Our client is an international organisation whose main activities are to provide a varied range of services to its members. They are located in Brussels and are therefore very accessible by public transport. They are today looking to recruit a diligent individual to temporarily reinforce their Communications Department (5-month contract).

Purpose of the role: to promote their next large-scale congress which will take place in May 2017, via the writing and editing of relevant articles. To edit all written material prior to their publication on various media

Job description

• To work as part of the Communications team (+/- 5 staff)
• To liaise with the team and gather the necessary background information for the articles
• To exclusively write in English
• To write articles on various topics in order to promote the event
• To write articles for the website and paper publications
• To edit and proofread all written material: newsletters, position papers, articles for the website, etc.

 Profile

• The ideal candidate holds a relevant Bachelor or Master (Communications, Journalism, Corporate Communication, etc.)
• You are perfectly fluent in English (spoken and written)
• Not only are your English-writing skills perfect, but you also have a fine writing/literary style
• You have a relevant experience of +/- 2-3 years in a similar role
• You are autonomous, persistent and can work independently
• You are proactive and resourceful
• You have a strong eye for detail and can spot mistakes and inconsistencies in a text
• You can meet tight deadlines

Offer

• A 5-month contract from January till May 2017
• Working schedule: the position can be a part time (19 hours/week), a 3/5^th or a 4/5^Th
• Homeworking possibilities
• A competitive salary with a package including luncheon vouchers (€7,00) and full reimbursement of transport costs
• The opportunity to work in a dynamic, intellectually stimulating and multicultural environment

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com,

Notre client est un acteur du secteur financier et s’occupe de gestion de capitaux et d’investissements stratégiques au sein de sociétés cotées et non cotées. Ils ont plusieurs bureaux en Europe de l’Ouest et leur structure bruxelloise, en pleine croissance, est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Office Manager afin de renforcer son équipe qui compte actuellement 3 personnes.

Objectif du poste:

Veiller à la bonne marche du bureau au niveau administratif et organisationnel. Gérer le secrétariat des Managers afin que ces derniers puissent se consacrer entièrement à leur métier.

Description de poste:

• Gérer la réception, accueillir les visiteurs, et s’assurer que la réception est impeccable en permanence (5-10% du temps de travail)
• Gérer les salles de réunion (réservation, préparation, etc.)
• Faire la liaison avec les fournisseurs (fournitures de bureau, petite restauration, traiteur, etc.)
• S’assurer que le bureau fonctionne au niveau technique: contacter le service IT quand nécessaire, vérifier imprimantes et autre matériel
• Gérer les agendas des Managers: organiser leurs réunions et leurs voyages (occasionnels)
• Effectuer des tâches de pré-comptabilité: vérifier les factures entrantes et sortantes, les encoder dans le système, préparer les paiements, faire le suivi avec les comptables externes
• Avoir des contacts de très haut niveau avec des banquiers, avocats, etc., les assister efficacement lorsqu’ils viennent au bureau
• Organiser des événements (2 fois/an) de A à Z: préparer la liste des participants, chercher des lieux appropriés, demander des devis, organiser les activités en soirée, coordonner les arrivées et départs des participants, etc.
• Etre en contact régulier avec les Office Managers de Utrecht et Zurich et collaborer avec elles sur différents projets (tels que des événements)
• A terme, participer à certaines réunions, préparer les comptes rendus, participer à la préparation de dossiers stratégiques

Profil:

• Minimum 5-10 ans d’expérience pertinente en tant qu’Assistant(e) de direction/Office Manager, dans le secteur « corporate » et idéalement dans une petite structure
• Un Bachelor en Secrétariat/Office management ou Langues est un atout
• Un anglais et un néerlandais parfaitement courants sont essentiels (oral et écrit). Une connaissance professionnelle du français est nécessaire
• Très bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), une connaissance d’un logiciel financier serait appréciée
• Aisance avec les chiffres et très bonnes capacités d’analyse
• Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles, capacité à s’ajuster à des interlocuteurs de très haut niveau, souci d’excellence
• Très bonne structure mentale, autonomie, fiabilité, de confiance, à la personnalité positive et enjouée
• Flexibilité (quelques dépassements horaires occasionnels), implication dans le travail
• Maturité, confiance en soi, capacité à gérer des personnalités parfois difficiles et toujours exigeantes
• Très grande discrétion et souci de la confidentialité, capacité à gérer des informations très sensibles

Offre:

• Ceci est une création de poste
• Un contrat à durée indéterminée
• Un poste à temps plein ou à 4/5éme
• Date de commencement: idéalement janvier ou février 2017
• Horaires: 38 heures/semaine, un certain degré de flexibilité est nécessaire
• Facilement accessible en transports en commun (train, tram et bus à moins de 5 mn à pied)
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux
• Un rôle divers et stimulant dans un environnement et un secteur de haut niveau
• L’opportunité de travailler au sein d’une équipe agréable dans une structure en plein essor

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You (elke@care4youconsult.com).  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!

 

Our client is a private equity firm with several offices in Western Europe. As part of its growth, their Brussels office, located in the West of Brussels, is currently looking to recruit an Office Manager in order to reinforce their team (3 people for the moment).

Purpose of the job:

To ensure the smooth running of the office. To handle all administrative and organisational tasks autonomously so that the Investment Managers can concentrate on their jobs.

Job description:

• To man the reception, welcoming visitors and ensure that the reception area is spotless at all times (5-10% of the time)
• To manage the meeting rooms
• To liaise with suppliers, order office and kitchen supplies, catering, etc.
• To make sure the IT and technical equipment operate efficiently, to trouble shoot when needed, to call upon the IT department when needed
• To manage the diaries of the Investment Managers: to organise their meetings with their business Partners and their business trips abroad (occasional)
• To do some pre-accounting tasks: to check incoming and outgoing invoices, to encode them into the system, to prepare the payments, to liaise with the external Accountant
• To have very high level contacts with bankers, lawyers and VIPs in general, to assist them when they visit the office to make them feel welcome
• To organise events (twice per year) from A to Z: to prepare the list of participants, to search for suitable venues, to get quotes, to plan recreational activities, to coordinate arrivals and departures, etc.
• To regularly liaise with the other 2 Office Managers based in the Netherlands and in Switzerland, to work on specific projects with them (organising company events)
• In time, to participate in some meetings, to take the minutes, to participate in the preparation of some strategic files

Profile:

• Minimum 5-10 years of relevant working experience as Executive Assistant/Office Manager, ideally acquired in the corporate sector and in a small organisation
• A Bachelor in Office Management or Languages is an asset
• Fluency in English and Dutch is an absolute must (spoken and written). A very good working knowledge of French is also required
• Computer literacy in MS Office. You also ideally have some knowledge of financial software. You are figure minded and analytical
• You have excellent organisational and interpersonal skills, can adjust to high level interlocutors and are dedicated to meeting high standards.
• You are a structured, autonomous, reliable and trustworthy, with a positive and cheerful personality
• You are flexible and don’t have a 9-5 mentality (although overtime will only be occasional)
• You are mature and confident and do not get easily intimidated by challenging personalities
• You are naturally very discrete and can handle highly sensitive and confidential information

Offer:

• A permanent contract
• A full time or 4/5^th contract
• Starting date: ideally January or February 2017
• Working hours: 38 hours/week, flexi-time approach
• Easily accessible by public transport (train, tram and bus stations within walking distance)
• A very competitive salary and comprehensive benefits package
• A challenging and diversified role within a sophisticated environment and business sector
• The opportunity to work as part of a friendly team and in a growing organisation

Thank you for sending your application to Elke Wellens, Partner at Care4You (elke@care4youconsult.com).  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!

 

Notre client est un cabinet international de renom dont les clients sont de grandes entreprises localisées dans le monde entier. Leur bureau bruxellois compte environ 70 collaborateurs et ils font partie d’un réseau mondial. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un Coordinateur de projet.

Objectif du poste:

Coordonner toute la partie opérationnelle des projets effectués pour des PME et assister les Chefs de projet en charge des grandes entreprises. Etre la personne de contact principale pour gérer les requêtes des clients.

Tâches et responsabilités principales:

• assurer le suivi des projets
• apporter un soutien administratif et logistique aux Chefs de projet sur les dossiers importants
• encoder les informations relatives aux projets dans SAP ainsi que dans d’autres bases de données, faire le suivi de l’avancement des projets, vérifier que les informations sont accessibles via leur plateforme IT
• gérer le suivi de l’exécution des projets, faire en sorte que les échéances et les conditions contractuelles soient respectées ainsi que les attentes des clients internes et externes
• organiser des réunions avec les clients ainsi que des vidéoconférences, préparer tout le matériel nécessaire pour ces réunions
• participer occasionnellement aux rendez-vous clients (préparer l’ordre du jour, gérer le compte-rendu des réunions, etc.)
• coordonner les outils nécessaires au bon déroulement du projet (outils d’évaluation, apprentissage interactif, coaching, conseil, etc.)
• assister dans l’exécution du travail (gérer les participants, les plateformes, les outils et instruments, les résultats, la logistique, etc.)
• assurer la liaison et être le point de contact entre la société et ses clients: développer des relations privilégiées avec les clients internes et externes, les participants, les coachs, les partenaires externes et les parties concernées
• faire le suivi des notes de frais, préparer les demandes de facturation dans les délais impartis
• compiler rapports budgétaires et suivis de projet
• être parfaitement à jour concernant le statut de chaque projet, être en liaison avec les autres Coordinateurs et Chefs de projet

Profil:

• Excellent niveau d’anglais oral et écrit, néerlandais courant et bonne connaissance professionnelle du français
• Minimum 2-3 ns d’expérience réussie dans des fonctions de support administratif et au sein d’une grande entreprise du secteur des services (conseil, RH, finance, juridique, etc.). Une expérience dans un environnement commercial est un plus
• Aisance avec les outils informatiques et en particulier avec MS Office (Word, Excel et Outlook). Une expérience de SAP ou d’autres bases de données est un plus
• Excellentes compétences administratives, grand professionnalisme et souci de la satisfaction du client
• Clarté, très bonne élocution, expérience des contacts de haut niveau
• Débrouillardise, excellentes capacités organisationnelles, rigueur, capacité à établir des priorités
• Pro activité, capacité à trouver les solutions adéquates et à faire plusieurs choses à la fois
• Excellente éthique professionnelle et personnelle (intégrité, honnêteté, diplomatie, confidentialité et discrétion) dans toutes les situations
• Personnalité ouverte et positive, capacité à rester calme en toute situation
• Maturité, motivation et excellent esprit d’équipe

Offre:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible
• Un salaire compétitif assorti d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, 100% du remboursement des transports en commun et/ou une place de parking gratuite, bonus, GSM, ordinateur portable, connexion internet au domicile)
• Possibilité de télétravail à hauteur de 1 à 2 jours/semaine
• Environnement international, dynamique, à la hiérarchie plate et doté d’un très bon esprit d’équipe!

Merci d’adresser votre candidature à Elke Wellens, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à me contacter par téléphone! Coordonnées Elke: elke@care4youconsult.com, GSM: + 32 (0) 489 062 368

• Our client is a high-profile international management consulting company working with blue-chip companies worldwide. They work with a team of about 70 people in Brussels and they are part of a large, international network. They are currently recruiting a diligent Project Administrator.

Purpose of role:
Coordinating all operational aspects of small to medium-sized client projects and supporting the Project Managers with large, global client projects. Acting as the primary contact for client requests.

Key tasks and responsibilities:

• creating and monitoring project plans
• offering administrative and logistic support to project managers regarding large-scale client projects
• entering project details in SAP and a variety of business systems, monitoring progress & key delivery information in proprietary IT platform
• making sure deadlines and contractual terms ae respected by managing the project timeline execution, as well as internal & external client expectations
• setting up client meetings and videoconferences, preparing the necessary materials for these meetings
• occasionally participating in client meetings (preparing the agenda, handling the meeting notes, …)
• coordinating project deliverables (e.g. assessment tools, interactive learning, coaching, consulting, …)
• supporting the delivery of work (managing participants, platforms, tools & instruments, results/output, logistics, …)
• liaising and acting as a linchpin between the company & its clients; developing key relationships with internal & external clients, participants, coaches, external partners & stakeholders
• tracking project expenses, producing timely invoice requests
• compiling budget and status reports
• being fully up-to-date with each project status – liaising with other project administrators & project managers

Profile:

• Perfect knowledge of English (oral and written) with a fluent level in Dutch and a good working knowledge of French.
• You have minimum 2-3 years of experience in an administrative support role within a blue-chip environment, ideally in the service sector (e.g. consultancy, HR, finance, legal…). Previous experience in a client-facing role can be an asset.
• You are computer literate and possess advanced skills in word processing (Microsoft Word, Excel, Outlook). Previous experience working with SAP or other ERP systems can be a strong asset.
• You have top-of-the-range administrative skills and an absolute drive towards professionalism & client satisfaction
• You are articulate and have experience dealing with top-level & high-profile individuals
• You are hands-on, well organised, precise & rigorous and you are able to set clear priorities
• You are proactive & solution oriented and you like juggling multiple activities
• You always demonstrate strong business ethics (honesty, integrity, diplomacy, confidentiality, discretion) in all situations
• You display a bright, positive personality style projecting an aura of calmness
• You are mature, highly self-motivated and always demonstrate a strong team spirit!

Offer:

• A permanent contract
• Starting date: as soon as possible
• A competitive salary and comprehensive benefits package (including luncheon vouchers, health insurance, group insurance, 100% reimbursement of public transport costs and/or free parking, bonus, mobile phone, laptop, internet paid at home)
• Possibility to work from home during 1-2 days/week
• International, dynamic working environment with a non-hierarchical structure and a very good team spirit!

Thank you for sending your application to Elke Wellens, Partner at Care4You. All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information! Contact details Elke: elke@care4youconsult.com, GSM: 0489/062 368

Notre client est une société à taille humaine (+/- 60 employés) localisée à Anderlecht offrant un service technique à des entreprises et à des particuliers. Leur service clients est aujourd’hui à la recherche d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour intégrer leur équipe de 6 personnes.

Objectif du poste: assurer un service aux clients, vérifier les données chiffrées liées à leurs prestations et répondre aux questions des clients

Les responsabilités principales sont de:

• Gérer les demandes des clients (entreprises et particuliers). Les requêtes parviennent au service clients par téléphone, e-mail et fax
• Gérer des appels entrants, analyser les problématiques, proposer des solutions adéquates
• Dans le cas de questions techniques, escalader les appels aux services compétents, planifier les interventions des techniciens
• Dans tous les cas, assurer une satisfaction des clients optimale (la qualité de la gestion des appels prime sur la quantité)
• Vérifier les factures des clients, recalculer les montants, en collaboration avec d’autres services internes et externes
• Expliquer la structure des factures aux clients
• Effectuer des recherches en utilisant les systèmes informatiques en vigueur dans l’entreprise (vérifier les factures antérieures, les comparer avec les factures récentes, etc.)
• Quand nécessaire, contacter les clients de façon proactive

Profil

• Le(a) candidat(e) idéal(e) est parfaitement bilingue en néerlandais et français (oral et écrit). Un niveau d’anglais opérationnel est vivement souhaité
• Vous avez un diplôme sanctionnant des études secondaires
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez un esprit logique. Vous savez analyser la structure d’une facture et comment vérifier les montants
• Vous avez une première expérience dans un poste similaire et idéalement dans un environnement technique
• Vous gérer le stress et les clients insatisfaits avec calme, patience et diplomatie. Vous savez respecter les échéances
• Vous savez écouter, vous adapter à différentes personnalités et, grâce à votre empathie, vous savez vous mettre à la place des clients et comprendre leur point de vue
• Vous aimez travailler en équipe et vous collaborez volontiers avec vos collègues
• Vous êtes orienté(e) résultats et comprenez le rôle crucial et stratégique de ce département pour l’entreprise
• Vous aimez réellement travailler au sein d’un service clients et êtes désireux(se) de poursuive votre carrière dans ce domaine

Offre & informations pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire assorti d’avantages extra-légaux incluant des chèques repas, une assurance groupe et hospitalisation, le remboursement complet des frais de transport et un bonus discrétionnaire
• Régime horaire: 40 heures/semaine, horaires flexibles
• Congés: 20 jours/an + 12 jours de récupération annuels
• Bureaux accessibles en transport en commun (10 minutes à pied de la station de métro la plus proche), possibilité de parking dans les alentours
• Il s’agit de l’opportunité d’intégrer un service clients résolument axé sur la qualité, où les appels à gérer sont exclusivement entrants (pas d’appels de  prospection), dans une équipe soudée et amicale dirigée par un Manager très compétent, motivant et chaleureux. Il s’agit également d’une société très stable, au personnel très loyal (faible rotation) et familiale par son ambiance

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.    Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com

 

 

Our client is a human-sized company (+/- 60 staff) located in Anderlecht and operating in the technical sector. Their Customer Service department is today looking for its 6^th member to join their closely-knit team.

Purpose of the role: to provide customer service to third parts, to check figure-related data related to the service offered and to answer queries from clients

The main responsibilities will be:

• Handling incoming queries from clients (B2B and B2C). Queries reach the Customer service either via phone, e-mail or fax
• Handling inbound calls, listening to callers’ issues, reacting appropriately
• In case of technical questions, forwarding calls to the technical department, planning on-site visits
• In all cases, ensuring the highest possible level of client satisfaction as what matters in this environment is the quality of the calls handled, not the quantity
• Checking clients’ invoices, recalculating amounts, in collaboration with other departments
• Understanding and explaining invoicing structure to clients
• Doing researches in the IT systems (checking past invoices, comparing them with current ones, etc.)
• Contacting clients proactively when needed

Profile

• The ideal candidate is perfectly bilingual in Dutch and French (spoken and written). An operational level of English is a strong asset
• You have successfully completed your secondary education
• You are figure minded and can understand how invoices are structured and how to check amounts
• You have a first successful experience of 2 to 3 years, in a customer facing position and ideally acquired in a technical environment
• You have a good ability to handle stress and can handle client complaints in a calm, patient and diplomatic way. You can work against tight deadlines
• You have excellent listening skills, can adjust to different types of people and have the ability to take somebody else’s perspective
• You are a team player with a collaborative approach
• You are result oriented and understand the strategic and crucial role of the customer service department for the company
• You genuinely enjoy working in a customer service role and you are willing to make a long-term commitment

Offer & practicalities:

• An open-ended employment contract
• Starting date: ASAP!
• A salary with a complete benefits package including luncheon vouchers, health and group insurance, 100% reimbursement of transport costs, discretionary bonus
• Working hours: 40 hours/week. Flexible working hours
• Holidays: 20 days/year + 12 recup days/year
• Accessible by public transport (10 minutes walk from nearest metro station), parking available nearby
• This is a unique opportunity to work in a quality minded Customer Service department where all calls are inbound (and not outbound), in a very nice team supervised by a human, competent and motivating Manager. This is also a very stable company with a family feeling and very loyal staff (low turnover)

Thank you for sending your application to Agnès Guilloux, Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!  Contact details Agnès: agnes@care4youconsult.com.

Pour l’un de nos clients, localisé dans le nord ouest de Bruxelles capitale, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction.

Objectif du poste: en collaboration avec 2 collègues, coordonner les agendas très chargés de 2 Directeurs.

Tâches et responsabilités principales:

• Gestion des agendas : planifier et confirmer les rendez-vous, vérifier les échéances à respecter, suggérer de façon proactive des dates possibles de rendez-vous, réserver certaines dates importantes, etc.
• Préparation et organisation de réunions internes et externes
• Coordonner l’organisation d’événements internes et externes en collaboration avec les 2 collègues
• Suivi des e-mails (les classer selon les priorités, en gérer certains directement, etc.)
• Gérer les appels entrants et assurer le suivi
• Préparation et suivi de dossiers sensibles
• Gestion de la correspondance
• Classement de tous les documents (classement manuel et électronique)
• Préparation occasionnelle de traductions (français/néerlandais)
• Accueil des visiteurs, être la personne de contact pour des interlocuteurs internes et externes

Profil:

• Le(a) candidat(e) idéal(e) a un excellent niveau de néerlandais (oral et écrit) avec une bonne connaissance du français et un niveau opérationnel en anglais
• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Office Management, Langues, etc. mais les candidat(e)s non diplômé(e)s et pouvant justifier d’une expérience équivalente sont aussi invité(e)s à postuler
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistanat, secrétariat, office management, etc.)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et en particulier MS Office (notamment Word et Outlook) et vous avez une bonne vitesse de frappe
• Qualités essentielles: discrétion, savoir vivre, bonne éducation, très bonnes capacités de communication, précision et souci du détail,  anticipation, capacité à proposer des solutions de façon proactive, bon sens, autonomie mais aussi très bon esprit d’équipe (collaboration étroite et quotidienne avec 2 collègues), souplesse, ouverture à la critique et flexibilité quant aux horaires (heures supplémentaires occasionnelles, back up de collègues durant les congés et absences), stabilité et désir sincère de s’engager sur le long terme

Offre et aspects pratiques:

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible !
• Un salaire qui dépendra du niveau d’expérience, avantages extralégaux tels que tickets restaurant, assurance groupe et remboursement des frais de transport
• Horaires: 38 heures/semaine
• Les bureaux ne sont pas facilement accessibles en transport en commun donc vous possédez idéalement votre propre moyen de locomotion
• Le cadre de travail est très agréable et les bureaux magnifiques!

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande discrétion.  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone!  Coordonnées Agnès: agnes@care4youconsult.com, GSM: + 32 (0) 489 062 392

 

 

 

 

 

We are urgently seeking to recruit a Management Assistant for 1 of our clients situated in the northwest of Brussels Capital Region.

Purpose of the role:  in collaboration with 2 colleagues coordinating the very busy schedules and activities/programmes of 2 Top Executives.

Your tasks & responsibilities will include:

• Complex agenda management: planning & confirming appointments, keeping an eye on upcoming deadlines, proactively suggesting some dates already for certain meetings/activities which need to be scheduled in the next month(s), …)
• Preparing and organising van internal and external meetings
• Coordinating internal and external events in close collaboration with your 2 colleagues
• Email management (screening, anticipating things, indicating priorities)
• Processing and following-up on incoming telephone calls and emails
• Preparing confidential files
• Handling correspondence
• Archiving and filing all relevant documents (on paper + electronically)
• Handling translations (occasionally)
• Welcoming visitors, liaising with internal and external parties

Profile:

• The ideal candidate has an excellent level in Dutch (oral + written), with a good knowledge of French and an operational level in English.
• Ideally a Bachelor’s Degree (office management, languages, …), but, candidates who are equivalent by experience, are more than welcome to apply for the position.
• You have at least 3 years of experience in a similar role (administration, management assistant, office management, …)
• You are computer literate (MS Office, especially good knowledge of Word and Outlook) and you have a good typing speed
• You are polite, articulate, discrete & respectful and you possess strong interpersonal skills
• You work very accurately with a lot of care & order; you pay attention to the presentation of your work and to the smallest details
• You think before you act, you have a proactive attitude, you are capable of foreseeing problems and suggesting alternative solutions
• You can work independently but you also function well within a team (in this role you will be working together with 2 colleagues)
• You are flexible in terms of working hours (occasional overtime) and in terms of the back-up system when colleagues are absent
• You are open to constructive criticism
• You are looking to make a long-term commitment with your next employer

Offer & practicalities:

• A permanent contract
• Starting date: ASAP!
• A salary that will depend on the level of experience, luncheon vouchers, group insurance, reimbursement of transport costs
• Working hours: 38h/week
• Company is not easily accessible with public transport so ideally you have a personal vehicle
• Very nice and respectful working environment, spectacular offices!

Thank you for sending your application to Elke Wellens, Partner at Care4You.  All applications will be handled with the utmost discretion. Please do not hesitate to contact us should you wish additional information!  Contact details Elke: elke@care4youconsult.com, GSM: 0489/062 368

Notre client est un acteur important dans le secteur du conseil. Leur bureau, de taille humaine, est localisé dans le quartier Louise/Porte de Namur à Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un individu polyvalent et expérimenté pour prendre en charge un rôle hybride mêlant assistanat et office management. La personne recherchée travaillera en binôme avec une autre Assistante.

Description de fonction:

Assistanat de direction (70% du temps) :

• Apporter un soutien administratif de premier plan à un Directeur et occasionnellement à son équipe
• Gestion des agendas
• Organisation de réunions et des déplacements divers
• Gestion des notes de frais
• Préparation de documents en utilisant les logiciels usuels (Word, Excel & PowerPoint)
• Tâches administratives variées (gestion de la correspondance, mise à jour de listes de contacts, scanning et classement de documents, etc.)
• Projets divers (travaux de recherche, organisation d’événements, etc.)
• Tâches de secrétariat privé telles que la coordination des activités du Directeur en tant que Conférencier, organisation de ses voyages privés, etc.

Bureaux (30% du temps) :

• Gestion des commandes de fournitures de bureau
• Etre la personne de contact auprès des fournisseurs (syndic de l’immeuble, société de maintenance IT,  etc.)
• Participation à l’organisation d’événements internes tels que la fête du personnel, activités de type “team building”, etc.
• Tâches financières : préparation de notes de frais, suivi des factures, création/implantation de procédures financières

Profil:

• Vous êtes parfaitement bilingue anglais/français (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Le néerlandais est un atout important.
• Vous avez au minimum 7-10 ans d’expérience réussie dans une fonction similaire idéalement acquise dans le conseil, la finance ou le juridique
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avec les outils informatiques (Excel, CRM et LinkedIn), êtes autonome, dynamique, débrouillard(e), proactif(ve) et savez résoudre les problèmes
• Vous avez le sens du service, une excellente présentation (environnement “corporate”), êtes polyvalent(e) et intègre
• Vous appréciez particulièrement le travail en binôme car vous ferez équipe avec une autre Assistante
• Vous savez gérer les priorités et êtes orienté(e) qualité, vous êtes ponctuel(le), fiable et flexible (également au niveau des horaires)
• Vous appréciez les retours sur votre travail et votre attitude, et vous aimez élargir vos compétences

Offre

• Un contrat à durée indéterminée
• Date de commencement: dès que possible!
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extra-légaux
• L’opportunité de travailler dans une entreprise performante et néanmoins à taille humaine

Merci d’adresser votre candidature à Agnès Guilloux, Partner au sein du cabinet de recrutement Care4You.  Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande discrétion.   Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à me contacter !!