Our client is a human-sized firm (+/- 20 staff) in the private equity sector. They are located in the Louise area in Brussels. They are today experiencing a significant growth and are looking to recruit a diligent individual to reinforce their team and to provide first class support to a Partner and his team of 3 Associates.

 Job Description:

• Providing high-level administrative support to a top-level Executive and to his team of international Managers
• Complex diary management, involving numerous meetings and last minute changes, with high-level Executives (bankers, lawyers, Board members, etc.)
• Coordinating and organising the diaries of the team, in connection with third parts
• Organising and scheduling numerous conference and phone calls
• Preparing meetings, making sure all the necessary documents are ready
• Following up meetings (disseminating the information, following up the action points, etc.)
• Preparing expense reports using Excel
• Preparing documents using MS Office (Word, Excel & PowerPoint), drafting and proofreading documents
• Coordinating the private and professional diaries of the Partner

Profile:

• You ideally hold a Bachelor in Office Management/Secretariat/Languages
• You are perfectly fluent in English and French (with excellent writing skills in both languages)
• You have at least 3-5 years of experience acquired in a similar role and in the corporate sector (law firms, high finance, management consulting, etc.)
• You are extremely organised (numerous deadlines to meet), stress resistant and very discrete, as you will have access to very confidential and sensitive data
• You are a self-starter, proactive, comfortable working in a fairly small and recent structure with a start up business culture. You are resourceful with a good common sense
• You have a good business acumen and can quickly grasp the specificities and subtleties of the sector
• You are thorough, anticipate issues, solution oriented, understand the consequences of your actions and think things through
• You have an excellent corporate presentation, are genuinely service minded, with a very good team spirit and sense of cooperation (there are 3 other Assistants in the office)
• You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable, trustworthy and flexible (also regarding working hours, when something urgent occurs)

Offer:

• A permanent, full time employment contract
• Starting date: ASAP!
• A competitive salary with fringe benefits including luncheon vouchers, group and health insurances, 26 holiday days (the working week is 38h00), a discretionary bonus
• The opportunity to work in a dynamic, human-sized company with a flat hierarchy and a start up business culture!

Notre client est un leader international dans le domaine du conseil aux entreprises et plus précisément dans tout ce qui touche aux Ressources Humaines. Ils sont présents dans une cinquantaine de bureaux dans le monde. Leur bureau de Bruxelles est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste :

Apporter un soutien administratif de premier ordre à un Consultant Senior/Associé, et cela, aussi bien en l’assistant sur ses activités nationales qu’internationales.

Les responsabilités de l’Assistant (e) de direction seront les suivantes :

• Gestion de l’agenda du Consultant: organisation de rendez-vous clients en Belgique et à l’étranger, organisation de rendez-vous téléphoniques, de vidéoconférences et de réunions internes
• Préparation et distribution de documents sensibles tels que des propositions commerciales, des rapports d’activité, etc.
• Suivi minutieux de tous les dossiers gérés par le Consultant
• Coordination de tous les aspects pratiques et logistiques liés au client et au Consultant (organisation des déplacements, hébergements, réunions, etc.)
• Préparation des notes de frais mensuelles et suivi de la facturation clients
• Mise à jour des bases de données et systèmes internes
• Scanner, copier et classer les documents

Profil recherché :

• Une expérience de 2-3 ans minimum en tant qu’Assistant(e) de direction auprès de Cadre(s) dirigeant(s) et dans un environnement international complexe
• De très bonnes compétences informatiques, en particulier sur Word. Excellentes capacités de relecture
• Anglais courant (oral et écrit) avec un très bon niveau en français et/ou néerlandais
• Excellentes compétences administratives, capacité à gérer des activités complexes et à gérer plusieurs tâches en parallèle
• Grand sens de l’organisation, précision et rigueur, capacité à gérer et respecter les priorités
• Très bonnes capacités de communication et cela avec tous niveaux d’interlocuteurs
• Grand sens de la discrétion et de la confidentialité, capacité à traiter des informations très sensibles et à gérer des contacts externes avec professionnalisme, tact et persistance
• Une personnalité positive, enjouée, équilibrée et mature. Une bonne capacité à gérer le stress et un grand sens du service client

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée
• Horaire: plein temps (mais il y a une possibilité de travailler à 80 ou 90%)
• Horaires flexibles et possibilité de travailler de la maison 1 jour/semaine
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extra-légaux incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation et bonus annuel
• L’opportunité de travailler dans un environnement stable et agréable, où un véritable esprit d’ouverture prévaut
• Date de commencement: dès que possible!

Our client is a world leader in HR consulting. They have more than 50 offices around the globe.  The Brussels office was opened several decades ago and is today a leading firm on the Belgian market. Their exclusive offices are located in the centre of Brussels and are therefore accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Personal Assistant.

Scope of the role:

Working both at national and at international level, the successful candidate will provide day-to-day support to the activities of a Senior Consultant/Partner.

This Personal Assistant will have the following responsibilities:

• Managing the consultant’s agenda: this will include client meetings in Belgium and abroad, telephone meetings, videoconferences and internal meetings
• Preparing and distributing important confidential documents such as client proposals, progress reports, etc.
• Following up and carefully keeping track of all ongoing files handled by the consultant
• Co-ordinating all practical details related to client, consultant and third part arrangements such as meetings, travelling, lodging, etc.
• Preparing the monthly expense reports and following-up with the project invoices
• Updating databases and internal systems
• Scanning, copying, filing documents

Experience and Qualifications Required for the position:

• A minimum of 2-3 years’ experience as Management/Executive assistant supporting Senior Executives in a complex and international environment
• Excellent word processing (Microsoft Word) and proofreading skills
• Fluency in English (spoken and written) with a very good level in Dutch and/or French
• Top-notch administrative skills, comfort in handling complex follow-up activities and juggling multiple tasks in parallel
• Superior sense of organisation, accuracy and rigour – a demonstrated ability to set priorities
• Strong communication skills and a talent for interacting with stakeholders of all levels
• A high sense of discretion and confidentiality, treating sensitive information appropriately and handling external contacts with professionalism, tact and persistency
• A pleasant, well-rounded and mature personality with a positive attitude, a good level of stress-resistance and a demonstrated client-orientation

Offer:

• Permanent contract
• Full-time role (but there is a possibility to work 80 or 90%)
• Flexible working schedule + possibility to work from home during 1 day/week
• A competitive salary with a good package including luncheon vouchers, group and health insurance, annual bonus
• The opportunity to work in a stable and pleasant environment where open-mindedness and good atmosphere prevail
• Starting date: A.S.A.P.!

Pour un de nos clients, une fondation privée située au centre de Bruxelles, nous recherchons actuellement un(e) collaborateur(trice) expérimenté(e) pour le département ressources humaines.

Objectif du poste:  En collaboration avec un collègue direct, suivre l’administration des salaires et du personnel de A à Z pour +/- 100 collaborateurs (employés et ouvriers) ; répondre aux questions du personnel concernant leurs rémunérations, leurs avantages extra-légaux, leurs jours de congé, leurs absences et la législation sociale en général; préparer des statistiques, simulations de frais et rapports.  Cette entreprise n’utilise pas de secrétariat social externe, cela signifie que tous les calculs et toutes les simulations & déclarations concernant les salaires, la rémunération et les avantages extra-légaux sont faits en interne par l’équipe RH.  Ils travaillent néanmoins avec un logiciel de paie/RH qui s’appelle “ARNO HR”.

Description de poste

• Préparer les contrats pour les nouveaux(elles) employé(e)s qui entrent en service et résilier les contrats quand ils quittent la société
• Gérer les déclarations DIMONA pour les nouveaux(elles) et les anciens(ennes) employé(e)s
• Traiter les déclarations DMFA trimestrielles
• Gérer annuellement la déclaration BELCOTAX
• Gérer mensuellement la déclaration du précompte professionnel
• Enregistrer et suivre les jours de congé et tous les jours d’absence
• Gérer le calcul des salaires de A à Z, y compris le traitement des heures supplémentaires, rémunérations, indemnités, augmentations, promotions, du pécule de vacances (employés) et des primes de fin d’année, etc.
• Préparer toutes sortes d’attestations concernant l’emploi, les impôts, etc.
• Suivre les accidents du travail & les employé(e)s en congé maladie (Déclarations des Risques Sociaux dans la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale)
• Entretenir des rapports étroits en interne avec le chef du personnel, le conseiller en prévention, les chefs de départements, la comptabilité, etc.
• Entretenir des rapport étroits avec les parties externes comme l’Office National d’Allocations Familiales pour travailleurs salariés, l’Office National de Sécurité Sociale, le Service Fédéral des Pensions, l’Office national des Vacances Annuelles, l’Office National de l’Emploi, les sociétés d’assurance, l’assureur-loi, les mutuelles, MIVB/STIB, DE LIJN, NMBS/SNCB, etc.
• Préparer des statistiques, des simulations de frais et des rapports (financiers/RH)
• Préparer des tableaux en Excel (ex : pour le calcul de la pension complémentaire)
• Gérer l’administration concernant les nouvelles affiliations pour l’assurance groupe & gérer également les autres assurances, mensuellement calculer l’intervention dans les frais médicaux (préparer les calculs en Excel, faire les copies, gérer la correspondance, archiver ensuite tous les documents pertinents)
• Faire le suivi des chèques repas et des chèques cadeaux Sodexo
• Faire le suivi des abonnements pour les trajets domicile-travail
• Répondre à toutes les questions du personnel, des chefs de départements et de la part de tiers
• Suivre activement les changements dans la législation sociale (via newsletters, formations, etc.)
• Et plus encore!

Le/La candidat(e) idéal(e) a le profil suivant :

• Idéalement un Graduat en RH, gestion du personnel, comptabilité, etc.
• Une expérience de minimum 5 ans dans un service du personnel/département RH, idéalement acquise dans une association/fondation ou une PME
• Une connaissance du droit de travail/législation sociale belge
• Une bonne connaissance d’un ou plusieurs logiciels paye/RH et une bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Outlook, Access)
• De très bonnes connaissances en français et en néerlandais
• Personne sociable qui a beaucoup d’empathie (car dans cette fonction vous devez être capable de répondre correctement aux questions des employé(e)s, de bien les écouter et de les conseillers)
• Personne précise, ponctuelle, organisée & dotée de beaucoup de concentration
• Autonome et méthodique, capable de fonctionner dans un cadre donné, un grand sens des responsabilités
• Discret(ète), capable de gérer des informations très sensibles et confidentielles
• Respectueux(se) envers ses collègues, son Manager et l’environnement de travail en général
• Personne positive & proactive qui aime bien travailler en équipe
• Intègre et fiable, souhaitant collaborer durablement avec son prochain employeur

Offre :

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: janvier 2018
• Un salaire en conformité avec les barèmes du secteur non marchand, des tickets restaurant, une assurance groupe, le remboursement des frais de transport
• La société est très accessible en transports en commun et ses locaux sont très agréables
• Un environnement de travail plaisant et respectueux, une société qui offre une véritable sécurité de l’emploi et un bon équilibre vie privée/vie professionnelle

For one of our clients, a foundation located in the city centre of Brussels, we are looking for an experienced Payroll Officer for the HR Department.

Purpose of the role:

Together with a colleague:

• to follow up the payroll administration from A to Z for +/- 100 staff (blue and white collar workers)
• to answer their questions regarding their remunerations, packages, fringe benefits, holiday days, leave of absence and social legislation in general
• to prepare statistics, expense simulations and reports.

This company does not use an external social secretariat, so all salary calculations, simulations, declarations concerning salaries, packages and fringe benefits are done in house by the HR team. However, they use a payroll software called “ARNO HR”.

Job description:

• To prepare the contracts for new recruits, to terminate the contracts of leavers
• To manage the Dimona declaration for new and former employees
• To manage the quaterly DMFA declarations
• To annually manage the BELGOTAX declaration
• To monthly manage the company’s payroll tax declaration
• To register and follow up the holidays and all leaves of absence
• To do the salary calculation from A to Z, including overtime, raises, promotions, holiday pay, yearly bonuses, etc.
• To prepare various certificates such as certificates of employment, of income tax, etc.
• To follow up the procedure related to occupational accidents, employees in sick leave (declarations of risks in the « Banque Carrefour de la Sécurité Sociale »)
• To liaise closely with the Head of HR, the Risk Prevention Counsellor, Department Heads, the Accounting Department, etc.
• To have regular exchanges with third parts such as the « Office National d’Allocations Familiales pour travailleurs salariés », the « Office National de Sécurité Sociale », the « Service Fédéral des Pensions », the « Office National des Vacances Annuelles », the « Office National de l’Emploi », insurances companies, mutual funds, MIVB/STIB, DE LIJN, NMBS/SNCB, etc.
• To prepare statistics, simulations of expenses and reports (financial and HR)
• To prepare Excel spreadsheets (e.g.: to calculate supplementary pensions)
• To manage the administration related to new memberships for the group insurance, to manage the other insurance memberships, to monthly calculate the intervention in medical costs (to prepare calculations in Excel, to make copies, to manage the correspondence, to archive relevant documents)
• To do the follow up of luncheon vouchers and Sodexo gift vouchers
• To do the follow up of travel season tickets
• To answer questions from the staff, from Department Heads and from third parts
• To actively follow the changes in social legislation (via newsletters, trainings, etc.)
• And much more!

The ideal candidate has the following profile:

• A Bachelor in HR, Personnel administration, Accounting, etc.
• 5 years relevant experience in HR or personnel administration ideally acquired in the non-for-profit sector
• A good knowledge of Belgian social legislation and labour law
• A good knowledge of a payroll/HR software and of MS Office (Word, Excel, Outlook, Access)
• A very good knowledge of French and Dutch
• You are empathetic as you will be in contact with the whole staff, with very good listening and counselling skills
• You are precise, punctual, organised with an ability to focus
• You are autonomous and methodical, you can operate in a set framework, you are accountable and responsible
• You are discrete, able to handle very sensitive and confidential information
• You are respectful towards your colleagues and Manager
• You are positive and proactive and you enjoy team work
• You are integer and reliable and you wish to make a long-term commitment with your next employer

Offer:

• An open ended employment contract
• Starting date: January 2018
• A salary in line with the non-for-profit-sector, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• The company is very accessible by public transport and the offices are very pleasant
• A very respectful work environment, a company that offers genuine employment security and a good work/life balance

 

Notre client est une société de portefeuille cotée en bourse investissant dans des sociétés et des fonds de Private Equity. Elle représente une équipe de 60 personnes avec des bureaux à Bruxelles, au Luxembourg et à Singapore.  Leur département comptabilité & consolidation comprend 4 personnes  à Bruxelles.  Suite au départ de l’une d’elles, un poste est aujourd’hui ouvert au sein de ce service.

Description de poste :

• Introduction des transactions financières dans le système de comptabilisation des opérations de portefeuille ;
• Tenue de la comptabilité d’entités de droit belge en normes locales belges et en normes internationales (IAS/IFRS) ;
• Application des procédures de contrôle du système de contrôle interne ;
• Préparation de déclarations TVA et de déclarations fiscales ;
• Livraisons et paiements relatifs à des opérations sur titres ;
• Exécution d’opérations de trésorerie (échéancier, emprunts, dépôts, reporting) ;
• Préparation et diffusion de rapports financiers de gestion internes ;
• Participation à la consolidation ;
• Coordination avec les clients internes (Tax&Legal, Human Resources, Middle-Office,..), les partenaires externes ;
• Participation aux projets du département (évolution des outils, mise en oeuvre de nouvelles normes, etc.) ;
• Préparation et diffusion de rapports financiers de gestion internes ;
• Tenue de la documentation des processus opérationnels

Profil recherché:

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur en comptabilité et avez minimum 5 ans d’expérience et motivé d’évoluer dans la fonction ;
• Vous avez de bonnes connaissances normes internationales IAS/IFRS et en fiscalité ;
• Vous bénéficiez d’une bonne compréhension des marchés financiers ;
• Vous faites preuve de rigueur, de bon sens et d’un esprit d’analyse ainsi que d’une grande flexibilité surtout en période de clôture de comptes;
• Vous avez le sens de la responsabilité et de la confidentialité ;
• Capacité & volonté de participer à des projets pour le département ;
• Vous êtes apte à utiliser des outils informatiques (en particulier Excel) et prêt à élargir vos compétences;
• Déplacement à Luxembourg possible, sans être régulier pour autant ;
• Que vous soyez Francophone ou néerlandophone, vous pouvez vous exprimer avec facilité dans les deux langues. Vous avez une très bonne connaissance opérationnelle de l’Anglais.

Offre  & aspects pratiques:

• Poste à pourvoir le plus rapidement possible
• Contrat à durée indéterminée
• Salaire compétitif
• Avantages extra-légaux: tickets restaurant, assurance groupe, assurance hospitalisation (incluant soins dentaires et assurance ambulatoire), remboursement des frais de transport (100%)
• Accessibilité : la société, située au centre de Bruxelles, est très facilement accessible en transport en commun
• Horaires: 38h00/semaine. Des dépassements horaires – ponctuels – surviendront au cours de l’année, lors d’échéances-clefs.

 

Our client is a listed portfolio company investing in companies and Private Equity funds.  They represent 60 people with offices in Brussels, Luxembourg and Singapore.  Their accounting & consolidation department consists of 4 people and, following the departure of one of them, they are currently recruiting a talented  accountant/financial professional to join this team.

Job description :

• Introducing financial transactions into the accounting system for the portfolio operations
• Bookkeeping of the Belgian entities respecting local standards and international standards (IAS/IFRS)
• Applying monitoring procedures of the internal control system
• Preparing VAT and tax declarations
• Deliveries and payments related to security transactions
• Executing treasury transactions (payment schedules, loans, deposits, reporting)
• Preparing and distributing financial reports (internal management)
• Participating in the consolidation process
• Coordinating with internal clients (Tax & Legal, Human Resources, Middle-Office,..) and external partners
• Participating in projects of the department (use of new systems/tools, implementing new standards, etc.)
• Keeping documents up to date regarding operational processes (+ filing/archiving them)

Profile:

• You have a Bachelor’s Degree in Accounting or a Master’s Degree in Economics and minimum 5 years of relevant experience (with a motivation to develop further in the role)
• You are fluent in French and English. You can express yourself correctly in Dutch.
• You have a sound knowledge of international IAS/IFRS accounting standards and of taxes
• You have a good understanding of the financial markets
• You are rigorous and analytical, you apply common sense
• You have a flexible work attitude, especially in periods of month-end closings/quarterly closings/etc.
• You are responsible and you have a good sense of confidentiality
• You have the capacity and the willingness to participate in projects related to the general functioning of the department
• You are IT literate: you have a good knowledge of Excel and of some accounting/financial software.  You also enjoy learning new tools & systems.
• You are open to punctually travelling to Luxembourg

Offer & practical aspects:

• Starting date : ASAP
• Permanent contract
• Competitive salary
• Extra-legal benefits: luncheon vouchers, group insurance, health insurance (including dental costs and ambulatory insurance), reimbursement of public transport (100%)
• Easy access by public transport
• Working hours: 38h/week with occasional overtime (during key periods)

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry. They are currently recruiting a diligent Sales Executive to join their B2B Sales team (+/- 16 people). Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Purpose of the role

For the French and German markets:

• maintaining and developing a client portfolio
• doing the follow up with distributors
• participating in the development of various products in view of increasing the sales of the B2B department

 Job description

• Creating and following up a portfolio of clients, developing the B2B market
• Having regular contacts with clients by phone and mail
• Measuring client satisfaction, managing expectations, solving issues
• Doing the follow up of client contracts
• Sales demonstrations: participating in various events, representing the brand
• Assisting distributors regarding all the product distribution related issues
• Participating in the development of the loyalty programme
• Daily management of the loyalty programme in collaboration with the customer service
• Managing sales and marketing incentives, in partnership with distributors
• Participating in the organisation of study visits for sales teams: planning, managing travel bookings, assisting the organising team, assessment and monitoring
• Participation in branding activities towards B2B clients
• Travelling approximately once/month in France and Germany

Profile

• You ideally hold a Bachelor in Sales, Marketing or Tourism
• You are perfectly bilingual in French and German and have a working knowledge of English
• You already have 3 years experience in a sales or marketing related role
• You have a good knowledge of MS Office
• You have excellent communication skills (spoken and written)
• You are flexible and team minded
• You are very organised and can work autonomously
• You are service minded

Offer

• Starting date: ASAP!
• A full time, open ended contract
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, extra holiday days, yearly bonus
• A truly international and multicultural working environment in a fast developing company!

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Cadre commercial(e) pour rejoindre leur équipe multilingue comptant +/- 16 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Objectif du poste

Pour les marchés français et allemand :

• entretenir et développer un portefeuille clients
• faire le suivi des distributeurs
• participer à l’évolution des différents produits en vue de développer le chiffre d’affaires du service B2B.

Description de fonction

• Création et suivi d’un portefeuille clients et développement du marché B2B
• Contacts réguliers avec les clients par mail et par téléphone
• Mesurer la satisfaction des clients, gérer et résoudre les problématiques
• Faire le suivi des contrats des clients
• Animation clientèle : participer à différents événements, représenter la marque
• Assister les distributeurs pour tous les problèmes liés à la distribution des produits
• Participer au développement du prgramme de fidélisation
• Gestion quotidienne du programme de fidélisation en collaboration avec le service clients
• Gestion opérationnelle des actions d’incentives et marketing en collaboration avec les distributeurs
• Participation à l’organisation de voyages d’étude à destination des acteurs de la vente : planification, gestion de la billeterie, assistance de l’organisateur, évaluation et suivi
• Participation à la création de l’image de la société auprès de la clientèle business
• Voyager environ une fois/mois en France et en Allemagne

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor commercial, marketing ou tourisme
• Vous êtes parfaitement bilingue français/allemand et possédez un bon niveau d’anglais
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de 3 ans de type commercial ou marketing
• Vous avez une bonne connaissance de MS Office
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites
• Vous êtes flexible et avez un bon esprit d’équipe
• Vous êtes très organisé(e) et savez travailler de façon autonome
• Vous avez le sens du service client

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, des jours de congés annuels supplémentaires, un bonus annuel
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com

Notre client est un groupe international leader dans le secteur de l’immobilier de bureau. Ils sont présents dans plus de 60 pays et ont +/- 100 employés en Belgique. Leurs bureaux bruxellois sont localisés dans le centre ville et sont donc très facilement accessibles en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) commercial(e) pour travailler auprès de 5-6 Managers commerciaux.

Objectif du poste

Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement de l’équipe. Vous assistez le département au niveau des tâches administratives et vous gérez les contacts quotidiens avec les clients.

Description de fonction

• Vous gérez les appels entrants, répondez aux questions journalières, prenez des messages et transmettez les appels
• Vous gérez l’agenda de l’équipe
• Vous préparez les rendez-vous clients internes et externes, accueillez les visiteurs, réservez des moyens de transport quand nécessaire, effectuez des réservations auprès de restaurants et gérez les déplacements de l’équipe en collaboration avec le Responsable Voyages
• Vous préparez la correspondance, ce-incluant des mailings clients, publicités, etc.
• Vous préparez des présentations PowerPoint, des rapports et des fiches sur les biens
• Vous mettez à jour et gérez les bases de données internes
• Vous coordonnez les supports marketing avec le département Marketing
• Vous créez et gérez les informations stockées sur SharePoint en interne
• Vous gérez et mettez à jour les matrices internes
• Vous traduisez des documents vers l’anglais, le néerlandais et le français
• Vous préparez les notes de frais
• Vous êtes le back up de la réceptionniste si nécessaire
• Vous prenez en charge d’autres projets administratifs en fonction des demandes de l’équipe

Profil                                                           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Secrétariat, Langues, Marketing ou Communication
• Vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de support, idéalement acquise dans un département commercial
• Vous avez d’excellentes compétences orales et écrites en néerlandais, anglais et français
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous aimez découvrir de nouveaux logiciels
• Vous travailler consciencieusement, avez le souci du détail et êtes focalisé(e) sur les résultats à obtenir
• Vous avez le sens du service clients, êtes proactif(ve) et avez pour but ultime la satisfaction de vos clients internes et externes
• Vous êtes très organisé(e), grâce à quoi vous êtes aussi multitâches et savez établir les priorités
• Vous aimez travailler en équipe, mais aussi de façon autonome et savez prendre des initiatives
• Vous aimez travailler à un rythme soutenu
• Vous êtes positif(ve) et amical(e) dans vos échanges avec vos collègues

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extra légaux: tickets restaurant, assurances hospitalisation et groupe, bonus discrétionnaire et 6 jours de congés supplémentaires/an
• Accès: la société est localisée dans le centre ville de Bruxelles et est très facilement accessible en train et en métro
• L’opportunité de travailler dans un environnement dynamique et stimulant où vous aurez l’occasion de vous développer, et cela dans un environnement de travail très agréable!