Our client is a high profile, human-sized organisation providing expert advice and consulting in the field of regulations for companies operating on the EU market. Their members include influential Academics and universities, regulation authorities and private companies. Their offices are located close to the Bois de la Cambre/Ter Kameren and are therefore accessible by public transport. They are experiencing a significant growth and are recruiting a Management Assistant to work alongside the Executive Assistant/Office Manager.

Job description:

• To handle, analyse and dispatch the incoming mail
• To handle incoming phone calls, welcome visitors
• To check incoming contracts, to submit them for signature by the General Director
• To follow up the file associated to each contract (follow up by e-mail, phone, etc.)
• To handle the invoicing: to prepare the outgoing invoices (using Word), to input them into an Excel spread sheet
• To check and update the cash flow situation in Excel
• To preparing the accounting files for the external Accountant
• To manage the diary of the General Director (using Outlook)
• To organise meetings and business trips (mostly in Europe)
• To provide support to the other Managers
• To participate in the organisation of weekly events taking place in Brussels: sending invitations, preparing lists of participants, etc.
• To liaise with high profile partners (Key note speakers such as EU Commissioners or influential political or business figures)
• To perform facilities and office management duties: liaising with the landlord, ordering office supplies, liaising with IT/telecom companies

Profile:

• The ideal candidate has 5-10 years experience in an Executive/Management Assistant role
• You have an excellent level of English (spoken and written) as it is the working language and have a working knowledge of French and Dutch
• You possess very good skills on MS Office
• You have an excellent business presentation, are well spoken and well mannered
• You have excellent communication and interpersonal skills and can operate in a rather formal environment
• You are extremely precise, rigorous, organised, with a genuine eye for detail
• You are stress resistant and reliable
• You are a very good team player (as you will be working with another Assistant)
• You also are very diplomatic and discrete
• You are flexible and a genuine all rounder
• You thrive on offering a first class service to your internal clients (and primarily to the General Director)

Offer:

• A permanent contract
• A full time contract or 4/5th
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance (after 6 months), monthly net allowance, 100% reimbursement of transport costs, 20 holiday days
• Working hours: 9.00 am-6.00 pm (4 days/week,) and 2 hours less on the 5^th day, possibility of a 4/5th
• The opportunity to work in a quality oriented and intellectually stimulating environment in very nice offices!
• C.A.R.E. programme: personalised coaching by a Consultant of Care4You during the integration phase and in collaboration with the new employer

 

Notre client est un cabinet d’avocats international réputé. Leur bureau belge est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont actuellement à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction qui travaillera pour 2 Associés et 2 avocats.

Objectif du poste:

Assister les Associés et avocats dans leurs tâches quotidiennes: coordonner les agendas et les réunions, préparer les documents juridiques (principalement en français et en anglais), faire le classement, la facturation, etc.

Description de fonction:

• Relire et corriger des documents juridiques
• Gérer les agendas et les déplacements d’une équipe d’avocats
• Préparer et organiser des réunions
• Formater divers documents
• Préparer des présentations PowerPoint
• Créer et clore les dossiers clients
• Gérer la correspondance
• Facturation: suivi des feuilles d’heure, préparation des factures selon les directives de l’entreprise, classement des documents papiers et électroniques, garder le système de facturation à jour
• Mise à jour des données des contacts
• Gestion des e-mails et des appels entrants
• Aide logistique ponctuelle pour l’organisation de certains événements
• D’autres projets pourraient s’ajouter à cette liste en fonction des centres d’intérêts et les compétences de la nouvelle recrue!

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéale est titulaire d’un Bachelor en Langues/Office Management/Secrétariat/etc. ou peut justifier d’une expérience réussie dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez parfaitement les français (écrit et oral) et vous avez un excellent niveau en anglais. Vous avez une bonne compréhension du néerlandais et vous pouvez avoir une conversation téléphonique simple dans cette langue
• Maîtrise des outils informatiques et notamment de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des recherches sur internet
• Vous avez entre 2 et 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, de préférence acquise dans un environnement similaire (service aux entreprises, secteur juridique, conseil, etc.)
• Vous avez l’habitude des environnements de travail exigeants et de devoir travailler dans des délais serrés
• Vous avez d’excellentes capacités d’organisation ainsi qu’un souci du détail
• Vous pouvez gérer plusieurs projets à la fois et savez établir les priorités journalières
• Vous êtes proactif(ve), orienté solution et faites preuve de bon sens
• Vous avez un bon esprit d’équipe et êtes doté(e) de bonnes compétences interpersonnelles, diplomatiques et de communication
• Vous êtes flexible et vous avez à coeur d’offrir un service clients irréprochable et même de dépasser les attentes de vos clients

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Un environnement de travail international très agréable au sein duquel il est possible de prendre des initiatives et de se développer
• L’opportunité de travailler dans un environnement de qualité et dans de magnifiques bureaux localisés dans le centre de Bruxelles

Our client is a high-profile international law firm. Their Belgian offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Management Assistant who will work for 2 Partners and 2 lawyers.

Purpose of the role:

Assisting the Partners & lawyers in their daily activities: coordinating meetings and agendas, preparing documents (mainly in French and English), filing, invoicing, etc.

Job description:

• editing/proofreading legal texts
• agenda and travel management for Partners and lawyers
• preparing and organising meetings
• handling the layout of documents
• preparing PowerPoint presentations
• opening/closing client files
• handling incoming and outgoing correspondence
• invoicing: tracking timesheets, preparing invoices following the company’s guidelines
• filing documents (on paper + electronically), keeping filing system up to date
• updating contacts’ lists
• handling emails and telephone calls
• providing occasional logistical event support
• more projects can be added depending on the competences and areas of interest of the new recruit!

Profile:

• The ideal candidate holds minimum a Bachelor’s Degree in Languages/Office Management/Management Assistant/ … or is equivalent by experience
• You are fluent in French (oral & written) and you have an excellent level in English. You have a good understanding of the Dutch language and you are able to hold simple telephone conversations in Dutch.
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and web-based research
• You possess minimum 2-5 years of experience in a similar role – preferably in a similar environment (legal/professional services/consulting/…)
• You are used to working in a highly demanding environment, often against tight deadlines
• You demonstrate excellent organisational skills and particular attention to detail
• You can juggle multiple projects while prioritising daily assignments
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You have a flexible attitude and you always strive to exceed the expectations of the client (internal and/or external)

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• Very friendly and international working environment with room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the centre of Brussels!

 

Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a diligent Steward to join their team. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Job description

• To ensure that the instructions given by the Station Coordinator are correctly applied in order to make sure that the boarding process goes smoothly and at the set time
• To pass on the platform staff all instructions given by the Station Coordinator in order to ensure that the transport schedule goes smoothly
• To ensure that procedures are met and to escalate potential issues to the Station Coordinator
• To liaise with all the human resources involved in order to ensure that the transport plan is respected
• To prepare the vehicles in order to ensure that departures happen on time
• To welcome clients and check their boarding tickets
• To make sure that the timing of the procedure in respected in order to guarantee a timely departure
• To follow up the vehicles’ itineraries in order to ensure the security of the transport process
• To make sure that security measures are respected
• To adjust the boarding process in case of delays and to reduce the inconvenience for passengers
• To take care of passengers in case of delays and/or cancellations
• To inform the Station Coordinator of causes for delays and incidents in order to enable the preparation of a status report
• To take care of late passengers and to offer them alternative travel solutions
• To act as Station Coordinator in his absence

Profile

• You possess an excellent knowledge of spoken French. You also have some knowledge of Dutch and English
• You hold a high school diploma
• You are a college leaver with a strong sense of service
• You have very good communication and organisational skills, with a global vision
• You are service minded and solution oriented
• You know how to put things in perspective, to handle challenging, unforeseeable and urgent situations, in a calm and controlled manner. You are able to come up with relevant solutions
• You know how to work autonomously, but you also have a very good team spirit
• You are flexible regarding your work schedule as the position involves shift work: 5.30 am-1.30 pm and 1.30 pm-9.30 pm. The position also involves working during week-ends (1 week-end/month)

Offer

• Starting date: January 2018!
• A full time, permanent contract
• A competitive salary including monthly bonus (for shift work and work during week-ends), additional recup days, luncheon vouchers (€8,00), ecochèques (€250,00), health and group insurance, benefits in kind, yearly bonus, 37 holiday days
• Working schedule: in shifts (as described above)
• A truly international and multicultural working environment in a fast developing company!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Steward pour renforcer leur équipe. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Veiller à la bonne application des consignes données par le(a) Chef d’Escale afin de favoriser les bonnes conditions d’embarquement et assurer la ponctualité au départ
• Relayer les consignes du(de la) Chef d’Escale sur les quais afin d’assurer le bon déroulement du plan de transport
• Veiller au respect des procédures et consignes et remonter les éventuels dysfonctionnements au (à la ) Chef d’Escale afin d’assurer un service de qualité
• Assurer le suivi des ressources nécessaires permettant le respect du plan de transport
• Réaliser la préparation des véhicules afin d’assurer le départ commercial ou un départ au dépôt
• Participer à l’accueil des clients et à la vérification des billets lors de l’embarquement
• Veiller au respect du timing de la procédure afin de garantir la ponctualité au départ
• Assurer le suivi des véhicules afin de garantir la sécurité des circulations
• Veiller à la bonne application des consignes de sécurité
• Adapter l’embarquement en situations perturbées dans le respect des consignes afin de réduire l’impact de ces situations pour la clientèle
• Participer à la prise en charge des clients lors des situations perturbées
• Indiquer au (à la) Chef d’Escale les causes de retard et incidents afin de permettre un reporting des dysfonctionnements
• Assurer la prise en charge des clients retardataires afin de proposer une solution adaptée à la poursuite de leur voyage
• Assurer la fonction de Chef d’Escale en cas d’absence inopinée afin de permettre la continuité du service

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral. Vous avez également de bonnes notions de néerlandais et d’anglais
• Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire
• Vous êtes débutant(e) et doté(e) d’une forte orientation client
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orale, d’organisation et une bonne vision globale
• Vous avez le sens du service clients et êtes orienté(e) solution
• Vous savez prendre du recul, gérer des situations difficiles/imprévues/urgentes en gardant votre sang froid et en trouvant les solutions adéquates
• Vous savez travailler de façon autonome et gérer vos priorités, mais vous avez également un très bon esprit d’équipe
• Vous êtes flexible en terme d’horaires de travail car le poste implique un fonctionnement en “shifts” : 5h30-13h30 ou 13h30-21h30, et le travail certains week-ends

Offre

• Date de commencement : janvier 2018!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés et les week-ends (et jours de récupération supplémentaires), tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature (billets gratuits), un bonus annuel, 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : en « shift », comme indiqué ci-dessus
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a diligent Station Coordinator to join their team. Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Job description

• To lead a team of 2 to 3 staff
• To follow up the daily departures and arrivals, in order to ensure that the transport timetable is respected
• To offer appropriate solutions in the management of the transport timetable and to offer their expertise in order to solve potential issues
• To prepare the daily task list: destinations, number of passengers, groups, etc. for stewards and service providers in order to ensure the follow up of the transport timetable
• To ensure that the required customer service standards are met
• To brief the stewards and the service providers on the main events of the day (taking care of a disabled passenger, accompanying a VIP, etc.), in order to ease the boarding process
• To prepare a daily schedule mentioning all the tasks to be performed by the stewards, in order to clearly organise the shift
• To gather and transmit the information coming from the Operations Unit to the stewards and service providers in regards to the transport timetable
• To assist the technicians in the preparation of the vehicles
• To welcome clients and offer them a first class service
• To ensure the follow up of the vehicles in order to guarantee the security and to ensure that the security measures are correctly applied
• To ensure the management of specific passenger requests, to find solutions with them
• To ensure that procedures are respected and to escalate potential issues to the Line Manager
• To coach the stewards so that security measures are met as well as quality service and best practice

Profile

• You possess an excellent knowledge of spoken French. You also have some knowledge of Dutch and English
• You have some relevant experience of 3 to 5 years in operational management (for instance in the Horeca, Facilities, Construction or Distribution sector)
• You have very good communication, organisational and analytical skills
• You are genuinely customer and solution minded
• You are a natural leader and know how to lead a team
• You have a good common sense and the ability to take initiatives
• You know how to put things in perspective, to handle challenging, unforeseeable and urgent situations, in a calm and controlled manner. You are able to come up with relevant solutions
• You know how to work autonomously, but you also have a very good team spirit
• You are flexible regarding your work schedule as the position involves shift work: 4.00 am-12.00 pm, 11.00 am-7.00 pm, 4.00 pm-12.00 am. The position also involves working during week-ends (1 week-end/month).

Offer

• Starting date: January 2018!
• A full time, permanent contract
• A competitive salary including monthly bonus (for shift work and work during week-ends), additional recup days, luncheon vouchers (€8,00), ecochèques (€250,00), health and group insurance, benefits in kind, yearly bonus, 37 holiday days
• Working schedule: in shifts (as described above)
• A truly international and multicultural working environment in a fast developing company!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Chef d’escale pour renforcer leur équipe. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Encadrer une équipe de 2 à 3 personnes
• Faire le suivi des départs et arrivées journaliers afin d’assurer le respect du plan de transport
• Proposer des solutions dans la gestion des aléas du plan de transport et proposer son expertise de terrain
• Préparer la feuille de travail quotidienne : destinations, nombres de passagers, groupes, etc. pour les Stewards et les prestataires de service afin de faciliter le suivi du plan de transport
• S’assurer que le niveau de service requis est atteint
• Briefer les Stewards et les prestataires sur les événements marquants de la journée (prise en charge d’un voyageur handicapé, accompagnement d’un VIP, etc.) afin de faciliter l’organisation des embarquements
• Définir un plan de travail quotidien reprenant les tâches à effectuer par les Stewards afin d’organiser efficacement le shift
• Réceptionner et relayer les informations provenant du Centre opérationnel afin d’informer les Stewards et les prestataires des évolutions du plan de transport
• Assister les techniciens dans la mise en place des véhicules
• Participer à l’accueil des clients et offrir un service irréprochable
• Assurer le suivi des véhicules afin de garantir la sécurité, veiller à la bonne application des consignes de sécurité
• Assurer la prise en charge particulières des clients, trouver des solutions avec eux
• Veiller au respect des procédures et remonter les éventuels dysfonctionnements au Responsable direct
• Encadrer les Stewards afin d’assurer les respect des procédures de sécurité, des gestes métiers et de la qualité de service offert

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral. Vous avez également de bonnes notions de néerlandais et d’anglais
• Vous avez une expérience réussie de +/- 3 à 5 ans en management opérationnel/terrain (par exemple, dans l’Horeca, le Facilities, la construction ou la grande distribution)
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orale, d’organisation et d’analyse
• Vous avez le sens du service clients et êtes orienté(e) solution
• Vous avez un leadership naturel et savez gérer une équipe
• Vous êtes doté(e) de bon sens avec une capacité à prendre des initiatives
• Vous savez prendre du recul, gérer des situations difficiles/imprévues/urgentes en gardant votre sang froid et en trouvant les solutions adéquates
• Vous savez travailler de façon autonome et gérer vos priorités, mais vous avez également un très bon esprit d’équipe
• Vous êtes flexible en terme d’horaires de travail car le poste implique un fonctionnement en “shifts” : 4h00-12h00, 11h00-19h00, 16h00-00h00 et le travail certains week-ends

Offre

• Date de commencement : janvier 2018!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés et les week-ends (et jours de récupération supplémentaires), tickets restaurant (€8,00/jour), écochèques (€ 250,00/an), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature (billets gratuits), un bonus annuel, 37 jours de congés/an
• Horaires de travail : en « shift », comme indiqué ci-dessus
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Notre client est un acteur reconnu du secteur du transport. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Conseiller(ère) Clientèle pour rejoindre leurs équipes multilingues et multiculturelles comptant +/- 20 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 170 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

Dans le Centre Opérationnel (50% du temps):

• Faire le suivi du transport, des difficultés de traffic (tels que retards et annulations), et offrir un service aux clients quand nécessaire
• Gérer la communication client sur le site internet
• Etre la voix des clients envers l’équipe de techniciens
• Interroger les techniciens sur les problématiques rencontrées et transmettre les informations aux clients
• Etre le point de contact entre le Centre Opérationnel et le Service Client, faire en sorte que les informations circulent entre les 2 services
• Etre le point de contact pour les équipes sur le terrain, recueillir les informations qu’elles ont à transmettre concernant les problématiques rencontrées avec les clients et l’atmosphère générale du terrain, s’occuper des clients nécessitant une assistance spéciale

Dans le Service clients (50% du temps):

• Vous êtes le point de contact pour les clients: vous gérez leurs requêtes/questions/plaintes et faites en sorte de leur fournir des réponses/solutions appropriées. Vous gérez des requêtes émanant de différents média (téléphone, e-mail, fax, lettres, médias sociaux) en ligne avec les standards qualité de l’entreprise
• Vous gérez et suivez des dossiers spécifiques (demandes d’information, demandes de service, plaintes officielles, compensations/remboursements si approprié)
• Vous formulez des réponses aux questions en ligne des clients (“click-to-chat”)
• En cas de questions très spécifiques, vous les transférez au service compétent
• Vous participez à la gestion des comptes de la société sur les réseaux sociaux, êtes le Modérateur des comptes Twitter et, ce faisant, vous ajoutez du contenu en ligne

Profil

• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous maîtrisez également parfaitement, soit le néerlandais, l’allemand ou l’anglais. Vous avez une connaissance professionnelle d’une troisième langue (parmi les 3 susmentionnées)
• Vous avez une expérience réussie de +/- 3 ans (dans un poste de support clients, et idéalement acquise dans un environnement technique)
• Vous avez une connaissance de base des réseaux sociaux (Twitter, Instagram, Facebook, etc.)
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orales et écrites: vous êtes clair(e), êtes doté(e) d’une très bonne élocution et avez de très bonnes compétences à l’écrit
• Vous avez le sens de l’écoute, vous savez faire preuve d’empathie envers vos clients et vous êtes soucieux(se) d’effectuer un travail de qualité
• Vous savez comment rechercher l’information, et vous savez comment utiliser votre créativité lorsque l’information requise n’est pas facilement accessible
• Vous êtes diplomate dans votre communication et vous savez interagir à tous niveaux
• Vous êtes calme et avez une bonne résistance au stress, vous êtes à l’aise dans vos interactions avec des clients
• Vous savez travailler de façon autonome et gérer vos priorités, mais vous avez également un très bon esprit d’équipe
• Vous êtes positif(ve) et dynamique, vous aimez assimiler de nouvelles connaissances
• Vous avez le sens du service clients et êtes soucieux(se) d’apporter la bonne solution à vos clients
• Vous êtes flexible en terme d’horaires de travail car le poste implique un fonctionnement en “shifts” (14h00-22h00 et 10h00-18h00) et le travail certains week-ends (en moyenne 1 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : décembre 2017!
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés et les week-ends, tickets restaurant (€8,00/jour), assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature (billets gratuits), un bonus annuel, 50 jours de congés/an
• Horaires de travail : 40h00/semaine, avec une courte pause déjeuner (15-20 mn)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the transport industry. They are currently recruiting a Customer Care Officer to join their multilingual & multicultural teams in Brussels. Their offices are located in the centre of Brussels (very easy to reach with public transport) and they employ +/- 170 people.

Job description

In the Technical centre (50% for the time):

• To follow up the transport situation, the difficulties encountered and the occasional customer support needed
• You follow up the communication on the social media and on regular media
• You are the voice of the clients’ concerns towards the technical team
• You question the technicians in order to understand precisely the issues and to convey the information to the clients
• You are the point of contact between the Technical centre and the Customer service, you make sure that the information flows smoothly between the two
• You are the point of contact for the onsite teams, you get information from them regarding the general atmosphere in the field and you cater for special needs and customer assistance when needed

In the Customer service department (50% of the time):

• You are the point of contact for customers: you reply promptly to their queries via phone/email/fax/letter/social media in accordance to the company’s commercial politics & ethical/quality standards
• You process and follow-up on specific files (service & information requests, official complaints, compensation/reimbursement files)
• You formulate answers to the online questions of customers (“click-to-chat”) and/or – in case of a very specific request – you transfer the question to the appropriate department
• You participate in the general management of social media, you moderate the Twitter accounts, you produce written content

Profile

• The position requires fluent French (written and spoken) and either fluent German, English or Dutch and a working knowledge of a third language (amongst these 3)
• You have a relevant experience of +/- 3 years (in a customer service/client relations role, ideally acquired in a technical environment)
• You have basic knowledge of social media (Twitter, Instagram, Facebook, etc.)
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are quality minded
• You are a genuine information seeker and can use your creativity when you can’t find immediately find it
• You have very good diplomatic skills and can interact at all levels
• You are calm and stress resistant, you feel at ease when talking with customers
• You have the ability to work autonomously and to manage priorities but you are also genuinely team spirited
• You have a positive and dynamic work attitude, you like learning new things
• You are genuinely service minded and are keen to find the right solution for your clients
• You are flexible in terms of working hours as the position involves working during week-ends (once/month) and shifts (2.00 pm-10.00 pm and 10.00 am-6.00 pm)

Offer

-Starting date: December 2017

-A permanent, full-time contract

-A competitive salary with a very complete benefits package including bonuses for working in shits and during weekends, luncheon vouchers (€ 8,00/day), health and group insurance, benefits in kind (free transport tickets), a yearly bonus, 50 holiday days/year

– Working hours: 40h00/week in shifts, with a short lunch break (15-20 mn)

-The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving and within a fascinating sector!

Notre client est une société à taille humaine (+/- 20 employés) du secteur de la haute finance. Ils sont localisés dans le quartier Louise à Bruxelles. Etant actuellement en plein développement, ils sont à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction afin de renforcer leur équipe et afin d’apporter un soutien à un Associé et 3 Managers.

Description de fonction:

• Apporter un soutien administratif de premier plan à un Directeur et à son équipe

• Gestion d’agendas très complexes et changeants, organisation de nombreuses réunions avec des partenaires de haut niveau (banquiers, avocats, membres de comités de direction, etc.), annulations/réorganisations de dernière minute
• Coordination et organisation des agendas de l’équipe, les coordonner avec ceux de tiers
• Organisation et préparation de nombreuses téléconférences et rendez-vous téléphoniques
• Préparation de réunions, s’assurer que tous les documents nécessaires sont prêts
• Suivi des réunions (dissémination des informations, suivi des plans d’action, etc.)
• Préparation des notes de frais sous Excel
• Préparation de documents sous MS Office (Word, Excel & PowerPoint), préparation et relecture de documents
• Coordination des agendas privé et professionnel de l’Associé

Profil:

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management/Secrétariat/Langues
• Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit)

• Vous avez au minimum 3-5 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire acquise dans le conseil en management, la haute finance ou le juridique

• Vous êtes très organisé(e) (nombreuses échéances à respecter), résistant(e) au stress et très discret(ète), car vous aurez accès à des informations confidentielles et sensibles
• Vous êtes débrouillard(e), proactif(ve), à l’aise dans une petite structure dotée d’un esprit de “start up”. Vous êtes doué(e) de bon sens et plein(e) de ressources
• Vous avez une bonne connaissance générale du monde des affaires et pouvez rapidement comprendre les enjeux importants pour l’entreprise et le secteur
• Vous êtes rigoureux(se), vous anticipez les problèmes, êtes orienté(e) solution, êtes attentif(ve) aux conséquences de vos actes et réfléchissez en profondeur avant d’agir
• Vous avez une très bonne présentation, avez le sens du service client, un très bon esprit d’équipe et le sens de la coopération (il y a 3 autres Assistantes dans l’entreprise)
• Vous savez établir les priorités, êtes orienté(e) qualité, êtes ponctuel(le), fiable, de confiance et flexible (également au niveau des horaires, lorsqu’un événement urgent survient)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux comprenant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, 26 jours de congés (la semaine légale de travail est 38h00/semaine), un bonus discrétionnaire
• L’opportunité de travailler dans une entreprise dynamique, à taille humaine, dotée d’une hiérarchie plate et d’une mentalité de start up !