Notre client est un cabinet d’avocats international de premier plan avec plus de 20 bureaux dans le monde. Leur bureau bruxellois est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) pour leur département antitrust. Son rôle sera double: s’occuper des tâches liées au droit des sociétés pour une AISBL (envoi de convocations aux assemblées générales, préparation des documents juridiques et fiscaux, etc.) et coordination de la facturation mensuelle pour le département antitrust.

Description de poste:

Tâches liées au droit des sociétés pour une AISBL:

• Organisation de téléconférences hebdomadaires, coordination de l’agenda, préparation de notes de synthèse
• Assister dans l’organisation des assemblées générales et des comités de direction
• Coordination de l’organisation d’un symposium annuel (liste des invités, envoi des invitations, préparation du programme, des brochures, de la salle, des hébergements, des transports, etc.)
• Mise à jour du site internet, gestion des comptes Twitter et des e-mails
• Préparation de toutes sortes de documents et correspondance
• Mise à jour annuelle du registre européen sur la transparence, liaison avec ses membres en vue d’obtenir leurs accords
• Gestion des comptes en banque, coordination des paiements et de la facturation de l’AISBL, interaction avec le comptable pour la préparation des comptes annuels, assister dans la préparation d’un panorama des dépenses et de l’estimation des coûts
• Assister sur des demandes ad-hoc

Responsabilités au niveau de la facturation:

• Coordonner le processus de facturation mensuelle pour le département Antitrust, en collaboration avec le département comptable
• S’assurer que les factures soient préparées en accord avec les clients, dans le respect des procédures de la société et des instructions de l’Associé en charge de la facturation
• Gérer des demandes ad-hoc et requêtes diverses
• Participation aux réunions relatives à la facturation et en assurer le suivi

Autre:

• Offrir occasionnellement un soutien administratif aux avocats du département Antitrust
• Gestion des e-mails, organisation des agendas, gestion des feuilles d’heures et des notes de frais, modification de documents, etc.

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc.
• Vous avez un niveau d’anglais proche de celui d’une personne de langue maternelle (écrit excellent!), ainsi qu’une bonne connaissance du français et du néerlandais
• Vous avez au moins 5 ans d’expérience dans un rôle similaire et idéalement acquise dans un environnement proche (cabinet d’avocats, service aux entreprises, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment MS Office (Word, Excel). Une connaissance de Keystone, Elite et SAP sont des atouts importants
• Vous êtes extrêmement précis(e) et rigoureux(se) avec un réel souci du détail
• Vous êtes très organisé(e), capable d’établir des priorités et de maîtriser rapidement de nouveaux concepts
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) résultat, et doté(e) d’un bon sens commun
• Vous avez de très bonnes capacités interpersonnelles, de communication et êtes diplomate
• Vous êtes flexible et vous avez à coeur de dépasser les attentes de vos clients

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Un environnement de travail international et dynamique qui favorise le développement personnel
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Our client is a high-profile international law firm with more than 20 offices worldwide. Their Belgian offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent assistant who will work in their Antitrust Practice.  His/her role will be twofold: taking care of the corporate housekeeping for an international non-profit association and coordinating the monthly billing process for the antitrust group.

Job description:

Corporate housekeeping for an international non-profit association:

• setting-up bi-weekly conference calls, circulating the agenda, drafting summary notes
• assisting in the organisation of annual assembly meetings and executive committee meetings
• coordinating the organisation of the annual event/symposium from A to Z (list of guests, invitations, programme, brochures, venue, accommodation, transport, …)
• maintaining and updating the website, monitoring the Twitter and email accounts
• preparing all sorts of documents and correspondence
• updating the EU transparency register once a year, liaising with the members for agreement
• monitoring the bank accounts and coordinating payments & billing on behalf of the organisation, liaising with the accountant for the preparation of the annual accounts, assisting with the preparation of an overview of the spending and an estimate of specific costs
• assisting with ad-hoc queries

Billing responsibilities:

• coordinating the monthly billing process for the Antitrust group in collaboration with the Accounts Department
• ensuring bills are prepared in accordance with client agreements, firm’s processes and billing partner instructions.
• dealing with various ad-hoc queries, time transfers and write-off requests
• participating in partner/fee earner billing meetings and following up

Other:

• providing occasional administrative support to lawyers of the Antitrust practice
• monitoring emails, organising diaries, submitting time sheets and dealing with expenses, modifying documents, etc.

Profile:

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management, Languages, …
• You are English native or equivalent (very good written skills!) with some knowledge of French and Dutch
• You possess minimum 5 years of experience in a similar role and ideally in a similar environment (law firm, professional services, …)
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office (Word, Excel). Knowledge of Keystone, Elite, SAP can be a strong asset.
• You are extremely precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set priorities with an aptitude to understand new concepts quickly
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You have a flexible working approach and you always strive to exceed the expectations of clients

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the centre of Brussels!

Notre client est un transporteur belge spécialisé dans les oeuvres d’art et ayant une société soeur basée à New York. Leurs clients sont des galeristes, des musées et des collectionneurs privés basés dans le monde entier. Les oeuvres concernées sont des tableaux, sculptures et installations d’art contemporain. Leur activité est en plein développement tout comme leur base de données clients et ils évoluent dans un marché où le rythme de travail est très soutenu. Afin de renforcer leur petite équipe basée dans le Brabant Wallon, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable administratif(ve) et logistique expérimenté(e).

Objectifs du poste:

Etre responsable de tout l’opérationnel: relations clients, préparation d’offres, gestion des commandes et transits des oeuvres de leur point de départ vers leur destination finale. Maîtriser les étapes d’import-export afin d’assurer le transport efficace des oeuvres. Rapporter au co-Fondateur et Gérant de la société.

Description de fonction:

Tâches administratives & logistiques (70%)

-Etre en charge de tout l’opérationnel afin de s’assurer que les différentes étapes du transport se passent bien: réception et chargement, manipulation des oeuvres, gestion su stock, documents douaniers d’import/export, freight, livraison à destination. Occasionnellement, gérer des envois/réceptions groupées, venant de différentes localisations.

– Pendant le transit, assurer un contact permanent avec les clients ainsi qu’avec les sous-traitants (principalement par téléphone et e-mail) de façon à s’assurer que tout se passe bien et que les livraisons sont effectuées dans les délais.

Les principales tâches sont:

• Faire des offres de transport aux galeries, musées et collectionneurs privés
• Préparer le calendrier des chargements et livraisons, en collaboration avec les sous-traitants
• Remplir, avec une précision et une attention extrêmes, les documents d’import/export
• Transmettre ces documents à la douane et rester en contact avec les officiers de douane afin de s’assurer que tout est clair et en ordre
• Effectuer les réservations d’avions et de bateaux
• Mettre à jour les documents internes liés aux transports et aux commandes (tableurs Google et Excel)
• Faire le suivi afin de s’assurer que la marchandise est bien en transit en vue de sa destination finale
• Faire le suivi de la procédure d’import dans le pays destinataire et s’assurer que la marchandise est arrivée à bon port et dans le bon centre de stockage
• Une fois la livraison effectuée, faire le suivi qualité/enquête de satisfaction avec le client
• Etre en contact quotidien avec la société soeur à New York concernant les transits transatlantiques

Travail de terrain (20%)

• S’assurer que la marchandise arrive à l’entrepôt, qu’elle est correctement étiquetée et stockée
• S’assurer que la marchandise à enlever est correctement étiquetée et conditionnée
• S’assurer que la personne chargée de récupérer la marchandise a tous les documents et informations nécessaires, ainsi que les outils et le matériel pour le chargement
• Le jour du chargement, s’assurer que les délais/horaires sont bien respectés
• Coordonner le conditionnement des oeuvres en vue du transport avec les employés/sous-traitants
• Etiqueter les conditionnements, organiser les transferts vers les ports/aéroports avec les sous-traitants et les employés
• Travailler en collaboration avec l’équipe
• Aider dans la manipulation de certaines oeuvres

Office Management (10%)

• Comptabilité et finance: gestion de la trésorerie, paiement des salaires, gestion des factures fournisseurs, effectuer les paiements, préparer et envoyer les factures clients, préparer les documents pour le comptable externe
• Gestion du bâtiment: planifier les travaux quand nécessaire, faire le lien avec les sous-traitants, coordonner les travaux à effectuer dans le bâtiment (chauffage, réparations diverses, rénovations, etc.)

Profil:

Vous avez

• Un minimum de 5 ans d’expérience comme Office Manager ou Responsable administratif(ve), idéalement acquise dans une TPE/PME et dans un environnement de type technique/industriel. Une expérience dans le domaine du transport, de la logistique ou de l’import/export est un plus
• Diplôme universitaire de type Bachelor
• De grandes compétences administratives et organisationnelles
• Aisance téléphonique, des qualités interpersonnelles
• Expérience dans la gestion de clients
• Une flexibilité au niveau des horaires (une mentalité 9-5 est incompatible avec la fonction)

Les autres qualités essentielles sont:

• Implication, vous vous donnez à 100%, bonne résistance au stress
• Capacité à respecter des délais serrés
• Anglais et français parfaitement courants (oral et écrit)
• Très bonnes compétences organisationnelles
• Multitâches
• Aisance avec les outils informatiques (Word et Excel)
• Souci du détail
• Très bonnes capacités d’apprentissage
• Débrouillardise et pragmatisme
• Autonomie et capacité de travailler dans un environnement où il n’y aura qu’1 ou 2 collègues directs
• Capacité à trouver des solutions aux problématiques rencontrées quotidiennement

Offre:

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Date de commencement: septembre/octobre (possibilité de commencer plus tard)
• Un salaire compétitif incluant une voiture de société (BMW), une carte essence, un GSM et un ordinateur portable
• Il s’agit d’une opportunité unique pour un(e) Administrateur(trice) expérimenté(e) qui est aujourd’hui à la recherche d’un nouveau défi et qui est animé(e) d’un esprit d’entrepreneur
• Formation: elle sera assurée par le Gérant et durera de 9 mois à 1 an
• Localisation: les bureaux sont localisés dans un entrepôt au sein d’un zoning industriel dans le Brabant Wallon (30 km au sud de Bruxelles – autoroute E19)

 

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande discrétion.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com, GSM : 0489/062 392

Our client is a Belgian company specialised in fine art logistics (handling and transportation of contemporary works of art) with a sister company in New York. Their clients are art galleries, museums and art collectors all over the world who need to transport artworks such as paintings, sculptures and art installations. They have a fully functioning and growing client base, in a very fast-paced market. For their small team based in Brabant Walloon, they are currently looking to recruit a diligent Logistics Operations Manager.

Purpose of the job:

To be directly responsible for the whole Operation of the company: from day-to-day client relations and making quotations to fully processing orders from their point of departure to their final destination. To learn and quickly grasp the necessary steps for flawless shipment and handling of art pieces. To report and work side by side with the Co-Founder and Managing Partner.

Job description:

Administrative & Logistics duties (70%)

-To be in charge of the whole operation and flawless follow-up of the logistics chain of different orders: pick up, art handling, warehouse in-out, export customs, freight, import in destination country and delivery to final destination. At times, to manage more complex (i.e. group shipping) with different pick up and delivery points.

-During the shipping process, to constantly follow up with clients and a variety of providers (mainly by phone and email) to make sure the process is smooth and timely, and that no mistakes are made. To make sure that all deadlines are met.

The tasks will involve:

-Making Art shipping offers to art Galleries, art Collectors and Museum for a variety of shipping needs

– Setting calendar date for pick up and assigning the person in charge of pick up

– Filling in, with extreme precision (no room for mistakes), the export documents

-Transmitting export documents to the customs broker and liaising with them to avoid any misunderstandings

– Making flight or boat bookings

– Updating internal files (Google Sheets and Excel) on the shipments and orders

– Following up to make sure goods have left the air/port and arrived to final destination country as planned

– Following up the import procedure in destination country, and delivery to the destination warehouse. Ensuring the goods are transferred to their final delivery point.

– After final delivery following up with client to assess satisfaction

– Liaising daily with sister company in New York for the organisation and follow up of transport of goods

Fieldwork (20%)

-Ensuring that the goods arrive to the warehouse, and that they are correctly labelled and placed

-Making sure goods to be picked up are correctly assigned in their packages and labelled

-Making sure the pickup responsible has all the necessary information and materials/tools for the pick up

-On the day of pick up, follow up to ensure that pick up is going on schedule

-Organising crating /hard packaging of artwork with employees or subcontractor

-Organising labelling of crates and transfer to the airport/port with subcontractor or employee

– Coordinating with warehouse employees

– Art handling assistance

Office Management (10%)

– Accounting & finance: cash flow management, paying salaries, handling suppliers invoices, making payments, issuing and sending client invoices, filing all accounting documents, preparing documents for the external Accountant

– Facilities management: planning refurbishment work when needed, liaising with contractors, coordinating work/maintenance of the building (heating, repair, etc.)

Profile:

You have

• A minimum of 5 years working experience as Office Manager or Head of Administration, ideally acquired in a small structure and in a hands-on environment. Experience in the field of shipping, logistics and/or import/export is a plus
• University degree (Bachelor or similar)
• Direct experience in working with deadlines
• Proven administrative and organisational skills
• Excellent phone manner and interpersonal skills
• Experience in dealing with clients
• Flexible approach to working hours (not a 9-5 mentality)

You are:

• Hard working, committed and stress-resistant
• Fluent in French and English (both oral and written).
• Very well organised
• Multi-tasking professional
• Computer literate (good knowledge of Word and Excel)
• Detail oriented
• A quick and motivated learner
• Hands on and operational, a genuine self starter
• Autonomous and comfortable about working in an environment where you will have just 1 or 2 direct colleagues
• Problem solver and resourceful

Offer:

• A full-time, permanent contract
• Starting date: September/October 2017 (could be later as well)
• A competitive salary including a company car (BMW), fuel card, cell phone and lap top
• This is the ideal opportunity for an experienced Administrator looking to take their career to the next level and eager to exploit their entrepreneur side
• Training: the Co-Founder and Managing Partner will personally train the job holder (9 months to 1 year on-the-job training)
• Location: the offices are located in a warehouse in an industrial zone in Brabant Walloon (30 km South of Brussels – E19 motorway)

 

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information! Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com, GSM: 0489/062 392

Our client, an international organisation based in central Brussels, is the voice of its stakeholders and aims at promoting their actions at European and international level. Their human-sized office is located in the centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent Editor to join their Communications team (5 staff).

Purpose of the role: to be responsible for the entire production process and editing of corporate publications, as well as producing content for some of print/online publications.

Job description

• To edit several corporate and promotional publications in collaboration with the Communications Manager
• To work with expert colleagues to identify potential content and contributors and carry out background research
• To coordinate the translation process
• To coordinate the layout process with the internal Graphic Designer
• To coordinate the printing, mailing and distribution with external suppliers
• To edit, proofread and/or review other corporate content (knowledge, policy and statistic briefs, action points, technical reports, corporate brochures, web text, presentations, promotional leaflets and emails)
• To carry out background research and write copy for online platforms (company websites, campaigns, social media, video) or any other type of content on request

Profile

• The ideal candidate holds a Bachelor or a Master in Communications, Journalism, PR or in any related subject
• You already possess 1-3 years of relevant experience, an experience in publication management or journalism is a plus
• You are perfectly fluent in English (spoken and written). A business knowledge of French is a significant asset
• You are autonomous and have project management skills
• You have excellent communication skills, can represent the company towards third parts and can adjust to all sorts of interlocutors
• You can multitask and can demonstrate very good organisational abilities

Offer

• A permanent contract
• Starting date: September 2017
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, comprehensive health and group insurances, 100% reimbursement of transport costs
• Accessibility: the company is located in central Brussels and is very easily accessible by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast moving organisation and a truly multicultural environment!

 

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

Our client, an international organisation based in central Brussels, is the voice of its stakeholders and aims at promoting their actions at European and international level. Their human-sized office is located in the centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent Editor to join their Communications team (5 staff).

Purpose of the role: to be responsible for the entire production process and editing of corporate publications, as well as producing content for some of print/online publications.

Job description

• To edit several corporate and promotional publications in collaboration with the Communications Manager
• To work with expert colleagues to identify potential content and contributors and carry out background research
• To coordinate the translation process
• To coordinate the layout process with the internal Graphic Designer
• To coordinate the printing, mailing and distribution with external suppliers
• To edit, proofread and/or review other corporate content (knowledge, policy and statistic briefs, action points, technical reports, corporate brochures, web text, presentations, promotional leaflets and emails)
• To carry out background research and write copy for online platforms (company websites, campaigns, social media, video) or any other type of content on request

Profile

• The ideal candidate holds a Bachelor or a Master in Communications, Journalism, PR or in any related subject
• You already possess 1-3 years of relevant experience, an experience in publication management or journalism is a plus
• You are perfectly fluent in English (spoken and written). A business knowledge of French is a significant asset
• You are autonomous and have project management skills
• You have excellent communication skills, can represent the company towards third parts and can adjust to all sorts of interlocutors
• You can multitask and can demonstrate very good organisational abilities

Offer

• A permanent contract
• Starting date: September 2017
• A competitive salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, comprehensive health and group insurances, 100% reimbursement of transport costs
• Accessibility: the company is located in central Brussels and is very easily accessible by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast moving organisation and a truly multicultural environment!

 

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

Notre client est un cabinet d’avocats international à l’excellente réputation avec plus de 20 entités dans le monde entier. Leur structure belge est située dans le centre ville de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour travailler auprès de l’avocat en charge du développement commercial.

Objectif du poste:

Assister au niveau des activités visant à développer l’activité commerciale, identifier les opportunités de prospection, préparer les notes de synthèse sur les clients et les contrats, préparer les présentations commerciales et autres documents marketing, coordonner les événements commerciaux.

Description de fonction:

• Préparer, rédiger et coordonner les argumentaires de vente, les propositions contractuelles et les réponses aux appels d’offre
• Travailler directement avec l’avocat en charge de la prospection commerciale, les Associés et avocats seniors du bureau de Bruxelles et des bureaux à l’étranger
• Analyser et comprendre le secteur et les activités du prospect, prendre connaissance de son actualité, de son développement, etc.. Ajuster les argumentaires de vente et les offres selon les données récoltées, mettre en avant l’expertise du cabinet et des équipes afin de convaincre le client
• Conduire des études de marchés, faire de la veille concurrentielle dans le but de préparer les visites clients, les offres, les argumentaires de vente, etc.
• Répondre aux requêtes des avocats sur les questions de marketing
• Mettre à jour les activités et les opportunités dans le système interne de façon à pouvoir accéder aux informations sur les nouveaux clients et prospects
• Mettre à jour les outils marketing tels que les brochures, les présentations des départements et les spécialités, l’intranet, le site internet, les informations-clé sur les clients, etc.
• Participer à l‘organisation et à la logistique d’événements clients/prospects: préparer les supports papiers et électroniques, gérer les invitations et relances papiers et électroniques, gérer la logistique en amont de l’événement, être présent(e) durant l’événement, faire le suivi post-événement, compiler les feedbacks reçus, etc.
• Préparer et coordonner la rédaction de textes de présentation à destination d’annuaires et de répertoires professionnels afin d’améliorer la visibilité de la société
• Gérer différents projets et initiatives commerciaux

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Master ou d’un Bachelor en Economie/Gestion/Marketing/Langues/Office Management, etc. ou a acquis une expérience dans une fonction similaire
• Vous avez un excellent niveau d’anglais (oral et écrit), ainsi qu’un très bon niveau en français et en néerlandais
• Vous maîtrisez les outils informatiques et possédez des compétences avancées sur MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Vous possédez idéalement une première expérience dans une fonction similaire, et de préférence dans un environnement proche (tertiaire)
• Vous avez une affinité pour les tâches et processus commerciaux
• Vous êtes habitué(e) à travailler pour des environnements exigeants et à devoir tenir des délais serrés
• Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles et êtes attentif(ve) au détail
• Vous savez travailler sur plusieurs projets à la fois et savez gérer votre temps
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et vous avez du bon sens
• Vous aimez travailler en équipe et avez des bonnes compétences interpersonnelles et de communication. Vous savez en outre faire preuve de diplomatie
• Vous êtes flexible et cherchez à dépasser les attentes de vos clients (internes et externes)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Un environnement international qui encourage l’initiative et le développement personnel
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Our client is a high-profile international law firm with more than 20 offices worldwide. Their Belgian offices are located in central Brussels and are therefore very accessible by public transport.  They are currently recruiting a diligent Business Development Assistant who will work together with the Business Development Lawyer.

Purpose of the role:

Providing support to key business development initiatives, spotting commercial opportunities, preparing client and deal reviews, providing high quality pitch documents and other marketing material, coordinating business development events.

Job description:

• preparing, drafting and coordinating pitches, proposals & Requests For Proposal-responses
• working directly with the Business Development Lawyer, the Partners and the Associates in the Brussels office and also across the global network
• understanding the client’s business, recent developments as well as their specific needs & demands; identifying & understanding the firm’s relevant experience & knowledge in order to provide tailor-made and high quality pitches and proposals
• conducting competitive intelligence and market research in preparation for client and prospect meetings, pitches/proposals and other business development initiatives
• assisting with general marketing information requests from lawyers and staff
• updating activities and opportunities in the firm’s system to track new and developing business
• maintaining marketing materials, including brochures, practice group descriptions, client alerts, intranet/website, …
• providing occasional logistical event support for local business development events (crafting various print and electronic materials, managing the electronic announcements & invitations, handling pre-event logistics, providing on-site event staffing, handling a post-event follow-up, tracking ROI received, …
• preparing and coordinating directory submissions to raise external profile
• acting as a project manager on different Business Development projects/initiatives

Profile:

• The ideal candidate holds a Master’s or a Bachelor’s Degree in Business/Economics/Marketing/Communication/Languages/Office Management… or is equivalent by experience
• You are fluent in English (spoken and written) with a very good level in French and Dutch
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and web-based research
• You possess ideally a first experience in a similar role – preferably in a similar environment (service sector)
• You have affinity with business development and commercial processes
• You are used to working in a highly demanding environment, often against tight deadlines
• You demonstrate excellent organisational skills and particular attention to detail
• You can juggle multiple projects while prioritising daily assignments
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You have a flexible attitude and you always strive to exceed the expectations of the client (internal and/or external)

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very dynamic working environment with room for initiative & personal growth
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in superb offices in the centre of Brussels!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du tourisme. Il est aujourd’hui à la recherche de 4 Conseillers(ères) Clientèle pour rejoindre leur équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 30 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Vous êtes le point de contact pour une clientèle internationale: vous gérez leurs requêtes/questions/plaintes et faites en sorte de leur fournir des réponses/solutions appropriées. Vous gérez des requêtes émanant de différents média (téléphone, e-mail, fax, lettres, médias sociaux) en ligne avec les standards qualité de l’entreprise
• Vous gérez et suivez des dossiers spécifiques (demandes d’information, demandes de service, plaintes officielles, compensations/remboursements si approprié)
• Vous formulez des réponses aux questions en ligne des clients (“click-to-chat”)
• En cas de questions très spécifiques, vous les transférez au service compétent
• Mise à jour de la base de données
• Participation occasionnelle à des projets marketing et commerciaux (ex. Enquêtes de satisfaction auprès des clients). Lors de ces projets, vous contactez proactivement les clients et prospects

Profil

• Les postes requièrent plusieurs combinaisons linguistiques :
  • Postes 1 et 2 : vous êtes parfaitement bilingue français/allemand et maîtrisez le néerlandais ou l’anglais
  • Poste 3 : vous êtes parfait bilingue français/néerlandais
  • Poste 4 : vous êtes bilingue néerlandais/français et maîtrisez l’anglais ou l’allemand
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de 2 ans dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous avez une connaissance de base des médias sociaux (Twitter, Instagram, Facebook, etc.)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites: vous êtes doté(e) d’une excellente élocution et avez des très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous êtes calme et résistant(e) au stress, vous êtes à l’aise dans vos échanges avec les clients
• Vous savez travailler de façon autonome, savez gérer les priorités mais vous avez également un excellent esprit d’équipe
• Vous êtes positif(ve) et constructif(ve), vous aimez apprendre et vous développer professionnellement
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (la semaine, parfois 7h30-15h30, et d’autres fois 12h30-20h30) et durant les week-ends (en moyenne 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 39 jours de congés annuels)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

 

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter !

Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com

Our client is a well-established, international company active in the tourism industry. They are currently recruiting 4 diligent Customer Relations Officers to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 30 people). Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• you are the focal point of contact for customers in different countries: you reply promptly to their queries via phone/email/fax/letter/social media in accordance to the company’s commercial politics & ethical/quality standards
• you process and follow-up on specific files (service & information requests, official complaints, compensation/reimbursement files)
• you formulate answers to the online questions of customers (“click-to-chat”) and/or – in case of a very specific request – you transfer the question to the appropriate department
• contact management and updating the database
• you participate occasionally in marketing/commercial projects (e.g. a loyalty campaign) where you proactively contact customers/prospects

Profile

• The 4 positions require different language combinations:
  • Position 1 and 2: you are a perfectly bilingual in French and German. You also possess a working knowledge of English or Dutch
  • Position 3: you are perfectly bilingual in French and Dutch
  • Position 4: you are bilingual in Dutch and French. You also possess a working knowledge of English or German
• You have a first relevant experience of +/- 2 years (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You have basic knowledge of social media (Twitter, Instagram, Facebook, etc.)
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You are calm and stress resistant, you feel at ease when talking with customers
• You have the ability to work autonomously and to manage priorities but you are also genuinely team spirited
• You have a positive and dynamic work attitude, you like learning new things and developing yourself
• You are flexible in terms of working hours: working in shifts (7.30am-3.30pm and 12.30pm-8.30pm) and working during weekends (on average during 2 weekends/month) is not a problem for you

Offer

• Starting date: asap!
• A permanent, full-time contract
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