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Care4You: Conseil en RH, recrutement et sélection de profils administratifs et middle management, région de Bruxelles, Belgique

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Bookkeeper for international organisation! (English/French)

11 septembre 2017 by Agnès Guilloux

Our client is an international member organisation located in the city centre of Brussels, which is currently looking to recruit a Bookkeeper on a permanent contract basis.

Purpose of the role

To report to the Head of Operational Management. To record and administrate all the financial transactions of the organisation. To be responsible for the day-to-day accounting. To ensure that the accounts are kept in accordance with legal and internal rules and procedures

 Job Description

  • Maintaining the budgetary accounting system using BOB financial software
  • Processing travel expenses in accordance with internal regulations
  • Checking and booking invoices from day to day business, travel, mission and general staff expenses as well as bank statements
  • Ensuring that all financial operations are duly signed and supported by adequate justification
  • Monitoring VAT exemption
  • Preparing national and international payments by bank transfer (suppliers, staff, etc.), as well as cash/electronic and credit card payments
  • Assisting the Head of Operational Management in the preparation of financial reports and audits
  • Monitoring the organisation’s investment fund
  • Following payments from members
  • Participating in the elaboration of various budgets related to the organisation’s activities
  • Participating in 2 general assemblies/year taking place abroad and involving irregular working hours and duties which are outside the scope of the role

Profile:

  • Minimum 2 years’ solid experience in bookkeeping/accounting
  • Excellent knowledge of French and English, which are the 2 working languages of the organisation
  • Excellent IT knowledge (especially Excel but also Word and Access). A knowledge of an accounting software is a must
  • Strong organisational and administrative skills
  • Experience of working in a member association and in an international and multicultural environment is a plus
  • You are extremely accurate and genuinely figure-minded
  • You are proactive and apply common sense
  • You have a strong sense of confidentiality
  • You are team minded, flexible (to adjust to changing circumstances), internationally-minded and are stress resistant
  • You are available to travel at least twice/year, for approximately 7 to 10 days each time

Offer:

  • Starting date: November/December 2017
  • A permanent and full-time contract with an expatriate status
  • A competitive salary with a benefits package (pension plan, health insurance)
  • Location: central Brussels, very easily accessible by public transport
  • The opportunity to work in an international environment and in a small, closely-knitted and dynamic team

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com, Cell phone: + 32 489 062 392

 

Réceptionniste/Assistant(e) de l’après-midi (11h-19h30) – poste pourvu!

17 août 2017 by Elke Wellens

Notre client est un cabinet d’avocats international de grande réputation avec des entités dans le monde entier. Leur structure belge est située dans le centre ville de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour gérer leur réception .

Objectif du poste

Le(a) réceptionniste/assistant(e) est le premier point de contact pour les visiteurs qui sont aussi bien des fournisseurs que des clients. La personne sera responsable de la gestion de toute la réception ce-incluant la gestion des appels entrants et l’accueil des visiteurs. Son rôle sera également d’assister l’Office Manager, les Assistantes de direction et les Avocats.

Description de poste

  • Gestion de la réception, s’assurer que l’espace d’accueil est toujours impeccable (y compris les salles de réunion)
  • Préparation des salles de réunion (blocs, stylos, boissons, etc.), vérifier le planning journalier
  • Accueil des visiteurs, répondre à leurs requêtes
  • Gestion des appels entrants, prise de messages
  • Gestion du courrier entrant, contacts avec les coursiers et sociétés de courrier express telles que DHL, gestion du courrier sortant (aller à la poste pour l’envoi de recommandés)
  • Aller à la poste pour les recommandés, aller chercher des documents à la Commission ou autre de temps en temps
  • Tâches d’office management: gestion des fournitures de bureau et de l’approvisionnement du bureau (boissons, snacks, etc.)
  • Commande de plateaux-repas pour les réunions, installation dans les salles, rangement à l’issue des réunions
  • Tâches administratives: envoi de fax et d’e-mails, impression et scanning de documents, encodage de données dans Excel et Word
  • Organisation occasionnelle de voyages pour les avocats
  • Contact et collaboration avec la Réceptionniste du jour (communication, échange d’informations, etc.)
  • Apporter un soutien administratif à l’Office Manager (par exemple : faire le planning des visites des fournisseurs et suivre leurs prestations)

Profil

  • Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire, au moins, d’un diplôme du secondaire
  • Vous maîtrisez parfaitement l’anglais (oral et écrit) et vous avez une très bonne connaissance du français. Le néerlandais et le russe sont des atouts
  • Vous avez au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans un cabinet d’avocats ou de conseil
  • Vous avez une présentation soignée et professionnelle ainsi qu’un réel savoir vivre
  • Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Outlook, Word, Excel)
  • Vous avez un bon esprit d’équipe mais savez aussi travailler de façon autonome
  • Vous avez de bonnes compétences relationnelles, un réel sens du service client et de la diplomatie
  • Vous savez gérer des informations extrêmement confidentielles et vous êtes donc très discret(ète)
  • Vus avez le souci du détail, êtes de nature positive et proactive
  • Vous savez établir des priorités, travailler sur plusieurs choses à la fois et savez gérer la pression

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible!
  • Horaires de travail : 11h/11h30-19h30/20h00 (du lundi au jeudi), 10h30-19h (le vendredi)
  • Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€ 8/jour), une assurance hospitalisation, le remboursement intégral des frais de transport, 23 jours de congés annuels
  • Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
  • Un poste diversifié au sein d’une équipe soudée où règne une très bonne ambiance, notamment entre les Avocats et les équipes de support
  • L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Afternoon/Evening Receptionist & Office Assistant (11am – 7.30pm) – job placed!

17 août 2017 by Elke Wellens

Our client is an international law firm with numerous offices worldwide. Their Brussels office is located in the city centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport (Louise area). Their human-sized and easy-going team is looking for a shiny personality to handle their reception and to help out with administrative duties.

Purpose of the job

The receptionist/office assistant is the first contact with all visitors, whether guests or vendors.  The person will be in charge of covering the reception, answering the telephone and welcoming guests to the public area.  Their role will also be to provide ad-hoc assistance to the Office Manager, to the Management Assistants and to the Attorneys.

Job description:

  • Manning the reception, making sure the reception area is always spotless (reception lounge, meeting, etc.)
  • Preparing meeting rooms and visitor rooms (notepads, pens, refreshments), checking what meetings are taking place every day
  • Welcoming visitors, handling their requests, assisting them
  • Handling incoming phone calls, taking messages
  • Handling incoming mail, liaising with courier and express delivery companies, handling outgoing mail
  • Going to post office for registered mail, occasional errands or pick up of documents at the European Commission or other places
  • Responsible for some office management duties: handling office and kitchen supplies
  • Ordering lunches for meetings, bringing them to the rooms, tidying up the rooms after the meeting
  • Administration duties: sending faxes and emails, printing,/scanning documents, encoding some data into Word documents and Excel spread sheets
  • Occasionally assisting with hotel and travel arrangements for the Attorneys
  • Working/liaising with the Day Receptionist/Office Assistant
  • Providing administrative support to the Office Manager (e.g. planning and monitoring visits of various suppliers, checking suppliers’ invoices, etc.)

Profile:

  • The ideal candidate holds – at least – a high school diploma
  • You are fluent in English (oral + written) and you have a very good working knowledge of French. Dutch and Russian are a plus.
  • You possess +/- 2 years of experience in a similar role and ideally acquired in a corporate environment (law firm, consulting, etc.)
  • You have a professional presentation and good manners
  • You are computer literate and possess a good knowledge of MS Office (Outlook, Word, Excel)
  • You are a good team player but you can also work autonomously
  • You have good interpersonal, customer service and diplomatic skills
  • You have a stable and cheerful personality
  • You know how to deal with extremely confidential information, you are a very discrete person
  • You work with a lot of eye for detail, you have a positive and proactive attitude
  • You are able to prioritise and multitask assignments, you can work efficiently under pressure

Offer:

  • A permanent contract
  • Starting date: as soon as possible!
  • Working hours: 11/11.30 am-7.30/8.00 pm (Monday to Thursday), 10.30am-7pm (Fridays)
  • A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, 100% reimbursement of transport costs, 23 holiday days
  • International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth.
  • A varied position within a closely-knit team where a very good atmosphere prevails, especially between the lawyers and the support departments
  • The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice and offices in the centre of Brussels!

Thank you for sending your application to Elke Wellens, Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Executive Assistant to 2 Members of the Executive Committee

19 juillet 2017 by Elke Wellens

Our client is a renowned financial holding. Their human-sized office (25 people), located near the central station in Brussels, is today looking to recruit an Executive Assistant who will be assisting 2 members of the Executive Committee.

Job Description:

  • Providing high-level administrative support to 2 top-level Executives
  • Diary management
  • Organising and preparing meetings (General Assemblies, Board Meetings, Audit Committees, …)
  • Travel arrangements (flights, trains,  Visas, hotel bookings, taxis, etc.)
  • Preparing expense reports
  • Preparing documents and presentations using MS Office (Word, Excel & PowerPoint)
  • General administrative duties (handling correspondence, updating contact lists, scanning and filing documents, etc.)
  • Ad-hoc projects (e.g. research work, events organisation, etc.)
  • Some private secretarial duties
  • Helping out with the organisation of internal events
  • Finance-related duties: preparing expense reports, follow up of invoices, etc.

Profile:

  • You are perfectly fluent in English and French (with excellent writing skills in both languages).  Dutch is an important asset.
  • You already have at least 5-10 years of experience acquired in a Management/Executive Assistant role
  • Experience in the service sector (finance, private equity, consulting, legal) can be a strong asset
  • You are autonomous, dynamic, proactive and you have good problem solving skills
  • You are genuinely service minded and versatile
  • You have a very good team spirit and sense of cooperation
  • You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable and flexible

Offer:

  • A permanent employment contract
  • Starting date: asap
  • A competitive salary with fringe benefits
  • The opportunity to work in a dynamic, international but human-sized company

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Assistante de direction pour 2 Membres du Comité de Direction

19 juillet 2017 by Elke Wellens

Notre client est un acteur important du monde de la finance. Leur bureau, de taille humaine (25 personnes), est localisé près de la Gare Centrale de Bruxelles. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction qui assistera 2 membres de Comité de Direction.

Description de fonction:

  • Apporter un soutien administratif de premier plan au 2 Directeurs
  • Gestion des agendas
  • Organisation de réunions  (Assemblées Générales, Comités de Direction, Comités d’Audit, etc.)
  • Organisation des déplacements (avions, trains, visas, réservations d’hôtels, taxis, etc.)
  • Gestion des notes de frais
  • Préparation de documents à l’aide les logiciels usuels (Word, Excel & PowerPoint)
  • Tâches administratives variées (gestion de la correspondance, mise à jour de listes de contacts, scanning et classement de documents, etc.)
  • Projets divers (travaux de recherche, organisation d’événements, etc.)

Profil:

  • Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Le néerlandais est un atout important.
  • Vous avez au minimum 5-10 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire idéalement acquise dans le conseil, la finance ou le juridique
  • Vous êtes autonome, dynamique, débrouillard(e), proactif(ve) et savez résoudre les problèmes
  • Vous avez le sens du service et êtes polyvalent(e)
  • Vous appréciez particulièrement le travail en équipe et aimez travailler en collaboration avec d’autres Assistant(e)s
  • Vous savez gérer les priorités et avez le souci de la qualité, vous êtes ponctuel(le), fiable et flexible (également au niveau des horaires)

Offre:

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible
  • Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux
  • L’opportunité de travailler dans une entreprise à taille humaine dynamique et internationale

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone

Assistant(e) RH Junior

19 juillet 2017 by Elke Wellens

Notre client est une société de conseil internationale qui offre ses services principalement aux secteurs automobile, télécom, sciences de la vie et énergie. Ils sont aujourd’hui urgemment à la recherche d’un(e) Assistant(e) RH. La personne sera basée partiellement dans leur bureau bruxellois qui est très accessible en transport en commun (3 jours/semaine) et partiellement dans celui de Zaventem (2 jours/semaine).

Objectif du poste

Etre la personne de contact pour les nouveaux employés néerlandophones. Travailler au sein d’une équipe comprenant un(e) Assistant(e) RH francophone et un(e) Responsable Paye.

Job description

  • Accueillir les nouveaux employés, leur apporter toutes les informations nécessaires, notamment ce qui concerne les procédures et politiques RH ainsi que la paye
  • Créer et mettre à jour les dossiers du personnel dans la base de données
  • Collecter les informations personnelles en ce qui concerne les arrivées et les départs
  • Informer les nouveaux employés pour ce qui concerne les politiques en matière de GSM, d’assurances et de chèques repas
  • Etre le point de contacts des nouveaux employés, les tenir informés
  • Gérer le dossier des avantages extralégaux avec les fournisseurs (assurances, chèques repas, etc.), faire le suivi
  • Gérer les contrats de travail (les imprimer, les classer, etc.)
  • Faire l’administration du personnel pour les expatriés et les stagiaires, en coopération avec la maison mère, faire le suivi des permis de travail des expatriés, vérifier et administrer les notes de frais, vacances et absences des expatriés
  • Faire les entretiens de sortie

Profil

  • Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Ressources Humaines, Gestion des entreprises, Droit ou Comptabilité
  • Vous êtes un(e) jeune diplômé(e) ou vous justifiez déjà d’une première expérience dans le domaine des ressources humaines
  • Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais (langue la plus importante pour le poste) et avez une bonne connaissance du français et de l’anglais
  • Une connaissance de base de la législation sociale belge est un plus
  • Vous travaillez en profondeur et avez le souci du détail, vous êtes organisé(e), capable de gérer votre temps efficacement et flexible
  • Vous avez de très bonnes capacités de communication et un bon relationnel
  • Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité, êtes orienté(e) résultats et êtes très discret(ète)
  • Vous aimez travailler en équipe

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Date de commencement: dès que possible
  • Un salaire compétitif
  • Des avantages extralégaux incluant: un montant mensuel net, des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation et un bonus discrétionnaire
  • Localisation: la personne sera basée 3 jours/semaine dans le centre de Bruxelles (bureaux très accessibles en transport en commun) et 2 jours/semaine dans la succursale de Zaventem
  • L’opportunité de faire vos premiers pas dans le domaine des ressources humaines!

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion. Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

 

Junior HR Assistant

19 juillet 2017 by Elke Wellens

Our client is an international consulting company mainly active in the automotive, telecom, life sciences and energy sector. They are today urgently looking for an HR Assistant. The jobholder will be partly based in the Brussels office, which is very accessible by public transport (3 days/week), and partly in the Zaventem office (2 days/week).

Purpose of the job

To be the main contact person for new Dutch-speaking employees. To work as part of a team of 3 including a French speaking HR Assistant and the HR/Payroll Officer.

Job description

  • To welcome newcomers: to provide information to new employees, to review company policies and procedures, payroll information
  • To create and maintain employees files in the database
  • To collect and process personal data from the new and leaving employees
  • To inform new employees on phone, insurances and luncheon vouchers policies and procedures
  • To be their point of contact and to give them all the necessary information
  • To administer the employee benefits programme with suppliers (insurances, luncheon vouchers, etc.), to do the follow up of benefits packages
  • To manage work contracts (printing, filing, etc.)
  • To handle the personnel administration of expatriate employees and trainees in cooperation with the head office, to do the follow up of work permits, to process and control the expenses, holidays and sick leaves of expatriate employees
  • To handle exit interviews

Profile

  • You ideally hold a Bachelor in Human Resources, Business Administration, Law or Accounting
  • You are a young graduate without experience or you already have a first experience in the field of HR
  • You are fluent in Dutch (most important language for the role) and have a working knowledge of French and English
  • A basic knowledge of Belgian social legislation is a plus
  • You work thoroughly and with an eye for detail, you are organised, are able to manage your time effectively and are flexible
  • You possess strong interpersonal and communication skills
  • You focus on providing a high-quality service, have strong problem solving skills and you are very discrete
  • You enjoy working in a team

Offer

  • A permanent contract
  • Starting date: as soon as possible
  • A competitive salary
  • Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance, group insurance, and a discretionary bonus
  • Location: the jobholder is based 3 days in central Brussels and 2 days in the Zaventem office
  • A great opportunity to mark your first steps in the field of HR!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Assistante de direction dans le domaine du conseil en RH – NOUVEAU!

19 juillet 2017 by Elke Wellens

Notre client est un leader international dans le domaine du conseil aux entreprises et plus précisément dans tout ce qui touche aux Ressources Humaines. Ils sont présents dans une cinquantaine de bureaux dans le monde. Leur bureau de Bruxelles est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste :

Apporter un soutien administratif de premier ordre à un Consultant Senior/Associé, et cela, aussi bien en l’assistant sur ses activités nationales qu’internationales.

Les responsabilités de l’Assistant (e) de direction seront les suivantes :

  • Gestion de l’agenda du Consultant: organisation de rendez-vous clients en Belgique et à l’étranger, organisation de rendez-vous téléphoniques, de vidéoconférences et de réunions internes
  • Préparation et distribution de documents sensibles tels que des propositions commerciales, des rapports d’activité, etc.
  • Suivi minutieux de tous les dossiers gérés par le Consultant
  • Coordination de tous les aspects pratiques et logistiques liés au client et au Consultant (organisation des déplacements, hébergements, réunions, etc.)
  • Préparation des notes de frais mensuelles et suivi de la facturation clients
  • Mise à jour des bases de données et systèmes internes
  • Scanner, copier et classer les documents

Profil recherché :

  • Une expérience de 2-3 ans minimum en tant qu’Assistant(e) de direction auprès de Cadre(s) dirigeant(s) et dans un environnement international complexe
  • De très bonnes compétences informatiques, en particulier sur Word. Excellentes capacités de relecture
  • Anglais courant (oral et écrit) avec un très bon niveau en français et/ou néerlandais
  • Excellentes compétences administratives, capacité à gérer des activités complexes et à gérer plusieurs tâches en parallèle
  • Grand sens de l’organisation, précision et rigueur, capacité à gérer et respecter les priorités
  • Très bonnes capacités de communication et cela avec tous niveaux d’interlocuteurs
  • Grand sens de la discrétion et de la confidentialité, capacité à traiter des informations très sensibles et à gérer des contacts externes avec professionnalisme, tact et persistance
  • Une personnalité positive, enjouée, équilibrée et mature. Une bonne capacité à gérer le stress et un grand sens du service client

Offre :

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Horaire: plein temps (mais il y a une possibilité de travailler à 80 ou 90%)
  • Horaires flexibles et possibilité de travailler de la maison 1 jour/semaine
  • Un salaire compétitif assorti d’avantages extra-légaux incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation et bonus annuel
  • L’opportunité de travailler dans un environnement stable et agréable, où un véritable esprit d’ouverture prévaut
  • Date de commencement: dès que possible!

Assistante de direction (horaire flexible)

18 juillet 2017 by Elke Wellens

Notre client est un leader international dans le domaine du conseil aux entreprises et plus précisément dans tout ce qui touche aux Ressources Humaines. Ils sont présents dans une cinquantaine de bureaux dans le monde. Leur bureau de Bruxelles est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste :

Apporter un soutien administratif de premier ordre à un Consultant Senior, et cela, aussi bien en l’assistant sur ses activités nationales qu’internationales.

Les responsabilités de l’Assistant (e) de direction seront les suivantes :

  • Gestion de l’agenda du Consultant: organisation de rendez-vous clients en Belgique et à l’étranger, organisation de rendez-vous téléphoniques, de vidéoconférences et de réunions internes
  • Préparation et distribution de documents sensibles tels que des propositions commerciales, des rapports d’activité, etc.
  • Suivi minutieux de tous les dossiers gérés par le Consultant
  • Coordination de tous les aspects pratiques et logistiques liés au client et au Consultant (organisation des déplacements, hébergements, réunions, etc.)
  • Préparation des notes de frais mensuelles et suivi de la facturation clients
  • Mise à jour des bases de données et systèmes internes
  • Scanner, copier et classer les documents

Profil recherché :

  • Une expérience de 2-3 ans minimum en tant qu’Assistant(e) de direction auprès de Cadre(s) dirigeant(s) et dans un environnement international complexe
  • De très bonnes compétences informatiques, en particulier sur Word. Excellentes capacités de relecture
  • Anglais courant (oral et écrit) avec un très bon niveau en français et/ou néerlandais
  • Excellentes compétences administratives, capacité à gérer des activités complexes et à gérer plusieurs tâches en parallèle
  • Grand sens de l’organisation, précision et rigueur, capacité à gérer et respecter les priorités
  • Très bonnes capacités de communication et cela avec tous niveaux d’interlocuteurs
  • Grand sens de la discrétion et de la confidentialité, capacité à traiter des informations très sensibles et à gérer des contacts externes avec professionnalisme, tact et persistance
  • Une personnalité positive, enjouée, équilibrée et mature. Une bonne capacité à gérer le stress et un grand sens du service client

Offre :

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Possibilité de travailler à 80 ou 90%
  • Horaires flexibles et possibilité de travailler de la maison 1 jour/semaine
  • Un salaire compétitif assorti d’avantages extra-légaux incluant tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation et bonus annuel
  • L’opportunité de travailler dans un environnement stable et agréable, où un véritable esprit d’ouverture prévaut
  • Date de commencement: dès que possible!

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Management/Executive Assistant (flexible work practices)

18 juillet 2017 by Elke Wellens

Our client is a world leader in HR consulting. They have more than 50 offices around the globe.  The Brussels office was opened several decades ago and is today a leading firm on the Belgian market. Their exclusive offices are located in the centre of Brussels and are therefore accessible by public transport.  They are currently recruiting a Management/Executive Assistant.

Scope of the role:

Working both at national and at international level, the successful candidate will provide day-to-day support to the activities of a high- level Consultant.

This Management/Executive Assistant will have the following responsibilities:

  • Managing the consultant’s agenda: this will include client meetings in Belgium and abroad, telephone meetings, videoconferences and internal meetings
  • Preparing and distributing important confidential documents such as client proposals, progress reports, etc.
  • Following up and carefully keeping track of all ongoing files handled by the consultant
  • Co-ordinating all practical details related to client, consultant and third part arrangements such as meetings, travelling, lodging, etc.
  • Preparing the monthly expense reports and following-up with the project invoices
  • Updating databases and internal systems
  • Scanning, copying, filing documents

Experience and Qualifications Required for the position:

  • A minimum of 2-3 years’ experience as Management/Executive assistant supporting Senior Executives in a complex and international environment
  • Excellent word processing (Microsoft Word) and proofreading skills
  • Fluency in English (spoken and written) with a very good level in Dutch and/or French
  • Top-notch administrative skills, comfort in handling complex follow-up activities and juggling multiple tasks in parallel
  • Superior sense of organisation, accuracy and rigour – a demonstrated ability to set priorities
  • Strong communication skills and a talent for interacting with stakeholders of all levels
  • A high sense of discretion and confidentiality, treating sensitive information appropriately and handling external contacts with professionalism, tact and persistency
  • A pleasant, well-rounded and mature personality with a positive attitude, a good level of stress-resistance and a demonstrated client-orientation

Offer:

  • Permanent contract
  • Possibility to work 80 or 90%
  • Flexible working schedule + possibility to work from home during 1 day/week
  • A competitive salary with a good package including luncheon vouchers, group and health insurance, annual bonus
  • The opportunity to work in a stable and pleasant environment where open-mindedness and good atmosphere prevail
  • Starting date: A.S.A.P.!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

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