Our client is an international consulting company mainly active in the automotive, telecom, life sciences and energy sector.  Their Brussels office (+/- 100 staff) is centrally located and therefore easily accessible by public transport. They are today urgently looking for an HR/Payroll Assistant.

 

Purpose of the job

To answer daily questions of employees regarding HR, to handle the administrative process when permanent/temporary employees enter or leave the company, to handle the whole administration regarding salary packages and extra-legal benefits, to manage contracts and social documents, to deal with personnel administration both regarding social legislation and payroll aspects.

Job description

• Being the point of contact for the employees regarding HR-related topics, e.g. answering questions regarding sick leave, holidays, maternity/parental leave, child allowances, insurance packages, mobile phone, etc.
• Being responsible for the administration of the employees’ files, creating new starters in the system
• Editing contracts & addenda, preparing all necessary documents when employees enter or leave the company
• Liaising with social security bodies and various suppliers (health & group insurance providers, social secretariat, mobile phone provider, etc.): making sure new members are affiliated, cancelling leavers, communicating alterations in family situation, etc.
• Following-up on the salary & benefits package of each employee, making sure the necessary amendments are done in a timely manner
• Welcoming new employees on their first day
• Following-up on work permit requests
• Being in charge of the trainees in collaboration with Actiris, Forem, VDAB and certain training institutes

Profile

• You ideally hold a Bachelor or Master in Human Resources, Psychology or in any related field
• You are a young graduate without experience or you already had a first experience in the field of HR Administration and/or payroll
• You are fluent in French and English, an operational knowledge of Dutch can be an asset
• A basic knowledge of Belgian social legislation is a plus
• You work thoroughly and with an eye for detail, you are organised and able to manage your time effectively
• You possess strong interpersonal and communication skills
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• You enjoy working in a team and having contacts with different internal & external stakeholders

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance, group insurance, and a discretionary bonus
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by metro and tram
• A great opportunity to mark your first steps in the field of HR!

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est une société de conseil internationale qui offre ses services principalement aux secteurs automobile, télécom, sciences de la vie et énergie. Leur bureau bruxellois (+/- 100 employés) est localisé dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui urgemment à la recherche d’un(e) Employé(e) Administration des Ventes.

Description de poste

• Compiler et enregistrer tous les documents nécessaires à la facturation (feuilles d’heures, bons de commande, etc.)
• Préparer et envoyer les factures mensuelles
• Mettre à jour les dossiers clients (coordonnées, adresse, raison sociale, numéro de TVA, etc.)
• Suivre les impayés et les paiements
• Faire les relances clients en cas d’impayés
• Participer à la clôture mensuelle (rapport mensuel, etc.)
• Faire le suivi avec les clients, les consultants et les équipes internes (par téléphone et e-mail)

Profil

• Vous possédez idéalement déjà une expérience en comptabilité (en comptabilité clients ou générale) ou dans un département de service à la clientèle/administration des ventes
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, une connaissance opérationnelle du néerlandais est un solide atout
• Vous maîtrisez Excel
• Vous travaillez en profondeur avec le souci du détail, vous êtes organisé(e) et orienté(e) solutions
• Vous aimez communiquer avec les clients et trouver des solutions avec eux
• Vous comprenez facilement quelles sont les priorités d’un département comptable et vous êtes capables d’en respecter les échéances
• Vous avez de bonnes capacités analytiques
• Vous aimez le travail en équipe

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Avantages extralégaux incluant un montant net mensuel, des tickets restaurant, des assurances hospitalisation et groupe et un bonus discrétionnaire
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est facilement accessible par métro et tram
• L’opportunité de travailler dans un environnement international et multiculturel stimulant!

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!  Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com.

Our client is an international consulting company mainly active in the automotive, telecom, life sciences and energy sector.  Their Brussels office (+/- 100 staff) is centrally located and therefore easily accessible by public transport. They are today urgently looking for a Client Administrator.

Job description

• Compiling and registering all documents necessary to prepare the billing process (timesheets, purchase order forms)
• Preparing and sending the monthly invoices
• Updating client files (with contact details, address, legal entity, VAT number, etc.)
• Following up on outstanding amounts and payments
• Re-launching clients with outstanding invoices
• Participating in the end-month closing process (reporting, etc.)
• Liaising with clients, consultants and internal business teams (telephone/email)

Profile

• You ideally already possess a first experience in accounting (accounts payable or general accounting) or in customer service/client administration
• You are fluent in French & English, an operational knowledge of Dutch can be a very strong asset
• You have a good level in Excel
• You work thoroughly and with an eye for detail, you are organised and solution oriented
• You like communicating with clients and finding solutions together
• You quickly understand the priorities within a financial department and you are able to respect tight deadlines
• You possess strong analytical skills
• You enjoy working in a team

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance, group insurance, and a discretionary bonus
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by metro and tram
• A great opportunity to work in a fast-paced, international and multi-cultural environment!

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux (agnes@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est un leader européen offrant des solutions RH dans les secteurs technologiques et industriels. Leur bureau de Bruxelles (+/- 100 employés) est localisé dans le centre ville et est donc très accessible en transports en commun. La croissance très rapide de l’entreprise les conduit aujourd’hui à recruter un(e) Assistant(e) RH pour seconder le Manager Paye.

Objectif du poste

Répondre aux questions quotidiennes des employés concernant les problématiques RH, gérer les processus administratifs liés aux arrivées et départs des employés, gérer toute l’administration liée aux salaires et avantages, gérer les contrats de travail et documents légaux, gérer l’administration du personnel en relation avec la paie et la législation sociale.

Description de poste

• Etre le point de contact pour les employés concernant tout ce qui concerne les ressources humaines (par exemple, répondre aux questions concernant les congés maladie, parentaux, les allocations familiales, les packages d’assurance, les GSM de société, etc.)
• Etre responsable de l’administration des dossiers des employés, ajouter les nouveaux arrivants dans le système interne
• Ajuster les contras et les avenants, préparer tous les documents nécessaires lors de l’arrivée et le départ des employés
• Etre en contact avec les organismes de sécurité sociale et avec différents fournisseurs (assurances hospitalisation et groupe, secrétariat social, fournisseurs de GSM, etc.): s’assurer de l’affiliation des nouveaux arrivants, radier les ex-employés, communiquer les changements de statut personnel, etc.
• Faire le suivi du paiement des salaires et autres avantages de chaque employé(e), s’assurer que les corrections à effectuer le sont et dans un délai rapide, etc.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs
• Faire le suivi des demandes de permis de travail
• Etre en charge des stagiaires, en collaboration avec Actiris, le Forem, le VDAB et avec certains centres de formation

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor ou Master en Ressources Humaines, en Psychologie ou dans tout autre domaine pertinent
• Vous êtes un(e) jeune diplômé(e) ou vous justifiez déjà d’une première expérience en paye ou en administration du personnel
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais et l’anglais, une connaissance opérationnelle du français est un plus
• Une connaissance de base de la législation sociale belge est un plus
• Vous travaillez en profondeur et avec le souci du détail, vous êtes organisé(e) et capable de gérer votre temps efficacement
• Vous avez de très bonnes capacités de communication et un bon relationnel
• Vous avez à coeur d’offrir un service de très grande qualité et êtes très discret(ète)
• Vous aimez travailler en équipe et avoir des contacts avec tous types d’interlocuteurs

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif
• Des avantages extralégaux incluant: un montant mensuel net, des tickets restaurant, des assurances groupe et hospitalisation et un bonus discrétionnaire
• Accessibilité: la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc facilement accessible par métro ou tram
• L’opportunité de faire vos premiers pas dans le domaine des ressources humaines!

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

Our client is a European leader in HR solutions within the technology and engineering sector.  Their Brussels office (+/- 100 staff) is centrally located and therefore easily accessible by public transport. They are today experiencing a significant growth and are therefore looking to recruit a diligent HR Assistant who will be reporting to the Payroll Manager.

Purpose of the job

To answer daily questions of employees regarding HR, to handle the administrative process when permanent/temporary employees enter or leave the company, to handle the whole administration regarding salary packages and extra-legal benefits, to manage contracts and social documents, to deal with personnel administration both regarding social legislation and payroll aspects.

Job description

• Being the point of contact for the employees regarding HR-related topics, e.g. answering questions regarding sick leave, holidays, maternity/parental leave, child allowances, insurance packages, mobile phone, etc.
• Being responsible for the administration of the employees’ files, creating new starters in the system
• Editing contracts & addenda, preparing all necessary documents when employees enter or leave the company
• Liaising with social security bodies and various suppliers (health & group insurance providers, social secretariat, mobile phone provider, etc.): making sure new members are affiliated, cancelling leavers, communicating alterations in family situation, etc.
• Following-up on the salary & benefits package of each employee, making sure the necessary amendments are done in a timely manner
• Welcoming new employees on their first day
• Following-up on work permit requests
• Being in charge of the trainees in collaboration with Actiris, Forem, VDAB and certain training institutes

Profile

• You ideally hold a Bachelor or Master in Human Resources, Psychology or in any related field
• You are a young graduate without experience or you already had a first experience in the field of HR Administration
• You are fluent in Dutch and English, an operational knowledge of French can be an asset
• A basic knowledge of Belgian social legislation is a plus
• You work thoroughly and with an eye for detail, you are organised and able to manage your time effectively
• You possess strong interpersonal and communication skills
• You focus on providing a high-quality service and you are very discrete
• You enjoy working in a team and having contacts with different internal & external stakeholders

Offer

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary
• Fringe benefits including a monthly net allowance, luncheon vouchers, health insurance, group insurance, and a discretionary bonus
• Access:  the company is located in central Brussels and is easily accessible by metro and tram
• A great opportunity to mark your first steps in the field of HR!

Thank you for sending your application to Elke Wellens (elke@care4youconsult.com), Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Conseiller(ère) Clientèle pour rejoindre leur équipe multilingue et multiculturelle comptant +/- 20 personnes. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Vous êtes le point de contact pour une clientèle internationale: vous gérez leurs requêtes/questions/plaintes et faites en sorte de leur fournir des réponses/solutions appropriées. Vous gérez des requêtes émanant de différents média (téléphone, e-mail, fax, lettres, médias sociaux) en ligne avec les standards qualité de l’entreprise
• Vous gérez et suivez des dossiers spécifiques (demandes d’information, demandes de service, plaintes officielles, compensations/remboursements si approprié)
• Vous formulez des réponses aux questions en ligne des clients (“click-to-chat”)
• En cas de questions très spécifiques, vous les transférez au service compétent
• Vous êtes le Modérateur des comptes Twitter et Instagram de la société et, ce faisant, vous ajoutez du contenu en participant aux discussions en ligne avec les clients/internautes
• Mise à jour de la base de données
• Participation occasionnelle à des projets marketing et commerciaux (ex. Enquêtes de satisfaction auprès des clients). Lors de ces projets, vous contactez proactivement les clients et prospects

Profil

• Vous êtes parfaitement trilingue français, allemand et anglais, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Une connaissance du néerlandais est un plus.
• Vous justifiez d’une première expérience réussie de 2 ans dans un département de service à la clientèle (B2C)
• Vous êtes familier(ère) des médias sociaux (Twitter, Instagram, Facebook, etc.) et vous avez une réelle affinité avec ces médias (par exemple vous savez quels outils/sites utiliser, comment adapter votre communication et connaissez les dangers/pièges à éviter dans la communication en ligne avec les clients, etc.)
• Vous avez d’excellentes capacités de communication orales et écrites: vous êtes doté(e) d’une excellente élocution et avez des très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous avez une excellente écoute, faites preuve d’empathie envers les clients, vous avez un réel sens du service et une exigence de qualité dans votre travail
• Vous êtes calme et résistant(e) au stress, vous êtes à l’aise dans vos échanges avec les clients
• Vous savez travailler de façon autonome, savez gérer les priorités mais vous avez également un excellent esprit d’équipe
• Vous êtes positif(ve) et constructif(ve), vous aimez apprendre et vous développer professionnellement
• Vous êtes très flexible au niveau des horaires car vous travaillerez en “shift” (la semaine, parfois 7h30-15h30, et d’autres fois 12h30-20h30) et durant les week-ends (en moyenne 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaire décalés, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, 39 jours de congés annuels)
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.   Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!    Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com

Pour l’un de nos clients, localisé dans le nord/nord ouest de Bruxelles capitale, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste: en collaboration avec 2 collègues, coordonner les agendas très chargés de 2 Directeurs.

Tâches et responsabilités principales:

• Gestion des agendas : planifier et confirmer les rendez-vous, vérifier les échéances à respecter, suggérer de façon proactive des dates possibles de rendez-vous, réserver certaines dates importantes, etc.
• Préparation et organisation de réunions internes et externes
• Coordonner l’organisation d’événements internes et externes en collaboration avec les 2 collègues
• Suivi des e-mails (les classer selon les priorités, en gérer certains directement, etc.)
• Gérer les appels entrants et assurer le suivi
• Préparation et suivi de dossiers sensibles
• Gestion de la correspondance
• Classement de tous les documents (classement manuel et électronique)
• Préparation occasionnelle de traductions (français/néerlandais)
• Accueil des visiteurs, être la personne de contact pour des interlocuteurs internes et externes

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) a un excellent niveau de néerlandais (oral et écrit) avec une bonne connaissance du français et un niveau opérationnel en anglais
• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc. mais les candidat(e)s non diplômé(e)s et pouvant justifier d’une expérience équivalente sont aussi invité(e)s à postuler
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistanat, secrétariat, office management, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et en particulier MS Office (notamment Word et Outlook) et vous avez une bonne vitesse de frappe
• Qualités essentielles: discrétion, savoir vivre, bonne éducation, très bonnes capacités de communication, précision et souci du détail,  anticipation, capacité à proposer des solutions de façon proactive, bon sens, autonomie mais aussi très bon esprit d’équipe (collaboration étroite et quotidienne avec 2 collègues), souplesse, ouverture à la critique et flexibilité quant aux horaires (heures supplémentaires occasionnelles, back up de collègues durant les congés et absences), stabilité et désir sincère de s’engager sur le long terme

Offre et aspects pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible !
• Un salaire qui dépendra du niveau d’expérience, avantages extralégaux tels que tickets restaurant, assurance groupe et remboursement des frais de transport
• Horaires: 38 heures/semaine
• Les bureaux ne sont pas facilement accessibles en transport en commun donc vous possédez idéalement votre propre moyen de locomotion
• Le cadre de travail est très agréable et les bureaux magnifiques!

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!  Coordonnées Elke: elke@care4youconsult.com, GSM: + 32 (0) 489 062 368

Our client is a well-established, international company active in the travel industry. They are currently recruiting a diligent Customer Relations & Social Media Officer to join their multilingual & multicultural team in Brussels (+/- 20 people). Their offices are located in the centre of Brussels (easy to reach with public transport) and they employ +/- 100 people.

Job description

• you are the focal point of contact for customers in different countries: you reply promptly to their queries via phone/email/fax/letter/social media in accordance to the company’s commercial politics & ethical/quality standards
• you process and follow-up on specific files (service & information requests, official complaints, compensation/reimbursement files)
• you formulate answers to the online questions of customers (“click-to-chat”) and/or – in case of a very specific request – you transfer the question to the appropriate department
• you act as Moderator for the company’s account on several social media (e.g. Twitter/Instagram) by adding some content and by participating in online conversations with customers/prospects
• contact management and updating the database
• you participate occasionally in marketing/commercial projects (e.g. a loyalty campaign) where you proactively contact customers/prospects

Profile

• You are fluent in French, German and English. You also possess good written skills in these languages. A working knowledge of Dutch is a plus
• You have a first relevant experience of +/- 2 years (in a customer service/client relations role, ideally B2C)
• You have some knowledge of social media (Twitter, Instagram, Facebook, etc.). For instance, you know the different sites/tools and how to use them, the appropriate language to use, the dangers when using them in your communication with customers, etc.)
• You have strong oral & written communication skills: you are clear & articulate, you have a good elocution and you have strong writing skills
• You possess good listening skills, you are able to show empathy towards your customers and you are very service & quality minded
• You are calm and stress resistant, you feel at ease when talking with customers
• You have the ability to work autonomously and to manage priorities but you are also genuinely team spirited
• You have a positive and dynamic work attitude, you like learning new things and developing yourself
• You are flexible in terms of working hours: working in shifts (7.30am-3.30pm and 12.30pm-8.30pm) and working during weekends (on average during 2 weekends/month) is not a problem for you

Offer

• Starting date: asap!
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shifts/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurance, benefits in kind, 39 holidays)
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company which is constantly evolving and within a fascinating sector!

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!  Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com

We are urgently seeking to recruit a Management Assistant for 1 of our clients situated in the north/northwest of the Brussels Capital Region.

Purpose of the role:  in collaboration with 2 colleagues coordinating the very busy schedules and activities/programmes of 2 Top Executives.

Your tasks & responsibilities will include:

• Complex agenda management: planning & confirming appointments, keeping an eye on upcoming deadlines, proactively suggesting some dates already for certain meetings/activities which need to be scheduled in the next month(s), …)
• Preparing and organising van internal and external meetings
• Coordinating internal and external events in close collaboration with your 2 colleagues
• Email management (screening, anticipating things, indicating priorities)
• Processing and following-up on incoming telephone calls and emails
• Preparing confidential files
• Handling correspondence
• Archiving and filing all relevant documents (on paper + electronically)
• Handling translations (occasionally)
• Welcoming visitors, liaising with internal and external parties

Profile:

• The ideal candidate has an excellent level in Dutch (oral + written), with a good knowledge of French and an operational level in English.
• Ideally a Bachelor’s Degree (office management, languages, …), but, candidates who are equivalent by experience, are more than welcome to apply for the position.
• You have at least 3 years of experience in a similar role (administration, management assistant, office management, …)
• You are computer literate (MS Office, especially good knowledge of Word and Outlook) and you have a good typing speed
• You are polite, articulate, discrete & respectful and you possess strong interpersonal skills
• You work very accurately with a lot of care & order; you pay attention to the presentation of your work and to the smallest details
• You think before you act, you have a proactive attitude, you are capable of foreseeing problems and suggesting alternative solutions
• You can work independently but you also function well within a team (in this role you will be working together with 2 colleagues)
• You are flexible in terms of working hours (occasional overtime) and in terms of the back-up system when colleagues are absent
• You are open to constructive criticism
• You are looking to make a long-term commitment with your next employer

Offer & practicalities:

• A permanent contract
• Starting date: ASAP!
• A salary that will depend on the level of experience, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• Working hours: 38h/week
• Company is not easily accessible with public transport so ideally you have a personal vehicle
• Very nice and respectful working environment, spectacular offices!

Thank you for sending your application to Elke Wellens, Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!  Contact details Elke: elke@care4youconsult.com, GSM: 0489/062 368

Our client is an international organisation whose main activities are to provide a varied range of services to its members. They are located in Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent individual to temporarily reinforce their Communications Department (5-month contract).

Purpose of the role: to promote their next large-scale congress which will take place in May 2017, via the writing and editing of relevant articles. To edit all written material prior to their publication on various media

Job description

• To work as part of the Communications team (+/- 5 staff)
• To liaise with the team and gather the necessary background information for the articles
• To exclusively write in English
• To write articles on various topics in order to promote the event
• To write articles for the website and paper publications
• To edit and proofread all written material: newsletters, position papers, articles for the website, etc.

 Profile

• The ideal candidate holds a relevant Bachelor or Master (Communications, Journalism, Corporate Communication, etc.)
• You are perfectly fluent in English (spoken and written)
• Not only are your English-writing skills perfect, but you also have a fine writing/literary style
• You have a relevant experience of +/- 2-3 years in a similar role
• You are autonomous, persistent and can work independently
• You are proactive and resourceful
• You have a strong eye for detail and can spot mistakes and inconsistencies in a text
• You can meet tight deadlines

Offer

• A 5-month contract from January till May 2017
• Working schedule: the position can be a part time (19 hours/week), a 3/5^th or a 4/5^Th
• Homeworking possibilities
• A competitive salary with a package including luncheon vouchers (€7,00) and full reimbursement of transport costs
• The opportunity to work in a dynamic, intellectually stimulating and multicultural environment

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com,