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Care4You: Conseil en RH, recrutement et sélection de profils administratifs et middle management, région de Bruxelles, Belgique

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Administrative & Accounting Assistant for Finance department – JOB FILLED!

15 janvier 2018 by Elke Wellens

Our client is an investment company located in Brussels. They support strong ethical values such as team spirit, discretion, involvement and result orientation. Their Finance department consists of 4 people and they are currently recruiting a talented Administrative & Accounting Assistant to offer them a daily support.

Job description:

  • Assisting the members of the finance department in their daily activities
  • Invoicing: gathering all the suppliers invoices, scanning them, encoding them into the system, registering them according to the appropriate legal entity, preparing and handling inter-company invoices
  • Administrative support for the back office:
    • Preparing letters and other financial documents for third parts and for the Administrators
    • Proofreading the annual report and preparing PowerPoint presentations for the Board Meeting and the Audit Committee
    • Managing the petty cash (exchange of foreign currencies)
  • Managing the processes of expenses (checking the amounts and receipts), travel documents, visa applications, debit cards, AMEX, transport membership cards (SNCB)
  • Gathering various data, updating documents and financial reports into the internal system
  • Managing the membership to various subscriptions such as Bloomberg, Le Soir, De Standaard, L’Echo, De Tijd, etc.

Please note that this list of responsibilities is non exhaustive and that you may be asked to take on additional tasks, depending on the workload and in order to cater for the needs of the department & company.  Additional responsibilities can also be added according to the competences & interests of the new recruit.

Profile:

  • You are bilingual French/English with a good working knowledge of Dutch
  • You hold a Bachelor in Accounting, Office Management, Secretariat-Languages, …
  • You possess at least 5 years successful experience in a similar role and in a financial department. An experience in a similar environment is a significant plus (law firm, big 4 or financial sector)
  • You are computer literate (MS Office, Lotus Notes)
  • Personality: you are very discrete, precise and methodical, with a strong team spirit and a genuine sense of collaboration. You know how to anticipate deadlines and how to plan your work accordingly. You are comfortable in a formal yet family environment and you spontaneously communicate with courtesy and diplomacy. You are consensual and you always keep in mind the superior interests of the company, the solutions to be found and the objectives to be reached.

Offer & practicalities:

  • Starting date: ASAP!
  • Full time and open ended contract
  • Competitive salary
  • Fringe benefits: luncheon vouchers, group insurance, insurance (including hospitalisation, dental and ambulatory ) reimbursement of transport costs (100%), mobile phone subscription
  • Access: the company is located in central Brussels and is therefore easily accessible by public transport
  • Hours: 38h00/week. Occasional overtime will occur during the years
  • C.A.R.E. programme: personalised coaching by a Consultant of Care4You during the integration phase and in collaboration with the new employer

 

Gestionnaire de parc automobile junior

18 décembre 2017 by Agnès Guilloux

Notre client est une société de conseil internationale qui offre ses services principalement aux secteurs automobile, télécom, sciences de la vie et énergie. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Gestionnaire pour leur parc automobile.

Description de fonction

  • Travailler au sein d’une équipe de 3 personnes gérant un parc automobile de + /- 650 véhicules
  • Etre la personne de contact pour les employé(e)s en ce qui concerne les questions/problèmes liés à leur véhicule de société
  • Etre en contact avec les sociétés de leasing
  • Faire le suivi quotidien de la base de données relative au parc automobile
  • Faire le suivi des dossiers de sinistre
  • Assister le Responsable du département
  • Assister le Responsable en ce qui concerne l’organisation d’événements pour les employé(e)s ayant un véhicule de fonction
  • Faire le suivi avec les employé(e)s et les tenir informés de la procédure à suivre en cas de sinistre ou autre problème survenant avec leurs véhicules

Profil

  • Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Ressources Humaines, Office Management ou Assurances
  • Vous avez déjà une première expérience dans le domaine de la gestion de parc automobile ou dans le secteur des assurances
  • Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais, avez une très bonne connaissance de l’anglais et une bonne connaissance du français
  • Vous avez de très bonnes compétences administratives et être très précis(e)
  • Vous êtes dynamique et flexible et pouvez travailler de façon autonome
  • Vous savez trouver des solutions aux problèmes que vous rencontrez
  • Vous aimez apprendre et maintenir vos connaissances à jour
  • Vous avez les sens du service client et êtes très discret(ète)
  • Vous aimez travailler en équipe et avoir des contacts internes et externes

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible
  • Un salaire compétitif
  • Des avantages extralégaux incluant: un montant mensuel net, des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation
  • Localisation: la personne sera basée dans le centre de Bruxelles (bureaux très accessibles en transport en commun)
  • L’opportunité de travailler dans une société en plein développement, dans un environnement multiculturel et international, qui promeut le développement personnel, doté d’une hiérarchie plate et d’une équipe de direction proche de ses équipes!

Junior Car Fleet Officer

18 décembre 2017 by Agnès Guilloux

Our client is a European leader in HR solutions within the technology and engineering sector. Their Brussels office (+/- 100 staff + 700 consultants outsourced at their clients) is centrally located and therefore easily accessible by public transport. They are today experiencing a significant growth and are therefore looking to recruit a diligent Junior Car Fleet Officer who will be reporting to the Fleet Manager.

Job description

  • To work as part of a team of 3 managing +/- 650 cars
  • To be the contact person for the employees regarding their car-related issues and requests
  • To liaise with the leasing companies
  • To follow up, on a daily basis, the current fleet database
  • To follow up the insurance claim files
  • To provide daily assistance to the Fleet Manager
  • To assist the Fleet Manager in organising fleet events for our employees
  • To liaise with the employees and keeping them informed of the steps to be taken for the specific issue they are experiencing

Profile

  • You ideally hold a Bachelor in Human Resources, Office Management or Insurance
  • You already have a first experience in the field of fleet management or insurance
  • You are fluent in Dutch, have a good working knowledge of English and operational French
  • You have strong administrative skills and are genuinely accurate
  • You are dynamic, flexible and can work autonomously
  • You are a problem solver
  • You are eager to learn and to broaden your knowledge
  • You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
  • You enjoy working in a team and having contacts with different internal & external stakeholders

Offer

  • A permanent contract
  • Starting date: as soon as possible
  • A competitive salary
  • Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance and group insurance
  • Access: the company is located in central Brussels and is easily accessible by metro and tram
  • The opportunity to work in a fast growing, multicultural and multilingual environment, which values entrepreneurship, with a flat hierarchy and approachable management team!

Assistant(e) de direction pour groupe international leader dans son secteur – POSTE POURVU!

13 décembre 2017 by Elke Wellens

Notre client est un groupe international leader dans son secteur. Ils fabriquent et distribuent des produits innovants depuis plus de 100 ans, répondant ainsi aux attentes de leurs clients répartis dans plus de 60 pays en Europe, au Moyen Orient et en Afrique. Pour leur siège social, localisé à Zaventem, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Description de poste:

Au sein d’une équipe d’Assistantes, vous apporterez un soutien administratif à l’équipe de direction (Vice Président et Directeurs) et les assisterez dans leurs activités quotidiennes:

  • Gestion proactive des agendas très complexes et changeants des Directeurs
  • Organisation de voyages et d’itinéraires partout dans le monde, ce-incluant les demandes de visa et la préparation des notes de frais
  • Oganisation de réunions et d’événements en Europe, responsabilité de toute la logistique
  • Préparation de présentations, incluant la collecte de données et l’intégration de ces données dans les présentations
  • Organisation de téléconférences et de vidéoconférences
  • Tâches administratives diverses : gestion des appels entrants, suivi des e-mails, classement des documents, préparation des salles de réunion, photocopies, scanning, reliage de documents, etc.
  • Contacts avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau (membres de l’équipe de direction, clients, partenaires extérieurs, etc.)
  • Etre le « back up » des 3 autres Assistant(e)s

Profil:

  • Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire – au moins – d’un Bachelor en Office Management, Langues, Marketing, etc.
  • Anglais courant aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Une autre langue européenne (allemand, français, néerlandais ou une langue d’Europe de l’Est) est un plus
  • Environ 2-5 ans d’expérience similaire (assistanat d’une équipe de Managers/Directeurs), idéalement acquise dans un environnement international et « corporate »
  • Vous maîtrisez les outils informatiques et avez des compétences étendues sur MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Vous êtes précis(e) et rigoureux(se), avec le souci du détail
  • Vous avez de très bonnes capacités d’organisation et savez établir les bonnes priorités
  • Vous êtes proactif(ve) et orienté(e) solution et vous savez prendre les choses en main
  • Vous avez un très bon esprit d’équipe et avez un très bon relationnel, une bonne communication et de la diplomatie
  • Vous êtes flexible (dépassements horaires occasionnels) et aimez apprendre et évoluer dans vos fonctions

Offre:

  • Un contrat à temps plein (38,5h00/semaine), à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible!
  • Un salaire compétitif assorti d’un package compLet d’avantages extra-légaux (tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation indemnité de déplacement domicile/travail, 20 + 6 jours de congéS annuels)
  • L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et international offrant la possibilité d’utiliser son initiative et de se développer
  • Localisation : les bureaux étant situés à Zaventem et étant mal desservis par les transports en commun, il est préférable de disposer d’un véhicule personnel

 

Management Assistant for international company in Zaventem – JOB FILLED!

13 décembre 2017 by Elke Wellens

Our client is a privately-owned company and a world leader in its sector.  With their innovative products and approach, they have been serving clients for over 100 years in more than 60 countries across Europe, the Middle East and Africa.  For their headquarters in Zaventem, they are currently recruiting a diligent Management Assistant.

Job description:

As a Management Assistant you will be assisting a team of senior management members (Vice Presidents and Directors), you will assist them in their daily activities.

  • proactive management of complex diaries
  • coordination of international travels (including via applications, multi-mode arrangements, detailed travel itineraries and travel expenses)
  • organisation of management meetings and events in various locations across Europe (including full logistics)
  • organisation of conference calls/videoconferences
  • preparation of presentations, including data collection and integration
  • general office administration: screening telephone calls, following-up on emails, filing relevant documents, preparing meeting rooms, scanning/photocopying/binding documents, etc.
  • liaising with high-profile internal & external parties (members of top management, clients, vendors, …)
  • back-up for the 3 other Management Assistants

Profile:

  • The ideal candidate holds – at least – a Bachelor in Office Management, Languages, Marketing, …
  • You have excellent oral and written skills in English. Any other European language would be an asset (German, French, Dutch, Eastern European languages, …)
  • You possess 2-5 years of experience in a similar role and ideally in an international corporate environment
  • You have experience working for multiple business managers
  • You are computer literate and possess advanced skills in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • You are precise and rigorous, with a genuine eye for detail
  • You are highly organised and able to set clear priorities
  • You are proactive & solution oriented and you easily take ownership over your work
  • You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
  • You are flexible (occasional overtime) and eager to learn & grow in this role

Offer:

  • A permanent contract
  • Starting date: as soon as possible!
  • Working hours: full-time contract, 38.5h/week
  • A very competitive salary and comprehensive benefits package (luncheon vouchers, health and group insurance, travel allowance, 20 + 6 holidays)
  • International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
  • Location: offices are situated in Zaventem so ideally you are able to commute to the offices by own car

 

Office Manager/Assistant(e) de direction pour société de capital investissement en pleine croissance – POSTE POURVU!

4 décembre 2017 by Agnès Guilloux

Notre client est une société à taille humaine (+/- 20 employés) du secteur de la haute finance. Ils sont localisés dans le quartier Louise à Bruxelles. Etant actuellement en plein développement, ils sont à la recherche d’un(e) Office Manager afin de renforcer leur équipe et afin d’apporter un soutien à leur bureau.

 Description de fonction:

Assistanat de direction (40% du poste) :

  • Apporter un soutien administratif de premier plan à un Directeur et à son équipe
  • Gestion d’agendas très complexes et changeants, organisation de nombreuses réunions avec des partenaires de haut niveau (banquiers, avocats, membres de comités de direction, etc.), annulations/réorganisations de dernière minute
  • Soutien au CFO (tâches d’assistanat financier)
  • Organisation et préparation de nombreuses téléconférences et rendez-vous téléphoniques
  • Préparation de réunions, s’assurer que tous les documents nécessaires sont prêts
  • Suivi des réunions (dissémination des informations, suivi des plans d’action, etc.)
  • Préparation des notes de frais sous Excel
  • Préparation de documents sous MS Office (Word, Excel & PowerPoint), préparation et relecture de documents

Office management (60% du poste)

  • Gestion quotidienne du bureau, suivi des processus et procédures existantes, contrôler la correspondance; concevoir un système de classement; vérifier et approuver toutes les commandes
  • Supervision de la Réceptionniste
  • Etre la personne en charge de la définition de nouvelles procédures en vue de conserver, protéger, retrouver, transférer et gérer les dossiers et documents
  • Assurer un fonctionnement efficace du bureau en planifiant et implantant des systèmes internes telles que les procédures d’achat
  • Concevoir et établir les procédures standard; évaluer les résultats par rapports aux objectifs fixés et faire les ajustements nécessaires
  • Collaborer avec les RH afin d’être à jour au niveau des éléments de gestion du personnel
  • Coordonner les actions avec le service IT concernant l’équipement informatique
  • Gérer les contrats et négocier avec les fournisseurs (contrats de maintenance, contrats d’achats, etc.)
  • Apporter un soutien aux visiteurs
  • Répondre aux questions des employé(e)s concernant les problématiques d’office management (par exemple, les fournitures de bureau, l’informatique, les voyages, etc.)
  • Etre en contact avec les prestataires de service concernant le bureau tels que la société de nettoyage, les traiteurs et la sécurité 

Profil:

  • Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management/Secrétariat/Langues
  • Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit)
  • Vous avez au minimum 3-5 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire acquise dans le conseil en management, la haute finance ou le juridique
  • Vous avez de l’expérience dans la gestion des équipements IT (fax, imprimantes, etc.)
  • Vous maîtrisez MS office (Excel et Outlook en particulier). Une connaissance d’outils tels que Email Scheduler ou Boomerang est un plus
  • Vous avez de très bonnes compétences en planification et organisation (nombreuses échéances à respecter), vous êtes résistant(e) au stress et très discret(ète), car vous aurez accès à des informations confidentielles et sensibles
  • Vous êtes débrouillard(e), proactif(ve), à l’aise dans une petite structure dotée d’un esprit de “start up”. Vous êtes doué(e) de bon sens et plein(e) de ressources
  • Vous avez une bonne connaissance générale du monde des affaires et pouvez rapidement comprendre les enjeux importants pour l’entreprise et le secteur
  • Vous êtes rigoureux(se), vous anticipez les problèmes, êtes orienté(e) solution, êtes attentif(ve) aux conséquences de vos actes et réfléchissez en profondeur avant d’agir
  • Vous avez une très bonne présentation, le sens du service client, un très bon esprit d’équipe et le sens de la coopération (il y a 4 autres Assistantes dans l’entreprise)
  • Vous savez établir les priorités, êtes orienté(e) qualité, ponctuel(le), fiable, de confiance et flexible (également au niveau des horaires, lorsqu’un événement urgent survient)
  • Vous avez de très bonnes capacités de communication orales et écrites
  • Vous êtes créatif(ve), avez la capacité de faire des suggestions d’amélioration et vous savez prendre des projets en charge

Offre:

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible!
  • Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux comprenant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de congés (la semaine légale de travail est 38h00/semaine), un bonus discrétionnaire
  • L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique, à taille humaine, dotée d’une hiérarchie plate et d’une mentalité de start up !

Combined Office Manager & Executive Assistant role for fast-expanding private equity firm – JOB FILLED!

4 décembre 2017 by Agnès Guilloux

Our client is a human-sized firm (+/- 20 staff) in the private equity sector. They are located in the Louise area in Brussels. They are today experiencing a significant growth and are looking to recruit a diligent individual to reinforce their team and to provide first class support to a Partner and operate as overall Office Manager.

Job Description:

  • Providing high-level administrative support to a top-level Executive (40% of the time):
    • Complex diary management, involving numerous meetings and last minute changes, with high-level Executives (bankers, lawyers, Board members, etc.)
    • Providing support in finance-related duties for the CFO
    • Organising and scheduling numerous conference and phone calls
    • Preparing meetings, making sure all the necessary documents are ready
    • Following up meetings (disseminating the information, following up the action points, etc.)
    • Preparing expense reports using Excel
    • Preparing documents using MS Office (Word, Excel & PowerPoint), drafting and proofreading documents
  • Operating as the Office manager to an office of approximately 20 persons (60% of the time):
    • Maintaining office services by organising office operations and procedures; controlling correspondence; designing filing systems; reviewing and approving supply requisitions;
    • Monitoring and coaching the Receptionist
    • Providing historical reference by defining procedures for retention, protection, retrieval, transfer, and disposal of records.
    • Maintaining office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement.
    • Designing and implementing office policies by establishing standards and procedures; measuring results against standards; making necessary adjustments.
    • Partnering with HR to update and maintain office policies as necessary
    • Coordinating with IT department on all office equipment
    • Managing contract and price negotiations with office vendors, service providers and office lease
    • Providing general support to visitors
    • Addressing employees queries regarding office management issues (e.g. stationery, Hardware and travel arrangements)
    • Liaising with facility management vendors, including cleaning, catering and security services

Profile:

  • You ideally hold a Bachelor in Office Management/Secretariat/Languages
  • You are perfectly fluent in English and French (with excellent writing skills in both languages)
  • You have at least 3-5 years of experience acquired in a similar role and in the corporate sector (law firms, high finance, management consulting, etc.)
  • You have hands on experience with office machines (e.g. fax machines and printers)
  • You are proficient in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular). Some knowledge of email scheduling tools such as Email Scheduler or Boomerang would be useful
  • You have strong organisational and planning skills (numerous deadlines to meet in a fast-paced environment), are stress resistant and very discrete, as you will have access to very confidential and sensitive data
  • You are a self-starter, proactive, comfortable working in a fairly small and recent structure with a start up business culture. You are resourceful with a good common sense
  • You have a good business acumen and can quickly grasp the specificities and subtleties of the sector
  • You are thorough, anticipate issues, solution oriented, understand the consequences of your actions and think things through
  • You have an excellent corporate presentation, are genuinely service minded, with a very good team spirit and sense of cooperation (there are 4 other Assistants in the office)
  • You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable, trustworthy and flexible (also regarding working hours, when something urgent occurs)
  • You have excellent written and verbal communication skills
  • You have a creative mind with an ability to suggest improvements and you take ownership

Offer:

  • A permanent, full time employment contract
  • Starting date: ASAP!
  • A competitive salary with fringe benefits including luncheon vouchers, group and health insurances, 26 holiday days (the working week is 38h00), a discretionary bonus
  • The opportunity to work in a dynamic, human-sized company with a flat hierarchy and a start up business culture!

Assistant(e) de direction pour holding financier

21 novembre 2017 by Elke Wellens

Notre client est un acteur important du monde de la finance. Leur bureau, de taille humaine (25 personnes), est localisé près de la Gare Centrale de Bruxelles. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction qui assistera 2 membres du Comité de Direction et 2 Managers de l’équipe investissement.

Description de fonction:

  • gérer l’agenda des voyages, réunions, conseils d’administration et comités d’audit
  • établir les notes de frais, suivre les facturations et justificatifs
  • ouvrir le courrier entrant
  • rédiger, dactylographier et expédier les courriers, avis et autres documents
  • encoder des données signalétiques et les tenir à jour
  • coordonner des brochures, newsletters, organigrammes et présentations (PowerPoint) ;
  • organiser les déplacements à l’étranger
  • diverses tâches de bureautique (photocopies, scans, reliures)
  • classement

Profil:

  • Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Le néerlandais serait un atout important.
  • Vous avez au minimum 3-5 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire idéalement acquise dans le conseil, la finance ou le juridique
  • Vous êtes autonome, dynamique, débrouillard(e), proactif(ve) et savez résoudre les problèmes
  • Vous avez le sens du service et êtes polyvalent(e)
  • Vous appréciez particulièrement le travail en équipe et aimez travailler en collaboration avec d’autres Assistant(e)s
  • Vous savez gérer les priorités et avez le souci de la qualité, vous êtes ponctuel(le), fiable et flexible (également au niveau des horaires)
  • Vous pouvez être disponible rapidement

Offre:

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible
  • Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux
  • L’opportunité de travailler dans une entreprise à taille humaine, stable et internationale

Management Assistant for well-established financial holding

21 novembre 2017 by Elke Wellens

Our client is a renowned financial holding. Their human-sized office (25 people), located near the central station in Brussels, is today looking to recruit a Management Assistant who will be assisting 2 members of the Executive Committee and 2 Investment Managers.

Job Description:

  • Diary management
  • Organising and preparing meetings (General Assemblies, Board Meetings, Audit Committees, …)
  • Travel arrangements (flights, trains,  Visas, hotel bookings, taxis, etc.)
  • Preparing expense reports
  • Preparing and typing documents using MS Office (Word, Excel)
  • Handling incoming and outgoing correspondence
  • Coordinating brochures, newsletters, organizational charts & presentations (PowerPoint)
  • Photocopying, scanning, binding and filing documents
  • Finance-related duties: preparing expense reports, follow up of invoices, etc.

Profile:

  • You are perfectly fluent in English and French (with excellent writing skills in both languages).  Dutch can be an important asset.
  • You already have at least 3-5 years of experience acquired in a Management/Executive Assistant role
  • Experience in the service sector (finance, private equity, consulting, legal) can be a strong asset
  • You are autonomous, dynamic, proactive and you have good problem solving skills
  • You are genuinely service minded and versatile
  • You have a very good team spirit and sense of cooperation
  • You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable and flexible
  • Ideally you can make yourself quickly available  (you do not have a very long notice period)

Offer:

  • A permanent employment contract
  • Starting date: asap
  • A competitive salary with fringe benefits
  • The opportunity to work in a stable, international but human-sized company

Assistant(e) de direction pour Think Tank européen – poste pourvu!

17 novembre 2017 by Agnès Guilloux

Notre client est un acteur réputé et respecté en matière d’expertise et de conseil dans le domaine de la régulation européenne. Leurs membres comptent parmi les universités les plus prestigieuses du domaine ainsi que des autorités de régulation et des entreprises du secteur privé. Leur bureau, à taille humaine, se trouve près du Bois de la Cambre et est donc accessible en transports en commun. Ils connaissent actuellement une croissance importante et sont à la recherche d’un(e) nouveau(elle) assistant(e) de direction pour épauler l’Assistante Personnelle/Office Manager.

Description de fonction:

  • Réceptionner, traiter et distribuer le courrier
  • Gérer les appels téléphoniques entrants, accueillir les visiteurs
  • Gérer les contrats entrants, les soumettre pour signature auprès du Directeur Général
  • Faire le suivi du dossier associé à chaque contrat (suivi par e-mail, téléphone, etc.)
  • Gérer la facturation: préparer les factures (dans Word), les encoder dans un tableur Excel
  • Vérifier et faire le suivi de la trésorerie dans Excel
  • Préparer les dossiers pour le comptable externe
  • Gérer l’agenda du Directeur Général (via Outlook)
  • Organiser ses réunions et voyages (principalement en Europe)
  • Apporter un soutien administratif aux autres Managers
  • Participer à l’organisation de réunions hebdomadaires sur Bruxelles: envoyer les invitations, préparer la liste des participants, etc.
  • Communiquer avec des interlocuteurs de très haut niveau (des Commissaires européens, des personnalités importantes venant de la politique ou du monde des affaires, etc.)
  • Effectuer des tâches d’office management et de gestion du bâtiment (contact avec les fournisseurs, commandes de fournitures de bureau, contacts avec la copropriété, avec la société de maintenance informatique, avec la société de téléphonie, etc.)

Profil:

  • Le(a) candidat(e) idéal(e) a 5 à 1à ans d’expérience réussie en tant qu’Assistant(e) de direction
  • Vous avez un excellent niveau d’anglais oral et écrit (car c’est la langue de travail) ainsi qu’un très bon niveau de français et de néerlandais
  • Vous maîtrisez MS Office
  • Vous avez une excellente présentation, une très bonne élocution et du savoir vivre
  • Vous avez de très bonnes capacités de communication, un très bon relationnel et êtes à l’aise dans un environnement assez formel
  • Vous faites preuve de beaucoup de précision, de rigueur, d’organisation avec un vrai souci du détail
  • Vous savez résister au stress et êtes très fiable
  • Vous êtes doté(e) d’un très bon esprit d’équipe (travail en binôme avec une autre assistante)
  • Vous avez beaucoup de diplomatie et de discrétion
  • Vous êtes flexible et multitâches
  • Vous êtes soucieux(se) d’offrir un service de grande qualité à vos clients internes et en particulier au Directeur Général

Offre:

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Un contrat à temps plein ou à 80%
  • Date de commencement: dès que possible!
  • Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€8,00), une assurance hospitalisation (après 6 mois), des frais forfaitaires mensuels, le remboursement intégral des frais de transport, 20 jours de congés/an
  • Horaires : 9h00-18h00 (4 jours/semaines), 2 heures de moins le 5ème jour, possibilité d’un 4/5ème
  • L’opportunité de travailler dans un environnement et un cadre très professionnel et intellectuellement stimulant au sein de très beaux locaux!
  • C.A.R.E. programme : coaching personnalisé par un Consultant de Care4You durant la période d’intégration et en collaboration avec le nouvel employeur

 

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