Notre client est un cabinet comptable à taille humaine (6 employés) ayant développé une activité orientée à l’international. Il offre des solutions sur mesure à ses clients en matière de taxes, finance et conseil en général. La société a développé son expertise et a acquis des clients dans plusieurs secteurs et notamment dans le secteur non marchand, les holdings, les associations professionnelles, les fédérations et les sociétés de gestion. Il travaille étroitement avec l’Union européenne et avec des organisations internationales. Leurs services incluent la mise en place de structures juridiques, la gestion des opérations ainsi que l’implantation de procédures et d’outils de gestion. Basé dans le quartier européen de Bruxelles, ils sont aujourd’hui à la recherche d’un assistant(e) motivé(e)  pour rejoindre leur équipe.

Objectif du poste

En tant que membre de notre équipe, vous apportez un soutien au département administratif & financier. Vos activités quotidiennes incluent des tâches administratives, financières et comptables.

Elles se répartissent comme suit :

• 40% de tâches administratives et de gestion financière
• 35% de support logistique et d’assistanat
• 25% de tâches liées à l’activité comptable

Tâches et responsabilités

• Office Management et support logistique pour les événements et les réunions
• Rédaction de correspondance
• Soutien aux clients, contacts avec les fournisseurs
• Mise à jour des listes d’actifs et des inventaires
•  Aide à la préparation du payroll : encoder les données salariales dans le système, les envoyer au secrétariat social
• Gérer les cartes VISA (réconciliation), préparer les factures, faire le suivi des notes de frais
• Aider à la préparation de documents, Word, PowerPoint et Excel
• Apporter un soutien à l’équipe durant les audits internes, la préparation des budgets et le contrôle des coûts
• Apporter un soutien aux activités comptables
• Prendre en charge d’autres tâches selon les besoins

Profil

• Bachelier en gestion, comptabilité ou dans tout autre domaine pertinent
• Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve)
• Une expérience de travail avec les chiffres et une véritable affinité avec les tâches financières sont essentielles
• Précision, être attentive(ve) aux détails
• Très bonnes compétences informatiques (MS Office, Canva)
• Capacité à gérer la pression, à établir des priorités et à être multitâches
• Anglais et français courant aussi bien à l’oral qu’à l’écrit (niveau C1)
• Autorisé(e) à travailler en Belgique (ressortissant d’un état membre de l’UE, titulaire d’un permis de travail valide, etc.)

Offre

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat à durée indéterminée
• Un contrat à temps plein ou à temps partiel (3/5^ème ou 4/5^ème)
• Un salaire compétitif assorti d’un package d’avantages extralégaux incluant des tickets restaurant (€8,00), des Eco-chèques, une assurance hospitalisation, 100% de remboursement des transports, un GSM, un ordinateur, des frais forfaitaires mensuels
• Horaires et congés : 38h00/semaine, +/- 30 jours de congés annuels
• Télétravail : le poste sera 100% en présentiel pendant toute la période de prise de fonction. 1 à 2 jours de télétravail seront ensuite possibles
• Localisation : la société est localisée dans le quartier européen (Schuman) et est donc très facilement accessible en transport en commun
• Un environnement de travail motivant au sein d’une équipe soudée

Our client is an internationally oriented human-sized (6 staff) accounting firm offering tailor-made solutions related to tax, finance, and administration consulting services. The firm has grown in experience and have acquired clients from various sectors such as: Not-for-profit organizations, holdings, trade associations, federations, and management companies. They work closely with the EU and International organizations. Their services entail setting up legal structures, managing operations, as well as implementing procedures and management tools. Based in the European district of Brussels, they are seeking a highly motivated assistant to join their team. They offer an attractive working environment within a dynamic, international, and closely-knit team.

Purpose of the role

As a member of the team, you will support our Administration & Finance Team with daily activities ranging from administration to financial management/accounting.

The role entails:

• 40% administration and financial management tasks
• 35% logistics support and executive assistance
• 25% general accounting and related task

Tasks and Responsibilities

• Office Management and logistical support for meetings/events
• Draft routine correspondence
• Support/handle the relationship with stakeholders, clients, and suppliers
• Maintain up-to-date assets’ lists and inventories
• Help run payroll data: inputting salary data in the system, sending them to the social secretariat
• Responsible of VISA Reconciliation, draft of invoices, and follow-up of expenses
• Help prepare Word, PowerPoint, and Excel documents
• Support the Team during internal audit, preparation of budget and cost controlling
• Provide general accounting support
• Perform additional missions upon request

Requirements and Qualifications

• Bachelor’s degree in Business Administration, Accounting, or any related field
• At least 2 years’ working experience as management assistant, executive assistant or similar
• An experience working with figures and a genuine affinity with finance-related tasks
• Superior attention to details
• Excellent computer skills, including proficiency in Word, Excel, PowerPoint and Canva
• Ability to function under pressure and to handle multiple tasks simultaneously
• Fluency in written and spoken English and French (C1 level for both)
• Eligible to work in Belgium

Offer

• Starting date: A.S.A.P.
• A permanent contract
• A full time or part time contract (3/5^th or 4/5^th)
• A competitive salary and fringe benefits including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, eco-vouchers, 100% reimbursement of transport costs, cell phone, laptop, monthly net allowance
• Working schedule & holidays: the working week is 38h00, and the firm offers +/- 30 holiday days/year
• Homeworking schedule: the position will be 100% on-site during the induction period. 1 to 2 days of homeworking will then be possible
• Location: the offices are located in the Schuman area and are therefore very accessible by public transport

Notre client est un acteur reconnu du secteur du voyage. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Collaborateur(trice) chargé(e) d’assurer la gestion du dispatch des équipages au sein d’une équipe multilingue et multiculturelle. Le siège social est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

Description de fonction

• Assister les Shift Leader en assurant la couverture opérationnelle en
  ressources et la gestion opérationnelle de l’ensemble des personnels roulants
  en lien avec les bureaux de Londres, Paris, Bruxelles et Lille
• Assurer des tâches non essentielles de Sécurité en relayant aux équipages toutélément altérant la norme et les changements de
  procédure d’exploitation
• Assurer la gestion des équipages anglais en l’absence du « Permanent Crew Officer »de Londres
• Collaborer efficacement avec les « Permanent Crew Officers » par un échange constant de l’information pour régler en commun tout incident relatif aux équipages roulants
• Diffuser aux équipages les informations relatives à toutes modifications les
  concernant en situation normale comme perturbée
• Gérer en opération les équipages en apportant des solutions appropriées à toutproblème les concernant
• S’assurer de la bonne couverture du plan de transport en
  situation normale ou dégradée dans le respect de la réglementation
• Tenir à jour un rapport d’exploitation et tout autre document requis par le dirigeant,notamment rédaction d’un rapport quotidien
• Utiliser les moyens à disposition (titulaires plus réserves) pour garantir la
  couverture du plan de transport en respectant les réglementations en vigueur

Profil

• Environs 2 ans d’expérience dans la gestion de moyens ou de planning de personnel (dispatch d’équipe opérationnelle), de préférence dans le secteur des transports
• Maitrise du français et de l’anglais, le néerlandais est un plus
• Forte capacité de négociation et bonne communication
• Forte orientation client et proactivité dans la recherche de solutions
• Vision globale, capacité d’analyse et de synthèse en temps limité
• Capacité à communiquer clairement des modes opératoires à d’autres
  collaborateurs et à des partenaires
• Résistance au stress induit par des situations perturbées
• Flexibilité au niveau des horaires (horaires décalés, en « shift » et travail 2 week-end/mois)

Offre

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
• Un salaire compétitif assorti d’un package très complet incluant bonus mensuels pour le travail en horaires décalés et le week-end, tickets restaurant, assurance groupe et hospitalisation, avantages en nature, jours de congés supplémentaires
• Horaires : travail en « shift » : 6h00-14h00 et 14h00-22h00, ainsi que 2 week-end/mois
• Accès : la société est située à proximité d’une des gares principales de Bruxelles et est donc très accessible en transport en commun
• Un environnement de travail véritablement international et multiculturel, dans une entreprise en plein développement !

Our client is a well-established, international company active in the transport industry.  They are currently recruiting a new collaborator to join their multilingual & multicultural teams in Brussels.  Their offices are located in the centre of Brussels (very easy to reach with public transport).

Job description

• Assisting the Shift Leader by ensuring operational coverage in terms of resources and the operational management of all travelling personnel in liaison with the offices in London, Paris, Brussels, and Lille
• Carrying out non-essential Safety tasks by relaying to crews any altering the standard and changes to operating procedures
• Managing English-speaking crews in the absence of the Permanent Crew Officer in London
• Collaborating effectively with the Permanent Crew Officer through a constant exchange of information in order to jointly resolve any incidents relating to the travelling crews
• Disseminating information to crews about any changes affecting them both in normal and disrupted situations
• Managing crews during operations by providing appropriate solutions to any problems affecting them
• Ensuring that the transport plan is properly covered in normal or disrupted situation in compliance with the regulations
• Keeping up to date an operating report and any other document required by the manager, in particular drafting a daily report
• Using the resources available (holders plus reserves) to guarantee coverage of the transport plan in compliance with the regulations in force

Profile

• +/- 2 years’ experience in managing resources or personnel planning (dispatching operational teams), preferably in the transport sector
• Fluency in French and English, Dutch is a plus
• Strong negotiating skills and good communication skills
• Strong customer focus and proactive in finding solutions
• Global vision, ability to analyse and summarize in limited time
• Ability to communicate operating procedures clearly to other staff and partners
• Resistance to stress induced by disrupted situations
• Flexibility in terms of working hours (shifts and weekend work)

Offer

• Starting date: as soon as possible
• A permanent, full-time contract
• A competitive salary with a very complete benefits package (including bonuses for working in shifts/during weekends), luncheon vouchers, health and group insurances, benefits in kind, additional holiday days
• Working hours: shift work, 6.00 am-2.00 pm and 2.00 pm-10.00 pm and 2 weekends/month
• Location: the offices are located in the city centre of Brussels and are therefore very accessible by public transport
• The opportunity to work in a truly international & multicultural environment, in a company, which is constantly evolving, and within a fascinating sector!

Our client is a human-sized European public affairs consultancy. Their Brussels offices gather +/- 15 staff and are located in the EU quarter of Brussels. They are today looking to recruit a diligent Office Coordinator who will report directly to one of the two Founding Partners.

Job description:

 Front office

• Welcoming clients who come work in the office: booking meeting rooms for them, attending to their needs (serving beverages, booking taxis for them, restaurants, etc.)
• Booking travel and accommodation for the consultants
• Participating in the organisation of events: setting up the meeting rooms, ordering food and beverages, preparing participants’ lists, welcoming participants, etc.
• Registering participants to physical and on-line events
• In case of on-line events, sending Teams/Zoom links
• Liaising with clients during meetings/events (face to face and on-line)

Back office

• Updating databases, checking that data are correct, handling data entry
• Assisting with billing duties (billing clients, recharging consultants’ expenses to clients)
• Preparing expense reports
• Preparing PowerPoint presentations for clients’ meetings
• Working on MS Office (Word, Excel & PowerPoint)
• Ad hoc administrative support to the team depending on their needs

Profile:

• You have already gained a first experience in a similar role and in professional services (law firm, consulting, etc.)
• You are perfectly fluent in English (C2 – spoken and written) and have a very good level of French or Dutch (B2 minimum)
• You are proficient in MS Office (Word, Excel and PowerPoint, Access, Outlook)
• You have excellent interpersonal skills and are service minded
• You can represent the company towards third parts and have very good communications skills
• You have a genuine personality with a positive attitude
• You are a proactive and resourceful all-rounder who enjoys having different duties (both front and back office)
• You are internationally minded and can adjust to different cultures (multicultural team and clients)

Offer:

• A full time and fixed term contract (with the aim of becoming permanent after 6 months)
• Starting date: ASAP
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), health insurance, mobile phone, and laptop
• Working hours (38h00/week): Monday-Thursday (8.30 am-5.30 pm), Fridays (8.30 am-3.30 pm)
• Holidays: 20 holiday days/year + 1 week between Christmas & New Year + 1 week in August (week of 15 August)
• Location: the offices are located in the EU quarter and are very accessible by public transport
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation with a kind and collaborative business culture

 

 

Notre client est une association internationale dans le domaine de la recherche contre le cancer. Ils coordonnent des études cliniques dans le monde entier en partenariat avec leurs 50+ membres. Leurs bureaux sont situés à Woluwe-Saint-Lambert et comptent +/-40 employés., Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Généraliste RH pour rejoindre leur équipe ressources humaines (3 personnes). 

Objectif du poste

Apporter un soutien quotidien à la Manager RH et au département dans son ensemble. Les responsabilités incluent la gestion administrative du cycle de vie des employés (de l’entrée en fonction à la sortie), du payroll (avec SD Worx), du recrutement et des processus de prise de fonction et de départ.

Description de fonction :

HR Administration (70% du poste)

• Gestion des dossiers des employés (versions papier et documents en ligne)
• Mise à jour de la base de données interne du personnel (arrivées, départs, congés, absences, promotions, départs, etc.)
• Gestion des informations transmises au courtier concernant l’assurance hospitalisation et le plan de pension
• Conseiller l’équipe au niveau des processus administratifs à améliorer (ce-incluant les outils utilisés, les documents-type, etc.)
• En collaboration avec la Manager RH, apporter un soutien aux employés sur des questions de législation sociale (aspects financiers, congés, absences, heures supplémentaires, jours de récupération, etc.)
• Gestion du payroll avec SD Worx
• Apporter un soutien au niveau du plan de développement
• Être la personne de contact pour les organismes de prévention et de bien-être au travail
• Participer à l’implantation des projets RH
• Préparer la communication interne à destination des équipes du siège

Recrutement (30% du poste)

• Gestion complète du processus du recrutement, une fois les besoins identifiés et communiqués
• Proposer une stratégie de recrutement pour chaque poste à pourvoir
• Publier les annonces en ligne, être en contact avec les cabinets partenaires
• Gérer les contrats des cabinets partenaires
• Gérer les CV entrants, les trier, faire les 1ers entretiens, organiser les 2nds tours d’entretien, effectuer les prises de référence
• Préparer les offres d’embauche et les contrats de travail

Profil :

• 2 à 3 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) RH, Gestionnaire Payroll, Généraliste RH ou tout autre rôle pertinent
• Un bachelier RH ou dans un autre domaine pertinent (essentiel)
• Une bonne connaissance de la législation sociale est nécessaire
• Une familiarité avec HRIS et une compréhension des procédures et politiques RH
• Un niveau C2 en anglais et C1/C2 en français. Le néerlandais est un plus
• Des compétences IT très développées (MS office et autres outils pertinents)
• Vous avez le souci du détail, une attitude très professionnelle et le sens de la confidentialité
• Vous aimez apprendre
• Vous pouvez travailler au sein d’une équipe multiculturelle mais êtes également autonome
• Vous avez de très bonnes capacités de communication orales et écrites
• Vous savez gérer la pression et respecter les délais
• Vous appréciez de travailler dans le secteur non marchand et vous partagez les valeurs associées à ce secteur (ouverture d’esprit, grande éthique et intégrité)

Offre :

• Un contrat à temps plein (38h00) et à durée indéterminée
• Date de commencement : dès que possible !
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extra légaux : tickets restaurant (€8,00), Eco-chèques (€250/an), assurance hospitalisation (payée à 100% par l’employeur), assurance groupe, remboursement des frais de transport, indemnité de télétravail, abonnement GSM, ordinateur portable, 30 jours de congés annuels
• Horaires : 38h00/semaine, flexibilité horaire
• Télétravail : plusieurs jours/semaine
• Localisation : les bureaux sont localisés à Woluwe-Saint-Lambert (près du Cora). Bien qu’ils soient accessibles en transport en commun, il est plus aisé de les rejoindre avec un véhicule personnel (place de parking)
• L’opportunité de travailler dans un environnement stimulant et pour une organisation qui fait vraiment la différence !

Our client is an international association in the field of cancer research. They coordinate clinical trials worldwide in partnership with their 50+ member organisations. Their Brussels office, located in Woluwe Saint Lambert, gather +/- 40 staff. They are today looking to recruit a diligent HR Officer to join the HR department (3 staff).

Purpose of the role:

To provide daily support to the Senior HR Manager and to the HR department. The responsibilities include processing employee data throughout the employee life cycle, payroll administration, recruitment & on boarding/off boarding of employees.

Job description:

HR Administration (70% of the role)

• Maintain all physical and digital personnel records.
• Update internal personnel databases (onboarding, offboarding, presence, holidays, promotion, resignation, time tracking, etc.)
• Manage information transmitted to insurance broker for hospitalization and pension plan insurances
• Advise on best practices to streamline HR administration, processes & templates
• Provide support to employees in various HR related topics (for example benefits, holidays, absences, overtime, and compensation days etc.) in consultation with the Sr. HR Manager
• Manage payroll administration in collaboration with the payroll provider
• Assist with the Professional Development Review (PDR) campaigns
• Support liaison with external prevention, safety, and health body
• Participate in the implementation of HR projects
• Prepare internal communications to the HQ staff

 Recruitment (30% of the role)

• Manage full recruitment cycle once recruitment needs have been communicated
• Propose strategy for individual recruitment
• Publish ads, liaise with external recruiters
• Manage contracts in the collaboration with recruitment agencies
• Screen incoming resumes, conduct first HR interview, schedule operational interviews, conduct reference checks
• Draft offers & contracts

Profile:

• 2 – 3 years of experience as an HR Assistant/Payroll Assistant/HR Generalist or another relevant role
• Bachelor’s degree in human resources or related (essential)
• A good knowledge of the Belgian labour legislation is necessary
• Familiarity with Human Resources Information Systems and understanding of general HR policies and procedures
• C2 level in English and C1/C2 level in French are mandatory, Dutch is an asset
• Highly computer literate with capability in email, MS Office, and related business and communication tools
• Meticulous attention to detail, professional attitude, and ability to maintain confidentiality
• Operate with high integrity
• Willingness to learn
• Work effectively in multicultural teams, as well as independently
• Excellent verbal and written communication skills
• Works comfortably under pressure and meets tight deadlines

Offer:

• A permanent contract
• A full-time contract (38h00/week)
• Starting date: ASAP
• A competitive salary and comprehensive benefits package including luncheon vouchers (€8,00), Eco-vouchers (€250/year), health insurance (fully paid by the employer), group insurance, reimbursement of transport costs, homeworking allowance, cell phone, laptop, 30 holiday days
• Location: the offices are located in Woluwe-Saint-Lambert (close to the Cora). Although they are accessible by public transport, they are more easily reachable with a personal vehicle (parking space available)
• Homeworking policy: possibility of teleworking and flexible working hours
• The opportunity to work in a stimulating environment and for an organisation, which genuinely makes a difference!

 

Notre client est une fédération internationale dont le rôle est de représenter et de soutenir ses membres ainsi que de promouvoir leurs missions auprès des politiques et des institutions européennes. Leurs bureaux localisés près de Arts-Loi emploient +/- 12 personnes. Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Conseiller(ère) afin de travailler au sein de l’équipe Recherches & Données.

 Objectif du poste

Surveiller, analyser et faire les comptes rendus de la législation qui impacte les activités des membres tant au niveau national qu’européen ; assister au niveau de la coordination et de la participation à des réunions internes et externes dédiées à ces sujets ; apporter un soutien général au fonctionnement quotidien du Secrétariat

Description de poste

Promotion, Recherche & Communication :

• Analyse, suivi et préparation des briefings concernant les actions des États et des institutions européennes qui pourraient avoir un impact sur les activités des membres de la fédération
• Préparation, participation et suivi des groupes de travail et d’autres événements (préparation de l’ordre du jour, documents de travail, compte rendus et briefings)
• Recherche d’informations, rédaction des prises de position soutenant les activités de lobby de la fédération
• Rédaction et coordination les réponses dans le cadre des consultations européennes, faire des analyses quantitatives, produire des études et des enquêtes sur les marchés européens, en lien avec les activités de la fédération
• Participation à des événements externes, donner du feedback aux membres
• Nouer des contacts avec des personnes clé au sein des institutions européennes, auprès des autorités nationales, au sein du secteur privé, des universités, etc.

Soutien de l’équipe :

• Travailler au sein d’une équipe de 3 ou 4 personnes
• Apporter un soutien général à 2 Comités techniques
• Préparer les documents de travail de ces 2 comités
• Récolter des informations pour les groupes de travail

Profil :

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (École de commerce, Droit, Économie ou Finance)
• 2 ou 3 ans d’expérience pertinente
• Expérience du travail avec les institutions européennes
• Une connaissance des sujets et problématiques rencontrées dans le secteur financier au niveau européen est un atout
• Excellente communication orale et écrite, capacité à s’exprimer en public
• Excellentes compétences informatiques (Suite MS Office, internet, réseaux sociaux)
• Anglais parfaitement courant (C1/C2 – oral et écrit), français professionnel (B2)
• Excellent esprit d’équipe et grand sens de la collaboration – deux qualités essentielles pour s’intégrer dans une structure à hiérarchie plate où la transparence est de mise
• Capacité à travailler sous pression, gestion de priorités parfois opposées, professionnalisme en toute circonstance
• Capacité à prendre des initiatives, créativité
• Du sens commun, et une bonne dose d’intelligence émotionnelle, capacité à ajuster sa communication en fonction du contexte et des interlocuteurs
• De confiance et grand sens des responsabilités
• Partage des valeurs et des objectifs de l’Union Européenne

Offre :

• Date de commencement : dès que possible !
• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux (tickets restaurant, assurance groupe, assurance DKV complète (incluant assurances dentaire et ambulatoire), 24 jours de congés
• Télétravail : 2 jours par semaine
• Une fonction motivante dans une fédération internationale influente et reconnue
• L’opportunité de travailler et de se développer dans un environnement international
• Une équipe multiculturelle et à taille humaine

 

Our client is an international federation representing the interests of its members towards the EU institutions. Their human-sized and multinational office (+/- 12 people) is located in the Arts-Loi area and is currently looking to recruit a Policy Adviser on a permanent contract basis.

Purpose of the role

Monitoring, analysing and reporting of legislation and other initiatives that impact on our client’s industry at EU and Member State level; assisting with the coordination of and attendance at internal and external meetings focusing on such issues; and supporting the broader day-to-day functioning of the Secretariat

Job Description 

Advocacy, Research & Communications:

• Analysis, follow-up and preparation of briefing papers on all relevant EU/Member State initiatives which concern or could impact on the activities of the members
• Preparation for, participation in and follow-up of working group meetings (drafting of agendas, working papers, minutes, briefings) and other stakeholder events
• Researching and drafting position papers to support the federation’s lobbying activities
• Drafting and coordinating responses to EU-level consultations, quantitative analysis and the production of surveys and studies on Europe’s markets linked to our client’s activities
• Attendance at external meetings and provision of feedback to members and colleagues
• Engaging with stakeholders in the European Institutions, national authorities, private sector, academia and others

General Team support:

• Working as part of a team 3 to 4
• Providing general support to 2 Technical Committees
• Preparing working documents for the Committees
• Collecting data for the working groups

Profile:

• University Degree, preferably Master’s level in a relevant field of expertise (Business Administration, Law, Economics, Finance)
• Two to three years’ relevant work experience
• Experience of working with the EU Institutions
• Experience of working on issues related to financial services is an asset
• Numeracy skills are important
• Excellent oral and written communication and presentation skills
• Excellent IT skills (Word, Excel, PowerPoint, web and social media applications)
• Fluency in English (C1/C2 – written and spoken) is essential as well as a professional knowledge of French (B2)
• Very good team spirit and collaborative approach
• Ability to work under pressure, manage competing priorities and maintain a professional approach under all circumstances
• Entrepreneurial, creative and opportunity-driven mind-set
• Good common sense and emotional intelligence, capacity to adjust communication to the context
• Trustworthy, responsible and accountable
• A commitment to the values and goals of the European Union

Offer:

• Starting date: ASAP!
• A permanent and full-time contract
• A competitive salary with a complete benefits package (luncheon vouchers, group insurance, DKV (including ambulatory and dental insurance), 24 holiday days
• Homeworking schedule: 2 days per week
• A motivating and challenging role within an influential international trade association.
• Opportunities to work and develop in an international environment.
• A small and dynamic team.

 

 

 

Our client is an international federation whose role is to represent and support its members and to promote their missions towards national politicians and EU institutions. Their human-sized offices (20 people) are located in the centre of Brussels (very easily accessible by public transport). They are currently recruiting a diligent Personal Assistant to provide support to their Executive Director and to handle the relations with the members.

Purpose of the job

To provide first class administrative, organisational and logistical support to the Executive Director; to handle the relations with the members and to work on some ad-hoc projects (e.g. event management).

Job description

• managing a complex calendar: coordinate professional meetings, conferences, personal appointments and travels
• ensuring the preparation of all internal & external meetings and events for the Executive Director, both in form & content and taking care of minute-taking if and when required
• for both internal & external meetings and events, researching information; gathering background materials and information; preparing documents and presentations
• preparing, organising and coordinating the General Assembly, Committee Meetings & other high-level meetings
• handling daily correspondence, drafting business letters
• handling incoming phone calls, taking messages
• organising travels and bookings: managing all aspects of travel, logistics and expense reports
• preparing documents, reports and presentations using MS Office
• facilitating the exchange of information between the Director and the team
• assisting in the logistic organisation of conferences/seminars/workshops and preparation of material (PowerPoint presentations)
• assisting with the preparation of mailings in collaboration with the communication team
• handling the relations with the members: contacting local representatives to investigate recent events/changes in the organisation/… and how they affect their membership, checking availabilities for a visit from the Director, etc.

Profile

• You hold minimum a Bachelor degree with 5-8 years or relevant working experience
• You have an excellent knowledge of English and French, both spoken and written
• Good knowledge of an additional European language would be a plus (Dutch, German, Spanish, Italian, …)
• You possess excellent communication skills (verbal and written)
• You have a high degree of computer literacy (MS Office)
• Strong time-management and multitasking abilities
• You have a positive and flexible mindset, a problem-solving attitude and a good sense of initiative (proactive attitude to work)
• You are able to keep a cool head when confronted with multiple tight deadlines and/or changing priorities
• You are genuinely team spirited and able to build good working relationships with colleagues

Offer

• Starting date: asap!
• A permanent, full time contract
• A competitive salary with a complete benefits package!
• Working hours: 40/week, possibility to work from home during 1 day/week, 37 holidays
• The opportunity to work in a fascinating and very international environment and to have numerous contacts with internal & external parties!