Our client is a leader in international real estate services.  They are present in more than 60 countries and in Belgium they employ +/- 100 people.  Their Brussels office is very centrally located and therefore easily reachable by train and metro. They are today looking to recruit a diligent HR Administrator who will be reporting to the HR Manager Belgium and Luxembourg.

Purpose of the job

Processing the monthly payroll, handling various administrative tasks, supporting the HR Manager on ad-hoc HR projects.

Job description

• Processing the monthly payroll for the Belgian (150 people) and Luxembourg office (45 people) in collaboration with the social secretariat
• Being the point of contact for the employees regarding HR-related topics, e.g. answering questions regarding sick leave, holidays, maternity/parental leave, child allowances, insurance packages, mobile phone, etc.
• Being responsible for the administration of the personnel files, ensuring that all employee records are up to date
• Solving and pursuing problems connected to personnel administration and liaising with the social secretariat when needed
• Updating and managing internal databases
• Preparing on-boarding packs for newcomers
• Recruitment: creating/updating job descriptions in system, registering CVs, organising interviews with candidates, etc.
• Finance: checking and inputting all HR-related invoices, helping the HR Manager to collate financial data for internal reporting
• Ad-hoc tasks & projects: updating organisational charts, organising training sessions, assistance with the implementation of a new system/database, etc.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Human Resources, Psychology, Payroll or in any related field
• You have 2-4 years of experience in the field of HR Administration and/or Payroll
• You have excellent written & verbal skills in French and English. You have a good working knowledge of Dutch.
• You have a sound knowledge of Belgian social legislation and payroll procedures
• You have good command of the MS Office package and you feel comfortable learning to use new software/applications, knowledge of Workday and/or eBlox is an asset
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a critical and curious mind to review processes and ways of working
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• Above all, you have a positive and friendly personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, a discretionary bonus and a laptop
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by train and metro
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you can have interesting learning opportunities and enjoy a very positive working atmosphere!

 

Notre client est un groupe international leader dans son secteur. Ils fabriquent et distribuent des produits innovants depuis plus de 100 ans, répondant ainsi aux attentes de leurs clients répartis dans plus de 60 pays en Europe, au Moyen Orient et en Afrique. Pour leur siège social, localisé à Zaventem, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Description de poste:

Au sein d’une équipe d’Assistantes, vous apporterez un soutien administratif à 2 personnes (le CFO et un Vice-Président) et les assisterez dans leurs activités quotidiennes:

• Gestion proactive des agendas très complexes et changeants
• Organisation de voyages et d’itinéraires partout dans le monde, ce-incluant les demandes de visa et la préparation des notes de frais
• Oganisation de réunions et d’événements en Europe, responsabilité de toute la logistique
• Préparation de présentations, incluant la collecte de données et l’intégration de ces données dans les présentations
• Organisation de téléconférences et de vidéoconférences
• Tâches administratives diverses : gestion des appels entrants, suivi des e-mails, classement des documents, préparation des salles de réunion, préparation & suivi de bons de commande & factures, photocopies, scanning, reliage de documents, etc.
• Contacts avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau (membres de l’équipe de direction, clients, partenaires extérieurs, etc.)
• Etre le « back up » de l’Assistante du CEO
• Etre le « back up » d’une Assistante qui assiste 2 autres VPs

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire – au moins – d’un Bachelor en Office Management, Langues, Marketing, etc.
• Anglais courant aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Une autre langue européenne (allemand, français, néerlandais ou une langue d’Europe de l’Est) est un plus
• Environ 2-5 ans d’expérience similaire (assistanat d’une équipe de Managers/Directeurs), idéalement acquise dans un environnement international et « corporate »
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP)
• Vous êtes précis(e) et rigoureux(se), avec le souci du détail
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation et savez établir les bonnes priorités
• Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solution et vous savez prendre les choses en main
• Vous avez un très bon esprit d’équipe et avez un très bon relationnel, une bonne communication et de la diplomatie
• Vous êtes flexible (dépassements horaires occasionnels) et aimez apprendre et évoluer dans vos fonctions

Offre:

• Un contrat à temps plein (38,5h00/semaine), à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package compLet d’avantages extra-légaux (tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation indemnité de déplacement domicile/travail, 20 + 6 jours de congéS annuels)
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et international offrant la possibilité d’utiliser son initiative et de se développer
• Localisation : les bureaux étant situés à Zaventem et étant mal desservis par les transports en commun, il est préférable de disposer d’un véhicule personnel

Our client is a privately-owned company and a world leader in its sector.  With their innovative products and approach, they have been serving clients for over 100 years in more than 60 countries across Europe, the Middle East and Africa.  For their headquarters in Zaventem, they are currently recruiting a diligent Management Assistant.

Job description:

As a Management Assistant you will be assisting the CFO and a Vice President in their daily activities:

• proactive management of complex diaries
• coordination of international travels (including via applications, multi-mode arrangements, detailed travel itineraries and travel expenses)
• organisation of management meetings and events in various locations across Europe (including full logistics)
• organisation of conference calls/videoconferences
• preparation of presentations, including data collection and integration
• general office administration: screening telephone calls, following-up on emails, filing relevant documents, preparing meeting rooms, preparing and following-up on purchase orders & invoices, scanning/photocopying/binding documents, etc.
• liaising with high-profile internal & external parties (members of top management, clients, vendors, …)
• back-up for the Personal Assistant of the CEO
• back-up for another Management Assistant who is the dedicated assistant of 2 other VPs

Profile:

• The ideal candidate holds – at least – a Bachelor’s Degree in Office Management, Languages, Marketing, …
• You have excellent oral and written skills in English. Any other European language would be an asset (German, French, Dutch, Eastern European languages, …)
• You possess minimum 2-5 years of experience in a similar role and ideally in an international corporate environment
• You have experience working for multiple top-level business managers
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office & other software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP)
• You are precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set clear priorities
• You are a strong problem solver with a can-do mindset looking for continuous improvement
• You are proactive and you easily take ownership over your work, you are able to complete tasks with limited input/supervision
• You are able to communicate and work well with stakeholders at all levels in the organisation
• You are a team player but you are also able to work autonomously
• You are flexible (occasional overtime) and eager to learn & grow in this role

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: full-time contract, 38.5h/week
• A very competitive salary and comprehensive benefits package (luncheon vouchers, health and group insurance, travel allowance, 20 + 6 holidays)
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• Location: offices are situated in Zaventem so ideally you are able to commute to the offices by own car

Notre client est une jeune société opérant dans le secteur du développement de projets immobiliers. Ils existent depuis 4 ans seulement mais sont en pleine croissance. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Office Manager pour rejoindre leur équipe bruxelloise (+/- 10 employés) basée à Ixelles.

Objectif du poste

En tant qu’Office Manager, vous êtes un maillon essentiel au bon fonctionnement de l’équipe et votre rôle présente plusieurs facettes. Vous êtes l’Assistant(e) des Directeurs et vous gérez tous les aspects administratifs liés au bâtiment et aux commandes nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Vous assistez le Directeur Financier au niveau du processus comptable et vous serez également impliqué(e) dans des tâches marketing et dans l’organisation d’événements.

Description de fonction

• Coordonner les agendas des Directeurs
• Mettre à jour les listes de contacts
• Veiller au bon fonctionnement du bureau: passer les différentes commandes (fournitures de bureau, boissons, etc. pour la cuisine), être en contact avec les fournisseurs, gérer les problématiques au niveau IT (commandes de matériels, maintenance, etc.), s’assurer que la réception et l’espace dédié aux clients soient toujours en parfait état
• Assister le Directeur Financier : préparer les notes de frais, scanner et classer les factures, etc.
• Préparer les réunions clients internes et externes, ce-incluant l’accueil des visiteurs, organiser les transports si nécessaires, effectuer des réservations auprès de restaurants, s’occuper de l’organisation de voyages, etc.
• Préparer des présentations PowerPoint et des rapports
• Mettre à jour et gérer les bases de données internes
• Apporter un soutien au niveau marketing et communication : gérer la communication de la société au niveau des réseaux sociaux sur les projets en cours, conduire des études de marché incluant une analyse de la concurrence, préparer des mailings clients, organiser les événements de la société, etc.
• Tâches administratives générales : gérer et mettre à jours les outils de travail, traduire des documents, classer et archiver, etc.
• Prendre en charge d’autres projets administratifs en fonction des demandes de l’équipe

Profil                                                           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat, Langues, Marketing ou Communication
• Vous justifiez de 5 ans d’expérience dans un rôle de support (Assistanat, Assistanat commercial, Office Manager, etc.)
• Vous avez d’excellentes compétences orales et écrites en anglais et en français. Une connaissance opérationnelle du néerlandais est un grand atout
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, êtes proactif(ve) et avez pour but ultime la satisfaction de vos clients internes et externes
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et savez prendre des initiatives
• Vous aimez travailler à un rythme soutenu et savez être créatif(ve) quand cela est nécessaire
• Vous êtes positif(ve) et amical(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra légaux: tickets restaurant, assurance groupe, GSM
• Accès: la société est localisée à Ixelles et est accessible en train, tram et bus
• L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique et en pleine expansion où vous serez encouragé(e) à prendre des initiatives!

 

Our client is a young real estate company specialised in project development.  They only started 4 years ago but the company is rapidly growing.  They are today looking to recruit a diligent Office Manager to join their Brussels team (+/- 10 people) in 1050 Brussels.

Purpose of the job

As an Office Manager, you are of vital importance to the optimal functioning of the team and your role will be multifaceted.  You will act as a Personal Assistant to the Managing Directors, you will handle all the administration related to the building and the office material & equipment, you will support the Finance Director in the accounting process and you will also be involved in marketing tasks & events organisation.

Job description

• Coordinating agendas and reservations for the Managing Directors
• Updating contact lists
• Ensuring the smooth running of the office: ordering new office & kitchen supplies, liaising with suppliers, handling issues related to the office equipment & machinery/technical interventions/maintenance, making sure the reception & client area are constantly professional looking, etc.
• Assisting the Finance Director in the accounting process, e.g. preparing expense reports, scanning & filing invoices, etc.
• Preparing internal & external client meetings including welcoming visitors, arranging for transportation when necessary, making restaurant reservations, taking care of travel arrangements, etc.
• Preparing PowerPoint presentations & reports
• Updating and managing internal databases
• Offering marketing & communication support, e.g. managing the communications regarding the company and the ongoing projects on social media, carrying out market studies including a competitor’s analysis, preparing client mailings, organising company events, etc.
• General administrative duties: managing & updating internal templates, translating documents, preparing correspondence, filing & archiving relevant documents, etc.
• Any other assigned administrative project as requested by the team

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Office Management, Management Assistant, Languages, Marketing, Communication or in any related field
• You have 5 years of relevant experience in a support role (Management Assistant, Commercial Assistant, Office Manager, …)
• You have excellent verbal & written skills in French and English, a good working knowledge of Dutch could be a strong asset
• You have a very good command of the MS Office package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and you enjoy learning new software/applications
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a service-oriented and proactive attitude which leads to a high client satisfaction internally & externally
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You enjoy working in a fast-past environment and you can be creative/resourceful when necessary
• You have a positive and friendly personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, group insurance and a mobile phone
• Access:  the company is located in 1050 Brussels and is accessible by train & tram/bus
• The opportunity to work in a dynamic and fast-growing company where you will be encouraged to take ownership of your job and show initiative!

Notre client est un cabinet d’avocats international de grande réputation avec des entités dans le monde entier. Leur structure belge est située dans le centre ville de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour gérer leur réception .

Objectif du poste

Le(a) réceptionniste/assistant(e) est le premier point de contact pour les visiteurs qui sont aussi bien des fournisseurs que des clients. La personne sera responsable de la gestion de toute la réception ce-incluant la gestion des appels entrants et l’accueil des visiteurs. Son rôle sera également d’assister l’Office Manager, les Assistantes de direction et les Avocats.

Description de poste

• Gestion de la réception, s’assurer que l’espace d’accueil est toujours impeccable (y compris les salles de réunion)
• Préparation des salles de réunion (blocs, stylos, boissons, etc.), vérifier le planning journalier
• Accueil des visiteurs, répondre à leurs requêtes
• Gestion des appels entrants, prise de messages
• Gestion du courrier entrant, contacts avec les coursiers et sociétés de courrier express telles que DHL, gestion du courrier sortant (aller à la poste pour l’envoi de recommandés)
• Aller à la poste pour les recommandés, aller chercher des documents à la Commission ou autre de temps en temps
• Tâches d’office management: gestion des fournitures de bureau et de l’approvisionnement du bureau (boissons, snacks, etc.)
• Commande de plateaux-repas pour les réunions, installation dans les salles, rangement à l’issue des réunions
• Tâches administratives: envoi de fax et d’e-mails, impression et scanning de documents, encodage de données dans Excel et Word
• Organisation occasionnelle de voyages pour les avocats
• Contact et collaboration avec la Réceptionniste du jour (communication, échange d’informations, etc.)
• Apporter un soutien administratif à l’Office Manager (par exemple : faire le planning des visites des fournisseurs et suivre leurs prestations)

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais (oral et écrit) et vous avez une très bonne connaissance du français. Le néerlandais et le russe sont des atouts
• Vous avez au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans un environnement similaire (p.ex. cabinet d’avocats ou de conseil)
• Vous avez une présentation soignée et professionnelle ainsi qu’un réel savoir vivre
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Vous avez un bon esprit d’équipe mais savez aussi travailler de façon autonome
• Vous avez de bonnes compétences relationnelles, un réel sens du service client et de la diplomatie
• Vous savez gérer des informations extrêmement confidentielles et vous êtes donc très discret(ète)
• Vus avez le souci du détail, êtes de nature positive et proactive
• Vous savez établir des priorités, travailler sur plusieurs choses à la fois et savez gérer la pression

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Horaires de travail : 11h-19h30 (du lundi au jeudi), 10h30-19h (le vendredi)
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€ 8/jour), une assurance hospitalisation, le remboursement intégral des frais de transport, 23 jours de congés annuels
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• Un poste diversifié au sein d’une équipe soudée où règne une très bonne ambiance, notamment entre les Avocats et les équipes de support
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team is looking for a shiny personality to handle their reception and to help out with administrative duties.

Purpose of the job

The receptionist/office assistant is the first contact with all visitors, whether guests or vendors.  The person will be in charge of covering the reception, answering the telephone and welcoming guests to the public area.  Their role will also be to provide ad-hoc assistance to the Office Manager, to the Management Assistants and to the Attorneys.

Job description:

• Serving guests by greeting, welcoming, directing and announcing them in a smart and elegant manner
• Announcing by email the arrival of clients and guests, keeping the registry of visitors up to date
• Answering, screening and forwarding the incoming phone calls, taking accurate messages to be sent by email in a timely manner
• Receiving, monitoring and distributing daily incoming information in a timely manner (post, couriers, deliveries, hand-delivered packages, office supplies/stationery orders)
• Keeping orderly visual of the reception lounge (waiting area), meeting rooms and kitchens
• Daily tasks: consult the Reception Outlook agenda for the planning of the next day (meetings, visitors, deliveries), refill paper of printers & copiers, turn off electrical devices (coffee machines, copiers, heaters & lights), refill meeting room and kitchen supplies, visual tour of the reception lounge, meeting rooms and stationery room, making sure the reception and client area are constantly professional looking
• Preparing meeting rooms and visitor room (ensuring light, notepads, pens and refreshments are provided)
• Ordering lunches for meetings, take care of the preparations to serve the lunches in the meeting rooms, tidying the meeting rooms after the meetings and reset the rooms for new meetings
• Sending emails or making phone calls for catering orders or book restaurants, ordering taxis
• Going to post office for registered mails, occasional errands or pick up of documents to the European Commission or other places
• Printing, encoding simple documents in Excel or Word sheets, scanning of documents
• Assisting with hotel and travel arrangements
• Operating multi-line telephone systems and office equipment (computers, printers, scanners, copiers and videoconferencing equipment (with help of tutorials and remote IT help desk team)
• Working closely with the day Receptionist / Office Assistant, ensuring an efficient transfer and communication with the office Assistants, providing cover in case of absence
• Providing administrative support to Office Manager (planning, monitoring the incoming suppliers visits, checking vendor invoices related to the Reception activity, simple accounting tasks, contributing to the organization of clients or staff events)

Profile:

• Excellent command of English (oral + written), a very good working knowledge of French. Dutch and Russian are a plus.
• Minimum 2 years of Reception and administrative experience, preferably in an international Law Firm, EU institution or organisation or hospitality sector
• Good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
• Excellent presentation, professional appearance and polite attitude, good elocution
• Excellent interpersonal and customer service skills to communicate with senior level Attorneys, Clients, Staff, suppliers and others visitors
• Highly organised & punctual, able to set priorities and multitask assignments, excellent attention to detail
• Resourceful and positive attitude, ability to adapt to different situations and personalities and apply common sense
• Respect for confidentiality and discretion
• Stable and diplomatic personality, good listener
• Ability to be proactive & solution oriented
• Ability to work efficiently in a small team

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 11am-7.30pm (Monday to Thursday), 10.30am-7pm (Fridays)
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth.
• A varied position within a closely-knit team where a very good atmosphere prevails, especially between the lawyers and the support departments
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice and offices in the centre of Brussels!

Notre client est un grand nom du secteur juridique international avec plus de 20 bureaux dans le monde. Leur bureau bruxellois est localisé dans le centre ville et est donc très facilement accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour travailler au sein d’une équipe de 3 personnes.

Description de fonction

• Gérer les appels entrants, les transférer à leurs destinataires, répondre aux requêtes des interlocuteurs si nécessaire
• Accueillir les visiteurs, les annoncer et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer
• Préparer les salles de réunion (ce-incluant les équipements informatiques et audiovisuels)
• Passer les commandes auprès du traiteur, coordonner les livraisons
• Commander les rafraîchissements/snacks pour les salles de réunion
• Commander les taxis et coursiers
• Organiser les voyages
• Vérifier les factures liées aux commandes émanant de la réception
• Réceptionner, trier et distribuer les journaux, magasines, les livraisons, le courrier, etc.
• Mettre à jour les listes de contacts et mouvements internes
• Gérer la sécurité en suivant les procédures en place et en contrôlant l’accès aux locaux (préparer les badges visiteurs, gérer le stock et la base de données)
• Classer, photocopier divers documents, faxer, relier, etc.
• Aider à l’organisation d’événements clients ou d’événements internes
• S’assurer que la réception et l’espace client sont impeccables tout au long de la journée
• Faire en sorte que la communication et la collaboration avec les autres Réceptionnistes soient efficaces. Assurer le « back up » quand nécessaire

Profil

Le(a) candidat(e) idéal(e) a le profil suivant:

• Trilingue néerlandais, anglais et français
• Idéalement 2-5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement acquise dans un environnement proche (secteur des services)
• Vous avez une très bonne présentation professionnelle et pouvez représenter la société devant des tiers
• Vous êtes enthousiaste, impliqué(e) et professionnel(le)
• Vous êtes orienté(e) client et rigoureux(se), vous avez le souci du détail
• Vous avez de très bonnes capacités d’organisation, et êtes capable d’établir des priorités
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et doué(e) de bon sens
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, de bonnes compétences interpersonnelles et de communication ainsi que de la diplomatie
• Vous êtes flexible et très discret(ète)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Horaires de travail : 37,5h/semaine, de 8h00 à 16h30 (avec 1h00 de pause déjeuner)
• Un salaire compétitif  assorti d’un package compétitif
• Un environnement de travail très professionnel et dynamique, offrant des possibilités d’évolution
• Localisation: centre de Bruxelles, donc très accessible en transports en commun
• L’opportunité de rejoindre un environnement professionnel de qualité et de travailler dans de magnifiques bureaux en plein centre de Bruxelles

Our client is a high-profile international law firm with more than 20 offices worldwide and an HQ in London. Their Belgian offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a Receptionist who will be working in a team with 2 other receptionists.

Job description:

• Answering, screening and forwarding incoming phone calls while providing basic information – if & when needed
• Serving visitors by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately
• Booking conference rooms and ensuring all relevant equipment, material and refreshments are provided
• Preparing the meeting rooms (including IT/audio-visual equipment)
• Ordering and coordinating catering if necessary
• Ordering kitchen supplies for the meeting rooms
• Ordering taxis and express courier
• Managing travel booking
• Checking invoices related to reception activity
• Receiving, sorting and distributing daily mail/newspapers/deliveries/couriers
• Updating internal telephone and weekly movement lists
• Maintaining security by following procedures and controlling access (issuing security badges, managing stock and database)
• Performing other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, collating, faxing, etc.
• Assisting with the organisation of clients or staff events
• Making sure the reception and client area are constantly professional looking
• Ensuring an efficient transfer and communication with the other receptionists. Providing cover in case of absence.

Profile:

• You are fluent in Dutch, English and French
• You possess ideally 2-5 years of experience in a similar role – preferably in a similar environment (service sector)
• You are able to represent the company in a professional way (smart presentation)
• You always show enthusiasm, you are dedicated & professional
• You are service oriented and rigorous, you work with a genuine eye for detail
• You are dynamic, highly organised and able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You are flexible and extremely discrete

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• Working hours: 37.5h/week, every day from 8am until 4.30pm (with a 1-hour break)
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the centre of Brussels!

Notre client est un cabinet international avec 12 bureaux dans le monde. Leur structure belge (+/- 35 personnes) est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Dans le cadre de leur développement rapide, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un Comptable (contrat à plein temps et à durée indéterminée).

Description de fonction:

• Gérer la facturation: préparation et envoi des factures clients en fonction des feuilles d’heures des avocats
• Suivi des paiements, gestion des impayés
• Gestion de la comptabilité fournisseurs
• Préparation des budgets annuels
• Apporter un soutien durant les clôtures mensuelles et annuelles
• Soutien global à la comptabilité
• Répondre à diverses questions des équipes, gestion de tâches administratives
• Collaboration étroite avec l’équipe financière basée au Royaume Uni

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Bachelor en Comptabilité
• Vous avez entre 4 et 7 ans d’expérience acquise dans une position similaire dans un cabinet d’avocats ou dans un cabinet de conseil
• Cette expérience vous a permis de maîtriser les principes généraux de comptabilité
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais et l’anglais et vous avez un niveau opérationnel en français
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et maîtrisez MS Office (Outlook, Word, Excel et au moins un logiciel de comptabilité)
• Vous êtes précis(e) et rigoureux(se), avec le souci du détail
• Vous êtes très organisé(e), doté(e) de bon sens, et capable d’établir des priorités claires
• Vous avez un très bon relationnel, des capacités de communication et êtes diplomate
• Vous êtes flexible et avez à coeur de dépasser les attentes de vos clients

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un environnement de travail international et dynamique autorisant l’initiative et le développement personnel
• L’opportunité de travailler dans un environnement qualitatif, motivant et où règne un esprit de collaboration. Les bureaux, superbes, sont localisés au coeur de Bruxelles
• Leur moto: faire en sorte que leurs employés s’y sentent bien et puissent conjuguer au mieux vie privée et vie professionnelle!