Our client is a leader in international real estate services.  They are present in more than 60 countries and in Belgium they employ +/- 100 people.  Their Brussels office is very centrally located and therefore easily reachable by train and metro. They are today looking to recruit a diligent Payroll and HR Administration Officer who will be reporting to the HR Manager Belgium and Luxembourg.

Purpose of the job

Processing the monthly payroll, handling various administrative tasks, supporting the HR Manager on ad-hoc HR projects.

Job description

• Processing the monthly payroll for the Belgian (100 people) and Luxembourg office (20 people) in collaboration with the social secretariat
• Being the point of contact for the employees regarding HR-related topics, e.g. answering questions regarding sick leave, holidays, maternity/parental leave, child allowances, insurance packages, mobile phone, etc.
• Being responsible for the administration of the personnel files, ensuring that all employee records are up to date
• Solving and pursuing problems connected to personnel administration and liaising with the social secretariat when needed
• Updating and managing internal databases
• Preparing on-boarding packs for newcomers
• Recruitment: creating/updating job descriptions in system, registering CVs, organising interviews with candidates, etc.
• Finance: checking and inputting all HR-related invoices, helping the HR Manager to collate financial data for internal reporting
• Ad-hoc tasks & projects: updating organisational charts, organising training sessions, assistance with the implementation of a new system/database, etc.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor’s Degree in Human Resources, Psychology, Payroll or in any related field
• You have 2-4 years of experience in the field of HR Administration and/or Payroll
• You have excellent written and verbal skills in English and Dutch. A good working knowledge of French is a strong asset.
• You have a sound knowledge of Belgian social legislation and payroll procedures
• You work thoroughly with an eye for detail and with a focus on the results to achieve
• You have a critical and curious mind to review processes and ways of working
• You have excellent organisational skills which enable you to multi-task and to prioritise efficiently
• You enjoy working in team but are also able to work autonomously and take initiatives
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• Above all, you have a positive and friendly personality

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, a discretionary bonus and a laptop
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by train and metro
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you can have interesting learning opportunities and enjoy a very positive working atmosphere!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est un cabinet d’avocats international, de taille humaine, situé dans le centre ville de Bruxelles et donc très accessible en transport en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour assister 1 associé et 1 avocat.

Description de fonction:

• gestion des agendas
• organisations des voyages (transport et hébergement), préparation des documents de voyage
• organisation de réunions internes et externes
• préparation de courriers à l’attention des clients
• gestion des e-mails entrants et des réponses à y apporter
• tâches de réception : accueil des clients et des visiteurs, gestion des livraisons
• formatage de toutes sortes de documents juridiques
• préparation de lettres et de documents légaux
• gestion des feuilles d’heures, des notes de frais et de la facturation
• gestion d’appels entrants, filtrage des appels et prise de messages
• passation de commandes (lunchs, traiteurs, etc.)
• contacts téléphoniques réguliers avec des tiers de haut niveau (clients inclus)
• tâches d’office management : commande de fournitures de bureau, liaison avec les fournisseurs, etc.
• tâches administratives variées telles que classement, scanning, photocopies, etc.

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est titulaire d’un Baccalauréat en Office Management ou en Langues
• Vous êtes bilingue anglais/allemand (à l’oral tant à l’écrit). Une connaissance du français et/ou du néerlandais est un atout
• Vous avez acquis 2-5 ans d’expérience dans un rôle et un environnement similaires
• Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec les outils informatiques en général
• Vous êtes très précis(e) et rigoureux(se), et avez le souci du détail
• Vous êtes très organisé(e) et capable d’établir des priorités
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) solutions et êtes doté(e) d’un bon sens commun
• Vous aimez le travail en équipe, possédez un bon relationnel et d’excellentes capacités de communication ainsi qu’une bonne dose de diplomatie
• Enfin vous êtes flexible et très discrèt(e)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif et un package complet d’avantages extralégaux
• Un environnement de travail positif et international
• L’opportunité de travailler dans un environnement de grande qualité, extrêmement professionnel et dans un cadre très agréable (magnifiques bureaux dans le centre de Bruxelles)

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Our client is a small, international law firm located in central Brussels and therefore very accessible by public transport. They are currently recruiting a diligent individual to assist 1 Partner (and possibly 1 other lawyer).

Job description:

• diary management
• coordinating travels & accommodation, preparing detailed travel itineraries
• organising internal and external meetings
• preparing client letters
• monitoring incoming emails and ensuring a timely follow-up
• some reception duties: welcoming clients and visitors, handling deliveries
• formatting all sorts of legal documents
• drafting letters and legal documents
• coordinating time sheets, expense notes and billing
• handling incoming calls, filtering calls when appropriate, taking messages
• ordering lunches
• having regular phone contacts with high-profile external partners (including clients)
• some office management duties: ordering new office supplies, liaising with suppliers, etc.
• varied administrative duties including filing, scanning, photocopying, etc.

Profile:

• The ideal candidate holds a Bachelor in Office Management or Languages
• You have a fluent level in German and English (both oral and written). Knowledge of French and/or Dutch can be an asset.
• You possess 2-5 years of experience in a similar role and ideally in a similar environment
• You are computer literate and possess advanced skills in MS Office
• You are extremely precise and rigorous, with a genuine eye for detail
• You are highly organised and able to set priorities
• You are proactive & solution oriented and you always apply common sense
• You are a good team player and have good interpersonal, communication and diplomatic skills
• You are flexible and extremely discrete

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible!
• A competitive salary and comprehensive benefits package
• International and very positive working environment
• The opportunity to work in a quality oriented, corporate environment in very nice offices in the centre of Brussels!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est un acteur important du monde de la finance. Leur bureau, de taille humaine (25 personnes), est localisé près de la Gare Centrale de Bruxelles. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction qui assistera le CEO et 2 membres de Comité de Direction.

Description de fonction:

• Apporter un soutien administratif de premier plan au CEO et à 2 Directeurs
• Gestion des agendas
• Organisation de réunions  (Assemblées Générales, Comités de Direction, Comités d’Audit, etc.)
• Organisation des déplacements (avions, trains, visas, réservations d’hôtels, taxis, etc.)
• Gestion des notes de frais
• Préparation de documents à l’aide les logiciels usuels (Word, Excel & PowerPoint)
• Tâches administratives variées (gestion de la correspondance, mise à jour de listes de contacts, scanning et classement de documents, etc.)
• Projets divers (travaux de recherche, organisation d’événements, etc.)

Profil:

• Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Le néerlandais est un atout important.
• Vous avez au minimum 5-10 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire idéalement acquise dans le conseil, la finance ou le juridique
• Vous êtes autonome, dynamique, débrouillard(e), proactif(ve) et savez résoudre les problèmes
• Vous avez le sens du service et êtes polyvalent(e)
• Vous appréciez particulièrement le travail en équipe et aimez travailler en collaboration avec d’autres Assistant(e)s
• Vous savez gérer les priorités et avez le souci de la qualité, vous êtes ponctuel(le), fiable et flexible (également au niveau des horaires)

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: mai/juin 2017
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux
• L’opportunité de travailler dans une entreprise à taille humaine dynamique et internationale

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone

Our client is a renowned financial holding. Their human-sized office (25 people), located near the central station in Brussels, is today looking to recruit an Executive Assistant who will be assisting the CEO and 2 members of the Executive Committee.

Job Description:

• Providing high-level administrative support to the CEO and 2 top-level Executives
• Diary management
• Organising and preparing meetings (General Assemblies, Board Meetings, Audit Committees, …)
• Travel arrangements (flights, trains,  Visas, hotel bookings, taxis, etc.)
• Preparing expense reports
• Preparing documents and presentations using MS Office (Word, Excel & PowerPoint)
• General administrative duties (handling correspondence, updating contact lists, scanning and filing documents, etc.)
• Ad-hoc projects (e.g. research work, events organisation, etc.)
• Some private secretarial duties
• Helping out with the organisation of internal events
• Finance-related duties: preparing expense reports, follow up of invoices, etc.

Profile:

• You are perfectly fluent in English and French (with excellent writing skills in both languages).  Dutch is an important asset.
• You already have at least 5-10 years of experience acquired in a Management/Executive Assistant role
• Experience in the service sector (finance, private equity, consulting, legal) can be a strong asset
• You are autonomous, dynamic, proactive and you have good problem solving skills
• You are genuinely service minded and versatile
• You have a very good team spirit and sense of cooperation
• You know how to prioritise, are quality minded, punctual, reliable and flexible

Offer:

• A permanent employment contract
• Starting date: May/June 2017
• A competitive salary with fringe benefits
• The opportunity to work in a dynamic, international but human-sized company

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Our client, an international organisation based in central Brussels, is the voices of its stakeholders and aims at promoting their actions at European and international level. Their human-sized office is located in the centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent Press and Media Relations Officer to join their team.

Purpose of the role: to ensure regular media coverage and help recognising the organisation as a reference in its field.

Job description

• Develop and implement press and media plan in collaboration with the Manager
• Prepare speaking notes for spokespersons and organise the practical details of the media meeting
• Develop proactive contacts with specialised and general press, increasing media reliance
• Make the organisation known as the leading source of accurate and timely information
• Manage and regularly upgrade press contacts and database
• Identify topics to issue regular press communications (e.g. press releases, media backgrounders, articles and interviews) to communicate the activities of the organisation
• Organise and follow-up media conferences, briefings, training and interviews with influencers
• Manage the Press Office Twitter Account
• Update regularly the press centre section of the website
• Prepare media plans and manage press registrations for events
• React to trends and events affecting the sector on a proactive basis
• Carry out background research and write copy for online communication materials: campaigns, website, etc.
• Edit, proofread and review content where necessary: knowledge, policy and statistic briefs, action points, technical reports, corporate brochures, etc.
• Coordinate the corporate monthly newsletter
• Update the press budget
• Ensure media monitoring and effective reporting of media coverage
• Take active part in team and editorial meetings to identify future themes and editorial angles in line with the communication plan
• Be the back up of the Editor

Profile

• The ideal candidate holds a Bachelor or a Master in Communications, Journalism, PR or in any related subject
• You already possess 3-5 years of relevant experience, with an emphasis on press and media relations
• You speak and write fluent English. A business knowledge of French is necessary
• You are a determined self-starter
• You know how to convince and engage others
• You are team minded and value a collaborative work environment
• You are autonomous and have project management skills
• You have excellent communication skills, can represent the company towards third parts and can adjust to all sorts of interlocutors
• You can multitask and can demonstrate very good organisational abilities

Offer

• A permanent contract
• Starting date: ASAP
• A competitive salary with a complete benefits package
• Accessibility: the company is located in central Brussels and is very easily accessible by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast moving organisation and a truly multicultural environment!

 

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

Our client, an international organisation based in central Brussels, is the voices of its stakeholders and aims at promoting their actions at European and international level. Their human-sized office is located in the centre of Brussels and is therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent Press and Media Relations Officer to join their team.

Purpose of the role: to ensure regular media coverage and help recognising the organisation as a reference in its field.

Job description

• Develop and implement press and media plan in collaboration with the Manager
• Prepare speaking notes for spokespersons and organise the practical details of the media meeting
• Develop proactive contacts with specialised and general press, increasing media reliance
• Make the organisation known as the leading source of accurate and timely information
• Manage and regularly upgrade press contacts and database
• Identify topics to issue regular press communications (e.g. press releases, media backgrounders, articles and interviews) to communicate the activities of the organisation
• Organise and follow-up media conferences, briefings, training and interviews with influencers
• Manage the Press Office Twitter Account
• Update regularly the press centre section of the website
• Prepare media plans and manage press registrations for events
• React to trends and events affecting the sector on a proactive basis
• Carry out background research and write copy for online communication materials: campaigns, website, etc.
• Edit, proofread and review content where necessary: knowledge, policy and statistic briefs, action points, technical reports, corporate brochures, etc.
• Coordinate the corporate monthly newsletter
• Update the press budget
• Ensure media monitoring and effective reporting of media coverage
• Take active part in team and editorial meetings to identify future themes and editorial angles in line with the communication plan
• Be the back up of the Editor

Profile

• The ideal candidate holds a Bachelor or a Master in Communications, Journalism, PR or in any related subject
• You already possess 3-5 years of relevant experience, with an emphasis on press and media relations
• You speak and write fluent English. A business knowledge of French is necessary
• You are a determined self-starter
• You know how to convince and engage others
• You are team minded and value a collaborative work environment
• You are autonomous and have project management skills
• You have excellent communication skills, can represent the company towards third parts and can adjust to all sorts of interlocutors
• You can multitask and can demonstrate very good organisational abilities

Offer

• A permanent contract
• Starting date: ASAP
• A competitive salary with a complete benefits package
• Accessibility: the company is located in central Brussels and is very easily accessible by public transport
• This is a unique opportunity to join a fast moving organisation and a truly multicultural environment!

 

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

Notre client est un leader européen offrant des solutions RH dans les secteurs technologiques et industriels. Leur bureau de Bruxelles (+/- 100 employés) est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transports en commun. La croissance très rapide de l’entreprise les conduit aujourd’hui à recruter un(e) Responsable Paye et RH pour seconder le Manager Paye.

Objectif du poste

Etre le bras droit du Manager Paye, être le point de contact principal entre les consultants et la société, répondre aux questions des employé(e)s sur tous les sujets de ressources humaines, être en charge du suivi administratif des employés, de leur arrivée dans l’entreprise jusqu’à leur départ, gérer les informations sur les employés (absences, congés, maladie, etc.), préparer la paye pour tous les salariés.

Description de fonction

• Gestion des demandes des employés concernant les problématiques RH (absences, congés, téléphone, assurances, allocations familiales, etc.)
• Gérer l’administration des dossiers du personnel
• Suivre tous les éléments propres à l’employé en ce qui concerne la gestion de son temps (congés, maladie, vacances, absences, changement de statut, etc.)
• Préparer la paye (éléments fixes et variables) en collaboration avec le secrétariat social: leur envoyer les informations nécessaires, vérifier les informations et les calculs que le secrétariat social renvoie, s’assurer, le cas échéant, que les modifications nécessaires sont effectuées, etc.

Profil                                                           

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou d’un Master en Ressources Humaines, Psychologie, Paye ou dans tout autre domaine pertinent
• Vous avez 2-3 ans d’expérience réussie dans le domaine de la gestion du personnel et/ou de la paye
• Une expérience d’un logiciel de paye ou de temps est un atout important
• Vous maitrisez parfaitement le néerlandais et le français et avez une bonne connaissance de l’anglais
• Une connaissance de base de la législation sociale belge est un plus
• Vous travaillez en profondeur, avec le souci du détail, vous êtes organisé(e) et capable de gérer votre temps efficacement
• Vous avez de très bonnes capacités de communication et un très bon relationnel
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité et êtes très discret(ète)
• Vous aimez travailler en équipe et avoir des contacts avec tous types d’interlocuteurs

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant: un montant mensuel net, des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation et un bonus discrétionnaire
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible par métro ou tram
• L’opportunité de travailler dans un environnement international stimulant où vous pourrez développer vos connaissances en paye et en RH!

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!  Coordonnées Elke: elke@care4youconsult.com.

Our client is a European leader in HR solutions within the technology and engineering sector.  Their Brussels office (+/- 100 staff) is centrally located and therefore easily accessible by public transport. They are today experiencing a significant growth and are therefore looking to recruit a diligent HR & Payroll Officer who will be reporting to the Payroll Manager.

Purpose of the job

To act as a true right hand to the Payroll Manager, to be the main point of contact between the consultants and the company, to answer daily questions of employees regarding HR, to be in charge of the administrative lifecycle of employees (as of the day they enter the company until their last working day), to handle the complete time registration process, to prepare the payroll for all employees.

Job description

• Supporting the Payroll Manager in their daily activities
• Being the point of contact for the employees regarding HR-related topics, e.g. answering questions regarding sick leave, holidays, maternity/parental leave, child allowances, insurance packages, mobile phone, etc.

• Being responsible for the administration of the employees’ files
• Following-up on the whole time registration process (holidays, sickness days, absences, changes in status, etc.)
• Preparing the payroll (fix and variable remuneration elements) in collaboration with social secretariat: sending them the necessary information, verifying the information & calculations that they send back, making sure the correct modifications are done in case of errors, etc.

Profile                                                         

• You ideally hold a Bachelor or Master in Human Resources, Psychology, Payroll or in any related field
• You have 2-3 years of experience in the field of HR Administration and/or Payroll
• Previous experience working with time registration and other payroll-related software can be a strong asset
• You are fluent in Dutch & French with a good knowledge of English
• A basic knowledge of Belgian social legislation is a plus
• You work thoroughly and with an eye for detail, you are organised and able to manage your time effectively
• You possess strong interpersonal and communication skills
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• You enjoy working in a team and having contacts with different internal & external stakeholders

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance, group insurance, and a discretionary bonus
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by metro and tram
• The opportunity to work in a fast-paced international environment where you could develop your HR & Payroll knowledge!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est une société de conseil internationale qui offre ses services principalement aux secteurs automobile, télécom, sciences de la vie et énergie. Leur bureau bruxellois (+/- 100 employés) est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui urgemment à la recherche d’un(e) Assistant(e) Paye et RH.

Objectif du poste

Répondre aux questions quotidiennes des employés concernant les problématiques RH, gérer les processus administratifs liés aux arrivées et départs des employés, gérer toute l’administration liée aux salaires et avantages, gérer les contrats de travail et documents légaux, gérer l’administration du personnel en relation avec la paie et la législation sociale.

Job description

• Etre le point de contact pour les employés concernant tout ce qui concerne les ressources humaines (par exemple, répondre aux questions concernant les congés maladie, parentaux, les allocations familiales, les packages d’assurance, les GSM de société, etc.)
• Etre responsable de l’administration des dossiers des employés, ajouter les nouveaux arrivants dans le système interne
• Ajuster les contras et les avenants, préparer tous les documents nécessaires lors de l’arrivée et le départ des employés
• Etre en contact avec les organismes de sécurité sociale et avec différents fournisseurs (assurances hospitalisation et groupe, secrétariat social, fournisseurs de GSM, etc.): s’assurer de l’affiliation des nouveaux arrivants, radier les ex-employés, communiquer les changements de statut personnel, etc.
• Faire le suivi du paiement des salaires et autres avantages de chaque employé(e), s’assurer que les corrections à effectuer le sont et dans un délai rapide, etc.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs
• Faire le suivi des demandes de permis de travail
• Etre en charge des stagiaires, en collaboration avec Actiris, le Forem, le VDAB et avec certains centres de formation

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou Master en Ressources Humaines, en Psychologie ou dans tout autre domaine pertinent
• Vous êtes un(e) jeune diplômé(e) ou vous justifiez déjà d’une première expérience en paye ou en administration du personnel
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, une connaissance opérationnelle du néerlandais est un plus
• Une connaissance de base de la législation sociale belge est un plus
• Vous travaillez en profondeur et avec le souci du détail, vous êtes organisé(e) et capable de gérer votre temps efficacement
• Vous avez de très bonnes capacités de communication et un bon relationnel
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité et êtes très discret(ète)
• Vous aimez travailler en équipe et avoir des contacts avec tous types d’interlocuteurs

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant: un montant mensuel net, des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation et un bonus discrétionnaire
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible par métro ou tram
• L’opportunité de faire vos premiers pas dans le domaine des ressources humaines!

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!  Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com.