaissance de logiciels tels que Adobe Premiere ou/et Photoshop. Une connaissance du web design est un atout important
• Une très bonne connaissance du néerlandais, anglais et français (excellentes capacités rédactionnelles dans l’une des 2 langues nationales)
• Une personnalité communicative, sociable, professionnelle, motivée, qui a à coeur de s’améliorer constamment
• La capacité de travailler de façon autonome dans un cadre donné, une attitude proactive avec une bonne prise d’initiative et la faculté de saisir des opportunités
• Une personnalité discrète, capable de gérer des informations confidentielles et sensibles, respectueuse envers ses collègues et la direction, flexible (capacité à faire preuve de créativité pour trouver des solutions)
• Un individu positif, doté d’un très bon esprit d’équipe qui aime apprendre et partager les informations avec ses collègues
• Une personne intègre et fiable, souhaitant s’investir sur le long terme auprès de son prochain employeur

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif doté d’avantage extra-légaux incluant des tickets restaurant, une assurance groupe, le remboursement des frais de transport
• La société est très accessible en transport en commun (à proximité d’une gare) et le cadre de travail extrêmement plaisant
• Un environnement de travail respectueux, une société qui offre la sécurité de l’emploi et un bon équilibre vie privée/vie professionnelle

For 1 of our clients, located in the centre of Brussels, we are currently recruiting a diligent Communications Officer/Community & Social Media Manager to join their Communication Department (5 people).

Purpose of the role: 

In collaboration with the Communication Director defining the external communication strategy and implementing a concrete communication plan, following up on the general communication as well as the communication linked to specific projects and events, as a community manager managing the different social media channels, producing articles and publications, and finally, managing the website.

Job description :

• In collaboration with the Communication Director defining the communication strategy
• Translating the communication strategy into a concrete communication plan, implementing this plan, following up the plan (on a quarterly, monthly, weekly basis) and making adjustments if and when necessary
• Following up on all general communications, as well as specific communications related to projects and events
• Acting as a Community & Social Media Manager on the different social media channels (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Flickr): creating and promoting content, monitoring all published content & behaviour of the different users on social media
• Producing articles and publications
• Editing images/pictures/video recordings
• Managing the website and designing new tools
• Preparing and participating in the implementation of a communication strategy for large-scale events
• Bringing refreshing and creative ideas to the team
• And much more!

The ideal candidate has the following profile:

• Bachelor or Master Degree in Communication/Marketing/…, ideally with a specialisation in multimedia design or multimedia & communication technology
• A stable experience of minimum 3-5 years within a communications department, ideally with a focus on digital content/social media
• Thorough knowledge of MS Office and ideally also a good knowledge of specific image/video processing software (for instance Adobe Premiere, Photoshop, …). Some knowledge of/experience with web design can be a strong asset.
• A very good knowledge of Dutch, English and French
• Communicative, sociable person with very good writing skills
• Professional and driven, always looking for improvement
• Able to work autonomously within a given framework, proactive attitude, not afraid to take initiatives & seize opportunities
• Discrete individual, able to handle very sensitive and confidential information
• Respectful towards colleagues and management, flexible attitude (e.g. offering a creative solution instead of focussing on limitations within the working environment)
• Positive team player who enjoys learning and sharing information
• Integer and reliable, willing to make a long-term commitment with the next employer

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• Competitive salary package including luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• The company is very accessible by public transport (close to a train station) and the offices are very pleasant
• A very respectful working environment, a company that offers genuine employment security and a very good work/life balance

Notre client est un groupe international leader dans le secteur de l’immobilier de bureau. Ils sont présents dans plus de 60 pays et ont +/- 150 employés en Belgique. Leurs bureaux bruxellois sont localisés dans le centre ville et sont donc très facilement accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) commercial(e) pour travailler auprès de 4 Managers & 1 Directeur.

Objectif du poste

Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement de l’équipe. Vous assistez le département au niveau des tâches administratives et vous gérez les contacts quotidiens avec les clients.

Description de fonction

• Vous gérez les appels entrants, répondez aux questions journalières, prenez des messages et transmettez les appels
• Vous gérez l’agenda de l’équipe
• Vous préparez les rendez-vous clients internes et externes, accueillez les visiteurs, réservez des moyens de transport quand nécessaire, effectuez des réservations auprès de restaurants et gérez les déplacements de l’équipe en collaboration avec le Responsable Voyages
• Vous préparez la correspondance, ce-incluant des mailings clients, publicités, etc.
• Vous préparez des présentations PowerPoint, des rapports et des fiches sur les biens
• Vous mettez à jour et gérez les bases de données internes
• Vous coordonnez les supports marketing avec le département Marketing
• Vous créez et gérez les informations stockées sur SharePoint en interne
• Vous gérez et mettez à jour les matrices internes
• Vous traduisez des documents vers l’anglais, le néerlandais et le français
• Vous préparez les notes de frais
• Vous êtes le back up de la réceptionniste si nécessaire
• Vous prenez en charge d’autres projets administratifs en fonction des demandes de l’équipe

Profil                                                           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat, Langues, Marketing ou Communication
• Vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de support, idéalement acquise dans un département commercial
• Vous avez d’excellentes compétences orales et écrites en néerlandais, anglais et français
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, êtes proactif(ve) et avez pour but ultime la satisfaction de vos clients internes et externes
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et savez prendre des initiatives
• Vous aimez travailler à un rythme soutenu
• Vous êtes positif(ve) et amical(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra légaux: tickets restaurant, assurances hospitalisation et groupe, bonus discrétionnaire et 6 jours de congés supplémentaires/an
• Accès: la société est localisée dans le centre ville de Bruxelles et est très facilement accessible en train et en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et stimulant où vous aurez l’occasion de vous développer, et cela dans un environnement de travail très agréable!

Our client is a leader in international real estate services.  They are present in more than 60 countries and in Belgium they employ +/- 150 people.  Their Brussels office is very centrally located and therefore easily reachable by train and metro. They are today looking to recruit a diligent Commercial Assistant who will be supporting a team of 5 (Head of Unit + 4 Managers).

Purpose of the job

As a Commercial Assistant , you are of vital importance to the optimal functioning of the team.  You will assist the department in all administrative tasks and you will also be in daily contact with clients.

Job description

• You will take care of incoming phone calls including responding to routine questions, taking messages and redirecting callers
• You will organise the team’s agenda
• You will prepare internal and external client meetings including welcoming external visitors, arranging for transportation when necessary, making restaurant reservations, taking care of travel arrangements together with the company’s Travel Coordinator
• You will prepare correspondence when required, including client mailings, teasers, …
• You will prepare PowerPoint presentations & reports including Property sheets
• You will update and manage internal databases
• You will coordinate marketing support with the Marketing Department
• You will create and manage internal Sharepoints
• You will manage and update internal templates
• You will translate documents into English, Dutch and French
• You will prepare expense reports
• You will take care of reception back-up when required
• You will perform any other assigned administrative projects as requested by the team.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Languages, Marketing, Communication or in any related field
• You have 3-5 years of experience in a support role, ideally in a Commercial Department
• You have excellent verbal and written skills in Dutch, English and French
• You have a very good command of the MS Office package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy learning new software/applications
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a service-oriented and proactive attitude which leads to a high client satisfaction internally and externally
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You enjoy working in a fast-past environment
• You have a positive and friendly personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, a discretionary bonus  and 6 extra holidays
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by train and metro
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you can have interesting learning opportunities and enjoy a very positive working atmosphere!

Notre client est un acteur majeur de l’immobilier de bureaux. Ils sont présents dans plus de 60 pays et emploient +/- 100 personnes en Belgique. Leur bureau bruxellois est localisé dans le centre ville et est donc très facilement accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un professionnel de la paie et de la gestion administrative du personnel pour travailler auprès du Manager RH pour la Belgique et le Luxembourg.

Objectif du poste

Effectuer la paie mensuelle de tous les salariés, gérer les tâches administratives diverses inhérentes au département RH, apporter un soutien au Manager RH sur différents projets du département

Description de fonction

• Gérer la paie mensuelle pour les bureaux belge (150 employés) et luxembourgeois (45 employés), en collaboration avec le secrétariat social
• Etre le point de contact des employés concernant les questions RH (répondre à leurs questions de législation sociale, sur les congés, vacances, allocations sociales, concernant les assurances, GSM de société, etc.)
• Etre responsable pour l’administration des dossiers du personnel, s’assurer qu’ils sont en permanence bien à jour
• Résoudre les problèmes liés à l’administration du personnel et collaborer avec le secrétariat social à ce sujet
• Mettre à jour et gérer les bases de données internes
• Préparer les livrets d’accueil pour les nouveaux employés
• Recrutement: créer et mettre à jour les descriptions de poste dans le système interne, enregistrer les CV, organiser les rendez-vous avec les candidats, etc.
• Finance: vérifier et assigner toutes les factures du département RH, aider le Manager RH à collecter les données financières en vue du reporting interne
• Tâches et projets ad-hoc: mettre à jour les organigrammes, organiser les sessions de formation, participer à l’implantation de nouveaux systèmes et/ou bases de données, etc.

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Ressources Humaines, Psychologie, Paie ou dans tout autre domaine pertinent
• Vous avez 2-4 ans d’expérience réussie dans le domaine de la gestion du personnel et/ou de la paye
• Vous maitrisez parfaitement le français et l’anglais (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Une connaissance opérationnelle du néerlandais est également nécessaire.
• Une bonne connaissance de la législation sociale belge et de la paie sont nécessaires
• Vous maîtrisez les outils informatiques (MS Office) et vous aimez apprendre d’autres outils/applications. Une bonne connaissance de Workday et/ou eBlox est un atout important.
• Vous travaillez en profondeur, avec le souci du détail et avec le but d’atteindre les objectifs fixés
• Vous avez un certain esprit critique lorsqu’il s’agit d’évaluer et de revoir les procédures et méthodes de travail habituelles
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation qui vous permettent d’être multitâche et d’établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe mais êtes également capable de travailler de façon autonome et de prendre des initiatives
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité et êtes très discret(ète)
• Et par dessus tout, vous avez une personnalité ouverte et positive !

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant: des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation, un bonus discrétionnaire et un ordinateur portable de société
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible par métro ou train
• L’opportunité de travailler dans un environnement international, positif et stimulant où vous pourrez développer vos connaissances!